Ausführlicher Leitfaden zu Visaverfahren für ausländische Mitarbeiter in Japan nach Rekrutierungsarten

Für moderne japanische Unternehmen ist die Sicherung globaler Talente eine wichtige Managementstrategie, um Geschäftswachstum zu erzielen. Der Rekrutierungsprozess für hochqualifizierte ausländische Fachkräfte wird jedoch durch das komplexe rechtliche Verfahren des japanischen “Einwanderungskontroll- und Flüchtlingsanerkennungsgesetzes” (im Folgenden “Einwanderungsgesetz” genannt) geregelt. Dieses Gesetz ist das Fundament für die Verwaltung aller Aktivitäten ausländischer Personen, die nach Japan einreisen und sich dort aufhalten, und es ist für Unternehmen unerlässlich, seine Bestimmungen genau zu verstehen und einzuhalten. Fehler im Verfahren können nicht nur zu Verzögerungen im Rekrutierungsplan führen, sondern auch ernsthafte rechtliche Risiken nach sich ziehen. Dieser Artikel zielt darauf ab, Führungskräften und Mitarbeitern in Rechts- und Personalabteilungen eine umfassende Erklärung der Verfahren und Vorsichtsmaßnahmen für drei typische Rekrutierungsformen im Umgang mit der Beschäftigung von Ausländern zu bieten. Konkret werden drei Szenarien behandelt: die Einstellung von Ausländern mit einem “Familienaufenthalts”-Visum als Vollzeitmitarbeiter, die Einstellung von Ausländern mit einem “statusbezogenen” Visum und die Einstellung von Ausländern, die sich für einen “kurzfristigen Aufenthalt” in Japan befinden und ein Jobangebot erhalten. Das genaue Verständnis und die Durchführung dieser Verfahren sind nicht nur bürokratische Aufgaben, sondern von äußerster Wichtigkeit für den Aufbau eines Compliance-Systems im Unternehmen und das Management rechtlicher Risiken.

Grundprinzipien der Beschäftigung von Ausländern und die rechtliche Verantwortung von Unternehmen in Japan

Wenn Unternehmen Talente unabhängig von der Nationalität einstellen, werden bestimmte rechtliche Verpflichtungen auferlegt. Im Falle der Beschäftigung von Ausländern existieren jedoch besonders strenge Überprüfungspflichten gemäß dem japanischen Einwanderungsgesetz. Alle Unternehmen müssen vor Abschluss eines Arbeitsvertrages und dem Beginn der Tätigkeit die Aufenthaltskarte oder den Reisepass der betreffenden ausländischen Person überprüfen und sicherstellen, dass sie über den erforderlichen Aufenthaltsstatus zur Arbeitsaufnahme verfügt und dass die Aufenthaltsdauer gültig ist. Versäumt es ein Unternehmen, diese Überprüfungspflicht zu erfüllen und beschäftigt eine Person, die nicht zur Arbeit berechtigt ist, kann es schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Artikel 73-2 des japanischen Einwanderungsgesetzes definiert das Vergehen der Förderung illegaler Beschäftigung. Dieser Artikel bestraft Personen, die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit illegale Arbeitsaktivitäten ermöglichen oder Personen zu diesem Zweck unter ihre Kontrolle bringen. Bei einem Verstoß gegen diese Vorschrift kann gegen die handelnde Person eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder eine Geldstrafe von bis zu 3 Millionen Yen oder beides verhängt werden, während gegen juristische Personen eine Geldstrafe von bis zu 3 Millionen Yen möglich ist. Der wichtigste Punkt dieses Gesetzes ist, dass das Argument “Ich wusste es nicht” grundsätzlich nicht akzeptiert wird. Selbst ein “Fahrlässigkeits”-Vorwurf, wie das Versäumnis, die Aufenthaltskarte zu überprüfen, kann zu einer Bestrafung führen. Das Gesetz fordert von Unternehmen also den Aufbau eines aktiven und sicheren Überprüfungssystems. Daher ist die korrekte Durchführung der Verfahren, die wir im Folgenden für jede Rekrutierungsform erläutern werden, das einzige Mittel, um das Risiko einer Straftat wegen Förderung illegaler Beschäftigung zu vermeiden und zu beweisen, dass das Unternehmen seine rechtlichen Verpflichtungen erfüllt.

Rekrutierungsform-spezifische Punkte ①: Einstellung von Ausländern mit einem “Familienaufenthalt”-Visum als Vollzeitmitarbeiter in Japan

Das Aufenthaltsrecht “Familienaufenthalt” wird Ehepartnern und Kindern von in Japan arbeitenden Ausländern gewährt, die Unterstützung erhalten, und sein Hauptzweck ist es, als Familie in Japan zu bleiben. Daher erlaubt dieses Aufenthaltsrecht ursprünglich keine Arbeitstätigkeit. Allerdings kann gemäß Artikel 19 des japanischen Einwanderungsgesetzes durch die Erlangung einer “Erlaubnis für Aktivitäten außerhalb der Qualifikation” ausnahmsweise eine Beschäftigung genehmigt werden. Diese Erlaubnis ist jedoch grundsätzlich auf eine Arbeitszeit von bis zu 28 Stunden pro Woche beschränkt und ist für Teilzeitarbeit oder Aushilfsjobs gedacht. Daher ist es rechtlich nicht möglich, einen Ausländer mit einem “Familienaufenthalt”-Visum als Vollzeitmitarbeiter zu beschäftigen, ohne diese Erlaubnis zu überschreiten.

Um als Vollzeitmitarbeiter eingestellt zu werden, ist es unerlässlich, das aktuelle “Familienaufenthalt”-Visum in ein Arbeitsvisum zu ändern, das die Ausübung der geplanten Tätigkeit erlaubt, wie zum Beispiel “Technik, Geisteswissenschaften, internationale Dienstleistungen”. Dieser Vorgang ist ein “Antrag auf Änderung des Aufenthaltsstatus”, der in Artikel 20 des japanischen Einwanderungsgesetzes festgelegt ist. Dieser Antrag ist nicht nur eine einfache Aktualisierung der Art des Aufenthaltsstatus, sondern unterliegt einer strengen Prüfung, die einer neuen Visumantragstellung gleichkommt. Die japanische Einwanderungsbehörde prüft von Grund auf, ob der Antragsteller die Anforderungen für den neuen Aufenthaltsstatus erfüllt. Insbesondere ist die Relevanz zwischen der Ausbildung und Berufserfahrung des Antragstellers und den geplanten Arbeitsaufgaben des Unternehmens ein äußerst wichtiger Prüfungspunkt. Wenn beispielsweise ein Absolvent im Bereich Ingenieurwesen für eine Marketingposition eingestellt werden soll, kann es schwierig sein, die Genehmigung zu erhalten, wenn die Relevanz zwischen den Arbeitsaufgaben und dem Studienfach nicht vernünftig erklärt werden kann. Unternehmen müssen sich bewusst sein, dass dieser Antrag eine Prüfung der Angemessenheit der Einstellung selbst ist und müssen sich entsprechend gründlich darauf vorbereiten.

Der Antrag auf Änderung des Aufenthaltsstatus wird bei der regionalen Einwanderungsbehörde eingereicht, die für den Wohnort des Antragstellers zuständig ist. Das Verfahren erfordert normalerweise eine Bearbeitungszeit von einem bis zwei Monaten. Wenn der Antrag genehmigt wird, ist eine Gebühr von 6.000 Yen am Schalter oder 5.500 Yen online zu entrichten.

Die für das Verfahren erforderlichen Dokumente werden jeweils vom Antragsteller und dem aufnehmenden Unternehmen vorbereitet. Die wichtigsten Dokumente sind wie folgt:

• Vom Antragsteller vorzubereitende Dokumente
  • Antragsformular für die Änderung des Aufenthaltsstatus
  • Foto (Höhe 4 cm x Breite 3 cm)
  • Reisepass und Aufenthaltskarte (zur Vorlage)
  • Dokumente, die die Ausbildung und Berufserfahrung belegen (Abschlusszeugnisse, Arbeitsbescheinigungen usw.)
• Vom Unternehmen vorzubereitende Dokumente
  • Handels- und Firmenregisterauszug des Unternehmens
  • Kopie der Bilanzdokumente des letzten Geschäftsjahres
  • Zusammenfassung der gesetzlichen Aufzeichnungen über die Gehaltseinkünfte der Mitarbeiter des Vorjahres
  • Kopie des Arbeitsvertrags (mit Angaben zu Arbeitsaufgaben, Gehalt, Dauer usw.)
  • Begründung für die Einstellung (Dokument, das die Notwendigkeit der Einstellung erklärt)

Es gibt ein Kategoriensystem, das die einzureichenden Dokumente je nach Unternehmensgröße (börsennotierte Unternehmen, kleine und mittlere Unternehmen usw.) vereinfacht, daher ist es wichtig zu überprüfen, welcher Kategorie das eigene Unternehmen angehört. Die Formulare für den Antrag und Details zu den erforderlichen Dokumenten können auf der Website der Einwanderungsbehörde eingesehen werden.

Referenz: Antrag auf Änderung des Aufenthaltsstatus | Japanische Einwanderungsbehörde

Referenz: Aufenthaltsstatus “Technik, Geisteswissenschaften, internationale Dienstleistungen” | Japanische Einwanderungsbehörde

Rekrutierungsspezifische Punkte ②: Einstellung von Ausländern mit einem Statusbezogenen Visum in Japan

Residenzstatus wie “Daueraufenthaltsberechtigte”, “Ehepartner von Japanern etc.”, “Ehepartner von Daueraufenthaltsberechtigten etc.” und “Niederlassungsberechtigte” werden nicht aufgrund spezifischer Aktivitäten, sondern aufgrund des persönlichen Status oder der Position der Person vergeben und werden daher als “status- oder positionsbasierte Aufenthaltstitel” oder “statusbezogene Visa” bezeichnet. Ausländer mit diesen Aufenthaltstiteln unterliegen, ähnlich wie japanische Staatsbürger, keinerlei rechtlichen Beschränkungen in Bezug auf ihre Erwerbstätigkeit. Daher können Unternehmen sie für jede Art von Job und Arbeitszeit einstellen, genau wie sie es mit japanischen Mitarbeitern tun würden, ohne dass eine Änderung des Aufenthaltsstatus oder ähnliche Verfahren bei der Einwanderungsbehörde erforderlich sind. Der Einstellungsprozess ist somit sehr unkompliziert.

Dennoch erfordert diese Einfachheit des Verfahrens besondere Aufmerksamkeit, da sie dazu führen kann, dass rechtliche Verpflichtungen übersehen werden. Auch wenn ein Unternehmen einen Ausländer mit einem statusbezogenen Visum einstellt, besteht gemäß Artikel 28 des japanischen “Gesetzes zur umfassenden Förderung der Arbeitspolitik sowie zur Stabilisierung der Beschäftigung und zur Verbesserung des Berufslebens der Arbeitnehmer” eine Meldepflicht bei der Arbeitsverwaltung (Hello Work). Diese Meldung wird als “Mitteilung über die Beschäftigungssituation von Ausländern” bezeichnet und ist für alle Arbeitgeber verpflichtend. Bei Versäumnis dieser Meldung oder bei Abgabe einer falschen Meldung kann eine Geldstrafe von bis zu 300.000 Yen verhängt werden.

Da keine Anträge bei der Einwanderungsbehörde erforderlich sind, besteht die Gefahr, dass diese Meldung bei Hello Work im standardmäßigen Einstellungsprozess eines Unternehmens übersehen wird. Um solche Compliance-Verstöße zu vermeiden, ist es äußerst wirksam, in den Onboarding-Prozess bei der Einstellung eine Überprüfung der Nationalität zu integrieren, die automatisch den Meldeprozess bei Hello Work auslöst, wenn festgestellt wird, dass es sich um einen ausländischen Staatsbürger handelt (mit Ausnahme von Sonderdaueraufenthaltsberechtigten).

Die Art der Meldung unterscheidet sich danach, ob der Ausländer unter die Arbeitslosenversicherung fällt oder nicht.

1. Für Personen, die unter die Arbeitslosenversicherung fallen
   • Verfahren: Die Meldung ist abgeschlossen, indem man bei der Einreichung des üblichen “Antrags auf Erwerb der Arbeitslosenversicherungsqualifikation” (Formular Nr. 2) zusätzliche Angaben zu Aufenthaltsstatus, Aufenthaltsdauer und Nationalität des Ausländers macht.
   • Einreichungsort: Das für den Standort des Unternehmens zuständige Hello Work.
   • Einreichungsfrist: Bis zum 10. Tag des Monats nach der Einstellung.
2. Für Personen, die nicht unter die Arbeitslosenversicherung fallen
   • Verfahren: Es ist erforderlich, ein separates “Mitteilungsformular über die Beschäftigungssituation von Ausländern” (Formular Nr. 3) einzureichen.
   • Einreichungsort: Das für den Standort des Unternehmens, an dem der Ausländer arbeitet, zuständige Hello Work.
   • Einreichungsfrist: Bis zum letzten Tag des Monats nach der Einstellung.

Ähnlich ist bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Einreichung des “Verlusts der Arbeitslosenversicherungsqualifikation” oder des “Mitteilungsformulars über die Beschäftigungssituation von Ausländern (bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses)” verpflichtend. Die Formulare für die Meldung können von der Website des Ministeriums für Gesundheit, Arbeit und Soziales heruntergeladen werden.

Referenz: Über die Mitteilung der Beschäftigungssituation von Ausländern | Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales

Rekrutierungsspezifische Hinweise ③: Einstellung von Personen mit einem 【Kurzzeit-Aufenthalts】-Visum in Japan

Das Visum für einen “Kurzzeit-Aufenthalt” in Japan ist für temporäre Aufenthalte ohne Entgelt wie Tourismus, Familienbesuche oder kurzfristige Geschäftszwecke (Konferenzen, Geschäftsverhandlungen etc.) vorgesehen. Daher ist es ausländischen Personen mit diesem Visum strengstens untersagt, in Japan zu arbeiten. Selbst wenn ein Unternehmen während eines Kurzzeit-Aufenthalts eine herausragende Fachkraft interviewt und ihr eine Zusage erteilt, ist es grundsätzlich nicht erlaubt, diese Person sofort in Japan zu beschäftigen und ihr Visum in ein Arbeitsvisum umzuwandeln.

Ein Vorbehalt in Artikel 20, Absatz 3 des japanischen Einwanderungsgesetzes besagt, dass eine Änderung des Aufenthaltsstatus von “Kurzzeit-Aufenthalt” nur in “unvermeidlichen Sonderfällen” genehmigt wird. Solche Sonderfälle beziehen sich auf Situationen, die aus humanitären Gründen berücksichtigt werden müssen (z.B. Eheschließung mit einem Japaner, ernsthafte Krankheit, die eine Rückkehr verhindert), und nicht einfach auf den Grund, dass man eine Zusage von einem japanischen Unternehmen erhalten hat. Diese strenge Handhabung soll verhindern, dass Personen die grundlegende Intention des Systems untergraben, indem sie nach einer vereinfachten Einreise in Japan eine Arbeitserlaubnis erhalten, anstatt sich einer strengen Visaprüfung durch eine japanische Botschaft oder ein Konsulat im Ausland zu unterziehen.

Daher müssen Unternehmen, die Personen mit einem “Kurzzeit-Aufenthalt”-Visum einstellen möchten, folgende zweistufige offizielle Prozedur durchlaufen. Diese Prozedur ist gesetzlich in einer strengen Reihenfolge festgelegt, und ihre Missachtung kann zu schwerwiegenden Rechtsverletzungen führen.

Erste Stufe: Antrag auf Ausstellung eines Certificate of Eligibility (COE)

Zunächst muss das aufnehmende Unternehmen in Japan im Namen der ausländischen Person einen Antrag auf Ausstellung eines “Certificate of Eligibility (COE)” stellen. Dies ist ein Verfahren nach Artikel 7-2 des japanischen Einwanderungsgesetzes, bei dem der Justizminister vor der Einreise der Person nach Japan prüft und bestätigt, dass die geplanten Aktivitäten den Kriterien für den Aufenthaltsstatus entsprechen. Mit diesem Zertifikat kann die anschließende Visumausstellung beschleunigt werden. Die Antragsstelle ist das regionale Einwanderungsbüro, das für den Standort des Unternehmens zuständig ist. Die Prüfung dauert normalerweise zwischen einem und drei Monaten, daher müssen Unternehmen diese Zeit in ihren Einstellungsplänen berücksichtigen.

Zweite Stufe: Visumantrag und Einreise nach Japan

Nachdem das Certificate of Eligibility (COE) ausgestellt wurde, sendet das Unternehmen dieses an die betreffende Person im Ausland. Zu diesem Zeitpunkt muss die Person in der Regel Japan bereits verlassen haben. Die Person reicht dann dieses Zertifikat bei der japanischen Botschaft oder dem Generalkonsulat in ihrem Heimatland ein und erhält ein offizielles Arbeitsvisum (Visum). Mit diesem neuen Visum kann sie nach Japan einreisen und erhält bei der Ankunft am Flughafen ihre Aufenthaltskarte, womit sie dann legal ihre Arbeit aufnehmen kann. Realistischerweise sollte man von der Zusage bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn mindestens einen Zeitraum von drei bis vier Monaten einplanen.

Die für den Antrag auf das Certificate of Eligibility (COE) erforderlichen Unterlagen ähneln denen für einen Antrag auf Änderung des Aufenthaltsstatus und beinhalten eine strenge Prüfung des Geschäftsbetriebs und der Stabilität des Unternehmens sowie der Relevanz der Ausbildung und Berufserfahrung der Person in Bezug auf die zu verrichtende Arbeit.

Referenz: Antrag auf Ausstellung eines Certificate of Eligibility (COE) | Einwanderungs- und Aufenthaltsmanagement

Vergleich der verschiedenen Verfahren

Die drei Rekrutierungsformen, die bisher erläutert wurden, sind alle legale Wege, um Ausländer zu beschäftigen. Sie unterscheiden sich jedoch erheblich in ihrem rechtlichen Ansatz, den zuständigen Verfahrensträgern, der benötigten Zeit und den Punkten, auf die Unternehmen besonders achten müssen. Es ist entscheidend, zuerst die Art des Aufenthaltsstatus des Bewerbers genau zu verstehen und dann das passende rechtliche Verfahren auszuwählen, um eine reibungslose Einstellung und die Einhaltung der Compliance zu gewährleisten. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede der Verfahren in den drei Szenarien zusammen.

Zusammenfassung

Für japanische Unternehmen ist es eine absolute Grundvoraussetzung, dass ihr Rekrutierungsprozess für ausländische Fachkräfte den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Wie in diesem Artikel detailliert beschrieben, unterscheiden sich die rechtlichen Schritte, die ein Unternehmen je nach Art des Aufenthaltsstatus des Bewerbers ergreifen muss, grundlegend. Die genaue Bestimmung des rechtlichen Status des Kandidaten und die korrekte Durchführung der jeweils vorgeschriebenen Verfahren ist der einzige Weg, um das rechtliche Risiko des Unternehmens zu managen und eine reibungslose Talentakquisition zu gewährleisten. Eine falsche Wahl der Verfahren kann nicht nur zu Verzögerungen im Rekrutierungsplan führen, sondern auch zu schwerwiegenden Compliance-Verstößen, wie der Förderung illegaler Beschäftigung.

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Bereitstellung von Rechtsdienstleistungen im Zusammenhang mit der Beantragung von Arbeitsvisa und komplexen Einwanderungsverfahren für eine Vielzahl von Mandanten in Japan. In unserer Kanzlei sind mehrere englischsprachige Anwälte mit ausländischen Rechtsqualifikationen tätig, die auch internationalen Geschäftsführungen und ausländischen Stakeholdern durch klare und effektive Kommunikation Unterstützung bei der Lösung rechtlicher Herausforderungen bieten können. Wenn Sie bei rechtlichen Verfahren im Zusammenhang mit der Beschäftigung ausländischer Fachkräfte Unterstützung benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich an unsere Kanzlei zu wenden.