Erläuterung des Systems der Gesellschaften mit Nominierungsausschuss gemäß dem japanischen Gesellschaftsrecht

Das japanische Gesellschaftsrecht bietet mehrere Optionen für die Governance-Struktur von Aktiengesellschaften, also für das Corporate Governance. Eine besonders fortschrittliche institutionelle Gestaltung ist dabei die “Gesellschaft mit Nominierungsausschuss”, die insbesondere auf die Steigerung der Transparenz und der Überwachungsfunktionen im Management abzielt. Dieses System hat seinen Ursprung in der Reform des Sondergesetzes zum Handelsgesetz aus dem Jahr 2002 (Heisei 14) und wurde in das im Jahr 2005 (Heisei 17) verabschiedete japanische Gesellschaftsrecht übernommen. Im Gegensatz zu den traditionellen japanischen Gesellschaften mit einem Board of Auditors zeichnet sich die Gesellschaft mit Nominierungsausschuss vor allem durch eine klare Trennung der Überwachungsfunktionen des Managements und der Geschäftsführung aus. Konkret bedeutet dies, dass sich der Vorstand auf die Festlegung der grundlegenden Managementrichtlinien und die Überwachung konzentriert, während die tägliche Geschäftsführung von einer Position namens “Exekutivdirektor” übernommen wird. Zudem ist der Vorstand verpflichtet, drei Ausschüsse einzurichten: den Nominierungsausschuss, den Prüfungsausschuss und den Vergütungsausschuss. Diese Ausschüsse sind jeweils für besonders wichtige Angelegenheiten der Corporate Governance zuständig – die Nominierung von Direktoren, die Überwachung der Geschäftsführung und die Festlegung der Vorstandsvergütung – und treffen ihre Entscheidungen aus einer unabhängigen und objektiven Position. Eine wesentliche Voraussetzung für die Objektivität dieses Systems ist, dass die Mehrheit der Mitglieder jedes Ausschusses aus unabhängigen externen Direktoren bestehen muss. In diesem Artikel erläutern wir detailliert das System der Gesellschaft mit Nominierungsausschuss und seine Funktionen, basierend auf den Bestimmungen des japanischen Gesellschaftsrechts. Wir werden konkret auf die Funktionen des Vorstands und der Ausschüsse eingehen und klären, welche Befugnisse und Verantwortlichkeiten der Nominierungsausschuss, der Prüfungsausschuss und der Vergütungsausschuss jeweils haben.

Was sind Unternehmen mit Nominierungs-, Prüfungs- und Vergütungsausschüssen in Japan?

Unternehmen mit Nominierungs-, Prüfungs- und Vergütungsausschüssen sind eine Art der Organisationsstruktur für Aktiengesellschaften, die in Artikel 2, Absatz 12 des japanischen Gesellschaftsrechts definiert ist. Unternehmen, die dieses System anwenden, sind gesetzlich verpflichtet, drei Ausschüsse einzurichten: den Nominierungsausschuss, den Prüfungsausschuss und den Vergütungsausschuss. Der zentrale Zweck dieses Systems besteht darin, die “Überwachung” und “Geschäftsführung” im Management eines Unternehmens zu trennen. Dadurch kann sich der Vorstand von der täglichen Geschäftsführung distanzieren und sich auf die objektive Überwachung der Geschäftsleitung konzentrieren. Die tatsächliche Geschäftsführung wird von den “geschäftsführenden Direktoren” übernommen, die vom Vorstand ernannt werden. Diese klare Trennung von Überwachung und Ausführung führt zu einer erhöhten Transparenz in den Entscheidungsprozessen des Managements und stärkt die Rechenschaftspflicht gegenüber den Stakeholdern, einschließlich der Aktionäre. Insbesondere bei ausländischen Investoren wird diese Governance-Struktur als nahe an internationalen Standards geschätzt. In Unternehmen mit Nominierungs-, Prüfungs- und Vergütungsausschüssen haben die später beschriebenen drei Ausschüsse umfangreiche Befugnisse in Bezug auf die zentralen Managementthemen Personal, Prüfung und Vergütung. Zudem ist in Artikel 400, Absatz 3 des japanischen Gesellschaftsrechts festgelegt, dass die Mehrheit der Mitglieder (Ausschussmitglieder) jedes Ausschusses unabhängige “externe Direktoren” sein müssen, die nicht Teil des Managements des betreffenden Unternehmens sind. Diese Anforderung zielt darauf ab, personal- und vergütungsbezogene Entscheidungen, die im Eigeninteresse des Managements getroffen werden, zu verhindern und ein objektives und faires Governance-System zu realisieren.

Die Rolle des Vorstands und des Vorstandsausschusses in japanischen Unternehmen mit Nominierungsausschüssen

Die Rolle des Vorstandsausschusses in japanischen Unternehmen, die einen Nominierungsausschuss eingerichtet haben, unterscheidet sich erheblich von der eines Vorstands in Unternehmen mit anderen Organisationsstrukturen. Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass der Vorstandsausschuss grundsätzlich nicht direkt die Geschäftsführung des Unternehmens übernimmt.

Artikel 416 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsrechts (Companies Act) definiert die Befugnisse des Vorstandsausschusses in Unternehmen mit einem Nominierungsausschuss. Demnach konzentrieren sich die Hauptaufgaben des Vorstandsausschusses auf die folgenden drei Punkte:

1. Entscheidung über die grundlegende Geschäftspolitik
2. Entscheidung über Angelegenheiten, die für die Durchführung der Aufgaben des Prüfungsausschusses erforderlich sind
3. Überwachung der Geschäftsführung durch die Geschäftsführer

Zunächst entscheidet der Vorstandsausschuss über grundlegende Richtlinien der Unternehmensführung, wie beispielsweise die Erstellung von mittelfristigen Geschäftsplänen oder die Entscheidung über große Investitionen, die das Kerngeschäft des Unternehmens betreffen. Die Ausführung der auf diesen Grundrichtlinien basierenden konkreten Geschäfte wird jedoch nicht vom Vorstandsausschuss selbst vorgenommen, sondern den Geschäftsführern überlassen.

Als Nächstes ist der Vorstandsausschuss dafür verantwortlich, ein System zu schaffen, das die effektive Durchführung der Aufgaben des Prüfungsausschusses, der die Geschäftsführung der Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder prüft, ermöglicht.

Die wichtigste Aufgabe ist jedoch die Überwachung der Geschäftsführer. Der Vorstandsausschuss überwacht, ob die Geschäftsführer die Geschäfte gemäß den Grundrichtlinien ordnungsgemäß führen und bewertet deren Leistung. Um diese Überwachungsfunktion effektiv zu gestalten, hat der Vorstandsausschuss auch die Befugnis, über die Ernennung und Abberufung von Geschäftsführern und Vorstandsmitgliedern zu entscheiden (Artikel 416 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsrechts). Allerdings wird der Inhalt der Vorschläge zur Ernennung und Abberufung von Vorstandsmitgliedern, die der Hauptversammlung vorgelegt werden, vom später beschriebenen Nominierungsausschuss bestimmt.

So übernehmen die Vorstandsmitglieder in Unternehmen mit einem Nominierungsausschuss eine Rolle als Aufsichtsorgane des Managements und nicht als Ausführende der Geschäftstätigkeit. Dies ist der entscheidende Unterschied zu Vorstandsmitgliedern in Unternehmen mit anderen Organisationsstrukturen, die häufig auch selbst die Geschäftsführung übernehmen. Darüber hinaus ermöglicht Artikel 415 des japanischen Gesellschaftsrechts dem Vorstandsausschuss, Entscheidungen über die Geschäftsführung in großem Umfang an die Geschäftsführer zu delegieren, sofern diese nicht durch Gesetz oder Satzung als Beschlussgegenstände des Vorstandsausschusses festgelegt sind. Dadurch wird die Trennung von Managementaufsicht und -ausführung auch rechtlich klar gewährleistet.

Die drei Ausschüsse und ihre gemeinsamen organisatorischen Anforderungen unter japanischem Recht

Das Herzstück der Governance in Unternehmen mit einem Nominierungs-, einem Audit- und einem Vergütungsausschuss bilden diese drei Ausschüsse. Sie sind Institutionen innerhalb des Vorstands und üben jeweils unabhängig wichtige Befugnisse aus.

Die drei Ausschüsse unterliegen gemeinsamen organisatorischen Anforderungen, die im japanischen Gesellschaftsrecht (Artikel 400) festgelegt sind. Erstens muss jeder Ausschuss aus mindestens drei Direktoren bestehen (Absatz 1 desselben Artikels). Zweitens und am wichtigsten ist, dass die Mehrheit der Mitglieder jedes Ausschusses aus externen Direktoren bestehen muss (Absatz 3 desselben Artikels). Externe Direktoren sind solche, die weder als Geschäftsführer noch als Angestellte in dem Unternehmen oder dessen Tochtergesellschaften tätig sind und eine unabhängige Position vom Management einnehmen (Gesellschaftsrecht Japans, Artikel 2, Nummer 15). Diese Anforderung gewährleistet die Objektivität und Fairness der Beratungen und Entscheidungen in jedem Ausschuss.

Nominierungsausschuss unter japanischem Gesellschaftsrecht

Der Nominierungsausschuss hat die Befugnis, über die Inhalte der Vorschläge zur Ernennung und Abberufung von Direktoren zu entscheiden, die der Hauptversammlung vorgelegt werden (Artikel 404 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Das bedeutet, dass nicht der geschäftsführende Direktor oder der Präsident, sondern der Nominierungsausschuss darüber entscheidet, wer als Direktorkandidat aufgestellt oder welcher Direktor abberufen werden soll. Indem die Mehrheit des Nominierungsausschusses aus externen Direktoren besteht, kann verhindert werden, dass die Unternehmensführung Personen in den Vorstand wählt, die für sie selbst vorteilhaft sind – eine Praxis, die als “Freundeswirtschaft” bekannt ist. Dies trägt dazu bei, die Objektivität und Vielfalt in der Zusammensetzung des Vorstands zu gewährleisten und stärkt dessen Überwachungsfunktion.

Der Prüfungsausschuss unter japanischem Gesellschaftsrecht

Der Prüfungsausschuss hat die Befugnis, die Geschäftsführung der Exekutivdirektoren und Direktoren zu überwachen und Prüfungsberichte zu erstellen (gemäß Artikel 404 Absatz 2 Nummer 1 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Dies umfasst weitreichende Befugnisse zur Untersuchung der Geschäftstätigkeit und des Vermögenszustands des Unternehmens. Der Prüfungsausschuss kann jederzeit von Exekutivdirektoren oder Mitarbeitern Berichte über das Geschäft verlangen und die Geschäftstätigkeit sowie den Vermögenszustand des Unternehmens untersuchen (gemäß Artikel 405 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Darüber hinaus ist der Ausschuss verpflichtet, dem Vorstand über illegale Handlungen oder erheblich unangemessene Tatsachen zu berichten, die er entdeckt (gemäß demselben Artikel Absatz 2). Ferner hat der Prüfungsausschuss die Befugnis, über den Inhalt von Vorschlägen zur Ernennung, Abberufung oder Nichtwiederernennung des Buchprüfers, der die Rechnungsprüfung des Unternehmens durchführt, zu entscheiden (gemäß Artikel 404 Absatz 2 Nummer 2 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Dies gewährleistet auch die Unabhängigkeit der Buchprüfung. Im Vergleich zu den Prüfern in Gesellschaften mit einem Prüfungsausschuss sind die Befugnisse des Prüfungsausschusses stärker und zeichnen sich dadurch aus, dass sie als internes Organ des Vorstands direkter an der Überwachung des Managements beteiligt sind.

Vergütungsausschuss unter japanischem Gesellschaftsrecht

Der Vergütungsausschuss hat die Befugnis, über die individuelle Vergütung von Geschäftsführern und Direktoren zu entscheiden (Artikel 404 Absatz 3 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Unter japanischem Gesellschaftsrecht umfasst die Vergütung Gehälter, Boni und andere vermögenswerte Vorteile, die als Gegenleistung für die Ausführung ihrer Pflichten von der Gesellschaft gewährt werden. Der Vergütungsausschuss legt die Höhe der Vergütung für jeden Direktor konkret fest, basierend auf der Leistung des Unternehmens und dem Beitrag des jeweiligen Direktors, und richtet sich dabei nach objektiven Kriterien. Ein Vergütungsausschuss, der mehrheitlich aus externen Direktoren besteht, verhindert, dass die Direktorenvergütung ungerechtfertigt hoch ausfällt oder dass der Entscheidungsprozess intransparent bleibt. Die Transparenz und Fairness im Entscheidungsprozess über die Vergütung der Direktoren ist von größter Bedeutung, um das Vertrauen der Aktionäre zu gewinnen, und der Vergütungsausschuss spielt eine institutionelle Rolle bei der Gewährleistung dieser Prinzipien.

Vergleich mit anderen Organisationsstrukturen

Um ein tieferes Verständnis für Unternehmen mit einem Nominierungsausschuss in Japan zu entwickeln, vergleichen wir diese mit der in japanischen Unternehmen am häufigsten vorkommenden Organisationsstruktur, der “Kansayaku-Board-Gesellschaft”. Die folgende Tabelle fasst die Hauptunterschiede zwischen beiden zusammen.

Wie die Tabelle zeigt, trennen Unternehmen mit einem Nominierungsausschuss etc. in Japan organisatorisch die Überwachungsfunktion von der Exekutivfunktion und beziehen externe Direktoren stark in die Entscheidungen über Personalangelegenheiten und Vergütungen ein. Dies zielt darauf ab, eine objektivere und transparentere Governance zu erreichen und stellt den wesentlichen Unterschied zu Kansayaku-Board-Gesellschaften dar.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben wir das System der Unternehmen mit Nominierungsausschüssen, wie es unter dem japanischen Gesellschaftsrecht festgelegt ist, erläutert. Dabei haben wir den institutionellen Rahmen, die Rolle der verschiedenen Organe und den Vergleich mit anderen Systemen beleuchtet. Unternehmen mit Nominierungsausschüssen zielen darauf ab, die Überwachungsfunktion des Vorstands und die Geschäftsführungsfunktion der Geschäftsführer klar zu trennen und durch die Einrichtung von drei Ausschüssen innerhalb des Vorstands – für Nominierungen, Prüfungen und Vergütungen – die Objektivität und Transparenz des Managements zu erhöhen. Insbesondere die Verpflichtung, dass die Mehrheit der Mitglieder jedes Ausschusses aus externen Direktoren besteht, ist ein wichtiger Faktor, um das Vertrauen internationaler Investoren zu gewinnen. Für Unternehmen, die in Japan Geschäfte betreiben oder Transaktionen und Investitionen mit japanischen Unternehmen in Betracht ziehen, ist es unerlässlich, das Governance-System des jeweiligen Unternehmens zu verstehen.

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