Детальний огляд процедур віз для різних форм найму іноземних працівників в Японії

Для сучасних японських компаній забезпечення глобальних талантів є важливою стратегією управління для досягнення бізнес-зростання. Однак процес найму висококваліфікованих іноземних фахівців регулюється складними юридичними процедурами, визначеними “Законом про імміграційний контроль та визнання біженців” (далі “Імміграційний закон”) в Японії. Цей закон є основою для управління всіма діяльностями іноземців, які в’їжджають та перебувають в Японії, і точне розуміння та дотримання його положень є невід’ємним юридичним обов’язком для компаній. Помилки в процедурах можуть призвести не тільки до затримок у планах найму, але й до серйозних юридичних ризиків. Метою цієї статті є всебічне роз’яснення процедур та особливостей, з якими керівництво компаній, юридичні та кадрові фахівці стикаються у практиці найму іноземців, на прикладі трьох типових форм набору. Конкретно, ми розглянемо сценарії найму іноземців з візою “Сімейне перебування” на постійну роботу, іноземців з “Статусними візами” та іноземців, які перебувають у Японії з “Короткостроковими візами” та отримують пропозицію роботи. Точне розуміння та виконання цих процедур є не просто адміністративною роботою, але й надзвичайно важливою частиною побудови системи дотримання компанією правил та управління юридичними ризиками.

Основні принципи зайнятості іноземців та юридична відповідальність компаній в Японії

При наймі персоналу, незалежно від національності, на компанії покладаються певні юридичні обов’язки, але у випадку зайнятості іноземців існують особливо суворі вимоги перевірки згідно з японським законодавством про імміграцію. Кожна компанія має перевірити картку перебування або паспорт іноземного працівника перед укладенням трудового договору та початком роботи, щоб переконатися, що він має право на працевлаштування та чинний статус перебування. Якщо компанія не виконає цей обов’язок перевірки та найме іноземця, який не має права на роботу, вона може зіткнутися з серйозною юридичною відповідальністю.

Стаття 73-2 японського Закону про імміграцію встановлює “злочин сприяння нелегальній зайнятості”. Це положення карає тих, хто залучає до нелегальної роботи або ставить під свій контроль особу для такої роботи у сфері бізнесу. У разі порушення, особа може бути піддана покаранню у вигляді ув’язнення на термін до трьох років або штрафу до 3 мільйонів ієн, або обома цими видами покарання, тоді як на юридичну особу може бути накладено штраф до 3 мільйонів ієн. Найважливішим аспектом цього закону є те, що компанії не можуть використовувати аргумент “не знали” як виправдання. Навіть “недбалість”, така як не проведення перевірки картки перебування, може стати підставою для покарання. Таким чином, закон вимагає від компаній створення активної та надійної системи перевірки. Тому дотримання відповідних процедур, які будуть описані далі, є єдиним способом уникнути ризику злочину сприяння нелегальній зайнятості та довести, що компанія виконує свої юридичні обов’язки.

Особливості найму за типом візи №1: Прийом на роботу іноземців з візою «Сімейне перебування» в Японії

Статус перебування «Сімейне перебування» в Японії надається членам сім’ї іноземців, які працюють в Японії, і головною метою є перебування в країні разом з сім’єю. Таким чином, цей статус перебування не передбачає дозволу на роботу. Однак, отримавши дозвіл на діяльність, що не входить до рамок статусу перебування згідно зі статтею 19 Японського закону про імміграцію, іноземець може виключно працювати. Проте цей дозвіл зазвичай обмежується роботою до 28 годин на тиждень і передбачає парт-тайм або підробіток. Тому найм іноземців з візою «Сімейне перебування» на повну ставку як штатного співробітника без перевищення меж дозволеної діяльності є неможливим за законом.

Для прийому на роботу на повну ставку необхідно змінити статус перебування з «Сімейне перебування» на інший, який дозволяє працевлаштування відповідно до виду діяльності, наприклад, «Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи» та інші. Ця процедура вимагає подання заяви на зміну статусу перебування згідно зі статтею 20 Японського закону про імміграцію. Заява на зміну статусу перебування підлягає строгому розгляду, який не просто оновлює тип статусу перебування, але й вимагає отримання нової робочої візи. Імміграційна служба Японії перевіряє, чи відповідає заявник вимогам нового статусу перебування. Особливо важливим є відповідність між освітою та трудовим досвідом заявника та майбутніми обов’язками на запропонованій посаді. Наприклад, якщо ви хочете найняти фахівця з вищою освітою в галузі інженерії на посаду в маркетингу, потрібно раціонально пояснити зв’язок між спеціалізацією та роботою, інакше отримати дозвіл буде складно. Компанії мають усвідомлювати, що ця заява не є формальністю, а перевіряється доцільність найму, тому необхідно ретельно підготуватися до подання.

Заяву на зміну статусу перебування подають до місцевого офісу імміграційної служби, який відповідає за місце проживання заявника. Процедура зазвичай вимагає від одного до двох місяців на розгляд. У разі схвалення заяви необхідно сплатити збір у розмірі 6,000 ієн при особистому зверненні або 5,500 ієн при онлайн-поданні.

Необхідні документи для процедури готують як заявник, так і приймаюча компанія. Основні документи включають:

• Документи, які готує заявник:
  • Формуляр заяви на зміну статусу перебування
  • Фотографія (4 см на 3 см)
  • Паспорт та картка перебування (для пред’явлення)
  • Документи, що підтверджують освіту та трудовий досвід (дипломи, довідки з місця роботи тощо)
• Документи, які готує компанія:
  • Свідоцтво про реєстрацію компанії
  • Копія фінансового звіту за останній рік
  • Зведена таблиця податкових виписок про доходи співробітників за попередній рік
  • Копія трудового договору (з вказівкою обов’язків, зарплати, терміну тощо)
  • Пояснення причин найму (документ, що обґрунтовує необхідність прийому на роботу)

Залежно від розміру компанії (публічна компанія, мале чи середнє підприємство тощо) може бути спрощена система подання документів, тому важливо з’ясувати, до якої категорії належить ваша компанія. Форми заяв та деталі щодо необхідних документів можна перевірити на вебсайті Імміграційної служби Японії.

Джерело: Заява на зміну статусу перебування | Імміграційна служба Японії

Джерело: Статус перебування «Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи» | Імміграційна служба Японії

Особливості найму за типом візи【Статусна віза】при працевлаштуванні іноземців в Японії

Статуси проживання, такі як «постійний резидент», «дружина (чоловік) японця тощо», «дружина (чоловік) постійного резидента тощо» та «осіб, що мають дозвіл на постійне проживання», надаються не за певним видом діяльності, а на основі особистого статусу або положення особи, тому їх називають «статусними візами». Іноземці, які мають такий статус проживання, не мають жодних законодавчих обмежень щодо працевлаштування, як і японці. Таким чином, компанії можуть наймати їх за тими ж процедурами, що й японських працівників, без обмежень за професією чи робочим часом. Процедури зміни статусу проживання в Управлінні імміграції не потрібні, тому процес найму є дуже простим.

Однак, саме через простоту цих процедур можна не помітити юридичні зобов’язання, тому необхідно бути уважними. Навіть при наймі іноземців зі статусною візою, компанії в Японії зобов’язані згідно зі статтею 28 «Закону про всебічне сприяння трудовій політиці, стабільності зайнятості та поліпшенню професійного життя працівників» подавати звіт до Хелло Ворк (Публічного центру зайнятості). Цей звіт називається «Звіт про стан зайнятості іноземців» і є обов’язковим для всіх роботодавців. У разі неподання звіту або подання неправдивої інформації, може бути накладено штраф до 300 тисяч ієн.

Оскільки заявка в Управління імміграції не потрібна, існує ризик пропуску цього звіту в стандартному процесі найму в компанії. Для запобігання порушень у сфері дотримання законодавства, дуже ефективно включити в процес орієнтації при наймі механізм перевірки громадянства, який автоматично запускає процес подання звіту до Хелло Ворк, якщо особа має іноземне громадянство (за винятком спеціальних постійних резидентів).

Метод подання звіту залежить від того, чи стане іноземець застрахованою особою згідно зі страхуванням на випадок безробіття.

1. Якщо іноземець стає застрахованою особою згідно зі страхуванням на випадок безробіття:
   • Процедура: Подання звичайної «Заяви про набуття статусу застрахованої особи зі страхування на випадок безробіття» (Форма №2), доповненої інформацією про статус проживання, термін проживання, громадянство тощо, завершує процес подання звіту.
   • Місце подання: Хелло Ворк, що відповідає за територію, де знаходиться місце роботи.
   • Кінцевий термін подання: До 10-го числа місяця, що настає за місяцем прийому на роботу.
2. Якщо іноземець не стає застрахованою особою згідно зі страхуванням на випадок безробіття:
   • Процедура: Необхідно подати окрему «Заяву про стан зайнятості іноземців» (Форма №3).
   • Місце подання: Хелло Ворк, що відповідає за територію, де знаходиться місце роботи.
   • Кінцевий термін подання: До кінця місяця, що настає за місяцем прийому на роботу.

При звільненні також необхідно подати заяву про втрату статусу застрахованої особи або заяву про стан зайнятості іноземців (при звільненні). Форми заяв можна завантажити з вебсайту Міністерства охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення.

Джерело: Про подання звіту про стан зайнятості іноземців | Міністерство охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення Японії[ja]

Особливості найму за типом візи №3: Прийняття на роботу іноземців з візою 【короткострокового перебування】 в Японії

Статус перебування «короткострокове перебування» в Японії призначений для тимчасових візитів, таких як туризм, відвідування родичів чи короткострокові ділові поїздки (конференції, переговори тощо), які не передбачають отримання винагороди. Тому іноземцям з таким статусом перебування категорично заборонено працевлаштування в Японії. Навіть якщо компанія провела співбесіду з талановитим кандидатом, який перебуває в Японії за візою «короткострокове перебування», і вирішила його прийняти на роботу, не дозволяється відразу наймати цю особу та змінювати її статус на робочу візу.

Згідно з пунктом 3 статті 20 Японського закону про імміграцію, зміна статусу перебування з «короткострокового перебування» дозволяється лише у випадках «непереборних особливих обставин». Такі обставини включають ситуації, що вимагають гуманітарного розгляду (наприклад, укладення шлюбу з громадянином Японії, серйозна хвороба, що не дозволяє повернутися додому), але проста причина «отримання пропозиції від японської компанії» не входить до цього переліку. Ця строга практика запобігає обходу суворої візової перевірки, яка повинна проводитися в японських посольствах та консульствах за кордоном, та отриманню права на роботу в країні через спрощені процедури після в’їзду.

Отже, якщо компанія бажає найняти іноземця зі статусом «короткострокове перебування», необхідно дотримуватися наступних двох етапів офіційної процедури. Ця процедура є строго визначеною законодавчою послідовністю, ігнорування якої може призвести до серйозних порушень закону.

Перший етап: Заява на отримання Сертифікату підтвердження статусу перебування

Спочатку приймаюча компанія подає заяву на отримання «Сертифікату підтвердження статусу перебування (COE)» від імені іноземця всередині Японії. Це процедура, заснована на статті 7-2 Японського закону про імміграцію, яка передбачає попередній огляд міністром юстиції запланованої діяльності іноземця, щоб переконатися, що вона відповідає критеріям статусу перебування. Наявність цього сертифіката сприяє швидкому видачі візи. Заяву подають до регіонального управління імміграції, яке відповідає за місцезнаходження компанії. Огляд зазвичай займає від одного до трьох місяців, тому компанії повинні враховувати цей час у своїх планах найму.

Другий етап: Заява на візу та в’їзд до Японії

Після отримання Сертифікату підтвердження статусу перебування компанія відправляє його іноземцю, який на той момент повинен перебувати за межами Японії. Іноземець подає цей сертифікат до японського посольства або консульства у своїй країні та отримує офіційну робочу візу (візу). Після цього він може в’їхати до Японії з новою візою, отримати карту перебування в аеропорту та почати законну роботу. Реалістично, від моменту отримання пропозиції до початку роботи може знадобитися від трьох до чотирьох місяців.

Документи, необхідні для заяви на Сертифікат підтвердження статусу перебування, схожі на ті, що потрібні для заяви на зміну статусу перебування, і включають суворий огляд змісту та стабільності бізнесу компанії, а також відповідність освіти та трудового досвіду іноземця запропонованій роботі.

Джерело: Заява на Сертифікат підтвердження статусу перебування | Імміграційне управління

Порівняння різних процедур

Три форми набору, які ми розглянули до цього моменту, є законними шляхами для найму іноземців, але їхні правові підходи, суб’єкти процедур, необхідний час та особливі уваги, які компанії повинні враховувати, значно відрізняються. Ключем до успішного найму та дотримання вимог є точне розуміння типу візи кандидата на початку та вибір відповідної правової процедури. Нижче наведено таблицю, яка підсумовує основні відмінності процедур у трьох сценаріях.

Підсумок

Для японських компаній (Japanese companies) абсолютно необхідно, щоб процес найму іноземних фахівців відповідав законодавству. Як детально описано у цій статті, залежно від типу візи, яку має кандидат, правові процедури, які повинна виконати компанія, кардинально відрізняються. Точне визначення правового статусу кандидата та ретельне виконання встановлених процедур без надлишків та недоліків є єдиним шляхом для управління правовими ризиками компанії та забезпечення успішного найму персоналу. Неправильний вибір процедур може призвести не тільки до затримок у планах найму, але й до серйозних порушень у вигляді сприяння нелегальній зайнятості.

Юридична фірма “Моноліт” має значний досвід у наданні юридичних послуг, пов’язаних з оформленням робочих віз та складними процедурами імміграційного контролю для численних клієнтів у Японії (in Japan). У нашій фірмі працюють кілька англомовних юристів з іноземними адвокатськими кваліфікаціями, які можуть надати підтримку у вирішенні правових питань через чітке та ефективне спілкування з міжнародними керівниками та закордонними зацікавленими сторонами. Якщо у вас виникають труднощі з правовими процедурами, пов’язаними з наймом іноземних фахівців, будь ласка, звертайтеся до нашої фірми за консультацією.