Viza de muncă în Japonia: Proceduri și puncte strategice în funcție de tipul de recrutare a angajaților străini

În contextul accelerării globalizării în mediul de afaceri contemporan, achiziționarea de talente străine cu diverse background-uri devine o strategie de management esențială pentru companiile japoneze, pentru a-și menține competitivitatea internațională și a genera inovații noi. Totuși, procesul de angajare a străinilor nu se încheie simplu cu activitățile de recrutare. Legislația japoneză relevantă, inclusiv Legea japoneză privind controlul imigrației și recunoașterea refugiaților (denumită în continuare “Legea imigrației”), stabilește cerințe și proceduri stricte pentru ca străinii să lucreze în Japonia, iar înțelegerea și respectarea precisă a acestor proceduri legale este esențială. Nerespectarea procedurilor sau înțelegerea greșită a acestora poate duce la întârzieri semnificative în planurile de recrutare sau, în cel mai rău caz, la riscuri majore de conformitate. Acest articol se concentrează pe cele trei principale modalități de recrutare cu care se confruntă companiile atunci când angajează talente străine în Japonia: ‘recrutarea de noi absolvenți care sunt studenți internaționali’, ‘recrutarea de străini rezidenți în Japonia pentru schimbarea locului de muncă’ și ‘recrutarea de străini care locuiesc în străinătate’. Vom explica în mod exhaustiv și concret procedurile legale, documentele necesare și punctele de atenție practice pentru fiecare scenariu, bazându-ne pe cele mai recente legi. Astfel, oferim ghiduri pentru ca managementul companiilor și personalul juridic și de resurse umane să poată avansa strategic și fără probleme în fiecare proces de recrutare.

Cunoștințe fundamentale despre sistemul de vize de lucru din Japonia

Pentru a înțelege procedurile de angajare a străinilor, este esențial să vă familiarizați mai întâi cu structura de bază a sistemului de statut de rezidență din Japonia.

Calificările de rezidență care permit angajarea în Japonia

Legea imigrației din Japonia stabilește “calificările de rezidență” ca statut legal pentru străinii care se află și desfășoară activități în Japonia. Activitățile pe care le puteți desfășura în Japonia sunt strict definite pentru fiecare calificare de rezidență, iar posibilitatea de a desfășura activități remunerate, adică de a fi angajat, depinde de tipul de calificare de rezidență pe care îl dețineți.

Calificările de rezidență pot fi clasificate în trei mari grupuri, în funcție de posibilitatea de a desfășura activități de angajare. În primul rând, există calificările de rezidență bazate pe statutul sau poziția care nu au restricții de activitate și care, în principiu, permit angajarea în orice tip de profesie, cum ar fi “rezident permanent” sau “soțul cetățeanului japonez etc.” În al doilea rând, există calificările de rezidență care limitează activitățile la anumite domenii specifice. Acestea includ “competențe tehnice, cunoștințe umaniste și afaceri internaționale”, care sunt cel mai frecvent utilizate de companii atunci când angajează profesioniști străini specializați. Străinii care dețin această calificare de rezidență pot desfășura doar activități în domeniile permise. În al treilea rând, există calificările de rezidență, cum ar fi “studii” sau “ședere pe termen scurt”, care, în principiu, nu permit angajarea.

Acest articol va explica în detaliu calificarea de rezidență “competențe tehnice, cunoștințe umaniste și afaceri internaționale”, care este cea mai relevantă pentru angajarea profesioniștilor specializați în domeniul gulerelor albe. Această calificare de rezidență include următoarele trei domenii de activitate:

• Tehnic: Activități care necesită tehnici sau cunoștințe aparținând domeniilor științelor naturale, cum ar fi științele fizice, ingineria și alte domenii similare. Exemple concrete includ ingineri IT, programatori, ingineri de proiectare mecanică, cercetători și dezvoltatori.
• Cunoștințe umaniste: Activități care necesită cunoștințe aparținând domeniilor științelor umaniste, cum ar fi dreptul, economia, sociologia și alte domenii similare. Profesii precum marketing, finanțe, juridic și consultanță în management se încadrează aici.
• Afaceri internaționale: Activități care necesită gândire sau sensibilitate bazate pe cultura străină. Aceasta include traducători, interpreți, instructori de limbi străine, activități de comerț internațional, designeri și altele asemenea.

Cerințe comune pentru obținerea statutului de rezidență în Japonia

Pentru a obține statutul de rezidență pentru „Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale” în Japonia, atât solicitantul străin cât și compania angajatoare trebuie să îndeplinească standardele stabilite prin ordinul Ministerului Justiției.

În primul rând, ca cerințe pentru solicitant, se cere o fundație academică sau experiență practică relevantă pentru activitatea pe care dorește să o desfășoare. Concret, acesta trebuie să fie absolvent al unei universități în domeniul relevant sau să aibă o experiență practică de peste 10 ani ca regulă generală. Cu toate acestea, pentru activitățile din cadrul „Afacerilor Internaționale” care nu includ traducerea, interpretarea sau predarea limbilor, se consideră că îndeplinirea a cel puțin 3 ani de experiență practică în domeniul relevant este suficientă. În evaluarea Agenției pentru Servicii de Imigrație și Rezidență, se va judeca strict corelația dintre domeniul de specializare al solicitantului sau istoricul său profesional și conținutul muncii pe care o va desfășura după angajare.

În al doilea rând, printre cerințele importante pentru companie se numără nivelul salariului și stabilitatea managementului. În ceea ce privește salariul, este stabilit că remunerația străinului trebuie să fie egală sau mai mare decât cea a unui angajat japonez care desfășoară o muncă echivalentă. Acesta este un standard important pentru a preveni angajarea lucrătorilor străini la salarii incorect de scăzute. Articolul 3 din Legea Standardelor Muncii din Japonia interzice, de asemenea, tratamentul discriminatoriu în salarii sau alte condiții de muncă pe baza naționalității, iar acest principiu este luat în considerare și în evaluarea statutului de rezidență. În plus, compania angajatoare trebuie să demonstreze stabilitatea și continuitatea afacerii. Acest lucru arată că compania are capacitatea de a angaja în mod continuu străinul respectiv și de a-i plăti salariul în mod stabil.

Sistemul de categorii al companiilor în cadrul procedurilor de aplicare pentru statutul de rezidență

În procesul de aplicare pentru statutul de rezidență, Agenția pentru Servicii de Imigrare din Japonia clasifică angajatorii, adică companiile, în patru categorii, în funcție de dimensiunea și fiabilitatea acestora, pentru a accelera procedura de aplicare. Volumul documentelor necesare la momentul aplicării variază semnificativ în funcție de categoria în care se încadrează compania.

• Categoria 1: Companii listate pe bursa de valori din Japonia, organizații de utilitate publică autorizate de stat etc.
• Categoria 2: Entități sau persoane fizice care au avut un total de impozit pe venit reținut la sursă de peste 10 milioane de yeni în tabelul de concordanță a declarațiilor legale pentru anul precedent.
• Categoria 3: Entități sau persoane fizice care au depus tabelul de concordanță a declarațiilor legale pentru anul precedent (excluzând Categoria 2).
• Categoria 4: Entități sau persoane fizice care nu se încadrează în niciuna dintre categoriile de mai sus (de exemplu, companii nou-înființate).

Companiile care aparțin Categoriei 1 sau 2 sunt considerate a avea un grad înalt de credibilitate socială și stabilitate managerială, motiv pentru care documentația necesară este semnificativ simplificată. Pe de altă parte, companiile din Categoria 3 și 4, în special cele nou-înființate, sunt solicitate să prezinte mai multe documente (planuri de afaceri, documente financiare etc.) pentru a dovedi stabilitatea afacerii. Acest sistem de categorii nu este doar o diferență în procedurile administrative. A înțelege în ce categorie se încadrează propria companie este extrem de important pentru planificarea programului de recrutare și pregătirea documentelor necesare. De exemplu, o companie startup care se încadrează în Categoria 4 va avea nevoie să elaboreze un plan de recrutare care să ia în considerare o perioadă mai lungă de timp pentru examinarea statutului de rezidență și o evaluare mai detaliată, comparativ cu o companie listată la bursă din Categoria 1. Aceasta este o componentă strategică care influențează direct alocarea resurselor de timp și umane în activitățile de recrutare.

Modalități de recrutare: Angajarea studenților străini ca absolvenți noi în Japonia

Angajarea studenților străini care absolvesc universități sau colegii profesionale din Japonia ca absolvenți noi reprezintă o oportunitate importantă de achiziție de talente pentru multe companii.

Scurtă descriere a procedurii: ‘Cererea de schimbare a statutului de rezidență’

Statutul de rezidență ‘Student’ deținut de studenții străini este destinat studiilor și, în principiu, nu permite angajarea cu normă întreagă. Prin urmare, pentru a începe lucrul în mod oficial la o companie după absolvire, este necesar să schimbați statutul de rezidență într-unul care permite muncă, de obicei ‘Specialist în umanități, inginerie și servicii internaționale’, înainte de data începerii lucrului. Această procedură se numește ‘Cererea de schimbare a statutului de rezidență’ și este efectuată de către persoana în cauză la biroul regional de imigrație.

Procesul de aplicare și documentele necesare

Deși aplicantul, studentul străin, este cel care depune cererea, compania angajatoare are obligația de a pregăti și de a furniza o multitudine de documente justificative necesare pentru aplicare. Documentele necesare sunt împărțite în principal între cele pregătite de aplicant și cele pregătite de companie.

Documentele principale pregătite de aplicant (studentul străin) sunt următoarele:

• Formularul de cerere pentru schimbarea statutului de rezidență
• Fotografie pentru certificat (4cm înălțime x 3cm lățime)
• Pașaport și card de rezidență (prezentate la ghișeu)
• Certificat de absolvire sau certificat de absolvire previzionată
• Curriculum Vitae

Documentele principale pregătite de compania gazdă sunt următoarele:

• Documente care atestă categoria companiei (de exemplu, o copie a raportului anual pentru categoria 1, o copie a tabelului sumar al declarațiilor legale de venituri din salarii pentru anul precedent pentru categoriile 2 și 3)
• Certificat de înregistrare a companiei
• Documente care clarifică conținutul afacerii (broșuri ale companiei, pliante etc.)
• O copie a documentelor financiare pentru ultimul an fiscal (în special pentru categoriile 3 și 4)
• O copie a contractului de muncă sau a notificării condițiilor de muncă (care specifică conținutul muncii, suma salariului, perioada de angajare etc.)

Formularul oficial de cerere, ‘Formularul de cerere pentru schimbarea statutului de rezidență’, poate fi descărcat de pe site-ul web al Agenției de Imigrație.

• Numele site-ului web: Agenția de Imigrație
• Titlul paginii: Cererea de schimbare a statutului de rezidență
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Ghișeul de aplicare, perioada și puncte de atenție

Aplicarea se face la ghișeul biroului regional de imigrație care are jurisdicția asupra locului de rezidență al aplicantului. Perioada standard de procesare publicată de Agenția de Imigrație este de la o lună la două luni, dar în perioada de absolvire din martie până în aprilie, când aplicările se concentrează, perioada de examinare tinde să fie mai lungă decât de obicei. Prin urmare, este înțelept ca companiile să planifice un program cu o marjă de două până la trei luni.

Momentul aplicării este de asemenea important. În cazul studenților care absolvesc în martie, aplicarea începe de obicei în decembrie al anului precedent (pot exista diferențe în funcție de jurisdicție). După ce oferta de muncă este decisă, este necesar să începeți pregătirile imediat pentru a obține aprobarea înainte de data începerii lucrului după absolvire. De asemenea, este important să acordați atenție gestionării perioadei de rezidență pentru a nu expira statutul actual de ‘Student’ în timpul aplicării.

Recrutare specifică: Angajarea străinilor rezidenți în Japonia

Angajarea străinilor care deja lucrează în Japonia ca angajați cu experiență este o practică des întâlnită în multe companii, deoarece aceștia pot fi considerați forțe de muncă imediat operaționale. Procedurile în acest caz variază în funcție de statutul de rezidență actual al străinului și de relația acestuia cu noile responsabilități de serviciu.

Verificarea premiselor: Conformitatea dintre responsabilitățile de serviciu și statutul de rezidență

Primul și cel mai important pas în recrutarea unui angajat cu experiență este să verificați dacă activitățile permise de statutul de rezidență actual al candidatului corespund cu responsabilitățile de serviciu pe care le veți atribui în cadrul companiei dumneavoastră. De exemplu, dacă angajați un inginer IT cu statut de rezidență pentru „Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale” pentru a lucra ca inginer IT într-o altă companie, este foarte probabil ca domeniul de activitate să fie același. Totuși, dacă același inginer IT este angajat pentru un post în marketing, se poate considera că domeniul de activitate diferă. Neglijarea acestei verificări poate duce la probleme în procedurile ulterioare.

Procedurile când responsabilitățile de serviciu sunt în același domeniu

Dacă responsabilitățile de serviciu după schimbarea locului de muncă se încadrează în domeniul de activitate permis de statutul de rezidență actual, nu este necesară schimbarea statutului de rezidență în sine. Totuși, conform legii, străinul are obligația de a raporta schimbarea angajatorului.

Această procedură este cunoscută sub numele de „notificare privind schimbarea organizației contractante” și este impusă străinului conform articolului 19-16 din Legea Imigrației Japoneze. În mod specific, este necesar să se raporteze încheierea contractului cu compania anterioară în termen de 14 zile de la data demisiei și să se raporteze încheierea unui nou contract cu noua companie în termen de 14 zile de la data angajării. Această notificare se poate face online prin sistemul electronic de notificare al Agenției de Administrare a Imigrației și Rezidenței, prin prezentare directă la birourile regionale de imigrație și rezidență sau prin poștă la Biroul de Imigrație și Rezidență din Tokyo.

În plus, deși nu este o obligație legală, există o procedură puternic recomandată din punct de vedere al managementului riscurilor companiei. Aceasta este solicitarea pentru eliberarea „Certificatului de Calificare pentru Angajare”. Acest certificat este o confirmare oficială de către Agenția de Administrare a Imigrației și Rezidenței că responsabilitățile de serviciu în noua companie se încadrează în domeniul de activitate permis de statutul de rezidență actual. Deși această procedură este opțională, are avantaje semnificative. Actualizarea statutului de rezidență se face la fiecare câțiva ani și, în timpul acestei revizuiri, activitățile desfășurate în noua companie după schimbarea locului de muncă vor fi din nou evaluate. Dacă se constată că responsabilitățile de serviciu depășesc domeniul de activitate permis de statutul de rezidență la momentul actualizării, se poate refuza reînnoirea, ceea ce reprezintă un risc semnificativ, deoarece angajatul nu va putea continua să lucreze. Obținerea „Certificatului de Calificare pentru Angajare” în momentul schimbării locului de muncă poate preveni acest risc, eliminând incertitudinea la momentul solicitării de reînnoire și asigurând stabilitatea angajării ca o strategie extrem de eficientă.

Procedurile când responsabilitățile de serviciu sunt într-un domeniu diferit

Dacă responsabilitățile de serviciu după schimbarea locului de muncă se află în afara domeniului de activitate permis de statutul de rezidență actual (de exemplu, angajarea unei persoane cu statut de rezidență pentru „Educație” într-un post de planificare corporativă), este esențială o „solicitare de permisiune pentru schimbarea statutului de rezidență”. Până când această solicitare nu este aprobată, nu puteți angaja persoana în noile responsabilități de serviciu. Procesul și documentele necesare sunt aproape identice cu cele pentru angajarea absolvenților străini.

Aspecte de luat în considerare la angajare

Există anumite aspecte de care trebuie să țineți cont în cazul angajării unui angajat cu experiență, în special dacă candidatul este în prezent șomer. Legea Imigrației stipulează că, dacă o persoană nu continuă activitățile permise de statutul său de rezidență fără un motiv întemeiat pentru mai mult de trei luni, acest statut de rezidență poate fi anulat. Prin urmare, candidații care au depășit o perioadă de șomaj de trei luni în timpul căutării unui loc de muncă se confruntă cu riscul anulării statutului lor de rezidență. Când angajați astfel de candidați, este necesar să fiți conștienți că solicitările de reînnoire sau schimbare a statutului de rezidență în viitor pot fi supuse unei evaluări mai stricte decât în mod normal.

Tipuri de recrutare: Angajarea cetățenilor străini rezidenți în străinătate

Când angajăm specialiști străini care locuiesc în afara Japoniei, sunt necesare proceduri diferite de cele ale recrutării interne.

Scurtă descriere a procedurii: „Cererea pentru eliberarea Certificatului de Elibilitate pentru Rezidență”

În acest caz, inițial, compania gazdă din Japonia acționează ca reprezentant și aplică la Biroul Regional de Imigrație pentru eliberarea „Certificatului de Elibilitate pentru Rezidență (Certificate of Eligibility, COE)”. COE este un document prin care Ministrul Justiției din Japonia atestă în prealabil că solicitantul străin îndeplinește condițiile de intrare și rezidență în Japonia. După eliberarea COE, străinul angajat trebuie să prezinte acest certificat la ambasada sau consulatul general al Japoniei din țara sa și să primească viza oficială. Apoi, cu această viză, persoana poate intra în Japonia, urmând un proces în două etape.

Procesul de aplicare și documentele necesare

COE poate fi solicitat de către persoana în cauză sau de un reprezentant al instituției gazdă.

Documentele necesare variază în funcție de categoria companiei, dar, similar cu cererea pentru schimbarea statutului de rezidență, sunt necesare documente atât pentru solicitantul individual, cât și pentru compania gazdă.

Principalele documente pregătite de compania gazdă includ:

• Formularul de cerere pentru eliberarea Certificatului de Elibilitate pentru Rezidență
• Fotografie de identificare (a solicitantului)
• Plic pentru răspuns
• Documente trimise de solicitant (certificat de absolvire, CV, istoric profesional, certificate de calificare etc.)
• Documente care atestă categoria companiei, certificat de înregistrare a companiei, copii ale ultimelor documente financiare, copie a contractului de muncă etc.

Formularul oficial de cerere, „Formularul de cerere pentru eliberarea Certificatului de Elibilitate pentru Rezidență”, poate fi descărcat de pe site-ul web al Agenției de Imigrație.

• Numele site-ului web: Agenția de Imigrație
• Titlul paginii: Cerere pentru eliberarea Certificatului de Elibilitate pentru Rezidență
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Punctul de aplicare, durata și puncte de atenție

Cererea se face la Biroul Regional de Imigrație care are jurisdicție asupra locației companiei gazdă. Durata standard de procesare este de la o lună la trei luni, fiind cea mai lungă perioadă de timp necesară dintre cele trei tipuri de recrutare. Prin urmare, atunci când planificăm recrutarea din străinătate, trebuie să luăm în considerare această perioadă de examinare pentru a organiza programul proiectului corespunzător.

Un aspect deosebit de important este perioada de valabilitate a COE eliberat. COE devine invalid dacă persoana nu intră în Japonia în termen de trei luni de la data emiterii. În acest interval, persoana trebuie să obțină viza în țara sa și să finalizeze călătoria către Japonia.

Compararea și examinarea timpilor necesari pentru aceste diferite proceduri este extrem de importantă în elaborarea unei strategii de recrutare. De exemplu, pentru o poziție urgentă care necesită asigurarea unui talent în termen de două luni, recrutarea din străinătate, care necesită între o lună și trei luni pentru obținerea COE, nu este realistă. În acest caz, angajarea unui candidat care se mută în Japonia este mai rapidă. Cu toate acestea, chiar și în acest caz, există o obligație de raportare în termen de 14 zile de la începerea muncii, ceea ce necesită un sistem de procesare rapidă a documentelor. Astfel, înțelegerea complexă a cerințelor legale și a cronologiei fiecărui proces și selectarea canalului de recrutare cel mai potrivit pentru nevoile companiei sunt cheia succesului.

Compararea și rezumatul fiecărui procedeu

Am rezumat în tabelul de mai jos principalele diferențe între procedurile de obținere a statutului de rezidență pentru cele trei tipuri de angajare pe care le-am explicat până acum. Acest tabel va ajuta reprezentanții companiilor să înțeleagă rapid punctele esențiale ale fiecărui scenariu și să elaboreze planuri adecvate de angajare.

Concluzii

Japonia este o țară care primește cu brațele deschise specialiști străini cu abilități și cunoștințe tehnice avansate, însă sistemul legal care reglementează angajarea acestora este extrem de sofisticat și nu tolerează erori procedurale. Pentru a asigura succesul angajării talentelor străine, este esențial să înțelegi corect aceste proceduri legale complexe și să le gestionezi într-o manieră planificată. Obținerea sprijinului specialiștilor și abordarea proactivă a acestor procese nu reprezintă doar un cost, ci o investiție strategică esențială pentru securizarea unui activ important de management și pentru evitarea riscurilor legale.

Cabinetul de Avocatură Monolith are o vastă experiență în furnizarea de servicii juridice legate de această temă pentru o gamă variată de companii din Japonia. Punctul nostru forte constă în cunoștințele aprofundate privind procedurile de angajare a străinilor, completate de prezența în echipa noastră a avocaților vorbitori de engleză cu calificări juridice internaționale. Aceasta ne permite să oferim suport detaliat și eficient companiilor care își desfășoară activitatea la nivel global, depășind barierele lingvistice și culturale juridice. Dacă întâmpinați dificultăți cu procedurile de aplicare pentru statutul de rezidență descrise în acest articol, vă invităm să consultați cabinetul nostru. Vom sprijini puternic integrarea fără probleme a valoroșilor dvs. angajați străini din perspectiva juridică.