Giải thích về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe trong luật lao động Nhật Bản

Trong quản lý doanh nghiệp, việc đảm bảo an toàn và sức khỏe cho nhân viên không chỉ là một yêu cầu đạo đức. Đó là nền tảng hỗ trợ sự liên tục và phát triển của doanh nghiệp, đồng thời cũng là nghĩa vụ quan trọng được quy định bởi pháp luật. Hệ thống luật lao động của Nhật Bản đã thiết lập hai khung pháp lý chính để đạt được mục tiêu này. Một là ‘nghĩa vụ cẩn trọng về an toàn’ rộng lớn và bao quát, tồn tại ở cơ sở của mọi mối quan hệ lao động. Đây là nguyên tắc cơ bản quy định rằng doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo vệ sự an toàn về mạng sống và thân thể của người lao động. Hai là ‘Luật An toàn và Sức khỏe Lao động của Nhật Bản’, chuyển nguyên tắc này thành các quy tắc hành động cụ thể. Luật này yêu cầu việc xây dựng hệ thống quản lý cụ thể, bổ nhiệm chuyên gia và thiết lập quy trình ra quyết định tổ chức, tùy thuộc vào quy mô và loại hình của cơ sở kinh doanh. Hai khung pháp lý này bổ sung cho nhau và việc tuân thủ hình thức của một bên không đủ. Ví dụ, ngay cả khi đã tuân thủ tất cả các thủ tục theo quy định của Luật An toàn và Sức khỏe Lao động mà bỏ qua các biện pháp thích hợp đối với những nguy hiểm cụ thể có thể dự đoán được, doanh nghiệp vẫn có thể bị xem xét vi phạm nghĩa vụ cẩn trọng về an toàn rộng lớn hơn. Do đó, việc hiểu rõ cấu trúc hai tầng này là bước đầu tiên không thể thiếu trong quản lý rủi ro khi kinh doanh tại Nhật Bản. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đầu tiên khái quát về cơ sở pháp lý và phạm vi của nghĩa vụ cẩn trọng về an toàn là nghĩa vụ gốc rễ, sau đó là chi tiết về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe được quy định bởi Luật An toàn và Sức khỏe Lao động, và cuối cùng là các rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt nếu bỏ qua những nghĩa vụ này, từ góc độ chuyên môn.

Nghĩa vụ cơ bản của doanh nghiệp: Nghĩa vụ quan tâm đến an toàn

Trong hệ thống pháp luật lao động của Nhật Bản, nghĩa vụ cơ bản nhất mà doanh nghiệp phải đảm bảo đối với người lao động là “nghĩa vụ quan tâm đến an toàn”. Nghĩa vụ này được quy định rõ ràng trong Điều 5 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản, quy định rằng “người sử dụng lao động phải thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo người lao động có thể làm việc trong điều kiện an toàn về mạng sống, thân thể và các yếu tố khác”. Nghĩa vụ này áp dụng cho tất cả người lao động, bất kể hình thức việc làm như nhân viên chính thức, nhân viên hợp đồng, người làm việc bán thời gian, miễn là họ có quan hệ hợp đồng lao động với doanh nghiệp. Ngoài ra, “an toàn về mạng sống, thân thể và các yếu tố khác” được bảo vệ không chỉ bao gồm an toàn vật lý mà còn bao gồm cả sức khỏe tinh thần.

Nghĩa vụ quan tâm đến an toàn này, trước khi được quy định cụ thể trong Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản được ban hành năm 2008, đã được thiết lập thông qua các phán quyết của tòa án Nhật Bản. Có hai phán quyết của Tòa án Tối cao đặc biệt quan trọng đối với nghĩa vụ cơ bản này.

Thứ nhất, phán quyết của Tòa án Tối cao vào ngày 25 tháng 2 năm 1975 (vụ việc thường được gọi là “sự kiện Lực lượng Tự vệ trên bộ”). Trong sự kiện này, một thành viên của Lực lượng Tự vệ đã tử vong trong một tai nạn xe cộ khi đang thực hiện công vụ, và trách nhiệm của nhà nước (trong vai trò người sử dụng lao động) đã được đặt ra để xem xét. Tòa án Tối cao lần đầu tiên rõ ràng thừa nhận rằng nhà nước có nghĩa vụ phải quan tâm đến việc bảo vệ mạng sống và sức khỏe của công chức khỏi các nguy hiểm. Phán quyết này đã thiết lập khái niệm cơ bản về nghĩa vụ quan tâm đến an toàn, bảo vệ khỏi các nguy hiểm trong môi trường làm việc vật lý.

Thứ hai, phán quyết của Tòa án Tối cao vào ngày 10 tháng 4 năm 1984 (vụ việc thường được gọi là “sự kiện Kawayoshi”). Trong sự kiện này, một nhân viên đang làm việc trực đêm đã bị giết bởi một tên trộm xâm nhập vào cơ sở làm việc. Tòa án Tối cao đã phán quyết rằng công ty có nghĩa vụ phải thực hiện các biện pháp an toàn cần thiết phù hợp với tình hình để đối phó với nguy hiểm từ bên ngoài như hành vi gây hại của bên thứ ba này và đã công nhận vi phạm nghĩa vụ quan tâm đến an toàn.

Như các phán quyết trên đã chỉ ra, nghĩa vụ quan tâm đến an toàn không chỉ đơn thuần là ngăn chặn tai nạn trong quá trình làm việc, mà còn yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp thích hợp đối với mọi nguy hiểm có thể dự đoán được, từ quấy rối, làm việc quá sức gây hại cho sức khỏe, cho đến các hành vi phạm tội từ bên ngoài, nhằm bảo vệ sức khỏe thể chất và tinh thần của người lao động. Đây là một nghĩa vụ rộng lớn và động thái, đòi hỏi doanh nghiệp phải có những biện pháp phù hợp.

Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe cụ thể theo Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp của Nhật Bản

Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp của Nhật Bản đã chỉ ra cách thức cụ thể mà các doanh nghiệp nên thực hiện nguyên tắc chung về nghĩa vụ quan tâm đến an toàn đã được đề cập trước đó. Luật này thiết lập một khuôn khổ để quản lý an toàn và sức khỏe một cách hệ thống và tổ chức tại nơi làm việc. Trung tâm của khuôn khổ này là việc bắt buộc phải bổ nhiệm các chuyên gia chuyên trách tùy theo quy mô và ngành nghề của nơi làm việc, cùng với một cơ quan quyết định là ủy ban. Hệ thống này đóng vai trò như là ‘lực lượng thực thi’ và ‘bộ chỉ huy’ để chuyển đổi những nghĩa vụ trừu tượng thành hành động cụ thể.

Chuyên gia nòng cốt trong hệ thống quản lý

Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp của Nhật Bản (Japanese Industrial Safety and Health Act) yêu cầu các doanh nghiệp phải bổ nhiệm nhiều quản lý có kiến thức chuyên môn để đảm bảo tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc. Những chuyên gia này đóng vai trò quản lý rủi ro tại nơi làm việc từ các lĩnh vực chuyên môn của họ và là trung tâm kỹ thuật bảo vệ an toàn và sức khỏe của người lao động.

Quản lý tổng hợp an toàn và sức khỏe là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý công việc an toàn và sức khỏe tại toàn bộ nơi làm việc, được bổ nhiệm dựa trên Điều 10 của Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Nhật Bản. Thông thường, người giữ chức vụ này là giám đốc nhà máy hoặc trưởng phòng làm việc, những người có quyền lực thực sự quản lý và điều hành công việc. Nghĩa vụ bổ nhiệm này khác nhau tùy theo ngành nghề, ví dụ như ngành lâm nghiệp, xây dựng cần có ít nhất 100 người lao động, ngành sản xuất cần 300 người, và các ngành khác cần 1000 người trở lên. Nhiệm vụ chính của quản lý tổng hợp an toàn và sức khỏe là chỉ huy các quản lý an toàn và quản lý sức khỏe sẽ được đề cập sau, phát triển kế hoạch phòng ngừa tai nạn lao động, thực hiện giáo dục an toàn và sức khỏe, quản lý kiểm tra sức khỏe và tổng hợp toàn bộ công việc liên quan.

Quản lý an toàn là chuyên gia quản lý các vấn đề kỹ thuật liên quan đến an toàn, được bổ nhiệm theo Điều 11 của Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Nhật Bản. Việc bổ nhiệm vị trí này bắt buộc đối với các ngành có nguy cơ tai nạn lao động tương đối cao như xây dựng hoặc sản xuất, tại các nơi làm việc có từ 50 người lao động trở lên. Quản lý an toàn cần có các yêu cầu về chuyên môn như tốt nghiệp khóa học khoa học tại đại học và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm thực tế. Công việc chính bao gồm kiểm tra nơi làm việc, đánh giá an toàn của thiết bị và phương pháp làm việc, và thực hiện các biện pháp ngăn chặn ngay lập tức khi phát hiện nguy hiểm.

Quản lý sức khỏe là chuyên gia quản lý các vấn đề kỹ thuật liên quan đến sức khỏe, tức là phòng ngừa tổn thương sức khỏe của người lao động và cải thiện môi trường làm việc vệ sinh, được bổ nhiệm theo Điều 12 của Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Nhật Bản. Trái ngược với quản lý an toàn chỉ giới hạn trong một số ngành cụ thể, việc bổ nhiệm quản lý sức khỏe bắt buộc đối với tất cả các nơi làm việc có từ 50 người lao động trở lên, không phân biệt ngành nghề. Để trở thành quản lý sức khỏe, cần có giấy phép quản lý sức khỏe, một chứng chỉ quốc gia. Nhiệm vụ chính là thực hiện kiểm tra nơi làm việc ít nhất mỗi tuần một lần, đánh giá thiết bị, phương pháp làm việc, và điều kiện vệ sinh, và áp dụng các biện pháp để ngăn chặn tổn thương sức khỏe của người lao động khi có nguy cơ gây hại.

Bác sĩ công nghiệp là bác sĩ được bổ nhiệm theo Điều 13 của Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Nhật Bản, cung cấp hướng dẫn và tư vấn từ góc độ chuyên môn về quản lý sức khỏe của người lao động. Tương tự như quản lý sức khỏe, việc bổ nhiệm bác sĩ công nghiệp cũng bắt buộc đối với tất cả các nơi làm việc có từ 50 người lao động trở lên, không phân biệt ngành nghề. Bác sĩ công nghiệp hỗ trợ duy trì sức khỏe của người lao động thông qua việc đưa ra ý kiến về các biện pháp làm việc dựa trên kết quả kiểm tra sức khỏe, kiểm tra nơi làm việc, và tiến hành các cuộc phỏng vấn với người lao động. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ tôn trọng các khuyến nghị từ bác sĩ công nghiệp.

Nghĩa vụ bổ nhiệm những chuyên gia này đặc biệt quan trọng với tiêu chuẩn 50 người lao động, có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc. Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng và số lượng nhân viên đạt đến 50 người, nghĩa vụ bổ nhiệm quản lý sức khỏe và bác sĩ công nghiệp sẽ cùng lúc phát sinh, bất kể ngành nghề. Điều này đánh dấu một điểm chuyển mình pháp lý quan trọng trong việc nâng cấp hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe của doanh nghiệp, và các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch tổ chức dựa trên tiêu chuẩn này.

So sánh Nghĩa vụ Bổ nhiệm Chuyên gia

Nghĩa vụ bổ nhiệm các chuyên gia quản lý an toàn, quản lý vệ sinh và bác sĩ công nghiệp mà chúng tôi đã giải thích cho đến nay dựa trên các yêu cầu khác nhau. Để hiểu rõ những khác biệt này, chúng tôi đã tổng hợp các điểm chính vào bảng dưới đây. Bảng này sẽ giúp xác định xem cơ sở kinh doanh của bạn có nghĩa vụ bổ nhiệm chuyên gia nào không.

Như bảng trên cho thấy, nghĩa vụ bổ nhiệm quản lý an toàn chỉ giới hạn trong các ngành cụ thể, trong khi đó, nghĩa vụ bổ nhiệm quản lý vệ sinh và bác sĩ công nghiệp được áp dụng một cách phổ quát cho tất cả các cơ sở kinh doanh có số lượng lao động từ 50 người trở lên.

Cơ cấu tổ chức quyết định và giám sát: Ủy ban An toàn và Ủy ban Y tế

Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp của Nhật Bản yêu cầu thành lập các ủy ban không chỉ để phản ánh ý kiến của người lao động mà còn để tổ chức điều tra và thảo luận về các vấn đề liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Các ủy ban này hoạt động như một nền tảng cho ban quản lý, người lao động tại hiện trường và các chuyên gia cùng nhau quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc.

Ủy ban An toàn, dựa trên Điều 17 của Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Nhật Bản, điều tra và thảo luận các biện pháp cơ bản để ngăn chặn nguy hiểm cho người lao động. Nghĩa vụ thành lập ủy ban này áp dụng cho các ngành nghề có yêu cầu bổ nhiệm quản lý an toàn và thường dành cho các cơ sở có số lượng người lao động từ 50 hoặc 100 người trở lên.

Ủy ban Y tế, dựa trên Điều 18 của Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Nhật Bản, điều tra và thảo luận các biện pháp cơ bản để ngăn chặn tổn thương sức khỏe và thúc đẩy sức khỏe cho người lao động. Nghĩa vụ thành lập ủy ban này áp dụng cho tất cả các cơ sở sử dụng thường xuyên số lượng người lao động từ 50 người trở lên.

Các cơ sở có nghĩa vụ thành lập cả Ủy ban An toàn và Ủy ban Y tế có thể lập ra một Ủy ban An toàn và Sức khỏe tích hợp dựa trên Điều 19 của Luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Nhật Bản.

Các ủy ban này được quy định hoạt động theo những quy tắc nghiêm ngặt. Thành viên của ủy ban bao gồm người quản lý tổng hợp an toàn và sức khỏe, quản lý an toàn, quản lý y tế, bác sĩ công nghiệp và người lao động tại cơ sở đó. Điều quan trọng là, ít nhất một nửa số thành viên không phải là đại diện của người sử dụng lao động phải được chỉ định dựa trên sự đề cử của công đoàn tổ chức bởi đa số người lao động (hoặc người đại diện cho đa số người lao động nếu không có công đoàn). Điều này đảm bảo rằng ý kiến của người lao động được phản ánh một cách thực chất trong quyết định của ủy ban.

Hơn nữa, ủy ban phải tổ chức họp ít nhất một lần mỗi tháng. Người sử dụng lao động cũng phải lập biên bản cuộc họp và lưu trữ chúng trong ba năm, đồng thời phải nhanh chóng thông báo tóm tắt nội dung cuộc họp cho người lao động. Quy định này yêu cầu ủy ban không chỉ là một cuộc họp hình thức mà còn là một quá trình có tính minh bạch cao, nơi diễn ra các cuộc thảo luận thực chất, nội dung được ghi chép lại và chia sẻ với tất cả nhân viên. Biên bản này có thể trở thành bằng chứng quan trọng cho thấy doanh nghiệp đã nhận thức và xử lý các vấn đề liên quan đến an toàn và sức khỏe như thế nào trong trường hợp xảy ra tai nạn lao động.

Rủi ro quản trị do không tuân thủ nghĩa vụ pháp lý

Khi không thực hiện các nghĩa vụ chăm sóc an toàn đã được đề cập trước đây, hoặc các nghĩa vụ khác dựa trên Luật An toàn Vệ sinh Lao động của Nhật Bản, doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro quản trị nghiêm trọng. Những rủi ro này không chỉ giới hạn ở các hình phạt đơn lẻ mà còn có thể đồng thời ảnh hưởng đến doanh nghiệp từ ba khía cạnh: hành chính, dân sự và hình sự.

Đầu tiên là trách nhiệm hành chính. Đây là hình phạt trực tiếp đối với vi phạm Luật An toàn Vệ sinh Lao động của Nhật Bản. Ví dụ, nếu không bổ nhiệm quản lý vệ sinh hoặc bác sĩ công nghiệp, hoặc không thiết lập ủy ban vệ sinh, doanh nghiệp có thể bị phạt dưới 500.000 yên theo Điều 120 của luật này. Đây là hậu quả trực tiếp nhất đối với việc vi phạm tuân thủ.

Thứ hai là trách nhiệm dân sự. Nếu người lao động bị thương hoặc tử vong do tai nạn lao động, người lao động bị nạn hoặc gia đình họ có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại từ doanh nghiệp dựa trên vi phạm nghĩa vụ chăm sóc an toàn (dựa trên Điều 415 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản về vi phạm nghĩa vụ) hoặc trách nhiệm pháp lý về hành vi bất hợp pháp (dựa trên Điều 709 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản). Trong quá trình xét xử, việc bỏ qua các biện pháp an toàn được quy định trong Luật An toàn Vệ sinh Lao động (ví dụ, nghĩa vụ lắp đặt thiết bị an toàn cho máy móc nguy hiểm) có thể được coi là bằng chứng mạnh mẽ cho thấy doanh nghiệp đã vi phạm nghĩa vụ chăm sóc an toàn. Thực tế, đã có nhiều phán quyết yêu cầu doanh nghiệp bồi thường hàng chục triệu yên do vi phạm nghĩa vụ của mình, như trường hợp tai nạn do không lắp đặt thiết bị an toàn cho máy ép (phán quyết của Tòa án quận Tokyo ngày 27 tháng 4 năm 2015) hoặc các vụ tai nạn tử vong do không có biện pháp phòng chống say nắng.

Thứ ba và cũng là nghiêm trọng nhất là trách nhiệm hình sự. Nếu tai nạn lao động gây thương tích hoặc tử vong cho người lao động, người đại diện doanh nghiệp hoặc người chịu trách nhiệm tại hiện trường có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội cẩu thả trong công việc gây thương tích hoặc tử vong (theo Điều 211 của Bộ luật Hình sự Nhật Bản). Hơn nữa, Luật An toàn Vệ sinh Lao động của Nhật Bản cũng có quy định “cả hai bên đều bị phạt”, không chỉ cá nhân thực hiện hành vi vi phạm mà cả doanh nghiệp cũng có thể bị phạt tiền. Các vụ án trước đây cho thấy, không hiếm khi doanh nghiệp gây ra tai nạn lao động bị phạt 500.000 yên, đồng thời người chịu trách nhiệm tại hiện trường hoặc giám đốc điều hành cá nhân bị phán quyết án tù (có án treo).

Như vậy, những thiếu sót trong hệ thống quản lý an toàn vệ sinh có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý phức tạp và nghiêm trọng, bao gồm cả hình phạt hành chính, bồi thường dân sự lớn và trách nhiệm hình sự cá nhân của người quản lý. Điều này có thể gây ra tổn thất không thể phục hồi cho cơ sở tài chính của doanh nghiệp, uy tín xã hội và sự nghiệp của ban quản trị.

Tổng kết

Quản lý an toàn và sức khỏe trong luật lao động của Nhật Bản được cấu thành từ hai trụ cột chính: “nghĩa vụ chăm sóc an toàn” làm nền tảng cho mọi mối quan hệ lao động và “Luật An toàn và Sức khỏe Lao động” của Nhật Bản, nhằm thể chế hóa nghĩa vụ này thông qua hệ thống quản lý cụ thể. Khi quy mô của nơi làm việc mở rộng, đặc biệt là khi số lượng người lao động sử dụng thường xuyên vượt quá 50 người, các nghĩa vụ phổ quát như bổ nhiệm quản lý viên vệ sinh, bác sĩ công nghiệp, và thành lập ủy ban vệ sinh sẽ phát sinh, làm tăng đáng kể trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp. Việc tuân thủ những nghĩa vụ pháp lý này không chỉ là chi phí mà còn là đầu tư thiết yếu để phòng ngừa tai nạn lao động, duy trì sức khỏe và năng suất của nhân viên, và từ đó bảo vệ sự tăng trưởng bền vững và giá trị doanh nghiệp. Rủi ro từ việc lơ là những nghĩa vụ này có thể biểu hiện qua các hình thức phạt tiền, bồi thường thiệt hại, và hình phạt hình sự, có thể làm lung lay nền tảng kinh doanh.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc hỗ trợ nhiều doanh nghiệp khách hàng trong nước về các vấn đề pháp lý phức tạp liên quan đến “Luật An toàn và Sức khỏe Lao động” và “nghĩa vụ chăm sóc an toàn” của Nhật Bản. Văn phòng chúng tôi có nhiều luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng cung cấp dịch vụ pháp lý thực tiễn và chiến lược cho các doanh nghiệp triển khai hoạt động quốc tế để hiểu chính xác và đáp ứng đúng cách với quy định lao động của Nhật Bản. Nếu quý vị có nhu cầu xây dựng hoặc xem xét lại hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe, hoặc cần tư vấn về các quy định liên quan, xin vui lòng liên hệ với văn phòng chúng tôi.