Metode de procedură opt-in pentru distribuția de buletine informative prin e-mail

În marketingul prin e-mail, în trecut, mailul direct era esențial, dar cu răspândirea internetului, importanța “buletinelor informative prin e-mail” (newslettere) a crescut semnificativ.

Ușurința și viteza de a trimite buletine informative prin e-mail către utilizatori din întreaga lume cu un simplu clic, precum și costurile reduse, reprezintă un mare avantaj al acestora.

Însă, pentru a trimite buletine informative prin e-mail, trebuie să respectați legile și reglementările relevante, altfel există posibilitatea de a fi pedepsit cu închisoare sau amendă.

În special, mulți oameni nu sunt familiarizați cu reglementarea importantă “Opt-in”. Prin urmare, în acest articol, vom explica în mod clar metoda de procedură “Opt-in” necesară pentru a trimite în siguranță buletine informative prin e-mail.

Reglementarea Opt-in

“Opt-in” se referă la situația în care destinatarul solicită în prealabil expeditorului unui anumit e-mail să trimită un e-mail sau îi dă “consimțământul” pentru a trimite un e-mail. Interzicerea în principiu a publicității prin e-mail către destinatarii care nu au exprimat un “consimțământ” este numită “reglementare Opt-in”.

Până la modificarea legii din 2008 (anul 2008 în calendarul gregorian), se adopta metoda de interzicere a trimiterii de e-mailuri către destinatarii care au notificat expeditorul cu o refuzare de primire, cunoscută sub numele de “Opt-out”. Cu toate acestea, datorită creșterii numărului de cazuri, a fost schimbată în “metoda Opt-in”.

Baza reglementării Opt-in este articolul 3, alineatul 1, din Legea privind e-mailurile specifice (Legea privind reglementarea trimiterii e-mailurilor specifice).

Articolul 3 (Restricții privind trimiterea e-mailurilor specifice)
Expeditorul nu trebuie să trimită e-mailuri specifice către persoanele care nu sunt enumerate mai jos.
1. Persoanele care au notificat în prealabil expeditorul sau persoana care a delegat trimiterea (persoana care a delegat trimiterea e-mailului (se referă la organizațiile cu scop lucrativ și persoanele care desfășoară activități comerciale). Același lucru se aplică în continuare.) că solicită trimiterea unui e-mail specific sau că sunt de acord cu trimiterea acestuia.
2. În plus față de cele enumerate mai sus, persoanele care au notificat expeditorul sau persoana care a delegat trimiterea cu adresa lor de e-mail, conform prevederilor Ministerului Afacerilor Interne și Comunicațiilor și ale Cabinetului.
3. În plus față de cele enumerate mai sus, persoanele care au o relație comercială cu persoanele care desfășoară activități comerciale legate de publicitate sau promovare prin intermediul e-mailului specific.
4. În plus față de cele enumerate mai sus, organizațiile sau persoanele (doar persoanele care desfășoară activități comerciale) care au publicat adresa lor de e-mail, conform prevederilor Ministerului Afacerilor Interne și Comunicațiilor și ale Cabinetului.

E-mailuri specifice

“E-mailuri specifice” se referă la e-mailurile trimise în scopuri comerciale de către expeditori (organizații sau persoane) pentru publicitate sau promovare. Cu toate acestea, următoarele tipuri de e-mailuri sunt, de asemenea, considerate “e-mailuri trimise în scopuri de publicitate sau promovare”.

• E-mailuri care includ în scopul lor de trimitere direcționarea către un site web care intenționează să facă publicitate sau promovare a informațiilor despre servicii sau produse comerciale.
• E-mailuri care se pretind a fi invitații la rețele sociale, notificări de câștig la loterie, e-mailuri de la prieteni sau contacte de la alți membri ai unui site cu membru, cu scopul de a direcționa către un site web cu scop comercial.

Cu toate acestea, următoarele tipuri de e-mailuri nu sunt considerate “e-mailuri specifice”.

• E-mailuri care sunt notificări legate de relații comerciale, cum ar fi ghidarea condițiilor de tranzacționare sau notificări de facturare, care nu includ conținut de publicitate sau promovare și nu direcționează către un site web de publicitate sau promovare.
• E-mailuri care sunt doar saluturi de sezon, care nu includ conținut de publicitate sau promovare și nu direcționează către un site web de publicitate sau promovare.
• E-mailuri trimise de organizații non-profit, cum ar fi organizații politice, organizații religioase, organizații non-profit și sindicate.

Sancțiuni

În cazul încălcării Legii privind e-mailurile specifice, Ministrul Afacerilor Interne și Comunicațiilor și Primul Ministru pot emite “ordine de conformitate”, “ordine de îmbunătățire” sau “anularea înregistrării” către expeditor.

De asemenea, în cazul în care expeditorul a trimis e-mailuri cu informații false sau nu a respectat diverse ordine, poate fi pedepsit cu închisoare de până la un an sau o amendă de până la 1 milion de yeni (în cazul unei corporații, pe lângă pedepsirea persoanei care a comis actul, corporația poate fi amendată cu până la 30 de milioane de yeni).

Excepții la reglementarea opt-in

În reglementarea opt-in, pe lângă cazul în care destinatarul exprimă “consimțământul” pentru trimiterea unui anumit e-mail, se permite trimiterea unui anumit e-mail către persoanele definite mai jos.

Persoanele care au notificat adresa lor de e-mail în scris

Dacă ați dat o “notă scrisă”, cum ar fi un card de vizită, pe care este scrisă adresa dvs. de e-mail, se înțelege că există posibilitatea ca e-mailurile să fie trimise de către cealaltă parte, astfel încât cealaltă parte poate trimite un anumit e-mail chiar dacă nu există “consimțământul” destinatarului.

De asemenea, chiar dacă nu este o “notă scrisă”, în cazul notificării adresei de e-mail prin intermediul unui site web, se poate trimite un anumit e-mail chiar dacă nu există “consimțământul” destinatarului în următoarele cazuri:

• Când se afișează publicitate însoțită de e-mailuri privind probleme importante, cum ar fi “încheierea contractului”, “conținutul contractului”, “confirmarea comenzii”
• Când se afișează publicitate într-o parte a e-mailurilor, cum ar fi buletinele informative, care sunt trimise cu “consimțământul” destinatarului
• Când se afișează publicitate ca o condiție pentru utilizarea gratuită a e-mailurilor gratuite, de unde se poate obține o adresă de e-mail gratuită

※ Schimbul de cărți de vizită online nu este considerat “în scris”, așa că fiți atenți, deoarece acesta este supus reglementării opt-in.

Persoanele care au o relație de tranzacționare

De exemplu, în cazul în care un client care a deschis un cont la o instituție financiară continuă să utilizeze instituția financiară, se consideră că există o relație de tranzacționare între instituția financiară și client, iar în acest caz, acesta este o excepție de la reglementarea opt-in.

În schimb, în cazul în care ați cumpărat doar o dată de la un magazin online, nu se poate spune că există o relație de tranzacționare continuă între magazinul online și client, astfel încât acesta este supus reglementării opt-in.

Persoanele care au făcut publică adresa lor de e-mail

Scopul publicării adresei de e-mail este de a primi e-mailuri de la terți, astfel încât se consideră că este permisă trimiterea unui anumit e-mail, chiar dacă este un e-mail specific, și este exclus de la reglementarea opt-in. Cu toate acestea, dacă afișați că refuzați să primiți un anumit e-mail, acesta va fi supus reglementării opt-in.

Metoda de procedură Opt-In

Metoda de obținere a “consimțământului”

Cel mai important aspect în reglementarea Opt-In este obținerea “consimțământului” destinatarului pentru trimiterea unui anumit e-mail. Pentru a determina dacă există “consimțământ”, sunt necesare următoarele condiții:

• Destinatarul este conștient că se va trimite un “e-mail specific”
• Există o “manifestare de voință de aprobare” în acest sens

Pentru a clarifica obținerea “consimțământului”, este necesar să se solicite destinatarului să răspundă la un e-mail de consimțământ sau de confirmare.

<Exemplu>
“※Acest e-mail este trimis persoanelor care au participat la seminariile noastre în trecut, celor care ne-au contactat etc. Dacă doriți să primiți newsletter-ul nostru cu privire la serviciile și produsele noastre, vă rugăm să răspundeți la acest e-mail.

Modul de afișare pentru obținerea “consimțământului”

Când se obține “consimțământul”, destinatarul trebuie să fie conștient de ① expeditorul e-mailului și ② faptul că se va trimite un e-mail care conține publicitate sau reclame. Iată câteva puncte recomandate pentru metoda de afișare:

• Evidențiați prin “mărimea” sau “culoarea” textului
• Plasați elementele de afișare “în apropierea butonului de înscriere”
• Căsuța de bifare “Doresc să primesc e-mailuri publicitare” trebuie să fie necompletată, astfel încât destinatarul să o bifeze singur (opțiunea implicită este dezactivată)
• Dacă căsuța de bifare “Doresc să primesc e-mailuri publicitare” este deja bifată (opțiunea implicită este activată), asigurați-vă că destinatarul este conștient de acest lucru prin utilizarea culorilor sau a sublinierii
• Dacă se trimit e-mailuri care conțin publicitate sau reclame de la mai mulți comercianți, trebuie să se menționeze “tipul de afacere”, “numele companiei”, “numele site-ului” etc.

În plus, pentru a preveni ca destinatarul să dea “consimțământul” din greșeală, vă recomandăm să afișați ① faptul că a dat consimțământul pentru trimiterea unui anumit e-mail și ② titlul e-mailului specific, pe ecranul de confirmare a înscrierii.

Recomandarea Double Opt-In

Double Opt-In înseamnă că se trimite un e-mail de confirmare, care nu conține conținut publicitar sau de promovare, la adresa de e-mail a destinatarului care a dat “consimțământul” pentru trimiterea e-mailului, iar “consimțământul” pentru trimiterea unui anumit e-mail este confirmat prin răspunsul destinatarului.

Aceasta este o metodă eficientă pentru a preveni “consimțământul” obținut prin utilizarea neautorizată a adresei de e-mail a altei persoane și pentru a dovedi “consimțământul” destinatarului.

Este posibil să se obțină “consimțământul” prin telefon?

Din punct de vedere legal, metoda de obținere a consimțământului nu este limitată, astfel încât obținerea consimțământului prin telefon este de asemenea valabilă. Cu toate acestea, din moment ce este obligatorie “păstrarea înregistrărilor care dovedesc consimțământul”, trebuie să păstrați înregistrări care să arate “momentul” și “metoda” de obținere a consimțământului.

Obligațiile expeditorului de newsletter

Expeditorii de newsletter-uri și alte e-mailuri specifice au mai multe obligații, pe lângă obținerea “consimțământului” de la destinatari.

Afișarea opțiunii de dezabonare

Conform Legii Japoneze privind e-mailurile specifice și regulamentul de aplicare, e-mailurile specifice trebuie să includă următoarele informații:

• Numele sau denumirea persoanei responsabile de trimiterea e-mailului specific
• Adresa persoanei responsabile de trimiterea e-mailului
• O mențiune că destinatarul poate opta pentru dezabonare
• Adresa de e-mail sau adresa de internet utilizată pentru dezabonare
• Numărul de telefon, adresa de e-mail sau adresa de internet pentru plângeri sau întrebări

<Exemplu de mențiune privind dezabonarea>
“Puteți opri primirea acestor e-mailuri în orice moment prin accesarea linkului de la sfârșitul e-mailului.”

<Exemplu de metodă de dezabonare>
“Dacă doriți să vă dezabonați, vă rugăm să accesați linkul de mai jos.”
“Pentru a modifica sau anula serviciul de newsletter, accesați aici.”

În ceea ce privește dezabonarea, este important ca destinatarul să poată recunoaște ușor opțiunea, prin metode precum “mărimea” textului, “culoarea” și “aranjamentul”.

Recomandarea adăugării politicii de confidențialitate

Recomandăm adăugarea unei clauze privind politica de confidențialitate înainte de “informațiile de contact” pe site-ul dvs. web, care să trateze “divulgarea”, “corectarea” și “oprirea utilizării” informațiilor personale, cum ar fi adresa de e-mail a destinatarului.

<Exemplu>
“Compania noastră, în conformitate cu Legea Japoneză privind Protecția Datelor Personale, va răspunde fără întârziere la orice solicitare de “divulgare”, “corectare”, “adăugare”, “ștergere”, “oprire a utilizării” etc. (denumite în continuare “divulgare etc.”) a informațiilor personale pe care le deținem, după ce confirmăm că persoana care face solicitarea este persoana în cauză.”

Dacă doriți să aflați mai multe despre “punctele cheie în crearea unei politici de confidențialitate în conformitate cu Legea Japoneză privind Protecția Datelor Personale”, vă rugăm să citiți articolul de mai jos împreună cu acesta.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Păstrarea “înregistrărilor care demonstrează consimțământul”

În reglementările privind opt-in, pentru a determina dacă este legal sau nu, este important să se aibă “consimțământul” prealabil al destinatarului, astfel încât Legea Japoneză privind e-mailurile specifice impune păstrarea “înregistrărilor care demonstrează consimțământul”.

Conținutul înregistrării

Conținutul “înregistrărilor care demonstrează consimțământul” poate fi unul dintre următoarele:

• O înregistrare care arată “adresa de e-mail”, “momentul” și “metoda” prin care a fost obținut consimțământul
• Dacă “consimțământul” a fost obținut prin scris, e-mail sau pe un site web, o înregistrare a părții standard a textului sau a structurii ecranului prezentate destinatarului atunci când a fost obținut “consimțământul”

Perioada de păstrare

Perioada de păstrare este, în principiu, până la o lună după data la care a fost oprită trimiterea e-mailurilor specifice. Cu toate acestea, dacă ați încălcat legile și reglementările relevante și ați primit un ordin de măsuri, perioada de păstrare se poate schimba în funcție de data ultimei trimiteri, așa că trebuie să fiți atenți.

Rezumat

Această dată, am explicat în detaliu despre ① ce este reglementarea opt-in, ② excepțiile la reglementarea opt-in, ③ metoda de procedură opt-in, și ④ obligațiile expeditorului de buletine informative, bazându-ne pe ‘Legea japoneză privind e-mailurile specifice’ și alte legi și reglementări conexe.

În scenele de afaceri reale, credem că vor apărea și alte cazuri decât cele prezentate în acest articol.

În astfel de momente, vă recomandăm să nu judecați singuri, ci să consultați în prealabil un avocat cu cunoștințe și experiență specializată.