Vistos de Trabalho no Japão: Procedimentos e Pontos Estratégicos de Acordo com os Diferentes Tipos de Recrutamento de Funcionários Estrangeiros

Na era da globalização acelerada em que vivemos, a aquisição de talentos estrangeiros com diversos backgrounds tornou-se uma estratégia de gestão crucial para as empresas japonesas manterem a sua competitividade internacional e gerarem novas inovações. No entanto, o processo de empregar estrangeiros não se conclui apenas com atividades de recrutamento. A Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados do Japão (doravante denominada “Lei de Imigração”) e outras leis relacionadas estabelecem requisitos e procedimentos rigorosos para o emprego de estrangeiros no Japão, sendo essencial compreender e cumprir estes procedimentos legais corretamente. Falhas ou mal-entendidos nos procedimentos podem causar atrasos significativos nos planos de contratação ou, no pior dos casos, resultar em riscos graves de compliance. Este artigo foca-se nos três principais métodos de recrutamento que as empresas enfrentam ao empregar talentos estrangeiros no Japão: a contratação de estudantes internacionais recém-graduados, a contratação de estrangeiros residentes no Japão para mudança de emprego e a contratação de estrangeiros residentes no exterior. Explicaremos de forma abrangente e específica os procedimentos legais, os documentos necessários e as considerações práticas para cada cenário, com base na legislação mais recente. Assim, fornecemos orientações para que a gestão das empresas e os profissionais de direito e recursos humanos possam avançar estrategicamente e sem contratempos em cada processo de contratação.

Conhecimentos Fundamentais do Sistema de Vistos de Trabalho no Japão

Para compreender os procedimentos de contratação de estrangeiros, é essencial primeiro entender a estrutura básica do sistema de status de residência do Japão.

Categorias de Visto que Permitem Trabalhar no Japão

A lei de imigração japonesa estabelece o “status de residência” como a posição legal para estrangeiros permanecerem e se engajarem em atividades no Japão. As atividades que podem ser realizadas no Japão são estritamente definidas para cada status de residência, e se o trabalho remunerado é permitido ou não depende do tipo de status de residência que se possui.

O status de residência pode ser amplamente classificado em três grupos, dependendo da permissão para realizar atividades de trabalho. Primeiramente, existem status de residência baseados em status/posição que não têm restrições de atividade, como “residente permanente” e “cônjuge de japonês etc.”, que permitem trabalhar em qualquer tipo de emprego em princípio. Em segundo lugar, há status de residência com atividades limitadas a certos tipos de trabalho. Isso inclui “Habilidades Técnicas, Conhecimentos em Humanidades e Negócios Internacionais”, que é o mais comumente utilizado por empresas ao empregar profissionais estrangeiros especializados. Estrangeiros com este status de residência só podem se envolver em atividades de trabalho dentro do escopo permitido. Terceiro, existem status de residência como “estudante” e “curta estadia”, que em princípio não permitem trabalhar.

Este artigo focará no status de residência “Habilidades Técnicas, Conhecimentos em Humanidades e Negócios Internacionais”, que é mais relevante para a contratação de profissionais especializados em colarinho branco. Este status de residência abrange as seguintes três áreas de trabalho:

• Técnica: Trabalho que requer habilidades ou conhecimentos nas áreas de ciências naturais, como ciências físicas, engenharia, entre outras. Exemplos específicos incluem engenheiros de TI, programadores, engenheiros de design mecânico, pesquisadores e desenvolvedores.
• Conhecimentos em Humanidades: Trabalho que requer conhecimento nas áreas de ciências humanas, como direito, economia, sociologia, entre outras. Profissões como marketing, finanças, jurídico e consultoria de gestão se enquadram nesta categoria.
• Negócios Internacionais: Trabalho que requer pensamento ou sensibilidade baseados na cultura estrangeira. Inclui tradutores, intérpretes, instrutores de idiomas, negócios de comércio exterior, designers, entre outros.

Requisitos Comuns para a Obtenção do Estatuto de Residência no Japão

Para obter o estatuto de residência no Japão na categoria “Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos e Negócios Internacionais”, tanto o requerente estrangeiro quanto a empresa empregadora devem cumprir os critérios estabelecidos por ordem do Ministério da Justiça.

Primeiramente, quanto aos requisitos do próprio requerente, é exigido um histórico acadêmico ou experiência profissional relacionada à atividade que pretende exercer. Especificamente, isso geralmente significa ter concluído um curso universitário na área relacionada ou possuir mais de 10 anos de experiência profissional. No entanto, para atividades dentro da categoria “Negócios Internacionais”, excluindo tradução, interpretação e ensino de línguas, é considerado suficiente ter mais de três anos de experiência profissional relacionada. Na avaliação da Agência de Serviços de Imigração e Residência, é rigorosamente analisada a relevância entre a área de especialização ou histórico profissional do requerente e as funções que desempenhará após ser contratado.

Em seguida, como requisitos importantes do lado da empresa, destacam-se o montante da remuneração e a estabilidade da gestão. Quanto à remuneração, está estabelecido que o salário recebido pelo estrangeiro deve ser igual ou superior ao de um empregado japonês que desempenhe funções equivalentes. Este é um critério crucial para prevenir a contratação de trabalhadores estrangeiros por salários injustamente baixos. O Artigo 3 da Lei de Normas Laborais do Japão também proíbe tratamento discriminatório em salários e outras condições de trabalho com base na nacionalidade, e este princípio é levado em consideração na avaliação do estatuto de residência. Além disso, a empresa empregadora deve demonstrar a estabilidade e continuidade do seu negócio, o que indica a capacidade de empregar continuamente o estrangeiro e pagar o salário de forma estável.

Sistema de Categorias de Empresas no Processo de Candidatura a Vistos

No processo de candidatura a vistos de residência, a Agência de Serviços de Imigração do Japão classifica os empregadores, que são as empresas, em quatro categorias com base no seu tamanho e confiabilidade, a fim de acelerar as candidaturas. O volume de documentos necessários a serem submetidos no momento da aplicação varia significativamente de acordo com a categoria.  

• Categoria 1: Empresas listadas na bolsa de valores japonesa, organizações de utilidade pública autorizadas pelo governo, entre outras.
• Categoria 2: Entidades ou indivíduos cujo montante de imposto retido na fonte sobre os salários do ano anterior, conforme indicado na tabela de resumo de documentos fiscais obrigatórios, seja de 10 milhões de ienes ou mais.
• Categoria 3: Entidades ou indivíduos que submeteram a tabela de resumo de documentos fiscais obrigatórios do ano anterior (excluindo aqueles da Categoria 2).
• Categoria 4: Entidades ou indivíduos que não se enquadram em nenhuma das categorias acima (como empresas recém-estabelecidas).

Empresas pertencentes às Categorias 1 e 2 são consideradas de alta credibilidade social e estabilidade de gestão, portanto, a documentação necessária é significativamente simplificada. Por outro lado, empresas das Categorias 3 e 4, especialmente as recém-estabelecidas, são obrigadas a apresentar mais documentos (como planos de negócios e demonstrações financeiras) para provar a estabilidade do negócio. Este sistema de categorias não é apenas uma diferença de procedimento administrativo. Compreender a qual categoria a sua empresa pertence é extremamente importante para o planejamento do cronograma de contratação e a preparação dos documentos necessários. Por exemplo, startups que se enquadram na Categoria 4 precisam estabelecer planos de contratação que levem em conta um período mais longo de avaliação de vistos de residência e uma análise mais detalhada, em comparação com empresas listadas na Categoria 1. Isso é um elemento estratégico que afeta diretamente a alocação de recursos temporais e humanos nas atividades de recrutamento.  

Recrutamento de Estudantes Internacionais como Recém-Graduados no Japão

A contratação de estudantes internacionais talentosos que se formam em universidades e escolas técnicas no Japão como recém-graduados representa uma oportunidade valiosa de aquisição de talentos para muitas empresas.

Visão Geral do Processo: “Pedido de Alteração do Status de Residência”

O status de residência “Estudante” detido por estudantes internacionais é destinado a fins acadêmicos e, em princípio, não permite trabalho em tempo integral. Portanto, para começar a trabalhar oficialmente numa empresa após a graduação, é necessário alterar o status de residência para um que permita o trabalho, geralmente para “Engenharia, Ciências Humanas, Serviços Internacionais”, antes da data de início no emprego. Este processo é conhecido como “Pedido de Alteração do Status de Residência” e é realizado pelo próprio indivíduo na repartição regional de imigração.

Processo de Candidatura e Documentos Necessários

A candidatura é feita pelo próprio estudante internacional, mas a empresa empregadora tem a obrigação de preparar e fornecer ao candidato uma série de documentos comprovativos necessários. Os documentos necessários são geralmente preparados tanto pelo candidato quanto pela empresa.  

Os principais documentos que o candidato (estudante internacional) deve preparar são:

• Formulário de Pedido de Alteração do Status de Residência
• Fotografia para comprovação (4cm de altura x 3cm de largura)
• Passaporte e Cartão de Residência (a ser apresentado no balcão)
• Certificado de Conclusão ou Certificado de Previsão de Conclusão
• Currículo

Os principais documentos que a empresa contratante deve preparar são:

• Documentos que comprovem a categoria da empresa (por exemplo, cópia do relatório anual para a categoria 1, cópia da tabela de retenção na fonte do imposto de renda do ano anterior para as categorias 2 e 3)  
• Certificado de Registro da Empresa
• Documentos que detalhem as atividades da empresa (brochuras, folhetos, etc.)
• Cópia dos documentos financeiros do último ano fiscal (especialmente para as categorias 3 e 4)
• Cópia do contrato de trabalho ou notificação das condições de trabalho (com detalhes sobre as funções, salário, período de emprego, etc.)

O formulário oficial de candidatura, “Formulário de Pedido de Alteração do Status de Residência”, pode ser baixado do site da Agência de Serviços de Imigração.

• Nome do site: Agência de Serviços de Imigração
• Título da página: Pedido de Alteração do Status de Residência
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html[ja]

Local de Candidatura, Prazos e Pontos de Atenção

A candidatura é feita no balcão da repartição regional de imigração que tem jurisdição sobre o local de residência do candidato.  O período padrão de processamento divulgado pela Agência de Serviços de Imigração é de um a dois meses, mas tende a ser mais longo durante a época de graduação, de março a abril, quando há um aumento no número de candidaturas. Por isso, é prudente que as empresas planeiem com uma margem de dois a três meses.  

O timing da candidatura também é crucial. No caso de estudantes que se formam em março, as candidaturas geralmente começam a ser aceites em dezembro do ano anterior (isso pode variar dependendo da jurisdição). Assim que a oferta de emprego for confirmada, é importante começar os preparativos imediatamente para garantir a aprovação antes da data de início no emprego. Além disso, é necessário ter cuidado para que o atual período de residência “Estudante” não expire durante o processo de candidatura.

Recrutamento de Estrangeiros Residentes no Japão: Contratação de Meio de Carreira

A contratação de estrangeiros que já estão trabalhando no Japão como profissionais de meio de carreira é uma prática comum, pois muitas empresas esperam que eles possam contribuir imediatamente como força de trabalho efetiva. Os procedimentos para tal contratação dependem da relação entre o status de residência atual do estrangeiro e as novas funções que ele desempenhará.

Verificação Preliminar: Consistência entre Funções e Status de Residência

O primeiro e mais importante passo na contratação de meio de carreira é verificar se as atividades permitidas pelo status de residência atual do candidato correspondem às funções que ele desempenhará na empresa. Por exemplo, se um engenheiro de TI com o status de residência “Engenharia, Ciências Humanas, Negócios Internacionais” for contratado como engenheiro de TI em outra empresa, é provável que o escopo das atividades seja o mesmo. No entanto, se o mesmo engenheiro de TI for contratado para um cargo de marketing, o escopo das atividades pode ser considerado diferente. Ignorar essa verificação pode levar a problemas em procedimentos posteriores.

Procedimentos quando as Funções estão dentro do mesmo Escopo

Se as funções após a mudança de emprego estiverem dentro do escopo das atividades permitidas pelo status de residência atual, não é necessário alterar o próprio status de residência. No entanto, legalmente, o estrangeiro tem a obrigação de notificar a mudança de empregador.

Este procedimento é chamado de “Notificação Relacionada à Organização Contratante” e é obrigatório para o estrangeiro, conforme o Artigo 19-16 da Lei de Imigração do Japão. Especificamente, é necessário notificar o término do contrato com a empresa anterior dentro de 14 dias após a demissão e notificar a celebração de um contrato com a nova empresa dentro de 14 dias após a admissão. Essas notificações podem ser feitas online através do sistema de notificação eletrônica da Agência de Serviços de Imigração, pessoalmente nos escritórios regionais de imigração ou por correio para o Escritório de Imigração de Tóquio.

Além disso, embora não seja uma obrigação legal, há um procedimento altamente recomendado do ponto de vista da gestão de riscos da empresa: a solicitação de emissão do “Certificado de Elegibilidade para Trabalho”. Este certificado é uma prova oficial da Agência de Serviços de Imigração de que as funções na nova empresa estão dentro do escopo do status de residência atual. Este procedimento é opcional, mas oferece grandes vantagens. A renovação do status de residência ocorre a cada poucos anos e, durante essa revisão, as atividades na nova empresa serão novamente examinadas. Se, no momento da renovação, for determinado que as funções estão fora do escopo do status de residência, a renovação pode ser negada, resultando no risco significativo de o funcionário não poder continuar trabalhando. Obter o “Certificado de Elegibilidade para Trabalho” no momento da mudança de emprego pode evitar esse risco antecipadamente, eliminando a incerteza durante futuras solicitações de renovação e garantindo a estabilidade do emprego como uma estratégia extremamente eficaz.

Procedimentos quando as Funções são de Diferentes Escopos

Se as funções após a mudança de emprego estiverem fora do escopo do status de residência atual (por exemplo, contratar alguém com o status de residência “Educação” para um cargo de planejamento corporativo), a “Solicitação de Permissão para Mudança de Status de Residência” mencionada anteriormente torna-se essencial. Não é possível envolver o estrangeiro nas novas funções até que essa solicitação seja aprovada. O processo e os documentos necessários são quase os mesmos que os necessários para a contratação de estudantes internacionais como recém-formados.

Pontos de Atenção na Contratação

Existem pontos específicos a serem observados na contratação de meio de carreira, especialmente quando o candidato está desempregado. A Lei de Imigração do Japão estabelece que, se uma pessoa não realizar as atividades permitidas pelo seu status de residência sem uma razão válida por mais de três meses, esse status pode ser revogado. Portanto, candidatos cujo período de desemprego durante a busca por um novo emprego exceda três meses correm o risco de ter seu status de residência cancelado. Ao contratar tais candidatos, é necessário estar ciente de que a revisão para futuras renovações ou mudanças de status de residência pode ser mais rigorosa do que o normal.

Recrutamento de Estrangeiros Residentes no Exterior para Trabalhar no Japão

Quando se pretende recrutar especialistas residentes no exterior para trabalhar no Japão, são necessários procedimentos diferentes dos adotados para contratações domésticas.

Visão Geral do Procedimento: “Pedido de Emissão do Certificado de Elegibilidade”

Neste caso, inicialmente, a empresa receptora no Japão atua como representante e aplica junto ao escritório regional de imigração pelo “Certificado de Elegibilidade (Certificate of Eligibility, COE)”. O COE é um documento que certifica previamente, pelo Ministro da Justiça, que o estrangeiro candidato cumpre com as condições de entrada e residência no Japão. Após a emissão do COE, o estrangeiro contratado deve submeter o COE à embaixada ou consulado japonês em seu país para receber o visto oficial. Em seguida, com esse visto, ele poderá entrar no Japão, completando um processo de duas etapas.

Processo de Aplicação e Documentos Necessários

O COE pode ser solicitado pelo próprio candidato ou por um representante da instituição receptora.

Os documentos necessários variam conforme a categoria da empresa, mas, assim como no pedido de mudança de status de residência, são exigidos documentos relativos tanto ao candidato quanto à empresa receptora.

Os principais documentos que a empresa receptora deve preparar incluem:

• Formulário de pedido de emissão do Certificado de Elegibilidade
• Fotografia de identificação (do candidato)
• Envelope para resposta
• Documentos enviados pelo próprio candidato (certificado de conclusão, currículo, histórico profissional, certificados de qualificação, etc.)
• Documentos que comprovem a categoria da empresa, certidão de registro da empresa, cópia dos documentos financeiros mais recentes, cópia do contrato de trabalho, etc.

O formulário oficial de pedido, “Formulário de pedido de emissão do Certificado de Elegibilidade”, pode ser baixado do site da Agência de Serviços de Imigração.

• Nome do site: Agência de Serviços de Imigração
• Título da página: Pedido de Emissão do Certificado de Elegibilidade
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html[ja]

Local de Aplicação, Prazo e Pontos de Atenção

A aplicação é feita no escritório regional de imigração que tem jurisdição sobre o local onde a empresa receptora está situada. O período padrão de processamento varia de um a três meses, sendo este o tempo de espera mais longo entre os três tipos de contratação. Portanto, ao planejar a contratação de estrangeiros do exterior, é necessário levar em consideração este período de avaliação ao organizar o cronograma do projeto.

Um ponto de atenção especial é o período de validade do COE emitido. O COE torna-se inválido se o indivíduo não entrar no Japão dentro de três meses a partir da data de emissão. Dentro deste período, a pessoa deve obter o visto em seu país e completar a viagem para o Japão.

Comparar e considerar o tempo necessário para estes diferentes procedimentos é extremamente importante na formulação de uma estratégia de contratação. Por exemplo, para uma posição urgente que necessita ser preenchida em menos de dois meses, a contratação do exterior, que pode levar de um a três meses para obter o COE, não é viável. Neste caso, seria mais rápido contratar alguém que já resida no país. No entanto, mesmo nessa situação, é necessário um sistema de processamento administrativo rápido, pois surge a obrigação de notificação dentro de 14 dias após a admissão. Assim, compreender de forma integrada os requisitos legais e os prazos de cada procedimento e escolher o canal de contratação mais adequado às necessidades da empresa é a chave para o sucesso.

Comparação e Resumo dos Diferentes Procedimentos

Abaixo, apresentamos um quadro que resume as principais diferenças nos procedimentos de status de residência para os três tipos de contratação que explicámos até agora. Este quadro servirá como uma ferramenta útil para os responsáveis das empresas captarem rapidamente os pontos-chave de cada cenário e elaborarem um plano de contratação adequado.

Conclusão

O Japão está ativamente aberto à integração de talentos estrangeiros com habilidades e conhecimentos especializados, mas o sistema legal que regula o seu emprego é extremamente detalhado e não permite erros processuais. Para garantir o sucesso na contratação de talentos estrangeiros, é essencial compreender e gerir de forma planeada estes complexos procedimentos legais. Obter o apoio de especialistas e avançar proativamente com estes processos não é apenas um custo, mas um investimento estratégico para assegurar recursos empresariais vitais e evitar riscos legais.

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