O Contabilista no Direito Societário Japonês: Uma Análise Aprofundada do Seu Papel e Responsabilidades

A Lei das Sociedades por Ações do Japão estabelece várias instituições para assegurar a operação saudável e a transparência das empresas. Entre elas, o “Kaikei San’yō” (Contador Assistente), introduzido pela revisão da Lei das Sociedades por Ações em 2006 (Heisei 18), é um cargo relativamente novo, mas extremamente importante. O Contador Assistente ocupa uma posição única, estando internamente como um oficial da empresa, mas trazendo uma perspetiva externa como especialista em contabilidade. O seu principal objetivo é aumentar a confiabilidade e precisão dos documentos contábeis, especialmente em empresas de pequena e média dimensão onde a instalação de um conselho de auditores ou de um auditor contábil não é obrigatória. O Contador Assistente está diretamente envolvido no processo de elaboração dos documentos contábeis em colaboração com os diretores, garantindo a qualidade do relatório financeiro de dentro da empresa. Este sistema é um mecanismo importante para melhorar a confiabilidade das informações financeiras das empresas e fortalecer a confiança dos stakeholders, como instituições financeiras e parceiros comerciais. Este artigo explica detalhadamente, com base nas disposições legais, o quadro legal do Contador Assistente sob a Lei das Sociedades por Ações do Japão, ou seja, seu significado e propósito, métodos de nomeação e requisitos de qualificação, funções e autoridades específicas, bem como obrigações e responsabilidades legais.  

Significado e Objetivos do Sistema de Participação Contabilística no Japão

O sistema de participação contabilística é um mecanismo inovador introduzido com a implementação da Lei das Sociedades por Ações do Japão em 2006 (Heisei 18), destinado a melhorar a confiabilidade dos relatórios financeiros das empresas. Este sistema foi criado em resposta a um desafio de longa data, especialmente em pequenas e médias empresas, para assegurar a precisão dos documentos contábeis. No passado, foram consideradas a introdução de sistemas como a “auditoria limitada” ou a “auditoria simplificada” por contabilistas, mas essas propostas não se concretizaram devido a divergências de opiniões sobre a estrutura e os responsáveis pela auditoria.

O sistema de participação contabilística resolveu este problema histórico com uma abordagem diferente. Em vez de uma “auditoria” externa, introduziu o conceito completamente novo de um especialista em contabilidade atuando como um órgão interno da empresa, trabalhando em conjunto com a diretoria na elaboração dos documentos contábeis. Este mecanismo de “criação conjunta” visa prevenir erros e garantir proativamente a precisão desde a fase de elaboração, em vez de apenas verificar os documentos após a sua conclusão. Esta abordagem preventiva pode ser considerada um modelo mais eficiente e colaborativo para as pequenas e médias empresas do que as auditorias externas tradicionais.

Ao adotar este sistema, as empresas podem obter vários benefícios práticos. O mais importante é o aumento significativo da confiança externa nos documentos contábeis. As informações financeiras elaboradas com a participação de um especialista em contabilidade enviam uma mensagem forte aos stakeholders, como instituições financeiras, parceiros comerciais e credores, de que a situação financeira da empresa está sendo relatada com precisão. De fato, muitas instituições financeiras no Japão oferecem condições de empréstimo preferenciais e produtos de financiamento especiais para empresas que implementam a participação contabilística. Isso é uma prova de que a presença da participação contabilística pode aumentar diretamente a credibilidade de uma empresa. Além disso, espera-se o efeito secundário de fortalecer o sistema de gestão financeira interna e aumentar a disciplina de gestão através da colaboração com especialistas.

A Nomeação e as Qualificações do Auditor de Contas sob a Lei Japonesa

A nomeação e as qualificações do auditor de contas são rigorosamente regulamentadas pela lei das sociedades japonesas, para assegurar a especialização e a independência dessas funções.

O auditor de contas é nomeado por uma resolução ordinária da assembleia geral de acionistas, tal como os outros diretores. O seu mandato termina, por princípio, no final do exercício fiscal que termina dentro de dois anos após a nomeação, mas até à conclusão da assembleia geral ordinária de acionistas. No entanto, em certos tipos de empresas, como aquelas com restrições à transferência de ações, os estatutos podem permitir que o mandato seja estendido até um máximo de dez anos.

O mais distintivo são os requisitos de qualificação. O artigo 333, parágrafo 1, da lei das sociedades japonesas limita a possibilidade de se tornar auditor de contas a profissionais de contabilidade, como contabilistas certificados, firmas de auditoria, consultores fiscais ou firmas de consultoria fiscal. Esta é uma condição essencial para desempenhar as funções que exigem conhecimentos especializados na preparação de documentos financeiros.

Além disso, para garantir a independência do auditor de contas, o parágrafo 3 do mesmo artigo estabelece critérios rigorosos de inelegibilidade. Assim, as seguintes pessoas não podem tornar-se auditores de contas:

• Diretores, auditores, executivos, gerentes ou outros empregados da sociedade ou de qualquer uma das suas subsidiárias;
• Pessoas que tenham recebido uma suspensão das suas atividades profissionais sob as leis dos contabilistas certificados ou dos consultores fiscais e cujo período de suspensão ainda não tenha terminado;
• Pessoas que estejam impedidas de exercer a profissão de consultor fiscal sob as leis dos consultores fiscais.

Estas disposições garantem legalmente que o auditor de contas desempenhe as suas funções de forma independente da administração da empresa. Embora o auditor de contas ocupe uma posição interna como ‘diretor’, os requisitos de qualificação e independência são baseados em padrões de um especialista externo. Esta ‘independência incorporada’ é o cerne do sistema de auditoria de contas. Enquanto trabalha em estreita colaboração com o conselho de administração, o auditor de contas deve manter a objetividade e o ceticismo de um especialista e, quando necessário, expressar a sua opinião à administração. Esta tensão inerente é o que torna o papel do auditor de contas desafiador e, ao mesmo tempo, a fonte do seu valor.

Funções e Autoridade do Auditor Contabilístico no Japão

As funções e autoridade do auditor contabilístico estão claramente definidas na lei das sociedades japonesas, e o seu papel central é assegurar a fiabilidade dos documentos contabilísticos.

A mais importante função do auditor contabilístico, conforme estabelecido no artigo 374º, nº 1, da lei das sociedades japonesas, é a elaboração conjunta, com os diretores, dos documentos contabilísticos da empresa (como o balanço e a demonstração de resultados) e dos respetivos anexos detalhados. Esta “elaboração conjunta” significa não apenas verificar os documentos preparados pelos diretores, mas também envolver-se profundamente no próprio processo de criação como especialista. Durante este processo, o auditor contabilístico tem a responsabilidade de assegurar a validade do tratamento contabilístico e a precisão da apresentação, com base no seu conhecimento especializado. Paralelamente, o auditor contabilístico também tem o dever de preparar um “relatório do auditor contabilístico” que resume o desempenho das suas funções.

Para desempenhar eficazmente estas funções, o auditor contabilístico possui amplos direitos de acesso à informação e poderes de investigação. De acordo com o artigo 374º, nº 2, da lei das sociedades japonesas, o auditor contabilístico pode, a qualquer momento, inspecionar e copiar os livros contabilísticos e materiais relacionados da empresa, e solicitar relatórios sobre contabilidade aos diretores e empregados. Embora estes poderes incluam o acesso ao livro-razão geral e livros auxiliares, geralmente entende-se que não abrangem as atas das reuniões do conselho de administração.

Além disso, se necessário para o desempenho das suas funções, o auditor contabilístico pode solicitar relatórios sobre contabilidade às subsidiárias e investigar a situação dos negócios e dos ativos das subsidiárias. No entanto, as subsidiárias podem recusar esta investigação se houver “razões válidas”, como a proteção de segredos comerciais, conforme estabelecido nos artigos 374º, nº 3 e nº 4, da lei das sociedades japonesas.

O auditor contabilístico não é apenas um criador de documentos contabilísticos, mas também desempenha uma função de supervisão crucial na governança da empresa. Segundo o artigo 375º da lei das sociedades japonesas, se o auditor contabilístico descobrir qualquer ato fraudulento por parte dos diretores ou factos graves que violem as leis ou os estatutos durante o exercício das suas funções, tem o dever de reportar imediatamente aos acionistas (ou aos auditores, no caso de empresas com auditores estabelecidos). Além disso, é obrigatório que o auditor contabilístico compareça à reunião do conselho de administração onde os documentos contabilísticos são aprovados e, se necessário, expresse a sua opinião (conforme o artigo 376º da lei das sociedades japonesas). Estes poderes e deveres constituem a base legal que permite ao auditor contabilístico apoiar a solidez financeira da empresa de uma forma abrangente.

O Dever e a Responsabilidade do Auditor no Japão

O auditor, devido às suas funções e autoridade significativas, assume uma pesada responsabilidade legal. Essa responsabilidade divide-se essencialmente em duas: a responsabilidade perante a própria empresa e a responsabilidade perante terceiros, como acionistas e credores.

Primeiramente, em relação à responsabilidade perante a empresa, o Artigo 423, Parágrafo 1, da Lei das Sociedades por Ações do Japão (2005), estipula que os diretores, incluindo os auditores, que negligenciarem os seus deveres e, por consequência, causarem danos à empresa, são responsáveis por compensar esses danos. A “negligência dos deveres” por parte do auditor pode incluir, por exemplo, a falha em detectar erros significativos na elaboração dos documentos contábeis, a aceitação de tratamentos inadequados que não estejam em conformidade com os padrões contábeis ou a omissão em reportar atos ilícitos de diretores que tenham sido descobertos. Esta responsabilidade pode ser parcialmente isenta ou limitada apenas sob condições específicas, como o consentimento unânime dos acionistas ou uma resolução especial da assembleia geral de acionistas, conforme estabelecido nos estatutos da empresa.

Em seguida, a responsabilidade perante terceiros também é extremamente importante. O Artigo 429, Parágrafo 1, da mesma lei, determina que os diretores, incluindo os auditores, que agirem com má-fé ou negligência grave no desempenho de suas funções e causarem danos a terceiros, são responsáveis por compensar esses danos. Um exemplo seria o caso de uma instituição financeira que sofre perdas após conceder crédito a uma empresa com base em demonstrações financeiras fraudulentas envolvendo o auditor e que, posteriormente, a empresa vai à falência.

Além disso, o Parágrafo 2 do mesmo artigo estabelece uma disposição particularmente rigorosa para os auditores. Segundo esta disposição, se houver declarações falsas sobre assuntos significativos nos documentos contábeis ou no relatório do auditor com os quais o auditor esteve envolvido, ele será responsável por compensar os danos a terceiros, a menos que consiga provar que não foi negligente em sua conduta. Isso transfere o ônus da prova para o lado do auditor, facilitando a responsabilização por parte dos terceiros e indicando um alto nível de dever de cuidado exigido dos auditores.

Além dessas responsabilidades civis, violações das obrigações de manutenção de documentos contábeis ou declarações falsas, que contrariem as disposições da Lei das Sociedades por Ações, podem resultar em sanções administrativas, como multas de até um milhão de ienes.

Decisões Judiciais sobre o Dever de Diligência dos Contabilistas no Japão

Existem decisões judiciais que são extremamente importantes para compreender o nível de diligência que os contabilistas devem exercer. Uma dessas decisões foi proferida pela Suprema Corte do Japão em 19 de julho de 2021 (Reiwa 3). Este precedente, embora diretamente relacionado com a responsabilidade de um “auditor cuja auditoria está limitada a questões contábeis, conforme estabelecido nos estatutos de uma sociedade anônima” (auditor limitado à contabilidade), tem uma lógica legal profundamente relacionada com as funções dos contabilistas.  

No caso em questão, o problema surgiu quando um auditor limitado à contabilidade não conseguiu detectar atos de apropriação indébita de longa data cometidos por um funcionário do departamento de contabilidade da empresa. O funcionário havia falsificado extratos bancários, e o auditor, sem perceber a fraude, emitiu um relatório de auditoria atestando a adequação dos documentos contábeis. O tribunal de instância inferior, o Tribunal Superior, afirmou que “a menos que haja circunstâncias especiais, como a facilidade em identificar a falta de confiabilidade dos livros contábeis, é suficiente confiar no conteúdo dos livros contábeis preparados pela empresa para realizar a auditoria”, negando assim a responsabilidade do auditor.  

Contudo, a Suprema Corte do Japão reverteu essa decisão. A Suprema Corte declarou que, em empresas que não possuem um auditor contábil, os diretores responsáveis pela auditoria contábil não devem presumir que o conteúdo dos livros contábeis é preciso como uma premissa para a auditoria de documentos financeiros. Além disso, apontou que, para confirmar se os documentos financeiros refletem adequadamente a situação patrimonial da empresa, pode ser necessário solicitar relatórios sobre a situação de preparação dos livros contábeis e verificar os documentos que servem de base para eles.  

O impacto desta decisão da Suprema Corte nos contabilistas é imensurável. Se até mesmo um auditor limitado à contabilidade não pode confiar incondicionalmente nos livros contábeis, é lógico interpretar que os contabilistas, que desempenham um papel mais ativo e essencial de “criar em conjunto” os documentos financeiros com os diretores, estão sujeitos a um nível de dever de diligência equivalente ou até superior. Este precedente deixa claro que os contabilistas têm a responsabilidade de não aceitar passivamente as informações fornecidas pela gestão, mas sim de verificar ativamente a validade dos documentos subjacentes com um ceticismo profissional inerente à sua especialização.

Comparação com Outras Instituições

No âmbito da lei das sociedades japonesas, além do “Kaikei Sanyo” (Contabilista Participante), existem instituições como o “Kansayaku” (Auditor) e o “Kaikei Kansa-nin” (Auditor Contabilístico) que estão envolvidas na supervisão financeira e de gestão da empresa. Estes papéis são frequentemente confundidos, mas os seus poderes, qualificações e posições dentro da empresa são fundamentalmente diferentes. Para compreender a singularidade do Kaikei Sanyo, é essencial compará-lo com estas instituições.

A característica mais notável do Kaikei Sanyo é que, como um órgão interno da empresa (um executivo), ele trabalha “em conjunto” com os diretores na elaboração dos documentos contabilísticos. O objetivo é construir proativamente a precisão das informações financeiras, envolvendo especialistas desde a fase de criação.

Em contraste, o Kansayaku, também um órgão interno da empresa (um executivo), tem como principal função não a elaboração dos documentos contabilísticos, mas sim a “auditoria (supervisão)” da execução das funções dos diretores. O âmbito da auditoria do Kansayaku pode ser limitado a questões contabilísticas pelo estatuto da empresa, mas o seu papel fundamental é a supervisão da gestão, e não o envolvimento no processo de criação. Além disso, ao contrário do Kaikei Sanyo, o Kansayaku geralmente não requer qualificações profissionais como contabilistas certificados ou consultores fiscais.

Por outro lado, o Kaikei Kansa-nin é um especialista “externo” completamente independente da empresa. O Kaikei Kansa-nin deve ser um contabilista certificado ou uma firma de auditoria, e a sua função é realizar uma “auditoria contabilística” independente sobre se os documentos contabilísticos preparados pela empresa são apropriados, expressando a sua opinião através do relatório de auditoria. A nomeação de um Kaikei Kansa-nin é obrigatória para certas empresas, como as grandes corporações. Enquanto o Kaikei Sanyo apoia a criação internamente, o Kaikei Kansa-nin verifica o produto final de uma perspectiva externa, distinguindo claramente a sua posição e função.

Resumindo as diferenças, temos a seguinte tabela:

Assim, o Kaikei Sanyo desempenha um papel único e importante na lei das sociedades japonesas, sendo um órgão interno que possui especialização externa e está envolvido no processo de criação prévia, em vez de apenas na supervisão ou auditoria posterior.

Conclusão

Como detalhado neste artigo, o “Kaikei Sanyo” (会計参与) é um sistema inovador estabelecido pela Lei das Sociedades Comerciais do Japão (日本の会社法) para aumentar a confiabilidade dos documentos contábeis das empresas a partir de dentro. O “Kaikei Sanyo”, um especialista em contabilidade que atua como executivo da empresa, colabora com os diretores na elaboração dos documentos contábeis, garantindo proativamente a precisão dos relatórios financeiros. Este papel traz benefícios práticos significativos, como o aumento da credibilidade corporativa e o auxílio na captação de recursos de forma eficiente. No entanto, com essa autoridade importante, vem uma grande responsabilidade legal perante a empresa e terceiros. Decisões recentes da Suprema Corte do Japão indicam que o nível de diligência exigido do “Kaikei Sanyo” é extremamente alto, tornando a especialização avançada e a ética profissional indispensáveis na execução de suas funções.

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