Puncte cheie pentru obținerea vizei de muncă în funcție de tipul de recrutare a angajaților străini în Japonia

În contextul globalizării avansate a mediului de afaceri contemporan, este esențial pentru companiile japoneze să asigure talente de excepție, indiferent de naționalitate, pentru a-și menține și îmbunătăți competitivitatea internațională. În special, tendința de a angaja personal de conducere și cu cunoștințe specializate avansate din străinătate este în creștere. Cu toate acestea, pentru a angaja străini în Japonia, trebuie să respectăm procedurile complexe stabilite de Legea japoneză privind controlul imigrației și recunoașterea refugiaților (denumită în continuare “Legea japoneză privind imigrația”) și ordonanțele relevante ale Ministerului Justiției. Deși termenul “viză” este adesea folosit în mod comun, din punct de vedere legal, “viza” emisă de misiunile diplomatice pentru intrarea în Japonia și “statutul de rezidență” care reglementează activitățile desfășurate în interiorul Japoniei sunt distincte. Multe dintre provocările cu care se confruntă companiile sunt legate de obținerea și gestionarea acestui statut de rezidență. Sistemul japonez de statut de rezidență este operat strict pe baza activităților permise, iar companiile au obligația legală de a asigura că străinii pe care îi angajează obțin statutul de rezidență adecvat activităților pe care urmează să le desfășoare. Acest articol se concentrează pe trei tipuri tipice de recrutare cu care se confruntă conducătorii de companii și responsabilii cu aspectele legale atunci când iau în considerare angajarea de talente străine: “când numesc un străin într-o poziție de conducere”, “când acceptă transferuri de la companii afiliate din străinătate” și “când angajează străini ca angajați temporari”. Vom detalia cerințele specifice pentru statutul de rezidență necesar, procedurile de aplicare și punctele legale de care companiile trebuie să fie în mod special conștiente, bazându-ne pe legislația specifică.

Numirea străinilor în funcții executive: Calificativul de rezidență „Management/Administrație” sub legislația japoneză

Când numiți străini ca directori executivi sau membri ai consiliului de administrație într-o corporație japoneză, sau ca manageri ai unor departamente de afaceri, este necesar, în principiu, să obțină calificativul de rezidență „Management/Administrație”. Conform Anexei I, Secțiunea 2 a Legii japoneze privind imigrația, acest calificativ de rezidență este definit ca „activități de conducere a comerțului sau a altor afaceri în Japonia sau de angajare în managementul acestor afaceri”. În evaluarea acestui calificativ de rezidență, nu doar cariera individuală a solicitantului este un element crucial de judecată, ci și substanța, stabilitatea și continuitatea afacerii pe care aceasta o va conduce sau o va administra.

Criterii de acordare a permisiunii de desfășurare a activității: Cerințe legate de baza afacerii

Pentru a obține statutul de rezidență “Management/Administrație” în Japonia, este necesar să îndeplinești mai multe cerințe stabilite de Ordonanța Ministerială care definește criteriile conform Articolului 7, Paragraful 1, Punctul 2 al Legii japoneze privind controlul imigrației și recunoașterea refugiaților (denumită în continuare “Ordonanța privind Criteriile”). În special pentru afacerile noi, este necesar să demonstrezi îndeplinirea acestor cerințe prin documente obiective.

În primul rând, este necesar să asiguri un sediu de afaceri în interiorul Japoniei. Acest sediu nu trebuie să fie doar un punct de contact, ci un loc fizic unde activitățile de afaceri se desfășoară în mod continuu. Prin urmare, birourile virtuale fără substanță sau spațiile închiriate pe termen scurt nu sunt, în principiu, acceptate. Este posibil să folosești o proprietate rezidențială ca sediu de afaceri, dar în acest caz trebuie să îndeplinești condiții stricte, cum ar fi permisiunea de utilizare în scopuri comerciale în contractul de închiriere și o separare clară între spațiul de locuit și cel de afaceri.

În al doilea rând, solicitantul trebuie să demonstreze obiectiv că are capacitatea și calificările necesare pentru a conduce afacerea ca manager. Concret, se cere o experiență de management/administrație de peste trei ani sau o diplomă de master sau echivalentă în domeniul de management sau în domeniul de activitate al afacerii.

În al treilea rând, din perspectiva prevenirii abuzului sistemului și asigurării stabilității afacerii, este necesară angajarea a cel puțin unui angajat cu normă întreagă.

În al patrulea rând, se cere ca dimensiunea afacerii să îndeplinească anumite standarde. În cazul unei societăți pe acțiuni, suma capitalului social trebuie să fie de cel puțin 30 de milioane de yeni, iar în cazul unei societăți în nume colectiv, societăți în comandită simplă sau societăți în comandită pe acțiuni, suma totală a contribuțiilor trebuie să fie de asemenea de cel puțin 30 de milioane de yeni.

În al cincilea rând, pentru a opera afacerea în mod eficient în Japonia și pentru a comunica adecvat cu partenerii de afaceri și angajații, se cere ca solicitantul sau angajații cu normă întreagă să aibă un nivel corespunzător de competență în limba japoneză.

În al șaselea rând, este esențial ca afacerea să fie recunoscută ca stabilă și durabilă. Cel mai important document în evaluarea acestui aspect este planul de afaceri. La solicitarea statutului de rezidență, se poate cere verificarea planului de afaceri de către un contabil public certificat sau un consultant fiscal, iar afacerile care sunt considerate să aibă o structură de management slabă, cum ar fi cele bazate pe contracte de prestări servicii, nu sunt acceptate. Aceasta reflectă decizia politică conform căreia statutul de rezidență “Management/Administrație” ar trebui acordat doar celor care conduc sau administrează afaceri sustenabile, capabile să contribuie la economia Japoniei.

Proceduri de aplicare și documente necesare

Când o companie din Japonia dorește să recruteze un străin rezident în străinătate ca membru al consiliului de administrație, de obicei, compania gazdă din Japonia acționează ca agent și depune o cerere pentru eliberarea Certificatului de Elibilitate pentru Reședință (Certificate of Eligibility, COE) în numele străinului.

Oficiul responsabil pentru procesarea cererilor este Biroul Regional de Imigrație care are jurisdicție asupra locației afacerii. Perioada standard de evaluare de la depunerea cererii până la eliberarea certificatului este de aproximativ 1 la 3 luni, dar pentru afaceri noi sau cazuri complexe, procesul poate dura mai mult.

Documentele necesare variază în funcție de cele patru categorii stabilite de Agenția pentru Servicii de Imigrație, în funcție de dimensiunea și fiabilitatea companiei gazdă. Companiile mari care se încadrează în Categoria 1 (cum ar fi cele listate pe bursa de valori din Japonia) sau Categoria 2 (cum ar fi organizațiile cu un impozit pe venituri din salarii de peste 10 milioane de yeni pentru anul precedent) beneficiază de o simplificare semnificativă a documentelor necesare datorită creditului lor social. Pe de altă parte, companiile nou-înființate și întreprinderile mici și mijlocii, care se încadrează de obicei în Categoria 3 și 4, trebuie să furnizeze documente detaliate pentru a dovedi legalitatea și stabilitatea afacerii lor de la bază.

Documentele comune necesare pentru toate categoriile sunt următoarele:

• O copie a formularului de cerere pentru eliberarea Certificatului de Elibilitate pentru Reședință
• O fotografie
• Un plic pentru răspuns

Aceste formulare pot fi descărcate de pe site-ul web al Agenției pentru Servicii de Imigrație, sub secțiunea “Status of Residence ‘Business Manager'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

În plus față de documentele menționate mai sus, documentele tipic necesare pentru companiile care se încadrează în Categoria 3 și 4 și care aplică pentru străini care se angajează în managementul afacerii sunt următoarele:

• O copie a planului de afaceri
• Certificatul de înregistrare a companiei
• O copie a statutului companiei
• O copie a documentelor de încheiere a anului fiscal recent (pentru afaceri existente)
• Documente care confirmă contribuția unui capital de cel puțin 5 milioane de yeni (de exemplu, o copie a cărții de bancă)
• O copie a certificatului de înregistrare imobiliară sau a contractului de închiriere a spațiului de afaceri
• Fotografii ale interiorului și exteriorului spațiului de afaceri
• O copie a notificării de înființare a biroului de plată a salariilor etc.
• O copie a statutului companiei care stabilește remunerația membrilor consiliului de administrație sau o copie a procesului-verbal al adunării generale a acționarilor care a decis remunerația membrilor consiliului

Acest sistem de categorii reflectă abordarea bazată pe risc a Agenției pentru Servicii de Imigrație în evaluarea fiabilității companiilor. Companiile din Categoria 1 și 2 sunt considerate deja stabile, deoarece au fost evaluate extern de piețe și autorități fiscale. În contrast, noile afaceri din Categoria 3 și 4 nu au astfel de evaluări externe, astfel că solicitantul are responsabilitatea de a dovedi de la zero viabilitatea și potențialul afacerii prin intermediul planurilor de afaceri și a documentelor financiare.

Transferuri între companii afiliate și subsidiare străine: Statutul de rezidență ‘Transfer în cadrul companiei’ în Japonia

Când o companie care își desfășoară activitatea la nivel global dorește să transfere angajații care lucrează la sediile din străinătate către sediile din Japonia, se aplică statutul de rezidență ‘Transfer în cadrul companiei’. Legea japoneză privind imigrația definește acest statut de rezidență ca fiind activitatea ‘unui angajat al unei instituții publice sau private care are sediul central, sucursale sau alte birouri în străinătate și este transferat pentru o perioadă determinată la un birou din Japonia pentru a lucra acolo’, iar activitățile desfășurate trebuie să se încadreze în categoria de rezidență ‘Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale’.

Cerințe esențiale pentru obținerea calității de rezidență

Pentru a obține statutul de rezidență pentru „transferuri interne în cadrul companiei” în Japonia, este necesar să îndeplinești mai multe cerințe stricte.

În primul rând, domeniul transferurilor este limitat. Se aplică nu doar pentru mutările între sediul central și sucursalele aceleiași companii, dar și pentru transferurile între compania mamă și filiale sau între filialele în sine.

În al doilea rând, înainte de a aplica, este necesar să ai cel puțin un an de muncă continuă la sediul central, la o sucursală sau la o companie afiliată situată în străinătate. Acest criteriu asigură că solicitantul este un angajat regulat al grupului de companii și previne abuzul sistemului.

În al treilea rând, activitatea pe care o vei desfășura în Japonia trebuie să necesite cunoștințe tehnice în domenii precum științele naturii sau ingineria, sau cunoștințe în științele umaniste, cum ar fi dreptul sau economia, sau să fie legată de gândirea sau sensibilitatea bazată pe o cultură străină. Muncile simple, cum ar fi lucrul la linia de asamblare a unei fabrici, nu sunt acceptate.

În al patrulea rând, suma remunerației pe care o vei primi în Japonia trebuie să fie cel puțin egală cu cea pe care un japonez ar primi-o pentru același tip de muncă. Aceasta este o regulă importantă pentru a preveni utilizarea sistemului de transferuri interne în cadrul companiei ca mijloc de a furniza forță de muncă ieftină.

Proceduri și Documente de Aplicare Sub Legislația Japoneză

Procedura standard de aplicare începe cu solicitarea Certificatului de Eliberare a Calificării de Reședință (COE). O instituție gazdă din Japonia aplică în numele angajatului străin la biroul regional de imigrație care are jurisdicție asupra locației respectivei instituții. Perioada standard de evaluare este de aproximativ 1 până la 3 luni.

Documentele necesare variază în funcție de categoria companiei gazdă (de la 1 la 4), similar cu categoria “Management/Administrație”.

Documentele comune pentru toate categoriile sunt următoarele:

• Formularul de aplicare pentru Certificatul de Eliberare a Calificării de Reședință – 1 exemplar
• Fotografie – 1 bucată
• Plic pentru răspuns – 1 exemplar

Formularul de aplicare poate fi obținut de pe site-ul web al Agenției de Imigrație și Reședință din Japonia, la secțiunea “Calificarea de Reședință ‘Transfer în cadrul Companiei'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

În plus față de documentele menționate mai sus, documentele principale necesare pentru companiile din categoriile 3 și 4 care aplică sunt următoarele:

• Copie a ordinului de transfer sau notificare a condițiilor de muncă, care clarifică activitățile, perioada, statutul și remunerația în Japonia
• Documente care clarifică relația de capital între compania de origine și cea de destinație
• Curriculum Vitae al aplicantului
• Documente emise de locul de muncă din străinătate imediat înainte de transfer, care atestă descrierea postului, statutul, remunerația și perioada de angajare
• Documente care clarifică conținutul afacerii companiei de destinație (broșuri ale companiei, certificate de înregistrare etc.)
• Copie a documentelor financiare de încheiere a anului fiscal recent ale companiei de destinație

Compararea „Transferului Intern în Companie” cu „Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale” sub Legislația Japoneză

„Transferul Intern în Companie” și statutul de rezidență pentru profesii specializate generale, cunoscut sub numele de „Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale”, se suprapun în ceea ce privește domeniul activităților permise, însă există diferențe esențiale în cerințele lor. Un aspect deosebit de important este prezența sau absența cerințelor legate de educație. Pentru a obține statutul de rezidență „Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale”, este necesar, în principiu, să ai o educație universitară sau peste 10 ani de experiență practică. Pe de altă parte, „Transferul Intern în Companie” nu necesită astfel de cerințe educaționale sau experiență practică pe termen lung. În schimb, se solicită cel puțin un an de experiență de muncă la compania de origine.

Această structură a sistemului poate fi un mijloc strategic pentru companiile globale de a plasa flexibil personalul cheie, care, deși nu are o educație formală, a acumulat tehnologii specifice companiei și know-how prin mulți ani de muncă, peste granițe. Cu alte cuvinte, guvernul japonez, prin stabilirea cerinței de cel puțin un an de muncă continuă, verifică dacă solicitantul este un angajat esențial pentru grupul de companii și, ca recompensă, scutește de cerința educațională. Prin urmare, companiile trebuie să aleagă strategic care statut de rezidență este cel mai potrivit, în funcție de educația și istoricul profesional al talentului pe care doresc să-l recruteze.

Aspecte de luat în considerare când acceptați angajați străini ca personal temporar în Japonia

Utilizarea serviciilor de plasare a forței de muncă pentru a angaja personal străin oferă companiilor flexibilitate în alocarea resurselor umane, dar implică și riscuri legale specifice. În acest cadru, se stabilește o relație tripartită între lucrătorul străin, compania de plasare a forței de muncă (compania de personal temporar) și compania gazdă (compania care de fapt dă ordinele de muncă). Din punct de vedere legal, angajatorul lucrătorului străin este compania de plasare a forței de muncă, care este responsabilă pentru aplicarea și gestionarea statutului de rezidență, precum și pentru plata salariilor. Cu toate acestea, compania gazdă nu poate evita responsabilitățile prevăzute de legea imigrației din Japonia.

Obligația de verificare impusă companiei gazdă și riscul de a încuraja munca ilegală

Pentru compania gazdă, cea mai importantă obligație legală este să verifice dacă lucrătorul străin pe care îl acceptă are un statut de rezidență valid care îi permite să desfășoare activitățile pentru care este angajat. Este extrem de riscant să acceptați pe cuvânt asigurările companiei de plasare a forței de muncă că “procedurile sunt în regulă”.

Articolul 73-2 din Legea Imigrației din Japonia definește “crima de încurajare a muncii ilegale”. Această infracțiune nu se aplică doar celor care angajează lucrători ilegali, ci și celor care “îi plasează sub controlul lor” pentru a desfășura activități ilegale. În cadrul unui contract de plasare a forței de muncă, lucrătorul străin lucrează sub comanda companiei gazdă, ceea ce poate face ca aceasta să fie considerată ca având lucrătorul “sub controlul său” și, prin urmare, să devină subiect al infracțiunii de încurajare a muncii ilegale. Dacă lucrătorul temporar nu are un statut de rezidență valid sau dacă desfășoară activități care depășesc limitele permise de statutul său, compania gazdă nu poate scăpa de responsabilitate prin simpla afirmare că “nu știa” și poate fi supusă unor sancțiuni penale.

Pentru a evita acest risc, compania gazdă trebuie să ia următoarele măsuri:

În primul rând, înainte de a încheia un contract de plasare a forței de muncă și înainte ca lucrătorul străin să înceapă munca, este esențial să verificați originalul cărții de rezidență și să păstrați o copie. Cartea de rezidență arată tipul de “statut de rezidență”, data de expirare a “perioadei de rezidență” și “prezența sau absența restricțiilor de muncă”.

În al doilea rând, este crucial să verificați cu strictețe dacă activitățile atribuite lucrătorului se încadrează în limitele activităților permise de statutul său de rezidență. De exemplu, dacă acceptați un inginer IT cu statutul de rezidență “Tehnologie, Cunoștințe Umaniste, Afaceri Internaționale”, nu îi puteți permite să lucreze la o linie de asamblare într-o fabrică sau să efectueze muncă simplă de vânzare într-un magazin. O astfel de neconcordanță între conținutul muncii și statutul de rezidență constituie muncă ilegală. Compania gazdă trebuie să specifice în mod clar în contractul de plasare a forței de muncă cu compania de personal temporar activitățile planificate și să confirme reciproc că acestea se încadrează în limitele statutului de rezidență.

În plus, conform Legii privind Plasarea Forței de Muncă din Japonia, compania gazdă are responsabilități legale, inclusiv gestionarea sănătății și securității lucrătorilor temporari. De asemenea, “Liniile directoare pentru îmbunătățirea gestionării angajării lucrătorilor străini” stabilite de Ministerul Sănătății, Muncii și Bunăstării din Japonia interzic tratamentul discriminatoriu pe baza naționalității și solicită asigurarea condițiilor adecvate de muncă, principii care se aplică și companiilor gazdă. Compania gazdă trebuie să fie conștientă nu doar de responsabilitățile sale conform legii imigrației, ci și de cele legate de legislația muncii și să își organizeze un sistem de conformitate corespunzător.

Concluzii

Procesul de angajare a angajaților străini în Japonia variază semnificativ în funcție de tipul de angajare, cu reguli și proceduri specifice care trebuie respectate. Pentru a recruta un executiv, este necesară obținerea statutului de rezidență “Management & Administration”, iar viabilitatea planului de afaceri și stabilitatea bazei operaționale sunt strict evaluate. Când se transferă personal dintr-o companie afiliată din străinătate, statutul de rezidență “Transfer în cadrul Companiei” este cel mai potrivit, iar cerințele legate de educație sunt eliminate în schimbul unei atenții deosebite acordate experienței de muncă anterioare. În plus, atunci când se acceptă angajați temporari, nu doar compania de detașare, care este angajatorul, ci și compania gazdă poartă riscul de a încuraja munca ilegală, având astfel o obligație strictă de a verifica personal compatibilitatea statutului de rezidență cu conținutul muncii. Aceste proceduri necesită cunoștințe specializate, iar progresul atent, bazat pe sfaturi juridice adecvate, este cheia pentru a asigura conformitatea și pentru a realiza o recrutare de personal fără probleme.

Cabinetul de Avocatură Monolith are o vastă experiență în furnizarea de servicii juridice legate de angajarea forței de muncă străine, așa cum am descris în acest articol, pentru numeroși clienți din Japonia. În cadrul cabinetului nostru sunt angajați mai mulți vorbitori de engleză cu calificări juridice străine, capabili să ofere soluții optime adaptate situației fiecărei companii, în ambele limbi, japoneză și engleză, pentru procedurile legate de complexa legislație japoneză de imigrație și legile conexe. Echipa noastră de experți cu experiență bogată vă va sprijini puternic în rezolvarea provocărilor juridice care apar în toate situațiile, de la numirea executivilor străini, la transferurile în cadrul companiei și până la acceptarea angajaților temporari.