Ce este contractul de asigurare pentru răspunderea despăgubirii directorilor și a altor ofițeri? Explicarea procedurilor după modificarea Legii Companiilor Japoneze și diferențele față de compensația companiei

În urma modificării Legii societăților comerciale japoneze (会社法) din primul an al erei Reiwa (2019), au fost introduse noi reglementări privind “contractele de asigurare pentru răspunderea despăgubirii directorilor”. Deși este o denumire cu care s-ar putea să nu fiți familiarizați, pe scurt, este un sistem care permite ca pretențiile de despăgubire pentru daunele cauzate de directorii unei societăți pe acțiuni în timpul îndeplinirii îndatoririlor lor să fie acoperite de asigurare.

Totuși, procedura este complexă și mulți nu înțeleg pe deplin conținutul acesteia. În plus, există și un sistem similar numit compensația societății, care are scopul de a acoperi sarcinile financiare ale directorilor, iar diferențele dintre cele două clauze pot fi neclare pentru unii.

Datorită modificării legii, au fost stabilite proceduri specifice care trebuie urmate, așadar este necesar să aprofundăm înțelegerea contractelor de asigurare pentru răspunderea despăgubirii directorilor.

Acest articol va explica în detaliu contractele de asigurare pentru răspunderea despăgubirii directorilor și diferențele față de compensația societății.

Ce este contractul de asigurare de răspundere pentru directori și alți ofițeri?

Semnificația contractului de asigurare de răspundere civilă pentru directori și alți ofițeri

Contractul de asigurare de răspundere civilă pentru directori și alți ofițeri se referă la un acord de asigurare prin care se plătește o sumă asigurată pentru daunele suferite ca urmare a cererilor de despăgubire împotriva directorilor și alților ofițeri în exercitarea atribuțiilor lor.

Acesta este un conținut reglementat de articolul 430 alineatul 3 al Legii Japoneze a Companiilor (改正会社法430条の3) din primul an al erei Reiwa (2019).

(Contractul de asigurare încheiat pentru directori și alți ofițeri)

Articolul 430 alineatul 3: O societate pe acțiuni trebuie să decidă conținutul contractului de asigurare încheiat cu asiguratorul, care prevede compensarea de către asigurator a daunelor ce pot rezulta din responsabilitatea pe care directorii și alți ofițeri o poartă în legătură cu exercitarea atribuțiilor lor sau din cererile de urmărire a acestei responsabilități, și în care directorii și alți ofițeri sunt asigurați (cu excepția cazurilor prevăzute de ordonanțele Ministerului Justiției, unde nu există un risc semnificativ de compromitere a corectitudinii exercitării atribuțiilor de către directori și alți ofițeri asigurați prin încheierea contractului de asigurare; acest tip de contract este denumit în paragraful trei “contract de asigurare de răspundere civilă pentru directori și alți ofițeri”). Decizia privind conținutul acestui contract trebuie luată prin rezoluție a adunării generale a acționarilor (sau a consiliului de administrație, în cazul companiilor cu consiliu de administrație).

Legea Companiilor | Căutare legislație e-Gov[ja]

În principal, această prevedere se aplică asigurării de răspundere civilă pentru directori și alți ofițeri (D&O Insurance).

Contractul de asigurare de răspundere civilă pentru directori și alți ofițeri este recunoscut pentru următoarele semnificații:

1. Asigurarea de către companie a recrutării de personal de înaltă calificare pentru pozițiile de directori și alți ofițeri.
2. Oferirea de stimulente adecvate directorilor și alți ofițeri pentru a nu se teme excesiv de responsabilitatea de a despăgubi daunele în exercitarea atribuțiilor lor, astfel încât să nu se inhibe în îndeplinirea acestora.

Având în vedere aceste avantaje, contractul de asigurare de răspundere civilă pentru directori și alți ofițeri este larg răspândit în practica de afaceri, în special în rândul companiilor listate la bursă.

Contextul reglementării contractelor de asigurare a răspunderii administratorilor și directorilor în Legea Japoneză a Societăților Comerciale revizuită

Prevederile referitoare la contractele de asigurare a răspunderii administratorilor și directorilor au fost stabilite cu scopul de a asigura adecvarea conținutului contractelor prin stabilirea unor proceduri adecvate.

Acest lucru se datorează faptului că există probleme legate de contractele de asigurare a răspunderii administratorilor și directorilor, cum ar fi:

• Pot exista cazuri în care conținutul asigurării D&O (Directors & Officers) poate afecta adecvarea exercitării funcțiilor de către administratori și directori;
• Pentru contractele care îi includ pe directori sau pe cei în funcții executive ca asigurați, există riscul unui conflict de interese între societatea pe acțiuni și directorii săi, ceea ce ar putea corespunde tranzacțiilor cu conflict de interese descrise în Articolul 356, Paragraful 1, Punctul 3 al Legii Societăților Comerciale;

Ținând cont de aceste circumstanțe, a fost subliniată necesitatea clarificării procedurilor pe care societatea trebuie să le urmeze la încheierea contractelor de asigurare D&O și altele asemenea, iar prin Legea revizuită a Societăților Comerciale din primul an al erei Reiwa (2019), au fost stabilite noi reglementări. Prevederile referitoare la contractele de asigurare a răspunderii administratorilor și directorilor pot fi considerate reguli nou stabilite pentru a asigura utilizarea adecvată a asigurărilor.

Asigurările aplicabile

Există asigurări care sunt aplicabile și altele care nu sunt aplicabile în cadrul contractelor de asigurare de răspundere civilă a directorilor și ofițerilor. Acestea sunt clasificate pe baza articolului 430 alineatul (3) paragraful 1 din Legea Japoneză a Companiilor (Japanese Companies Act).

Asigurările care sunt aplicabile în cadrul contractelor de asigurare de răspundere civilă a directorilor și ofițerilor includ asigurările D&O și cele similare. Acestea corespund definițiilor stabilite în articolul 430 alineatul (3) paragraful 1 din Legea Japoneză a Companiilor.

Pe de altă parte, asigurările care nu sunt aplicabile în cadrul contractelor de asigurare de răspundere civilă a directorilor și ofițerilor sunt specificate în paranteza articolului 430 alineatul (3) paragraful 1 din Legea Japoneză a Companiilor. Asigurările definite prin ordonanța Ministerului Justiției sunt enumerate în articolul 115-2 din regulamentul de aplicare a Legii Japoneze a Companiilor, și includ, de exemplu, următoarele:

• Asigurările care au ca scop principal compensarea daunelor companiei (exemplu: asigurări PL, asigurări CGL)
• Asigurările care nu sunt legate de încălcarea obligațiilor de serviciu ale directorilor și ofițerilor (exemplu: asigurări de răspundere civilă pentru daune auto, asigurări de călătorie în străinătate)

Este important să reținem că nu toate asigurările care îi au ca beneficiari pe directori și ofițeri sunt aplicabile în cadrul contractelor de asigurare de răspundere civilă a acestora.

Procedura de determinare a conținutului contractului de asigurare a răspunderii directorilor și asemănătorilor

Conform articolului 430 alineatul (3) paragraful 1 din Legea Companiilor Japoneze, procedura de determinare a conținutului noului contract de asigurare a răspunderii directorilor și asemănătorilor a fost stabilită.

Articolul 430 alineatul (3) paragraful 1 din Legea Companiilor Japoneze stipulează că, pentru a determina conținutul contractului de asigurare a răspunderii directorilor și asemănătorilor, o societate pe acțiuni trebuie să obțină o rezoluție a adunării generale a acționarilor (sau a consiliului de administrație, în cazul companiilor cu consiliu de administrație). Aceasta este o disciplină conformă cu tranzacțiile de conflict de interese prevăzute de articolul 356 din Legea Companiilor Japoneze.

(Restricții privind concurența și tranzacțiile de conflict de interese)

Articolul 356: Directorii trebuie să dezvăluie fapte importante în legătură cu tranzacția respectivă în adunarea generală a acționarilor și să obțină aprobarea acesteia în următoarele cazuri:

(Omitere)

Numărul 3: Când o societate pe acțiuni intenționează să garanteze datoriile unui director sau să întreprindă o tranzacție în care interesele companiei sunt în conflict cu cele ale directorului, în relație cu o terță parte.

Legea Companiilor Japoneze | Căutare acte normative e-Gov[ja]

Contractul de asigurare a răspunderii directorilor și asemănătorilor poate avea un grad ridicat de conflict de interese, în funcție de conținutul său. De asemenea, există riscul ca acest conținut să influențeze corectitudinea executării sarcinilor de către directori și asemănători, motiv pentru care a fost instituită această disciplină.

Când decideți sau modificați conținutul contractului de asigurare a răspunderii directorilor și asemănătorilor, este important să înțelegeți că este necesară o rezoluție a adunării generale a acționarilor sau a consiliului de administrație.

De notat că, în cazul încheierii unui contract de asigurare care îi include ca asigurați pe directori sau pe cei în funcții executive, prevederile articolului 356 și altele referitoare la tranzacțiile de conflict de interese din Legea Companiilor Japoneze nu se aplică. (Articolul 430 alineatul (3) paragraful 2 din Legea Companiilor Japoneze)

Acest lucru se datorează faptului că o nouă disciplină conformă cu tranzacțiile de conflict de interese a fost instituită prin articolul 430 alineatul (3) paragraful 1 din Legea Companiilor Japoneze, pentru a evita suprapunerea regulilor.

Informații despre divulgarea contractelor de asigurare a răspunderii directorilor și a altor funcționari

Ca urmare a modificărilor aduse Legii societăților comerciale, au fost introduse două noi cerințe de divulgare a informațiilor referitoare la contractele de asigurare a răspunderii directorilor și a altor funcționari.

• Divulgarea informațiilor în raportul de afaceri al companiilor publice
• Divulgarea informațiilor în documentele de referință pentru adunarea generală a acționarilor legate de propunerile de numire a directorilor

Să examinăm fiecare în detaliu.

În raportul de afaceri al companiilor publice

În ceea ce privește contractele de asigurare a răspunderii directorilor și a altor funcționari, pentru societățile pe acțiuni publice la data de sfârșit a anului fiscal, este necesar să se stabilească următoarele informații în conținutul raportului de afaceri (conform Articolului 121-2 din Regulamentul de aplicare a Legii societăților comerciale):

1. Domeniul de aplicare al asiguraților (nu este necesară menționarea numelor)
2. Un rezumat al conținutului contractului de asigurare

În ceea ce privește al doilea punct, rezumatul conținutului contractului de asigurare, acesta include în mod specific următoarele subpuncte:

• Proporția efectivă a primei de asigurare suportată de asigurați
• Un rezumat al incidentelor de asigurare care sunt subiectul compensației
• În cazul în care se iau măsuri pentru a asigura că executarea îndatoririlor de către directori și alți funcționari nu este compromisă de contractul de asigurare, trebuie să se includă conținutul acestor măsuri

Dacă compania dvs. este o companie publică, asigurați-vă că verificați dacă nu lipsesc elemente din secțiunea de divulgare a informațiilor.

În documentele de referință pentru adunarea generală a acționarilor legate de propunerile de numire a directorilor

În cadrul adunării generale a acționarilor care discută propunerile de numire a directorilor, trebuie să se divulge informații atunci când se încheie sau se intenționează încheierea unui contract de asigurare pentru candidați.

Ca elemente de divulgare în documentele de referință pentru adunarea generală a acționarilor legate de propunerile de numire a directorilor, trebuie să se includă un rezumat al conținutului contractului de asigurare a răspunderii directorilor și a altor funcționari.

Diferența dintre Contractul de Asigurare de Răspundere a Directorilor și Compensația Companiei

Prin articolul 430 alineatul (2) al Legii Companiilor Japoneze (改正会社法430条の2), s-au stabilit noi reglementări referitoare la compensația companiei.

Contractul de Asigurare de Răspundere a Directorilor și Compensația Companiei au următoarele puncte comune și pot fi considerate sisteme similare:

• Sunt sisteme destinate să acopere sarcinile financiare ale directorilor și alții;
• Constituie sisteme în care compania și directorii și alții se află într-o relație structurală de conflict de interese;

La prima vedere, cele două sisteme par să nu difere prea mult, însă există câteva diferențe importante. Să organizăm diferențele dintre cele două sisteme pentru a le putea utiliza corespunzător.

Părțile Contractante

Contractul de Asigurare de Răspundere a Directorilor și Compensația Companiei diferă în ceea ce privește părțile contractante.

Părțile contractante într-un Contract de Asigurare de Răspundere a Directorilor sunt compania de asigurări și societatea pe acțiuni respectivă. Societatea pe acțiuni este cea care suportă costul primelor de asigurare către compania de asigurări.

Pe de altă parte, părțile contractante în cazul Compensației Companiei sunt societatea pe acțiuni respectivă și directorii și alții.

Să clarificăm diferența dintre partenerii contractuali din perspectiva companiei.

Subiectul Compensației

Subiectul care efectuează compensația, fie că este vorba de suportarea costurilor sau de compensarea daunelor, diferă între cele două sisteme.

În cazul Contractului de Asigurare de Răspundere a Directorilor, subiectul compensației este compania de asigurări. Compania plătește primele de asigurare și, în cazul în care directorii suferă pierderi financiare, aceștia primesc compensația sub formă de indemnizație de asigurare de la compania de asigurări.

În schimb, în cazul Compensației Companiei, subiectul compensației este societatea pe acțiuni respectivă. Societatea compensează orice daune sau costuri suportate de directori, ceea ce face ca relația de conflict de interese între directori și companie să fie mai directă.

Obiectul Compensației

Există de asemenea diferențe între obiectele care pot fi compensate de cele două sisteme.

Obiectul compensației în cadrul Contractului de Asigurare de Răspundere a Directorilor este definit în termenii contractului de asigurare.

Pe de altă parte, obiectul Compensației Companiei poate fi determinat doar în limitele stabilite de articolul 430 alineatul (2) al Legii Companiilor Japoneze.

Să verificăm regulile fiecărui sistem în parte.

Domeniul Compensației

Domeniile care pot fi compensate diferă de asemenea între cele două sisteme.

În cadrul Contractului de Asigurare de Răspundere a Directorilor, nu este întotdeauna posibil să se compenseze întreaga sumă a daunelor sau costurilor. Acest lucru se datorează restricțiilor legale sau contractuale, cum ar fi cauzele de exonerare, sumele de exonerare și limitele de plată.

Pe de altă parte, în cazul Compensației Companiei, teoretic este posibil să se compenseze întreaga sumă a daunelor sau costurilor, atâta timp cât nu contravine articolului 430 alineatul (2) al Legii Companiilor Japoneze.

Să ne asigurăm că înțelegem bine domeniul compensației înainte de a încheia un contract.

Plata în Avans a Costurilor

Posibilitatea plății în avans a costurilor diferă între sisteme. În cadrul Contractului de Asigurare de Răspundere a Directorilor, plata în avans a costurilor nu este de obicei posibilă. Pe de altă parte, în cazul Compensației Companiei, plata în avans a costurilor este permisă.

Ce să folosiți: Asigurarea de răspundere a directorilor și ofițerilor sau compensația companiei?

Este important să analizați contextul de aplicare și să diferențiați utilizarea între asigurarea de răspundere a directorilor și ofițerilor și compensația companiei.

Aceste două sisteme sunt utilizate în general pentru același scop și diferențele menționate mai sus există pentru a se completa reciproc.

De exemplu, chiar dacă aveți o poliță de asigurare de răspundere a directorilor și ofițerilor, puteți folosi compensația companiei pentru a acoperi pierderile care nu sunt complet acoperite de asigurare.

În plus, pentru a crește suma maximă de plată a asigurării D&O, compania va trebui să plătească o primă de asigurare mai mare. Totuși, utilizând compensația companiei, puteți răspunde la acoperirea pierderilor fără a suporta costul primelor de asigurare.

Astfel, nu este o chestiune de a alege între asigurarea de răspundere a directorilor și ofițerilor sau compensația companiei. Luați în considerare implementarea fiecăreia în funcție de avantajele pe care le oferă în situația dată.

Concluzie: Verificarea și înțelegerea prevederilor privind contractele de asigurare de răspundere a directorilor este esențială

Prin reforma Legii Companiilor din primul an al erei Reiwa (2019), au fost introduse noi prevederi referitoare la contractele de asigurare de răspundere a directorilor, iar procedurile legate de aceste contracte de asigurare au fost clarificate. Acest lucru a facilitat asigurarea unei mai bune corectitudini în executarea responsabilităților de către directori.

De asemenea, sistemul de compensare a companiei, care a fost de asemenea reglementat recent, deși diferă în anumite aspecte de contractele de asigurare de răspundere a directorilor, trebuie utilizat după o analiză atentă a scenariilor aplicabile.

Organizați regulile stabilite de Legea Companiilor și avansați în discuțiile pentru a încheia contracte care să valorifice avantajele fiecărui sistem.

Încheierea unui contract de asigurare implică înțelegerea unor reguli complexe și verificarea procedurilor. Pentru a avansa cu siguranță în procesul de încheiere a contractului, vă recomandăm să solicitați sfaturi de la experți.

Prezentarea serviciilor oferite de firma noastră

Cabinetul de Avocatură Monolith este specializat în IT, având o expertiză deosebită în domeniul internetului și al dreptului. Oferim servicii de redactare și revizuire a contractelor pentru o gamă largă de clienți, de la companii listate pe Bursa de Valori Tokyo până la întreprinderi startup. Pentru mai multe informații despre redactarea și revizuirea contractelor, vă rugăm să consultați articolul de mai jos.

Domeniile de activitate ale Cabinetului de Avocatură Monolith: Redactare și revizuire de contracte etc.[ja]