Was ist die Beurteilung der Wirksamkeit einer disziplinarischen Entlassung aufgrund privater E-Mails im Unternehmen?

Es ist nicht möglich, eine disziplinarische Entlassung gegenüber Mitarbeitern ohne Grund durchzuführen. Wenn es einen Grund für die Disziplinarmaßnahme gibt, kann eine angemessene Disziplinarmaßnahme auf der Grundlage seiner Boshaftigkeit usw. durchgeführt werden. Dies ist die grundlegende Annahme des Gesetzes.

Wie weit wird also eine disziplinarische Entlassung aufgrund von privaten E-Mails während der Arbeitszeit anerkannt? Um das Ergebnis vorwegzunehmen, es handelt sich nicht nur um die Anzahl der E-Mails, sondern um eine Entscheidung, die auf einer umfassenden Berücksichtigung verschiedener Faktoren basiert. Zum Beispiel,

• Wenn es Arbeitsvorschriften gibt, die private E-Mails verbieten, und wenn diese wörtlich verletzt werden, ist die Entlassung gültig
• Wenn solche Arbeitsvorschriften nicht existieren, ist die Entlassung ungültig

Es ist nicht nur eine solche Entscheidung. Ich werde einige Fälle vorstellen, in denen die Gültigkeit der disziplinarischen Entlassung von Mitarbeitern aufgrund privater E-Mails in früheren Gerichtsentscheidungen in Frage gestellt wurde.

Ist die Überwachung privater E-Mails ein Verstoß gegen die Privatsphäre?

Zunächst einmal, als Grundlage für die Betrachtung dieser Frage, besteht das Problem, ob es rechtlich unbedenklich ist, dass der Arbeitgeber die private E-Mail-Korrespondenz der Mitarbeiter überwacht. Übermäßige Überwachung kann in Bezug auf die Privatsphäre der Mitarbeiter problematisch sein. Wir gehen auf diesen Punkt in einem separaten Artikel ausführlich ein.

https://monolith.law/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

Fall von etwa 1600 Kommunikationen innerhalb von 5 Jahren

Im Folgenden stellen wir einen Gerichtsfall vor, in dem die Wirksamkeit einer disziplinarischen Entlassung aufgrund privater E-Mails in Frage gestellt wurde.

Zunächst gab es einen Fall, in dem ein Lehrer an einer Fachhochschule während der Arbeitszeit einen Computer am Arbeitsplatz benutzte, um sich auf einer sogenannten Dating-Website zu registrieren und eine große Anzahl von E-Mails auszutauschen, und disziplinarisch entlassen wurde. Die Wirksamkeit dieser disziplinarischen Entlassung wurde in Frage gestellt.

Der Beklagte hatte einen von der Klägerschule zur Verfügung gestellten Arbeitscomputer und eine E-Mail-Adresse der Schule verwendet, um sich auf einer Dating-Website zu registrieren und eine große Anzahl von E-Mails mit Frauen, die er auf der Website kennengelernt hatte, auszutauschen (von September 1998 (Heisei 10) bis September 2003 (Heisei 15) wurden jeweils etwa 800 E-Mails gesendet und empfangen, etwa die Hälfte davon während der Arbeitszeit). Aufgrund dessen wurde er disziplinarisch entlassen. Er behauptete, dass die disziplinarische Entlassung eine missbräuchliche Ausübung des Entlassungsrechts und daher ungültig sei, und forderte von der Schule die Bestätigung seiner Position im Arbeitsvertrag sowie die Zahlung von ausstehenden Löhnen und Boni.

In der ersten Instanz wurde festgestellt, dass das Verhalten des Beklagten nicht nur gegen die Pflicht zur ausschließlichen Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit und die Aufrechterhaltung der Disziplin am Arbeitsplatz verstößt, sondern auch Zweifel an seiner Eignung als Lehrer aufwirft und das Ansehen und Vertrauen der Klägerschule betrifft. Es wurde jedoch festgestellt, dass er seine Unterrichts- und andere Aufgaben nicht vernachlässigt hatte und dass seine Handlungen keine erheblichen Auswirkungen auf die Schulgeschäfte hatten. Daher wurde entschieden, dass die disziplinarische Entlassung eine übermäßige Maßnahme und eine missbräuchliche Ausübung des Entlassungsrechts war und daher ungültig ist. Die Forderung nach Zahlung von ausstehenden Löhnen und Boni wurde anerkannt.

In der Berufungsverhandlung, die die Schule eingeleitet hatte, stellte das Gericht fest:

Der Beklagte hatte E-Mails mit dem Inhalt, dass er einen SM-Partner sucht, unter Verwendung einer Adresse gesendet, von der er wissen konnte, dass sie der Klägerschule gehört. Solche E-Mails könnten das Ansehen der Klägerschule schädigen, wenn sie von Dritten eingesehen werden könnten. Dies hat nichts damit zu tun, ob der Beklagte tatsächlich eine Beziehung durch die oben genannten E-Mails hatte oder nicht. Trotz der Tatsache, dass der Beklagte aufgrund seines Arbeitsvertrags mit dem Kläger während der Arbeitszeit ausschließlich den Aufgaben der Klägerschule nachkommen sollte, hatte der Beklagte über einen langen Zeitraum hinweg eine große Anzahl von privaten E-Mails während der Arbeitszeit gesendet und empfangen. Wenn er die dafür aufgewendete Zeit und Energie für seine eigentlichen Aufgaben verwendet hätte, hätte er noch bessere Ergebnisse erzielen können. Es ist nicht möglich zu sagen, dass er seine Aufgaben vernachlässigt hat, während er seine Pflicht zur ausschließlichen Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit in einem nicht zu vernachlässigenden Ausmaß vernachlässigt hat.

Fukuoka High Court, Urteil vom 14. September 2005

Das Gericht entschied, dass die disziplinarische Entlassung aufgrund der Verletzung der Pflicht zur ausschließlichen Ausübung der beruflichen Tätigkeit angemessen war.

Obwohl diese Schule keine Nutzungsordnung für Personalcomputer hatte und andere Mitarbeiter diese auch in gewissem Maße privat nutzten, heißt es im Urteil: “Es ist nicht möglich, den Grad des Vertrauensbruchs je nachdem, ob die Schule eine Nutzungsordnung für Personalcomputer hatte oder nicht, zu variieren, und es gibt keine Beweise, die darauf hindeuten, dass es unter den Mitarbeitern der Klägerschule jemanden gab, der zumindest in ähnlichem Maße private E-Mails verschickt hat wie der Beklagte”.

Es ist nicht erlaubt, den Computer am Arbeitsplatz zu missbrauchen und eine große Anzahl von privaten E-Mails auszutauschen, nur weil es keine Nutzungsordnung gibt. Insbesondere in diesem Fall war der Inhalt der E-Mails solcher Art, dass er das Ansehen des Arbeitsplatzes schädigen könnte, und eine strenge Reaktion war unvermeidlich.

https://monolith.law/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith.law/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

Fall von etwa 1700 E-Mails in 6 Monaten

Es gab einen Fall, in dem ein Mitarbeiter, der innerhalb von sechs Monaten etwa 1700 private E-Mails während der Arbeitszeit ausgetauscht hatte, seine Entlassung durch das Unternehmen für ungültig erklärte und das Unternehmen verklagte. Das beklagte Unternehmen hatte den Kläger, der als Systemingenieur mit Abteilungsleiterbehandlung in einem IT-Unternehmen tätig war, zur Kündigung aufgefordert, da er nicht nur über unzureichende Fähigkeiten als Systemingenieur, Managementfähigkeiten in Projekten und Verkaufsfähigkeiten verfügte, sondern auch wenig Motivation für seine Arbeit zeigte und offensichtlich aufgrund mangelnder Fähigkeiten schlechte Arbeitsleistungen erbrachte. In diesen Gesprächen wurde das Problem mit den E-Mails des Klägers angesprochen.

Das beklagte Unternehmen argumentierte, dass der Kläger trotz der Tatsache, dass ihm sein Computer wegen übermäßiger Nutzung des Chats während der Arbeitszeit einmal weggenommen worden war, weiterhin etwa 1700 private E-Mails über den IP-Messenger von NTT Docomo in einem Zeitraum von sechs Monaten gesendet hatte. Der Inhalt dieser E-Mails reichte von Einladungen zum Trinken und Belästigungen von Frauen bis hin zu Aufrufen zur Organisation von Abschiedspartys. Diese Handlungen störten nicht nur die Pflicht des Klägers, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren, sondern behinderten auch die Arbeit seiner Kollegen, die diese E-Mails erhielten. Das Unternehmen behauptete, dass es sich um einen schweren Verstoß gegen die Arbeitsdisziplin und eine erhebliche Verletzung der Pflicht zur Konzentration auf die Arbeit handelte.

Das Gericht stimmte den Argumenten des beklagten Unternehmens hinsichtlich der Anzahl und des Inhalts der E-Mails zu und stellte fest, dass “es offensichtlich ist, dass solche privaten Gespräche während der Arbeitszeit gegen die Dienstordnung und die Pflicht zur Konzentration auf die Arbeit verstoßen. Darüber hinaus ist es offensichtlich, dass es ein ernstes Problem darstellt, dass die Computer und andere Geräte, die der Kläger bei NTT Docomo verwendet hat, vom Kunden nur für geschäftliche Zwecke zur Verfügung gestellt wurden.” Das Gericht erkannte einen Verstoß gegen die Dienstordnung und die Pflicht zur Konzentration auf die Arbeit an, aber

Dennoch ist es aus Erfahrung klar, dass es vorteilhaft ist, in gewissem Maße private Gespräche zu führen, um eine gute Arbeitsumgebung zu schaffen. Angesichts der Tatsache, dass die private Nutzung von Computern und anderen Informationsgeräten in gewissem Umfang normalerweise stillschweigend geduldet wird, kann die private Nutzung durch den Kläger in Bezug auf Häufigkeit und Inhalt als etwas über das normale Maß hinaus angesehen werden. Andererseits, wenn es sich um einen extrem abnormalen Verstoß gegen die Pflicht zur Konzentration auf die Arbeit handeln würde, hätte es Berichte von vielen Kollegen, die dies erhalten haben, an die Manager des Beklagten geben müssen, und es hätte sofort als Problem angesehen und irgendeine Art von Warnung oder Disziplinarmaßnahme gegen den Kläger hätte ergriffen werden müssen. Stattdessen wurde es erst in dieser Klage als Problem angesehen und vom Beklagten angeführt.

Urteil des Bezirksgerichts Tokio vom 22. Juni 2007

Das Gericht berücksichtigte auch, dass das Problem bisher nicht angesprochen worden war, dass es keine Anzeichen für disziplinarische Maßnahmen aufgrund ähnlicher Handlungen gab und dass es in diesem Fall keine Probleme mit Kunden oder anderen gab. Die Klage auf Bestätigung des Beschäftigungsstatus wurde anerkannt und die Zahlung des ausstehenden Gehalts wurde angeordnet. Aus diesen beiden Beispielen kann man schließen, dass private E-Mails nicht nur aufgrund ihrer Anzahl beurteilt werden.

Fall von 32 Austauschen über 13 Monate

Es gab einen Fall, in dem ein Angestellter, der während der Arbeitszeit monatlich 2 bis 3 private E-Mails verschickt hatte, wegen Verstoßes gegen die Arbeitsordnung entlassen wurde und das Unternehmen wegen Missbrauchs des Kündigungsrechts verklagte.

In diesem Unternehmen gab es Arbeitsregeln wie:

• Keine Nutzung des Computers für andere Zwecke als die Arbeit im Unternehmen
• Kein Versand und Empfang von privaten E-Mails im Unternehmen
• Keine Internetverbindung für andere Zwecke als die Arbeit im Unternehmen

Obwohl es diese Regeln gab, wurde der Kläger wegen Verstoßes gegen die Arbeitsordnung angeklagt, weil er trotz der Arbeitszeit zahlreiche E-Mails, die nichts mit der Arbeit zu tun hatten und die andere Mitarbeiter diffamierten, ausgetauscht hatte und auch zahlreiche private E-Mails mit anderen Bekannten ausgetauscht hatte.

Das Gericht stellte fest, dass es während der Arbeitszeit private E-Mails des Beklagten gab, aber:

“Es ist allgemein üblich, während der Arbeitszeit Smalltalk zu führen, Kollegen zu kritisieren oder Gerüchte zu verbreiten, oder Treffen für gesellige Zusammenkünfte zu planen, die nichts direkt mit der Arbeit zu tun haben. Es kann nicht geleugnet werden, dass diese Aktivitäten notwendig sind, um harmonische Arbeitsbeziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Daher ist es nicht zulässig, alle diese Aktivitäten als Verstoß gegen die Pflicht zur ausschließlichen Konzentration auf die Arbeit zu betrachten. Die Arbeitsordnung des Beklagten verbietet den Austausch von privaten E-Mails, hauptsächlich um zu verhindern, dass Mitarbeiter während der Arbeitszeit durch den Austausch von privaten E-Mails ihre Arbeit vernachlässigen. Daher sollte das Problem sein, ob der Austausch von privaten E-Mails durch den Kläger über das gesellschaftlich akzeptable Maß hinausgeht und die Arbeit beeinträchtigt. Nur wenn dies bejaht wird, kann ein Verstoß gegen die Arbeitsordnung geltend gemacht werden.” Urteil vom 18. September 2007 (Heisei 19)

Während es die gleiche Entscheidung wie in früheren Fällen traf, stellte es fest:

“Die Anzahl der privaten E-Mails, die der Kläger zwischen dem 5. April 2004 (Heisei 16) und dem 21. April 2005 (Heisei 17) über einen Zeitraum von etwa 13 Monaten gesendet hat, beträgt nachweislich 32 (① bis ③), was einer Frequenz von 2 bis 3 pro Monat entspricht. Darüber hinaus enthalten die Inhalte unvermeidliche Elemente wie Antworten auf Smalltalk von Geschäftspartnern, Karriereberatung für jüngere Alumni und Planung von geselligen Zusammenkünften mit Mitarbeitern, und es ist schwer zu leugnen, dass einige davon notwendig sind. Es gibt keine Beweise dafür, dass die Erstellung dieser E-Mails viel Zeit in Anspruch nahm und die Arbeit konkret beeinträchtigte.” Ebenda

Es stellte fest, dass “die privaten E-Mails, die der Kläger gesendet hat, nicht über das gesellschaftlich akzeptable Maß hinausgehen und es unmöglich ist, sie als Verstoß gegen die Arbeitsordnung zu betrachten”, und erklärte die Entlassung für ungültig. Unabhängig von den Arbeitsregeln ist es unangemessen, diese Anzahl von E-Mails in Frage zu stellen.

Fall von 28 Interaktionen innerhalb von 7 Monaten

Es gab einen Fall, in dem die Mitarbeiter X1 und X2 der Gesundheitsversicherungsvereinigung gegen die Degradierung und Gehaltskürzung von Y gegen X1 und die Gehaltskürzung gegen X2 vorgingen, da sie behaupteten, dass die Gründe für die Maßnahmen nicht existierten oder dass es sich um einen Missbrauch der Disziplinarbefugnisse handelte und daher ungültig waren. Sie forderten die Bestätigung der Ungültigkeit jeder Maßnahme, die Zahlung des abgezogenen Gehalts, die Bestätigung, dass X1 vor der Maßnahme die Position eines Abteilungsleiters innehatte, und die Zahlung des Unterschieds in den Zulagen vor und nach der Maßnahme.

Die Handlungen, die zur Disziplinarmaßnahme gegen X1 führten, waren wie folgt:

• Er wusste, dass ein Mitarbeiter während der Arbeitszeit private E-Mails austauschte, meldete dies jedoch nicht seinem Vorgesetzten und wies den Mitarbeiter nicht darauf hin.
• Er tauschte selbst private E-Mails mit dem Mitarbeiter aus. Die Handlungen, die zur Disziplinarmaßnahme gegen X2 führten, waren die Installation von Yahoo Messenger auf dem Computer ohne Erlaubnis und die Aufforderung an andere Mitarbeiter, an Gesprächen mit diesem zu teilnehmen.
• Er nutzte den Chat, um während der Arbeitszeit private Kontakte und Gespräche mit externen Personen zu führen.
• Er tauschte während der Arbeitszeit private E-Mails mit anderen Mitarbeitern über den Computer aus.

Ob diese Handlungen gegen die Bestimmungen des Dienstordnung der Vereinigung verstoßen, dass “Mitarbeiter dürfen keine Gegenstände verschwenden oder für private Zwecke verwenden” und “Mitarbeiter dürfen ihren Arbeitsplatz während der Arbeitszeit nicht ohne triftigen Grund verlassen”, und ob, selbst wenn sie verstoßen, die Maßnahmen einen Missbrauch der Disziplinarbefugnisse darstellen, war der Hauptstreitpunkt.

Bezüglich der Maßnahmen wegen privater Computernutzung (erste Maßnahme) wurde festgestellt, dass der private E-Mail-Austausch von X ein Verstoß gegen die Bestimmungen (Verbot der privaten Nutzung von Gegenständen) ist, da er den Computer der Vereinigung für private Zwecke nutzte. Es wurde geprüft, ob dies einen Missbrauch der Disziplinarbefugnisse darstellt. Es wurde festgestellt, dass der private E-Mail-Austausch von X nicht häufig war, dass es in der Vereinigung keine Regeln für die Handhabung von Geschäftscomputern gab und dass es keine Warnungen oder Hinweise auf die private Nutzung von Computern durch die Mitarbeiter gab. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass die Methode zur Untersuchung der Kommunikationsaufzeichnungen fragwürdig war. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass die Gehaltskürzung gegen X gegen Artikel 91 des Arbeitsstandards-Gesetzes (japanisches Arbeitsstandards-Gesetz) verstößt, der besagt, dass “die Gehaltskürzung den halben Tageslohn nicht überschreiten darf”. Daher wurde festgestellt, dass die Gehaltskürzung gegen X im gesellschaftlichen Verständnis zu schwer und unangemessen war und als Missbrauch der Disziplinarbefugnisse ungültig war. (Urteil des Bezirksgerichts Sapporo vom 26. Mai 2005 (2005 im Gregorianischen Kalender))

Bezüglich der Häufigkeit wurde beispielsweise festgestellt, dass X1 nur 28 Mal in etwa 7 Monaten stattfand. Die Vereinigung behauptete jedoch, dass die Kläger die Kommunikationsaufzeichnungen gelöscht hatten und dass es daher viele Fälle von privater Nutzung gab. Das Gericht wies dies jedoch mit der Begründung zurück, dass “Disziplinarmaßnahmen eine Art von Strafe sind und Maßnahmen, die auf bloßen Vermutungen und Spekulationen ohne Beweise beruhen, nicht zulässig sein sollten”.

Zusammenfassung

Am Anfang dieses Artikels haben wir uns gefragt, ab welcher Anzahl private E-Mails als problematisch angesehen werden. Es ist jedoch nicht nur die Anzahl der privaten E-Mails, die als Problem angesehen wird. Es wird gefragt, unter welchen Bedingungen, in welcher Umgebung, mit welcher Häufigkeit und welche Art von privaten E-Mails ausgetauscht werden. Wenn private E-Mails am Arbeitsplatz oder ähnlichen Orten als problematisch angesehen werden, ist es ratsam, sich frühzeitig an einen erfahrenen Anwalt zu wenden.