Japońska wiza pracownicza: Procedury i strategiczne aspekty rekrutacji zagranicznych pracowników w zależności od formy zatrudnienia

W obliczu globalizacji, która nabiera tempa we współczesnym świecie biznesu, pozyskiwanie wykwalifikowanych zagranicznych pracowników o różnorodnych doświadczeniach stało się kluczową strategią zarządzania dla japońskich firm, aby utrzymać międzynarodową konkurencyjność i generować nowe innowacje. Jednak proces zatrudniania cudzoziemców nie kończy się na samym rekrutowaniu. Japońska Ustawa o Kontroli Imigracji i Uznawaniu Uchodźców (zwana dalej “Ustawą o Imigracji”) oraz inne powiązane przepisy prawa rygorystycznie określają wymagania i procedury dotyczące pracy obcokrajowców w Japonii, a dokładne zrozumienie i przestrzeganie tych procedur prawnych jest niezbędne. Niedociągnięcia w procedurach lub nieporozumienia mogą prowadzić do znacznego opóźnienia planów rekrutacyjnych, a w najgorszym przypadku do poważnych ryzyk związanych z przestrzeganiem przepisów. W niniejszym artykule skupiamy się na trzech głównych formach rekrutacji, z którymi firmy mogą się spotkać podczas zatrudniania zagranicznych pracowników w Japonii: rekrutacji nowych absolwentów będących studentami zagranicznymi, zatrudniania cudzoziemców mieszkających w Japonii oraz rekrutacji cudzoziemców przebywających za granicą. Omówimy szczegółowo i kompleksowo procedury prawne, wymagane dokumenty oraz praktyczne aspekty, na które należy zwrócić uwagę w każdym z tych scenariuszy, opierając się na najnowszych przepisach prawa. Artykuł ten dostarczy wskazówek dla kadry zarządzającej firm oraz pracowników działów prawnych i HR, aby mogli strategicznie i sprawnie prowadzić każdy z procesów rekrutacyjnych.

Podstawowa wiedza o systemie wiz pracowniczych w Japonii

Aby zrozumieć procedury związane z zatrudnianiem obcokrajowców, niezbędne jest najpierw poznanie podstawowej struktury japońskiego systemu kwalifikacji pobytowych.

Kategorie wiz pozwalające na zatrudnienie w Japonii

Prawo imigracyjne Japonii określa status prawny cudzoziemców przebywających i działających w Japonii jako “kategorie wiz”. Rodzaj działalności, którą można prowadzić w Japonii, jest ściśle określony dla każdej kategorii wiz, a możliwość podjęcia pracy, czyli zatrudnienia, zależy od rodzaju posiadanej kategorii wiz.  

Kategorie wiz można podzielić na trzy główne grupy, w zależności od możliwości podjęcia pracy. Po pierwsze, istnieją kategorie wiz, takie jak “stały rezydent” czy “małżonek obywatela Japonii”, które nie nakładają ograniczeń na rodzaj działalności i zasadniczo pozwalają na podjęcie dowolnego rodzaju pracy. Po drugie, są kategorie wiz z ograniczeniami do określonych rodzajów działalności. Do tej grupy należy najczęściej wykorzystywana przez firmy kategoria “wiedza specjalistyczna, umiejętności humanistyczne, międzynarodowe usługi”, przeznaczona dla specjalistów z zagranicy. Osoby posiadające tę kategorię wiz mogą zajmować się tylko działalnością dozwoloną w ramach tej kategorii. Po trzecie, istnieją kategorie wiz, takie jak “student” czy “krótkoterminowy pobyt”, które zasadniczo nie pozwalają na podjęcie pracy.  

W tym artykule skupimy się na kategorii wiz “wiedza specjalistyczna, umiejętności humanistyczne, międzynarodowe usługi”, która jest najbardziej istotna przy zatrudnianiu specjalistów w dziedzinie białych kołnierzyków. Kategoria ta obejmuje trzy obszary działalności:

• Wiedza specjalistyczna: praca wymagająca umiejętności lub wiedzy z zakresu nauk przyrodniczych, takich jak fizyka, inżynieria i inne. Przykłady to inżynierowie IT, programiści, projektanci maszyn, badacze i deweloperzy.  
• Umiejętności humanistyczne: praca wymagająca wiedzy z dziedziny nauk humanistycznych, takich jak prawo, ekonomia, socjologia i inne. Do tej kategorii należą zawody takie jak marketing, finanse, prawo, doradztwo biznesowe.  
• Międzynarodowe usługi: praca wymagająca myślenia lub wrażliwości opartej na kulturze obcej. Zawody takie jak tłumacz, interpretator, nauczyciel języków obcych, pracownik handlu zagranicznego, projektant również się tu zaliczają.  

Wspólne wymagania dotyczące uzyskania statusu rezydenta w Japonii

Aby uzyskać status rezydenta w Japonii w kategorii “Technologia, Wiedza Humanistyczna, Międzynarodowe Usługi Biznesowe”, zarówno sam cudzoziemiec ubiegający się o status, jak i zatrudniająca go firma muszą spełniać kryteria określone przez rozporządzenie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Przede wszystkim, wśród wymagań stawianych osobie ubiegającej się o status, wymagane jest posiadanie akademickiego wykształcenia lub doświadczenia zawodowego związanego z rodzajem pracy, którą zamierza wykonywać. Konkretnie, zasada wymaga ukończenia uniwersytetu w powiązanej dziedzinie lub posiadania co najmniej 10 lat doświadczenia zawodowego. Jednakże, w przypadku “Międzynarodowych Usług Biznesowych” poza tłumaczeniem, interpretacją i nauczaniem języków, wystarczające jest posiadanie co najmniej 3 lat doświadczenia zawodowego w powiązanej dziedzinie pracy. W procesie oceny przez Urząd ds. Imigracji i Rezydentury Japonii, dokładnie analizowana jest związana z aplikującym obszar specjalizacji oraz historia zatrudnienia w kontekście pracy, którą ma wykonywać po zatrudnieniu.

Kolejnym ważnym wymogiem ze strony firmy jest wysokość wynagrodzenia i stabilność zarządzania. Co do wynagrodzenia, ustalono, że pensja otrzymywana przez cudzoziemca musi być równa lub wyższa niż wynagrodzenie japońskich pracowników wykonujących porównywalną pracę. Jest to istotne kryterium mające na celu zapobieganie zatrudnianiu zagranicznych pracowników za nieuczciwie niskie wynagrodzenie. Artykuł 3 Japońskiej Ustawy o Standardach Pracy również zabrania dyskryminacji ze względu na narodowość w zakresie wynagrodzenia i innych warunków pracy, a ta zasada jest również brana pod uwagę podczas oceny statusu rezydenta. Ponadto, firma zatrudniająca musi udowodnić stabilność i ciągłość prowadzenia działalności, co pokazuje, że jest w stanie zapewnić ciągłe zatrudnienie i stabilne wypłacanie wynagrodzenia zagranicznemu pracownikowi.

System kategoryzacji przedsiębiorstw w procesie aplikacyjnym

W procedurze aplikacyjnej o status pobytowy, Urząd ds. Imigracji i Naturalizacji w Japonii klasyfikuje pracodawców, czyli przedsiębiorstwa, według ich wielkości i wiarygodności na cztery kategorie, aby przyspieszyć proces aplikacyjny. W zależności od kategorii, ilość dokumentów wymaganych do złożenia w czasie aplikacji znacznie się różni.  

• Kategoria 1: Przedsiębiorstwa notowane na japońskiej giełdzie papierów wartościowych, organizacje użyteczności publicznej akredytowane przez państwo itp.
• Kategoria 2: Podmioty lub osoby fizyczne, których łączna kwota podatku u źródła z tytułu wynagrodzeń za poprzedni rok, zgodnie z oficjalnym zestawieniem dokumentów podatkowych, wynosi 10 milionów jenów lub więcej.
• Kategoria 3: Podmioty lub osoby fizyczne, które złożyły oficjalne zestawienie dokumentów podatkowych za poprzedni rok (z wyłączeniem kategorii 2).
• Kategoria 4: Podmioty lub osoby fizyczne, które nie pasują do żadnej z powyższych kategorii (np. nowo utworzone spółki).

Przedsiębiorstwa należące do kategorii 1 i 2 są uważane za mające wysoki poziom zaufania społecznego i stabilności zarządzania, dlatego wymagana dokumentacja jest znacznie uproszczona. Z drugiej strony, przedsiębiorstwa z kategorii 3 i 4, a zwłaszcza nowo utworzone spółki, muszą dostarczyć więcej dokumentów (takich jak plany biznesowe, dokumenty finansowe) w celu udowodnienia stabilności działalności. System kategoryzacji nie jest tylko różnicą w procedurach administracyjnych. Zrozumienie, do której kategorii należy Twoja firma, jest niezwykle ważne dla planowania harmonogramu rekrutacji i przygotowania niezbędnych dokumentów. Na przykład startupy, które mieszczą się w kategorii 4, muszą zakładać, że proces weryfikacji statusu pobytowego zajmie więcej czasu i będzie bardziej szczegółowy w porównaniu z przedsiębiorstwami z kategorii 1, co wymaga opracowania planu rekrutacji z uwzględnieniem tych założeń. Jest to strategiczny element, który bezpośrednio wpływa na alokację czasowych i ludzkich zasobów w działaniach rekrutacyjnych.  

Formy rekrutacji: Zatrudnianie studentów zagranicznych jako nowych absolwentów w Japonii

Zatrudnianie wybitnych zagranicznych studentów, którzy ukończyli uczelnie wyższe lub szkoły zawodowe w Japonii, jako nowych absolwentów stanowi dla wielu firm ważną okazję do pozyskania cennych pracowników.

Przegląd procedury: “Wniosek o zmianę statusu pobytu”

Status pobytu “student” posiadanego przez studentów zagranicznych jest przeznaczony do celów edukacyjnych i zasadniczo nie zezwala na pełnoetatową pracę. Dlatego, aby po ukończeniu studiów rozpocząć regularną pracę w firmie, konieczna jest zmiana statusu pobytu na taki, który umożliwia pracę, zazwyczaj na “Specjalistę w dziedzinach technologii, nauk humanistycznych i międzynarodowych usług biznesowych”. Procedura ta nazywana jest “Wnioskiem o zmianę statusu pobytu” i jest przeprowadzana przez osobę zainteresowaną w lokalnym urzędzie imigracyjnym.

Proces aplikacji i wymagane dokumenty

Chociaż wniosek składa sam student zagraniczny, firma zatrudniająca ma obowiązek przygotować i dostarczyć wiele wymaganych dokumentów potwierdzających. Dokumenty wymagane do aplikacji można podzielić na te przygotowywane przez samego aplikanta i przez firmę.  

Główne dokumenty przygotowywane przez aplikanta (studenta zagranicznego) to:

• Formularz wniosku o zmianę statusu pobytu
• Zdjęcie do dokumentów (4 cm wysokości x 3 cm szerokości)
• Paszport oraz karta pobytu (do przedstawienia w okienku)
• Świadectwo ukończenia studiów lub zaświadczenie o przewidywanym ukończeniu studiów
• Curriculum Vitae

Główne dokumenty przygotowywane przez firmę przyjmującą to:

• Dokument potwierdzający kategorię firmy (na przykład: dla kategorii 1 kopia raportu rocznego, dla kategorii 2 i 3 kopia rocznego zestawienia podatkowego z tytułu wynagrodzeń)
• Wyciąg z rejestru handlowego
• Materiały wyjaśniające działalność firmy (np. broszury, foldery)
• Kopia dokumentów finansowych z ostatniego roku obrotowego (szczególnie dla kategorii 3 i 4)
• Kopia umowy o pracę lub dokumentu informującego o warunkach pracy (zawierającego opis stanowiska, wysokość wynagrodzenia, okres zatrudnienia itp.)

Oficjalny formularz wniosku, “Formularz wniosku o zmianę statusu pobytu”, można pobrać ze strony internetowej Urzędu ds. Imigracji i Naturalizacji.

• Nazwa strony internetowej: Urząd ds. Imigracji i Naturalizacji
• Tytuł strony: Wniosek o zmianę statusu pobytu
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Okienko aplikacyjne, czas trwania i uwagi

Wniosek składa się w okienku urzędu imigracyjnego właściwego dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Standardowy czas przetwarzania wniosku, jak podaje Urząd ds. Imigracji i Naturalizacji, wynosi od 1 do 2 miesięcy, jednak w okresie szczytu absolutorium, czyli od marca do kwietnia, czas ten może być dłuższy. Dlatego firmy powinny planować z wyprzedzeniem i zakładać 2-3 miesiące na cały proces.  

Ważny jest również czas złożenia wniosku. W przypadku studentów kończących studia w marcu, zazwyczaj przyjmowanie wniosków rozpoczyna się już w grudniu poprzedniego roku (może to różnić się w zależności od jurysdykcji). Po otrzymaniu oferty pracy, konieczne jest szybkie rozpoczęcie przygotowań, aby zdążyć uzyskać zezwolenie przed datą rozpoczęcia pracy. Ponadto, ważne jest, aby nie dopuścić do wygaśnięcia obecnego statusu pobytu “student” w trakcie aplikacji, co wymaga starannej kontroli okresu pobytu.

Rekrutacja według formy: Zatrudnianie cudzoziemców mieszkających w Japonii

Zatrudnianie cudzoziemców, którzy już pracują w Japonii, jest często praktykowane przez wiele firm, ponieważ można od nich oczekiwać natychmiastowej efektywności. Procedury w takim przypadku zależą od obecnego statusu pobytowego kandydata oraz od związku między tym statusem a nowymi obowiązkami zawodowymi.

Weryfikacja założeń: Zgodność zawartości pracy z kwalifikacjami pobytowymi

Pierwszym i najważniejszym krokiem w procesie rekrutacji jest sprawdzenie, czy zakres działalności dozwolony na podstawie obecnie posiadanych kwalifikacji pobytowych kandydata zgadza się z pracą, którą planuje się mu powierzyć . Na przykład, jeśli IT inżynier z kwalifikacjami pobytowymi w zakresie “technologii, wiedzy humanistycznej i międzynarodowej działalności” zostanie zatrudniony w innej firmie na tym samym stanowisku, istnieje duże prawdopodobieństwo, że zakres działalności będzie identyczny. Jednakże, zatrudnienie tego samego IT inżyniera na stanowisku w dziale marketingu może zostać uznane za działalność wykraczającą poza dozwolony zakres. Pominięcie tego sprawdzenia może prowadzić do problemów w późniejszych procedurach.  

Procedury w przypadku identycznego zakresu obowiązków

Jeśli zawartość pracy po zmianie zatrudnienia mieści się w zakresie działalności dozwolonej przez obecne kwalifikacje pobytowe, nie jest wymagana zmiana samego statusu pobytowego. Jednakże, zgodnie z prawem, cudzoziemiec ma obowiązek zgłosić zmianę pracodawcy.

Procedura ta nazywana jest “zgłoszeniem dotyczącym zmiany instytucji kontraktowej” i jest wymagana zgodnie z artykułem 19.16 japońskiej ustawy o kontroli imigracji . Konkretnie, cudzoziemiec musi zgłosić zakończenie kontraktu z poprzednią firmą w ciągu 14 dni od dnia zakończenia pracy, a następnie zgłosić zawarcie nowego kontraktu z nowym pracodawcą również w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy . Zgłoszenie to można złożyć za pomocą systemu elektronicznego zgłoszeń Biura Imigracyjnego, dostarczając je osobiście do lokalnego biura imigracyjnego lub wysyłając pocztą do Tokijskiego Biura Imigracyjnego .  

Ponadto, choć nie jest to wymóg prawny, istnieje procedura, która jest wysoce zalecana z punktu widzenia zarządzania ryzykiem przez firmę. Jest to wniosek o wydanie “certyfikatu kwalifikacji do pracy” . Ten certyfikat jest oficjalnym potwierdzeniem przez Biuro Imigracyjne, że nowe obowiązki w firmie mieszczą się w zakresie obecnych kwalifikacji pobytowych. Procedura ta jest dobrowolna, ale ma wiele zalet. Aktualizacja kwalifikacji pobytowych odbywa się co kilka lat i podczas tej procedury ponownie oceniane są działania podjęte w nowej firmie po zmianie pracy . Jeśli w czasie aktualizacji stwierdzi się, że zawartość pracy wykracza poza zakres kwalifikacji pobytowych, może to skutkować odmową odnowienia i poważnym ryzykiem, że pracownik nie będzie mógł kontynuować pracy. Uzyskanie “certyfikatu kwalifikacji do pracy” w momencie zmiany pracy pozwala uniknąć tego ryzyka z góry. Innymi słowy, jest to bardzo skuteczny strategiczny środek, który eliminuje niepewność w przyszłych wnioskach o aktualizację i zapewnia stabilność zatrudnienia.  

Procedury w przypadku różnego zakresu obowiązków

Jeśli zawartość pracy po zmianie zatrudnienia wykracza poza zakres obecnych kwalifikacji pobytowych (na przykład, zatrudnienie osoby z kwalifikacjami pobytowymi w dziedzinie “edukacji” na stanowisku planistycznym w firmie), wymagane jest złożenie wcześniej wspomnianego “wniosku o zmianę kwalifikacji pobytowych”. Nowe obowiązki nie mogą być powierzone, dopóki wniosek nie zostanie zatwierdzony. Procedura i wymagane dokumenty są prawie identyczne jak w przypadku zatrudniania studentów po ukończeniu studiów.

Uwagi dotyczące rekrutacji

W przypadku rekrutacji, szczególnie gdy kandydat jest bezrobotny, istnieją pewne kwestie, na które należy zwrócić uwagę. Japońska ustawa o kontroli imigracji stanowi, że jeśli bez uzasadnionego powodu nie kontynuuje się działalności dozwolonej przez kwalifikacje pobytowe przez ponad trzy miesiące, status pobytowy może zostać anulowany . Oznacza to, że kandydaci, którzy są bez pracy przez okres dłuższy niż trzy miesiące, narażeni są na ryzyko utraty kwalifikacji pobytowych. Przy zatrudnianiu takich kandydatów należy być świadomym, że przyszłe wnioski o odnowienie lub zmianę kwalifikacji pobytowych mogą być poddane bardziej rygorystycznej ocenie niż zwykle.  

Formy rekrutacji: Zatrudnianie cudzoziemców mieszkających za granicą

Gdy firma w Japonii zamierza zatrudnić specjalistów mieszkających za granicą, konieczne jest zastosowanie procedur różniących się od tych stosowanych przy rekrutacji w kraju.

Przegląd procedury: “Wniosek o wydanie certyfikatu kwalifikacji rezydenta”

W takim przypadku, japońska firma przyjmująca staje się reprezentantem i składa wniosek do lokalnego urzędu imigracyjnego o wydanie “Certyfikatu Kwalifikacji Rezydenta (Certificate of Eligibility, COE)”. COE to dokument, w którym Ministerstwo Sprawiedliwości Japonii potwierdza z góry, że cudzoziemiec spełnia warunki wjazdu i pobytu w Japonii. Po wydaniu COE, zatrudniany cudzoziemiec musi przedstawić ten dokument w ambasadzie lub konsulacie Japonii w swoim kraju, aby otrzymać oficjalną wizę. Następnie, używając tej wizy, wjeżdża do Japonii, przechodząc przez dwuetapowy proces.

Proces aplikacyjny i wymagane dokumenty

COE może być wnioskowany przez samego aplikanta lub przez przedstawiciela instytucji przyjmującej.

Wymagane dokumenty różnią się w zależności od kategorii przedsiębiorstwa, ale podobnie jak w przypadku wniosku o zmianę statusu rezydenta, wymagane są dokumenty dotyczące samego aplikanta oraz przyjmującej firmy.

Główne dokumenty, które musi przygotować firma przyjmująca, to:

• Formularz wniosku o wydanie certyfikatu kwalifikacji rezydenta
• Zdjęcie do dokumentów (aplikanta)
• Koperta zwrotna
• Dokumenty przesłane przez aplikanta (dyplom ukończenia studiów, CV, opis doświadczenia zawodowego, certyfikaty kwalifikacji itp.)
• Dokumenty potwierdzające kategorię przedsiębiorstwa, wyciąg z rejestru handlowego, kopie ostatnich sprawozdań finansowych, kopie umów o pracę itp.

Oficjalny formularz wniosku, “Formularz wniosku o wydanie certyfikatu kwalifikacji rezydenta”, można pobrać ze strony internetowej Urzędu Imigracyjnego.

• Nazwa strony internetowej: Urząd Imigracyjny
• Tytuł strony: Wniosek o wydanie certyfikatu kwalifikacji rezydenta
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Punkt aplikacyjny, okres i uwagi

Wniosek składa się w lokalnym urzędzie imigracyjnym właściwym dla siedziby firmy przyjmującej. Standardowy czas przetwarzania wniosku wynosi od 1 do 3 miesięcy, co jest najdłuższym czasem oczekiwania spośród trzech form rekrutacji. Dlatego planując rekrutację z zagranicy, należy wziąć pod uwagę ten okres przeglądu przy układaniu harmonogramu projektu.

Szczególną uwagę należy zwrócić na okres ważności wydanego COE. COE staje się nieważny, jeśli nie wjedzie się do Japonii w ciągu 3 miesięcy od daty wydania. W tym czasie osoba musi uzyskać wizę w swoim kraju i zakończyć podróż do Japonii.

Porównanie czasu potrzebnego na różne procedury jest bardzo ważne przy tworzeniu strategii rekrutacyjnej. Na przykład, jeśli istnieje pilna potrzeba zabezpieczenia pracownika w ciągu 2 miesięcy, rekrutacja z zagranicy, która wymaga od 1 do 3 miesięcy na uzyskanie COE, nie jest realistyczna. W takim przypadku szybsze może być zatrudnienie osoby zmieniającej pracę w kraju. Jednak nawet w tym przypadku, po zatrudnieniu, istnieje obowiązek zgłoszenia w ciągu 14 dni, co wymaga szybkiego przetwarzania dokumentów. W ten sposób kompleksowe zrozumienie wymagań prawnych i harmonogramów każdej procedury oraz wybór kanału rekrutacji najlepiej dopasowanego do potrzeb firmy jest kluczem do sukcesu.

Porównanie i podsumowanie poszczególnych procedur

Poniższa tabela podsumowuje główne różnice w procedurach uzyskania statusu rezydenta dla trzech form zatrudnienia, które omówiliśmy do tej pory. Tabela ta pomoże osobom odpowiedzialnym w firmach szybko zrozumieć kluczowe punkty każdego scenariusza i opracować odpowiedni plan zatrudnienia.

Podsumowanie

Japonia aktywnie przyjmuje zagranicznych specjalistów posiadających fachową wiedzę i umiejętności, jednak system prawny regulujący ich zatrudnienie jest niezwykle skomplikowany, a błędy proceduralne nie są tolerowane. Aby zatrudnienie zagranicznych talentów było udane, niezbędne jest dokładne zrozumienie tych złożonych procedur prawnych i planowe zarządzanie nimi. Uzyskanie wsparcia od specjalistów, aby proaktywnie prowadzić te procesy, nie jest zwykłym kosztem, lecz strategiczną inwestycją mającą na celu zabezpieczenie ważnych zasobów zarządczych i uniknięcie ryzyka prawnych.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w świadczeniu usług prawnych związanych z omawianym tematem dla różnorodnych klientów w Japonii. Naszą siłą jest głęboka specjalizacja w procedurach związanych z zatrudnianiem obcokrajowców, a także obecność w naszym zespole wielu prawników posiadających kwalifikacje zagraniczne i mówiących w języku angielskim. Dzięki temu możemy oferować precyzyjne i płynne wsparcie dla firm rozwijających działalność na skalę globalną, przełamując bariery językowe i kulturowe. Jeśli napotkacie Państwo trudności związane z procedurami aplikacyjnymi o status pobytowy, opisanymi w niniejszym artykule, prosimy o kontakt z naszą kancelarią. Z przyjemnością zapewnimy silne wsparcie prawne dla płynnego przyjęcia Państwa cennych zagranicznych pracowników.