Kluczowe aspekty uzyskania wizy pracowniczej w różnych branżach: zatrudnianie cudzoziemców w branży gastronomicznej

Japoński sektor gastronomiczny stoi w obliczu poważnego strukturalnego wyzwania, jakim jest niedobór pracowników. W celu przełamania tej sytuacji, wiele firm znajduje rozwiązanie w zatrudnianiu zagranicznych pracowników. Jednak zatrudnienie obcokrajowców w Japonii nie ogranicza się tylko do procesu rekrutacji, ale wymaga bezwzględnego przestrzegania surowych regulacji prawnych, w tym “Ustawy o kontroli imigracji i uznawaniu uchodźców” (zwanej dalej “Ustawą o imigracji”). Jeśli firma zatrudni obcokrajowca bez odpowiedniego statusu pobytowego, może zostać pociągnięta do odpowiedzialności karnej za “wspieranie nielegalnej pracy”, co niesie ze sobą ryzyko poważnych sankcji karnych, a także indywidualne konsekwencje dla przedstawicieli firmy i osób odpowiedzialnych za zarządzanie zasobami ludzkimi. Dlatego, aby zatrudnienie obcokrajowców w sektorze gastronomicznym było sukcesem, niezbędne jest połączenie strategii rekrutacyjnej z przestrzeganiem przepisów prawa, co wymaga perspektywy zarządczej integrującej oba te aspekty. Aby obcokrajowiec mógł pracować w Japonii, musi uzyskać odpowiedni “status pobytowy” zgodnie z rodzajem wykonywanej działalności. W sektorze gastronomicznym możliwe do zatrudnienia są dwa główne typy statusu pobytowego: statusy oparte na statusie społecznym lub pozycji, które nie nakładają ograniczeń na rodzaj pracy, oraz “kwalifikacje związane z rodzajem działalności” (ogólnie nazywane wizami pracowniczymi), które pozwalają na pracę tylko w określonych zawodach. Do drugiej kategorii należą statusy dla specjalistów, takie jak “umiejętności techniczne, wiedza humanistyczna i międzynarodowe usługi biznesowe”, dla doświadczonych kucharzy “umiejętności”, oraz “specjalne umiejętności” przeznaczone głównie do zatrudniania personelu operacyjnego, z różnymi wymaganiami i ograniczeniami dla każdego z nich. Niniejszy artykuł ma na celu dostarczenie właścicielom firm działających w sektorze gastronomicznym oraz osobom odpowiedzialnym za prawne i personalne aspekty zarządzania, praktycznych wskazówek dotyczących podejmowania decyzji związanych z zatrudnianiem obcokrajowców. Szczegółowo wyjaśniamy konkretne wymagania dla każdego statusu pobytowego, zakres dozwolonych działań oraz obowiązki prawne, które muszą spełnić firmy, opierając się na odpowiednich przepisach prawnych. 

Całościowy obraz kwalifikacji pobytowych umożliwiających zatrudnienie cudzoziemców w branży gastronomicznej w Japonii

Rozważając zatrudnienie cudzoziemców, kluczowe jest precyzyjne zrozumienie prawnej różnicy między “wizą” a “kwalifikacją pobytową”. “Wiza” wydawana przez japońskie placówki zagraniczne (ambasady, konsulaty generalne) to dokument potwierdzający, że paszport danej osoby jest ważny i nie ma przeszkód do wjazdu do Japonii. Z kolei “kwalifikacja pobytowa” to uprawnienie do legalnej aktywności w Japonii, przyznawane przez Urząd ds. Imigracji i Naturalizacji. Oficjalnym dokumentem potwierdzającym kwalifikację pobytową jest “karta pobytu”, a przedsiębiorstwa mają prawny obowiązek sprawdzenia zawartości karty pobytu kandydata podczas procesu rekrutacji.

W przypadku zatrudnienia cudzoziemców w branży gastronomicznej w Japonii należy wziąć pod uwagę kwalifikacje pobytowe, które z punktu widzenia ich prawnej natury dzielą się na dwie kategorie.

Pierwsza to “kwalifikacje pobytowe oparte na statusie osobistym”. W tej grupie znajdują się “stały rezydent”, “małżonek obywatela Japonii itp.”, “małżonek stałego rezydenta itp.” oraz “osiedleniec”. Kwalifikacje te są przyznawane na podstawie statusu osobistego lub związku z Japonią i nie nakładają żadnych ograniczeń na działalność zawodową w Japonii. Dlatego cudzoziemcy posiadający te kwalifikacje mogą pracować w takich zawodach jak kucharz, obsługa klienta czy sprzątanie, które są uznawane za “prostą pracę”, o której mowa poniżej, na równi z obywatelami Japonii. Są to najbardziej elastyczni kandydaci do zatrudnienia, jednak istnieją pewne uwagi. Kwalifikacje “małżonek obywatela Japonii itp.” i “małżonek stałego rezydenta itp.” są uzależnione od trwania związku małżeńskiego. W przypadku rozwodu lub śmierci partnera, osoba może stracić swój status i możliwość kontynuowania pracy. Przedsiębiorstwa muszą regularnie weryfikować ważność kart pobytu swoich pracowników, aby zarządzać ryzykiem związanym z przestrzeganiem przepisów.

Druga kategoria to “kwalifikacje pobytowe oparte na rodzaju aktywności”, czyli wizy pracownicze. Są to uprawnienia przyznawane do wykonywania określonych specjalistycznych czynności, a działalność poza zatwierdzonym zakresem pracy jest ściśle ograniczona. W branży gastronomicznej problemem jest to, że wiele prac, takich jak obsługa klienta w sali, mycie naczyń czy proste przygotowywanie potraw, jest klasyfikowanych jako “prosta praca” nie wymagająca specjalności, zgodnie z interpretacją prawa imigracyjnego. Wizy pracownicze przeznaczone dla tradycyjnych zawodów specjalistycznych, zwłaszcza “technika, wiedza humanistyczna, międzynarodowe usługi”, zasadniczo nie pozwalają na wykonywanie prostych prac jako głównego zajęcia. To prawne ograniczenie stanowiło przez lata dużą barierę dla branży gastronomicznej w zatrudnianiu cudzoziemców jako personelu operacyjnego sklepów. Aby rozwiązać ten strukturalny problem, stworzono kwalifikację “specjalne umiejętności”, o której mowa poniżej. Zrozumienie tego tła jest pierwszym krokiem do właściwego zrozumienia celów i ograniczeń poszczególnych kwalifikacji pobytowych oraz do legalnego zatrudnienia odpowiednich pracowników zgodnie z potrzebami firmy. 

Kwalifikacje wizowe dla specjalistów i menedżerów: „Technologia, Wiedza Humanistyczna, Biznes Międzynarodowy” w Japonii

Status pobytowy „Technologia, Wiedza Humanistyczna, Biznes Międzynarodowy” jest zaprojektowany dla cudzoziemców pracujących w dziedzinach wymagających specjalistycznych umiejętności i wiedzy z zakresu nauk przyrodniczych lub humanistycznych, lub zajmujących się działalnością opartą na zrozumieniu obcej kultury. W branży gastronomicznej zakres jego zastosowania jest ograniczony, lecz pod pewnymi warunkami odgrywa istotną rolę.

Dozwolone i zakazane rodzaje pracy

Serdeczność tego statusu pobytowego polega na ograniczeniu do niemanualnych specjalistycznych prac. Do konkretnie dozwolonych prac należą takie funkcje w centrali firmy jak marketing, finanse, zarządzanie personelem, planowanie strategiczne czy rozwój działalności zagranicznej. Również stanowiska takie jak nadzorca wielu sklepów (SV) czy menedżer regionalny mogą być objęte, jeśli ich obowiązki skupiają się wyłącznie na zarządzaniu, takim jak analiza danych sprzedażowych, opracowywanie programów szkoleniowych dla pracowników czy tworzenie strategii marketingowych.

Z drugiej strony, prace operacyjne w sklepie, takie jak gotowanie, obsługa klienta, sprzątanie czy obsługa kasy, są uznawane za „prostą pracę” nie wymagającą specjalistycznych umiejętności i nie wchodzą w zakres tego statusu pobytowego. Nawet jeśli posiada się tytuł „kierownika” czy „menedżera”, ale większość rzeczywistych obowiązków stanowi praca na miejscu, nie zostanie to zatwierdzone. Przypadkowe prace operacyjne, które są nieuniknione w ramach wykonywania obowiązków, nie stanowią od razu przeszkody do odrzucenia, ale władze imigracyjne dokonują rzeczywistej oceny na podstawie konkretnych zadań opisanych w umowie o pracę i opisie stanowiska, a nie na podstawie samego tytułu.

To rygorystyczne rozróżnienie jest ściśle związane z rozmiarem działalności firmy i jej strukturą organizacyjną. W przypadku małych, prywatnych restauracji, zarządzanie i praca operacyjna są często nierozłączne, co utrudnia racjonalne wyjaśnienie potrzeby „pracownika skoncentrowanego wyłącznie na zarządzaniu”. W przeciwieństwie do tego, w dużych sieciach restauracji, konieczność umieszczenia specjalistycznych menedżerów w centrali lub działach nadzorczych jest łatwiejsza do uzasadnienia obiektywnie. Innymi słowy, możliwość uzyskania wizy „Technologia, Wiedza Humanistyczna, Biznes Międzynarodowy” może służyć jako wskaźnik, czy firma osiągnęła rozmiar działalności i dojrzałość organizacyjną wymagającą niemanualnych specjalistów.

Wymagania dla wnioskodawców i firm

Aby uzyskać ten status pobytowy, zarówno cudzoziemiec, jak i zatrudniająca go firma muszą spełnić rygorystyczne wymagania.

Od cudzoziemca wymaga się odpowiedniego wykształcenia lub doświadczenia zawodowego. Zasadniczo, konieczne jest ukończenie uniwersytetu w dziedzinie związanej z przyszłą pracą lub japońskiej szkoły specjalistycznej. Jeśli nie spełnia się wymogów edukacyjnych, można je zastąpić doświadczeniem zawodowym: co najmniej 10 lat w dziedzinie „technologii” lub „wiedzy humanistycznej” lub co najmniej 3 lata w „biznesie międzynarodowym” (tłumaczenia, interpretacje, transakcje zagraniczne). Ważne jest, aby istniała wyraźna zależność między wykształceniem lub doświadczeniem zawodowym a rodzajem pracy, którą ma się wykonywać w Japonii.

Od firmy wymaga się stabilności i ciągłości działalności oraz oferowania odpowiednich warunków zatrudnienia. W momencie składania wniosku konieczne jest udowodnienie zdrowej sytuacji finansowej firmy za pomocą dokumentów finansowych. Ponadto, wynagrodzenie wypłacane cudzoziemcowi musi być równe lub wyższe niż wynagrodzenie japońskich pracowników wykonujących podobną pracę. Jest to przepis mający na celu zapobieganie zatrudnianiu cudzoziemców jako taniej siły roboczej i zapewnienie odpowiednich warunków dla specjalistów.

Kwalifikacje wizowe dla doświadczonych kucharzy: „Umiejętności” w Japonii

Status pobytu „Umiejętności” jest przeznaczony dla obcokrajowców pracujących w Japonii w „specjalistycznych dziedzinach przemysłu wymagających zaawansowanych umiejętności”. W branży gastronomicznej status ten jest faktycznie wykorzystywany jako dedykowana kwalifikacja wizowa do zatrudniania specjalistów kuchni zagranicznej (kucharzy).

Ponad 10 lat doświadczenia zawodowego i jego potwierdzenie

Najbardziej rygorystycznym i kluczowym wymogiem wizy „Umiejętności” jest zasadniczo ponad 10 lat doświadczenia zawodowego. Doświadczenie to musi dotyczyć pracy jako kucharz w konkretnej zagranicznej kuchni (na przykład: chińskiej, francuskiej, indyjskiej itp.). Nie akceptuje się łączenia doświadczenia w różnych rodzajach kuchni. Na przykład, doświadczenie zdobyte przez pracę przez 5 lat w restauracji chińskiej i 5 lat w restauracji francuskiej nie może być zsumowane jako 10 lat spełniających wymogi. Jednakże, dla kucharzy kuchni tajskiej istnieje wyjątek oparty na dwustronnej umowie między Japonią a Tajlandią, który łagodzi wymóg doświadczenia zawodowego do ponad 5 lat.

Potwierdzenie tego doświadczenia zawodowego jest największym wyzwaniem w procesie aplikacyjnym. Aplikanci muszą uzyskać oficjalne „Zaświadczenia o zatrudnieniu” ze wszystkich restauracji, w których pracowali w przeszłości, z wyraźnie określonym okresem zatrudnienia, stanowiskiem i zakresem obowiązków. Władze imigracyjne dokładnie weryfikują wiarygodność tych zaświadczeń i czasami nawet wykonują międzynarodowe połączenia telefoniczne do wymienionych restauracji w celu potwierdzenia faktów zatrudnienia. W przypadkach, gdy poprzednie miejsce pracy już nie istnieje lub gdy pracownik nie odszedł na dobrych warunkach i odmówiono wydania zaświadczenia, zgromadzenie obiektywnych dokumentów potwierdzających może być niezwykle trudne. Rygorystyczne stosowanie tych zasad ma na celu zapobieganie nadużyciom i wykorzystywaniu tego statusu jako łatwej drogi do wprowadzenia siły roboczej, dlatego strona zatrudniająca musi dokładnie ocenić, czy możliwe jest potwierdzenie kariery zawodowej kandydata przed zatrudnieniem.

Wymagania dotyczące restauracji i zakresu obowiązków

Restauracja zatrudniająca również musi spełniać określone wymagania. Po pierwsze, musi to być lokal serwujący autentyczną kuchnię zagraniczną, w specjalizacji zatrudnianego kucharza. Na przykład, przy zatrudnianiu kucharza chińskiego, większość menu musi składać się z autentycznych dań chińskich. Restauracje, w których dominują dania takie jak ramen czy curry rice, które rozwinęły się niezależnie w Japonii, mogą nie zostać zaakceptowane.

Po drugie, zakres obowiązków kucharza musi być ściśle ograniczony do samej działalności kuchennej. Nie jest dozwolone zatrudnianie ich do dodatkowych zadań takich jak obsługa klienta w sali, sprzątanie, zmywanie naczyń czy praca przy kasie. Dlatego przedsiębiorstwo musi udowodnić, że posiada oddzielny personel do obsługi sali i zmywania naczyń.

Po trzecie, rozmiar lokalu również podlega ocenie. Restauracja musi oferować bogate menu, posiadać odpowiednią liczbę miejsc dla gości (zazwyczaj przyjmuje się, że minimum to 25 miejsc) i musi być uzasadnione obiektywne potrzeby zatrudnienia doświadczonego specjalisty kuchni. Jest to wymóg w celu potwierdzenia stabilności biznesu oraz zapewnienia, że kucharz może skupić się na swojej specjalistycznej pracy i otrzymywać wynagrodzenie równe lub wyższe niż Japończycy na podobnych stanowiskach.

Kwalifikacje wizowe dla personelu terenowego: “Specjalne Umiejętności” w Japonii

Status pobytowy “Specjalne Umiejętności” to stosunkowo nowy system, wprowadzony w kwietniu 2019 roku (rok Heisei 31), mający na celu przyjęcie obcokrajowców z określonymi specjalistycznymi umiejętnościami w konkretnych sektorach przemysłu, gdzie trudno jest zabezpieczyć krajową siłę roboczą. Sektor gastronomiczny (w systemie określany jako “sektor usług gastronomicznych”) jest jednym z obszarów objętych tym systemem z powodu poważnego niedoboru pracowników, a “Specjalne Umiejętności” stały się najbardziej centralnym i praktycznym wyborem dla zapewnienia operacyjnego personelu pracującego w sklepach.

Zakres obowiązków i etapy kwalifikacji wizowych

Główną cechą statusu “Specjalne Umiejętności” jest jego szeroki zakres obowiązków. W sektorze usług gastronomicznych obejmuje to ogólnie wszystkie zadania związane z “przygotowywaniem posiłków, obsługą klienta i zarządzaniem sklepem”, w tym pomoc w kuchni, obsługę sali, obsługę kasy, sprzątanie, zarządzanie zapasami i zamówienia. Dzięki temu możliwe stało się powierzenie obcokrajowcom kluczowych zadań operacyjnych na miejscu, co wcześniej było niemożliwe z tradycyjnymi wizami pracowniczymi.

Status ten dzieli się na dwa etapy, w zależności od poziomu umiejętności.

“Specjalne Umiejętności 1” to podstawowy poziom kwalifikacji w systemie. Aby go uzyskać, wymagane jest zdanie egzaminu mierzącego umiejętności w sektorze usług gastronomicznych (“Egzamin na Specjalne Umiejętności 1 w sektorze usług gastronomicznych”) oraz egzaminu języka japońskiego niezbędnego do pracy (test podstawowy języka japońskiego Fundacji Wymiany Międzynarodowej lub “Japoński Test Umiejętności Językowych N4 lub wyższy”). Okres pobytu jest ograniczony do łącznie maksymalnie 5 lat i zasadniczo nie jest dozwolone sprowadzanie rodziny do Japonii (towarzyszenie rodziny).

“Specjalne Umiejętności 2” to wyższy poziom kwalifikacji, na który można przejść po udowodnieniu wyższego poziomu umiejętności po ukończeniu poziomu 1. W sektorze usług gastronomicznych wymagane jest ponadto co najmniej dwa lata doświadczenia zawodowego (doświadczenie w stanowisku kierowniczym lub nadzorującym kilku pracowników) oraz zdanie bardziej zaawansowanego “Egzaminu na Specjalne Umiejętności 2 w sektorze usług gastronomicznych” i “Japońskiego Testu Umiejętności Językowych N3 lub wyższego”. Po uzyskaniu poziomu 2 nie ma już limitu na odnawianie okresu pobytu, co w praktyce umożliwia długoterminową pracę. Ponadto, dozwolone jest towarzyszenie rodziny, takiej jak małżonek czy dzieci, co pozwala na planowanie kariery z perspektywą osiedlenia się w Japonii.

Obowiązki prawne nałożone na przedsiębiorstwa

Przedsiębiorstwa przyjmujące obcokrajowców z “Specjalnymi Umiejętnościami” (instytucje zatrudniające osoby ze Specjalnymi Umiejętnościami) są obciążone wieloma poważnymi obowiązkami określonymi przez prawo, których nie ma w przypadku innych statusów pobytowych. Ma to na celu prawidłowe funkcjonowanie systemu oraz ochronę zagranicznych pracowników, a przedsiębiorstwa muszą zbudować system przestrzegania tych obowiązków.

1. Bezpośrednie zatrudnienie: Osoby z “Specjalnymi Umiejętnościami” muszą być bezpośrednio zatrudnione przez przyjmujące przedsiębiorstwo, nie mogą być przyjęte jako pracownicy tymczasowi.
2. Tworzenie i wdrażanie planu wsparcia: Przedsiębiorstwa mają obowiązek zapewnienia wsparcia w życiu zawodowym, codziennym i społecznym dla obcokrajowców z poziomem 1. Zawartość tego wsparcia jest określona w prawie w 10 punktach, w tym dostarczanie informacji przed przyjazdem, transport z lotniska, pomoc w znalezieniu mieszkania, orientacja życiowa, zapewnienie możliwości nauki języka japońskiego, reagowanie na konsultacje i skargi. Te działania wsparcia mogą być realizowane przez samo przedsiębiorstwo, ale wiele firm zleca je “zarejestrowanym instytucjom wsparcia”, które są zarejestrowane przez Komisarza Urzędu ds. Imigracji. Zlecanie wiąże się z dodatkowymi kosztami.
3. Dołączenie do rady konsultacyjnej: Wszystkie przedsiębiorstwa przyjmujące obcokrajowców z “Specjalnymi Umiejętnościami” w sektorze usług gastronomicznych są zobowiązane do przystąpienia do “Rady Konsultacyjnej ds. Specjalnych Umiejętności w Przemyśle Spożywczym” utworzonej przez Ministerstwo Rolnictwa, Leśnictwa i Rybołówstwa. Procedura przystąpienia musi być wykonana przed złożeniem pierwszego wniosku o status pobytowy dla obcokrajowca ze “Specjalnymi Umiejętnościami”.
4. Ograniczenia miejsca pracy: Zabronione jest zatrudnianie w lokalach prowadzących działalność związaną z rozrywką, określoną w “Japońskiej Ustawie o Regulacji Działalności Rozrywkowej i Zapewnieniu Prawidłowego Funkcjonowania Biznesu” (na przykład kluby nocne, kluby dla hostów itp.).

Te obowiązki nie są zwykłymi procedurami administracyjnymi, ale powinny być postrzegane jako rodzaj społecznego kontraktu zawartego między rządem a przedsiębiorstwami. Przedsiębiorstwa, otrzymując siłę roboczą, ponoszą odpowiedzialność za wspieranie adaptacji zagranicznych pracowników do japońskiego społeczeństwa. Pełne zrozumienie tego aspektu oraz włączenie wsparcia i związanych z nim kosztów do planu biznesowego jest kluczem do skutecznego wykorzystania systemu.

Porównanie statusów pobytowych: który wizę wybrać w Japonii?

Każdy status pobytowy, który dotychczas omówiliśmy, ma różne cele i wymagania. Aby wybrać status pobytowy najlepiej odpowiadający potrzebom rekrutacyjnym firmy, niezbędne jest porównanie tych cech i podjęcie strategicznej decyzji. Na przykład, potrzeby związane z zatrudnieniem wysoko wykwalifikowanego specjalisty ds. strategii marketingowej w centrali firmy a zabezpieczeniem personelu kuchennego i obsługi klienta w nowo otwieranym sklepie są fundamentalnie różne. Poniższa tabela porównuje cechy głównych statusów pobytowych wykorzystywanych w branży gastronomicznej. Prosimy wykorzystać tę tabelę do kompleksowej oceny zalet i wad każdego statusu oraz obowiązków nałożonych na firmę.

Jak wynika z powyższego porównania, jeśli chcemy zatrudnić specjalistę o profilu specjalistycznym i zarządczym, który posiada wykształcenie lub doświadczenie zawodowe w danej dziedzinie, status “Wiedza techniczna, humanistyczna i międzynarodowa działalność” staje się opcją. Z kolei, gdy chcemy zatrudnić kucharza z zaawansowanymi umiejętnościami w konkretnej zagranicznej kuchni, jedynym wyborem jest status “Umiejętności”. Natomiast, jeśli chcemy szeroko zatrudniać personel do pracy w kuchni, obsługi klienta i zarządzania sklepem, które są niezbędne do prowadzenia restauracji, status “Specjalne umiejętności” staje się najbardziej praktycznym i efektywnym rozwiązaniem. Jednak przy wykorzystaniu statusu “Specjalne umiejętności” konieczne jest pełne zrozumienie unikalnych obowiązków prawnych nałożonych na firmę, takich jak realizacja planu wsparcia i członkostwo w radzie konsultacyjnej, oraz przygotowanie odpowiedniej struktury i pokrycie związanych z tym kosztów.

Konkretne procedury zatrudniania cudzoziemców w Japonii

Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu cudzoziemca, aby osoba ta mogła legalnie rozpocząć pracę w Japonii, konieczne jest przestrzeganie formalnych procedur określonych w japońskiej Ustawie o Kontroli Imigracji i Uznanie Uchodźców (Immigration Control and Refugee Recognition Act). Proces ten różni się znacząco w zależności od tego, czy docelowy pracownik cudzoziemski mieszka za granicą, czy już przebywa w Japonii na innych warunkach pobytowych.

Zatrudnianie cudzoziemców mieszkających za granicą: Wniosek o wydanie „Certyfikatu Kwalifikacji Rezydencji” w Japonii

Jeśli zamierzasz zatrudnić cudzoziemca mieszkającego za granicą i sprowadzić go do Japonii, musisz złożyć wniosek o wydanie „Certyfikatu Kwalifikacji Rezydencji (Certificate of Eligibility: COE)”. Procedura ta jest określona w artykule 7-2 japońskiej Ustawy o Kontroli Imigracji. COE to dokument, który po wstępnej ocenie przez Ministra Sprawiedliwości potwierdza, że działalność, którą cudzoziemiec zamierza prowadzić w Japonii, jest zgodna z wymaganiami dotyczącymi statusu rezydenta. Posiadanie tego certyfikatu umożliwia szybkie przeprowadzenie procedury wydania wizy w placówce dyplomatycznej za granicą oraz kontroli granicznej po przyjeździe do Japonii.

Ogólny przebieg procedury jest następujący:

1. Zawarcie umowy o pracę między przedsiębiorstwem a cudzoziemcem.
2. Japońska firma działająca jako pełnomocnik składa wniosek o wydanie COE w lokalnym Urzędzie ds. Imigracji i Rezydentury, właściwym dla miejsca jej siedziby.
3. Jeśli wynik oceny jest pozytywny, COE zostaje wydany. Standardowy okres przeglądu wynosi od 1 do 3 miesięcy.
4. Firma wysyła oryginał COE (lub elektroniczną wersję COE) do cudzoziemca przebywającego za granicą.
5. Cudzoziemiec składa wniosek o wizę w ambasadzie lub konsulacie Japonii w swoim kraju, dołączając COE.
6. Po wydaniu wizy cudzoziemiec wjeżdża do Japonii. COE jest ważny przez 3 miesiące od daty wydania, a cudzoziemiec musi wjechać do Japonii w tym okresie.

Dokumenty wymagane do złożenia wniosku różnią się w zależności od rodzaju statusu rezydencji, na który się ubiegasz (takie jak „Umiejętności techniczne, wiedza humanistyczna i międzynarodowe usługi biznesowe”, „Umiejętności” czy „Specjalne umiejętności”), ale ogólnie wymagane są następujące dokumenty:

• Formularz wniosku o wydanie Certyfikatu Kwalifikacji Rezydencji
• Zdjęcie wnioskodawcy
• Koperta zwrotna
• Certyfikat rejestracji firmy zatrudniającej oraz jej najnowsze dokumenty finansowe
• Dokumenty potwierdzające wykształcenie i doświadczenie zawodowe wnioskodawcy (takie jak świadectwo ukończenia szkoły, zaświadczenie o zatrudnieniu itp.)
• Kopia umowy o pracę

Posiadanie aktualnych formularzy wniosków i szczegółowych informacji o wymaganych dokumentach, dostępnych na oficjalnej stronie internetowej Urzędu ds. Imigracji i Rezydentury, jest niezwykle ważne.

Źródło: Urzędu ds. Imigracji i Rezydentury: „Wniosek o wydanie Certyfikatu Kwalifikacji Rezydencji”

Zatrudnianie cudzoziemców w Japonii: Wniosek o “Zmianę Statusu Pobytu”

Jeśli zamierzasz zatrudnić cudzoziemca, który już przebywa w Japonii na podstawie wizy studenckiej lub innej wizy pracowniczej i planuje on podjąć pracę, która nie jest dozwolona w ramach obecnego statusu pobytu, konieczne jest złożenie wniosku o “Zmianę Statusu Pobytu”. Procedura ta opiera się na artykule 20 japońskiej Ustawy o Kontroli Imigracji i Uchodźców. Przykładem może być zatrudnienie absolwenta japońskiego uniwersytetu jako kandydata na kierownika sklepu z kwalifikacjami w dziedzinie “Technologii, Wiedzy Humanistycznej i Międzynarodowych Działań Biznesowych”. 

Ogólny przebieg procedury jest następujący:

1. Podpisujesz umowę o pracę między firmą a cudzoziemcem.
2. Sam cudzoziemiec składa wniosek jako aplikant w lokalnym Urzędzie ds. Imigracji i Rejestracji Pobytu, który jest odpowiedzialny za jego miejsce zamieszkania. Zasadniczo nie jest dozwolone, aby ktoś inny składał wniosek w jego imieniu, jednak adwokaci, doradcy administracyjni lub pracownicy instytucji przyjmującej, którzy złożyli odpowiednie zgłoszenia i otrzymali wymagane zezwolenia, mogą działać jako “Pośrednicy w Składaniu Wniosków” i prowadzić procedurę w imieniu aplikanta.
3. Jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, cudzoziemiec otrzyma kartę pobytu z nowym statusem pobytu. Standardowy okres rozpatrywania wniosku wynosi od 2 tygodni do 1 miesiąca.

Najważniejsze jest, aby złożyć wniosek przed upływem obecnego okresu ważności statusu pobytu. Nawet jeśli okres ważności upłynie w trakcie rozpatrywania wniosku, istnieje specjalny okres, w którym można legalnie przebywać w Japonii przez maksymalnie 2 miesiące, o ile wniosek jest w trakcie rozpatrywania.

Wymagane dokumenty różnią się w zależności od obecnego i przyszłego statusu pobytu, ale podstawą są formularz wniosku, dokumenty prawne firmy, potwierdzenie wykształcenia i doświadczenia zawodowego osoby aplikującej oraz umowa o pracę.

Źródło: Japońska Agencja ds. Imigracji: “Wniosek o Zmianę Statusu Pobytu”

Punkty prawne, na które firmy powinny zwrócić szczególną uwagę

Aby z sukcesem prowadzić zatrudnienie obcokrajowców, niezbędne jest nie tylko przestrzeganie procedur uzyskiwania odpowiedniego statusu pobytowego, ale także przestrzeganie powiązanych przepisów prawnych i ustanowienie systemu zarządzania potencjalnymi ryzykami.

Po pierwsze, należy ponownie podkreślić ryzyko związane z “przestępstwem wspomagania nielegalnej pracy”. Dotyczy to sytuacji, gdy zatrudnia się obcokrajowca poza zakresem dozwolonym przez jego status pobytowy lub gdy zatrudnia się obcokrajowca, który nielegalnie przebywa w Japonii po upływie okresu pobytu. Tłumaczenie, że nie było się świadomym takiej sytuacji, nie jest akceptowane, a firma oraz osoby odpowiedzialne mogą zostać poddane karze kryminalnej. Dlatego konieczne jest dokładne sprawdzenie karty pobytu w momencie zatrudnienia oraz zarządzanie okresem pobytu po zatrudnieniu.

Po drugie, obowiązek przystąpienia do ubezpieczeń społecznych i pracowniczych. Nawet w przypadku pracowników o obcej narodowości, jeśli spełniają one wymagania dotyczące czasu pracy i liczby dni pracy, istnieje prawny obowiązek zapisania ich do ubezpieczenia zdrowotnego, ubezpieczenia emerytalnego, ubezpieczenia od bezrobocia oraz ubezpieczenia od wypadków przy pracy, tak jak w przypadku japońskich pracowników. Zaniedbanie tych procedur może skutkować dodatkowymi opłatami i sankcjami za naruszenie przepisów.

Po trzecie, strategiczne wykorzystanie “listu uzasadniającego zatrudnienie”. Chociaż nie jest to dokument wymagany prawnie przy składaniu wniosku o status pobytowy, odgrywa on niezwykle ważną rolę w procesie oceny przez władze imigracyjne. List uzasadniający zatrudnienie wyjaśnia, dlaczego konieczne jest zatrudnienie określonego obcokrajowca, a nie Japończyka, oraz jak specjalistyczne umiejętności i wiedza tej osoby są niezbędne dla działalności firmy. Szczególnie w przypadku statusu pobytowego, który wymaga ścisłego powiązania zawartości pracy z ekspertyzą osoby, takiego jak “Technologie, Wiedza Humanistyczna i Międzynarodowe Działania Biznesowe”, przekonujący list uzasadniający zatrudnienie może decydować o powodzeniu lub niepowodzeniu w procesie oceny. Przy tworzeniu tego dokumentu konieczna jest najwyższa uwaga, aby nie było żadnych sprzeczności między nim a innymi dokumentami, takimi jak CV czy umowa o pracę.

Podsumowanie

W japońskim sektorze gastronomicznym obcokrajowcy są już niezbędnym elementem wzrostu i przetrwania biznesu. Jednak ich zatrudnienie opiera się na skomplikowanych i rygorystycznych zasadach określonych przez “Japońską Ustawę o Kontroli Imigracji i Uznawaniu Uchodźców”. Jak szczegółowo opisano w niniejszym artykule, główne wizy pracy, takie jak “Technologie, Wiedza Humanistyczna i Międzynarodowe Usługi Biznesowe”, “Umiejętności” oraz “Specyficzne Umiejętności”, różnią się pod względem profilu kandydatów, dozwolonego zakresu pracy oraz obowiązków nałożonych na przedsiębiorstwa. Od menedżerów firm wymaga się głębokiego zrozumienia tych prawnych różnic oraz strategicznego podejścia do wyboru odpowiedniego statusu pobytowego, który będzie odpowiadał strategii biznesowej i potrzebom rekrutacyjnym firmy. Aby uniknąć ryzyka opóźnień w procedurach, odmowy zezwolenia, a nawet poważnych naruszeń związanych z nielegalnym zatrudnieniem, niezbędne jest posiadanie aktualnej wiedzy opartej na najnowszych przepisach prawnych oraz ostrożne podejście do praktyki biznesowej.

Kancelaria Prawna Monolith to firma prawnicza z głęboką wiedzą w dziedzinach IT, internetu i biznesu. Od lat dostarczamy wsparcie prawne związane z zatrudnianiem obcokrajowców dla wielu klientów w Japonii. W naszej kancelarii pracują prawnicy i personel posiadający kwalifikacje zagraniczne, w tym anglojęzyczni adwokaci, którzy mają bogate doświadczenie w radzeniu sobie ze skomplikowanymi wyzwaniami prawnymi w międzynarodowym środowisku biznesowym. Od składania wniosków o status pobytowy po tworzenie umów o pracę i budowanie systemów zgodności, jesteśmy w stanie silnie wspierać strategię zatrudnienia obcokrajowców w Państwa firmie z prawnego punktu widzenia. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące omawianego tematu, prosimy o kontakt z naszą kancelarią.