मेलमैगज़ीन वितरण में ऑप्ट-इन प्रक्रिया का तरीका

ईमेल मार्केटिंग में पहले डायरेक्ट मेल केंद्रीय होता था, लेकिन इंटरनेट के व्यापक होने के बाद अब ‘मेलमैगा (ईमेल मैगज़ीन)’ का महत्व बढ़ गया है।

बस क्लिक करने से ही दुनिया भर के उपयोगकर्ताओं को मेलमैगा भेजने की सुविधा, तेज़ी और कम लागत, मेलमैगा की बड़ी आकर्षण का हिस्सा है।

हालांकि, मेलमैगा भेजने के लिए संबंधित कानूनी नियमों का पालन करना आवश्यक है, अन्यथा कारावास या जुर्माना जैसी सजा का सामना करना पड़ सकता है।

विशेष रूप से ‘ऑप्ट-इन नियम’ के बारे में बहुत सारे लोग अच्छी तरह से नहीं जानते, इसलिए इस बार हम सुरक्षित रूप से मेलमैगा वितरण करने के लिए आवश्यक ‘मेलमैगा वितरण में ऑप्ट-इन प्रक्रिया’ के बारे में स्पष्ट रूप से व्याख्या करेंगे।

ऑप्ट-इन नियम क्या हैं

“ऑप्ट-इन (Opt-in)” का अर्थ है कि प्राप्तकर्ता विशेष ईमेल के प्रेषक से पहले से ही ईमेल भेजने की अनुमति देता है, या ईमेल भेजने की ‘सहमति’ देता है। इसे “ऑप्ट-इन नियम” कहा जाता है, जिसका अर्थ है कि बिना ‘सहमति’ के प्राप्तकर्ता के लिए ईमेल विज्ञापन को मूल रूप से प्रतिबंधित करना।

2008 के कानून संशोधन तक, प्राप्तकर्ता ने प्रेषक को प्राप्ति अस्वीकार की सूचना “ऑप्ट-आउट (Opt-out)” दी थी, जिसे प्रतिबंधित करने का तरीका अपनाया गया था, लेकिन मामलों की वृद्धि के कारण “ऑप्ट-इन तरीका” में बदल दिया गया था।

ऑप्ट-इन नियम का मूल बनता है, विशेष ईमेल कानून (विशेष ईमेल के प्रेषण के उचितीकरण आदि के बारे में कानून) धारा 3 अनुच्छेद 1 है।

धारा 3 (विशेष ईमेल के प्रेषण की सीमा)
प्रेषक को, निम्नलिखित व्यक्तियों के अलावा किसी अन्य व्यक्ति को विशेष ईमेल भेजना नहीं चाहिए।
1. पहले से ही, विशेष ईमेल भेजने की अनुमति या सहमति देने के लिए प्रेषक या प्रेषण सौंपने वाले (ईमेल भेजने के लिए सौंपने वाले (लाभ के उद्देश्य के साथ संगठन और व्यापार करने वाले व्यक्तियों को सीमित करते हैं।) को सूचित करने वाले व्यक्ति
2. पहले के नंबर के अलावा, संचार मंत्रालय आदेश और कैबिनेट ऑफिस आदेश के अनुसार अपना ईमेल पता प्रेषक या प्रेषण सौंपने वाले को सूचित करने वाले व्यक्ति
3. पहले दो नंबर के अलावा, उस विशेष ईमेल के माध्यम से विज्ञापन या प्रचार के लिए व्यापार करने वाले व्यक्ति और व्यापार संबंध में होने वाले व्यक्ति
4. पहले तीन नंबर के अलावा, संचार मंत्रालय आदेश और कैबिनेट ऑफिस आदेश के अनुसार अपना ईमेल पता प्रकाशित करने वाले संगठन या व्यक्ति (व्यक्ति के मामले में, व्यापार करने वाले व्यक्तियों को सीमित करते हैं।)

विशेष ईमेल

“विशेष ईमेल” का अर्थ है कि लाभ के उद्देश्य से प्रेषक (संगठन/व्यक्ति) विज्ञापन या प्रचार के लिए ईमेल भेजता है, लेकिन निम्नलिखित ईमेल भी “विज्ञापन या प्रचार के लिए ईमेल भेजने” के लिए पात्र होते हैं।

• व्यापारिक सेवाओं, उत्पादों आदि के बारे में जानकारी को विज्ञापित या प्रचारित करने के लिए वेबसाइट पर निर्देश करने का उद्देश्य ईमेल में शामिल होता है
• SNS के लिए निमंत्रण, लॉटरी जीतने की सूचना, दोस्तों से ईमेल या सदस्यता वाली साइट पर अन्य सदस्यों से संपर्क करने के लिए व्यापारिक उद्देश्यों की वेबसाइट पर निर्देश करने के लिए ईमेल

हालांकि, निम्नलिखित ईमेल “विशेष ईमेल” के लिए पात्र नहीं होते हैं।

• लेन-देन की शर्तों के बारे में सूचना देने वाले कार्यालय संपर्क या शुल्क बिल की सूचना आदि लेन-देन संबंधी सूचना, जिसमें विज्ञापन या प्रचार की सामग्री नहीं होती है, और विज्ञापन या प्रचार की वेबसाइट पर निर्देश नहीं करती है
• सिर्फ समय की बधाई, जिसमें विज्ञापन या प्रचार की सामग्री नहीं होती है और विज्ञापन या प्रचार की वेबसाइट पर निर्देश नहीं करती है
• राजनीतिक संगठन, धार्मिक संगठन, NPO कानूनी निगम, श्रम संघ आदि के गैर-लाभकारी संगठन द्वारा भेजे गए ईमेल

दंड

विशेष ईमेल कानून का उल्लंघन करने पर, संचार मंत्री और प्रधानमंत्री कैबिनेट सचिव प्रेषक के खिलाफ ‘अनुकूलन आदेश’, ‘सुधार आदेश’, ‘पंजीकरण की रद्दी’ आदि कर सकते हैं।

इसके अलावा, यदि प्रेषक जानकारी को झूठा बताता है या विभिन्न आदेशों का पालन नहीं करता है, तो उसे 1 वर्ष तक की कारावास या 10 लाख येन तक का जुर्माना (संगठन के मामले में, कार्यकर्ता को सजा देने के अलावा, संगठन को 3000 लाख येन तक का जुर्माना) दिया जा सकता है।

ऑप्ट-इन नियामन के अपवाद

ऑप्ट-इन नियामन में प्राप्तकर्ता ने विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल के प्रेषण के लिए ‘सहमति’ का अभिप्रेत व्यक्त किया होता है, इसके अलावा, निम्नलिखित व्यक्तियों को विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल का प्रेषण करने की अनुमति दी गई है।

उन लोगों ने जिन्होंने अपना ईमेल पता लिखित रूप में सूचित किया है

यदि आपने अपने ईमेल पते के साथ ‘लिखित’ विज़िटिंग कार्ड आदि दिया है, तो आपको समझना चाहिए कि दूसरी पक्ष से ईमेल का प्रेषण हो सकता है, इसलिए दूसरी पक्ष को प्राप्तकर्ता की ‘सहमति’ के बिना भी विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल का प्रेषण करने की अनुमति होती है।

इसके अलावा, ‘लिखित’ न होने पर भी, वेबसाइट आदि के माध्यम से ईमेल पते की सूचना देने पर, निम्नलिखित मामलों में प्राप्तकर्ता की ‘सहमति’ के बिना भी विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल का प्रेषण संभव होता है।

• जब ‘संविदा की स्थापना’, ‘संविदा की सामग्री’, ‘आदेश की पुष्टि’ आदि महत्वपूर्ण मामलों के बारे में ईमेल के साथ विज्ञापन पोस्ट किया जाता है
• जब प्राप्तकर्ता की ‘सहमति’ प्राप्त करके ईमेल न्यूज़लेटर आदि के ईमेल के एक हिस्से में विज्ञापन पोस्ट किया जाता है
• जब मुफ्त मेल पते प्राप्त करने के लिए फ्री मेल आदि में मुफ्त उपयोग की शर्त के रूप में विज्ञापन पोस्ट किया जाता है

ऑनलाइन विज़िटिंग कार्ड विनिमय ‘लिखित’ नहीं होता है, इसलिए इसे ऑप्ट-इन नियामन के दायरे में लिया जाता है, इसलिए सतर्क रहें।

व्यापार संबंधी व्यक्ति

उदाहरण के लिए, यदि एक ग्राहक ने वित्तीय संस्थान में खाता खोला है और निरंतर वित्तीय संस्थान का उपयोग कर रहा है, तो माना जाता है कि वित्तीय संस्थान और ग्राहक के बीच व्यापार संबंध हैं, और इस मामले में यह ऑप्ट-इन नियामन का अपवाद होता है।

हालांकि, यदि नेट शॉप में सिर्फ एक बार खरीदा गया है, तो नेट शॉप और ग्राहक के बीच स्थायी व्यापार संबंध नहीं माने जाते हैं और यह ऑप्ट-इन नियामन के दायरे में आता है।

उन लोगों ने जिन्होंने अपना ईमेल पता सार्वजनिक किया है

ईमेल पते को सार्वजनिक करने का उद्देश्य तीसरे पक्ष से ईमेल प्राप्त करना होता है, इसलिए विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल के प्रेषण को भी स्वीकार किया जाता है और इसे ऑप्ट-इन नियामन के दायरे से बाहर रखा जाता है। हालांकि, यदि विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल की प्राप्ति को अस्वीकार करने का इरादा प्रदर्शित किया गया है, तो यह ऑप्ट-इन नियामन के दायरे में आता है।

ऑप्ट-इन प्रक्रिया का तरीका

‘सहमति’ प्राप्त करने का तरीका

ऑप्ट-इन नियमन में सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि प्राप्तकर्ता की विशेष ईमेल भेजने के प्रति ‘सहमति’ प्राप्त करना है, लेकिन ‘सहमति’ के होने का निर्णय लेने के लिए निम्नलिखित आवश्यकताएं होती हैं।

• प्राप्तकर्ता को ‘विशेष ईमेल का प्रेषण’ होने का ज्ञान होना चाहिए
• उसके बारे में ‘सहमति की अभिव्यक्ति’ होनी चाहिए

‘सहमति’ को स्पष्ट करने के लिए, प्राप्तकर्ता से सहमति और पुष्टिकरण ईमेल के जवाब में जवाब देने की आवश्यकता होती है।

<नमूना>
‘इस ईमेल को हमने उन लोगों को भेजा है जो पहले हमारे सेमिनार में भाग ले चुके हैं, या जिन्होंने हमसे पूछताछ की है। अगर आप हमारे सेवाओं और उत्पादों के बारे में ईमेल न्यूज़लेटर प्राप्त करना चाहते हैं, तो कृपया इस ईमेल का जवाब दें।’

‘सहमति’ प्राप्त करने का तरीका

‘सहमति’ प्राप्त करते समय, प्राप्तकर्ता को ① ईमेल के प्रेषक और ② विज्ञापन या प्रचार वाले ईमेल के प्रेषण के बारे में जानकारी होनी चाहिए। इसके लिए सुझावित प्रदर्शन तरीके के बिंदु निम्नलिखित हैं।

• अक्षरों के ‘आकार’ और ‘रंग’ के माध्यम से उन्हें आकर्षित करें
• प्रदर्शन विषय ‘सब्सक्राइब बटन’ के पास रखें
• ‘विज्ञापन ईमेल का प्रेषण करना चाहते हैं’ वाला चेकबॉक्स खाली होना चाहिए, और प्राप्तकर्ता को स्वयं चेक करना होगा (डिफ़ॉल्ट ऑफ़)
• यदि ‘विज्ञापन ईमेल का प्रेषण करना चाहते हैं’ वाले चेकबॉक्स में पहले से ही चेक होता है (डिफ़ॉल्ट ऑन), तो रंग या अंडरलाइन के माध्यम से प्राप्तकर्ता को चेक होने की पहचान करने में मदद करें
• यदि विज्ञापन या प्रचार वाले ईमेल का प्रेषण कई व्यापारियों द्वारा किया जा रहा हो, तो ‘व्यापार क्षेत्र’, ‘कंपनी का नाम’, ‘साइट का नाम’ आदि को संलग्न करें

इसके अलावा, प्राप्तकर्ता को गलती से ‘सहमति’ देने से रोकने के लिए, ① विशेष ईमेल के प्रेषण के लिए सहमति दी गई थी, ② विशेष ईमेल का शीर्षक आदि, सब्सक्रिप्शन की पुष्टि स्क्रीन पर प्रदर्शित करने की सलाह दी जाती है।

डबल ऑप्ट-इन की सिफारिश

डबल ऑप्ट-इन का मतलब है कि ईमेल के प्रेषण के लिए ‘सहमति’ देने वाले प्राप्तकर्ता के ईमेल पते पर विज्ञापन या प्रचार सहित नहीं होने वाले पुष्टिकरण ईमेल को भेजना, और प्राप्तकर्ता के जवाब आदि के माध्यम से विशेष ईमेल प्रेषण के लिए ‘सहमति’ को स्थायी करना।

यह, दूसरों के ईमेल पते का बिना अनुमति के उपयोग करने वाले ‘धोखेबाज’ से सहमति रोकने और प्राप्तकर्ता की ‘सहमति’ का प्रमाण के लिए प्रभावी तरीका के रूप में सिफारिश की जाती है।

क्या फोन पर ‘सहमति’ संभव है?

कानूनी रूप से, सहमति प्राप्त करने के तरीके को सीमित नहीं किया गया है, इसलिए फोन पर सहमति प्राप्त करना भी मान्य होगा, लेकिन ‘सहमति का प्रमाण रखने का रिकॉर्ड’ अनिवार्य होने के कारण, सहमति प्राप्त करने के ‘समय’ और ‘तरीके’ आदि की स्थिति को दर्शाने वाले रिकॉर्ड को संग्रहित करना होगा।

मेलमैगा भेजने वालों के कर्तव्य

मेलमैगा जैसे विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल भेजने वालों के पास प्राप्तकर्ताओं से ‘सहमति’ प्राप्त करने के अलावा कुछ अन्य कर्तव्य भी होते हैं।

ऑप्ट-आउट आदि की प्रदर्शन

विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल कानून (Japanese Specific Electronic Mail Law) और कार्यान्वयन नियमावली में, विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल के लिए निम्नलिखित प्रदर्शन कर्तव्य निर्धारित किए गए हैं।

• विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल के भेजने वाले का नाम या नाम
• भेजने वाले का पता
• ऑप्ट-आउट करने की संभावना का उल्लेख
• ऑप्ट-आउट के लिए उपयोग किए जाने वाले ईमेल पते या होमपेज पते
• शिकायतों या पूछताछ के लिए फोन नंबर, ईमेल पता या होमपेज पता

<ऑप्ट-आउट करने की संभावना का नमूना>
“आप वितरण को मेल के निचले भाग के लिंक से कभी भी रोक सकते हैं।”

<ऑप्ट-आउट करने का तरीका का नमूना>
“जो लोग वितरण को रोकना चाहते हैं, कृपया निम्नलिखित URL से रोकें।”
“मेल मैगज़ीन सेवा के परिवर्तन और रद्द करने के लिए यहां क्लिक करें”

ऑप्ट-आउट के बारे में, प्रदर्शन का तरीका और अक्षरों की “आकार”, “रंग”, “व्यवस्था” आदि के मामले में, प्राप्तकर्ता को आसानी से पहचानने के लिए बनाना महत्वपूर्ण है।

प्राइवेसी पॉलिसी जोड़ने की सिफारिश

वेबसाइट के “संपर्क जानकारी प्रदर्शन” के पहले, प्राप्तकर्ता के ईमेल पते आदि व्यक्तिगत जानकारी के “प्रकटीकरण”, “संशोधन”, “उपयोग रोकने” आदि के नियंत्रण के बारे में प्राइवेसी पॉलिसी के नियमों को जोड़ने की सिफारिश की जाती है।

＜नमूना＞
“हमारी कंपनी, जिनके पास व्यक्तिगत जानकारी होती है, व्यक्तिगत जानकारी सुरक्षा कानून के अनुसार प्रकटीकरण, संशोधन, जोड़ने, हटाने, उपयोग रोकने आदि (नीचे, “प्रकटीकरण आदि” कहा जाता है।) के अनुरोध के मामले में, अनुरोध करने वाले की पहचान की पुष्टि करने के बाद, व्यक्तिगत जानकारी सुरक्षा कानून का पालन करते हुए तुरंत प्रतिक्रिया करेंगे।”

“व्यक्तिगत जानकारी सुरक्षा कानून को ध्यान में रखते हुए प्राइवेसी पॉलिसी निर्माण के बिंदु” के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो नीचे विस्तार से बताया गया है, इसलिए कृपया इस लेख के साथ देखें।

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

“सहमति का प्रमाण देने वाले रिकॉर्ड” की सहेजना

ऑप्ट-इन नियामकों में, कानूनी है या नहीं, इसका निर्णय करने के लिए प्राप्तकर्ता की पूर्व “सहमति” की उपस्थिति महत्वपूर्ण होती है, इसलिए विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल कानून की धारा 3 की उपधारा 2 में “सहमति का प्रमाण देने वाले रिकॉर्ड” की सहेजना अनिवार्य है।

सहेजने की सामग्री

“सहमति का प्रमाण देने वाले रिकॉर्ड” के बारे में सहेजने की सामग्री, निम्नलिखित में से कोई एक होती है।

• सहमति प्राप्त करने वाले “ईमेल पते”, “समय”, “तरीका” आदि की स्थिति को दर्शाने वाले रिकॉर्ड
• लिखित, ईमेल, वेबसाइट आदि के माध्यम से “सहमति” प्राप्त करने के मामले में, “सहमति” प्राप्त करने के समय प्राप्तकर्ता को प्रस्तुत करने वाले वाक्यांश या स्क्रीन लेआउट आदि के नियमित हिस्से के रिकॉर्ड

सहेजने की अवधि

सहेजने की अवधि, सिद्धांततः, विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल के भेजने को रोकने के दिन से 1 महीने बीतने तक होती है। हालांकि, संबंधित कानूनी उपायों का उल्लंघन करने और कार्रवाई के आदेश प्राप्त करने के मामले में, अंतिम भेजने की तारीख के आधार पर सहेजने की अवधि बदल सकती है, इसलिए सतर्क रहना आवश्यक है।

सारांश

इस बार हमने, ① ऑप्ट-इन नियामक क्या है, ② ऑप्ट-इन नियामक के अपवाद, ③ ऑप्ट-इन प्रक्रिया का तरीका, और ④ ईमेल न्यूज़लेटर संदेशकर्ता के दायित्वों के बारे में “विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल अधिनियम” (Japanese Specific Electronic Mail Act) और संबंधित कानूनी आदेशों के आधार पर विस्तार से व्याख्या की है।

वास्तविक व्यापार स्थल पर, हमने इस लेख में उल्लेख की गई सामग्री के अलावा अन्य मामले भी सामने आ सकते हैं।

ऐसे समय में, आपको स्वतंत्र रूप से निर्णय लेने के बजाय, विशेषज्ञ ज्ञान और अनुभव से समृद्ध वकील से पहले ही परामर्श करने की सलाह दी जाती है।