Робочі візи в Японії: процедури та стратегічні аспекти залежно від форми найму іноземних працівників

У сучасному бізнес-середовищі, де глобалізація набирає обертів, залучення висококваліфікованих іноземних фахівців з різноманітними культурними та освітніми фонами стає ключовою управлінською стратегією для японських компаній, щоб підтримувати міжнародну конкурентоспроможність та генерувати нові інновації. Однак, процес найму іноземців не обмежується лише проведенням рекрутингових заходів. Японський Закон про імміграційний контроль та визнання біженців (далі – “Імміграційний закон”) та інші пов’язані законодавчі акти встановлюють строгі вимоги та процедури для працевлаштування іноземців у Японії, і точне розуміння та дотримання цих правових процедур є надзвичайно важливим. Недоліки у процедурах чи непорозуміння можуть призвести до значних затримок у планах найму або, у найгіршому випадку, до серйозних ризиків у сфері дотримання нормативних вимог. У цій статті ми зосередимося на трьох основних формах набору іноземних фахівців у Японії: найму випускників-іноземних студентів, переведенні іноземців, які вже проживають у Японії, та найму іноземців, які проживають за кордоном. Ми надамо всеосяжний та конкретний огляд правових процедур, необхідних документів та практичних аспектів, на які слід звернути увагу, згідно з останніми законодавчими змінами, щоб надати керівництву компаній та фахівцям з юридичних та кадрових питань вказівки для стратегічного та ефективного проведення процесу найму.

Основи системи робочих віз в Японії

Для розуміння процедури найму іноземців необхідно спершу ознайомитися з основною структурою системи статусу проживання в Японії.

Категорії проживання, що дозволяють працевлаштування в Японії

Японське імміграційне законодавство визначає “категорії проживання” як правовий статус іноземців, які перебувають та здійснюють діяльність в Японії. Діяльність, яку можна здійснювати в Японії, строго регулюється залежно від категорії проживання, і можливість займатися оплачуваною роботою, тобто працевлаштуванням, залежить від типу категорії проживання, яку ви маєте.

Категорії проживання можна в основному поділити на три групи залежно від можливості займатися працевлаштуванням. По-перше, існують категорії проживання, які не мають обмежень на діяльність, такі як “постійний резидент” або “дружина/чоловік японця тощо”, які дозволяють працевлаштування у будь-якій професії. По-друге, існують категорії проживання з обмеженою діяльністю, які включають “технічні спеціальності, гуманітарні знання та міжнародні справи”, які найчастіше використовуються компаніями для найму іноземних фахівців. Іноземці, які мають цю категорію проживання, можуть займатися лише дозволеною діяльністю. По-третє, існують категорії проживання, які, як правило, не дозволяють працевлаштування, такі як “студент” або “короткострокове перебування”.

У цій статті ми зосередимося на категорії проживання “технічні спеціальності, гуманітарні знання та міжнародні справи”, яка найбільш важлива для найму білих комірців-фахівців. Ця категорія проживання включає наступні три сфери діяльності:

• Технічні спеціальності: робота, що вимагає технічних знань або знань у галузі природничих наук, таких як фізика, інженерія та інші. Конкретні приклади включають ІТ-інженерів, програмістів, інженерів-конструкторів, наукових дослідників тощо.
• Гуманітарні знання: робота, що вимагає знань у галузі гуманітарних наук, таких як право, економіка, соціологія та інші. До цієї категорії належать такі професії, як маркетинг, фінанси, юридичні послуги, управлінський консалтинг тощо.
• Міжнародні справи: робота, що вимагає мислення або чутливості, заснованих на культурі іншої країни. Це включає перекладачів, інтерпретаторів, викладачів мов, спеціалістів з міжнародної торгівлі, дизайнерів тощо.

Загальні вимоги для отримання статусу проживання в Японії

Для отримання статусу проживання “Техніка, гуманітарні знання та міжнародний бізнес” в Японії, як іноземець-заявник, так і компанія-роботодавець повинні відповідати критеріям, встановленим наказом Міністерства юстиції.

Спочатку, серед вимог до самого заявника, вимагається академічний фон або практичний досвід, пов’язаний з роботою, яку він планує виконувати. Конкретно, це означає випуск відповідного університету або наявність понад 10 років практичного досвіду як основний принцип. Однак, для роботи в “міжнародному бізнесі”, крім перекладу, інтерпретації та викладання мови, вимагається мінімум 3 роки відповідного практичного досвіду. Під час перевірки Агентством з управління в’їздом та проживанням, строго оцінюється відповідність між спеціалізацією заявника та його професійним досвідом, а також обов’язками, які він виконуватиме після найму.

Далі, серед важливих вимог для компанії, виступають розмір заробітної плати та стабільність управління. Що стосується заробітної плати, то встановлено, що зарплата іноземця повинна бути не нижчою, ніж у японських працівників, які виконують аналогічну роботу. Це важливий критерій для запобігання несправедливо низькій оплаті праці іноземних працівників. Згідно зі статтею 3 Японського закону про стандарти праці, забороняється дискримінаційне ставлення за національною ознакою щодо заробітної плати та інших умов праці, і цей принцип також враховується при перевірці статусу проживання. Крім того, компанія-роботодавець повинна довести стабільність та перспективність свого бізнесу. Це демонструє здатність компанії стабільно виплачувати заробітну плату та забезпечувати тривале працевлаштування іноземця.

Система категорій компаній у процесі подання заявок

У процедурі подання заявок на отримання статусу резидента, Імміграційне бюро Японії (Japan Immigration Services Agency) класифікує компанії-роботодавців за чотирма категоріями відповідно до їхнього розміру та надійності, щоб прискорити процес розгляду заявок. Кількість документів, які потрібно подати під час заявки, значно відрізняється залежно від категорії.

• Категорія 1: Компанії, що котируються на японських фондових біржах, та організації, акредитовані державою, як громадські корпорації.
• Категорія 2: Організації та особи, сума податку на доходи від заробітної плати за попередній рік за таблицею зведених податкових відомостей становить 10 мільйонів ієн або більше.
• Категорія 3: Організації та особи, які подали зведену податкову відомість за попередній рік (крім категорії 2).
• Категорія 4: Організації та особи, які не відповідають жодній з вищезазначених категорій (наприклад, новостворені компанії).

Компанії категорій 1 та 2 вважаються високонадійними та стабільними, тому кількість документів, які вони мають подати, значно спрощується. Натомість компанії категорій 3 та 4, особливо новостворені компанії, мають подати більше документів (наприклад, бізнес-плани, фінансові звіти), щоб довести стабільність свого бізнесу. Система категорій не є просто різницею в адміністративних процедурах. Розуміння того, до якої категорії належить ваша компанія, є надзвичайно важливим для планування графіка найму та підготовки необхідних документів. Наприклад, стартапи, які належать до категорії 4, повинні розробляти плани найму, виходячи з того, що вони будуть проходити більш тривалий та детальний процес перевірки статусу резидента, ніж компанії категорії 1, що котируються на біржі. Це є стратегічним елементом, який безпосередньо впливає на розподіл часових та людських ресурсів у процесі найму.

За типом набору: Найм іноземних студентів як нових випускників в Японії

Найм випускників іноземних студентів, які закінчили університети та фахові школи в Японії, є важливою можливістю для багатьох компаній залучити талановиті кадри.

Огляд процедури: «Заява на зміну статусу перебування»

Статус перебування «Студент», який мають іноземні студенти, призначений для навчання і, як правило, не дозволяє повноцінну зайнятість. Тому, щоб почати офіційно працювати в компанії після закінчення навчання, необхідно змінити статус перебування на такий, що дозволяє працевлаштування, зазвичай на «Інженерія, гуманітарні знання, міжнародні послуги» до дати вступу на роботу. Ця процедура називається «Заява на зміну статусу перебування» і здійснюється особисто студентом у місцевому бюро імміграційного контролю та управління перебуванням.

Процес подання заяви та необхідні документи

Заяву подає сам студент, але компанія-роботодавець зобов’язана підготувати та надати студенту велику кількість необхідних документів для підтвердження. Документи поділяються на ті, що підготовлені самим заявником (студентом), та ті, що підготовлені компанією. Основні документи, які має підготувати заявник (студент):

• Формуляр заяви на зміну статусу перебування
• Фотографія для документів (4 см на 3 см)
• Паспорт та картка перебування (пред’являються при подачі)
• Свідоцтво про закінчення навчання або довідка про передбачуване закінчення
• Резюме

Основні документи, які має підготувати приймаюча компанія:

• Документи, що підтверджують категорію компанії (наприклад, копія звіту за сезон для категорії 1, копія зведеного звіту про податкове утримання заробітної плати за попередній рік для категорій 2 і 3)
• Свідоцтво про реєстрацію компанії
• Матеріали, що описують діяльність компанії (компанійський профіль, брошури тощо)
• Копія фінансового звіту за останній рік (особливо для категорій 3 і 4)
• Копія трудового договору або повідомлення про умови праці (з вказівкою обов’язків, зарплати, терміну зайнятості тощо)

Офіційний бланк заяви на зміну статусу перебування можна завантажити з вебсайту Імміграційного бюро.

• Назва вебсайту: Імміграційне бюро
• Назва сторінки: Заява на зміну статусу перебування
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Місце подання заяви, терміни та особливості

Заяву подають у віконці місцевого бюро імміграційного контролю та управління перебуванням, яке відповідає за місце проживання заявника. Стандартний термін обробки заяви, який опублікований Імміграційним бюро, становить від одного до двох місяців, але у період випускних сезонів з березня по квітень, коли заяв багато, термін розгляду може бути довшим. Тому компаніям розумно планувати графік з запасом у два-три місяці.

Важливим є також час подання заяви. Для студентів, які закінчують навчання у березні, зазвичай подання заяв починається з грудня попереднього року (залежно від юрисдикції). Щоб отримати дозвіл до дати вступу на роботу після закінчення навчання, необхідно якнайшвидше приступити до підготовки документів, як тільки буде отримано пропозицію про роботу. Також важливо стежити за терміном дії поточного статусу перебування «Студент», щоб він не закінчився під час подання заяви.

Форми набору: Прийом на роботу іноземців, які проживають в Японії

Прийом на роботу іноземців, які вже працюють в Японії, часто є привабливим для багатьох компаній, оскільки вони можуть стати негайною робочою силою. Процедура в цьому випадку залежить від поточного статусу проживання іноземця та від того, як він відповідає новим обов’язкам на роботі.

Перевірка передумов: Відповідність між обов’язками на роботі та статусом проживання

Першим і найважливішим кроком при прийомі на роботу є перевірка, чи відповідають обов’язки на роботі, які планується доручити кандидату, діапазону діяльності, дозволеному його поточним статусом проживання. Наприклад, якщо IT-інженер зі статусом проживання “Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи” приймається на роботу в іншій компанії як IT-інженер, ймовірно, що діапазон його діяльності залишиться незмінним. Однак, якщо того ж IT-інженера приймають на роботу на посаду в маркетингу, може виникнути ситуація, коли діапазон діяльності буде вважатися іншим. Якщо цю перевірку ігнорувати, у подальших процедурах можуть виникнути проблеми.

Процедура, якщо обов’язки на роботі входять в той самий діапазон

Якщо обов’язки на новій роботі входять в діапазон діяльності, дозволений поточним статусом проживання, то зміна самого статусу проживання не потрібна. Однак, за законом, іноземець зобов’язаний повідомити про зміну роботодавця.

Ця процедура називається “Повідомлення про зміну контрактної організації” і вимагається від іноземця згідно з статтею 19-16 Японського закону про імміграцію та статус проживання. Конкретно, іноземець повинен подати повідомлення про завершення контракту з попередньою компанією протягом 14 днів після звільнення, а також повідомлення про укладення нового контракту з новою компанією протягом 14 днів після прийому на роботу. Це повідомлення можна подати онлайн через електронну систему повідомлень Управління імміграції та статусу проживання, особисто в регіональному бюро імміграції та статусу проживання або поштою в Токійське бюро імміграції та статусу проживання.

Крім того, хоча це і не є юридичним обов’язком, існує процедура, яку настійно рекомендується виконати з точки зору управління ризиками компанії. Це подання заявки на отримання “Сертифікату кваліфікації для роботи”. Цей сертифікат офіційно підтверджує, що обов’язки на новій роботі входять в діапазон діяльності, дозволений поточним статусом проживання. Ця процедура є добровільною, але має значні переваги. Оновлення статусу проживання відбувається кожні кілька років, і під час цього огляду діяльність на новій роботі знову стає предметом перевірки. Якщо під час оновлення вирішать, що обов’язки на роботі виходять за межі дозволеного статусу проживання, оновлення може бути відхилено, і співробітник не зможе продовжити працювати, що становить серйозний ризик. Отримання “Сертифікату кваліфікації для роботи” під час зміни роботи дозволяє уникнути цього ризику заздалегідь. Тобто, це ефективний стратегічний засіб для усунення невизначеності під час майбутніх заявок на оновлення та забезпечення стабільності працевлаштування.

Процедура, якщо обов’язки на роботі відрізняються

Якщо обов’язки на новій роботі виходять за межі діапазону діяльності, дозволеного поточним статусом проживання (наприклад, прийом на роботу людини зі статусом проживання “Освіта” на посаду в плануванні компанії), то необхідно подати “Заявку на зміну статусу проживання”. До отримання дозволу на цю заявку, нові обов’язки на роботі не можуть бути доручені. Процес та необхідні документи майже такі ж, як і при прийомі на роботу випускників з числа іноземних студентів.

Особливості прийому на роботу

При прийомі на роботу, особливо коли кандидат перебуває у стані безробіття, існують певні моменти, на які слід звернути увагу. Закон про імміграцію та статус проживання дозволяє скасувати статус проживання, якщо без поважної причини діяльність, дозволена статусом проживання, не ведеться протягом трьох місяців або більше. Це означає, що кандидати, які шукають роботу і перебувають без роботи більше трьох місяців, несуть ризик скасування свого статусу проживання. При прийомі на роботу таких кандидатів необхідно усвідомлювати, що при майбутньому оновленні або зміні статусу проживання перевірка може бути більш суворою, ніж зазвичай.

За типом набору: коли наймаєте іноземців, що проживають за кордоном

Коли ви намагаєтесь залучити фахівців, які проживають за кордоном, для роботи в Японії, необхідно пройти процедури, які відрізняються від стандартного найму в країні.

Огляд процедури: “Заява на отримання Сертифікату кваліфікації для проживання”

У цьому випадку спочатку японська компанія-реципієнт діє як представник і подає заяву до місцевого бюро імміграції та управління проживанням на отримання “Сертифікату кваліфікації для проживання (Certificate of Eligibility, COE)”. COE – це документ, який попередньо підтверджує, що іноземець відповідає умовам в’їзду та проживання в Японії, затверджений Міністром юстиції. Після отримання COE, іноземний працівник подає його до японського посольства або консульства у своїй країні для отримання офіційної візи. Потім, використовуючи цю візу, він в’їжджає до Японії, проходячи двоетапний процес.

Процес подачі заяви та необхідні документи

Заяву на COE може подати сам заявник або представник приймаючої організації.

Необхідні документи варіюються залежно від категорії компанії, але, як і у випадку заяви на зміну статусу проживання, потрібні документи як про самого заявника, так і про приймаючу компанію.  

Основні документи, які повинна підготувати приймаюча компанія, включають:

• Форму заяви на отримання Сертифікату кваліфікації для проживання
• Фотографію заявника
• Конверт для відповіді
• Документи, надіслані самим заявником (диплом, резюме, опис професійного досвіду, сертифікати кваліфікації тощо)
• Документи, що підтверджують категорію компанії, виписку з реєстраційних даних, копії останніх фінансових звітів, копію трудового договору тощо

Офіційну форму заяви “Форма заяви на отримання Сертифікату кваліфікації для проживання” можна завантажити з вебсайту Управління імміграції та проживання.

• Назва вебсайту: Управління імміграції та проживання
• Назва сторінки: Заява на отримання Сертифікату кваліфікації для проживання
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Вікно подачі заяви, терміни та особливості

Заяву подають у місцевому бюро імміграції та управління проживанням, яке відповідає за місцезнаходження приймаючої компанії . Стандартний термін обробки становить від одного до трьох місяців , і це найбільший час очікування серед трьох типів найму. Тому, плануючи найм з-за кордону, необхідно врахувати цей період перевірки при складанні графіка проекту.  

Особливу увагу слід звернути на термін дії виданого COE. COE стає недійсним, якщо в’їзд до Японії не відбудеться протягом трьох місяців з дати видачі. Заявник повинен отримати візу у своїй країні та завершити подорож до Японії протягом цього періоду.

Порівняння часу, необхідного для різних процедур, є дуже важливим для розробки стратегії найму. Наприклад, якщо вам потрібно забезпечити персонал протягом двох місяців для термінової позиції, найм з-за кордону, який вимагає від одного до трьох місяців для отримання COE, може бути нереалістичним. У такому випадку швидше буде найняти кандидата, який вже проживає в країні. Однак, навіть у цьому випадку, після прийняття на роботу виникає обов’язок подання заяви протягом 14 днів, тому потрібна швидка обробка документів. Таким чином, комплексне розуміння юридичних вимог та часових рамок кожної процедури та вибір найбільш підходящого каналу найму для потреб вашої компанії є ключем до успіху.

Порівняння та узагальнення процедур

Нижче наведено таблицю, яка підсумовує основні відмінності між процедурами отримання статусу проживання для трьох типів найму, які ми розглядали раніше. Ця таблиця допоможе відповідальним особам компаній швидко зрозуміти ключові моменти кожного сценарію та розробити відповідний план найму.

Підсумки

Японія активно приймає іноземних фахівців зі спеціалізованими технічними знаннями, проте система регулювання їхнього працевлаштування є надзвичайно складною, і процедурні помилки не допускаються. Для успішного найму іноземних талантів необхідно точно розуміти ці складні юридичні процедури та планомірно ними керувати. Залучення допомоги фахівців для проактивного ведення цих процесів є не просто витратами, а стратегічною інвестицією, яка дозволяє забезпечити важливі управлінські ресурси та уникнути юридичних ризиків.

Юридична фірма “Моноліт” має значний досвід у наданні юридичних послуг клієнтам різного профілю в Японії, зокрема у сфері, що стосується теми цієї статті. Наша перевага полягає в глибоких спеціалізованих знаннях процедур зайнятості іноземців, а також у тому, що у нас працюють адвокати, які володіють англійською мовою та мають кваліфікацію іноземних юристів. Це дозволяє нам надавати детальну та ефективну підтримку компаніям, які ведуть глобальний бізнес, подолаючи мовні та юридичні бар’єри. Якщо у вас виникають труднощі з процедурами подання заяв на отримання статусу резидента, як описано в цій статті, будь ласка, зверніться до нашої фірми. Ми потужно підтримаємо вашу компанію у юридичних аспектах гладкого прийому вашого цінного іноземного персоналу.