Cum să păstrați minutele în dezvoltarea sistemului din punct de vedere juridic

Când o companie încredințează dezvoltarea unui sistem unei alte companii, contractul încheiat cu sigiliul corporativ al directorilor executivi și documentul de definire a cerințelor creat de manager nu clarifică întotdeauna ce trebuie făcut și până când. Acest lucru se datorează faptului că, în multe cazuri, există multe schimburi de e-mailuri și telefonice la nivel de responsabil, precum și întâlniri organizate de persoanele la nivel de conducere, în care se stabilesc specificațiile care inițial erau neclare, se modifică specificațiile în funcție de schimbările de situație, se solicită adăugarea de funcții și se solicită cooperare în cazul problemelor apărute.

Pentru a facilita dezvoltarea sistemului și a fi pregătit în cazul unui conflict, este important să se creeze și să se gestioneze documentele pentru a gestiona eficient un proiect de dezvoltare a sistemului.

Acest articol explică din punct de vedere juridic cum să păstrați minutele și materialele de întâlnire utilizate în întâlnirile de progres ale dezvoltării sistemului.

De ce este importantă gestionarea documentelor în dezvoltarea de sisteme

În cadrul proiectelor de dezvoltare a sistemelor, păstrarea unui înregistrări ale discuțiilor din cadrul întâlnirilor de confirmare, precum și ale progresului și contextului proiectului, este extrem de importantă, chiar și din punct de vedere legal. Motivele pentru aceasta pot fi rezumate în două puncte principale:

Pentru a preveni dispute ulterioare

Dezvoltarea de sisteme este, în mod normal, un proiect care implică numeroși participanți, atât din partea utilizatorilor, cât și din partea furnizorilor. Prin urmare, dacă există neconcordanțe între percepțiile utilizatorilor și ale furnizorilor cu privire la rolurile și obligațiile fiecăruia, aceasta poate duce la probleme în desfășurarea ulterioară a proiectului.

De asemenea, faptul că un număr mare de persoane sunt implicate în proiect înseamnă că, privind lucrurile dintr-o altă perspectivă, pot apărea ușor probleme de comunicare, cum ar fi “ceea ce fiecare persoană spune diferă ușor și nu este clar cine are dreptate”.

În sensul verificării dacă există sau nu neconcordanțe în percepțiile celor două părți, este semnificativ să se pună în scris conținutul acordului format, iar faptul de a-l aduna într-un document care poate fi verificat de toți participanții (la momente diferite) contribuie la alinierea eforturilor tuturor.

De altfel, utilizarea cunoștințelor juridice ca mijloc de prevenire a litigiilor în avans este adesea numită “prevenire juridică”.

Pentru a fi pregătiți în cazul unui litigiu ulterior

De asemenea, dacă ar trebui să explicăm importanța gestionării documentelor dintr-o perspectivă ușor diferită de cea a prevenirii juridice menționate mai sus, putem menționa “gestionarea crizelor” în contextul unui scenariu în care a apărut un litigiu real.

Să presupunem că a apărut un fel de problemă, proiectul a fost întrerupt înainte de a se finaliza rezultatul sau nu a fost finalizat la termenul inițial. Să ne imaginăm un scenariu în care acesta devine un caz de judecată. Atât pentru utilizatori, cât și pentru furnizori, chiar dacă “există o justificare pentru situația care a apărut”, dacă înregistrările nu sunt puse în scris, nu vor putea să-și dovedească punctul de vedere și ar putea fi dezavantajați în instanță.

În special în cazul problemelor care apar din cauza “neîndeplinirii termenului”, aspecte precum “când și în ce circumstanțe a fost descoperită problema”, “când a fost solicitată o schimbare de specificații”, “cum a încercat furnizorul să răspundă la solicitarea de adăugare a unei funcții din partea utilizatorului” pot deveni puncte importante de discuție care pot influența rezultatul procesului. Dacă apar multe probleme de “am spus, nu am spus”, va fi dificil să se aștepte la o rezolvare echitabilă a litigiului.

Ce este deosebit de important în procesul verbal al unei întâlniri de dezvoltare a sistemului?

Tipuri de întâlniri în dezvoltarea sistemului

În proiectele de dezvoltare a sistemului, se organizează adesea diverse întâlniri pe măsură ce proiectul avansează. Acest lucru nu este surprinzător, având în vedere că multe persoane sunt implicate în proiect. Programatorii și inginerii care implementează programul în cadrul dezvoltării au adesea întâlniri regulate pentru a verifica starea de avansare a lucrărilor. De asemenea, este posibil să se efectueze revizuiri, verificând codul implementat pentru a vedea dacă există probleme de întreținere sau vulnerabilități de securitate.

În plus față de aceste întâlniri la nivel de responsabil în cadrul dezvoltării, există și întâlniri în care se adună directorii companiei și responsabilii cu autoritate. În aceste cazuri, întâlnirile sunt adesea axate pe stabilirea direcției și politicii generale ale proiectului de dezvoltare. Aceste întâlniri la nivel de responsabil, menite să “țină în mână” problemele importante, sunt adesea numite comitete de direcție.

Comitetul de direcție necesită o atenție specială

În cadrul dezvoltării sistemului, se organizează diverse întâlniri în funcție de poziția și scopul persoanelor implicate, așa cum am menționat mai sus, dar din punct de vedere juridic, întâlnirea care ar trebui să fie considerată deosebit de importantă este comitetul de direcție. În comparație cu întâlnirile de verificare a progresului și revizuire la nivel de responsabil, comitetul de direcție este deosebit de important din punct de vedere al prevenirii diferitelor conflicte și al măsurilor de luat în cazul apariției unui conflict, și ar trebui să se recunoască în mod clar importanța documentării. Motivele pentru care putem spune acest lucru sunt:

1. Comitetul de direcție este o întâlnire organizată de persoanele la nivel de responsabil, și de multe ori implică decizii importante. Prin urmare, este adesea considerat important din punct de vedere juridic, deoarece arată ce fel de înțelegere au utilizatorii și furnizorii.
2. În cazul întâlnirilor la nivel de responsabil, conținutul acestora este adesea reflectat ulterior în diverse documente de proiectare și specificații, deci este greu să ne imaginăm că ar putea apărea o problemă de “lipsă de documentație”. (Desigur, dacă documentația este insuficientă chiar și pentru acestea, ar trebui considerată o îmbunătățire.)

Acestea sunt punctele pe care le putem menționa.

Exemple de judecată legate de procesele verbale ale Comitetului de Direcție

În continuare, vom prezenta un caz în care procesul verbal al Comitetului de Direcție a fost tratat ca o dovadă importantă într-un proces real. Cazul citat în hotărârea de mai jos se referă la un proiect de dezvoltare a sistemului care a eșuat în mijlocul procesului, unde a fost recunoscută încălcarea obligațiilor de management al proiectului de către furnizor. Conținutul procesului verbal în acest caz a avut o semnificație foarte mare în proces, arătând înțelegerea inițială a furnizorului și a utilizatorului.

Furnizorul a indicat că conținutul procesului verbal al Comitetului de Direcție, pe baza căruia a fost recunoscut progresul dezvoltării acestui sistem, a fost modificat de către utilizator și nu reflectă neapărat realitatea muncii. Cu toate acestea, Comitetul de Direcție a fost stabilit cu scopul de a lua decizii la nivelul managementului superior al dezvoltării acestui sistem, cu participarea responsabililor de implementarea dezvoltării acestui sistem din partea furnizorului și a utilizatorului, pentru a realiza evaluarea generală, împărtășirea realizărilor și problemelor programului și progresului muncii, și luarea deciziilor privind problemele importante. Și, punctele discutate acolo au fost înregistrate în procesul verbal creat de furnizor până în dimineața zilei lucrătoare următoare și înregistrate în baza de date a proceselor verbale, înregistrând astfel deciziile finale ale întâlnirii prin procesul verbal. În stabilirea procesului verbal, se poate presupune că furnizorul și utilizatorul au examinat conținutul și exprimarea, recunoscând pe deplin semnificația înregistrării muncii prin procesul verbal, și au stabilit conținutul ca reflectând realitatea întâlnirii. În special, furnizorul, ca cel care se ocupă de dezvoltarea sistemului, ar fi trebuit să cunoască bine semnificația și metoda de creare a procesului verbal. Prin urmare, procesul verbal stabilit ar trebui tratat ca reflectând realitatea muncii Comitetului de Direcție, și, cu excepția cazurilor în care există circumstanțe speciale, este rezonabil să se recunoască că conținutul înregistrat acolo este ceea ce a fost rezumat în Comitetul de Direcție la data respectivă.

Hotărârea Curții de Apel Tokyo, 26 septembrie 2013 (Anul 25 al erei Heisei)

Se poate considera că poziția instanței este că, dacă procesul verbal al întâlnirii este creat de comun acord de către furnizor și utilizator, acesta poate fi considerat ca având o anumită forță prezumtivă ca “dovadă”. Privit dintr-un alt unghi, ar trebui să fim foarte atenți la faptul că, dacă se face o înregistrare prea ușoară în procesul verbal, acesta poate deveni o dovadă în sine, precum și la riscul asociat cu acest lucru.

Ce elemente concrete ar trebui să fie incluse în procesul verbal al unei ședințe

Procesul verbal al unei ședințe are o importanță semnificativă, atât ca dovadă în cazul unui proces, cât și pentru a facilita negocierile ulterioare între părți, chiar dacă nu se ajunge la instanță. Dar ce ar trebui să fie documentat și înregistrat în mod concret în procesul verbal al unei ședințe? Vom organiza aceste aspecte în continuare.

Aspecte care ar trebui înregistrate din perspectiva furnizorului

Furnizorul are obligația de a gestiona proiectul ca expert în dezvoltarea de sisteme. Detalii despre conținutul acestei obligații sunt explicate în articolul de mai jos.

https://monolith.law/corporate/project-management-duties[ja]

Având în vedere această obligație, aspectele pe care furnizorul ar trebui să le înregistreze în mod special sunt:

1. Realizarea fiecărei etape de dezvoltare și data acesteia
2. Istoricul răspunsurilor la solicitările de modificare a specificațiilor sau adăugare de funcții primite de la utilizator
3. Măsurile luate pentru a solicita cooperare în cazul în care progresul lucrărilor de dezvoltare este încetinit din cauza circumstanțelor utilizatorului și istoricul acestora

Acestea sunt doar câteva exemple.

În plus, în legătură cu punctul 3 de mai sus, articolul de mai jos explică ce ar trebui să ia în considerare furnizorul în cazul în care utilizatorul nu efectuează inspecția. Acest articol explică, citând decizii judiciare reale, cum decizia instanței poate varia în funcție de cât de cooperant a fost furnizorul în realizarea inspecției de către utilizator.

https://monolith.law/corporate/estimated-inspection-of-system-development[ja]

Aspecte care ar trebui înregistrate din perspectiva utilizatorului

Desigur, utilizatorul are, de asemenea, o anumită obligație de cooperare în dezvoltarea sistemului, deoarece acesta este un sistem pe care îl va utiliza în cadrul companiei sale. Conținutul general al acestei obligații este explicat în articolul de mai jos.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

1. Istoricul a ceea ce ar trebui să transmită utilizatorul furnizorului, cum ar fi funcțiile dorite, aspectul ecranului etc.
2. Istoricul diverselor probleme care au apărut în procesul furnizorului (de exemplu, plecarea bruscă a unui membru, întârzieri în programul de dezvoltare datorate lipsei de cercetare a furnizorului și cauzele acestora)

În legătură cu punctul 2 de mai sus, situațiile care sunt deosebit de susceptibile de a duce la probleme neprevăzute sunt cele în care dezvoltarea noului sistem este realizată în același timp cu eliminarea sistemului vechi. Problemele apar adesea în special atunci când datele din sistemul vechi sunt transferate în noul sistem, iar problemele legale asociate cu aceste probleme sunt explicate în detaliu în articolul de mai jos.

https://monolith.law/corporate/the-transition-from-the-oldsystem[ja]

Concluzie

Acestea sunt principiile pentru păstrarea înregistrărilor de întâlniri în cadrul dezvoltării de sisteme din punct de vedere juridic. Este important nu doar să înțelegem aspectele practice, dar și să aprofundăm înțelegerea legăturii dintre temele “legislație”, “dezvoltare de sisteme” și “gestionarea documentelor”. Dezvoltarea de sisteme implică un număr mare de persoane și organizații și tinde să evolueze în tranzacții comerciale pe scară largă, de aceea prevenirea și gestionarea conflictelor asociate sunt esențiale. Din perspectiva juridică, necesitatea păstrării dovezilor subliniază importanța existenței “documentelor” care pot fi verificate obiectiv de oricine.

Desigur, poate fi o sarcină grea și nerealistă să transpunem în cuvinte toate interacțiunile și evoluțiile proiectului. Cu toate acestea, este esențial să identificăm care sunt aspectele importante din punct de vedere juridic și să documentăm corespunzător aceste aspecte. Acest punct ar trebui să fie recunoscut de toți cei implicați în afaceri, indiferent dacă sunt specialiști în drept sau nu.