Зайнятість іноземців у торговельній сфері: ключові аспекти отримання робочої візи

У сучасному світі, де глобалізація продовжує поглиблюватися, забезпечення та утримання міжнародної конкурентоспроможності стає ключовим завданням для японської торговельної індустрії. Налагодження відносин з іноземними клієнтами, розробка нових ринків та управління складними міжнародними логістичними процесами вимагають від фахівців не лише мовних здібностей та культурного розуміння, а й міжнародного бізнес-чуття, що є невід’ємною частиною росту компанії. Однак, для найму кваліфікованих іноземних фахівців необхідно точно розуміти та дотримуватися спеціалізованих та строгих юридичних процедур японської системи імміграційного контролю. Особливо складним та часомістким процесом для багатьох компаній є отримання статусу проживання з метою працевлаштування (звідомо як робоча віза). Недоліки у процедурі чи неправильне розуміння вимог можуть прямо призвести до відмови у видачі візи та спричинити серйозні затримки у бізнес-плануванні. Ця стаття має на меті систематизувати юридичні виклики, з якими стикаються компанії, що займаються торгівлею та бажають найняти іноземців як фахівців, та запропонувати рішення цих проблем. Основна увага приділяється статусу проживання “Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи”, який є актуальним для багатьох фахівців у торговельній галузі. У цій статті ми детально розглянемо типи віз, конкретні вимоги для їх отримання, процедуру подання заявок та особливі аспекти, на які компаніям слід звернути увагу, на основі японського “Закону про імміграційний контроль та визнання статусу біженців” та відповідних нормативних актів Міністерства юстиції. Ми надамо практичні рекомендації, які допоможуть відповідальним особам точно зрозуміти загальну картину процедури.

Варіанти робочої візи у торговельній сфері в Японії

Щоб іноземці могли займатися професійною діяльністю в Японії, необхідно отримати статус проживання, який відповідає їхній діяльності. Для фахівців у сфері торгівлі найбільш загальним і широким варіантом, що охоплює багато видів діяльності, є статус проживання «Техніка, гуманітарні знання та міжнародні справи», визначений у Додатку I, Таблиця 2 до «Японського закону про імміграційний контроль та визнання статусу біженця».

Цей статус проживання охоплює три області: «Техніка», що вимагає знань у галузі природничих наук, таких як фізика чи інженерія; «Гуманітарні знання», що вимагають знань у галузі гуманітарних наук, таких як право чи економіка; та «Міжнародні справи», що вимагають розуміння та чутливості до культури інших країн. Багато професій у сфері торгівлі, такі як зовнішня торгівля, маркетинг, торговельні операції, юридичні та бухгалтерські справи, відносяться до категорій «Гуманітарні знання» або «Міжнародні справи».

Важливо відзначити, що згідно зі змінами до японського законодавства у 2015 році, раніше окремі статуси проживання «Техніка» та «Гуманітарні знання та міжнародні справи» були об’єднані в один. Це об’єднання було відповіддю на ускладнення сучасного бізнес-середовища. Наприклад, у торговельній сфері зросла кількість робіт, що вимагають перетину областей, таких як розуміння технічних специфікацій продукту (Техніка) та ведення контрактних переговорів з зарубіжними клієнтами (Гуманітарні знання та міжнародні справи). Завдяки цьому об’єднанню компанії можуть охоплювати такі складні види діяльності за допомогою одного статусу проживання, що дозволяє більш гнучко використовувати персонал.

Окремо слід зазначити, що для діяльності у якості керівника або менеджера компанії застосовується інший статус проживання, зокрема «Управління та контроль». Статус проживання «Техніка, гуманітарні знання та міжнародні справи», про який йде мова у цій статті, призначений виключно для фахівців, які виконують роботу на основі контракту з компанією, і це необхідно чітко розрізняти.

Розуміння сфери діяльності візи “Техніка, гуманітарні знання та міжнародний бізнес” в Японії

Для правильного подання заявки на статус проживання “Техніка, гуманітарні знання та міжнародний бізнес” у Японії необхідно довести, що заплановані обов’язки в торговельній сфері чітко відповідають одній з дозволених видів діяльності за цим статусом. Особливо у торговельній сфері ключовими є дві області: “гуманітарні знання” та “міжнародний бізнес”.

Обов’язки, що відповідають гуманітарним знанням

“Гуманітарні знання” означають роботу, яка вимагає знань у галузі права, економіки, соціології, менеджменту та інших гуманітарних наук. Від кандидатів вимагається застосування фахових знань, отриманих у вищих навчальних закладах. Конкретні приклади обов’язків у торговельній компанії включають:

• Дослідження та маркетинг зарубіжних ринків: аналіз ринкових тенденцій певної країни або регіону на основі знань з економіки та менеджменту та розробка стратегії продажу.
• Торговельне фінансування та облік: використання знань про міжнародні бухгалтерські стандарти та валютні операції для здійснення фінансових розрахунків та бухгалтерського обліку у сфері імпорту та експорту.
• Зовнішньоекономічна діяльність та закупівлі: використання знань про міжнародне контрактне право та торгові звичаї для ведення переговорів з іноземними партнерами, укладення контрактів, управління термінами поставок тощо.
• Правові та комплаєнс-питання: перевірка дотримання торговельного законодавства на основі знань міжнародного права, рецензування та складання контрактів.

Ці обов’язки важливі не тільки як рутинна офісна робота, але й як діяльність, що вимагає аналізу та прийняття рішень на основі фахових знань.

Обов’язки, що відповідають міжнародному бізнесу

“Міжнародний бізнес” в Японії означає роботу, яка вимагає мислення або чуттєвості, заснованих на культурі іншої країни. Це не просто вміння говорити іноземною мовою, але й глибоке розуміння культури, суспільства та історичного контексту країни, де ця мова використовується, та застосування цього розуміння у роботі. У керівництві Імміграційного бюро Японії як конкретні види діяльності вказані “переклад, інтерпретація, викладання мов, публічні відносини, реклама або зовнішньоекономічна діяльність, дизайн одягу або інтер’єру, розробка товарів та інші подібні види діяльності”.

Особливо важливим є зазначення “зовнішньоекономічної діяльності”, що має велике значення для торговельних компаній. Це означає, що багато ключових аспектів торговельної діяльності, таких як спілкування з іноземними партнерами, переговори, засновані на місцевих торгових звичаях, та планування товарів з урахуванням культурного контексту, можуть відповідати “міжнародному бізнесу”.

Розуміння розподілу на “гуманітарні знання” та “міжнародний бізнес” має важливе значення для стратегії подання заявки, оскільки вимоги до освіти та практичного досвіду відрізняються. Наприклад, якщо заявник має вищу освіту у відповідній галузі, але мало практичного досвіду, то подання заявки на основі освітніх вимог “гуманітарних знань” буде доцільним. У той же час, якщо заявник не має відповідної освіти, але має багаторічний досвід у міжнародному бізнесі, то подання заявки на основі вимог до практичного досвіду “міжнародного бізнесу” збільшить його шанси на отримання дозволу. Тому компаніям необхідно ретельно аналізувати досвід потенційних кандидатів та стратегічно вирішувати, за якими критеріями подавати заявку.

Основа отримання візи: вимоги до критеріїв дозволу на в’їзд

Для отримання статусу проживання “Техніка, гуманітарні знання, міжнародний бізнес” в Японії, як заявник, так і приймаюча компанія повинні відповідати критеріям дозволу на в’їзд, встановленим у Міністерському наказі, що визначає стандарти за пунктом 1, підпунктом 2, статті 7 Японського “Закону про імміграційний контроль та визнання статусу біженця” (далі – “Наказ про стандарти”). Ці вимоги є найважливішим критерієм оцінки при розгляді візових заявок.

Вимоги до самого заявника

Вимоги до освіти або практичного досвіду, які має виконувати сам заявник, відрізняються залежно від того, чи займається він діяльністю у сфері «гуманітарних знань», чи у сфері «міжнародного бізнесу» в Японії.

При зайнятті діяльністю у сфері «гуманітарних знань» (а також у сфері «техніки») необхідно відповідати одній з наступних вимог:

1. Закінчення університету зі спеціалізацією у предметах, пов’язаних з необхідними знаннями для зайняття відповідною діяльністю, або отримання освіти, що є еквівалентною або вищою за це.
2. Закінчення спеціалізованого курсу в японській спеціалізованій школі зі спеціалізацією у предметах, пов’язаних з необхідними знаннями для зайняття відповідною діяльністю (необхідно мати звання «спеціаліст» або «вищий спеціаліст»).
3. Мати понад 10 років практичного досвіду у сфері діяльності, якою бажаєте займатися (включаючи період спеціалізації у відповідних предметах у вищих навчальних закладах).

Тут важливою є «взаємозв’язок» між спеціалізацією в університеті та змістом роботи. Наприклад, якщо випускник економічного факультету займається діяльністю у сфері торговельного фінансування, цей зв’язок є очевидним. Однак, якщо випускник факультету літератури займається тією ж діяльністю, може бути складно пояснити прямий зв’язок зі спеціалізацією, що збільшує ризик відмови.

З іншого боку, при зайнятті діяльністю у сфері «міжнародного бізнесу», необхідно відповідати наступним вимогам:

1. Займатися діяльністю у сферах перекладу, інтерпретації, викладання мов, публічних відносин, реклами, міжнародної торгівлі, дизайну, розробки товарів тощо.
2. Мати понад 3 роки практичного досвіду у сфері діяльності, пов’язаної з роботою, якою бажаєте займатися.

Однак, існує важливе виняток. Якщо випускник університету займається діяльністю у сферах перекладу, інтерпретації або викладання мов, цей 3-річний практичний досвід не є необхідним.

Вимоги до приймаючих компаній в Японії

Для приймаючих компаній також існують три важливі вимоги, які вони повинні виконувати.

Перша – це спеціалізація змісту роботи. Робота, яку виконує іноземець, повинна вимагати спеціалізованих навичок або знань і не може полягати виключно у виконанні “простих операцій”, які може виконати будь-хто. Наприклад, навіть якщо іноземця найнято як спеціаліста з торговельних операцій, але його робота обмежується копіюванням документів, пакуванням товарів або простим введенням даних, така робота не вважатиметься спеціалізованою і може бути відхилена. У заявці необхідно чітко вказати, що обов’язки є конкретними та спеціалізованими.

Друга – це адекватність винагороди. Згідно з базовими правилами, іноземець повинен отримувати винагороду, яка не менша за винагороду, яку отримує японець за виконання тієї ж роботи. Це правило запобігає несправедливому використанню іноземних працівників та враховує вплив на внутрішній ринок праці. Якщо зарплата значно нижча, ніж у японських співробітників, які виконують ті ж обов’язки, це може стати прямою причиною відмови.

Третя – це стабільність та перспективність бізнесу компанії. Імміграційне бюро перевіряє, чи може компанія стабільно та постійно наймати іноземних працівників та виплачувати їм зарплату. Особливо це стосується новостворених компаній або компаній з не надто хорошими фінансовими результатами, які повинні через подання бізнес-планів та звітів про прибутки та збитки довести перспективність свого бізнесу та фінансову стабільність за допомогою об’єктивних документів.

Якщо узагальнити ці вимоги, то вони будуть виглядати наступним чином:

【Практичний посібник】Деталі процедури подання заявки на робочу візу в Японії

При наймі іноземців з-за кордону, зазвичай починають з процедури подання заявки на отримання “Сертифіката про визнання кваліфікації (Certificate of Eligibility: COE)”. Це система, за якою міністр юстиції Японії заздалегідь підтверджує, що діяльність, якою іноземець збирається займатися в Японії, відповідає вимогам для отримання статусу проживання.

Порядок процедур

Загальний порядок процедур за допомогою Сертифіката підтвердження статусу резидента (COE) в Японії є наступним:

1. Приймаюча компанія подає заявку на видачу Сертифіката підтвердження статусу резидента до регіонального бюро імміграції та управління проживанням, що відповідає за місцезнаходження компанії. Заявку, як правило, подає співробітник компанії в якості представника.
2. Регіональне бюро імміграції та управління проживанням перевіряє подані документи. Період перевірки зазвичай становить від одного до трьох місяців.
3. Якщо перевірка пройдена успішно, компанії видається Сертифікат підтвердження статусу резидента (COE).
4. Компанія відправляє оригінал COE іноземному громадянину, який перебуває за кордоном, за допомогою міжнародної пошти тощо.
5. Іноземний громадянин подає отриманий COE разом з іншими необхідними документами до посольства або консульства Японії у своїй країні та подає заявку на візу.
6. Після отримання візи іноземець в’їжджає до Японії. Під час прибуття в аеропорт Японії та проходження контролю, видається карта резидента.

Дуже важливо звернути увагу на термін дії COE. Якщо іноземний громадянин не в’їде до Японії протягом трьох місяців з дати видачі COE, сертифікат втрачає свою силу. Тому компанія та кандидат повинні якнайшвидше приступити до підготовки в’їзду після отримання COE. 

Деталі поданих документів та система категорій компаній в Японії

Документи, які необхідно подати, залежать від розміру та стану управління приймаючої компанії. Японське Агентство з питань імміграції та реєстрації іноземців класифікує компанії наступним чином у чотири категорії, спрощуючи вимоги до поданих документів для кожної категорії.

• Категорія 1: Компанії, що котируються на японських фондових біржах, взаємні страхові компанії, національні та місцеві державні установи тощо.
• Категорія 2: Організації та особи, у яких загальна сума податку, утриманого з джерела виплати заробітної плати за попередній рік, перевищує 10 мільйонів ієн.
• Категорія 3: Організації та особи (крім тих, що входять до Категорії 2), які подали зведену таблицю законодавчих документів про утримання податку з джерела виплати заробітної плати за попередній рік.
• Категорія 4: Організації та особи, які не відповідають жодній з вищезазначених категорій (наприклад, новостворені юридичні особи).

Цю систему категорій можна розглядати як певний вид оцінки ризиків з боку Японського Агентства з питань імміграції та реєстрації іноземців. Великі та стабільні компанії, що належать до Категорії 1 та 2, мають високий соціальний кредит і вважаються більш схильними до дотримання вимог комплаєнсу, тому вимоги до поданих документів для них значно спрощені. Натомість компанії Категорії 3, а особливо Категорії 4, які включають малі та середні підприємства та новостворені юридичні особи, повинні надати більш детальні докази стабільності свого бізнесу та надійності зайнятості, тому від них вимагається більша кількість документів. Це означає, що під час розгляду заявок також строго оцінюється надійність самої компанії.

Документи, які необхідно подати, є різноманітними, але основні з них наступні:

Документи, спільні для всіх категорій

• Форма заявки на видачу сертифіката кваліфікації для проживання: актуальну форму можна завантажити з вебсайту Міністерства юстиції. Офіційна назва документа – «Форма заявки на видачу сертифіката кваліфікації для проживання».
  Сторінка з формою: Японське Агентство з питань імміграції та реєстрації іноземців «[Назва процедури] Заявка на видачу сертифіката кваліфікації для проживання»
• Фотографія (4 см у висоту x 3 см у ширину) – 1 шт.
• Конверт для відповіді (з наклеєною маркою для простого реєстрованого листа).
• Документи, що підтверджують освіту та трудовий досвід заявника: дипломи, витяги з оцінками, довідки про роботу тощо.

Документи, необхідні відповідно до категорії компанії

• Категорія 1: Копії звітів “Шикихо” або документи, що підтверджують факт котирування на біржі, та інші матеріали, які доводять належність до Категорії 1. Інші документи, що стосуються змісту діяльності компанії, зазвичай не потрібні.
• Категорія 2: Копія зведеної таблиці законодавчих документів про утримання податку з джерела виплати заробітної плати за попередній рік.
• Категорія 3: Копія зведеної таблиці законодавчих документів про утримання податку з джерела виплати заробітної плати за попередній рік, а також документи, що роз’яснюють зміст діяльності заявника (наприклад, копія трудового договору) та документи, що розкривають зміст діяльності компанії (наприклад, брошури з інформацією про компанію, свідоцтво про реєстрацію компанії тощо).
• Категорія 4: Документи Категорії 3 плюс копії фінансової звітності за останній рік (звіт про прибутки та збитки, баланс тощо). Якщо компанія новостворена і не має фінансової звітності, необхідно подати бізнес-план на наступний рік, щоб конкретно пояснити стабільність та перспективи бізнесу.

Місце подання заявки та термін розгляду

Подання заявки відбувається через вікно відповідного місцевого офісу управління імміграції та реєстрації іноземців (місцеве бюро управління імміграції, його філії чи відділення), що має юрисдикцію над основним офісом компанії. Подання заявки поштою не приймається, однак доступна онлайн-заявка через систему онлайн-заявок на проживання. Стандартний термін обробки заявки становить від одного до трьох місяців, як оголошено, але в періоди пікового навантаження (наприклад, навколо березня, коли закінчується навчальний сезон) або через складність окремих справ, процес може зайняти більше часу.

Важливі аспекти уникнення ризиків недозволу під японським законодавством

Подання заявки на робочу візу в Японії не гарантує її схвалення, навіть якщо всі вимоги виконані та документи подані. Аналізуючи випадки відмов, опубліковані Японським Управлінням імміграції та реєстрації іноземців, стає зрозуміло, які спільні пастки слід уникати компаніям. Розуміння цих ризиків та розробка стратегій їх уникнення є ключем до успішного отримання візи.

Невідповідність освіти та досвіду роботі

Це одна з найчастіших причин відмови. Інспектори ретельно перевіряють, як спеціалізовані знання або досвід роботи, отримані в університеті чи іншому навчальному закладі, будуть застосовані в планованій роботі в Японії. Наприклад, випадок, коли випускник спеціалізованої школи з дизайну ювелірних виробів подав заявку на роботу перекладачем у ІТ-компанії, був відхилений через відсутність зв’язку між спеціалізацією та роботою. Компанії мають обов’язок чітко та логічно пояснити в документах, таких як листи з обґрунтуванням найму, чому саме ця особа є необхідною, та як її спеціалізація тісно пов’язана з потребами бізнесу.

Відсутність спеціалізації в описі роботи

Якщо вважається, що запропонована робота не вимагає спеціалізації та складається з простих завдань, заявка також може бути відхилена. Наприклад, якщо заявка подана на роботу перекладача, але більша частина роботи полягає в обслуговуванні клієнтів у магазині, викладанні товарів або прибиранні, така робота не відповідає цілям візи. Також, якщо в маленькій компанії подається заявка на широкий спектр управлінських завдань, таких як управління бухгалтерією та персоналом, виникає питання, чи достатньо обсягу роботи для найму одного фахівця на повний робочий день. Опис роботи повинен чітко показувати, що спеціалізовані завдання становлять основну частину роботи.

Проблеми з умовами праці

Якщо заробітна плата, зазначена в заявці, несправедливо низька порівняно з рівнем заробітної плати японців, які виконують ту саму роботу, це стане явною причиною відмови. Наприклад, був випадок, коли заявник на роботу перекладача в імпортно-експортній компанії отримував місячну зарплату в 170,000 ієн, тоді як японець на тій же посаді отримував 200,000 ієн, що призвело до відмови. Це не тільки не відповідає юридичним вимогам, але й може створити враження низької відповідальності компанії.

Погана поведінка заявника

Якщо заявник вже перебуває в Японії з візою, наприклад, для навчання, його попередній статус перебування впливає на рішення. Зокрема, якщо виявляється, що заявник працював значно більше, ніж дозволено 28 годин на тиждень для студентів, це може призвести до відмови у зміні візи на робочу через “незадовільний статус перебування”. Це пов’язано з тим, що порушення правил у минулому може викликати занепокоєння щодо майбутньої поведінки.

Проблеми з довірою до компанії

Довіра до самої компанії, яка є основою заявки, також перевіряється. Якщо адреса бізнесу, зазначена в заявці, не має реального місцезнаходження, якщо є суперечності в поданих фінансових звітах, або якщо під час перевірки імміграційною службою відповідальна особа компанії помилково відповідає, що “не планується найм такого іноземця”, це може призвести до відмови через недоліки у системі управління компанії. Процес отримання візи – це не лише індивідуальна процедура, але й перевірка надійності всієї організації. Спільним для цих випадків відмови є відсутність послідовності та довіри до всього змісту заявки. Документи повинні бути не окремими текстами, а складовими однієї переконливої історії, що включає біографію заявника, бізнес компанії, умови працевлаштування та причини найму. Якщо в будь-якій частині виникають суперечності або сумніви, інспектор може поставити під сумнів надійність всієї заявки, що збільшує ймовірність відмови.

Підсумки

Процес найму іноземних фахівців у торговельній сфері є надзвичайно важливим для підвищення міжнародної конкурентоспроможності компаній, але водночас вимагає глибокого розуміння суворих правил імміграційного законодавства Японії. Як детально описано у цій статті, отримання статусу проживання “Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи” є ключовою процедурою в цьому процесі. Ключ до успіху полягає, по-перше, у встановленні чіткого та логічного зв’язку між освітою та професійним досвідом заявника та змістом роботи, яку пропонує компанія. По-друге, у виконанні юридичних вимог щодо спеціалізації роботи та забезпеченні рівня заробітної плати, який не нижчий за рівень заробітної плати громадян Японії. І, по-третє, у доведенні стабільності та перспективності бізнесу компанії на основі об’єктивних документів. Невиконання хоча б однієї з цих вимог може призвести до ризику відмови у заявці. Компаніям необхідно підходити до процесу подання заявки не як до звичайної паперової роботи, а як до важливої можливості продемонструвати законність своїх бізнес-планів та стратегії управління персоналом перед державними органами, приділяючи цьому процесу максимальну увагу.

Юридична фірма “Моноліт” має значний досвід у наданні юридичних послуг, пов’язаних з отриманням робочих віз, які були розглянуті у цій статті, для численних клієнтів як в Японії, так і за її межами. У нашій фірмі працюють не тільки фахівці з японською адвокатською ліцензією, але й експерти, які володіють адвокатськими ліцензіями інших країн та вільно розмовляють англійською мовою, що дозволяє нам точно відповідати на складні юридичні потреби міжнародного бізнесу. Ми надаємо послідовну підтримку від стратегічних порад щодо процедури подання заявки на статус проживання до підготовки документів для заявки та переговорів з Імміграційним бюро Японії, докладаючи всіх зусиль, щоб наші клієнтські компанії могли безперешкодно залучати глобальні таланти. Якщо у вас є запитання щодо теми цієї статті, будь ласка, звертайтеся до нашої фірми.