Drei Gründe, warum die Überwachung von Firmen-E-Mails nicht gegen die Privatsphäre verstößt

In vielen Unternehmen wird E-Mail für interne und externe Kommunikation verwendet. Wenn ein Unternehmen den Inhalt von Mitarbeiter-E-Mails überwacht und untersucht, stellt sich die Frage, ob dies eine Verletzung der Privatsphäre darstellt.

Für Unternehmensleiter könnte es aufgrund des wachsenden Bewusstseins für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien von Interesse sein, Mitarbeiter-E-Mails zu überwachen und zu untersuchen.

Um es kurz zu machen, aus den drei Gründen, die in diesem Artikel erläutert werden, wird interpretiert, dass es nicht illegal ist, wenn ein Unternehmen die E-Mails seiner Mitarbeiter überwacht und untersucht. Es ist jedoch zu beachten, dass nicht jede Art von Überwachung und Untersuchung zulässig ist.

In diesem Artikel werden wir für Unternehmensleiter erklären, welche Art von Überwachung und Untersuchung zulässig ist, und dabei auch tatsächliche Gerichtsentscheidungen vorstellen.

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Gründe, warum es Unternehmen erlaubt ist, die E-Mails ihrer Mitarbeiter zu überwachen und zu untersuchen

Grund 1: Zur Aufrechterhaltung der Unternehmensordnung

Ein Unternehmen hat das Recht, seine Ordnung zu wahren, da es als Organisation handeln muss, um zu funktionieren. Um die Ordnung im Unternehmen zu wahren, muss es “Fehlversendungen von E-Mails” durch Mitarbeiter verhindern und Infektionen durch Viren stoppen.

Insbesondere wenn es zu “Fehlversendungen von E-Mails” durch Mitarbeiter kommt, besteht auch die Gefahr, dass Unternehmensgeheimnisse durchsickern. Daher wird angenommen, dass es dem Unternehmen als Recht zur Aufrechterhaltung der Unternehmensordnung gestattet ist, die Geschäftsmails seiner Mitarbeiter zu überprüfen.

Grund 2: Nutzung der Unternehmenseinrichtungen

Die Computer, die Mitarbeiter im Unternehmen verwenden, und die Mobiltelefone, die ihnen vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, sind in den meisten Fällen Eigentum und Einrichtungen des Unternehmens. Selbst wenn Mitarbeiter ihre eigenen Laptops mitbringen und damit arbeiten, sollten sie E-Mails über die Kommunikationsleitungen, Mailserver usw. des Unternehmens senden und empfangen.

Mit anderen Worten, zu den Einrichtungen des Unternehmens gehören auch die von den Mitarbeitern für geschäftliche Zwecke genutzten Computer, Mobiltelefone und das System selbst. Da es sich um Einrichtungen des Unternehmens handelt, kann das Unternehmen davon ausgehen, dass es das Recht hat, die E-Mail-Nutzung seiner Mitarbeiter zu überprüfen.

Grund 3: Es besteht eine Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit

Die “Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit” bezieht sich auf die “Pflicht des Arbeitnehmers, während der Arbeitszeit den Anweisungen des Arbeitgebers zu folgen und sich ausschließlich seiner beruflichen Tätigkeit zu widmen”. In den Gesetzen für nationale und lokale Beamte (japanische National Civil Service Law und Local Civil Service Law) ist diese Pflicht ausdrücklich festgelegt.

Für private Arbeitnehmer gibt es jedoch kein Gesetz, das die Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit ausdrücklich festlegt. Es wird jedoch angenommen, dass diese Pflicht als eine mit dem Arbeitsvertrag verbundene Pflicht besteht.

Das Unternehmen kann untersuchen, ob die Arbeitnehmer ehrlich arbeiten, d.h. ob sie ihre Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit und ihre Geheimhaltungspflicht einhalten und ob sie keine Informationen durchsickern lassen. Die Überprüfung von E-Mails kann als Teil dieser Untersuchung angesehen werden.

Aber können Unternehmen und Vorgesetzte die E-Mails der Mitarbeiter ohne deren Zustimmung unbegrenzt einsehen?

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【Fallbeispiel ①】 Überwachung von Firmen-E-Mails und sexuelle Belästigung

Wir stellen einen Fall vor, in dem ein Firmenmitarbeiter Schadenersatz von der Firma verlangte, weil er der Meinung war, dass die Überwachung seiner privaten E-Mails durch seinen Vorgesetzten ohne Zustimmung eine Verletzung seiner Privatsphäre darstellt. Das Urteil lautete, dass es keine Verletzung der Privatsphäre gab.

Zusammenfassung des Falls

Die Klägerin, eine weibliche Mitarbeiterin X1, interpretierte eine E-Mail von ihrem direkten Vorgesetzten, dem Beklagten Y (Abteilungsleiter), in der er sie bat, ihm die Probleme ihrer Abteilung zu erläutern, als eine Einladung zum Essen und fühlte sich dadurch belästigt. Sie konsultierte ihren Ehemann X2.

X1, die starke Abneigung empfand, versuchte, X2 eine E-Mail mit dem Inhalt “Er mischt sich sogar in die Beziehungen zwischen Frauen ein. Die Herausforderung besteht darin, wie man arbeiten kann, ohne sich einzumischen. Es ist nur eine Einladung zum Trinken” über das firmeninterne Computernetzwerksystem zu senden, aber sie schickte sie versehentlich an Y.

Daraufhin erfuhr Y, dass X versuchte, ihn wegen sexueller Belästigung anzuklagen, und bat die IT-Abteilung des Unternehmens, die E-Mails von X1 zu überwachen.

Nachdem X und Y die Möglichkeit hatten, miteinander zu sprechen, aber keine Einigung erzielen konnten, verklagten X Y wegen sexueller Belästigung und Verletzung ihrer Privatsphäre durch das Lesen ihrer privaten E-Mails ohne Erlaubnis und forderten Schadenersatz aufgrund ungesetzlicher Handlungen.

Y wiederum reichte eine Gegenklage ein, da er der Meinung war, dass die Anschuldigungen von X, er habe sie sexuell belästigt, eine Verleumdung darstellten.

Hauptstreitpunkte

In diesem Fall waren sowohl die Frage, ob es sexuelle Belästigung durch Y gab, als auch die Frage, ob die Anschuldigungen von X eine Verleumdung darstellten, Streitpunkte. Im Folgenden werden wir uns jedoch darauf konzentrieren, ob die Überwachung der E-Mails von X durch Y eine Verletzung der Privatsphäre darstellt, und das Urteil des Gerichts betrachten.

Urteil des Gerichts

Zunächst stellte das Gericht fest, ob die private Nutzung von Firmen-E-Mails erlaubt ist, wie folgt:

Als Arbeitnehmer, der ein soziales Leben führt, ist es selbstverständlich, dass es erlaubt ist, das Telefonsystem des Unternehmens als Kontaktadresse für die normale Kommunikation im täglichen sozialen Leben zu nutzen. Darüber hinaus sollte es als gesellschaftlich akzeptabel angesehen werden, das Telefonsystem des Unternehmens für ausgehende Anrufe zu nutzen, solange dies die Ausführung der Aufgaben im Unternehmen nicht behindert und die wirtschaftliche Belastung für das Unternehmen sehr gering ist. Dies gilt grundsätzlich auch für den Versand und Empfang privater E-Mails über das Netzwerksystem des Unternehmens.

Urteil des Bezirksgerichts Tokio vom 3. Dezember 2001 (Heisei 13)

Mit anderen Worten, es ist erlaubt, dass Mitarbeiter das E-Mail-System des Unternehmens für private Zwecke nutzen, solange dies in einem notwendigen und angemessenen Rahmen geschieht.

Andererseits stellte das Gericht fest, dass die Überwachung von Firmen-E-Mails in diesem Fall keine Verletzung der Privatsphäre darstellt, wie folgt:

Der Schutz der Privatsphäre, den ein Arbeitnehmer erwarten kann, wenn er E-Mails für private Zwecke über das firmeninterne Netzwerksystem verwendet, ist erheblich geringer als bei der normalen Nutzung eines Telefons. Es ist angemessen zu urteilen, dass eine Verletzung des Rechts auf Privatsphäre nur dann vorliegt, wenn die Überwachung über das gesellschaftlich akzeptable Maß hinausgeht, nachdem die Absicht, die Mittel und die Art und Weise der Überwachung sowie der daraus resultierende Nachteil für die überwachte Person berücksichtigt wurden. Dies gilt insbesondere, wenn jemand, der nicht in einer verantwortlichen Position ist und keine Pflicht hat, die private Nutzung von E-Mails durch Mitarbeiter zu überwachen, die Überwachung durchführt, oder wenn jemand, der in einer verantwortlichen Position ist, die Überwachung aus rein persönlicher Neugier ohne jegliche berufliche Notwendigkeit durchführt, oder wenn die Überwachung heimlich und nach eigenem Ermessen durchgeführt wird, ohne dass die Tatsache der Überwachung gegenüber der Verwaltung oder anderen internen Dritten offengelegt wird.

Ebenda

Das bedeutet, dass “die Überwachung durch den Beklagten nicht über das gesellschaftlich akzeptable Maß hinausging und der Kläger diese Art von Überwachung hinnehmen musste”.

Wichtige Punkte im Urteil: Überwachung als Geschäftsführer ist möglich

Im Urteil wurde festgestellt, dass die folgenden Arten von Überwachung “über das gesellschaftlich akzeptable Maß hinausgehen”:

1. Wenn jemand, der nicht in der Position ist, die private Nutzung von E-Mails durch Mitarbeiter zu überwachen (nicht in der Geschäftsführung), die Überwachung durchführt
2. Wenn die Überwachung durch eine verantwortliche Person durchgeführt wird, aber es keinen vernünftigen Grund für die Überwachung gibt (wenn die Überwachung aus persönlicher Neugier durchgeführt wird)
3. Wenn die Überwachung heimlich und nach eigenem Ermessen durchgeführt wird, ohne dass die Tatsache der Überwachung gegenüber Dritten offengelegt wird

In diesem Fall würde Punkt 1 bedeuten, dass der Beklagte der Abteilungsleiter war und die Überwachung auf Anfrage der zuständigen Abteilung fortsetzte, und dass er nicht ausschließlich persönlich die Überwachung fortsetzte.

Es ist zu beachten, dass in diesem Unternehmen zu dieser Zeit die private Nutzung von E-Mails nicht strikt verboten war und die Mitarbeiter nicht im Voraus darüber informiert wurden, dass das Unternehmen sie lesen könnte.

Selbst in solchen Fällen ist es erlaubt, dass das Unternehmen oder der Vorgesetzte die E-Mails der Mitarbeiter überwacht, solange dies nicht über das gesellschaftlich akzeptable Maß hinausgeht.

【Fallbeispiel ②】 Untersuchung von E-Mails eines Mitarbeiters, der verdächtigt wird, Verleumdungen im Unternehmen zu verbreiten

Wir erklären einen Fall, in dem ein Unternehmen einen Mitarbeiter befragt hat, der verdächtigt wurde, der Absender einer Verleumdungs-E-Mail zu sein, die im Unternehmen verschickt wurde. Dabei wurden private E-Mails entdeckt, die im Zuge der Untersuchung dieses Vorfalls gefunden wurden.

In diesem Fall wurde keine Verletzung der Persönlichkeitsrechte wie Ehre oder Privatsphäre durch die Untersuchung anerkannt. Darüber hinaus wurden die zuvor erwähnten Punkte “Aufrechterhaltung der Unternehmensordnung” und “Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit” diskutiert.

Zusammenfassung des Falls

Mehrere E-Mails, die Mitarbeiter A verleumdeten, wurden an den Leiter der Verwaltungsabteilung gesendet. Das Unternehmen untersuchte den Fall, nachdem es eine Beschwerde von A erhalten hatte. Es stellte sich heraus, dass die betreffenden E-Mails von einem Computer gesendet wurden, den die Vertriebsabteilung gemeinsam nutzte, und dass sie über eine Freemail-Adresse an die interne E-Mail-Adresse von A gesendet wurden.

Aufgrund der in der E-Mail erwähnten Umstände, die nur wenige Personen kannten, wurde Kläger X verdächtigt, der Absender zu sein, da er ein Motiv hatte, die Beziehung zwischen A und Mitarbeiterin B zu stören. Daraufhin wurde eine erste Befragung durchgeführt.

Da der Kläger die Absendung abstritt, untersuchte das Unternehmen etwa ein Jahr lang die E-Mail-Kommunikationsaufzeichnungen des Klägers auf dem firmeneigenen und verwalteten Fileserver, konnte jedoch keine Beweise finden, die auf eine Beteiligung des Klägers an der Verleumdungs-E-Mail hindeuteten.

Im Zuge der Untersuchung wurde jedoch das Vorhandensein einer großen Anzahl von privaten E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten durch X offenbart.

Daraufhin führte das Unternehmen zwei weitere Befragungen von X durch, bezüglich der Verleumdungs-E-Mail und der privaten E-Mails. Danach wurde X wegen Verstoßes gegen die Arbeitsordnung durch private E-Mails gerügt (Aufforderung zur Einreichung einer schriftlichen Erklärung).

X reichte daraufhin eine Klage auf Schadenersatz gegen das Unternehmen ein, mit der Begründung, dass die Art und Weise der Befragung seine Persönlichkeitsrechte wie Ehre verletzt habe und dass das Unternehmen seine E-Mails untersucht, diese von Dritten einsehen lassen und sie ihm nicht zurückgegeben habe, was sein Eigentumsrecht und sein Recht auf Privatsphäre in Bezug auf persönliche Informationen im privaten Leben verletzt habe.

Hauptstreitpunkte

In diesem Fall war ein Streitpunkt, ob die Befragung eine Verletzung der Persönlichkeitsrechte darstellt. Im Folgenden werden wir uns jedoch darauf konzentrieren, ob die Untersuchung von E-Mails zur Lösung interner Probleme eine Verletzung des Rechts auf Privatsphäre darstellt, und uns das Urteil des Gerichts ansehen.

Urteil des Gerichts

Das Gericht stellte in Bezug auf die E-Mail-Untersuchung fest, dass die E-Mail-Untersuchung in diesem Fall keine Verletzung des Rechts auf Privatsphäre darstellt.

Es gab vernünftige Gründe, den Kläger als Absender der Verleumdungs-E-Mail zu verdächtigen, und obwohl er in der Befragung bestritt, der Absender zu sein, konnte er den Verdacht nicht ausräumen. Daher war es notwendig, weitere Untersuchungen durchzuführen. Da der Vorfall mit der Verwendung von E-Mails im Unternehmen stattfand, bestand die Möglichkeit, dass Informationen, die zur Identifizierung des Täters führen könnten, in den E-Mail-Dateien des Klägers enthalten waren, und es war notwendig, deren Inhalt zu überprüfen. Darüber hinaus wurde durch die Offenlegung einer großen Anzahl von privaten E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten durch den Kläger die Notwendigkeit einer weiteren Untersuchung in Bezug auf den Kläger deutlich. Ob es sich um private E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten handelt oder nicht, kann nicht genau anhand des Betreffs allein beurteilt werden, sondern muss aus dem Inhalt beurteilt werden. Keine der Untersuchungen kann als rechtswidrige Handlung angesehen werden, die die geistige Freiheit des Klägers über das gesellschaftlich akzeptable Maß hinaus verletzt hat.

Tokyo District Court, 26. Februar 2002 (Heisei 14)

Obwohl es geringfügige Unterschiede in der Wortwahl gibt, kann man sagen, dass auch in diesem Fallbeispiel das Urteil aus der Perspektive “Überschreitet es das gesellschaftlich akzeptable Maß?” getroffen wurde.

Wichtige Punkte im Urteil: Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit und Aufrechterhaltung der Unternehmensordnung

Das Gericht stellte auch Folgendes fest:

Private E-Mails verstoßen natürlich gegen die Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit des Absenders, der die E-Mail erstellt und sendet, und gegen die Unternehmensordnung, indem sie die Einrichtungen des Unternehmens für private Zwecke nutzen. Sie behindern auch die Arbeit des Empfängers, indem sie ihn dazu bringen, private E-Mails zu lesen. Darüber hinaus gibt es in diesem Fall eine erhebliche Anzahl von Fällen, in denen der Empfänger aufgefordert wurde, zu antworten, und tatsächlich private E-Mails als Antwort gesendet wurden. Dies bedeutet nicht nur, dass der Absender gegen seine Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit und andere Pflichten verstößt, sondern auch, dass er den Empfänger dazu bringt, eine Antwort zu erstellen und zu senden, wodurch der Empfänger gegen seine Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit und die Unternehmensordnung verstößt, indem er die Einrichtungen des Unternehmens für private Zwecke nutzt.

Ebenda

Mit anderen Worten, wenn ein Verstoß gegen die Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit (vernünftigerweise) anerkannt wird, wird die Notwendigkeit und Angemessenheit einer E-Mail-Untersuchung wie in diesem Fall zur Aufrechterhaltung der Unternehmensordnung anerkannt.

Andererseits ist Vorsicht geboten, da selbst wenn keine Verletzung des Rechts auf Privatsphäre vorliegt, die Methode usw. andere Persönlichkeitsrechte wie Ehre verletzen kann.

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Klare Arbeitsregeln bezüglich Mitarbeiter-E-Mails

Es ist wichtig, dass Unternehmen klare Regeln für Mitarbeiter-E-Mails festlegen und diese im Voraus mit den Mitarbeitern teilen, um die Überprüfung von E-Mails auf angemessene Weise durchzuführen.

Da die Regeln für Mitarbeiter-E-Mails für alle Mitarbeiter gelten sollten, ist es ratsam, diese in Form von Arbeitsregeln festzulegen.

Wenn die Regeln für Mitarbeiter-E-Mails als Arbeitsregeln klar definiert sind, ist die Wahrscheinlichkeit von Problemen mit den Mitarbeitern geringer, wenn ihre E-Mails aus dem Grund “Verstoß gegen die Arbeitsregeln” überprüft werden.

Zusammenfassung: Bei Problemen mit der Überwachung von Mitarbeiter-E-Mails sollten Sie einen Anwalt konsultieren

Ich denke, es gibt Unternehmen, die eine gewisse Menge an privaten E-Mails im Geschäftsbetrieb zulassen. Allerdings darf dies nicht über das zulässige Maß hinausgehen.

Außerdem darf ein Unternehmen nicht bedingungslos E-Mails überwachen oder untersuchen. Dies ist nur zulässig, um die Unternehmensordnung aufrechtzuerhalten, die Pflicht zur Konzentration auf die Arbeit zu erfüllen und die Unternehmensausstattung zu schützen.

Um zu beurteilen, ob die Überwachung von Mitarbeiter-E-Mails eine Verletzung des Rechts auf Privatsphäre darstellt, und um Arbeitsregeln zu erstellen, ist ein hohes Maß an Fachwissen erforderlich. Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Beurteilung der Situation oder bei der Erstellung oder Änderung von Arbeitsregeln haben, sollten Sie unbedingt einen Anwalt konsultieren.

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