Explicație juridică privind crearea actului constitutiv la înființarea unei companii în Japonia

Procesul de înființare a unei companii în Japonia nu se rezumă la simpla etapă procedurală de creare a actului constitutiv. Actul constitutiv este un document legal care stabilește structura organizațională, operațiunile și regulile fundamentale ale companiei, fiind adesea denumit „constituția companiei”. Modul în care acest document este proiectat și creat influențează profund structura de guvernanță a companiei după înființare, procesul de luare a deciziilor și potențialul de creștere pe viitor. Dispozițiile actului constitutiv au o forță juridică puternică, legând legal acționarii, directorii și chiar compania însăși, iar crearea acestuia necesită conformitatea cu regulile stricte stabilite de Legea Companiilor din Japonia. Acest articol va explica structura de bază a actului constitutiv sub Legea Companiilor din Japonia, detaliind cerințele legale și aspectele practice de care trebuie să ținem cont pentru elementele obligatorii de inclus, pentru cele necesare a fi menționate pentru a avea anumite efecte juridice și pentru cele opționale care reflectă individualitatea companiei. Vom acorda o atenție specială interpretării „scopului” care definește domeniul de activitate al companiei și regulilor complexe legate de „contribuțiile în natură”, care sunt esențiale pentru deciziile de management. În final, vom detalia procedurile de autentificare necesare pentru ca actul constitutiv creat să aibă forță juridică, oferind astfel cunoștințe juridice cuprinzătoare pentru a pune bazele înființării unei companii.

Structura de bază a statutului companiei: Trei tipuri de clauze

Legea companiilor din Japonia clasifică clauzele care trebuie incluse în statutul unei companii în trei categorii, în funcție de natura lor juridică: “clauze absolute”, “clauze relative” și “clauze facultative”. Această structură tripartită reflectă intenția legislativă de a asigura un cadru legal minim comun tuturor companiilor, permițând în același timp fiecărei întreprinderi să-și proiecteze guvernanța în mod flexibil, în funcție de circumstanțele sale specifice.

Clauzele absolute sunt, așa cum sugerează și numele, elementele care trebuie neapărat incluse în statut. Dacă lipsește chiar și una dintre aceste clauze sau dacă conținutul lor este juridic invalid, întregul statut devine invalid, iar înființarea companiei nu este recunoscută. Aceasta se datorează faptului că aceste informații includ detalii esențiale pentru identificarea companiei, cum ar fi numele comercial, scopul și sediul principal, care sunt vitale pentru asigurarea siguranței tranzacțiilor.

În continuare, clauzele relative nu afectează validitatea statutului dacă nu sunt incluse. Cu toate acestea, dacă o companie dorește să stabilească reguli referitoare la aceste elemente, ele trebuie să fie incluse în statut pentru a avea forță juridică. De exemplu, prevederile care restricționează transferul de acțiuni sau cele care stabilesc înființarea unui consiliu de administrație se încadrează în această categorie. Acestea sunt adesea diferite de regulile principale stabilite de legea companiilor din Japonia, astfel încât includerea lor în statutul companiei clarifică efectul lor și le face obligatorii pentru toți acționarii și părțile interesate.

În cele din urmă, clauzele facultative sunt cele care nu aparțin celor două categorii menționate anterior și, atâta timp cât nu contravin legii companiilor din Japonia, altor legi imperative sau ordinii publice și bunelor moravuri, pot fi stabilite la discreția companiei. De exemplu, stabilirea anului fiscal sau a perioadei de convocare a adunării generale ordinare a acționarilor sunt exemple de astfel de clauze. Deși aceste elemente pot fi stabilite și prin alte regulamente interne, includerea lor în statut subliniază importanța lor și necesită proceduri stricte, cum ar fi o rezoluție specială a adunării generale a acționarilor pentru modificarea lor, asigurând astfel stabilitatea managementului. Prin urmare, decizia privind ce elemente să fie incluse în statut ca parte a căror categorii este o decizie strategică importantă care privește viitorul operațiunilor companiei.

Elementele esențiale absolute în actul constitutiv al unei companii sub legislația japoneză

Elementele esențiale absolute reprezintă informațiile cele mai importante care stau la baza personalității juridice a unei companii. Articolul 27 din Legea Companiilor din Japonia stabilește că actul constitutiv al unei societăți pe acțiuni trebuie să includă obligatoriu următoarele cinci elemente:

1. Scopul
2. Denumirea comercială
3. Locația sediului principal
4. Valoarea sau suma minimă a capitalului subscris la înființare
5. Numele sau denumirea și adresa fondatorilor

Dintre acestea, în mod special, mențiunea scopului este extrem de importantă, deoarece definește legal domeniul de activitate al companiei. Scopul companiei trebuie să fie legal, profitabil și clar definit. Cu toate acestea, există o discrepanță notabilă între interpretarea juridică și cerințele practice în ceea ce privește „domeniul scopului”.

Curia Supremă a Japoniei a arătat în mod constant, prin decizii precum cea cunoscută sub numele de cazul Yawata Iron & Steel (decizia Marii Curți a Curții Supreme din 24 iunie 1970), că, deși capacitatea de exercițiu a drepturilor unei companii este limitată la scopul definit în actul constitutiv, domeniul acestuia trebuie interpretat într-o manieră largă. Conform jurisprudenței, acțiunile unei companii nu se limitează doar la scopul explicit menționat în actul constitutiv, ci se extind și la „toate acțiunile direct sau indirect necesare” pentru îndeplinirea acelui scop. Această interpretare are ca scop principal protecția terților care intră în tranzacții cu compania și asigurarea securității tranzacțiilor. Dacă acțiunile companiei ar fi strict limitate la domeniul scopului, partenerii de tranzacție ar fi obligați să verifice mereu dacă tranzacția respectivă se încadrează în scopul actului constitutiv al companiei, ceea ce ar împiedica desfășurarea fluidă a activităților economice.

În ciuda acestei interpretări juridice largi, ea nu este aplicabilă în toate situațiile practice. De exemplu, atunci când se solicită un împrumut de la o instituție financiară, dacă afacerea care face obiectul împrumutului nu este menționată în scopul actului constitutiv, evaluarea creditului poate întâmpina dificultăți. De asemenea, în cazul unor afaceri precum construcțiile sau agențiile de plasare a forței de muncă, care necesită autorizații specifice de la autorități, includerea activității respective în scopul actului constitutiv devine o condiție prealabilă pentru obținerea acestor autorizații. În timpul inspecțiilor fiscale, pot apărea îndoieli cu privire la recunoașterea cheltuielilor generate de activități care nu sunt menționate în actul constitutiv ca fiind cheltuieli ale companiei.

Prin urmare, chiar dacă din punct de vedere legal domeniul de activitate al companiei este larg recunoscut, pentru a preveni obstacolele practice și a asigura o gestionare eficientă a afacerii, este o strategie înțeleaptă să se includă în scopul actului constitutiv, pe cât posibil, nu doar activitățile curente, ci și cele care ar putea fi dezvoltate în viitor, într-o manieră cât mai concretă și cuprinzătoare.

Cerințele pentru intrarea în vigoare a clauzelor relative înscrise

Clauzele relative înscrise reprezintă elemente care, respectând autonomia companiei, pot avea un impact semnificativ asupra părților interesate, cum ar fi acționarii și creditorii. Prin urmare, pentru ca acestea să intre în vigoare, legea japoneză cere includerea lor în actul constitutiv al companiei. În absența unei astfel de înregistrări în actul constitutiv, chiar dacă o decizie este luată în adunarea generală a acționarilor, respectiva clauză va fi considerată invalidă din punct de vedere legal.

Exemple tipice de clauze relative înscrise includ reglementările privind restricțiile de transfer al acțiunilor, înființarea consiliului de administrație sau a comisarilor de audit, precum și numirea unui administrator al registrului acționarilor. Aceste prevederi permit companiilor să adauge propriile ajustări la regulile uniforme ale legii companiilor din Japonia, dar datorită importanței lor, se cere includerea lor în actul constitutiv, care este regulamentul fundamental al companiei.

Printre clauzele relative înscrise, cele care sunt supuse unei discipline stricte sunt “elementele de înființare atipică” stabilite în articolul 28 al legii companiilor din Japonia. Acest termen indică faptul că se referă la elemente legate de o înființare care diferă de cea obișnuită, bazată pe contribuții financiare. Elementele de înființare atipică includ următoarele patru:

• Contribuții în natură: contribuții la capitalul companiei prin mijloace diferite de bani;
• Acceptarea de active: contractul prin care fondatorii se angajează să preia anumite active după înființarea companiei;
• Recompensele și alte beneficii speciale ale fondatorilor: beneficiile materiale pe care fondatorii le primesc ca recunoaștere a meritelor lor în înființarea companiei;
• Costurile legate de înființarea companiei pe care aceasta trebuie să le suporte.

Ceea ce au în comun aceste elemente este riscul ca, într-o etapă fragilă precum cea de înființare a companiei, când încă nu există un organism independent de luare a deciziilor, fondatorii să afecteze baza patrimonială a companiei prin deciziile lor. De exemplu, dacă fondatorii contribuie cu active supraevaluate sau primesc recompense nejustificat de mari, capitalul companiei nou-înființate va fi doar nominal și nu va avea o valoare substanțială reală, ducând la crearea unei “companii goale”.

Pentru a preveni astfel de situații și a asigura baza patrimonială a companiei, principiul consolidării capitalului este strict aplicat în legea companiilor din Japonia, care cere includerea acestor elemente de înființare atipică în actul constitutiv. Mai mult, legea impune, în principiu, o investigație efectuată de un inspector numit de instanță, stabilind astfel un sistem multiplu de verificări.

Aspecte esențiale ale înființării unei societăți: Aportul în natură și reglementarea sa legală sub legea japoneză

Printre aspectele înființării unei societăți, cel mai frecvent utilizat în practică și cel mai detaliat reglementat este aportul în natură. Aportul în natură presupune contribuția cu bunuri precum imobile, vehicule, drepturi de proprietate intelectuală, în loc de numerar, și primirea de acțiuni ca contravaloare. Acest sistem oferă avantajul de a putea consolida capitalul unei companii prin utilizarea activelor deținute, chiar și atunci când disponibilitățile bănești sunt limitate.

Totuși, pentru a asigura obiectivitatea evaluării și a preveni supraevaluarea nejustificată a capitalului, legea japoneză a companiilor impune reglementări stricte asupra aportului în natură. Aceste reglementări se bazează pe principiul fundamental al consolidării capitalului, menit să asigure o bază patrimonială solidă pentru companie și să protejeze creditorii.

În primul rând, atunci când se efectuează un aport în natură, conform articolului 28, alineatul 1 din legea japoneză a companiilor, trebuie să se includă detaliile în actul constitutiv. Mai exact, este necesar să se specifice numele investitorului, bunurile contribuite și valoarea lor, precum și numărul de acțiuni care vor fi alocate investitorului respectiv.

În al doilea rând, în principiu, după autentificarea actului constitutiv, trebuie să se solicite numirea unui inspector judiciar la tribunal și să se supună bunurile contribuite unei evaluări de către acesta (conform articolului 33 din legea japoneză a companiilor). Această procedură necesită timp și costuri, ceea ce reprezintă o povară semnificativă în practică.

Prin urmare, legea japoneză a companiilor prevede cazuri excepționale în care această riguroasă inspecție nu este necesară. În practică, majoritatea aporturilor în natură se efectuează folosind aceste dispoziții excepționale. Excepțiile sunt permise, în principal, în următoarele trei situații:

• Când valoarea totală a bunurilor aportate în natură, așa cum este indicată în actul constitutiv, este de 5 milioane de yeni sau mai puțin.
• Când bunurile aportate sunt valori mobiliare cu preț de piață și valoarea indicată în actul constitutiv nu depășește acest preț de piață.
• Când valoarea indicată în actul constitutiv este considerată adecvată, pe baza certificării de către un expert precum avocat, contabil public certificat sau consultant fiscal (în plus, în cazul proprietăților imobiliare, este necesară și evaluarea de către un evaluator imobiliar).

În al treilea rând, legea japoneză a companiilor prevede un sistem de urmărire a responsabilității ulterioare. Articolul 52 din legea japoneză a companiilor stabilește că, dacă valoarea reală a bunurilor aportate în natură la înființarea companiei este „semnificativ mai mică” decât valoarea indicată în actul constitutiv, inițiatorii și directorii de la înființare sunt solidar responsabili pentru plata diferenței către companie (responsabilitatea pentru compensarea valorii). Această responsabilitate este una de răspundere fără vinovăție, în principiu, și este extrem de gravă. Experții care au certificat valoarea sunt, de asemenea, solidar responsabili, dacă nu pot dovedi că nu au fost neglijenți. Decizia Curții Supreme de Justiție din Osaka din 19 februarie 2016 (2016) este un caz în care responsabilitatea avocatului care a certificat valoarea bunurilor aportate în natură a fost pusă sub semnul întrebării și reprezintă un exemplu notabil al gravității responsabilității pe care o poartă experții.

Astfel, legea japoneză a companiilor previne abuzul aportului în natură și asigură în mod substanțial principiul consolidării capitalului prin intermediul unei triple reglementări: înregistrarea în actul constitutiv, inspecția prealabilă și responsabilitatea ulterioară.

Elemente facultative de includere în actul constitutiv al companiei

Elementele facultative de includere reprezintă reguli pe care o companie le poate include opțional în actul său constitutiv, în afara elementelor obligatorii și a celor relative, pentru a facilita gestionarea operațiunilor sale. Aceste elemente nu devin invalide din punct de vedere legal dacă nu sunt incluse în actul constitutiv și pot fi stabilite și prin regulamente interne, cum ar fi regulile consiliului de administrație. Cu toate acestea, includerea lor deliberată în actul constitutiv, care este norma supremă a companiei, are o semnificație importantă.

Pentru a modifica elementele incluse în actul constitutiv, este necesară, în principiu, o rezoluție specială a adunării generale a acționarilor, adică prezența acționarilor care dețin majoritatea drepturilor de vot și aprobarea a cel puțin două treimi din drepturile de vot ale acționarilor prezenți. Aceasta este o cerință mult mai strictă comparativ cu regulamentele interne ale companiei, care pot fi modificate mai ușor prin rezoluții ale consiliului de administrație.

Prin urmare, decizia de a include anumite elemente ca fiind facultative în actul constitutiv este o judecată strategică care ia în considerare echilibrul între “flexibilitate” și “stabilitate” în management. De exemplu, următoarele elemente sunt adesea stabilite ca elemente facultative de includere:

• Perioada de convocare a adunării generale ordinare a acționarilor
• Numărul de directori și auditori
• Metoda de determinare a remunerației directorilor
• Anul fiscal al companiei

În special, în cazul întreprinderilor mixte cu mai mulți acționari sau companii care primesc investiții de la investitori externi, “fixarea” anumitor reguli de operare ca elemente facultative în actul constitutiv poate fi un mijloc eficient de a proteja drepturile acționarilor minoritari și de a asigura respectarea acordurilor între fondatori. De exemplu, stabilirea numărului de directori în actul constitutiv poate preveni schimbarea unilaterală a structurii directorilor de către acționarii majoritari. Astfel, elementele facultative de includere reflectă personalitatea companiei și dinamica dintre părțile interesate, funcționând ca un instrument de guvernanță pentru prevenirea conflictelor viitoare.

Ultima etapă în crearea statutului unei companii: Procedura de autentificare

Pentru înființarea unei societăți pe acțiuni în Japonia, statutul inițial creat de fondatori trebuie să fie autentificat de un notar public, conform articolului 30, alineatul 1 din Legea Companiilor Japoneze. Această procedură de autentificare asigură claritatea statutului și previne litigiile ulterioare, totodată certificând oficial că statutul a fost creat conform procedurilor legale adecvate.

Există două metode de autentificare: autentificarea tradițională pe suport de hârtie și autentificarea electronică a statutului. Cea mai mare diferență între cele două metode este costul, în special prezența sau absența taxei de timbru. Statutul creat pe suport de hârtie este considerat un document impozabil conform Legii Taxei de Timbru din Japonia, necesitând aplicarea unui timbru fiscal de 40.000 de yeni. Pe de altă parte, statutul electronic, fiind un set de date electronice și nu un “document” în sens tradițional, nu este supus acestei taxe de timbru.

Totuși, pentru a crea și a autentifica un statut electronic, este necesar să dispui de echipamente dedicate, cum ar fi software pentru semnătura electronică și cititoare de carduri IC, precum și de certificate electronice stocate pe carduri precum My Number Card. Dacă aceste medii sunt pregătite individual de la zero, investiția inițială poate depăși economiile realizate prin evitarea taxei de timbru. Prin urmare, în special în cazul înființării unei companii o singură dată, a solicita asistența unui profesionist, cum ar fi un jurist sau un avocat care are deja un mediu de autentificare electronică pregătit, poate fi adesea cea mai eficientă alegere din punct de vedere al costurilor și al timpului.

Tabelul de mai jos rezumă principalele diferențe între autentificarea pe suport de hârtie și autentificarea electronică.

Cum arată tabelul, autentificarea electronică are un avantaj clar în ceea ce privește absența taxei de timbru, dar pentru a beneficia de acest avantaj este necesară pregătirea tehnică. Este important să alegi metoda cea mai potrivită pentru situația companiei tale.

Concluzie

Așa cum am detaliat în acest articol, actul constitutiv nu este doar un simplu document de înființare, ci reprezintă documentul esențial care stabilește identitatea legală, guvernanța și fundamentul operațional al unei companii. Pe baza unui schelet obligatoriu de elemente absolut necesare, se construiește designul instituțional strategic al companiei prin elemente relative de menționat și se împletesc reguli unice de operare prin elemente facultative de menționat, finalizând astfel o ‘constituție’ personalizată pentru fiecare companie în parte. În special, echilibrul dintre interpretarea legală și cerințele practice în ceea ce privește descrierea ‘scopului’ care definește domeniul de activitate al companiei, precum și regulile complexe legate de ‘contribuțiile în natură’ care concretizează principiul capitalizării adecvate, sunt dificil de abordat fără cunoștințe specializate. Înțelegerea precisă a acestor reglementări și reflectarea lor adecvată în actul constitutiv sunt esențiale pentru a construi o fundație solidă care să minimizeze riscurile legale viitoare și să asigure o creștere durabilă.

Firma noastră, Monolith Law Office, are o vastă experiență în servicii legate de această temă pentru numeroși clienți din Japonia. Avem în echipa noastră avocați bilingvi cu calificări în dreptul japonez, precum și vorbitori de engleză cu calificări juridice străine, permițându-ne să oferim suport legal detaliat și adaptat nevoilor specifice ale clienților care desfășoară afaceri într-un mediu de afaceri internațional. De la crearea și autentificarea actului constitutiv până la construirea structurii de guvernanță după înființare, propunem soluții optime bazate pe expertiza noastră specializată la fiecare etapă.