Ce ar trebui să proiecteze un manager prin guvernanța familiei? Explicații detaliate despre metodele de construcție și gestionare a operațiunilor

În ultimii ani, conceptul de “Family Governance” a devenit un subiect de discuție frecvent, iar mulți directori executivi iau în considerare serios implementarea și structurarea acestuia.

Family Governance reprezintă un termen general pentru toate regulile stabilite cu scopul de a asigura prosperitatea familiei. În special pentru directorii executivi, Family Governance este strâns legat de viitorul companiei și poate fi considerat un element esențial. Eficacitatea Family Governance pentru directorii executivi este explicată în detaliu în articolul nostru.

Articol asociat: Creșterea interesului pentru Family Governance în rândul directorilor executivi și eficacitatea sa în afaceri, explicată pe tipuri[ja]

Dacă simțiți necesitatea de a construi un sistem de guvernanță, următorul pas este să înțelegeți ce tipuri de reguli ar trebui să proiectați.

Acest articol oferă o explicație detaliată a pașilor de proiectare a Family Governance și a regulilor care ar trebui create. De asemenea, discutăm despre punctele de atenție în timpul proiectării și despre gestionarea operațională după construcție, așa că vă rugăm să folosiți aceste informații ca referință.

Scurtă prezentare a proiectării guvernanței familiale

Construirea guvernanței familiale poate părea un proces complicat pentru cei care nu sunt siguri ce pași să urmeze și ce anume trebuie creat. În această secțiune, vom explica pe scurt fluxul de proiectare și construcție a guvernanței familiale.

Scopul și starea actuală a guvernanței familiale

Construirea guvernanței familiale se realizează pentru a clarifica valorile și politicile familiei și pentru a asigura respectarea și adoptarea acestora de către întreaga familie.

Crearea guvernanței în sine nu este un scop, ci un mijloc pentru a proteja activele și a urmări prosperitatea familiei pe termen lung. În primul rând, este esențial ca familia să-și stabilească obiectivele și scopurile cât mai concret posibil.

În continuare, verificăm mecanismele de reguli tacite care există în prezent între membrii familiei. Prin organizarea stării actuale, putem identifica decalajele dintre situația actuală și obiectivele și scopurile pe care le urmărim.

Apoi, pe baza punctelor forte ale familiei evidențiate de situația actuală, ne apucăm de construirea guvernanței pentru a extinde aceste puncte forte și a compensa orice deficiențe.

Implementarea Comunicării

Pentru a asigura pătrunderea guvernanței familiale, este extrem de important să se creeze un mediu care facilitează comunicarea eficientă. Dacă valorile și perspectivele care ar trebui să fie unificate în cadrul familiei devin disparate, chiar și cea mai bine structurată guvernanță familială nu va funcționa corespunzător.

În plus, relațiile care devin distanțate din lipsa comunicării pot reprezenta un risc de guvernanță în sine.

Pentru a utiliza guvernanța construită într-un mod unitar, este esențial să avansăm cu alinierea percepțiilor încă de la etapele preliminare de creare.

Crearea în Scris a Regulilor de Guvernanță Familială

În procesul de creare a “regulilor” care constituie guvernanța familială, pregătim următoarele tipuri de documente:

• Carta familiei
• Regulamentul familiei
• Contracte de proprietate între soți, contracte prenupțiale
• Contracte de tutelă voluntară, contracte de încredere, contracte de administrare a proprietății etc.
• Testamente, contracte de donație cauză de moarte etc.
• Contracte între acționari

Documentele între membrii familiei sunt adesea supuse disputelor legale privind validitatea lor, astfel încât procesul de creare trebuie abordat cu prudență. În procesul de redactare a documentelor, este esențial să implicăm experți și să ne asigurăm că părțile contractante înțeleg corect conținutul documentelor.

De asemenea, este recomandabil să autentificăm documentele importante printr-un act notarial. Acest lucru poate întări validitatea conținutului și poate preveni riscurile de pierdere sau falsificare.

Perfecționare

Este esențial să construim guvernanța familială fără a presupune necesitatea unor perfecționări frecvente. În mod obișnuit, regulile utilizate în afaceri sunt perfecționate prin rotația ciclului PDCA (Plan-Do-Check-Act), adaptându-se la situații specifice.

Totuși, în cazul guvernanței familiale, adesea perfecționarea bazată pe ciclul PDCA nu este compatibilă. De exemplu, contractele de proprietate între soți sunt încheiate înainte de căsătorie, astfel încât, chiar dacă se identifică aspecte de îmbunătățit după depunerea certificatului de căsătorie, modificările sunt aproape imposibile.

În plus, relațiile familiale sunt de natură emoțională și nu se limitează la aspectele economice prezente în mediul de afaceri. Este deja dificil să impui reguli unei familii, iar schimbarea frecventă și neregulată a acestora poate face ca guvernanța să fie greu de implementat.

Pentru a evita necesitatea modificărilor pe termen scurt și neregulate după construcție, este crucială o elaborare atentă a regulilor familiale încă de la început.

Documentele pe care un manager trebuie să le creeze la proiectarea guvernanței familiale

Regulile care trebuie stabilite în cadrul proiectării guvernanței familiale sunt variate. În acest articol, vom explica documentele importante pe care fiecare manager trebuie să le creeze fără excepție.

Carta Familiei

Carta Familiei reprezintă un document care stabilește filozofia, valorile, principiile de acțiune și criteriile de decizie ale unei familii, constituind norma supremă a acesteia. Cunoscută și sub denumirea de cod de conduită familial sau constituție familială, Carta Familiei stabilește următoarele aspecte:

• Valorile de importanță majoră
• Standardele de comportament
• Responsabilul familiei
• Membrii consiliului de administrație familial
• Sistemul și directivele pentru gestionarea afacerilor
• Sistemul și directivele pentru managementul și succesiunea patrimoniului
• Regulile fundamentale de funcționare a familiei
• Metodele de soluționare a disputelor
• Educația

Odată stabilite, principiile Cartei Familiei nu se schimbă în mod fundamental. Aceasta definește clar conținutul universal valabil pentru familie și urmărește formarea unei înțelegeri comune asupra direcției de urmat.

Deși Carta Familiei nu are forță juridică obligatorie, fiind norma supremă a familiei, influențează documentele cu putere legală obligatorie. De asemenea, poate exercita o forță coercitivă de facto prin supraveghere reciprocă. În procesul de elaborare, este esențial să se procedeze la consultări amănunțite în cadrul familiei pentru a asigura consensul tuturor membrilor.

Regulile Familiei

Regulile familiei reprezintă concretizarea conținutului Cartei familiei. Pentru ca regulile stabilite, inclusiv Carta familiei, să fie acceptate de-a lungul generațiilor, recomandăm includerea în conținut a istoricului dezvoltării familiei și a gândurilor persoanei responsabile.

Regulile familiei sunt menite să stabilească în mod concret disciplina în cadrul familiei, motiv pentru care este de așteptat să suporte unele actualizări pe măsură ce timpul trece și circumstanțele se schimbă. Prin urmare, este benefic să se creeze oportunități pentru revizuirea conținutului la intervale de timp stabilite.

În ceea ce privește forța juridică obligatorie, regulile familiei nu au, la fel ca și Carta familiei, o astfel de putere. Cu toate acestea, pe baza conținutului stabilit în regulile familiei și Carta familiei, se vor reglementa relațiile juridice specifice.

Contracte de proprietate conjugale și prenupțiale

Contractul de proprietate conjugală este un acord pe care cuplurile care intenționează să se căsătorească îl încheie înainte de căsătorie. Acesta stabilește aspecte precum împărțirea sarcinilor casnice și de îngrijire a copiilor, gestionarea proprietății și divizarea bunurilor în caz de divorț.

Pentru o explicație detaliată a contractelor de proprietate conjugale în contextul guvernanței familiale, vă rugăm să consultați articolul nostru conex.

Articol conex: Va fi publicat în curând

Când cineva care nu este liderul familiei se căsătorește, este necesară o judecată deosebit de prudentă. Este important să se acorde atenție pentru a asigura că noul partener nu va aduce perturbări neașteptate în familia respectivă, stabilind contractul cu grijă. Conținutul și punctele de focalizare ale contractului de proprietate conjugală pot varia în funcție de poziția persoanei din afacerea de familie care se căsătorește.

Contracte de supraveghere voluntară, contracte de încredere și contracte de administrare a proprietății

Pentru a fi pregătiți în cazul în care capacitatea de a lua decizii scade, este esențial să stabilim contracte de supraveghere voluntară și contracte de încredere. De asemenea, este necesar să luăm în considerare utilizarea contractelor de administrare a proprietății pentru momentele când nu mai suntem capabili să ne exercităm libertatea fizică.

Dacă un manager nu mai poate efectua acte juridice, acest lucru poate avea un impact semnificativ asupra stakeholder-ilor companiei și a familiei. Este indispensabil să avem pregătite măsuri prealabile pentru situația în care capacitatea noastră de a lua decizii scade.

Mai mult, nu doar pentru cei care sunt capii unei familii, ci și pentru cei care dețin o avere considerabilă sau sunt profund implicați în afaceri, este benefic să se pregătească pentru o eventuală scădere a capacității de a lua decizii prin stabilirea contractelor menționate mai sus.

Testament

Pentru a preveni problemele legate de succesiunea patrimonială, redactarea unui testament este esențială. În cazul antreprenorilor, succesiunea afacerii devine de asemenea o problemă importantă, ceea ce face testamentul și mai crucial.

O explicație detaliată a rolului testamentului în cadrul guvernanței familiale poate fi găsită în articolul conex de mai jos.

Articol conex: Publicare prevăzută în curând

Testamentul ar trebui să fie redactat nu doar de către capul familiei, ci de toți membrii acesteia. Testamentul poate fi rescris de câte ori este necesar, așadar este recomandat ca întreaga familie să redacteze unul inițial, urmând ca apoi să îl revizuiască și să îl actualizeze periodic. În funcție de poziția pe care o persoană o ocupă în cadrul unei afaceri de familie, conținutul și punctele de interes ale testamentului pot varia.

De asemenea, este posibil ca minorii să redacteze un testament dacă au împlinit vârsta de 15 ani. Testamentul trebuie neapărat să fie creat de persoana însăși, așadar este indicat să se redacteze un testament la împlinirea vârstei de 15 ani.

Acorduri între Acționari, Acțiuni de Tipuri Diferite și Reglementări Personalizate

Când conduceți o afacere de familie, este obișnuit să utilizați acorduri între acționari pentru a stabili modul de gestionare a acțiunilor. Rolul acestor acorduri este de a preveni dispersarea acțiunilor și derapajele în management atunci când mai multe persoane sunt implicate ca acționari în afacerea de familie.

Acordurile pot include prevederi pentru achiziția obligatorie a acțiunilor, reguli de restricție a transferului, limitări ale drepturilor de vot și alte aranjamente între acționari privind administrarea și dispoziția acțiunilor.

Pe lângă acordurile între acționari, se pot folosi și acțiuni de tipuri diferite sau reglementări personalizate în statutul companiei pentru a impune disciplina.

Caracteristicile și punctele de atenție ale acordurilor între acționari în guvernanța familială

În cadrul afacerilor de familie, este frecvent ca membrii familiei sau rudele să dețină acțiuni, iar când vine vorba de protejarea activelor, proiectarea acordurilor între acționari devine un punct crucial. Prin urmare, este esențial ca managerii care elaborează guvernanța familială să aprofundeze înțelegerea acordurilor între acționari.

Aici vom explica caracteristicile și punctele de atenție la redactarea acordurilor între acționari.

Principalele aspecte stabilite într-un acord între acționari

În proiectarea unui acord între acționari în contextul guvernanței familiale, se stabilesc reguli pentru următoarele aspecte:

• Interdicția de transfer
• Furnizarea de informații
• Stabilirea aspectelor ce necesită rezoluția consiliului de administrație
• Dreptul de veto
• Dreptul de numire și demitere a ofițerilor executivi
• Politica de dividende
• Cumpărarea obligatorie
• Interdicția de angajare
• Estimarea sumelor pentru despăgubiri
• Reglementări în caz de succesiune
• Motive de reziliere

Când conduceți o afacere de familie, succesiunea și gestionarea acțiunilor implică riscuri mai complexe decât în mod obișnuit. Prin urmare, este esențial să anticipați orice tip de probleme și să stabiliți reguli adecvate pentru familia dumneavoastră.

Caracteristici de proiectare și operare

Unul dintre avantajele contractelor între acționari este flexibilitatea lor ridicată în ceea ce privește conținutul și procedurile de modificare, comparativ cu acțiunile de tipuri diferite sau prevederile personale. De exemplu, acțiunile de tipuri diferite pot fi emise doar în conformitate cu conținutul statutar. De asemenea, prevederile personale stabilite prin statut sunt limitate în ceea ce privește aspectele pe care le pot reglementa.

Pe de altă parte, contractele între acționari sunt rezultatul negocierilor libere între părțile aflate pe picior de egalitate. Acestea sunt considerate valide atâta timp cât conținutul lor nu contravine legilor imperative sau nu este extrem de inechitabil.

În plus, modificarea conținutului statutului sau a acțiunilor de tipuri diferite necesită urmarea procedurilor stabilite de legea societăților. În contrast, modificările contractelor între acționari pot fi făcute fără proceduri speciale, atâta timp cât există un acord între părțile contractante.

Astfel, contractele între acționari sunt considerate un sistem ușor de utilizat datorită flexibilității lor în proiectare și operare.

Caracteristicile eficacității în caz de încălcare

Un dezavantaj al contractelor între acționari este că, în cazul unei încălcări a înțelegerii, forța coercitivă pentru a cere răspundere este mai slabă comparativ cu acțiunile de tip preferențial sau cu clauzele personalizate.

Acțiunile unei companii care încalcă procedurile statutului sau ale adunării generale a acționarilor de tip preferențial pot genera îndoieli cu privire la eficacitatea lor. Ofițerii care încalcă aceste proceduri pot fi trași la răspundere pentru încălcarea obligației de diligență și, în unele cazuri, se poate obține oprirea acțiunilor respective.

Pe de altă parte, contractele între acționari sunt doar simple înțelegeri, astfel încât nu se poate contesta validitatea sau responsabilitatea acțiunilor companiei. Se poate cere răspundere pentru neexecutarea obligațiilor contractuale între părțile contractante, dar nu se pot cere responsabilități suplimentare sau măsuri de oprire. Prin urmare, din punct de vedere al remedierii încălcărilor sau al prevenirii daunelor, utilizarea statutului sau a acțiunilor de tip preferențial poate fi considerată mai eficientă.

Totuși, este posibil să se asigure remedierea în caz de încălcare prin stabilirea în prealabil a unor penalități contractuale pentru astfel de acțiuni.

Aspecte de luat în considerare când un minor este succesor

Când un minor este desemnat ca succesor și acesta devine parte într-un contract între acționari, este esențial să se acorde atenție dreptului de anulare a contractelor încheiate de minori, conform Articolului 5 din Codul Civil Japonez (民法5条).

Transferul de acțiuni către un minor poate fi efectuat fără probleme. Totuși, în momentul încheierii unui contract între acționari, apar obligații legale, iar dacă minorul încheie un contract pe cont propriu, există riscul ca acesta să fie anulat prin exercitarea dreptului de anulare.

Bineînțeles, dacă un reprezentant legal, cum ar fi părintele cu autoritate părintească, încheie contractul, acesta va fi valabil și va avea efecte asupra minorului în cauză. Cu toate acestea, dacă părintele cu autoritate părintească este parte în contractul între acționari, acesta poate ajunge să acționeze fără drept de reprezentare. În acest caz, este necesar să se solicite numirea unui reprezentant special de către tribunalul de familie.

Aspecte de luat în considerare legate de soț/soție

Când transferați acțiuni către soțul sau soția dumneavoastră, este esențial să aveți grijă ca dreptul de anulare aplicabil contractelor între soți (Articolul 754 din Codul Civil Japonez) să nu poată fi exercitat asupra contractului de acționariat încheiat.

În cazul în care se preconizează implicarea în afacerea de familie înainte de căsătorie, detaliile implicării în afaceri trebuie stabilite printr-un contract de proprietate între soți (contract prenupțial). Dacă aranjamentele sunt făcute după căsătorie, asigurați-vă că respectivul contract de acțiuni este clarificat ca fiind distinct de un contract între soți.

Metode de gestionare a guvernanței familiale pentru manageri

Pentru a menține eficacitatea guvernanței familiale stabilite, este necesară o gestionare operativă eficientă. În continuare, vom explica pe scurt metodele de gestionare operativă a guvernanței familiale.

Conducerea organului de întâlniri

Pentru a asigura pătrunderea guvernanței familiale stabilite, comunicarea între membrii familiei este esențială. O metodă eficientă de a facilita comunicarea intenționată este organizarea și conducerea unui organ de întâlniri. În funcție de dimensiunea familiei și de existența unei afaceri de familie, ar trebui să luăm în considerare următoarele forme ale organului de întâlniri:

• Alegerea membrilor constituenți sau nu
• Organul de întâlniri care ia decizii
• Organul de întâlniri care nu impune decizii, ci oferă opinii consultative

Inițial, poate fi suficient să folosiți evenimente precum întâlnirile de Anul Nou ca întâlniri pentru guvernanța familiei. Apoi, puteți adăuga treptat inovații care să confere o tensiune necesară pentru a transmite importanța întâlnirii ca atare.

Biroul de familie

Pentru a face guvernanța familiei și organul de întâlniri ale familiei să funcționeze ca un sistem eficient, organizarea unui birou de familie este eficace. Biroul de familie ar trebui să aibă următoarele funcții:

• Gestionarea, operarea și succesiunea activelor
• Strategii fiscale
• Strategii de investiții
• Prevenirea și soluționarea conflictelor

Adăugând profesioniști din domeniile menționate mai sus în echipa dvs., puteți rezolva în mod cuprinzător toate problemele care îl înconjoară pe manager printr-o soluție unică. Este o metodă extrem de eficientă pentru a asigura gestionarea operativă a guvernanței familiale.

Concluzie: Consultați un avocat pentru problemele de guvernanță familială

Proiectarea guvernanței familiale începe prin stabilirea obiectivelor familiei și continuă cu construirea unui conținut concret pentru a realiza aceste idealuri. Dacă se fac modificări frecvente după construcție, va fi dificil să se asigure pătrunderea guvernanței în cadrul familiei. Prin urmare, este esențial să se elaboreze cu atenție în timpul fazei de proiectare, comunicând eficient.

Totuși, proiectarea guvernanței familiale necesită stabilirea unor acorduri specifice și variate, anticipând dezvoltările viitoare. De asemenea, este necesar ca aceste acorduri să fie formulate astfel încât să fie complet funcționale în contextul documentelor scrise.

Pentru a asigura finalizarea cu succes a guvernanței familiale ca un instrument eficient, recomandăm să solicitați sfaturi de la avocați cu expertiză într-o gamă largă de domenii juridice.

Ghidul măsurilor noastre de intervenție

Cabinetul de Avocatură Monolith este specializat în IT, având o expertiză deosebită în domeniul internetului și al dreptului. În promovarea guvernanței familiale, uneori este necesară crearea de contracte. Cabinetul nostru oferă servicii de redactare și revizuire a contractelor pentru o gamă variată de clienți, de la companii listate pe Tokyo Stock Exchange Prime până la întreprinderi startup. Dacă aveți dificultăți legate de contracte, vă rugăm să consultați articolul de mai jos.

Domeniile de expertiză ale Cabinetului de Avocatură Monolith: Crearea și revizuirea contractelor etc.[ja]