Les dernières avancées des réglementations internes sur l'IA que les entreprises mondiales devraient établir : Gouvernance des filiales à l'étranger et stratégies de déploiement

En l’an de l’ère Reiwa 7 (2025), l’implémentation sociale de l’IA générative progresse à un rythme accéléré. Pour les entreprises, l’élaboration de “règlements internes sur l’IA” n’est plus simplement un moyen d’éviter les risques, mais elle évolue vers une base de gestion cruciale qui influence la compétitivité mondiale.

Pour les organisations qui développent leurs activités à l’étranger, se conformer uniquement aux lois et directives japonaises ne suffit pas. Il est essentiel de comprendre et d’adapter les exigences légales transfrontalières, telles que la loi européenne sur l’IA (EU AI Act), les mesures provisoires de gestion de l’IA générative en Chine, et les diverses lois complexes sur la protection des données appliquées dans chaque État des États-Unis.

Dans cet article, nous clarifions les défis spécifiques auxquels font face les entreprises japonaises ayant des implantations à l’étranger. Nous détaillons une méthode de regroupement stratégique des implantations basée sur les similitudes des législations sur la protection des données de chaque pays, ainsi que des directives pour concevoir des “règlements internes sur l’IA” qui allient efficacement rapidité de déploiement et conformité. Ces explications s’appuient sur les dernières directives officielles et des connaissances pratiques.

Nécessité et Importance Stratégique des Règlements Internes sur l’IA dans le Déploiement Global

Dans l’environnement commercial moderne, l’IA générative est devenue une infrastructure indispensable pour l’efficacité des opérations, la réduction des coûts et l’amélioration de la prise de décision. Selon le Livre blanc sur les communications et l’information de l’année Reiwa 6 (2024), plus de 90 % des entreprises dans des pays majeurs comme les États-Unis, l’Allemagne et la Chine utilisent l’IA générative dans certaines de leurs opérations. En revanche, le taux d’utilisation parmi les entreprises japonaises reste autour de 70 %, ce qui montre un écart persistant au niveau international. Pour combler cet écart et assurer un avantage compétitif sur le marché mondial, il est urgent de mettre en place des “règlements internes sur l’IA” au sein de l’ensemble de l’organisation, y compris les filiales à l’étranger.

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Un des plus grands risques auxquels font face les entreprises ayant des filiales à l’étranger est le problème du “shadow AI”, où les employés utilisent l’IA sans l’autorisation de l’entreprise. À l’étranger, l’utilisation de l’IA est souvent plus avancée qu’au Japon, et l’absence de règlements internes solides sur l’IA peut entraîner des fuites d’informations inattendues à l’étranger ou des risques de lourdes amendes pour violation des lois strictes de protection des données locales. Par exemple, dans le cadre des activités au sein de l’UE, l’utilisation de l’IA considérée comme présentant un “risque inacceptable” sera interdite à partir de février de l’année Reiwa 7 (2025) selon la loi sur l’IA de l’UE, et toute infraction pourrait entraîner des amendes de plusieurs dizaines de millions d’euros.

Par conséquent, les “règlements internes sur l’IA” dans les entreprises globales doivent fonctionner non seulement comme une simple traduction des règles nationales, mais aussi comme un “mécanisme de gouvernance” symbolisant un système de gouvernance international. Une stratégie de déploiement à deux niveaux, avec une “politique de base globale” et un “addendum local (règlements supplémentaires par région)” qui s’adapte de manière flexible aux réglementations locales tout en maintenant la gouvernance du siège japonais, devient la norme dans le domaine juridique global actuel.

Conception des Règlements Internes d’IA pour Gérer les Risques Juridiques des Sites Étrangers au Japon

Lors de la conception des “règlements internes d’IA” en vue d’une expansion mondiale, il est essentiel de comprendre que les risques liés à l’utilisation de l’IA générative sont soumis à des interprétations juridiques différentes selon les régions. Les trois principaux risques, à savoir la fuite d’informations, la violation des droits et les hallucinations (fausses informations), doivent être redéfinis dans un contexte international.

En ce qui concerne le risque de fuite d’informations, il existe toujours un danger que les informations confidentielles ou personnelles saisies dans les invites soient réutilisées comme données d’apprentissage par l’IA et divulguées involontairement à des tiers. L’incident où un ingénieur de Samsung Electronics en Corée a saisi le code source confidentiel de l’entreprise dans une IA, entraînant une fuite, a choqué les organisations du monde entier. De telles situations non seulement font perdre la protection en tant que “secret commercial” sous la loi japonaise sur la prévention de la concurrence déloyale, mais constituent également une violation grave des accords de non-divulgation (NDA) conclus avec d’autres entreprises. De plus, dans le cadre de législations étrangères comme le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), l’utilisation des informations personnelles pour “l’apprentissage” peut être considérée comme une utilisation détournée, exposant à des sanctions sévères.

Concernant la violation des droits, notamment le risque de droits d’auteur, les questions portent sur la responsabilité en cas de similitude entre les créations générées par l’IA et les œuvres d’autrui, ainsi que sur l’attribution de la propriété des créations générées par l’IA. L’article 30-4 de la loi japonaise sur le droit d’auteur reconnaît largement l’apprentissage à des fins d’analyse d’information, mais si une œuvre spécifique est utilisée comme référence au stade de la génération et qu’une similitude est constatée, cela constitue une violation. Aux États-Unis, des batailles judiciaires se poursuivent sous l’angle du fair use, tandis qu’en Chine, des jugements reconnaissent certains droits d’auteur aux créations générées par l’IA, montrant ainsi que les décisions judiciaires internationales sont fluctuantes. Dans les “règlements internes d’IA” globaux, il est recommandé d’intégrer des flux opérationnels conformes aux normes les plus strictes, en tenant compte de ces différences régionales.

Quant au risque d’hallucination, c’est-à-dire le phénomène où l’IA produit des mensonges plausibles, il existe des préoccupations concernant la diffamation dans les communications externes et la responsabilité en dommages-intérêts découlant de décisions basées sur des données erronées. Comme souligné dans les “Lignes directrices pour les opérateurs d’IA” du Ministère des Affaires Intérieures et des Communications et du Ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie du Japon, il est crucial de formaliser dans les “règlements internes d’IA” le principe du “Human-in-the-loop”, où l’humain intervient dans la décision finale, pour garantir une sécurité globale minimale.

Regroupement Stratégique des Réglementations sur la Protection des Données et des Politiques Internes d’IA au Japon

Pour accélérer l’expansion internationale, il est efficace de regrouper les pays cibles en fonction de la nature de leurs réglementations légales et de définir les priorités d’action. En tenant compte de la situation internationale actuelle en l’an de l’ère Reiwa 7 (2025), il est possible de les organiser en quatre groupes principaux.

Conformité au RGPD et Groupe de Régulation Stricte (UE, Royaume-Uni, Thaïlande, etc.)

Ce groupe se caractérise par une protection de la vie privée extrêmement stricte, inspirée par le RGPD de l’Union européenne (UE), ainsi que par une réglementation pionnière et globale de l’IA (Loi sur l’IA de l’UE). Dans ce contexte, il est impératif d’obtenir le consentement explicite des personnes concernées et de réaliser une évaluation d’impact sur la protection des données (DPIA) pour la collecte, le traitement et le transfert international des données.

De plus, la Loi sur l’IA de l’UE adopte une approche basée sur les risques, classifiant les systèmes d’IA selon leur niveau de risque, et impose des obligations de transparence et des évaluations de conformité extrêmement strictes pour les systèmes à haut risque. L’utilisation de l’IA dans les sites appartenant à ce groupe entraîne les coûts de conformité les plus élevés, ce qui en fait une zone prioritaire pour la localisation détaillée des “règlements internes sur l’IA”.

Groupe de Renforcement Unique et Priorité à la Sécurité Nationale (Chine, Vietnam, etc.)

Ce groupe met en place des réglementations uniques qui mettent l’accent non seulement sur la protection de la vie privée des individus, mais aussi sur la “sécurité nationale” et “l’intérêt public”, comme le montrent la Loi sur la Protection des Informations Personnelles (PIPL) de Chine et les Mesures Provisoires pour la Gestion des Services d’IA Générative. Parmi les caractéristiques, on trouve l’obligation d’enregistrement des algorithmes d’IA, une surveillance stricte des contenus générés, et l’obligation de stockage des données sur le territoire national (localisation des données).

Dans les bases de ce groupe, il ne suffit pas d’appliquer le “Règlement Interne sur l’IA” du siège japonais. Il est nécessaire de développer un flux opérationnel dédié qui prend en compte les risques politiques locaux et les dernières directives des autorités, ainsi que de mettre en place un système d’audit régulier.

Opt-out et Groupes de Défense des Droits des Consommateurs (États des États-Unis, etc.)

Ce groupe met l’accent sur les droits des consommateurs, tels que le droit de demander la suppression des données ou l’arrêt de leur vente, comme le représente la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA/CPRA). Aux États-Unis, en l’absence d’une loi fédérale unifiée sur la vie privée, les réglementations varient d’un État à l’autre, créant un patchwork législatif. De plus, en ce qui concerne la régulation de l’IA, il existe une situation complexe où le gouvernement fédéral adopte une approche plus souple tandis que les gouvernements des États renforcent leurs réglementations.

Dans ce contexte, il est nécessaire de concevoir des “règlements internes sur l’IA” flexibles, alignés sur les normes les plus strictes, comme celles de l’État de Californie, en tenant compte de la faible stabilité juridique.

Groupe de Régulation Assouplie et Émergente (Japon, certaines régions de l’ASEAN, Amérique du Sud, etc.)

Comme au Japon, cette région privilégie la “gouvernance agile” à travers des lignes directrices et des régulations volontaires (soft law) plutôt qu’une imposition légale stricte (hard law). Les obstacles légaux à l’utilisation de l’IA y sont relativement faibles, facilitant ainsi les expérimentations et les premières mises en œuvre.

Ces centres sont stratégiquement positionnés comme des “cas pilotes pour l’utilisation de l’IA” dans le cadre d’une expansion mondiale. La stratégie efficace consiste à diffuser progressivement les connaissances accumulées en matière d’utilisation et de sécurité vers d’autres groupes soumis à des régulations strictes.

Règles Fondamentales des Régulations Internes sur l’IA pour Concilier Vitesse de Déploiement et Conformité au Japon

Pour que les entreprises globales puissent déployer rapidement l’IA dans le monde entier, il est essentiel de concevoir des règles de base basées sur une “libéralisation progressive” plutôt que d’imposer des règles parfaites dès le départ à tous les sites.

Dans la phase initiale de déploiement, une règle extrêmement simple et stricte, interdisant uniformément l’entrée de données personnelles et d’informations confidentielles majeures, est établie comme principe commun à tous les sites. Cela permet de commencer à utiliser l’IA de manière basique (rédaction de documents généraux, traduction, agrégation d’informations publiques, etc.) tout en évitant les fuites d’informations critiques et les violations de la loi, même avant que les examens juridiques complexes de chaque pays ne soient terminés.

Dans la phase suivante, en fonction de l’importance des besoins commerciaux et de la faiblesse des risques, une “personnalisation (mise en liste blanche)” est mise en œuvre. Par exemple, dans le département marketing, le processus pourrait permettre l’entrée de données spécifiques sur les attributs des clients uniquement si l’utilisation des données d’entrée pour l’apprentissage de l’IA est techniquement garantie comme étant désactivée (opt-out), comme dans le cas de plans payants pour entreprises ou d’utilisation via API. À ce stade, il est crucial d’intégrer dans les “régulations internes sur l’IA” un “flux de travail de demande et d’approbation” où les responsables IT et juridiques de chaque site vérifient la situation locale et obtiennent l’approbation du siège, afin de maintenir la gouvernance sans ralentir la vitesse de déploiement.

De plus, dans le cadre d’un déploiement global, il est également important de clarifier la “responsabilité”. Les “régulations internes sur l’IA” doivent stipuler que les employés locaux et le département concerné assument l’entière responsabilité des résultats des opérations basées sur les résultats générés par l’IA, en positionnant l’IA comme un “outil d’assistance”. Cela permet d’améliorer la résilience organisationnelle en cas de problèmes imprévus.

Stratégies Concrètes pour les Règlements Internes sur l’IA Face aux Nouvelles Régulations de l’UE en Matière d’IA

Pour les entreprises japonaises qui développent leurs activités à l’étranger, l’une des priorités en l’an 7 de l’ère Reiwa (2025) est de se conformer à l’application extraterritoriale de la loi sur l’IA de l’UE. Cette législation s’applique non seulement aux entreprises établies dans l’UE, mais aussi aux systèmes d’IA proposés dans l’UE ou dont les résultats sont utilisés au sein de l’UE.

Lors de l’intégration de la conformité à la loi sur l’IA de l’UE dans les “règlements internes sur l’IA”, il est crucial de se concentrer sur le processus d’« inventaire et classification des actifs IA ». Les entreprises ont l’obligation d’identifier à quel niveau de risque parmi les quatre définis par la loi (inacceptable, élevé, limité, minimal) leurs systèmes d’IA appartiennent. En particulier, si un système est classé comme “IA à haut risque”, utilisé pour des décisions d’emploi, l’éducation, les services financiers ou la gestion des infrastructures, il est impératif de réaliser une évaluation de conformité, de mettre en place un système de gestion de la qualité, de conserver les journaux et d’assurer une surveillance humaine stricte.

En outre, pour les opérations basées en Chine, il est important de noter que, depuis l’an 5 de l’ère Reiwa (2023), la “Réglementation Provisoire sur la Gestion des Services d’IA Générative” exige l’enregistrement des algorithmes et l’évaluation de la sécurité pour les services d’IA ayant une portée publique. Dans les “règlements internes sur l’IA” en Chine, il est vital d’établir des processus d’enregistrement auprès des autorités et de restreindre strictement l’entrée d’informations classées comme “données essentielles” ou “données importantes” pour assurer la continuité des affaires.

Amélioration des Règlements Internes sur l’IA et Pratiques Opérationnelles grâce à la Collaboration avec des Cabinets d’Avocats Étrangers

Pour éviter que les “règlements internes sur l’IA” globaux ne deviennent symboliques et pour qu’ils soient réellement efficaces, il est essentiel que le département juridique du siège japonais ne les élabore pas de manière isolée. Au contraire, il doit établir un “système de co-élaboration et d’exploitation” en étroite collaboration avec des cabinets d’avocats locaux.

La première étape pratique consiste à extraire les “points critiques” nécessitant des modifications, en se basant sur les règlements internes sur l’IA et les lignes directrices élaborés au Japon, et en les confrontant aux systèmes juridiques de chaque pays. Par exemple, il est nécessaire de sélectionner les aspects fortement influencés par les spécificités japonaises, tels que les critères de décision lors de l’utilisation de l’IA, la définition des informations confidentielles, et l’interaction avec le règlement intérieur concernant les sanctions disciplinaires. Ensuite, il faut poser des questions concrètes aux avocats locaux, telles que “Cette application est-elle conforme aux lois locales sur le travail ou la confidentialité ?”

Ensuite, il est important de demander des devis et un soutien en collaboration aux cabinets d’avocats locaux (ou aux partenaires existants). Dans ce processus, il ne suffit pas de déléguer en disant simplement “Veuillez vérifier la conformité légale”. Il est crucial de communiquer précisément le modèle d’affaires de l’entreprise et les scénarios d’utilisation de l’IA (par exemple, l’analyse des données clients européennes par une IA japonaise) pour obtenir une évaluation précise des risques. De plus, dans le cadre d’une expansion multilingue, il est judicieux de ne pas se limiter à donner des instructions pour la traduction en anglais ou en langue locale, mais aussi de considérer la méthode de “back-translation” pour s’assurer que les nuances juridiques sont correctement transmises.

Un cabinet spécialisé dans le droit IT et international, comme le cabinet Monolith, peut servir de hub avec ces cabinets d’avocats étrangers. En clarifiant les instructions, en optimisant les coûts, et en intégrant les règles locales extraites dans les règlements du siège japonais, il soutient la construction de règlements internes sur l’IA véritablement globaux et fonctionnels.

5 étapes pour intégrer les règlements internes sur l’IA dans une organisation et leur révision périodique

Après avoir élaboré des “règlements internes globaux sur l’IA”, le défi suivant consiste à les diffuser parmi les employés de chaque site et à éviter qu’ils ne deviennent obsolètes. Le processus d’intégration suivant, en 5 étapes, est recommandé.

La première étape est le “partage des objectifs d’implémentation à l’échelle mondiale”. La direction doit communiquer non seulement sur la gestion des risques, mais aussi sur les avantages que l’utilisation de l’IA peut apporter aux sites de chaque pays, afin de réduire les obstacles psychologiques des employés.

Lors de la deuxième étape, il s’agit de “déterminer les services utilisables” en fonction des caractéristiques de chaque site. Distribuez des identifiants pour des plans d’entreprise sécurisés et limitez l’utilisation des comptes gratuits personnels à la fois physiquement et par des règles.

La troisième étape consiste à mettre en œuvre une “formation des employés adaptée aux langues et cultures multiples”. Il ne suffit pas de transmettre les règles ; il faut aussi expliquer pourquoi certaines saisies sont dangereuses, en utilisant des exemples concrets (comme des cas de sanctions locales).

À la quatrième étape, surveillez l’utilisation dans chaque site et établissez une boucle de rétroaction pour recueillir les inconvénients des règles et les nouveaux besoins.

Enfin, la cinquième étape consiste à réviser régulièrement les “règlements internes sur l’IA” au moins tous les six mois, en fonction de l’évolution technologique et des modifications législatives dans chaque pays.

En particulier, à partir de l’ère Reiwa 7 (2025), on prévoit une diffusion accrue de technologies plus autonomes telles que les agents IA et l’IA physique. Par conséquent, la définition des “mécanismes d’intervention humaine” évoluera d’une simple vérification à des discussions plus avancées sur l’audit et la répartition des responsabilités. Dans le monde en rapide évolution de l’IA, des règlements figés représentent un risque en soi. Une “gouvernance dynamique” qui reflète constamment la situation internationale actuelle et qui est mise à jour de manière flexible doit être l’objectif des entreprises mondiales.

Résumé : Transformer les Risques en Opportunités grâce à l’Élaboration de Règlements Internes sur l’IA à l’Échelle Mondiale

En l’an de l’ère Reiwa 7 (2025), où l’utilisation de l’IA générative déterminera le destin des entreprises, l’élaboration de “règlements internes sur l’IA” incluant les filiales à l’étranger est une priorité absolue pour la conformité globale. Il est essentiel de ne pas se limiter aux lignes directrices au Japon, mais de comprendre avec précision les réglementations strictes et globales telles que la loi sur l’IA de l’UE, ainsi que les évolutions législatives dynamiques aux États-Unis et en Chine, et de déployer une stratégie basée sur le regroupement des filiales.

Commencer par une règle de base claire, telle que “l’interdiction générale de l’entrée de données personnelles” au stade initial, puis adapter progressivement les mesures en fonction des tâches dont la sécurité a été confirmée, est une méthode réaliste et puissante qui concilie rapidité de déploiement et gestion des risques. De plus, en collaborant avec des cabinets d’avocats locaux, il est possible de mettre en place des “règlements hiérarchiques” qui maintiennent la gouvernance du siège japonais tout en s’adaptant aux lois locales, complétant ainsi une gouvernance mondiale véritablement efficace. L’évolution de la technologie de l’IA ne s’arrête jamais, et l’environnement juridique qui l’entoure est en constante évolution.

Pour que les organisations transforment ce changement en “opportunité” plutôt qu’en “risque”, il est indispensable de faire des efforts continus pour construire un système de gouvernance flexible et solide, en utilisant les “règlements internes sur l’IA” basés sur une expertise spécialisée comme boussole. Pour les entreprises accélérant leur expansion mondiale, aligner les réglementations complexes sur l’IA dans le monde entier avec les besoins commerciaux de l’entreprise est un défi nécessitant une expertise extrêmement avancée. Le cabinet Monolith, avec son équipe spécialisée composée d’avocats en IT et d’ingénieurs, offre des conseils juridiques basés sur une compréhension des technologies de pointe.

Notre cabinet soutient intégralement l’élaboration mondiale des “règlements internes sur l’IA” en s’appuyant sur les trois piliers suivants :

1. Nous construisons une gouvernance visant une conformité totale avec le RGPD, la loi sur l’IA de l’UE, la PIPL chinoise, les lois des États américains, etc., en collaboration étroite avec des cabinets d’avocats locaux et des cabinets partenaires existants dans le monde entier.
2. Nous offrons un support de collaboration en guichet unique, depuis la demande de devis aux cabinets d’avocats locaux jusqu’à la direction globale du projet et l’ajustement des points juridiques, réduisant ainsi considérablement les coûts de coordination pour nos clients.
3. À partir du savoir-faire des “règlements internes sur l’IA” développé au Japon, nous sélectionnons avec précision les éléments importants tels que les “critères de décision lors de l’utilisation de l’IA” à fournir aux bureaux étrangers, et nous donnons des instructions précises pour la traduction en anglais de lignes directrices de haute précision, établissant ainsi des normes de sécurité unifiées à l’échelle mondiale.

Pour que la technologie innovante de l’IA serve de levier de croissance au-delà des frontières, il est nécessaire d’éliminer les incertitudes juridiques et de construire un système permettant d’accélérer en toute confiance.

Guide sur les Mesures Proposées par Notre Cabinet

Le cabinet d’avocats Monolith est un cabinet doté d’une riche expérience à la fois dans le domaine de l’IT, en particulier l’Internet, et dans le domaine juridique au Japon. Les entreprises utilisant l’IA sont confrontées à de nombreux risques juridiques, et le soutien d’un avocat bien informé sur les questions juridiques liées à l’IA est indispensable. Notre cabinet offre un soutien juridique avancé pour les entreprises utilisant l’IA, telles que ChatGPT, grâce à une équipe composée d’avocats et d’ingénieurs spécialisés dans l’IA. Nous proposons des services tels que la rédaction de contrats, l’examen de la conformité des modèles d’affaires, la protection des droits de propriété intellectuelle, la gestion de la confidentialité, et l’élaboration de règlements internes relatifs à l’IA. Vous trouverez plus de détails dans l’article ci-dessous.