Voranschreitendes Telearbeiten: Ist eine Gehaltsungleichheit zwischen Büroangestellten und Heimarbeitskräften zulässig?

Die Präfektur Tokio, in der viele Telearbeiter tätig sind, hat im März 2021 (2021年3月) eine “Untersuchung zur Realität verschiedener Arbeitsweisen” veröffentlicht. In Unternehmen mit mehr als 30 Mitarbeitern hat sich der Anteil der Unternehmen, die Telearbeit eingeführt haben, von 6,8% im Jahr 2017 auf 58,8% im Dezember 2020 erhöht.

Untersuchung zur Realität verschiedener Arbeitsweisen [ja]

Obwohl Telearbeit für die Mitarbeiter viele Vorteile bietet, sobald sie sich daran gewöhnt haben, gibt es viele Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, die Anwesenheitskontrolle zu bewältigen und die Übereinstimmung mit den Arbeitsregeln zu gewährleisten.

Darüber hinaus gab es in Unternehmen, deren Leistung aufgrund der Corona-Krise gesunken ist, Fälle, in denen das Gehalt von Telearbeitern und Mitarbeitern, die ins Büro kommen, unterschiedlich war.

In diesem Zusammenhang werden wir in diesem Artikel die Rechtmäßigkeit der Gehaltsunterschiede zwischen “Büroarbeit” und “Telearbeit” während der Corona-Krise anhand von Fallbeispielen klar erläutern.

Drei Arten von Telearbeit

Obwohl wir allgemein von Telearbeit sprechen, können wir diese Arbeitsform in drei Kategorien einteilen, basierend auf dem Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.

Heimarbeit

Dies ist eine Arbeitsform, bei der die Arbeit von zu Hause aus und nicht im Büro ausgeführt wird. Für die Mitarbeiter reduziert dies die Belastung durch den Arbeitsweg und das Risiko einer Infektion mit dem neuen Coronavirus. Gleichzeitig bietet es Vorteile wie die Möglichkeit, Zeit für Hausarbeit, Kindererziehung und Pflege zu haben.

Arbeit im Satellitenbüro

Dies ist eine Arbeitsform, bei der die Arbeit in einem separaten Satellitenbüro und nicht im Hauptbüro ausgeführt wird. Wenn das Satellitenbüro in der Nähe des Wohnortes ist, kann die Pendelzeit verkürzt werden und eine Arbeitsumgebung ähnlich der des Hauptbüros kann erreicht werden.

Mobile Arbeit

Dies ist eine Arbeitsform, bei der die Arbeit mit Hilfe von Laptops, Tablets, Mobiltelefonen usw. an Orten wie Hotels auf Geschäftsreisen, in Zügen oder in Cafés in der Stadt ausgeführt wird. Wenn eine Internetverbindung vorhanden ist, können Sie den Ort frei wählen und die Arbeit erledigen, was zu einer Verkürzung der Reisezeit und einer Steigerung der Produktivität führen kann.

Gehaltskürzung bei Telearbeit auf Anweisung des Unternehmens

Im japanischen Arbeitsstandards-Gesetz (Japanisches Arbeitsstandards-Gesetz) ist festgelegt, dass ein Unternehmen bei Abschluss eines Arbeitsvertrags verpflichtet ist, die Arbeitsbedingungen gegenüber den Mitarbeitern zu klären.

Artikel 15 (Klärung der Arbeitsbedingungen)
Der Arbeitgeber muss bei Abschluss des Arbeitsvertrags die Löhne, Arbeitszeiten und andere Arbeitsbedingungen gegenüber dem Arbeitnehmer klarstellen. In diesem Fall müssen die Angelegenheiten bezüglich Löhnen und Arbeitszeiten sowie andere vom Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales festgelegte Angelegenheiten auf die vom Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales festgelegte Weise geklärt werden.

Die Inhalte von “Löhnen, Arbeitszeiten und anderen Arbeitsbedingungen” sind in der Durchführungsverordnung zum Arbeitsstandards-Gesetz festgelegt, und die folgenden mit Telearbeit verbundenen Inhalte müssen unbedingt geklärt werden:

• Angelegenheiten bezüglich des Arbeitsortes und der auszuführenden Tätigkeiten
• Angelegenheiten bezüglich der Arbeitsbeginn- und -endzeiten, der Existenz von Überstunden, Pausenzeiten, Ruhetagen, Urlaub und der Umstellung der Arbeitszeitpunkte bei Aufteilung der Arbeitnehmer in zwei oder mehr Gruppen
• Angelegenheiten bezüglich der Festlegung, Berechnung und Zahlungsmethode von Löhnen (ausgenommen Abfindungen und gelegentlich gezahlte Löhne), der Lohnabrechnungs- und Zahlungszeiträume sowie der Lohnerhöhungen

Um diese “Arbeitsbedingungen” zu ändern, ist im Arbeitsvertragsgesetz grundsätzlich eine individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vorgesehen. Allerdings darf auch eine Änderung durch Vereinbarung die im Arbeitsreglement festgelegten Arbeitsbedingungen nicht unterschreiten.

Änderungen der Arbeitsbedingungen können auch durch Änderungen des Arbeitsreglements erfolgen, aber in diesem Fall müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein:

• Die Mitarbeiter müssen über das geänderte Arbeitsreglement informiert werden
• Der Grad der Nachteile, die die Mitarbeiter durch die Änderung des Arbeitsreglements erleiden, und die Notwendigkeit der Änderung müssen angemessen sein

Unter Berücksichtigung des Vorstehenden kann davon ausgegangen werden, dass bei Telearbeit auf Anweisung des Unternehmens grundsätzlich keine Gehaltskürzung ohne Zustimmung der Mitarbeiter möglich ist, es sei denn, im Arbeitsreglement ist eine Regelung für “Telearbeit” vorgesehen.

Wenn Sie mehr über Arbeitsverträge (Arbeitsverträge) wissen möchten, lesen Sie bitte den folgenden Artikel zusammen mit diesem Artikel.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement [ja]

Gehaltskürzung bei Mitarbeiterwunsch nach Telearbeit

Wenn ein Mitarbeiter Telearbeit beantragt und das Unternehmen zustimmt, können gemäß Artikel 8 des japanischen Arbeitsvertragsgesetzes (Japanisches Arbeitsvertragsgesetz) die Arbeitsbedingungen geändert werden. Dabei werden in der Regel neben dem “Arbeitsort” auch “Arbeitsinhalt”, “Arbeitszeit” und “Lohn” berücksichtigt.

Wenn beispielsweise in den Arbeitsregeln Büroarbeit festgelegt ist und ein Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, kann dies zu mehr Zeit für Kinderbetreuung oder Pflege führen. Eine Gehaltskürzung aufgrund einer Vereinbarung ist in diesem Fall kein Problem, aber bei den unten beschriebenen Fällen ist Vorsicht geboten.

Überstundenkürzung aufgrund von “Arbeit außerhalb des Betriebs”

Wenn ein Mitarbeiter durch Telearbeit außerhalb des Büros arbeitet und bestimmte Bedingungen erfüllt sind, kann das in den japanischen Arbeitsstandards festgelegte “System der angenommenen Arbeitszeit außerhalb des Betriebs” angewendet werden, und es wird angenommen, dass die in den Arbeitsregeln festgelegte reguläre Arbeitszeit gearbeitet wurde.

Artikel 38, Absatz 2, Absatz 1
Wenn ein Arbeitnehmer ganz oder teilweise außerhalb des Betriebs arbeitet und es schwierig ist, die Arbeitszeit zu berechnen, wird angenommen, dass er die reguläre Arbeitszeit gearbeitet hat. Allerdings wird in Fällen, in denen es normalerweise notwendig ist, über die reguläre Arbeitszeit hinaus zu arbeiten, um die Aufgabe zu erfüllen, angenommen, dass die für die Erfüllung der Aufgabe normalerweise erforderliche Zeit gearbeitet wurde, wie vom Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales festgelegt.

Wenn das “System der angenommenen Arbeitszeit außerhalb des Betriebs” angewendet wird, entstehen keine Überstunden, es sei denn, es handelt sich um spezielle Fälle, in denen immer eine Arbeit über die reguläre Arbeitszeit hinaus erforderlich ist.

Es ist jedoch zu beachten, dass das “System der angenommenen Arbeitszeit außerhalb des Betriebs” nicht angewendet wird, wenn die folgenden zwei Anforderungen nicht erfüllt sind:

• Die Informations- und Kommunikationstechnologie ist nicht ständig in der Lage, auf Anweisungen des Unternehmens zu reagieren.
• Die Arbeit wird nicht ständig auf der Grundlage spezifischer Anweisungen des Arbeitgebers ausgeführt.

Das bedeutet, dass es nicht als schwierig angesehen wird, die Arbeitszeit zu berechnen, es sei denn, 1. es ist den Mitarbeitern erlaubt, die Kommunikation frei zu trennen oder sich von den Informations- und Kommunikationsgeräten zu entfernen, 2. es gibt keine Verpflichtung, sofort auf die Anweisungen des Unternehmens zu reagieren, und 3. die Arbeit wird nicht auf der Grundlage spezifischer Anweisungen des Unternehmens ausgeführt.

Gehaltskürzung aufgrund von “Ausfallzeiten”

Bei Telearbeit, wie z.B. Heimarbeit, wird die Zeit, in der ein Mitarbeiter von der Arbeit abwesend ist, als “Ausfallzeit” bezeichnet.

Seit dem 1. April 2019 (Heisei 31) ist es für Unternehmen durch das “überarbeitete japanische Arbeitsschutzgesetz” verpflichtend, “eine objektive Kontrolle der Arbeitszeit” durchzuführen. Unternehmen müssen daher den Beginn und das Ende der Arbeitszeit jeden Arbeitstag überprüfen und die Arbeitszeit genau aufzeichnen.

Wenn beispielsweise die reguläre Arbeitszeit von 9:00 bis 18:00 Uhr mit einer Stunde Pause ist und es “Ausfallzeiten” gibt, kann die Arbeitszeit verkürzt werden. Daher können 1. eine Verschiebung der Arbeitszeit, 2. die Inanspruchnahme von Jahresurlaub auf Stundenbasis und 3. eine Gehaltskürzung in Betracht gezogen werden.

Bei den Optionen 1 und 2 sind jedoch Änderungen der Arbeitsregeln oder die Abschluss von Arbeitsvereinbarungen erforderlich, und bei Option 3 handelt es sich um eine Änderung der Arbeitsbedingungen, die eine individuelle Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter oder eine Änderung der Arbeitsregeln erfordert.

Im Falle einer Vermeidung einer Infektion mit dem neuen Coronavirus

Wenn ein Mitarbeiter die Erlaubnis für Telearbeit zum gleichen Lohn beantragt, um eine Infektion mit dem neuen Coronavirus zu vermeiden, wird die Angemessenheit anhand der folgenden Punkte beurteilt:

• Es ist objektiv klar, dass das Risiko einer Infektion mit dem neuen Coronavirus hoch ist, wenn man ins Büro geht, weil die Maßnahmen des Unternehmens gegen Infektionskrankheiten unzureichend sind.
• Es ist möglich, eine Sicherheitsumgebung zu erhalten, die der des Büros entspricht, auch außerhalb des Büros, und es gibt keine Behinderung bei der Ausführung der Arbeit.

Wenn das Unternehmen nicht die üblichen Maßnahmen gegen Infektionskrankheiten ergreift und die oben genannten Bedingungen nicht erfüllt sind, kann es den Mitarbeitern befehlen, ins Büro zu kommen, und wenn sie sich weigern, können disziplinarische Maßnahmen einschließlich Gehaltskürzungen und Entlassungen ergriffen werden.

Es ist jedoch zu beachten, dass unter einem Notstand, auch wenn die Bedingungen für Telearbeit nicht vollständig erfüllt sind, die Sicherheit von Leben und Körper Vorrang hat und disziplinarische Maßnahmen oder Entlassungen gegen Mitarbeiter, die sich für Telearbeit entscheiden, als ungültig angesehen werden können.

Zusammenfassung

Bis hierhin haben wir mögliche Fälle und zugehörige Gesetze bezüglich der Lohnunterschiede zwischen Büroarbeit und Telearbeit während der Corona-Krise erläutert.

Wenn die Arbeitszeiten und andere Arbeitsbedingungen zwischen Büroarbeit und Telearbeit variieren, ist es notwendig, Bestimmungen bezüglich der Telearbeit in die Arbeitsordnung aufzunehmen.

Zudem gibt es Fälle, in denen nicht nur Änderungen der Arbeitsordnung, sondern auch Abschlüsse von Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Vereinbarungen erforderlich sind, wenn Systeme wie “Flexible Arbeitszeiten” oder “Arbeitszeiten außerhalb des Arbeitsplatzes” im Zusammenhang mit der Einführung von Telearbeit eingeführt werden. Daher empfehlen wir, sich im Voraus mit einem Anwalt zu beraten, der über umfangreiches Fachwissen und Erfahrung in Bezug auf das japanische Arbeitsstandardsrecht verfügt, anstatt eigenständig zu urteilen.

Maßnahmen unserer Kanzlei

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei ist eine Kanzlei mit hoher Fachkompetenz in IT, insbesondere Internet und Recht. Mit der Corona-Krise wird die Nützlichkeit von Homeoffice in der Zukunft noch stärker ins Rampenlicht rücken. Andererseits ist die Realität, dass viele Unternehmen noch dabei sind, ihre Arbeitsumgebung für das Homeoffice und ihre Vertragsbeziehungen zu organisieren. Unsere Kanzlei analysiert die rechtlichen Risiken von bereits gestarteten oder geplanten Geschäften unter Berücksichtigung verschiedener gesetzlicher Vorschriften und strebt eine Legalisierung an, ohne das Geschäft so weit wie möglich zu stoppen. Details finden Sie im folgenden Artikel.