Meetodid opt-in protseduuride jaoks uudiskirjade saatmisel

E-posti turunduses oli varem keskmes otsepost, kuid interneti leviku tõttu on “uudiskirjade” (e-posti ajakirjade) tähtsus suurenenud.

Uudiskirjade saatmise lihtsus ja kiirus vaid ühe klõpsuga kogu maailma kasutajatele ning madalad kulud on uudiskirjade suur võlu.

Kuid uudiskirjade saatmisel tuleb järgida seonduvaid seadusi ja määrusi, vastasel juhul võib olla karistuseks vangistus või trahv.

Eriti oluline on “opt-in regulatsioon”, millest paljud inimesed ei ole teadlikud. Seetõttu selgitame sel korral lihtsalt ja arusaadavalt, kuidas teha “opt-in protseduure uudiskirjade saatmisel”, mis on vajalik uudiskirjade ohutuks saatmiseks.

Mis on opt-in regulatsioon?

“Opt-in” tähendab, et saaja annab eelnevalt teatud e-kirja saatjale nõusoleku e-kirja saatmiseks. E-kirja reklaami põhimõttelist keeldu saajatele, kes ei ole nõusolekut andnud, nimetatakse “opt-in regulatsiooniks”.

Enne 2008. aasta seadusemuudatust kasutati süsteemi, mis keelas e-kirjade saatmise saajatele, kes olid saatjale teatanud, et nad ei soovi neid vastu võtta (“opt-out”). Kuid kirjade arvu suurenemise tõttu muudeti see “opt-in” süsteemiks.

Opt-in regulatsiooni aluseks on Jaapani “Teatud Elektrooniliste Kirjade Seaduse” (Seadus teatud elektrooniliste kirjade saatmise korraldamise kohta) paragrahv 3 lõige 1.

Paragrahv 3 (Teatud elektrooniliste kirjade saatmise piirangud)
Saatja ei tohi saata teatud elektroonilisi kirju isikutele, kes ei ole järgmised:
1. Isikud, kes on eelnevalt teatanud saatjale või saatmise tellijale (isik, kes on tellinud e-kirja saatmise (see kehtib ainult äriühingute ja ettevõtjate kohta)) soovist saada teatud elektroonilisi kirju
2. Lisaks eelnevale, isikud, kes on saatjale või saatmise tellijale teatanud oma e-posti aadressi vastavalt Siseasjade ja Kommunikatsiooniministeeriumi ja Kabineti määrusele
3. Lisaks eelnevale, isikud, kes on ärisuhtes isikutega, kes tegelevad äritegevusega, mis on seotud reklaami või reklaamiga, mida tehakse teatud elektrooniliste kirjade abil
4. Lisaks eelnevale, organisatsioonid või isikud (ainult ettevõtjad), kes on avaldanud oma e-posti aadressi vastavalt Siseasjade ja Kommunikatsiooniministeeriumi ja Kabineti määrusele

Teatud elektroonilised kirjad

“Teatud elektroonilised kirjad” on e-kirjad, mida äriühingud või isikud saadavad reklaami või reklaami eesmärgil. Järgmised kirjad kuuluvad “reklaami või reklaami eesmärgil saadetavate e-kirjade” alla:

• E-kirjad, mille saatmise eesmärk on suunata inimesi veebisaidile, mis reklaamib või reklaamib äritegevusega seotud teenuseid või tooteid
• E-kirjad, mis on maskeeritud kui kutseid sotsiaalmeediale, teateid võidetud auhindade kohta, sõprade e-kirju või teateid teistelt liikmetelt liikmeskonna veebisaidil, et suunata inimesi äritegevusega seotud veebisaidile

Siiski ei kuulu järgmised e-kirjad “teatud elektrooniliste kirjade” alla:

• E-kirjad, mis on ärisuhtlused, mis teavitavad tehingutingimustest või nõuavad tasu, mis ei sisalda reklaami ega reklaami ega suuna inimesi reklaami või reklaami veebisaidile
• E-kirjad, mis on lihtsalt hooajalised tervitused, mis ei sisalda reklaami ega reklaami ega suuna inimesi reklaami või reklaami veebisaidile
• E-kirjad, mida saadavad mittetulundusühingud nagu poliitilised organisatsioonid, usulised organisatsioonid, NPO-d ja ametiühingud

Karistused

Kui rikutakse Teatud Elektrooniliste Kirjade Seadust, võivad Siseasjade ja Kommunikatsiooniminister ning Peaminister anda saatjale “vastavuskorralduse”, “paranduskorralduse” või “registreerimise tühistamise”.

Lisaks, kui saatja on saatnud e-kirja vale saatja teabega või ei ole järginud erinevaid korraldusi, võib teda karistada kuni ühe aasta pikkuse vangistuse või kuni miljoni jeeni suuruse trahviga (juriidilise isiku puhul võib lisaks karistada tegutsejat ja määrata juriidilisele isikule kuni 30 miljoni jeeni suuruse trahvi).

Opt-in regulatsiooni erandid

Opt-in regulatsioon lubab teatud elektrooniliste kirjade saatmist lisaks juhtudele, kus saaja on andnud nõusoleku, ka järgmistel juhtudel:

Isikud, kes on teatanud oma e-posti aadressist kirjalikult

Kui olete andnud oma e-posti aadressi sisaldava visiitkaardi või muu kirjaliku dokumendi, on mõistetav, et võite saada e-kirju. Seega, isegi ilma saaja nõusolekuta, on teatud elektrooniliste kirjade saatmine lubatud.

Lisaks, isegi kui te ei ole andnud kirjalikku teadet, on teatud elektrooniliste kirjade saatmine lubatud ka järgmistel juhtudel, kui olete teatanud oma e-posti aadressi veebisaidil või muul viisil:

• Kui reklaam on lisatud olulise sisuga e-kirjadele, nagu “lepingu sõlmimine”, “lepingu sisu”, “tellimuse kinnitamine”
• Kui reklaam on lisatud osale e-kirjadest, mida saadetakse saaja nõusolekul, nagu uudiskirjad
• Kui reklaam on lisatud tingimustena tasuta e-posti aadresside saamiseks, nagu tasuta e-posti teenused

Pange tähele, et online-visiitkaartide vahetamine ei loeta “kirjalikuks teateks”, seega kuulub see opt-in regulatsiooni alla.

Isikud, kellega on ärisuhe

Näiteks, kui klient, kes on avanud konto finantsasutuses, kasutab seda asutust pidevalt, peetakse, et finantsasutusel ja kliendil on ärisuhe. Sellisel juhul on see opt-in regulatsiooni erand.

Siiski, kui olete ostnud veebipoest ainult üks kord, ei peeta, et veebipood ja klient on pidevas ärisuhtes, seega kuulub see opt-in regulatsiooni alla.

Isikud, kes on avaldanud oma e-posti aadressi

E-posti aadressi avaldamise eesmärk on saada e-kirju kolmandatelt isikutelt, seega on teatud elektrooniliste kirjade saatmine lubatud. Siiski, kui on märgitud, et teatud elektrooniliste kirjade vastuvõtmisest keeldutakse, kuulub see opt-in regulatsiooni alla.

Opt-in protseduuri meetod

Nõusoleku saamise viis

Opt-in regulatsiooni kõige olulisem osa on saada vastuvõtja nõusolek konkreetse elektroonilise kirja saatmiseks. Nõusoleku olemasolu kindlakstegemiseks on vaja järgmisi tingimusi:

• Vastuvõtja on teadlik, et konkreetse elektroonilise kirja saatmine toimub
• On olemas “nõusoleku avaldus”

Nõusoleku saamise selgitamiseks on vaja, et vastuvõtja vastaks nõusoleku- või kinnituskirjale.

<Näide>
“※See e-kiri on saadetud neile, kes on osalenud meie seminaridel või on meiega ühendust võtnud. Kui soovite saada meie teenuste ja toodete kohta e-posti teel uudiskirju, palun vastake sellele e-kirjale.

Kuidas nõusolekut saada

Nõusoleku saamiseks peab vastuvõtja olema teadlik ① e-kirja saatjast ja ② asjaolust, et saadetakse reklaami sisaldav e-kiri. Soovitatavad esitlusviisid on järgmised:

• Tõsta esile “suuruse” ja “värviga”
• Paigutada esitusloend “registreerimisnupu” lähedale
• “Soovin saada reklaamikirju” märkeruut on tühi ja vastuvõtja peab ise märke tegema (vaikimisi väljas)
• Kui “Soovin saada reklaamikirju” märkeruut on eelnevalt märgitud (vaikimisi sees), tuleb märke esile tõsta värvide või allajoonimisega
• Kui mitmelt ettevõttelt saadetakse reklaami sisaldavaid e-kirju, tuleb märkida igaühe “tegevusala”, “ettevõtte nimi”, “saidi nimi” jne

Lisaks soovitame vältida vastuvõtja ekslikku “nõusolekut”, kuvades ① konkreetse elektroonilise kirja saatmise nõusoleku ja ② konkreetse elektroonilise kirja pealkirja jms registreerimise kinnitusekraanil.

Soovitatav on topelt opt-in

Topelt opt-in tähendab, et saadetakse kinnitus e-kiri, mis ei sisalda reklaami, vastuvõtja e-posti aadressile, kes on nõustunud e-kirja saatmisega, ja vastuvõtja vastuse abil kinnitatakse konkreetse elektroonilise kirja saatmise “nõusolek”.

Seda soovitatakse kui tõhusat meetodit teiste inimeste e-posti aadresside kasutamise “pettuse” nõusoleku vältimiseks ja vastuvõtja “nõusoleku” tõendamiseks.

Kas telefoni teel “nõusoleku” saamine on võimalik?

Seaduse järgi ei ole nõusoleku saamise viisi piiratud, seega on ka telefoni teel nõusoleku saamine kehtiv. Kuid kuna “nõusoleku tõendamise kirje säilitamine” on kohustuslik, peate säilitama kirje, mis näitab “ajastust” ja “viisi”, kuidas nõusolek saadi.

E-kirja saatja kohustused

E-kirjade, nagu näiteks uudiskirjade saatjatel on lisaks saaja nõusoleku saamisele ka mitmeid kohustusi.

Opt-out ja muud märgised

Spetsiifilise elektroonilise posti seadus (Japanese Specific Electronic Mail Law) ja selle rakenduseeskirjad nõuavad spetsiifilise elektroonilise posti puhul järgmiste märgiste kasutamist:

• E-kirja saatja nimi või ettevõtte nimi
• Saatja aadress
• Märge, et on võimalik opt-out
• E-posti aadress või veebilehe aadress, mida kasutatakse opt-out’iks
• Telefoninumber, e-posti aadress või veebilehe aadress kaebuste või päringute jaoks

<Opt-out märke näide>
“Saate uudiskirja tellimuse igal ajal tühistada, klõpsates lingil kirja lõpus.”

<Opt-out meetodi näide>
“Kui soovite uudiskirja tellimuse tühistada, palun kasutage alljärgnevat URL-i.”
“Uudiskirja teenuse muutmiseks või tühistamiseks klõpsake siia”

Opt-out’iga seoses on oluline, et märgist oleks saajal lihtne märgata, seega tuleb tähelepanu pöörata teksti “suurusele”, “värvile” ja “paigutusele”.

Soovitus lisada privaatsuspoliitika

Soovitame enne veebisaidi “kontaktandmete” kuvamist lisada privaatsuspoliitika, mis käsitleb saaja e-posti aadressi ja muude isikuandmete “avaldamise”, “parandamise”, “kasutamise peatamise” jms kohta.

<Näide>
“Meie ettevõte vastab isikuandmete kaitse seadusele (Japanese Personal Information Protection Law) ning kui meile esitatakse taotlus isikuandmete avaldamiseks, parandamiseks, lisamiseks, kustutamiseks, kasutamise peatamiseks jne (edaspidi “avaldamine jne”), siis pärast taotleja isiku tuvastamist vastame viivitamata vastavalt isikuandmete kaitse seadusele.”

Kui soovite rohkem teada saada “privaatsuspoliitika koostamise punktidest, võttes arvesse isikuandmete kaitse seadust”, siis palun lugege allpool toodud üksikasjalikku kirjeldust koos selle artikliga.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

“Nõusoleku tõendamise kirje” säilitamine

Opt-in regulatsioonide puhul on seaduslikkuse kindlakstegemiseks oluline saaja eelnev “nõusolek”, seega on spetsiifilise elektroonilise posti seaduse (Japanese Specific Electronic Mail Law) paragrahvi 3 lõike 2 kohaselt kohustuslik säilitada “nõusoleku tõendamise kirje”.

Säilitatav sisu

“Nõusoleku tõendamise kirje” säilitamise sisu on üks järgmistest:

• Kirje, mis näitab “elektroonilise posti aadressi”, “ajastust”, “meetodit” jms, mille abil nõusolek saadi
• Kui “nõusolek” saadi kirjalikult, e-posti teel või veebisaidil, siis kirje, mis sisaldab standardseid osi, nagu tekst või ekraani kujundus, mida saaja nägi “nõusoleku” andmisel

Säilitamise periood

Säilitamise periood on põhimõtteliselt määratud ajaks, mis jääb spetsiifilise elektroonilise posti saatmise lõpetamise päevast kuni järgmise kuu lõpuni. Siiski, kui rikutakse seadusi ja määrusi ning saadakse meetme korraldus, võib säilitamise periood muutuda viimase saatmise päeva alusel, seega on vaja olla ettevaatlik.

Kokkuvõte

Selles artiklis oleme üksikasjalikult selgitanud, mis on ① opt-in regulatsioon, ② opt-in regulatsiooni erandid, ③ opt-in protseduuri ja ④ e-kirja saatja kohustused, tuginedes “Konkreetsed elektroonilised postiseadused” (Jaapani ~) ja muudele seotud seadustele ja määrustele.

Tegelikus ärimaailmas võib esineda juhtumeid, mis ei kuulu selles artiklis käsitletud teemade hulka.

Sellistel juhtudel soovitame teil mitte teha iseseisvaid otsuseid, vaid konsulteerida eelnevalt advokaadiga, kellel on ulatuslikud teadmised ja kogemused.