Defeitos na Convocação de Assembleias Gerais de Acionistas conforme Estabelecido pela Lei das Sociedades Japonesas e Jurisprudência Relacionada

A gestão adequada da Assembleia Geral de Acionistas é de extrema importância para os gestores de uma empresa, tanto para a manutenção de uma governança corporativa eficiente quanto para a preservação de boas relações com os acionistas. Em particular, se o processo de ‘convocação’ da Assembleia Geral de Acionistas apresentar falhas, a validade das resoluções tomadas nessa assembleia pode ser contestada, o que pode levar a perturbações inesperadas e impactos significativos na gestão da empresa. Para prevenir tais riscos legais e assegurar a operação estável da empresa, é essencial compreender profundamente o sistema legal relacionado à convocação da Assembleia Geral de Acionistas sob a lei das sociedades japonesas. Este artigo oferece uma explicação sobre os princípios básicos da convocação da Assembleia Geral de Acionistas sob a lei das sociedades do Japão, os tipos de falhas que podem ocorrer e os principais casos judiciais relevantes.

Princípios Básicos da Convocação da Assembleia Geral de Acionistas sob a Lei das Sociedades por Ações do Japão

A Lei das Sociedades por Ações do Japão estabelece disposições detalhadas para assegurar a operação adequada da assembleia geral de acionistas. Estas disposições garantem que os acionistas possam participar da assembleia e exercer seus direitos de voto de forma apropriada, além de fornecerem um quadro fundamental para manter a transparência e a integridade da gestão empresarial.

Determinação do Convocador e dos Assuntos da Convocação

Em regra, a convocação da assembleia geral de acionistas é uma prerrogativa dos diretores (Artigo 296, Parágrafo 3, da Lei das Sociedades por Ações do Japão). Isso está intimamente relacionado ao fato de que o conselho de administração é o órgão que toma decisões sobre a execução dos negócios da empresa, e a realização da assembleia é considerada parte essencial da execução de importantes operações empresariais. Ao convocar a assembleia, os diretores devem determinar questões estabelecidas pela Lei das Sociedades por Ações do Japão, como a data, o local, os assuntos a serem tratados (pauta) e se os acionistas que não comparecerem poderão exercer seus direitos de voto por escrito ou por meios eletrônicos (Artigo 298, Parágrafo 1, da Lei das Sociedades por Ações do Japão). Ao esclarecer essas questões, os acionistas podem compreender o conteúdo da assembleia com antecedência e se preparar adequadamente. Para os gestores, é crucial determinar essas questões com precisão e garantir a transparência na informação aos acionistas, a fim de evitar disputas futuras.

Como exceção, acionistas que atendam a certas condições também podem solicitar a convocação da assembleia geral. Especificamente, acionistas que detenham pelo menos um terço dos direitos de voto totais por seis meses podem solicitar a convocação ao conselho de administração (Artigo 297, Parágrafo 1, da Lei das Sociedades por Ações do Japão). Se a empresa não realizar os procedimentos de convocação sem demora após tal solicitação, o acionista pode convocar a assembleia com a permissão do tribunal (Artigo 297, Parágrafo 4, da Lei das Sociedades por Ações do Japão). Esta é uma disposição importante para proteger os direitos dos acionistas minoritários e prevenir a recusa da realização da assembleia pela administração, e os gestores têm o dever de responder adequadamente aos pedidos de convocação dos acionistas.

Método e Prazo de Notificação da Convocação

A notificação da convocação da assembleia geral de acionistas deve ser feita por escrito em empresas com conselho de administração (Artigo 299, Parágrafo 2, da Lei das Sociedades por Ações do Japão). No entanto, com o consentimento dos acionistas, a notificação também pode ser feita por meios eletrônicos, como e-mail, método que tem sido cada vez mais utilizado nos últimos anos (Artigo 299, Parágrafo 3, da Lei das Sociedades por Ações do Japão). Isso reflete uma adaptação ao avanço da digitalização e visa aumentar a conveniência tanto para a empresa quanto para os acionistas.

Quanto ao período de notificação, em empresas abertas, é necessário emitir a notificação de convocação até duas semanas antes da data da assembleia (Artigo 299, Parágrafo 1, da Lei das Sociedades por Ações do Japão). Isso visa dar aos acionistas tempo suficiente para considerar os itens da pauta e se preparar para o exercício do direito de voto. Em empresas fechadas, o prazo pode ser reduzido para uma semana antes, conforme estabelecido nos estatutos da empresa. Essa redução de prazo leva em conta as características das empresas fechadas, onde o número de acionistas é menor e a partilha de informações entre eles é relativamente fácil. Os gestores devem respeitar o período de notificação adequado ao tipo de empresa e garantir que a notificação seja feita com precisão a todos os acionistas, especialmente aos acionistas japoneses.

Omissão do Procedimento de Convocação

Quando há consentimento de todos os acionistas, é possível realizar uma assembleia geral sem o procedimento de convocação, conhecida como “assembleia com a presença de todos os acionistas” (Artigo 300 da Lei das Sociedades por Ações do Japão). Esse sistema é frequentemente utilizado, especialmente em empresas familiares com poucos acionistas. Ao omitir o rigoroso procedimento de convocação, permite-se uma gestão mais eficiente da empresa e prioriza-se a formação de consenso substancial baseada na estreita relação entre os acionistas, refletindo a flexibilidade da Lei das Sociedades por Ações do Japão.

As regras detalhadas para a convocação da assembleia geral de acionistas não são meros procedimentos formais, mas funcionam como dispositivos de segurança fundamentais para proteger os direitos dos acionistas, especialmente dos minoritários. Por outro lado, disposições excepcionais como a “assembleia com a presença de todos os acionistas” reconhecem que o formalismo estrito pode ser excessivo em empresas com poucos acionistas e em estreita relação, priorizando a formação de consenso substancial sob a Lei das Sociedades por Ações do Japão. Esse contraste destaca a importância do objetivo por trás das regras, ou seja, a proteção dos acionistas dispersos e numerosos.

Tipos de Defeitos na Convocação da Assembleia Geral de Acionistas e os Seus Efeitos Legais sob a Lei Japonesa

De acordo com a lei das sociedades por ações do Japão, os defeitos nas deliberações da assembleia geral de acionistas são classificados em três níveis de gravidade, estabelecendo-se efeitos legais e modos de contestação distintos para cada um. Esta classificação em múltiplos níveis visa equilibrar a garantia da estabilidade legal nas atividades empresariais com a correção de irregularidades fundamentais. Como gestor estrangeiro, é essencial compreender o impacto que estes defeitos podem ter na gestão da sua empresa e estar preparado para tomar as medidas adequadas.

Tipos de Defeitos: Deliberações Anuláveis, Inválidas e Inexistentes Sob a Lei das Sociedades Japonesas

Na lei das sociedades do Japão, os defeitos nas deliberações da assembleia geral dos acionistas são classificados, de acordo com a sua gravidade, em três categorias: “deliberações anuláveis (defeitos anuláveis)”, “deliberações inválidas (causas de invalidade)” e “deliberações inexistentes (causas de inexistência)”.  

Anulação de Deliberações Suscetíveis de Anulação (Artigo 831, n.º 1 da Lei das Sociedades por Ações do Japão)

Este termo refere-se a falhas processuais ou de conteúdo relativamente menores. As principais causas de anulação incluem “quando o procedimento de convocação da assembleia geral de acionistas ou o método de deliberação viola a lei ou os estatutos, ou é consideravelmente injusto” (número 1 do Artigo 831 da Lei das Sociedades por Ações do Japão). Exemplos específicos incluem a omissão de notificação de convocação a alguns acionistas, insuficiências na notificação de convocação, períodos de notificação inadequados, falta de quórum, violação do dever de explicação e obstrução do exercício do direito de voto. O prazo para apresentar esta ação é de três meses a partir da data da deliberação, e a legitimidade para agir é limitada a acionistas, diretores e auditores, ou seja, aqueles que têm um interesse significativo na deliberação. Este curto período para apresentar uma ação visa estabelecer a estabilidade legal da deliberação o mais rapidamente possível. Para os gestores, é crucial verificar a existência de falhas dentro deste período de três meses e considerar as medidas apropriadas conforme necessário.  

Resoluções Inválidas sob a Lei das Sociedades Japonesas (Artigo 830, Parágrafo 2)

Uma resolução é considerada inválida quando o seu conteúdo viola a legislação, sendo a gravidade do defeito mais séria do que as causas de anulação. Por exemplo, resoluções que contêm conteúdo proibido pela Lei das Sociedades do Japão se enquadram nesta categoria. Uma resolução inválida é automaticamente nula, sem a necessidade de uma decisão judicial final, e não está sujeita a prazos para ação judicial nem a restrições sobre quem pode reivindicar a sua invalidade, podendo ser contestada por qualquer pessoa a qualquer momento. Isso ocorre porque a prioridade é corrigir a ilegalidade fundamental da resolução e assegurar a prevalência da justiça sob o império da lei.  

Resoluções Inexistentes sob a Lei das Sociedades Japonesas (Artigo 830, Parágrafo 1)

Este é considerado um dos defeitos mais graves e refere-se a situações em que a resolução não existe fisicamente (por exemplo, quando a ata é criada sem que a assembleia geral tenha sido realizada) ou quando os defeitos nos procedimentos de convocação ou no método de resolução são tão significativos que a própria existência legal da assembleia geral dos acionistas não pode ser reconhecida. Exemplos específicos incluem casos em que a assembleia geral é realizada sem qualquer notificação de convocação ou quando um diretor que não é o representante legal convoca a assembleia geral sem uma resolução do conselho de administração. Também nestes casos, não há limitações quanto ao período para instaurar uma ação judicial ou quanto aos sujeitos com direito a fazê-lo.  

Sistema de Classificação de Defeitos em Três Níveis sob a Lei das Empresas Japonesas

O sistema de classificação de defeitos em três níveis demonstra o equilíbrio entre duas exigências centrais no direito empresarial japonês: a garantia da ‘estabilidade legal’ e a correção de ‘irregularidades fundamentais’. Para defeitos relativamente menores (motivos de anulação), estabelece-se um curto período de litígio de três meses, com o objetivo de assegurar rapidamente a estabilidade legal das deliberações. Isso ocorre porque, se as deliberações fossem constantemente anuladas devido a pequenos erros processuais, a gestão da empresa tornar-se-ia extremamente instável, ameaçando também a segurança das transações com terceiros. Por outro lado, para defeitos extremamente graves (motivos de invalidade ou inexistência de deliberação), não se impõe um limite ao período de litígio, permitindo que a ilegalidade fundamental dessas deliberações possa ser contestada a qualquer momento, priorizando a realização da justiça. Esta estrutura indica que a Lei das Empresas do Japão não se limita ao formalismo, mas leva em consideração os efeitos substanciais e a ordem jurídica.

O Princípio da Discrição de Rejeição sob a Lei das Sociedades Japonesas (Artigo 831, Parágrafo 2)

O Artigo 831, Parágrafo 2, da Lei das Sociedades do Japão estabelece que, mesmo em casos de violação da lei ou dos estatutos durante o procedimento de convocação da assembleia geral de acionistas ou no método de resolução, os tribunais podem rejeitar um pedido de anulação feito por um acionista se “considerarem que o fato da violação não é grave e não afeta a resolução”.

Esta disposição é um mecanismo importante para prevenir que as resoluções da assembleia geral de acionistas sejam facilmente anuladas devido a falhas processuais menores, o que prejudicaria significativamente a estabilidade legal da empresa. Os tribunais têm uma perspetiva prática, considerando não apenas a violação formal da lei, mas também o impacto substancial que a violação pode ter e o quanto ela pode prejudicar a estabilidade legal da empresa. Este princípio é um meio essencial para os tribunais introduzirem uma realidade prática no rigoroso formalismo da lei.

Contudo, quando se considera que a falha é “grave”, mesmo que se reconheça que tal falha não afeta o resultado da resolução, os tribunais não são permitidos a exercer a discrição de rejeição e devem admitir a anulação da resolução, conforme estabelecido pela jurisprudência (como a decisão da Suprema Corte de 18 de março de 1971). Isso demonstra um forte compromisso com a justiça processual, indicando que falhas que afetam o cerne do procedimento não podem ser ignoradas, mesmo que não influenciem o resultado.

Tipos e Efeitos Legais das Falhas nas Deliberações da Assembleia Geral de Acionistas no Japão

Compilámos numa tabela os tipos de litígios relacionados com falhas nas deliberações da assembleia geral de acionistas no Japão e os seus efeitos legais, bem como os requisitos para a apresentação de uma ação judicial.

Critérios de Avaliação de Defeitos de Convocação em Principais Casos Judiciais no Japão

Os tribunais japoneses têm proferido decisões diversas conforme os casos específicos em relação a defeitos de convocação de assembleias gerais de acionistas. Estes casos judiciais tornam-se diretrizes importantes que demonstram como os artigos da Lei das Sociedades por Ações do Japão são aplicados na prática.

Defeitos na Autoridade de Convocação

Os defeitos na autoridade de convocação da Assembleia Geral de Acionistas são um dos problemas mais fundamentais que afetam a validade das deliberações.

Quando uma Assembleia Geral de Acionistas é convocada por um diretor que não seja o representante legal da empresa, sem se basear numa resolução válida do conselho de administração, essa assembleia não pode ser considerada uma Assembleia Geral de Acionistas com significado legal, e as deliberações tomadas são consideradas “deliberações inexistentes” (decisão da Suprema Corte do Japão de 20 de agosto de 1970 (1970)). Este é um caso em que a falta de autoridade de convocação foi avaliada como um defeito tão grave que nega a própria existência da assembleia. Este precedente esclarece o princípio de que a legitimidade da Assembleia Geral de Acionistas deriva diretamente da aprovação e autoridade de um órgão interno apropriado da empresa (o conselho de administração). Se uma assembleia é convocada sem uma resolução apropriada do conselho de administração (ou por uma pessoa sem autoridade), isso não é apenas um erro processual, mas é considerado como algo que prejudica fundamentalmente a “própria existência” da assembleia ou de suas deliberações. Os gestores devem assegurar que a convocação da Assembleia Geral de Acionistas sempre passe por uma resolução válida do conselho de administração.

Da mesma forma, uma convocação que não se baseie numa resolução válida do conselho de administração, mesmo que se reconheça que o defeito não afeta o resultado da deliberação, foi considerada um “defeito grave” que não permite a rejeição discricionária (decisão da Suprema Corte do Japão de 18 de março de 1971). Isso enfatiza o papel extremamente importante do conselho de administração como “porteiro” na realização da Assembleia Geral de Acionistas.

Notificação de Convocação com Prazo Insuficiente ou Omissão de Notificação Sob a Lei Japonesa

As decisões dos tribunais sobre falhas na notificação de convocação variam delicadamente com base na “gravidade” da falha e no “impacto prático ou potencial” que ela pode ter no resultado da deliberação.

Um caso em que a notificação foi enviada com dois dias a menos do que o período legal de convocação (12 dias antes da reunião) foi considerado uma falha “grave” que não permite a rejeição discricionária (decisão da Suprema Corte Japonesa de 18 de março de 1971 (1971)). Isso ocorreu porque a insuficiência do período de notificação pode privar os acionistas do tempo necessário para se prepararem e potencialmente afetar o exercício do direito de voto, sendo, portanto, uma falha que não pode ser negligenciada.

Em casos de omissão significativa da notificação a alguns acionistas, como quando 6 de 9 acionistas não foram notificados de todo (correspondendo a aproximadamente 42% do total de ações), e o diretor representante notificou apenas dois acionistas que eram seus familiares verbalmente, a deliberação foi considerada uma falha grave e julgada como uma “deliberação inexistente” (decisão da Suprema Corte Japonesa de 3 de outubro de 1958). Isso se deveu ao fato de que a convocação foi tão negligente que a assembleia carecia da substância de uma “assembleia geral de acionistas”.

Por outro lado, há casos em que a falta de notificação a um dos proprietários fracionados (em um caso de associação de administração de condomínios) não resultou na invalidade da deliberação da assembleia (decisão do Tribunal Distrital de Tóquio de 28 de novembro de 1988). Isso ocorreu porque se considerou que a falta de notificação não afetou a deliberação da assembleia, sendo o resultado de uma consideração tanto do grau da falha quanto do impacto na deliberação. Os tribunais demonstram que valorizam não apenas a violação formal, mas também o impacto substancial que tal violação pode ter sobre os direitos dos acionistas e o processo de tomada de decisão da assembleia. Para os gestores, é essencial gerir com precisão a lista de envio de notificações de convocação e assegurar a estrita observância dos prazos.

Procedimentos de Convocação e Métodos de Deliberação Marcadamente Injustos Sob a Lei Japonesa

O critério de “marcadamente injusto” depende fortemente da apreciação dos factos e reflete as expectativas sociais em relação à governança corporativa da época.

Se uma assembleia geral de acionistas for realizada num local ou horário que torne a presença extremamente difícil, ou se a gestão da reunião for injusta (por exemplo, obstrução do exercício do direito de voto, condução dos procedimentos com a colaboração de certos acionistas, como os acionistas empregados), essas ações podem ser consideradas como falhas “marcadamente injustas”.

Como exemplos concretos, foram considerados “marcadamente injustos” os métodos de deliberação em que uma pessoa sem direito de voto exerceu o voto ou um representante com procurações de ambos os lados, favoráveis e contrárias, ignorou a procuração contrária e simplesmente votou a favor (decisão do Tribunal Superior de Osaka, 26 de setembro de 1967). Além disso, foi considerado “marcadamente injusto” um caso em que, apesar do estado de confusão da assembleia, o presidente ignorou a declaração de desconfiança dos acionistas, privou-os da oportunidade de questionar e debater e declarou a resolução apenas com aplausos. Estes casos judiciais indicam que atos de manipulação fundamental dos procedimentos ou tratamento indevido do direito de voto são claramente “marcadamente injustos”, demonstrando uma forte exigência de que o processo de tomada de decisão da assembleia geral de acionistas seja conduzido de forma justa. Os gestores precisam prestar atenção cuidadosa para garantir que todos os acionistas sejam tratados de forma equitativa e que os direitos de voto sejam exercidos apropriadamente.

Por outro lado, foi decidido que não é “marcadamente injusto” se a empresa permitir que acionistas empregados entrem na sala da assembleia geral antes dos outros acionistas e se sentem na frente, mesmo que isso signifique que os acionistas percam a oportunidade de escolher seus assentos (decisão da Suprema Corte, 12 de novembro de 1996). Isso sugere que, mesmo que haja uma sensação de injustiça formal, não é imediatamente ilegal, a menos que o exercício substancial dos direitos seja impedido. Indica que os tribunais consideram não apenas a equidade formal, mas também o impacto substancial.

Quanto às tendências recentes de casos judiciais, a decisão do Tribunal Superior de Tóquio de 5 de junho de 2024 determinou que, como o “Regulamento do Conselho de Administração” da empresa era “inválido”, não havia falhas nos procedimentos de convocação da assembleia geral de acionistas baseados numa reunião do conselho de administração convocada por um diretor que não era o presidente. Isso mostra que mesmo que haja uma violação formal das regras, a validade das próprias regras pode ser questionada retroativamente. Além disso, foram rejeitadas alegações de que a realização da assembleia em local remoto ou a inclusão ou não de procurações para alguns acionistas (enviadas por outra entidade) violavam a lei ou os estatutos ou que os procedimentos eram “marcadamente injustos”. Isso sugere uma tendência de reconhecer uma certa discrição das empresas na gestão das assembleias e uma possível mudança para uma avaliação mais substancial da justiça.

Pontos Práticos a Considerar na Convocação de Assembleias Gerais de Acionistas no Japão

Para gerir uma empresa japonesa de forma eficiente e manter uma boa relação com os acionistas, é crucial compreender o sistema legal japonês e estar ciente dos pontos práticos a considerar.

Verificação Rigorosa do Aviso de Convocação

A Lei das Sociedades por Ações do Japão (Artigo 298, Parágrafo 1) estabelece detalhadamente os itens que devem constar no aviso de convocação, e como gestor, é extremamente importante verificar minuciosamente os detalhes do aviso, como data, local, itens da agenda e a possibilidade de exercer o direito de voto por escrito ou meios eletrónicos, e comunicar corretamente a todos os acionistas. Especialmente em empresas fechadas, pode haver uma simplificação do processo de convocação (Lei das Sociedades por Ações do Japão, Artigo 300), portanto, é necessário compreender a forma jurídica da própria empresa e as regras aplicáveis. Isso representa o primeiro passo de uma gestão proativa de riscos para prevenir potenciais riscos e evitar objeções dos acionistas.  

Compreensão dos Métodos de Exercício do Direito de Voto e Nomeação de Procuradores

Nas assembleias gerais de acionistas no Japão, além de exercer o direito de voto presencialmente, em certos casos, também é possível votar por escrito ou eletronicamente (Lei das Sociedades por Ações do Japão, Artigos 311 e 312). Como gestor, deve-se preparar adequadamente para que os acionistas possam utilizar esses métodos de voto e fornecer informações para que escolham a opção mais adequada às suas circunstâncias. Além disso, o voto por procuração é permitido, mas existem restrições, como o número limitado de procuradores que podem estar presentes, de acordo com as leis e o estatuto da empresa, portanto, é aconselhável verificar previamente e comunicar claramente aos acionistas (Lei das Sociedades por Ações do Japão, Artigo 310).  

Conclusão

O sistema legal japonês relativo a defeitos na convocação de assembleias gerais de acionistas é meticulosamente desenhado para equilibrar a proteção dos direitos dos acionistas com a estabilidade da gestão empresarial. Para que as empresas ganhem a confiança dos seus acionistas, é essencial assegurar a correção dos procedimentos de convocação das assembleias gerais e praticar uma governança corporativa transparente.