Vistos de Trabalho para o Emprego de Estrangeiros no Japão: Procedimentos e Requisitos das 5 Principais Categorias de Residência

Nos últimos anos, a presença de talentos estrangeiros no mercado de trabalho japonês tem-se tornado cada vez mais notória. Segundo dados divulgados pelo Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão, o número de estrangeiros trabalhando no país continua a atingir recordes, e as estatísticas do Ministério da Justiça do Japão também mostram uma tendência crescente no total de estrangeiros residentes. Esta tendência reflete a realidade de muitas empresas japonesas que procuram assegurar talentos excepcionais além-fronteiras. No entanto, o desafio para as empresas não se resume apenas a encontrar talentos qualificados. Reside, sobretudo, em compreender e cumprir corretamente o complexo sistema de controle de imigração do Japão. Mal-entendidos ou falhas nos procedimentos de aplicação do estatuto de residência (comumente referido como “visto”) podem levar a atrasos significativos no processo de contratação, riscos legais e perda de oportunidades na competição global por talentos. Este artigo foi criado como um guia abrangente e prático para que gestores de empresas, membros de departamentos jurídicos e profissionais de recursos humanos possam compreender o panorama completo dos procedimentos legais essenciais ao empregar estrangeiros no Japão. O foco recai sobre as cinco principais categorias de estatuto de residência relacionadas com o trabalho, nomeadamente “Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos, Negócios Internacionais”, “Habilidades”, “Transferências dentro de Empresas”, “Gestão/Administração” e “Atividades Específicas”. Para cada categoria de estatuto de residência, explicaremos os requisitos legais, as condições exigidas tanto aos candidatos quanto às empresas que os recebem, e os detalhes dos passos do processo de aplicação, com base em leis específicas como a “Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados do Japão” e as ordens ministeriais relacionadas.

Procedimentos Básicos: Compreender o Certificado de Elegibilidade para Residência no Japão

Quando se pretende contratar e trazer para o Japão um estrangeiro que reside no exterior, o procedimento padrão envolve a submissão de um pedido de emissão do “Certificado de Elegibilidade para Residência” (Certificate of Eligibility, doravante “COE”). O COE é um documento emitido pelo Ministro da Justiça do Japão que comprova que o estrangeiro cumpre as condições para desembarque estabelecidas no artigo 7-2 da “Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados” do Japão. A obtenção do COE facilita e acelera o processo de emissão de vistos nas embaixadas e consulados japoneses no exterior, bem como a inspeção de desembarque nos aeroportos do Japão.

O fluxo geral do procedimento é o seguinte: primeiramente, a empresa que receberá o estrangeiro prepara e submete o pedido de emissão do COE em nome do futuro empregado, dentro do Japão. O pedido deve ser apresentado ao escritório regional de imigração que tem jurisdição sobre o local onde a empresa está situada ou onde o estrangeiro planeja residir. Em seguida, a Agência de Serviços de Imigração do Japão examina o pedido, verificando se a formação acadêmica e a experiência profissional do candidato, bem como a estabilidade e continuidade dos negócios da empresa receptora, atendem aos critérios da categoria de residência pretendida. Após a aprovação do pedido, o COE é emitido e enviado para a empresa no Japão. Recentemente, tornou-se possível também receber o COE por e-mail. A empresa deve então enviar o original ou uma cópia eletrônica do COE para o candidato no exterior. O destinatário do COE deve apresentá-lo, juntamente com o passaporte e outros documentos necessários, na embaixada ou consulado japonês do seu país para solicitar o visto. O COE tem um período de validade de três meses, durante o qual o pedido de visto deve ser feito. A entrada no Japão deve ocorrer dentro do período de validade do visto emitido. Este período de três meses é extremamente importante. Ao apresentar o passaporte e o visto durante a inspeção de desembarque nos aeroportos do Japão, e ao submeter o COE, o cartão de residência é emitido, permitindo que o indivíduo inicie oficialmente suas atividades de trabalho no Japão.

O período padrão de análise do COE varia de aproximadamente um a três meses a partir da data de aplicação, dependendo do tipo de status de residência, do tamanho da empresa e do volume de trabalho do escritório regional de imigração. O sistema COE pode ser interpretado como um design intencional do governo japonês para gerenciar riscos. Centralizando a parte essencial da avaliação na Agência de Serviços de Imigração do Japão, que possui conhecimento especializado para avaliar as leis e a realidade empresarial japonesas, reduz-se a carga de trabalho das missões diplomáticas no exterior e garante-se a uniformidade das decisões. O papel das missões diplomáticas no exterior limita-se principalmente à verificação da identidade do requerente e à autenticidade do COE, com a decisão substancial de aprovação já tendo sido tomada. Este mecanismo significa que o pedido de emissão do COE é o maior obstáculo para as empresas, e uma vez superada essa etapa, o processo de emissão do visto pode prosseguir com alta certeza.

Análise Detalhada dos Principais 5 Vistos de Trabalho no Japão

Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos e Negócios Internacionais

Este tipo de visto é um dos mais comuns e abrangentes para profissionais especializados. Segundo o Anexo I, Parte 2 da “Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados” do Japão, este visto é destinado a atividades que envolvem trabalhar com tecnologia nas áreas de ciências naturais, como física e engenharia (‘Tecnologia’), ou com conhecimentos que requerem habilidades técnicas ou conhecimento em campos das ciências humanas, como direito, economia e sociologia (‘Conhecimentos Humanísticos’), ou ainda em atividades que necessitam de pensamento ou sensibilidade baseados na cultura estrangeira (‘Negócios Internacionais’).

Os critérios para obter este status de residência são detalhados na “Ordinance Specifying the Criteria under Article 7, Paragraph 1, Item 2 of the Japanese Immigration Control and Refugee Recognition Act”. Para atividades nos campos de ‘Tecnologia’ ou ‘Conhecimentos Humanísticos’, o candidato deve, em princípio, ter se graduado em uma universidade na área relevante ou ter recebido uma educação equivalente ou superior, ou ter mais de dez anos de experiência prática. No entanto, para profissionais de processamento de informações, há uma exceção especial que relaxa esses requisitos se o candidato passar em um exame específico designado pelo Ministro da Justiça. No campo de ‘Negócios Internacionais’ (por exemplo, tradução, interpretação, marketing, transações internacionais), é geralmente necessário ter mais de três anos de experiência prática. No entanto, se o trabalho envolver tradução, interpretação ou ensino de idiomas, o requisito de três anos de experiência prática é dispensado para graduados universitários. Um requisito importante comum a todos esses campos é que a remuneração recebida pelo candidato deve ser igual ou superior à remuneração recebida por um japonês que desempenha o mesmo trabalho.

Os documentos necessários para o processo de aplicação variam de acordo com quatro ‘Categorias’ estabelecidas com base no tamanho e na confiabilidade da empresa que recebe o candidato. Este sistema de categorias foi introduzido pela Agência de Serviços de Imigração do Japão para agilizar o processo de revisão. A Categoria 1 inclui empresas listadas na bolsa de valores do Japão, a Categoria 2 inclui entidades ou indivíduos com um montante de imposto de renda retido na fonte de mais de 10 milhões de ienes no ano anterior, a Categoria 3 inclui entidades ou indivíduos que apresentaram a tabela total de relatórios legais do ano anterior (excluindo a Categoria 2), e a Categoria 4 inclui empresas recém-estabelecidas, entre outras.

Os documentos a serem submetidos incluem o ‘Certificado de Elegibilidade para Status de Residência’ (com foto anexada) e um envelope para resposta, que são comuns a todas as categorias, além de documentos que comprovem a categoria da empresa (por exemplo, uma cópia do relatório sazonal para a Categoria 1), certificados de graduação ou comprovantes de emprego que atestem a educação e a experiência profissional do candidato, e certificados de registro da empresa ou os relatórios financeiros mais recentes (especialmente para as Categorias 3 e 4). Além disso, de acordo com o Artigo 15 da “Lei de Normas Trabalhistas” do Japão, é essencial uma cópia do contrato de trabalho ou do aviso de condições de trabalho que detalhe o conteúdo do trabalho, salário e período de emprego. Os formulários de aplicação podem ser obtidos no site da Agência de Serviços de Imigração do Japão, e a aplicação deve ser feita no escritório regional de imigração que tem jurisdição sobre o local onde a empresa está situada.

Habilidades

A categoria de visto de “Habilidades” no Japão destina-se a profissionais com habilidades especializadas em determinados setores industriais, em vez de focar na formação académica. Entre as profissões específicas incluem-se cozinheiros de culinária estrangeira, treinadores desportivos, pilotos de aeronaves e artesãos de metais preciosos, entre outros. Esta categoria de visto difere da “Habilidade Específica”, que visa aceitar uma força de trabalho mais ampla em setores industriais específicos onde a escassez de mão-de-obra é grave, pois requer um alto nível de especialização.

O critério central para a permissão de entrada não é a formação académica, mas sim a experiência prática de longa duração. As ordens do Ministério da Justiça do Japão estipulam o número de anos de experiência prática necessários para cada profissão. Por exemplo, para cozinheiros de culinária estrangeira, é necessário mais de 10 anos de experiência prática, incluindo o período de estudo em instituições educacionais relacionadas. Para treinadores desportivos, exige-se mais de 3 anos de experiência prática ou experiência de participação em competições internacionais como as Olimpíadas ou campeonatos mundiais enquanto atleta. Sommeliers e pilotos de aeronaves também devem ter pelo menos 5 anos de experiência prática ou um determinado número de horas de voo e qualificações específicas. Além disso, assim como em outras categorias de visto de trabalho, é essencial receber uma remuneração igual ou superior àquela que um japonês receberia por um trabalho equivalente.

O processo de candidatura segue o fluxo padrão para a emissão do Certificado de Elegibilidade (COE). A documentação submetida deve comprovar objetivamente a vasta experiência prática do candidato. Certificados de emprego anteriores, emitidos por empregadores passados, que detalham o cargo, as funções específicas e o período de emprego são evidências importantes. O formulário de aplicação “Pedido de Certificado de Elegibilidade para Status de Residência (Habilidades)” está disponível no site da Agência de Serviços de Imigração do Japão, e a aplicação deve ser submetida ao escritório regional de imigração competente.

Transferências Internas em Empresas no Japão

Este estatuto de residência é especializado para funcionários que trabalham em escritórios estrangeiros e são transferidos por um período determinado para a sede, filiais ou subsidiárias relacionadas no Japão. As atividades realizadas no Japão devem estar dentro do escopo de trabalho permitido pelo estatuto de residência de “Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos e Negócios Internacionais”.

Os critérios de permissão de entrada têm requisitos claros tanto para o requerente quanto para a empresa. Quanto ao requerente, é necessário que, imediatamente antes da transferência, tenha estado continuamente envolvido em trabalho correspondente a “Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos e Negócios Internacionais” no escritório de origem no exterior por mais de um ano. Quanto à empresa, é exigida a existência de uma relação de capital clara entre o escritório de origem e o de destino, como uma relação entre empresas-mãe e filiais ou entre a sede e as filiais. Em relação à remuneração, também é necessário que seja igual ou superior àquela que um japonês receberia por um trabalho equivalente.

O estatuto de residência para “Transferências Internas em Empresas” é um meio importante para as empresas globais posicionarem estrategicamente seus talentos. Especificamente, os requisitos de qualificação educacional normalmente exigidos para “Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos e Negócios Internacionais”, como a conclusão do ensino superior, não são explicitamente mencionados para este estatuto. Em vez disso, a experiência de trabalho de mais de um ano no escritório de origem é enfatizada. Isso permite que as empresas transfiram para o Japão talentos excepcionais que, embora não possuam qualificações acadêmicas, acumularam anos de experiência interna e possuem alta especialização. Ou seja, este sistema valoriza mais o desempenho e a experiência dentro da empresa do que as qualificações acadêmicas externas, sendo uma ferramenta essencial para empresas que desejam desenvolver talentos internamente e utilizar suas habilidades além das fronteiras.

O processo de aplicação utiliza o processo padrão de solicitação de emissão do Certificado de Elegibilidade (COE) e o sistema de categorias empresariais mencionado anteriormente. Os documentos centrais para a submissão incluem documentos que comprovem a relação de capital entre o escritório de origem e o de destino (por exemplo, documentos que mostrem a relação de investimento), um certificado de emprego que comprove mais de um ano de experiência de trabalho no escritório de origem, e ordens de transferência ou nomeações emitidas pela empresa. O formulário de aplicação “Pedido de Certificado de Elegibilidade para Transferência Interna em Empresas” pode ser obtido no site da Agência de Serviços de Imigração e Residência do Japão e submetido ao escritório regional de imigração competente.

Gestão e Administração

O estatuto de residência “Gestão e Administração” destina-se a estrangeiros que realizam atividades de gestão ou administração de comércio ou outros negócios no Japão. Isso inclui representantes legais de empresas, diretores e gestores.

Os critérios para a concessão deste estatuto de residência são particularmente rigorosos em comparação com outros vistos de trabalho. De acordo com as ordens ministeriais do Ministério da Justiça do Japão, em primeiro lugar, é necessário assegurar um local físico de negócios dentro do Japão. Endereços virtuais ou simples residências, em princípio, não são aceites. Em seguida, em relação aos requisitos de escala do negócio, é necessário cumprir uma das seguintes condições: empregar pelo menos dois funcionários residentes em tempo integral no Japão, além daqueles envolvidos na gestão ou administração; ou ter um capital social ou montante total de investimento de pelo menos 5 milhões de ienes. Além disso, se o requerente não for um investidor ou proprietário do negócio, mas sim um gestor, é exigida uma experiência de mais de três anos em gestão ou administração de negócios (incluindo o período de estudo de assuntos relacionados à gestão ou administração em pós-graduação). Quanto à remuneração, é necessário que seja pelo menos equivalente àquela que um japonês receberia em uma posição semelhante.

O processo de aplicação para o Certificado de Elegibilidade (COE) é padrão, mas a documentação a ser submetida é muito variada. Além dos documentos pessoais do requerente, são necessários um plano de negócios detalhado que demonstre a concretude e viabilidade do negócio, documentos que comprovem um investimento de pelo menos 5 milhões de ienes (por exemplo: extrato bancário que confirme o pagamento do capital social), contrato de locação do local de negócios, certificado de registro da empresa e, se houver emprego de pelo menos dois funcionários em tempo integral, os respectivos contratos de trabalho e cópias dos cartões de residência. O formulário de aplicação “Pedido de Certificado de Elegibilidade para Status de Residência (Gestão e Administração)” está disponível no site da Agência de Serviços de Imigração do Japão, e a aplicação deve ser feita no escritório regional de imigração que tem jurisdição sobre o local onde a empresa está situada.

Atividades Específicas sob a Lei Japonesa

“Atividades Específicas” constituem uma categoria abrangente e especial estabelecida para estrangeiros que se dedicam a atividades que não se enquadram em nenhum outro status de residência definido pela “Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados” do Japão. Diferentemente de outros status de residência definidos na tabela anexa à lei, este é concedido pelo Ministro da Justiça do Japão, que especifica individualmente as atividades permitidas para cada estrangeiro. O status de residência para Atividades Específicas é amplamente dividido em atividades previamente estabelecidas por notificação do Ministério da Justiça (Atividades Específicas por Notificação) e atividades que, embora não estejam listadas em notificações, são permitidas considerando circunstâncias individuais (Atividades Específicas fora da Notificação). É importante notar que esta categoria é muito fluida, com novas atividades sendo adicionadas em resposta às mudanças nas condições socioeconômicas.

As principais “Atividades Específicas” relacionadas a atividades empresariais incluem:

• Atividades de procura de emprego por graduados de universidades no Japão: Este é o status de residência para estudantes internacionais que se graduaram em universidades ou escolas técnicas japonesas e desejam permanecer no Japão para continuar suas atividades de procura de emprego após a graduação. Normalmente, o período de residência é de 6 meses, com a possibilidade de renovação por mais 6 meses uma única vez (totalizando no máximo 1 ano). Para obter este status, é necessário um documento de recomendação da universidade onde o estudante estava matriculado.
• Estágios: Permite que estudantes matriculados em universidades estrangeiras participem de estágios em empresas japonesas como parte de seus currículos educacionais. É necessário que haja um contrato entre a universidade e a empresa receptora e que a duração do estágio geralmente não exceda 1 ano e não ultrapasse metade do período total de estudos na universidade de origem.
• Working Holiday: Um sistema que permite que jovens de países ou regiões que têm acordos com o Japão permaneçam no país com o principal objetivo de férias e realizem trabalho incidental para complementar seus fundos de estadia. Geralmente, há uma restrição de idade de 18 a 30 anos.
• Nômades Digitais: Uma categoria introduzida em 2024, destinada a estrangeiros que trabalham remotamente sem estar vinculados a um local específico, enquanto ganham uma renda alta. Os principais requisitos são ter uma renda anual de mais de 10 milhões de ienes, ser cidadão de um país ou região que está isento de visto e que tenha um tratado fiscal com o Japão, e estar inscrito em um seguro médico privado. O período de residência é de 6 meses, sem possibilidade de renovação.

Os procedimentos de aplicação para essas atividades variam significativamente dependendo do seu conteúdo. Por exemplo, para nômades digitais e estágios, a solicitação de convite do exterior (aplicação para emissão de COE) é o procedimento padrão, enquanto que para atividades de procura de emprego após a graduação universitária, é comum que estudantes internacionais já presentes no Japão mudem seu status de residência. Os documentos necessários também variam de acordo com a atividade: para procura de emprego, é necessário um documento de recomendação da universidade; para estágios, um contrato entre a universidade e a empresa; e para nômades digitais, comprovantes de renda e seguro. Informações sobre a aplicação podem ser encontradas na página “Status de Residência ‘Atividades Específicas'” no site da Agência de Serviços de Imigração e Residência do Japão.

Comparação Geral dos Principais Vistos de Trabalho no Japão

Os cinco principais tipos de status de residência que temos explicado possuem diferentes propósitos e requisitos. Para que os recrutadores e gestores de empresas possam rapidamente determinar qual status de residência é o mais adequado para o perfil e as funções planeadas do talento estrangeiro que pretendem contratar, apresentamos abaixo uma tabela comparativa das suas características.

Como se pode ver nesta comparação, a escolha do status de residência não é apenas um procedimento administrativo, mas está profundamente ligada à própria estratégia de contratação. Por exemplo, se uma empresa deseja contratar um desenvolvedor de software talentoso com 15 anos de experiência prática, mas que não possui um diploma universitário, ele não atenderia aos requisitos educacionais para “Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos, Negócios Internacionais”, mas poderia aplicar com base na experiência profissional. Se esse talento tiver trabalhado por mais de um ano numa empresa do grupo, surge a opção de “Transferência Dentro da Empresa”, que pode ter um processo mais simplificado. Assim, analisar previamente o perfil do candidato e escolher o status de residência com maior probabilidade de aprovação é extremamente importante para agilizar o processo de contratação. O envolvimento dos departamentos de recursos humanos e jurídico desde as fases iniciais da contratação e o desenvolvimento de uma estratégia de visto otimizada não só aumentam a eficiência dos procedimentos administrativos, mas também são a chave para assegurar uma vantagem competitiva na aquisição de talentos globais.

Obrigações Legais Importantes para Empresas Receptoras de Trabalhadores Estrangeiros no Japão

As empresas que empregam estrangeiros no Japão não só devem cumprir com os procedimentos da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados, mas também têm obrigações baseadas na legislação trabalhista japonesa. Em particular, os seguintes dois pontos são extremamente importantes, pois estão diretamente relacionados com a aplicação e manutenção do estatuto de residência.

Obrigação de Esclarecimento das Condições de Trabalho

A “Lei das Normas Laborais” japonesa (Lei das Normas Laborais do Japão), no seu artigo 15, obriga os empregadores a esclarecerem por escrito as condições principais de trabalho, como salário, horas de trabalho e outras, quando celebram um contrato de trabalho com um trabalhador. Este documento é geralmente conhecido como “notificação das condições de trabalho” e é um documento essencial para provar a existência de uma relação de emprego válida e os detalhes da remuneração e descrição do trabalho durante o processo de aplicação do estatuto de residência. Os “itens de esclarecimento absolutos” que devem ser especificados por escrito incluem a duração do contrato de trabalho, o local de trabalho e as tarefas a serem realizadas, os horários de início e término do trabalho, dias de folga e férias, o método de cálculo e pagamento do salário, e questões relacionadas com a rescisão do emprego.

Obrigação de Inscrição em Seguros Sociais e de Trabalho

Legalmente, os trabalhadores estrangeiros que preencham os mesmos requisitos de inscrição que os trabalhadores japoneses devem ser inscritos nos sistemas de seguros sociais e de trabalho do Japão. Isso inclui o seguro de saúde, o seguro de pensão de bem-estar, o seguro de emprego e o seguro de compensação de acidentes de trabalho (seguro de acidentes de trabalho). Cumprir com a obrigação de inscrição nestes seguros não é apenas uma questão de legislação trabalhista. Nos últimos anos, a Agência de Serviços de Imigração tem verificado rigorosamente o estado de inscrição nos seguros sociais durante a avaliação dos pedidos de renovação do período de residência. Se uma empresa não inscrever adequadamente os seus empregados nos seguros, isso pode ser uma razão para a não aprovação da renovação do período de residência, o que leva a um risco direto de a empresa não conseguir manter o seu valioso capital humano estrangeiro.

Conclusão

A correta implementação do sistema de vistos de trabalho no Japão é um processo complexo que requer conhecimento jurídico especializado e um planeamento estratégico cuidadoso. Compreender exatamente os requisitos de cada status de residência, preparar uma vasta quantidade de documentos sem falhas e estar sempre em conformidade com as alterações legislativas pode representar um grande encargo para muitas empresas. Pequenos erros processuais podem acarretar o risco de comprometer todo o plano de contratação. A Monolith Law Office possui um vasto histórico de fornecimento de uma ampla gama de serviços legais para inúmeros clientes, tanto nacionais quanto internacionais, desde a aplicação de vistos de trabalho, conforme explicado neste artigo, até a gestão subsequente do status de residência. A nossa força reside não só no profundo conhecimento das leis japonesas, mas também na presença de vários falantes de inglês com qualificações de advogados estrangeiros. Com base numa compreensão profunda tanto do direito japonês quanto das práticas de negócios internacionais, somos capazes de oferecer suporte suave e abrangente aos desafios enfrentados pelas empresas clientes. Empresas que enfrentam desafios com o emprego de estrangeiros ou que planeiam fazê-lo no futuro, são encorajadas a consultar a nossa equipe de especialistas.