Wyjaśnienie systemu spółek z komitetem nominacyjnym w japońskim prawie spółek

Japońskie prawo spółek oferuje wiele opcji dotyczących struktury zarządzania spółkami akcyjnymi, czyli tzw. corporate governance. Jednym z bardziej zaawansowanych rozwiązań, mających na celu zwiększenie przejrzystości zarządzania i wzmocnienie funkcji nadzorczych, jest system “spółki z komitetami mianowania itp.” (shimei iinkai-tō setchi kaisha). System ten wywodzi się z reformy specjalnej ustawy o handlu z 2002 roku (Heisei 14) i został włączony do japońskiego prawa spółek uchwalonego w 2005 roku (Heisei 17). W odróżnieniu od tradycyjnych japońskich spółek z komitetem audytu, największą cechą spółek z komitetami mianowania itp. jest wyraźne oddzielenie funkcji nadzorczych od funkcji wykonawczych. Konkretnie, rada dyrektorów skupia się na ustalaniu podstawowych kierunków zarządzania i nadzorze, podczas gdy codzienne funkcje wykonawcze są powierzane osobom na stanowiskach “wykonawczych”. Ponadto, wewnątrz rady dyrektorów obowiązkowo tworzone są trzy komitety: komitet mianowania, komitet audytu i komitet wynagrodzeń. Każdy z tych komitetów odpowiada za podejmowanie decyzji z niezależnej i obiektywnej perspektywy w szczególnie ważnych kwestiach corporate governance, takich jak nominacje dyrektorów, audyt wykonywania pracy i ustalanie wynagrodzeń dla kierownictwa. Wymóg, aby większość członków każdego komitetu stanowili niezależni dyrektorzy zewnętrzni, jest kluczowym mechanizmem zapewniającym obiektywność tego systemu. W niniejszym artykule szczegółowo wyjaśniamy mechanizm i rolę systemu “spółki z komitetami mianowania itp.” na podstawie przepisów japońskiego prawa spółek. Konkretnie, wyjaśniamy funkcje dyrektorów i rady dyrektorów w tym systemie oraz jakie uprawnienia i obowiązki mają trzy komitety: komitet mianowania, komitet audytu i komitet wynagrodzeń.

Czym są spółki z komitetami nominacyjnymi w Japonii?

Spółki z komitetami nominacyjnymi są jednym z rodzajów struktury organizacyjnej spółek akcyjnych, zdefiniowanym w artykule 2, punkt 12 japońskiej ustawy o spółkach (Companies Act). Firmy, które przyjmują ten system, są prawnie zobowiązane do ustanowienia trzech komitetów: komitetu nominacyjnego, komitetu audytu oraz komitetu ds. wynagrodzeń. Głównym celem tego systemu jest oddzielenie funkcji “nadzoru” od “wykonywania zadań” w zarządzaniu firmą. Dzięki temu rada dyrektorów może dystansować się od codziennego wykonywania zadań i skupić na obiektywnym nadzorze pracy kadry zarządzającej. Z kolei faktyczne wykonywanie zadań jest powierzane “wykonawcom”, wybranym przez radę dyrektorów. To wyraźne oddzielenie nadzoru od wykonania przyczynia się do zwiększenia przejrzystości decyzji zarządczych i wzmacnia odpowiedzialność wobec akcjonariuszy oraz innych interesariuszy. Szczególnie inwestorzy zagraniczni często oceniają ten system jako zbliżony do międzynarodowych standardów zarządzania. W spółkach z komitetami nominacyjnymi, trzy wspomniane komitety mają znaczące uprawnienia w kwestiach związanych z kluczowymi aspektami zarządzania, takimi jak personalia, audyt i wynagrodzenia. Ponadto, zgodnie z artykułem 400, ustęp 3 japońskiej ustawy o spółkach, większość członków każdego komitetu musi być “zewnętrznymi dyrektorami”, niezależnymi od kadry zarządzającej danej firmy. Ten wymóg ma na celu zapobieganie decyzjom personalnym i wynagrodzeniowym, które są podyktowane własnymi interesami kadry zarządzającej, i dąży do realizacji obiektywnego oraz sprawiedliwego zarządzania.

Rola rady dyrektorów w spółkach z komitetem nominacyjnym w Japonii

Rola rady dyrektorów w japońskich spółkach z komitetem nominacyjnym znacząco różni się od ról rad dyrektorów w innych typach spółek. Najważniejszą różnicą jest to, że rada dyrektorów zasadniczo nie zajmuje się bezpośrednim prowadzeniem działalności spółki.

Artykuł 416, paragraf 1 Japońskiego Kodeksu Spółek określa uprawnienia rady dyrektorów w spółkach z komitetem nominacyjnym. Zgodnie z nim, główne role rady dyrektorów można podsumować w trzech punktach:

1. Decydowanie o podstawowych zasadach zarządzania
2. Decydowanie o sprawach niezbędnych do wykonania obowiązków przez komitet audytu
3. Nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez dyrektorów wykonawczych

Po pierwsze, rada dyrektorów decyduje o podstawowych kierunkach zarządzania spółką, takich jak opracowanie średnioterminowych planów zarządzania czy podejmowanie decyzji o dużych inwestycjach, które są kluczowe dla działalności spółki. Jednakże, wykonanie konkretnych działań opartych na tych podstawowych zasadach jest powierzone dyrektorom wykonawczym, a nie samej radzie dyrektorów.

Po drugie, rada dyrektorów odpowiada za stworzenie odpowiednich warunków, aby komitet audytu mógł efektywnie wykonywać swoje zadania nadzorcze nad działaniami dyrektorów wykonawczych i dyrektorów.

Trzecią i najważniejszą rolą jest nadzór nad dyrektorami wykonawczymi. Rada dyrektorów monitoruje, czy dyrektorzy wykonawczy przestrzegają podstawowych zasad i czy ich działania są właściwe, a także ocenia ich wyniki. Aby nadzór ten był skuteczny, rada dyrektorów posiada również uprawnienia do powoływania i odwoływania dyrektorów wykonawczych i dyrektorów (zgodnie z Artykułem 416, paragraf 1 Japońskiego Kodeksu Spółek). Jednakże, decyzje dotyczące propozycji powołania lub odwołania dyrektorów, które mają być przedstawione na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, są podejmowane przez wyżej wspomniany komitet nominacyjny.

W ten sposób, dyrektorzy w spółkach z komitetem nominacyjnym w Japonii pełnią rolę nadzorców zarządzania, a nie wykonawców działalności. To stanowi zasadniczą różnicę w porównaniu do dyrektorów w innych typach spółek, którzy często zajmują się również bezpośrednim prowadzeniem działalności. Ponadto, na mocy Artykułu 415 Japońskiego Kodeksu Spółek, rada dyrektorów może w znacznym stopniu delegować decyzje dotyczące prowadzenia działalności spółki na dyrektorów wykonawczych, o ile nie są to sprawy zastrzeżone do decyzji rady dyrektorów przez prawo lub statut spółki. Dzięki temu, rozdział zarządzania i wykonawstwa jest wyraźnie zabezpieczony w japońskim systemie prawnym.

Trzy komitety i wspólne wymogi organizacyjne w Japonii

Sercem zarządzania w spółkach z komitetami nominacyjnymi w Japonii są trzy komitety: Komitet Nominacyjny, Komitet Audytu oraz Komitet Wynagrodzeń. Są to organy działające w ramach rady dyrektorów, z których każdy niezależnie sprawuje istotne uprawnienia.

Wszystkie trzy komitety muszą spełniać wspólne wymogi organizacyjne określone w artykule 400 japońskiej ustawy o spółkach akcyjnych (Japanese Companies Act). Po pierwsze, każdy komitet musi składać się z co najmniej trzech dyrektorów (ustawa o spółkach akcyjnych, art. 400, ust. 1). Po drugie, i co najważniejsze, większość członków każdego komitetu musi stanowić dyrektorzy zewnętrzni (ustawa o spółkach akcyjnych, art. 400, ust. 3). Dyrektor zewnętrzny to taki, który nie jest oficerem ani pracownikiem zarządzającym bieżącymi sprawami spółki lub jej spółki zależnej, a więc jest niezależny od kierownictwa firmy (japońska ustawa o spółkach akcyjnych, art. 2, pkt 15). Dzięki temu wymogowi zapewniona jest obiektywność i uczciwość w obradach i decyzjach każdego z komitetów.

Komitet Nominacyjny w Japonii

Komitet Nominacyjny posiada uprawnienia do decydowania o treści wniosków dotyczących powołania i odwołania dyrektorów, które są przedstawiane na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy (zgodnie z artykułem 404 ustęp 1 Japońskiego Kodeksu Spółek). Oznacza to, że to nie dyrektorzy wykonawczy czy prezesi, ale właśnie Komitet Nominacyjny decyduje o tym, kto zostanie kandydatem na dyrektora oraz którego dyrektora należy odwołać. Posiadanie tych uprawnień przez Komitet Nominacyjny, w którym większość stanowią dyrektorzy zewnętrzni, zapobiega tzw. ‘nepotyzmowi’ w zarządzaniu, czyli sytuacjom, w których liderzy zarządu mogą wybierać na dyrektorów osoby, które są dla nich wygodne. Dzięki temu zapewniona jest obiektywność i różnorodność składu rady dyrektorów, co przyczynia się do wzmocnienia funkcji nadzorczych.

Komitet Audytu w Japonii

Komitet Audytu posiada uprawnienia do przeprowadzania audytu wykonania obowiązków przez członków zarządu i dyrektorów wykonawczych oraz do sporządzania raportów audytowych (zgodnie z artykułem 404, paragraf 2, punkt 1 japońskiej Ustawy o Spółkach). Obejmuje to szerokie uprawnienia do badania stanu działalności i majątku spółki. Komitet Audytu może w każdej chwili zażądać raportu od dyrektorów wykonawczych lub pracowników oraz badać stan działalności i majątku spółki (zgodnie z artykułem 405, paragraf 1 japońskiej Ustawy o Spółkach). Ponadto, w przypadku odkrycia nielegalnych działań lub znacząco niewłaściwych faktów, Komitet ma obowiązek zgłosić to radzie dyrektorów (zgodnie z tym samym artykułem, paragraf 2). Dodatkowo, Komitet Audytu ma również uprawnienia do decydowania o treści uchwał dotyczących wyboru, odwołania lub nieprzedłużania mandatu biegłych rewidentów, którzy przeprowadzają audyt finansowy spółki (zgodnie z artykułem 404, paragraf 2, punkt 2 japońskiej Ustawy o Spółkach). Dzięki temu zapewniona jest również niezależność audytu finansowego. W porównaniu z audytorami w spółkach z komitetem audytu, uprawnienia Komitetu Audytu są silniejsze, a jako organ wewnętrzny rady dyrektorów, charakteryzuje się bardziej bezpośrednim zaangażowaniem w nadzór nad zarządzaniem.

Komisja ds. Wynagrodzeń w Japonii

Komisja ds. Wynagrodzeń posiada uprawnienia do decydowania o treści wynagrodzeń i innych świadczeń dla poszczególnych wykonawców i dyrektorów zgodnie z artykułem 404, paragraf 3, Japońskiego Kodeksu Spółek (会社法). Zgodnie z japońskim prawem, termin “wynagrodzenia i inne świadczenia” odnosi się do korzyści majątkowych otrzymywanych od spółki jako wynagrodzenie za wykonywanie obowiązków, w tym płace, bonusy i inne formy rekompensaty. Komisja ds. Wynagrodzeń decyduje o konkretnych kwotach wynagrodzeń dla poszczególnych dyrektorów, kierując się obiektywnymi kryteriami opartymi na wynikach spółki oraz wkładzie każdego z dyrektorów. Komisja, w której większość stanowią dyrektorzy zewnętrzni, ma za zadanie zapobiegać nieuzasadnionemu zwiększaniu wynagrodzeń oraz brakowi przejrzystości w procesie ich ustalania. Przejrzystość i uczciwość procesu decyzyjnego dotyczącego wynagrodzeń dyrektorów są niezwykle ważne dla zdobycia zaufania akcjonariuszy, a Komisja ds. Wynagrodzeń odgrywa kluczową rolę w instytucjonalnym zapewnieniu tych wartości.

Porównanie z innymi strukturami organizacyjnymi

Aby lepiej zrozumieć spółki z komitetem nominacyjnym i innymi podobnymi organami w Japonii, porównamy je z najbardziej powszechną strukturą organizacyjną w japońskich spółkach, czyli z “spółką z radą nadzorczą”. Poniższa tabela przedstawia główne różnice między tymi dwoma strukturami.

Jak widać w tabeli, spółki z komitetem nominacyjnym i innymi w Japonii charakteryzują się organizacyjnym oddzieleniem funkcji nadzoru i wykonawczych, a także silnym zaangażowaniem zewnętrznych dyrektorów w decydowanie o tak ważnych kwestiach jak personalia czy wynagrodzenia. Dzięki temu dążą do realizacji bardziej obiektywnego i przejrzystego zarządzania, co stanowi zasadniczą różnicę w porównaniu ze spółkami z radą nadzorczą.

Podsumowanie

W niniejszym artykule wyjaśniliśmy systematyczną strukturę, role poszczególnych organów oraz porównanie z innymi systemami spółek z komitetem nominacyjnym itp. (kengyō iinkai tō secchi kaisha), które są określone w japońskim prawie spółek. Celem tego rodzaju spółek jest zwiększenie obiektywności i przejrzystości zarządzania poprzez wyraźne oddzielenie funkcji nadzorczych rady dyrektorów od funkcji wykonawczych dyrektorów wykonawczych, a także poprzez trzy komitety ustanowione wewnątrz rady dyrektorów: nominacyjny, audytowy i ds. wynagrodzeń. Szczególnie obowiązek, aby większość członków każdego komitetu stanowili dyrektorzy zewnętrzni, jest kluczowym elementem w zdobywaniu zaufania międzynarodowych inwestorów. Dla firm prowadzących działalność w Japonii lub rozważających transakcje i inwestycje z japońskimi firmami, zrozumienie systemu zarządzania drugiej strony jest niezbędne.

Kancelaria prawna Monolith posiada bogate doświadczenie i osiągnięcia w zakresie ogólnych spraw prawnych związanych z biznesem, w tym w japońskim prawie spółek. W naszej kancelarii pracują eksperci posiadający nie tylko japońskie kwalifikacje adwokackie, ale również kwalifikacje zagraniczne, biegle władający językiem japońskim i angielskim. Udzielaliśmy praktycznych i konkretnych porad prawnych krajowym i zagranicznym klientom w złożonych kwestiach związanych z japońskim prawem spółek, w tym przejściem na spółkę z komitetem nominacyjnym itp., wyborem dyrektorów zewnętrznych oraz zarządzaniem komitetami. W przypadku potrzeby budowy solidnego systemu zarządzania w Japonii lub konfrontacji z powiązanymi wyzwaniami prawnymi, prosimy o kontakt z naszą kancelarią.