Consiliul de Administrație în Dreptul Societăților Comerciale Japonez: Rolul și Funcționarea sa

În cadrul societăților pe acțiuni din Japonia, consiliul de administrație reprezintă o instituție de o importanță vitală, fiind nucleul guvernanței corporative. Rolul său este diversificat, cuprinzând de la stabilirea politicilor de management ale companiei până la supravegherea executării activităților zilnice și chiar selecția directorului reprezentativ, constituind astfel fundamentul pentru creșterea sănătoasă și dezvoltarea durabilă a întreprinderii. Consiliul de administrație este organul decizional care concretizează politicile de operare ale companiei și îndeplinește funcția de supraveghere a managementului, funcționând nu doar pentru a urmări o executare eficientă a activităților, ci și pentru a îndeplini obiectivele mai ample ale guvernanței corporative, cum ar fi conformitatea cu legislația, prevenirea fraudelor și protecția intereselor acționarilor. Acest articol explică cadrul legal al consiliului de administrație stabilit de Legea Societăților Comerciale din Japonia (Japanese Companies Act), principalele sale autorități și proceduri de operare, precum și principiile importante legate de responsabilitatea directorilor. De asemenea, prin intermediul cazurilor din jurisprudența japoneză, vom prezenta exemple concrete de interpretare legală în practica consiliului de administrație și vom aborda caracteristicile distinctive ale consiliului în diferite structuri organizaționale. Sperăm ca acest articol să contribuie la o mai bună înțelegere a guvernanței corporative în Japonia.  

Baza legală și obligația de a institui consiliul directorilor sub legea japoneză

Legea companiilor din Japonia prevede în mod clar instituirea consiliului directorilor ca organ al societății pe acțiuni. Există cazuri în care legea impune obligativitatea instituirii consiliului directorilor. De exemplu, companiile publice trebuie să instituie un consiliu al directorilor (Articolul 327, Paragraful 1 al Legii companiilor). O companie publică este definită ca o companie care nu a stabilit în statutul său restricții privind transferul de acțiuni. Astfel de companii, care strâng fonduri de la un număr mare de acționari, sunt în mod special solicitate să asigure transparența managementului și să întărească funcția de supraveghere, motiv pentru care instituirea consiliului directorilor este obligatorie.

De asemenea, companiile care adoptă un anumit design organizațional, cum ar fi companiile cu consiliu de audit, companiile cu comitete de audit și alte comitete, sunt de asemenea obligate să instituie un consiliu al directorilor (Articolul 327, Paragraful 1 al Legii companiilor). Aceste designuri organizaționale sunt alese pentru a construi un sistem de guvernanță corporativă mai avansat, în funcție de dimensiunea companiei și natura afacerii. Obligația de a institui un consiliu al directorilor pentru companiile cu un anumit design organizațional nu este doar pentru a îndeplini o cerință formală legală. Acest lucru este esențial deoarece, în companiile de dimensiuni mari sau cu structuri de management mai complexe, transparența și echitatea în management, precum și îmbunătățirea încrederii externe din partea acționarilor și a pieței, și întărirea guvernanței sunt indispensabile. Legea solicită un sistem de supraveghere mai robust în funcție de etapa de creștere și caracteristicile companiei, iar consiliul directorilor joacă un rol central în acesta, contribuind la protecția investitorilor și la menținerea integrității pieței. Articolul 1 al Legii companiilor stipulează că, în afara cazurilor în care există prevederi speciale în alte legi, înființarea, organizarea, operarea și administrarea companiilor se vor face conform prevederilor Legii companiilor, iar obligația de a institui consiliul directorilor se bazează și pe acest principiu fundamental.  

Principalele roluri și autorități ale Consiliului de Administrație sub legislația japoneză

Consiliul de Administrație deține o varietate de roluri și autorități importante în managementul unei societăți pe acțiuni. Funcțiile sale principale includ luarea deciziilor privind executarea afacerilor companiei, supravegherea îndeplinirii sarcinilor directorilor și numirea sau demiterea directorului reprezentativ, conform articolului 362, alineatul (1) din Legea Societăților Comerciale din Japonia (2005).  

În primul rând, Consiliul de Administrație decide asupra “executării afacerilor” companiei. Articolul 362, alineatul (2) din Legea Societăților Comerciale specifică anumite chestiuni importante, cum ar fi vânzarea și achiziția de proprietăți importante, împrumuturi substanțiale, numirea și demiterea managerilor și a altor angajați importanți, înființarea, modificarea sau desființarea de sucursale sau alte structuri importante, emiterea de obligațiuni corporative și asigurarea că executarea sarcinilor directorilor este conformă cu legile și statutul companiei, prin stabilirea unui sistem de control intern, așa cum este definit prin ordinul Ministerului Justiției. Aceste chestiuni au un impact semnificativ asupra operațiunilor companiei și, prin urmare, necesită o deliberare atentă și decizii din partea Consiliului de Administrație. Aceste “execuții importante ale afacerilor” sunt enumerate în mod specific pentru că sunt chestiuni de o importanță atât de mare încât pot influența viitorul companiei și nu ar trebui lăsate la discreția unui singur director, ci discutate și decise de un corp colegial format din mai mulți directori, pentru a promova o judecată mai obiectivă și prudentă și pentru a dispersa riscurile.  

În continuare, Consiliul de Administrație supraveghează “execuția sarcinilor directorilor”. Aceasta este o funcție esențială pentru a verifica dacă fiecare director își îndeplinește sarcinile în mod corespunzător, conform legilor, statutului și deciziilor Consiliului de Administrație, asigurând astfel o conducere sănătoasă a companiei (Legea Societăților Comerciale, articolul 362, alineatul (1)). Supravegherea reciprocă între directori contribuie la prevenirea comportamentului necorespunzător și la întărirea guvernanței corporative. Această funcție de supraveghere servește ca o rețea de siguranță pentru a verifica în mod continuu dacă sarcinile decise sunt executate corespunzător și pentru a preveni fraudele și deciziile inadecvate.  

Mai mult, Consiliul de Administrație numește și demite “directorul reprezentativ” al companiei (Legea Societăților Comerciale, articolul 362, alineatul (1)). Directorul reprezentativ are rolul important de a executa afacerile companiei și de a o reprezenta, astfel încât numirea și demiterea sa sunt autorități extrem de importante pentru Consiliul de Administrație.  

Prin aceste roluri, Consiliul de Administrație contribuie la creșterea valorii companiei și la reducerea riscurilor de management. Faptul că autoritățile Consiliului de Administrație sunt structurate în jurul a două piloni – “decizie” și “supraveghere” – arată că echilibrează atât aspectele ofensive (decizia) cât și cele defensive (supravegherea) ale managementului, construind astfel un sistem care permite companiei să crească în mod sustenabil și să gestioneze riscurile în mod adecvat. Această separare și colaborare între decizie și supraveghere sunt fundamentul sistemului Consiliului de Administrație în cadrul legii companiilor din Japonia și se consideră că susțin o guvernanță corporativă sănătoasă.

Principalele roluri și autorități ale Consiliului de Administrație sunt rezumate în tabelul de mai jos.

Funcționarea și procedurile Consiliului de Administrație sub legislația japoneză

Pentru ca un Consiliu de Administrație să își îndeplinească funcțiile în mod adecvat, este esențial să respecte procedurile de operare stabilite de legea companiilor din Japonia. Aceste proceduri nu sunt doar pentru a facilita desfășurarea ședințelor, ci funcționează ca un mecanism important pentru a asigura funcția de supraveghere a Consiliului de Administrație și, în consecință, pentru a clarifica responsabilitățile directorilor.

În primul rând, “procedurile de convocare și notificare” sunt fundamentale pentru organizarea unei ședințe a Consiliului de Administrație. În principiu, fiecare director poate convoca Consiliul de Administrație (articolul 366, alineatul (1) din Legea Companiilor). Notificarea de convocare trebuie să fie trimisă fiecărui director și fiecărui auditor cu autoritate de supraveghere a afacerilor, cu cel puțin o săptămână înainte de data ședinței Consiliului de Administrație (sau în perioada stabilită de statut, dacă este mai scurtă) (articolul 368, alineatul (1) din Legea Companiilor). Cu toate acestea, este posibil să se omită procedurile de convocare și să se țină o ședință dacă toți directorii (cu excepția directorilor care sunt membri ai comitetului de audit etc., în cazul companiilor care au un astfel de comitet) și toți auditorii sunt de acord (articolul 366, alineatul (2) și articolul 368, alineatul (2) din Legea Companiilor). Lipsa notificării de convocare sau stabilirea unei date la care este dificil să participe poate duce la invalidarea rezoluțiilor, de aceea este necesară o conformitate strictă. Rigurozitatea notificării de convocare asigură că toți directorii examinează subiectele în avans și se pregătesc corespunzător pentru ședință, creând astfel premisele pentru luarea unor decizii adecvate.

În continuare, “crearea și păstrarea proceselor-verbale” este extrem de importantă pentru asigurarea transparenței și responsabilității Consiliului de Administrație. Trebuie să se creeze un proces-verbal pentru fiecare ședință a Consiliului de Administrație, conform regulamentelor Ministerului Justiției (articolul 369, alineatul (1) din Legea Companiilor). Procesul-verbal trebuie să includă semnătura sau sigiliul fiecărui director și auditor prezent, iar cei care nu au obiecții sunt considerați că au fost de acord cu rezoluțiile, deci este necesar să se înregistreze cu exactitate orice opinie contrară (articolul 369, alineatul (3) și alineatul (5) din Legea Companiilor). Procesele-verbale servesc ca dovadă a deciziilor companiei și joacă un rol important în cazul unor dispute sau urmăriri de responsabilitate viitoare. Obligația de a înregistra obiecțiile în procesul-verbal este un mijloc de autoapărare pentru directori, pentru a-și clarifica opiniile și a evita să fie trași la răspundere pentru rezoluții inadecvate ulterior, și în același timp, servește ca dovadă că procesul de luare a deciziilor în companie este transparent.

În final, “obligația de raportare a directorilor” este esențială pentru ca Consiliul de Administrație să își exercite funcția de supraveghere în mod eficient. Directorii reprezentativi și cei care execută afacerile trebuie să raporteze starea executării sarcinilor lor către Consiliul de Administrație cel puțin o dată la trei luni (articolul 363, alineatul (2) din Legea Companiilor). Prin această obligație de raportare, Consiliul de Administrație poate înțelege progresul afacerilor și existența oricăror riscuri, permițându-i să ia decizii adecvate și să supravegheze eficient. Neglijarea obligației de raportare poate duce la tragerea la răspundere a directorilor. Raportările periodice oferă Consiliului de Administrație o bază de informații pentru a fi la curent cu starea executării afacerilor și pentru a răspunde rapid în cazul apariției problemelor. Aceste proceduri sunt elemente esențiale pentru o funcționare sănătoasă și responsabilă a Consiliului de Administrație și sunt înțelese nu doar ca o formalitate, ci ca o cerință legală importantă pentru a îmbunătăți eficacitatea guvernanței.

Designul instituțional al Legii Societăților Comerciale din Japonia și rolul Consiliului de Administrație

Legea Societăților Comerciale din Japonia permite un design instituțional flexibil, adaptat la dimensiunea și caracteristicile fiecărei companii, având trei modele principale. În funcție de designul instituțional ales, rolul și autoritatea Consiliului de Administrație pot varia semnificativ.

Companii cu Auditor Statutar în Japonia

Una dintre cele mai comune structuri organizaționale este compania cu auditor statutar, unde consiliul directorilor ia decizii privind executarea afacerilor și supraveghează îndeplinirea sarcinilor directorilor (conform articolului 362, alineatul (1) din Legea Japoneză a Companiilor). Auditorul statutar este ales de adunarea generală a acționarilor și are rolul de a audita executarea sarcinilor directorilor și a contabililor. Auditorul statutar are autoritatea de a verifica respectarea de către directori a obligațiilor de diligență și loialitate, precum și existența oricăror încălcări ale legilor sau statutului companiei, și, dacă este necesar, are dreptul de a raporta consiliului directorilor sau de a solicita oprirea activităților ilegale. Astfel, funcția de supraveghere a consiliului directorilor este completată și întărită prin auditorul statutar. În companiile cu auditor statutar, este necesar să se aleagă cel puțin trei directori (conform articolului 331, alineatul (5) din Legea Japoneză a Companiilor).  

Companii cu Comitet de Audit și Alte Comisii în Japonia

Companiile cu Comitet de Audit și Alte Comisii reprezintă un design organizațional care întărește funcția de supraveghere a managementului prin includerea unui comitet de audit și alte comisii în cadrul consiliului de administrație. Comitetul de audit și alte comisii sunt compuse din cel puțin trei directori, dintre care majoritatea trebuie să fie directori externi, conform articolului 331, alineatul 6 din Legea Companiilor din Japonia (Japanese Companies Act). Directorii care fac parte din comitetul de audit au responsabilități precum supravegherea executării îndatoririlor de către directori, elaborarea rapoartelor de audit și deciderea propunerilor de numire sau demitere a auditorilor contabili pentru adunarea generală a acționarilor, conform articolului 399-2, alineatul 3 din Legea Companiilor din Japonia (Japanese Companies Act). Directorii din comitetul de audit trebuie să participe la ședințele consiliului de administrație și, atunci când consideră necesar, să își exprime opinia, conform articolului 399-2, alineatul 3 din Legea Companiilor din Japonia (Japanese Companies Act), și să raporteze fără întârziere consiliului de administrație în cazul descoperirii unor acte de corupție sau alte nereguli, conform articolului 399-4 din Legea Companiilor din Japonia (Japanese Companies Act). Acest sistem are ca scop îmbunătățirea transparenței în management și câștigarea încrederii acționarilor și investitorilor.  

Companii cu Comitete de Nominalizare în Japonia

Companiile cu comitete de nominalizare, audit și remunerare în Japonia sunt entități care au în cadrul consiliului de administrație trei comitete distincte: comitetul de nominalizare, comitetul de audit și comitetul de remunerare, separând astfel clar funcțiile de executare a afacerilor de cele de supraveghere. În acest model, consiliul de administrație decide politica de bază a managementului și supraveghează executarea sarcinilor de către directorii executivi, iar fiecare director, în principiu, nu execută sarcini de afaceri (Legea Companiilor Japoneze, articolul 415 și articolul 416). Executarea afacerilor este delegată “directorilor executivi” numiți de consiliul de administrație (Legea Companiilor Japoneze, articolul 402 alineatul 1 și articolul 418).

• Comitetul de nominalizare decide conținutul propunerilor pentru numirea și demiterea directorilor care vor fi prezentate adunării generale a acționarilor (Legea Companiilor Japoneze, articolul 404 alineatul 1).
• Comitetul de audit efectuează auditul executării sarcinilor de către directori și directorii executivi și întocmește rapoarte de audit (Legea Companiilor Japoneze, articolul 404 alineatul 2).
• Comitetul de remunerare decide conținutul remunerației individuale pentru directorii executivi și alții (Legea Companiilor Japoneze, articolul 404 alineatul 3).

Acest sistem urmărește să asigure o separare completă între proprietate și management, să realizeze transparența în management și să combine luarea rapidă de decizii. Legea Companiilor Japoneze permite mai multe modele de structură organizațională pentru a oferi flexibilitate în răspunsul la diversele nevoi ale companiilor (dimensiune, tip de afaceri, conștientizarea guvernanței etc.) și pentru a construi cel mai optim sistem de guvernanță corporativă. Deși companiile cu auditori sunt cele mai tradiționale și ușor de aplicat și pentru întreprinderile mici și mijlocii, companiile cu comitete de audit și cele cu comitete de nominalizare evoluează în direcția întăririi transparenței în management și a independenței funcției de supraveghere pentru a câștiga încrederea investitorilor internaționali și a companiilor de mari dimensiuni. În special, separarea completă între proprietate și management în companiile cu comitete de nominalizare evidențiază intenția clară de a realiza o guvernanță mai obiectivă și mai strictă prin specializarea consiliului de administrație în supraveghere, departe de executarea afacerilor. Aceasta subliniază aspectul sistemului legal ca o opțiune strategică, permițând companiilor să aleagă modelul de guvernanță cel mai potrivit caracteristicilor proprii.

Caracteristicile consiliului de administrație în diferitele modele de structură organizațională sunt rezumate în tabelul de mai jos.

Concluzie

Consiliul de administrație în cadrul Legii Societăților Comerciale din Japonia este o instituție esențială pentru menținerea unei gestionări sănătoase și pentru creșterea durabilă a unei întreprinderi. Rolul său variază de la luarea deciziilor privind executarea afacerilor importante, la supravegherea îndeplinirii sarcinilor directorilor și până la numirea directorului reprezentant. Legea Societăților Comerciale stabilește în mod clar procedurile detaliate necesare pentru îndeplinirea acestor roluri, obligațiile pe care directorii trebuie să le îndeplinească și principiile referitoare la responsabilitățile acestora. În plus, jurisprudența privind principiul judecății manageriale și obligația de supraveghere arată că legea pune accent pe echilibrul între urmărirea responsabilității directorilor și respectarea libertății de management. Diversitatea structurilor organizaționale, cum ar fi companiile cu comisari de audit, companiile cu comitete de audit și alte comitete, permite crearea unui sistem de guvernanță corporativă optim, adaptat la dimensiunea și caracteristicile fiecărei companii, formând astfel baza pentru ca întreprinderile japoneze să rămână entități de încredere în comunitatea internațională. Este evident că rolul consiliului de administrație nu se limitează la îndeplinirea obligațiilor legale, ci reprezintă un element strategic esențial pentru asigurarea creșterii durabile a întreprinderii și a fiabilității internaționale.

Firma de avocatură Monolith deține o cunoaștere profundă și o experiență vastă în ceea ce privește Legea Societăților Comerciale din Japonia, în special în domeniul guvernanței corporative. Oferim o gamă largă de servicii de suport, de la alegerea structurii organizaționale a companiei, la consiliere juridică privind funcționarea consiliului de administrație, gestionarea riscurilor asociate responsabilității directorilor și până la problemele juridice complexe care apar în contextul fuziunilor și achizițiilor sau restructurărilor de afaceri.