Японська система управління перебуванням: з точки зору дотримання корпоративних норм і управління ризиками

У контексті глобалізації та змін демографії в країні, для багатьох японських компаній забезпечення кваліфікованих іноземних фахівців стало невід’ємною частиною стратегії бізнес-розвитку. Однак, для того щоб найняти іноземних працівників та максимально використати їхні здібності, потрібні не лише знання у сфері управління персоналом, а й спеціалізовані юридичні знання. Особливо важливим є глибоке розуміння системи управління перебуванням іноземців, яка регулюється основним законом Японії – Законом про імміграційний контроль та визнання біженців (далі – “Імміграційний закон”), що є ключовим елементом сучасного корпоративного управління та управління ризиками. Ця система визначає правовий статус усіх іноземців, що проживають у Японії, та строго регулює їхню діяльність. Тому дотримання цього законодавства та його належне використання компаніями не лише допомагає уникнути юридичної відповідальності, але й створює умови, за яких іноземні працівники можуть спокійно реалізувати свій потенціал, що є фундаментом для сталого зростання підприємства. У цій статті ми з професійної точки зору розглянемо ключові аспекти японської системи управління перебуванням, а саме систему дозволів на перебування, процедури виїзду та повторного в’їзду, а також пов’язані з ними юридичні ризики, включаючи конкретні законодавчі акти та практичні аспекти, які повинні враховувати керівники компаній та юристи.

Основи управління перебуванням: Система статусу резидента в Японії

Для того, щоб іноземці могли легально перебувати та діяти в Японії, вони повинні отримати та утримувати один із статусів резиденції, визначених Законом про імміграційний контроль. Ця система статусу резиденції є основою адміністрування перебування в Японії, і розуміння її структури є першим кроком до дотримання вимог.

Основні принципи системи статусу резиденції

Японська система статусу резиденції базується на принципі “дозволу”, який дозволяє здійснювати певні дії на індивідуальній основі. Закон не перелічує заборонені дії, а визначає обмежений діапазон дозволених дій для кожного статусу резиденції. В рамках цієї системи, будь-яка діяльність, особливо та, що передбачає отримання доходу, яка виходить за межі дозволеного, є забороненою без отримання спеціального дозволу. Ця структура “за замовчуванням заборонена” є фундаментальним принципом, який компанії повинні постійно враховувати при управлінні діяльністю своїх іноземних працівників.

Статус резиденції поділяється на дві основні категорії.

Перша – це “статус діяльності”, який зосереджений на виді діяльності, яку іноземець здійснює в Японії. Наприклад, “Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи” та “Управління та адміністрування” відносяться до цієї категорії, дозволяючи займатися лише певною спеціалізованою або технічною діяльністю.

Друга – це “статус проживання”, який зосереджений на особистому статусі або становищі особи. До цієї категорії відносяться “Постійні резиденти” та “Дружини громадян Японії тощо”, які можуть вільно працювати та не мають обмежень щодо виду діяльності.

З точки зору корпоративного дотримання та управління ризиками, ці дві категорії мають важливі відмінності. При наймі працівників зі статусом діяльності, компанії несуть відповідальність за постійне управління тим, щоб діяльність працівників не виходила за межі дозволеного статусом резиденції. У той же час, при наймі працівників зі статусом проживання, обмеження щодо трудової діяльності, встановлені імміграційним законодавством, відсутні, тому навантаження на управління з боку компанії значно зменшується. Ця відмінність може стати важливим фактором, який слід враховувати при плануванні стратегії найму персоналу.

Карта резидента: доказ статусу та дозволу на працевлаштування

Іноземцям, які перебувають в Японії на середньо- та довгостроковій основі, видається “Карта резидента” від Міністра юстиції. Ця карта не просто документ, що підтверджує особу, але й важливий офіційний документ, що містить ключову інформацію для управління перебуванням. На карті вказані основні дані, такі як ім’я, громадянство, дата народження, тип статусу резиденції, дата закінчення терміну перебування, а також найважливіше – наявність або відсутність обмежень на працевлаштування.

Згідно з 23-ю статтею Закону про імміграційний контроль, середньо- та довгострокові резиденти зобов’язані постійно мати при собі карту резидента. Для компаній карта резидента є єдиним та вирішальним джерелом інформації для перевірки кваліфікації іноземця до працевлаштування. Недостатньо лише усних заяв або самопрезентації кандидата; перед укладенням трудового договору необхідно перевірити оригінал карти резидента, щоб точно зрозуміти, чи дозволено працевлаштування, і якщо так, то в яких межах. Якщо компанія не виконає цю перевірку, вона може бути звинувачена у сприянні нелегальному працевлаштуванню, що становить серйозний недолік у дотриманні вимог.

Основні види віз для ведення бізнесу в Японії

Існує багато видів віз, які безпосередньо пов’язані з діловою діяльністю, але два види віз, які стосуються керівництва та фахівців, вимагають точного розуміння їх вимог та застосування.

Керівництво та управління

Віза «Керівництво та управління» призначена для іноземців, які займаються управлінням або керівництвом бізнесу в Японії. До цього входять, наприклад, виконавчі директори або члени правління акціонерних товариств, керівники філій. Під час розгляду цього виду візи оцінюються не тільки особисті досягнення заявника, але й реальність, стабільність та перспективи бізнесу.

Серед конкретних вимог: наявність офісу для ведення бізнесу на території Японії, відповідність бізнесу певним критеріям розміру (наприклад, наявність щонайменше двох штатних співробітників або статутний капітал у розмірі 5 мільйонів ієн або більше), а також конкретний та реалізований бізнес-план. Особливу увагу приділяють стійкості бізнесу, наприклад, фінансовий стан підприємства ретельно перевіряється, якщо в останньому фінансовому звіті воно мало більше зобов’язань, ніж активів.

Згідно з останніми тенденціями, вимоги до цього виду візи стають суворішими. Наприклад, розглядається можливість введення вимог до заявника або штатних співробітників мати певний рівень знання японської мови, що свідчить про те, що влада звертає увагу не тільки на формальне виконання вимог, але й на здатність та бажання реально управляти бізнесом в Японії. Компанії, які хочуть запросити іноземців за цим видом візи, повинні не тільки заснувати компанію, але й довести, що їхній бізнес має реальну основу та є стійким, надавши об’єктивні докази.

Техніка, гуманітарні знання та міжнародний бізнес

«Техніка, гуманітарні знання та міжнародний бізнес» є одним з найбільш поширених видів віз для працевлаштування. Вона охоплює діяльність у сфері природничих наук, таких як фізика, інженерія (техніка), а також знання у галузі права, економіки, соціології та інших гуманітарних наук (гуманітарні знання), або діяльність, яка вимагає мислення або сприйняття, заснованих на іноземній культурі (міжнародний бізнес). Прикладами можуть служити ІТ-інженери, машинобудівники, фахівці з бухгалтерського обліку та фінансів, консультанти, перекладачі, викладачі мов, дизайнери тощо.

Найважливішою вимогою для отримання цього виду візи є наявність прямого та розумного зв’язку між освітою або професійним досвідом заявника та характером роботи, яку він планує виконувати в Японії. Наприклад, у сфері «техніки» або «гуманітарних знань» зазвичай вимагається вища освіта за спеціальністю, пов’язаною з майбутньою роботою, або понад 10 років відповідного досвіду роботи. У сфері «міжнародного бізнесу» зазвичай потрібно мати не менше трьох років досвіду, за винятком перекладачів та викладачів мов.

Важливо, що цей вид візи не дозволяє займатися діяльністю, яка вважається некваліфікованою працею, що не вимагає спеціальних знань або навичок. Невідповідність освіти або досвіду роботи з характером запланованої діяльності є однією з найпоширеніших причин відмови у видачі візи. Тому компаніям необхідно ретельно перевіряти відповідність спеціалізації кандидата та запланованої роботи при наймі, а також чітко вказувати цей зв’язок у заяві на візу. Крім того, після найму важливо постійно контролювати, щоб діяльність працівника не виходила за рамки заявленої роботи та не перетворювалася на некваліфіковану працю, що є важливим для дотримання вимог законодавства.

Процедури під час перебування в Японії

Іноземцям, які перебувають в Японії, залежно від змін у їхніх обставинах, може знадобитися пройти різноманітні юридичні процедури. Належне виконання цих процедур є основою для підтримання стабільного статусу перебування.

Дозвіл на зміну статусу перебування в Японії

Іноземці, які мають статус перебування в Японії, повинні подати заявку на “Дозвіл на зміну статусу перебування” та отримати його, якщо вони планують займатися діяльністю, що виходить за рамки дозволених дій за їхнім поточним статусом перебування. Ця процедура визначена в статті 20 Закону про імміграційний контроль. Наприклад, студент, який має статус перебування “Студент”, після закінчення навчання та працевлаштування в японській компанії як фахівець, повинен змінити свій статус перебування на “Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи” або інший відповідний статус.

Заява на зміну статусу перебування не є простим оновленням реєстраційної інформації. Це суттєво нова заява на статус перебування, яка підлягає такій же строгій перевірці, як і первинна заява. Органи, що проводять перевірку, на основі поданих заявником документів оцінюють доцільність нової діяльності, відповідність заявника вимогам та його поведінку під час перебування в Японії, включаючи його попередній статус перебування.

Дозвіл на продовження терміну перебування в Японії

Для кожного типу статусу перебування в Японії існують терміни, встановлені наказом Міністерства юстиції. Якщо ви бажаєте продовжити перебування в Японії після закінчення терміну, зазначеного на вашій картці перебування, необхідно подати заяву на «Дозвіл на продовження терміну перебування» до дати закінчення цього терміну. Ця процедура базується на статті 21 Імміграційного закону. Заяву, як правило, можна подати приблизно за 3 місяці до закінчення терміну перебування.

Цей процес подання на продовження також служить регулярним аудитом дотримання умов перебування. Органи, що здійснюють перевірку, реоцінюють, чи продовжує заявник чесно займатися діяльністю, дозволеною його статусом перебування, а також чи не має він проблем з поведінкою. Наприклад, особи зі статусом перебування «Управління та керівництво» перевіряються на предмет того, чи здорово підтримується стан їхнього бізнесу, а ті, хто має статус «Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи», перевіряються на предмет продовження зайняття спеціалізованою роботою.

Навіть якщо до дати закінчення терміну перебування не буде прийнято рішення щодо заяви, існує «спеціальний період», який дозволяє законно продовжити перебування на максимум 2 місяці після закінчення оригінального терміну, за умови, що заява на продовження була прийнята до цієї дати. Це важливий механізм, призначений для запобігання ситуаціям, коли особи можуть опинитися в стані нелегального перебування через затримки в розгляді їхніх справ.

Дозвіл на діяльність, що не відповідає статусу перебування

Іноземці, які мають статус перебування в Японії, і бажають займатися діяльністю, що не входить у рамки їхнього поточного статусу та передбачає отримання доходу, не перешкоджаючи своїм основним заняттям, повинні заздалегідь отримати “Дозвіл на діяльність, що не відповідає статусу перебування”. Цей дозвіл надається на підставі статті 19, пункту 2 Закону про імміграційний контроль та статус іноземців у Японії.

Існує два основних типи такого дозволу. Перший – “загальний дозвіл”, який головним чином стосується іноземців із статусом “студент” або “сімейне перебування”. Він дозволяє працювати до 28 годин на тиждень, за винятком деяких видів діяльності, таких як робота в індустрії розваг. Другий тип – “індивідуальний дозвіл”, який може бути наданий фахівцям із робочим статусом для заняття побічною діяльністю, такою як виступи або консультування, з використанням їхньої спеціалізації, із зазначенням конкретного виду діяльності та контрагента.

Коли компанії наймають студентів на позиції підробітку, недостатньо просто перевірити наявність дозволу на діяльність, що не відповідає статусу перебування за допомогою картки перебування. Обмеження в 28 годин на тиждень включає в себе сумарний час роботи у всіх роботодавців. Тому компанії повинні створити систему, яка не дозволить перевищити загальний тижневий ліміт у 28 годин (на основі особистих заяв, присяг, заявок на сумісництво тощо) та вжити заходів у разі виявлення перевищення. Якщо компанія не здійснює належного контролю і в результаті працівник працює понад встановлений ліміт, компанія може нести ризик бути визнаною сприяючою нелегальній зайнятості.

Дозвіл на постійне проживання в Японії

Дозвіл на постійне проживання (永住許可) дозволяє змінити статус перебування на “постійний резидент” відповідно до статті 22 Імміграційного закону Японії. Статус постійного резидента не має обмежень щодо діяльності та передбачає необмежений термін перебування, тому він значно спрощує управління перебуванням порівняно з іншими статусами, стабілізуючи основу для життя в Японії.

Для отримання дозволу на постійне проживання необхідно відповідати трьом строгим вимогам, визначеним у пункті 2 статті 22 Імміграційного закону Японії. По-перше, необхідно мати “добру поведінку” (вимога доброчесності), по-друге, мати достатньо майна або навичок для самостійного забезпечення життя (вимога самостійного забезпечення життя), і по-третє, постійне проживання особи має відповідати інтересам Японії (вимога відповідності національним інтересам). Вимога відповідності національним інтересам, як правило, включає такі аспекти, як перебування в Японії протягом 10 років або більше, належне виконання публічних обов’язків, таких як сплата податків та соціальних внесків.

Розгляд заяв на дозвіл на постійне проживання проводиться дуже ретельно, і стандартний термін обробки становить 4 місяці, хоча на практиці це може зайняти від 6 до 10 місяців або навіть більше. Детально перевіряється дотримання законодавства заявником протягом усього періоду перебування в Японії, тому навіть незначні порушення або невідповідності в минулому можуть стати причиною відмови у наданні дозволу.

Тимчасовий виїзд та повторний в’їзд до Японії

Іноземці, які проживають в Японії, мають пройти відповідні процедури перед тимчасовим виїздом з країни заради роботи чи особистих справ, щоб згодом знову в’їхати з тим самим статусом проживання. Якщо ці процедури ігнорувати, існуючий статус проживання може бути анульований, і для повернення до Японії доведеться знову подавати заявку на отримання сертифіката визнання статусу проживання.

Огляд системи дозволу на повторний в’їзд

Існують дві системи, які полегшують повторний в’їзд після виїзду: “дозвіл на повторний в’їзд” та “передбачуваний дозвіл на повторний в’їзд”. Вибір між цими системами залежить від тривалості та мети виїзду і вимагає обережного розгляду.

“Дозвіл на повторний в’їзд” базується на статті 26 Закону про імміграцію та контроль за іноземцями і вимагає попередньої заявки в регіональному бюро імміграції та отримання дозволу перед виїздом. Цей дозвіл використовується, коли планується тривалий виїзд, що перевищує один рік. Існують одноразові дозволи та багаторазові дозволи, які можна використовувати протягом дійсного терміну перебування, але не довше п’яти років.

З іншого боку, “передбачуваний дозвіл на повторний в’їзд” базується на статті 26-2 того ж закону і є спрощеною системою. Вона дозволяє середньо- та довгостроковим резидентам, які мають дійсний паспорт та картку проживання, повторно в’їхати до Японії протягом року після виїзду без попередньої заявки на дозвіл, просто вказавши свій намір повернутися при виїзді через імміграційного офіцера в аеропорту за допомогою картки виїзду (ED-картки).

Вибір системи з точки зору управління ризиками

“Передбачуваний дозвіл на повторний в’їзд” широко використовується для короткострокових відряджень та подорожей, оскільки процедура проста і не вимагає оплати. Однак, ця система має важливий ризик. Її найбільша слабкість полягає в тому, що термін дії, який становить один рік (або до дати закінчення терміну проживання, залежно від того, що настає раніше), не може бути продовжений з-за кордону. Незалежно від причини – несподівана хвороба, політична нестабільність на місцях, продовження роботи – якщо ви не зможете повернутися до Японії протягом року, ваш статус проживання автоматично анулюється. Якщо статус проживання анульовано, будь-який час, накопичений для подання заявки на постійне проживання, також скидається.

З точки зору управління корпоративними ризиками, якщо існує навіть незначна можливість продовження закордонного відрядження працівника, або якщо відрядження може тривати майже рік, найрозумнішою політикою буде наполягати на отриманні звичайного “дозволу на повторний в’їзд” перед виїздом, навіть якщо це вимагає додаткових зусиль та витрат. Це важливий захід страхування, який допомагає підтримувати стабільний статус проживання працівників та запобігати перервам у бізнесі через непередбачені обставини.

Нижче наведено основні відмінності між двома системами.

Відповідальність компаній та правові ризики: перспектива керівництва

Адекватне управління перебуванням іноземних працівників є не лише соціальною відповідальністю компанії, а й управлінським завданням для уникнення серйозних правових ризиків. Зокрема, проблеми, пов’язані з нелегальною зайнятістю, можуть значно зашкодити репутації компанії та призвести до суворих кримінальних покарань.

Злочин сприяння нелегальній зайнятості

Стаття 73-2 Закону про імміграційний контроль Японії (Immigration Control and Refugee Recognition Act) визначає “злочин сприяння нелегальній зайнятості”. Цей злочин карає дії, пов’язані з наймом іноземців без відповідних дозволів на роботу або дозволяє їм займатися діяльністю, що перевищує межі дозволених їхнім статусом перебування. Також караються дії, які ставлять іноземців під контроль для здійснення нелегальної роботи, або посередництво в такій діяльності як бізнес. Законодавчо встановлене покарання дуже суворе: до трьох років ув’язнення або штраф до 3 мільйонів єн, або обидва ці покарання разом.

Найбільш важливим аспектом цього злочину є положення другого пункту згаданої статті. Воно передбачає покарання за сприяння нелегальній зайнятості, навіть якщо роботодавець “не знав” про статус іноземного нелегального працівника, але “був необережний”. Це фактично накладає на роботодавців суворий обов’язок перевіряти статус перебування та дозволи на роботу іноземних працівників. Недбалість у перевірці резидентської картки або інших основних обов’язків не дозволить використовувати виправдання “не знав”. На практиці, компанії різних галузей, включаючи агентства з найму персоналу, будівельні компанії, ресторани та японські мовні школи, були засуджені за цей злочин, що свідчить про активне виконання закону владою.

Від кримінальної відповідальності до цивільної: рішення Вищого суду Хіросіми від 26 березня 2021 року

Ризики, пов’язані з недоліками управління перебуванням, не обмежуються кримінальними покараннями та адміністративними санкціями. Останнім часом судові рішення визнають пряму цивільну відповідальність компаній за відшкодування збитків, і керівники повинні серйозно ставитися до цієї тенденції.

Характерним прикладом є рішення Вищого суду Хіросіми від 26 березня 2021 року. У цій справі іноземець, який був найнятий як стажер з виробництва хліба, був змушений компанією виконувати роботу поза планом стажування, таку як миття посуду та обслуговування в ресторані. В результаті цього стажер був заарештований та утримувався під вартою за підозрою у здійсненні діяльності поза межами своїх кваліфікацій.

У цій справі суд зобов’язав компанію та її директора відшкодувати збитки стажеру. Обґрунтування цього рішення має велике значення для управління ризиками компанії.

По-перше, суд визнав, що наказ виконувати роботу поза планом є порушенням трудового договору. По-друге, і це ще важливіше, компанія має обов’язок не віддавати накази, які змушують працівників порушувати закон про імміграційний контроль, і суд визнав, що компанія порушила цей обов’язок. Компанія стверджувала, що консультувалася з організацією-опікуном, але суд відкинув це, зазначивши, що остаточна відповідальність за дотримання закону лежить на самій компанії. Крім того, суд визнав, що іноземний працівник мав право довіряти інструкціям компанії, і не покладав на нього відповідальності.

Значення цього рішення є значним. Воно показує, що порушення закону про імміграційний контроль, яке є питанням публічного права, може безпосередньо призвести до приватноправових вимог про відшкодування збитків від працівників до компанії. Це означає, що якщо компанія неналежно управляє статусом перебування своїх працівників і наказує їм виконувати роботу, яка виходить за рамки дозволених діяльностей, вона несе не лише ризик покарання з боку влади, але й новий ризик бути зобов’язаною відшкодувати працівникам втрачений прибуток або моральну шкоду. Таким чином, управління перебуванням перетворюється з простого питання дотримання норм на ключове питання управління трудовими відносинами, корпоративною відповідальністю за відшкодування збитків та комплексним корпоративним управлінням.

Підсумки

Система управління перебуванням в Японії (Japan’s residence management system) побудована на основі індивідуальних дозволів та характеризується суворою структурою, її застосування є складним. Для компаній правильне розуміння та дотримання цієї системи вже не є просто частиною управлінської роботи. Це фундаментальна діяльність з дотримання вимог (compliance), спрямована на захист цінного ресурсу – іноземних фахівців – та підтримку зростання компанії. Недбале ставлення до перевірки статусу перебування, постійне управління сферою діяльності та неналежне виконання різноманітних процедур може призвести до ризиків, що варіюються від кримінальної відповідальності до цивільної відповідальності за завдані збитки, і ці ризики є надзвичайно значними.

Для адекватного керування в такій складній та спеціалізованій галузі права необхідні глибокі знання та багатий практичний досвід. Юридична фірма “Моноліт” має значний досвід у наданні юридичних послуг з усіх аспектів японського імміграційного права (Japanese immigration law) для внутрішніх та міжнародних клієнтів протягом багатьох років. У нашій фірмі працюють фахівці, включаючи тих, хто має іноземні юридичні кваліфікації, та володіє англійською мовою, що дозволяє нам точно відповідати на різноманітні потреби в міжнародному бізнес-середовищі. Ми надаємо комплексну підтримку нашим клієнтам, щоб вони могли надійно знизити юридичні ризики та використовувати глобальні таланти стабільно, дотримуючись вимог комплаєнсу.