Linia de front a reglementărilor interne privind AI pe care ar trebui să le construiască companiile globale: guvernanța și strategia de extindere a sucursalelor internaționale

În anul Reiwa 7 (2025), implementarea socială a AI generativ avansează rapid, iar pentru companii, elaborarea unui “Regulament Intern AI” nu mai este doar un mijloc de evitare a riscurilor, ci a evoluat într-o bază de management crucială care influențează competitivitatea globală.

Pentru organizațiile care își extind afacerile în străinătate, nu este suficient să respecte doar legile și ghidurile din Japonia. Acestea trebuie să înțeleagă și să se adapteze cu precizie la cerințele legale transfrontaliere, cum ar fi Legea AI a UE (EU AI Act) din Europa, Regulamentul Provizoriu de Management al AI Generativ din China și complexele reglementări de protecție a datelor implementate în diferite state din SUA.

În acest articol, vom organiza provocările specifice cu care se confruntă companiile japoneze cu sedii în străinătate și vom detalia metodele strategice de grupare a sediilor bazate pe similitudinile reglementărilor de protecție a datelor din diferite țări. De asemenea, vom discuta despre ghidurile de proiectare ale “Regulamentului Intern AI” care permit o îmbinare avansată a vitezei de extindere cu conformitatea, bazându-ne pe cele mai recente ghiduri oficiale și cunoștințe practice.

Necesitatea și Semnificația Strategică a Regulamentelor Interne AI în Extinderea Globală

În mediul de afaceri modern, inteligența artificială generativă a devenit o infrastructură esențială pentru eficientizarea activităților, reducerea costurilor și îmbunătățirea procesului decizional. Conform Raportului Anual de Comunicații și Informații pentru Anul Reiwa 6 (2024), în țări majore precum Statele Unite, Germania și China, peste 90% dintre companii utilizează inteligența artificială generativă în diverse activități. În contrast, rata de utilizare în companiile japoneze este de aproximativ 70%, evidențiind o discrepanță în nivelul de utilizare internațională. Pentru a reduce acest decalaj și a asigura un avantaj competitiv pe piața globală, este urgent necesară dezvoltarea unor “regulamente interne AI” la nivelul întregii organizații, inclusiv la filialele din străinătate.

https://monolith.law/corporate/establishment-of-ai-internal-regulations

Unul dintre cele mai mari riscuri cu care se confruntă companiile cu filiale în străinătate este problema “AI-ului din umbră”, unde angajații utilizează inteligența artificială fără aprobarea companiei. În special în străinătate, utilizarea AI este adesea mai avansată decât în Japonia, iar lipsa unor “regulamente interne AI” solide poate duce la scurgeri neprevăzute de informații în afara țării sau la riscuri de sancțiuni financiare uriașe din cauza încălcării stricte a legilor locale de protecție a datelor. De exemplu, în cadrul activităților din UE, utilizarea AI considerată ca având un “risc inacceptabil” conform Legii AI a UE va fi interzisă începând cu februarie Reiwa 7 (2025), iar încălcarea acestei interdicții poate atrage sancțiuni de ordinul zecilor de milioane de euro.

Prin urmare, “regulamentele interne AI” în cadrul companiilor globale trebuie să funcționeze nu doar ca o traducere a regulilor interne japoneze, ci ca un “mecanism de guvernanță” care simbolizează un sistem de guvernanță internațional. Strategia de implementare pe două niveluri, constând într-o “Politică de Bază Globală” și un “Addendum Local (reglementări suplimentare pe regiuni)”, care menține guvernanța sediului central din Japonia și se adaptează flexibil la reglementările locale din fiecare țară, devine standardul în domeniul juridic global actual.

Concepția Regulamentelor Interne AI pentru Controlul Riscurilor Legale ale Sediilor Externe în Japonia

Atunci când se proiectează “Regulamentele Interne AI” având în vedere extinderea globală, este esențial să se înțeleagă că riscurile asociate utilizării AI generative sunt supuse unor interpretări legale diferite în funcție de regiune. Cele trei riscuri majore – scurgerea de informații, încălcarea drepturilor și halucinațiile – trebuie redefinite în context internațional.

În ceea ce privește riscul de scurgere a informațiilor, există întotdeauna pericolul ca informațiile confidențiale sau personale introduse în prompt să fie reutilizate ca date de învățare ale AI și să fie divulgate neintenționat către terți. Cazul în care un inginer de la Samsung Electronics din Coreea a introdus codul sursă confidențial al companiei în AI și acesta a fost divulgat a șocat organizațiile din întreaga lume. Astfel de situații nu doar că duc la pierderea protecției ca “secrete comerciale” conform Legii japoneze privind prevenirea concurenței neloiale, dar constituie și o încălcare gravă a acordurilor de confidențialitate (NDA) încheiate cu alte companii. Mai mult, sub legislații internaționale precum GDPR (Regulamentul General privind Protecția Datelor), utilizarea informațiilor personale pentru “învățare” poate fi considerată utilizare în afara scopului și poate atrage sancțiuni severe.

În ceea ce privește încălcarea drepturilor, în special riscul de încălcare a drepturilor de autor, se discută despre responsabilitatea pentru încălcarea drepturilor în cazul în care produsele generate de AI sunt similare cu operele altora și despre atribuirea drepturilor de autor asupra produselor generate de AI. Articolul 30-4 din Legea japoneză a drepturilor de autor recunoaște pe scară largă învățarea în scopuri de analiză a informațiilor, dar dacă în etapa de generare se bazează pe o operă specifică și se constată similitudini, se constituie o încălcare. În contrast, în Statele Unite, disputele legale continuă din perspectiva utilizării corecte, iar în China, s-a emis o hotărâre care recunoaște anumite drepturi de autor asupra produselor generate de AI, ceea ce face ca deciziile judiciare internaționale să fie fluide. În “Regulamentele Interne AI” globale, se recomandă să se ia în considerare aceste diferențe regionale și să se integreze un flux operațional conform celor mai stricte standarde.

Riscul de halucinație, adică fenomenul în care AI generează minciuni plauzibile, ridică preocupări legate de defăimare în comunicările externe și de răspunderea pentru daunele cauzate de deciziile bazate pe date eronate. Așa cum este subliniat și în “Ghidul pentru operatorii AI” al Ministerului Afacerilor Interne și Comunicațiilor și al Ministerului Economiei, Comerțului și Industriei din Japonia, este o condiție minimă pentru asigurarea siguranței globale să se stipuleze în mod clar în “Regulamentele Interne AI” principiul “Human-in-the-loop”, care implică intervenția umană în deciziile finale.

Gruparea strategică a reglementărilor interne AI și a legislațiilor privind protecția datelor în diferite țări

Pentru a accelera extinderea internațională, este eficient să grupăm țările de destinație în funcție de natura reglementărilor lor legale și să stabilim priorități de acțiune. Având în vedere situația internațională din era Reiwa 7 (2025), putem organiza aceste țări în patru grupuri principale.

Grupul de Reglementări Riguroase Conform GDPR (UE, Regatul Unit, Thailanda etc.)

Acest grup se caracterizează printr-o protecție a vieții private extrem de riguroasă, modelată după GDPR-ul Uniunii Europene (UE), și printr-o reglementare cuprinzătoare și inovatoare a inteligenței artificiale (Legea AI a UE). În acest context, se solicită cu fermitate consimțământul clar al persoanei și evaluarea impactului asupra protecției datelor (DPIA) pentru colectarea, procesarea și transferul internațional al datelor.

De asemenea, Legea AI a UE adoptă o abordare bazată pe risc, clasificând sistemele AI în funcție de riscul lor și impunând obligații de transparență extrem de stricte și evaluări de conformitate pentru cele cu risc ridicat. Datorită costurilor de conformitate cele mai ridicate pentru utilizarea AI în locațiile care aparțin acestui grup, este esențial să se prioritizeze localizarea detaliată a “Regulamentelor Interne AI” în această zonă.

Grupul de Consolidare Unică și Prioritizare a Securității Naționale (China, Vietnam etc.)

Acest grup implementează reglementări unice care pun accent pe “securitatea națională” și “interesul public”, pe lângă protecția vieții private a indivizilor, așa cum este reprezentat de Legea privind Protecția Informațiilor Personale din China (PIPL) și de Regulamentul Provizoriu pentru Managementul Serviciilor AI Generative. Caracteristicile includ obligația de înregistrare a algoritmilor AI, monitorizarea strictă a conținutului generat și cerința de stocare a datelor pe plan intern (localizarea datelor).

La sediile acestui grup, aplicarea doar a “Regulamentului Intern AI” al sediului central din Japonia nu este suficientă. Este necesară dezvoltarea unui flux operațional dedicat, care să fie în conformitate cu riscurile politice locale și cu cele mai recente ghiduri ale autorităților, precum și stabilirea unui sistem de audit periodic.

Grupuri de Opt-Out și Drepturile Consumatorilor (Statele Unite ale Americii și alte state)

Acestea sunt grupuri care pun accent pe drepturile consumatorilor, cum ar fi cererile de ștergere a datelor sau oprirea vânzării acestora, reprezentate de legi precum Legea privind confidențialitatea consumatorilor din California (CCPA/CPRA). În Statele Unite, nu există o lege unificată la nivel federal privind confidențialitatea, astfel încât reglementările legale există într-un mod fragmentat la nivel de stat. În plus, există o situație complexă în care atitudinea de relaxare a guvernului federal față de reglementările AI se confruntă cu tendința de întărire a reglementărilor de către guvernele statelor.

Aici, având în vedere stabilitatea juridică scăzută, este necesară proiectarea unor “reglementări interne AI” flexibile, care să se alinieze la standardele celor mai stricte state, cum ar fi California.

Grupul de Reglementare Relaxată și Emergentă (Japonia, unele țări ASEAN, America de Sud etc.)

În regiuni precum Japonia, se promovează “guvernanța agilă” prin intermediul ghidurilor și autoreglementării (soft law), mai degrabă decât prin impunerea legală strictă (hard law). Barierele legale pentru utilizarea AI sunt relativ scăzute, facilitând experimentele demonstrative și implementările timpurii.

Aceste locații sunt prioritizate ca “cazuri pilot pentru utilizarea AI” în expansiunea globală, iar strategia eficientă este de a extinde treptat cunoștințele acumulate despre utilizare și măsurile de siguranță către alte grupuri cu reglementări stricte.

Reguli de Bază pentru Reglementările Interne ale AI care Îmbină Viteza de Implementare și Conformitatea în Japonia

Pentru ca o companie globală să implementeze rapid AI în diverse locații din lume, este esențial să proiecteze reguli de bază care să presupună o “deschidere treptată”, în loc să impună reguli perfecte de la început în toate locațiile.

În etapa inițială de implementare, se propune o regulă extrem de simplă și strictă ca principiu comun pentru toate locațiile: “interzicerea absolută a introducerii informațiilor personale și a informațiilor confidențiale majore”. Astfel, chiar și înainte de finalizarea analizei legale complexe din fiecare țară, se poate începe utilizarea de bază a AI (crearea de documente generale, traduceri, agregarea informațiilor publice etc.) evitând scurgerile de informații critice sau încălcările legii.

În faza următoare, se va avansa către “personalizarea (crearea unei liste albe)” în funcție de nevoile ridicate ale afacerii și riscurile scăzute. De exemplu, în departamentul de marketing, se permite introducerea anumitor date despre atributele clienților doar dacă sunt asigurate tehnic setările în care datele introduse nu sunt utilizate pentru învățarea AI (opt-out), cum ar fi planurile plătite pentru companii sau utilizarea prin API. În acest context, este esențial să se includă în “reglementările interne ale AI” un “flux de lucru de solicitare și aprobare” în care responsabilii IT și juridici din fiecare locație verifică situația locală și obțin aprobarea sediului central, pentru a menține guvernanța fără a încetini viteza de implementare.

Mai mult, în expansiunea globală, este important să se clarifice “responsabilitatea”. În “reglementările interne ale AI” se va specifica faptul că angajații locali și departamentul din care fac parte își asumă întreaga responsabilitate pentru rezultatele activităților bazate pe rezultatele generate de AI, poziționând AI ca un “instrument auxiliar”. Acest lucru poate spori reziliența organizațională în cazul apariției unor probleme neașteptate.

Strategii Concrete pentru Reglementările Interne AI ale Companiilor Japoneze în Conformitate cu Noile Reglementări AI ale UE

Pentru companiile japoneze care își extind afacerile în străinătate, în anul Reiwa 7 (2025), este esențial să se adapteze rapid la aplicarea extraterritorială a legii AI a UE. Această lege se aplică nu doar companiilor cu sediul în UE, ci și sistemelor AI oferite în interiorul UE sau ale căror rezultate sunt utilizate în UE.

Atunci când se integrează conformitatea cu legea AI a UE în “Reglementările Interne AI”, procesul crucial este “Inventarierea și Clasificarea Activelor AI”. Companiile au obligația de a identifica în care dintre cele patru categorii de risc definite de lege (inacceptabil, risc ridicat, limitat, minim) se încadrează sistemele AI pe care le utilizează. În special, dacă un sistem AI este clasificat ca “AI cu risc ridicat”, utilizat în decizii de angajare, educație, servicii financiare sau gestionarea infrastructurii, este obligatorie implementarea unei evaluări de conformitate, construirea unui sistem de management al calității, păstrarea jurnalelor și supravegherea umană strictă.

De asemenea, în China, în conformitate cu “Regulamentul Provizoriu pentru Managementul Serviciilor AI Generative”, care a intrat în vigoare în anul Reiwa 5 (2023), este necesară înregistrarea algoritmilor și evaluarea securității atunci când se oferă servicii AI cu caracter public. În “Reglementările Interne AI” din China, este vital să se stabilească un flux de înregistrare la autorități și să se includă clauze care restricționează strict introducerea informațiilor care se încadrează în “datele de bază” sau “datele importante” ale Chinei, pentru a asigura continuitatea afacerii.

Îmbunătățirea și Aplicarea Reglementărilor Interne AI prin Colaborarea cu Cabinete de Avocatură din Străinătate

Pentru a evita ca reglementările globale „AI interne” să devină formale și lipsite de eficacitate, este esențial ca departamentul juridic al sediului central din Japonia să nu le elaboreze izolat, ci să construiască un sistem de „elaborare și operare comună” în strânsă colaborare cu cabinetele de avocatură locale.

Primul pas practic este extragerea „punctelor critice” care necesită modificări, bazându-se pe reglementările și ghidurile „AI interne” elaborate în Japonia, în raport cu sistemele juridice ale fiecărei țări. De exemplu, este necesar să se identifice aspectele puternic influențate de concepțiile unice japoneze, cum ar fi criteriile de decizie în utilizarea AI, definiția informațiilor confidențiale și legătura cu regulamentele de muncă privind sancțiunile nefavorabile, și să se formuleze întrebări concrete pentru avocații locali, cum ar fi „această aplicare încalcă legile muncii sau legile privind confidențialitatea din țara respectivă?”

În continuare, se solicită estimări și suport de colaborare de la cabinetele de avocatură locale (sau partenerii existenți). În acest context, nu este suficient să se ceară pur și simplu „verificarea legală”, ci este important să se comunice cu precizie modelul de afaceri al companiei și scenariile de utilizare a AI (de exemplu, analiza datelor clienților europeni cu AI din Japonia) și să se solicite o evaluare concretă a riscurilor. De asemenea, în cazul extinderii multilingve, merită luată în considerare metoda de „retroversiune” (back-translation) pentru a verifica dacă nuanțele legale sunt transmise corect, nu doar prin traducerea ghidurilor în engleză sau în limbile locale.

Cabinetele de avocatură specializate în IT și drept global, precum Monolith Law Office, acționează ca un hub între aceste cabinete de avocatură din străinătate, clarificând instrucțiunile, optimizând costurile și oferind feedback asupra regulilor locale extrase către reglementările sediului central din Japonia, sprijinind astfel construirea unor reglementări „AI interne” care funcționează cu adevărat la nivel global.

5 Pași pentru Implementarea și Revizuirea Periodică a Regulamentelor Interne AI în Organizații

După elaborarea unui “Regulament Intern AI” global, următoarea provocare este cum să fie implementat eficient în rândul angajaților din fiecare locație și să se evite formalizarea acestuia. Se recomandă următorul proces de implementare în 5 pași.

Primul pas este “Comunicarea scopului implementării la nivel global”. Conducerea trebuie să transmită nu doar gestionarea riscurilor, ci și beneficiile utilizării AI pentru fiecare locație, reducând astfel barierele psihologice ale angajaților.

În pasul 2, se realizează “Identificarea serviciilor disponibile” adaptate caracteristicilor fiecărei locații. Se distribuie ID-uri pentru planuri corporative securizate, limitând utilizarea conturilor gratuite personale atât fizic, cât și prin reguli.

Pasul 3 constă în “Instruirea angajaților pentru adaptarea la diversitatea lingvistică și culturală”. Nu se comunică doar regulile, ci se explică de ce anumite intrări sunt periculoase, folosind exemple concrete (precum cazuri de sancțiuni locale).

În pasul 4, se monitorizează utilizarea în fiecare locație și se creează un circuit de feedback pentru a identifica neajunsurile regulilor sau noile nevoi.

Ca pas 5, cel puțin o dată la șase luni, se efectuează o “Revizuire periodică a Regulamentului Intern AI” în funcție de evoluția tehnologică și modificările legislative din fiecare țară.

În special după anul Reiwa 7 (2025), se așteaptă o răspândire mai mare a tehnologiilor cu autonomie ridicată, precum agenții AI și AI fizic. În consecință, definiția “mecanismului de implicare a judecății umane” va trece de la simple verificări la discuții mai avansate despre audit și distribuirea responsabilităților. Într-o lume AI în continuă schimbare, un regulament “creat o dată și uitat” reprezintă un risc în sine. “Guvernanța dinamică”, care reflectă constant situația internațională actuală și se actualizează flexibil, este obiectivul pe care ar trebui să-l urmărească companiile globale.

Concluzie: Transformarea riscurilor în oportunități prin reglementările interne globale privind AI în Japonia

În anul Reiwa 7 (2025), utilizarea AI generativă va fi crucială pentru succesul companiilor, iar dezvoltarea reglementărilor interne privind AI, care includ și sucursalele internaționale, reprezintă o prioritate de top pentru conformitatea globală. Este esențial să nu ne limităm doar la ghidurile din Japonia, ci să înțelegem cu precizie reglementările stricte și cuprinzătoare precum Legea AI din UE, precum și schimbările dinamice ale legislației din SUA și China, pentru a implementa o strategie bazată pe gruparea sucursalelor.

Abordarea care începe cu o regulă de bază clară, precum “interzicerea uniformă a introducerii datelor personale” în stadiile inițiale, și care trece treptat la adaptarea individuală a sarcinilor confirmate ca fiind sigure, este o metodă realistă și puternică ce îmbină viteza de implementare cu gestionarea riscurilor. Mai mult, prin colaborarea cu firmele de avocatură locale, se poate realiza o “dezvoltare ierarhică a reglementărilor” care să mențină guvernanța sediului central din Japonia, adaptându-se în același timp la legile locale, creând astfel o guvernanță globală cu adevărat eficientă. Evoluția tehnologiei AI nu se oprește, iar mediul juridic din jurul acesteia este în continuă schimbare.

Pentru ca organizațiile să transforme această schimbare din “risc” în “oportunitate”, este esențial să folosească reglementările interne privind AI ca un ghid și să continue să construiască un sistem de guvernanță flexibil și solid, bazat pe cunoștințe specializate. Pentru companiile care accelerează expansiunea globală, alinierea reglementărilor complexe privind AI din întreaga lume cu nevoile lor de afaceri reprezintă o provocare ce necesită un nivel înalt de expertiză. Firma de avocatură Monolith, cu o echipă specializată ce îmbină avocați IT și ingineri, oferă consultanță juridică bazată pe înțelegerea celor mai avansate tehnologii.

Firma noastră sprijină în mod cuprinzător dezvoltarea globală a reglementărilor interne privind AI, având la bază următoarele trei piloni:

1. Colaborăm strâns cu firmele de avocatură locale și cu partenerii existenți pentru a construi o guvernanță care să asigure conformitatea completă cu GDPR, Legea AI din UE, PIPL din China, legile statale din SUA și altele.
2. Oferim suport integrat de la solicitarea de estimări către firmele de avocatură locale, până la direcționarea întregului proiect și ajustarea punctelor juridice, reducând dramatic costurile de ajustare pentru clienții noștri.
3. Din know-how-ul acumulat în Japonia privind reglementările interne AI, selectăm cu precizie aspectele importante, cum ar fi “criteriile de decizie pentru utilizarea AI”, care trebuie furnizate birourilor internaționale, și oferim instrucțiuni precise pentru traducerea ghidurilor în engleză, stabilind astfel standarde de siguranță unificate la nivel global.

Pentru a transforma tehnologia inovatoare AI într-o resursă de creștere transfrontalieră, este necesar să eliminăm incertitudinile juridice și să construim un sistem care să permită accelerarea cu încredere.

Ghidul Măsurilor de Contracarare de către Firma Noastră

Firma de avocatură Monolith este o firmă cu o experiență vastă atât în domeniul IT, în special internet, cât și în domeniul juridic. Afacerile bazate pe inteligență artificială (AI) implică numeroase riscuri legale, iar sprijinul unui avocat familiarizat cu problemele legale legate de AI este esențial. Firma noastră oferă suport juridic avansat pentru afacerile AI care utilizează tehnologii precum ChatGPT, printr-o echipă formată din avocați și ingineri specializați în AI. Serviciile noastre includ redactarea de contracte, evaluarea legalității modelelor de afaceri, protecția drepturilor de proprietate intelectuală, conformitatea cu reglementările de confidențialitate și elaborarea de reglementări interne pentru AI. Detalii suplimentare sunt disponibile în articolul de mai jos.