Checkpunkte bei der Erstellung einer Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)

Bei Geschäften zwischen Unternehmen kommt es oft vor, dass neben dem Vertrag über das Geschäft selbst auch ein Geheimhaltungsvertrag gefordert wird. Auch im IT-Bereich, beispielsweise bei der Systementwicklung, gibt es oft Gelegenheiten, mit den Geschäftsgeheimnissen des Auftraggebers in Berührung zu kommen, weshalb häufig Geheimhaltungsverträge abgeschlossen werden. Da Geheimhaltungsverträge in der Regel recht standardisierte Inhalte haben, können sie, einmal verstanden und organisiert, auch auf andere Unternehmen angewendet werden. Daher erläutern wir die Prüfpunkte für Geheimhaltungsverträge.

Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung?

Eine Geheimhaltungsvereinbarung ist ein Vertrag, der zum Schutz von hoch vertraulichen Informationen wie Geschäftsgeheimnissen oder persönlichen Daten abgeschlossen wird, wenn diese Informationen zwischen den Vertragsparteien bereitgestellt oder geteilt werden. Sie wird auch als Non Disclosure Agreement bezeichnet, abgekürzt NDA. Geschäftsgeheimnisse sind das Lebenselixier von Unternehmensaktivitäten. Wenn Geschäftsgeheimnisse an konkurrierende Unternehmen durchsickern, kann dies zu einer ernsthaften Bedrohung für das Überleben des Unternehmens werden. Darüber hinaus ist es notwendig, dass ein angemessener Geheimhaltungsvertrag abgeschlossen wurde, um das japanische Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb anzuwenden, falls Geschäftsgeheimnisse durchgesickert sind. Wir erklären die Details über die Mitnahme von Geschäftsgeheimnissen und das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb im folgenden Artikel.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act [ja]

Das Interesse an persönlichen Daten hat durch das Inkrafttreten des japanischen Gesetzes zum Schutz persönlicher Informationen zugenommen. Wenn persönliche Daten durchsickern, kann ein Unternehmen nicht der gesellschaftlichen Kritik entkommen. Wir erklären die Details des Gesetzes zum Schutz persönlicher Informationen im folgenden Artikel.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues [ja]

Daher ist es wichtig für Unternehmen, Geheimhaltungsvereinbarungen abzuschließen, um wichtige vertrauliche Informationen zu schützen. Typische Beispiele für Situationen, in denen Geheimhaltungsvereinbarungen abgeschlossen werden, sind:

• Wenn der Auftraggeber im Rahmen eines Systementwicklungsauftrags Geschäftsgeheimnisse oder persönliche Daten an den Auftragnehmer weitergeben muss
• Wenn es notwendig ist, Geschäftsgeheimnisse der Vertragsparteien während der Due Diligence in der Prüfungsphase für M&A oder Geschäftskooperationen, einschließlich Geschäftsübertragungen, zu teilen

In jüngster Zeit hat jedoch die Zunahme der gesellschaftlichen Kritik an Datenlecks dazu geführt, dass auch in anderen als den oben genannten typischen Situationen vermehrt Geheimhaltungsvereinbarungen abgeschlossen werden. Es ist zu beachten, dass Geheimhaltungsvereinbarungen nicht nur als separate Verträge abgeschlossen werden können, sondern auch als allgemeine Klauseln in Grundverträgen für Transaktionen festgelegt werden können.

Checkpunkte für Geheimhaltungsvereinbarungen

Zweck der Offenlegung

Artikel ○ (Zweck der Offenlegung)
Partei A und Partei B offenbaren oder übermitteln gegenseitig vertrauliche Informationen zum Zweck der Durchführung und Prüfung von ●● (im Folgenden als “der vorliegende Zweck” bezeichnet).

Der Zweck der Offenlegung vertraulicher Informationen wird konkret festgelegt. Da Geheimhaltungsvereinbarungen oft in der Vorstufe zum Abschluss eines Vertrags über die Transaktion selbst geschlossen werden, neigt die Beschreibung des Offenlegungszwecks dazu, abstrakt zu sein. Es ist jedoch wichtig, so spezifisch wie möglich zu sein, wie zum Beispiel “Entwicklung des ○○ Systems”, “Übertragung des ○○ Geschäfts von Partei A” oder “Dienstleistung von Partei A an Partei B”. Es ist wichtig, den Zweck der Informationsfreigabe in dieser Klausel klar zu machen, um die Nutzung von vertraulichen Informationen außerhalb des Zwecks zu verhindern. Details zur Nutzung außerhalb des Zwecks werden später erläutert. Da die Bereitstellung von vertraulichen Informationen in vielen Fällen gegenseitig erfolgt, ist es sicherer, wie im Beispiel der Klausel zu schreiben, dass die Informationen “gegenseitig” offengelegt werden, wenn es auch nur die geringste Möglichkeit gibt, dass Informationen von Ihrem Unternehmen bereitgestellt werden. Wenn die Offenlegung von Informationen jedoch eindeutig einseitig ist, reicht es aus, “vertrauliche Informationen, die von Partei A an Partei B offengelegt werden”, zu schreiben.

Bereich der vertraulichen Informationen

Artikel ○ (Vertrauliche Informationen)
1. In diesem Vertrag bezeichnet “vertrauliche Informationen” technische Informationen, Geschäftsinformationen und andere Informationen, die in irgendeiner Form, einschließlich Dokumenten, E-Mails und elektronischen Speichermedien, von einer Partei dieses Vertrags an die andere offen gelegt wurden und bei denen ausdrücklich schriftlich oder in einer anderen greifbaren Form angegeben wurde, dass sie vertraulich sind oder vertraulich gehalten werden sollten. Informationen, die mündlich offen gelegt wurden, gelten ebenfalls als vertraulich, sofern bei der Offenlegung darauf hingewiesen wurde, dass sie vertraulich sind und innerhalb von 30 Tagen nach der Offenlegung schriftlich mitgeteilt wurde, dass sie vertraulich sind und was ihr Inhalt ist.
2. Die folgenden Informationen sind nicht in den vertraulichen Informationen des vorherigen Absatzes enthalten:
(1) Informationen, die der Empfänger bereits zum Zeitpunkt der Offenlegung besitzt
(2) Informationen, die der Empfänger rechtmäßig von Dritten erhalten hat, ohne eine Vertraulichkeitsverpflichtung eingehen zu müssen
(3) Informationen, die der Empfänger unabhängig von den vom Offenleger bereitgestellten Informationen entwickelt hat
(4) Informationen, die vor oder nach dem Empfang öffentlich bekannt wurden, ohne gegen diesen Vertrag zu verstoßen

Die Klausel über den Bereich der vertraulichen Informationen ist von größter Bedeutung. Absatz 1 der Klauselbeispiele beschränkt die zu schützenden Informationen auf solche, die “ausdrücklich als vertraulich offen gelegt wurden”. Da die in Geschäftsbeziehungen gegenseitig offengelegten Informationen vielfältig sind, wäre es eine große Belastung für den Empfänger, wenn alle diese Informationen als vertraulich behandelt werden müssten. Daher ist es üblich, die ausdrückliche Angabe der Vertraulichkeit als Voraussetzung zu stellen. Ein relativ häufiges Problem ist die mündliche Offenlegung von vertraulichen Informationen. Denn wenn vertrauliche Informationen mündlich offen gelegt werden, ist es schwierig nachzuweisen, dass sie offen gelegt wurden und dass sie ausdrücklich als vertraulich bezeichnet wurden. Der Offenleger möchte natürlich auch mündlich offen gelegte Informationen schützen, aber der Empfänger kann kaum umhin, zurückhaltend zu sein, wenn der Bereich nicht klar definiert ist.

Daher wird oft der Kompromiss gewählt, wie im Klauselbeispiel, mündlich offen gelegte vertrauliche Informationen in den Schutzbereich einzubeziehen, aber gleichzeitig zu verlangen, dass die mündlich bereitgestellten Informationen innerhalb einer bestimmten Frist nach der Offenlegung schriftlich festgehalten werden. Wenn der Offenleger tatsächlich vertrauliche Informationen bereitstellt, wird er normalerweise durch das Anbringen eines “Vertraulich”-Stempels oder -Aufdrucks auf dem Dokument deutlich machen, dass es sich um vertrauliche Informationen handelt.
Absatz 3 der Klauselbeispiele regelt Informationen, die vom Bereich der vertraulichen Informationen ausgenommen sind, und ähnliche Inhalte werden in vielen Vertraulichkeitsvereinbarungen festgelegt. Nummer (1) fehlt grundsätzlich an Vertraulichkeit, und Nummern (2), (3) und (4) können als Informationen angesehen werden, bei denen es nicht angemessen ist, dem Empfänger eine Vertraulichkeitsverpflichtung aufzuerlegen.

Umfang der Vertraulichkeitspflicht

Artikel ○ (Vertraulichkeit)
1. Der Empfänger muss alle schriftlichen Unterlagen und Medien (einschließlich deren Kopien), die ihm vom Offenleger offenbart wurden, mit der Sorgfalt eines ordentlichen Verwalters aufbewahren.
2. Der Empfänger darf schriftliche Unterlagen und andere Medien mit vertraulichen Informationen nicht kopieren, es sei denn, er hat die vorherige schriftliche Zustimmung des Offenlegers.
3. Der Empfänger darf vertrauliche Informationen im für den Zweck dieses Vertrags erforderlichen Umfang seinen Direktoren und Mitarbeitern offenlegen.
4. Wenn der Empfänger die Informationen den in Absatz 3 genannten Direktoren und Mitarbeitern offenlegt, muss er sicherstellen, dass diese die in diesem Vertrag festgelegte Vertraulichkeitspflicht einhalten.

Diese Klausel legt die Pflicht zur Geheimhaltung der erhaltenen Informationen fest und bildet zusammen mit den oben genannten Bestimmungen über den Umfang der vertraulichen Informationen den Kern des Geheimhaltungsvertrags. Der zweite Absatz des Klauselbeispiels verbietet grundsätzlich die Vervielfältigung von Medien, auf denen vertrauliche Informationen aufgezeichnet sind. Dies ist eine notwendige Bestimmung, insbesondere wenn die Vertraulichkeit der bereitgestellten Informationen für den Anbieter sehr hoch ist. Wenn es erlaubt wäre, Medien, auf denen vertrauliche Informationen aufgezeichnet sind, frei zu kopieren, würde das Risiko einer Leckage dieser vertraulichen Informationen nach außen entsprechend erhöht. Allerdings kann es für den Empfänger der Informationen umständlich sein, jedes Mal die Zustimmung des Anbieters einzuholen, wenn er beispielsweise häufig Dokumente mit aufgezeichneten Informationen kopieren muss, um sie innerhalb des Unternehmens zu teilen. In solchen Fällen könnte man erwägen, den zweiten Absatz ganz zu streichen oder zumindest im Geheimhaltungsvertrag ausdrücklich festzulegen, dass das Erstellen von Kopien in vorhersehbaren Situationen allgemein erlaubt ist. Die Absätze 3 und 4 sind Klauseln, die vorsehen, dass Mitarbeiter des Unternehmens, das die vertraulichen Informationen erhalten hat, diese nutzen dürfen. Es ist selbstverständlich, dass Direktoren und Mitarbeiter, die für die vertraulichen Informationen zuständig sind, diese nutzen dürfen, wenn sie an das Unternehmen gerichtet sind, daher ist diese Klausel unerlässlich. Allerdings ist es normalerweise nicht notwendig, dass alle Mitarbeiter die vertraulichen Informationen nutzen, daher ist es auch wichtig für den Anbieter der Informationen, eine Einschränkung wie “im für den Zweck dieses Vertrags erforderlichen Umfang” vorzunehmen, wie im Klauselbeispiel.

Verbot der Offenlegung gegenüber Dritten

Artikel X (Verbot der Offenlegung gegenüber Dritten)
1. Der Empfänger der vertraulichen Informationen darf diese Informationen ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Offenlegenden nicht an Dritte weitergeben. Dies gilt jedoch nicht, wenn die Offenlegung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder auf Anforderung einer zuständigen Behörde erfolgt. In diesem Fall muss der Empfänger den Offenlegenden unverzüglich darüber informieren und die Behörde darauf hinweisen, dass die Informationen vertraulich sind.
2. Wenn der Empfänger aufgrund der Zustimmung im vorherigen Absatz vertrauliche Informationen an Dritte weitergibt, muss er mit dem Dritten eine Geheimhaltungsvereinbarung unter denselben Bedingungen wie dieser Vertrag abschließen. Wenn der Dritte gegen diese Geheimhaltungsvereinbarung verstößt, wird dies als Verstoß des Empfängers gegen diesen Vertrag angesehen.

Der Empfänger der Informationen kann externe Experten (wie Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater) konsultieren und ihnen vertrauliche Informationen im Zusammenhang mit dem Projekt zur Verfügung stellen. In solchen Fällen sollte der erste Absatz dieses Artikels festlegen, dass eine vorherige schriftliche Zustimmung des Offenlegenden eingeholt werden muss. Bei Projekten wie M&A-Prüfungen, bei denen es von Natur aus notwendig ist, vertrauliche Informationen an externe Experten weiterzugeben, kann von Anfang an festgelegt werden, dass die Offenlegung an Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in der Geheimhaltungsvereinbarung erlaubt ist. Insbesondere wenn Ihr Unternehmen der Empfänger der Informationen ist, sollten Sie die Wahrscheinlichkeit berücksichtigen, dass die Informationen an externe Dritte weitergegeben werden, und die Angemessenheit und Notwendigkeit von Änderungen der Klausel beurteilen.

Die Ausnahme im ersten Absatz erlaubt die Offenlegung von vertraulichen Informationen, die auf Anforderung einer Behörde offengelegt werden. Ein typisches Szenario wäre, wenn der Empfänger der Informationen von einem Gericht aufgefordert wird, Dokumente mit vertraulichen Informationen vorzulegen. Da die Nichtbefolgung einer solchen Anordnung zur Vorlage von Dokumenten mit einer Geldstrafe geahndet werden kann, muss das Verbot der Weitergabe an Dritte aufgehoben werden. Es ist jedoch zu beachten, dass nicht alle vertraulichen Informationen, insbesondere technische oder berufliche Geheimnisse, Gegenstand einer gerichtlichen Anordnung zur Vorlage von Dokumenten sind. Wenn Sie ohne Verpflichtung zur Vorlage von Dokumenten unbedacht Informationen bereitstellen, besteht die Möglichkeit, dass dies als Verstoß gegen die Geheimhaltungsvereinbarung gewertet wird. Im zweiten Absatz ist es üblich, dass der Empfänger, wenn er vertrauliche Informationen an Dritte weitergibt, auch von diesen Dritten die gleiche Geheimhaltungspflicht verlangt.

Verbot der Nutzung für andere Zwecke

Artikel X (Verbot der Nutzung für andere Zwecke)
Der Offenbarungsempfänger darf die vertraulichen Informationen nur für den Zweck dieses Falles verwenden und darf sie nicht für irgendeinen anderen Zweck verwenden.

Wenn der Empfänger der vertraulichen Informationen diese unabhängig vom Zweck nutzen kann, erhöht sich das Risiko eines Informationslecks. Daher ist es selbstverständlich, dass die Nutzung für andere Zwecke verboten ist. Damit die Klausel, die die Nutzung für andere Zwecke verbietet, eine Bedeutung hat, muss vorausgesetzt werden, dass der Zweck der Offenlegung der vertraulichen Informationen, wie in der vorhergehenden Klausel über den Zweck der Offenlegung festgelegt, klar definiert ist. Es ist notwendig, auf die Bestimmungen bezüglich des Offenlegungszwecks zu achten, da diese leicht übersehen werden können.

Ablehnung der Rechtsübertragung und Garantie

Artikel ○ (Ablehnung der Rechtsübertragung und Garantie)
1. Partei A und Partei B bestätigen gegenseitig, dass die Offenlegung von vertraulichen Informationen auf der Grundlage dieses Vertrags keine Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder sonstige Aspekte dieser vertraulichen Informationen darstellt.
2. Partei A und Partei B bestätigen gegenseitig, dass die Offenlegung von vertraulichen Informationen auf der Grundlage dieses Vertrags dem Empfänger keine Rechte des Offenlegers überträgt oder die Einrichtung von Ausführungsrechten vorsieht, und dass diese Rechte beim Offenleger verbleiben.

Der erste Absatz stellt klar, dass die Offenlegung von vertraulichen Informationen nicht die Richtigkeit dieser Informationen garantiert. Ein Geheimhaltungsvertrag zielt in erster Linie darauf ab, die Art und Weise der Offenlegung und Verwaltung von vertraulichen Informationen zu regeln. Normalerweise wird die Garantie der Richtigkeit der Informationen in dem Vertrag geregelt, der den eigentlichen Geschäftsvorgang betrifft. Darüber hinaus können vertrauliche Informationen geistiges Eigentum enthalten. Es ist selbstverständlich, dass die Offenlegung von Informationen als vertrauliche Informationen nicht unbedingt eine Nutzungslizenz für geistiges Eigentum und dergleichen gewährt. Wenn eine Nutzungslizenz für geistiges Eigentum gewährt werden soll, sollte ein separater Lizenzvertrag abgeschlossen werden. Dies wird im zweiten Absatz vorsichtig festgelegt.

Rückgabe von vertraulichen Informationen

Artikel ○ (Rückgabe von vertraulichen Informationen usw.)
Der Empfänger muss, wenn er vom Offenleger angewiesen wird, oder wenn die vertraulichen Informationen nicht mehr benötigt werden, oder wenn dieser Vertrag endet, unverzüglich alle Dokumente und Medien (einschließlich deren Kopien) in Bezug auf die vertraulichen Informationen gemäß den Anweisungen des Offenlegers zurückgeben oder vernichten und andere notwendige Maßnahmen ergreifen.

Wenn die vertraulichen Informationen nicht mehr benötigt werden, ist es notwendig, die vertraulichen Informationen zurückzugeben oder zu vernichten. Für vertrauliche Informationen, die in Papierform wie Dokumenten oder Broschüren bereitgestellt wurden, reicht es aus, das Papiermedium zu schreddern oder aufzulösen und dem Offenleger ein Dokument oder Ähnliches zur Bestätigung der Behandlung zu übergeben. Wenn vertrauliche Informationen in digitaler Form bereitgestellt werden, ist es üblich, das Speichermedium wie eine CD-ROM an den Offenleger zurückzugeben oder es unter der Verantwortung des Empfängers zu vernichten und eine Vernichtungsbescheinigung auszustellen.

Geheimhaltungsfrist

Artikel ○ (Geheimhaltungsfrist)
Partei A und Partei B verpflichten sich, auch nach Beendigung des Vertragszwecks für ● Jahre die in diesem Vertrag festgelegten Pflichten zu erfüllen.

Es ist üblich, dass die Geheimhaltungspflicht auch nach Erfüllung des Offenlegungszwecks für einen bestimmten Zeitraum fortbesteht. Theoretisch ist es möglich, keine Frist festzulegen, aber im Allgemeinen verliert die Information nach einer gewissen Zeit an Aktualität und muss nicht mehr streng als vertrauliche Information verwaltet werden. Daher ist es insbesondere für den Informationsnehmer wünschenswert, eine bestimmte Frist festzulegen. Wenn jedoch die Informationen für den Informationsgeber äußerst wichtig sind, sollte in Betracht gezogen werden, die Frist unbegrenzt zu setzen oder, wenn eine Frist festgelegt wird, diese relativ lang zu halten. Es ist wichtig zu beachten, dass der angemessene Inhalt der Bestimmungen je nachdem, ob Ihr Unternehmen der Informationsgeber oder der Empfänger ist und dem Wert der bereitgestellten Informationen, variieren kann.

Schadenersatz

Artikel ○ (Schadenersatz)
Wenn Partei A oder B gegen diesen Vertrag verstößt, ist sie verpflichtet, der anderen Partei ● Tausend Euro als Vertragsstrafe zu zahlen.

Geheimhaltungsvereinbarungen sind für Unternehmen in Bezug auf den Schutz von Geschäftsgeheimnissen und persönlichen Informationen wichtig. Allerdings ist es oft schwierig, Schadenersatzansprüche geltend zu machen, wenn vertrauliche Informationen durchgesickert sind. Dies liegt daran, dass es schwierig sein kann, den Verlauf des Lecks nachzuweisen und den durch das Leck entstandenen Schaden zu berechnen.
Daher, obwohl es nicht sehr häufig ist, kann es in Fällen, in denen besonders wichtige vertrauliche Informationen offengelegt werden, sinnvoll sein, eine Vertragsstrafe, wie im obigen Beispiel, festzulegen. Wenn eine Vertragsstrafe festgelegt ist, ist es nicht notwendig, den Schaden nachzuweisen, solange der Vertragsbruch der anderen Partei nachgewiesen werden kann. Beachten Sie jedoch, dass die Höhe der Vertragsstrafe angemessen sein muss. Wenn sie erheblich von dem Betrag abweicht, der tatsächlich durch einen Verstoß gegen die Geheimhaltungspflicht entstehen könnte, besteht die Gefahr, dass sie für ungültig erklärt wird.

Zusammenfassung

Geheimhaltungsvereinbarungen sind Verträge, die in Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen häufig vorkommen. Da es sich um standardisierte Verträge handelt, kann es passieren, dass man unerwartete Verpflichtungen eingeht, wenn man den Inhalt nicht sorgfältig prüft. Andererseits besteht auch das Risiko, dass wichtige firmeneigene Informationen nach außen durchsickern. Insbesondere wenn man wichtige Geschäftsgeheimnisse, die man als Lebensader des Unternehmens bezeichnen könnte, oder Insiderinformationen und vertrauliche Kreditinformationen preisgibt, ist es wichtig, den Inhalt der Geheimhaltungsvereinbarung sorgfältig zu prüfen, gegebenenfalls auch in Absprache mit einem Fachmann wie einem Anwalt.

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