Prawne rozważania na temat odpowiedzialności i obowiązków członków zarządu w japońskiej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

W japońskim systemie prawnym spółka Godo Kaisha (GK) jest atrakcyjną formą działalności gospodarczej dla przedsiębiorców zarówno krajowych, jak i zagranicznych, dzięki prostocie procedur założycielskich oraz szerokim możliwościom kształtowania statutu. W przeciwieństwie do spółki akcyjnej Kabushiki Kaisha (KK), gdzie zasada rozdziela właścicieli (akcjonariuszy) od zarządzających (dyrektorów), w spółce Godo Kaisha podstawą jest, że inwestorzy, czyli “członkowie” spółki, sami zajmują się jej zarządzaniem. Kluczową rolę w zarządzaniu pełnią “członkowie wykonujący działalność operacyjną”. Posiadają oni szerokie uprawnienia do prowadzenia spraw spółki, ale wiążą się z nimi również poważne obowiązki i odpowiedzialności prawne. Zrozumienie tych obowiązków jest niezbędne dla zdrowego funkcjonowania spółki Godo Kaisha oraz zarządzania ryzykiem. W niniejszym artykule szczegółowo wyjaśniamy z perspektywy prawnej kluczowe obowiązki członka wykonującego działalność operacyjną w spółce Godo Kaisha według prawa spółek w Japonii, a mianowicie obowiązek należytej staranności, obowiązek lojalności, zakaz konkurencji, ograniczenia w transakcjach z konfliktem interesów oraz odpowiedzialność za niedbalstwo w przypadku naruszenia tych obowiązków. Przepisy te tworzą podstawowy framework regulujący działania członków wykonujących działalność operacyjną i chroniący spółkę oraz jej interesariuszy.

Podstawowe obowiązki wykonawcze pracowników: obowiązek należytej staranności i lojalności w Japonii

Podstawą wszystkich działań pracowników wykonawczych są dwa kluczowe obowiązki: “obowiązek należytej staranności” oraz “obowiązek lojalności”. Stanowią one fundament relacji zaufania między pracownikami wykonawczymi a firmą i są wyraźnie określone przez japońskie prawo korporacyjne.

Po pierwsze, pracownicy wykonawczy mają obowiązek zachowania należytej staranności wobec firmy, co oznacza obowiązek należytej staranności. Podstawa tego obowiązku znajduje się w artykule 593, paragraf 1 japońskiego prawa korporacyjnego. Obowiązek należytej staranności oznacza, że pracownicy wykonawczy muszą wykonywać swoje obowiązki z uwagą, która jest zwykle oczekiwana w ich pozycji i zakresie obowiązków. Na przykład, jeśli firma dokona dużych inwestycji bez odpowiednich badań rynkowych czy prognoz dochodów, podejmując decyzje na podstawie osobistych przekonań, co w rezultacie przyniesie firmie znaczne straty, lub jeśli zaniedba sprawdzenie wiarygodności kontrahenta, co spowoduje niemożność odzyskania należności, może to naruszać obowiązek należytej staranności.

Po drugie, pracownicy wykonawczy mają obowiązek lojalności wobec firmy. Ten obowiązek jest nałożony przez artykuł 593, paragraf 2 japońskiego prawa korporacyjnego, który stosuje odpowiednio przepisy dotyczące dyrektorów spółek akcyjnych (ten sam akt, artykuł 355). Obowiązek lojalności oznacza, że pracownicy wykonawczy muszą przestrzegać praw i statutów oraz lojalnie wykonywać swoje obowiązki dla dobra całej firmy. Oznacza to, że pracownicy wykonawczy nie mogą stawiać własnych interesów lub osób trzecich ponad interesy firmy.

Te obowiązki należytej staranności i lojalności są najbardziej podstawowymi obowiązkami pracowników wykonawczych i nie można ich wyłączyć ani ograniczyć poprzez postanowienia statutu. Konkretne obowiązki, takie jak zakaz konkurencji czy ograniczenia w transakcjach, w których występuje konflikt interesów, można rozumieć jako konkretne zastosowania obowiązku należytej staranności i lojalności w określonych sytuacjach. Dlatego naruszenie tych konkretnych przepisów nieuchronnie stanowi naruszenie obowiązku należytej staranności lub lojalności i staje się podstawą prawną do dochodzenia odpowiedzialności pracowników wykonawczych.

Zakaz konkurencji: Ochrona możliwości biznesowych firmy w Japonii

Aby zapobiec sytuacji, w której członkowie zarządu wykorzystują swoją pozycję do przejęcia możliwości biznesowych firmy, japońskie prawo korporacyjne wprowadza rygorystyczne przepisy dotyczące zakazu konkurencji. Jest to jedno z kluczowych regulacji konkretyzujących obowiązek lojalności członków zarządu.

Zgodnie z artykułem 594 ustęp 1 japońskiego Kodeksu Spółek (Companies Act), członkowie zarządu nie mogą zasadniczo podejmować określonych działań konkurencyjnych bez uzyskania zgody wszystkich pozostałych członków zarządu. Istnieją dwa typy transakcji konkurencyjnych objętych tym przepisem. Pierwszy typ to “prowadzenie transakcji należących do tej samej kategorii co działalność spółki na własny rachunek lub na rachunek osób trzecich”. Oznacza to zakaz prowadzenia przez członków zarządu transakcji, które są w rzeczywistej konkurencji z działalnością firmy. Drugi typ to “zostanie członkiem zarządu, wykonawcą lub pracownikiem wykonującym działalność w spółce, której przedmiotem działalności jest działalność podobna do działalności spółki”. Jest to ograniczenie uczestnictwa w zarządzaniu konkurencyjnymi firmami.

Najważniejszą cechą tego przepisu jest wymóg uzyskania zgody, który zasadniczo wymaga “jednomyślności wszystkich pozostałych członków zarządu”. Jest to wymóg znacznie bardziej rygorystyczny w porównaniu z możliwością uzyskania zgody przez większość głosów na zebraniu zarządu lub zgromadzeniu wspólników w spółce akcyjnej. Ta rygorystyczność odzwierciedla kooperacyjny charakter spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i opiera się na silnym zaufaniu między wspólnikami. Jeśli nawet jeden wspólnik się sprzeciwi, działania konkurencyjne nie zostaną zatwierdzone.

Jednakże, japońskie prawo korporacyjne przyznaje spółkom z ograniczoną odpowiedzialnością dużą elastyczność, a ten rygorystyczny zasadniczy wymóg może być zmieniony poprzez odpowiednie postanowienia w statucie spółki. Na przykład, statut może określić łagodniejsze wymogi, takie jak “zgoda większości pozostałych wspólników”. Dlatego, aby zrozumieć konkretne zasady dotyczące konkurencji członków zarządu, konieczne jest nie tylko zapoznanie się z przepisami prawa korporacyjnego, ale także zawsze z statutem danej spółki.

W przypadku naruszenia tych przepisów przez członka zarządu i przeprowadzenia transakcji konkurencyjnej, dla ochrony bezpieczeństwa transakcji, sama transakcja jest uznawana za ważną. Jednakże, członek zarządu, który naruszył przepisy, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki. W tym kontekście, artykuł 594 ustęp 2 japońskiego Kodeksu Spółek zawiera ważne przepisy zmniejszające obciążenie dowodowe po stronie spółki. Mianowicie, kwota zysku uzyskanego przez członka zarządu lub osoby trzecie z transakcji konkurencyjnej jest uznawana za równowartość szkody poniesionej przez spółkę. Dzięki temu spółka może domagać się odszkodowania na podstawie zysku uzyskanego przez naruszającego, bez konieczności dokładnego udowadniania wysokości poniesionej szkody.

Ograniczenia w transakcjach konfliktu interesów: konflikt między interesami firmy a pracowników w Japonii

Aby regulować transakcje, w których istnieje możliwość, że pracownik wykonujący zadania może przedkładać własne interesy nad interesy firmy, japońskie prawo korporacyjne ustanawia “ograniczenia w transakcjach konfliktu interesów”. Jest to kolejny ważny system zapewniający lojalność pracowników wobec firmy.

Artykuł 595, paragraf 1 japońskiego prawa korporacyjnego stanowi, że w przypadku przeprowadzania transakcji konfliktu interesów przez pracownika wykonującego zadania, zasadniczo wymagana jest zgoda większości pozostałych pracowników . Regulacja ta jest mniej rygorystyczna niż wymóg “jednomyślności” dla transakcji konkurencyjnych, ponieważ jest określona jako “większość”, co sugeruje, że prawo ocenia ryzyko tych transakcji inaczej. Transakcje konkurencyjne stanowią poważne i stałe zagrożenie dla samej działalności firmy, podczas gdy transakcje konfliktu interesów dotyczą głównie uczciwości cen i warunków w poszczególnych transakcjach, co oznacza relatywnie inną naturę ryzyka.

Transakcje podlegające regulacji w zakresie konfliktu interesów można głównie podzielić na dwa typy. Pierwszy to “transakcje bezpośrednie”. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik wykonujący zadania zawiera bezpośrednią umowę z firmą na własną korzyść lub na korzyść osób trzecich . Przykładem może być sprzedaż nieruchomości należącej do pracownika firmie lub pożyczka pieniędzy od firmy .

Drugi typ to “transakcje pośrednie”. Odnosi się to do transakcji między firmą a osobami trzecimi, które nie są pracownikami wykonującymi zadania, ale w rzeczywistości interesy firmy i pracownika są sprzeczne . Typowymi przykładami są sytuacje, gdy firma gwarantuje osobiste długi pracownika lub ustanawia zabezpieczenie na majątku firmy w celu zabezpieczenia długów pracownika .

Podobnie jak w przypadku regulacji transakcji konkurencyjnych, wymogi dotyczące zatwierdzania transakcji konfliktu interesów mogą być zmieniane poprzez odpowiednie postanowienia w statucie firmy . Na przykład, dla ważniejszych transakcji można zaostrzyć wymogi zatwierdzania, a dla drobniejszych transakcji można uznać zatwierdzenie za zbędne, co pozwala na elastyczne dostosowanie do rzeczywistych warunków firmy.

Jeśli transakcja konfliktu interesów zostanie przeprowadzona bez uzyskania zatwierdzenia, skuteczność takiej transakcji zależy od tego, czy strona transakcji jest osobą trzecią, ale zazwyczaj interpretuje się ją jako ważną z uwagi na bezpieczeństwo transakcji . Jednakże pracownik, który zaniedbał uzyskanie zatwierdzenia, może ponieść odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązków, jeśli firma poniesie szkodę. Ponadto, artykuł 595, paragraf 2 japońskiego prawa korporacyjnego wyraźnie stanowi, że zakaz zawierania umów z samym sobą i reprezentowania obu stron, określony w artykule 108 japońskiego kodeksu cywilnego, nie ma zastosowania do transakcji konfliktu interesów, które zostały należycie zatwierdzone . Dzięki temu, po przejściu procedury zatwierdzania, pracownik wykonujący zadania może zawierać umowy w imieniu firmy, będąc jednocześnie stroną transakcji.

Porównanie obowiązków w spółce z o.o. i spółce akcyjnej w Japonii

Aby lepiej zrozumieć charakter obowiązków, jakie spoczywają na członkach zarządzających spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Godo Kaisha) w Japonii, skuteczne jest porównanie ich z obowiązkami dyrektorów w najbardziej powszechnej formie spółki w Japonii, czyli spółce akcyjnej (Kabushiki Kaisha). Chociaż obowiązki w obu typach spółek są podobne, istotne różnice wynikają z odmiennych struktur organizacyjnych, szczególnie w kwestii procedur zatwierdzania, takich jak transakcje konkurencyjne czy konflikty interesów.

Podstawowa różnica leży w relacji między spółką a jej menedżerami. W spółce akcyjnej właściciele, czyli akcjonariusze, i menedżerowie, czyli dyrektorzy, są zasadniczo oddzieleni, a relacja między dyrektorem a spółką jest prawnie określona jako ‘zlecenie’. Natomiast w spółce z o.o., inwestorzy, czyli członkowie spółki, zasadniczo sami zarządzają firmą, co oznacza integrację własności z zarządzaniem. Relacja między członkiem zarządzającym a spółką jest regulowana nie przez umowę zlecenia, ale przez umowę między członkami, czyli statut spółki.

Różnice strukturalne bezpośrednio wpływają na wymogi dotyczące zatwierdzania transakcji konkurencyjnych i konfliktów interesów. Poniższa tabela przedstawia główne różnice w wymogach zatwierdzania między członkami zarządzającymi spółki z o.o. a dyrektorami spółki akcyjnej.

Jak widać z powyższej tabeli, największą cechą charakterystyczną spółki z o.o. jest możliwość ‘zmian w statucie’. W spółce akcyjnej organy zatwierdzające transakcje konkurencyjne i konflikty interesów są ustalone przez prawo i nie mogą być zmieniane przez statut. Natomiast w spółce z o.o. te niezwykle ważne kwestie dotyczące zarządzania mogą być swobodnie projektowane zgodnie z rzeczywistą sytuacją firmy poprzez statut. Na przykład, w małej firmie o silnych relacjach zaufania między członkami można utrzymać surowe zasady zgodnie z zasadami prawnymi, podczas gdy w firmie z wieloma członkami, gdzie wymagane są szybsze decyzje, można złagodzić wymogi zatwierdzania. Ta elastyczność jest jednocześnie atrakcyjnością spółki z o.o. i powodem, dla którego dokładna analiza statutu jest niezbędna przy ocenie zarządzania spółką.

Odpowiedzialność za niedbalstwo w wykonywaniu obowiązków: Konsekwencje prawne naruszenia obowiązków w Japonii

W Japonii, gdy pracownik wykonujący zadania naruszy obowiązki należytej staranności, lojalności, unikania konkurencji lub ograniczenia transakcji konfliktu interesów, które zostały wcześniej omówione, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności prawnej. Odpowiedzialność ta jest znana jako “odpowiedzialność za niedbalstwo w wykonywaniu obowiązków” i jest określona w dwóch aspektach przez japońskie prawo spółek: odpowiedzialność wobec spółki oraz odpowiedzialność wobec osób trzecich.

Po pierwsze, odpowiedzialność wobec spółki jest uregulowana w artykule 596 japońskiego prawa spółek . Zgodnie z tym przepisem, pracownik wykonujący zadania jest odpowiedzialny za odszkodowanie spółce za szkody powstałe w wyniku niedbalstwa w wykonywaniu swoich obowiązków. Jeśli kilku pracowników wspólnie dopuści się niedbalstwa w wykonywaniu obowiązków, będą oni solidarnie odpowiedzialni . “Niedbalstwo w wykonywaniu obowiązków” obejmuje wszelkie działania naruszające obowiązki należytej staranności i lojalności, a typowym przykładem jest wyrządzenie szkody spółce w wyniku prowadzenia transakcji konkurencyjnych lub konfliktu interesów bez uzyskania zgody .

Następnie, odpowiedzialność wobec osób trzecich jest określona w artykule 597 japońskiego prawa spółek . Odpowiedzialność ta powstaje, gdy pracownik wykonujący zadania wyrządzi szkodę osobom trzecim (np. kontrahentom, wierzycielom) w trakcie wykonywania swoich obowiązków. Jednakże, w przeciwieństwie do odpowiedzialności wobec spółki, wymogi uznania odpowiedzialności są bardziej rygorystyczne. Przepis stanowi, że pracownik wykonujący zadania ponosi odpowiedzialność za odszkodowanie osobom trzecim tylko w przypadku “złej woli lub poważnego niedbalstwa” . Zwykłe niedbalstwo (lekkie niedbalstwo) nie skutkuje bezpośrednią odpowiedzialnością pracownika wobec osób trzecich.

Różnica w wymogach odpowiedzialności odzwierciedla intencje ustawodawcy. W relacjach wewnętrznych spółki pracownicy wykonujący zadania powinni ponosić wysokie obowiązki staranności i nawet niewielkie niedopatrzenia mogą skutkować odpowiedzialnością. Dzięki temu utrzymywana jest wewnętrzna dyscyplina. Z drugiej strony, w relacjach z zewnętrznymi osobami trzecimi, pracownicy muszą być chronieni, aby mogli podejmować szybkie i śmiałe decyzje bez nadmiernego obawiania się ryzyka związanego z normalnymi decyzjami zarządczymi. Gdyby nawet lekkie niedbalstwo narażało na ryzyko pozwów od osób trzecich, mogłoby to prowadzić do zahamowania zarządzania. Dlatego prawo ogranicza osobistą odpowiedzialność wobec osób trzecich do skrajnie wrogich przypadków, takich jak celowe wyrządzenie szkody (zła wola) lub brak uwagi, którego zwykły człowiek by nigdy nie zaniedbał (poważne niedbalstwo). Ta zrównoważona konstrukcja systemu jest ważną prawną podstawą dla promowania zdrowego zarządzania przedsiębiorstwem.

Podsumowanie

Jak szczegółowo opisano w niniejszym artykule, członkowie zarządzający spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Japonii odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu firmą, jednocześnie obciążeni są kompleksowymi obowiązkami, takimi jak obowiązek należytej staranności i lojalności, zgodnie z japońskim prawem spółek. Ponadto, w celu ochrony interesów spółki, nałożone są konkretne ograniczenia dotyczące działalności konkurencyjnej i transakcji powodujących konflikt interesów, które zasadniczo wymagają zgody pozostałych członków spółki. Naruszenie tych obowiązków i wyrządzenie szkody spółce lub osobom trzecim może skutkować osobistą odpowiedzialnością za odszkodowanie z tytułu niedbalstwa w wykonywaniu obowiązków. Szczególnie w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, które mają szeroki zakres autonomii określony w statucie, niezbędne jest sprawdzenie statutu danej spółki, aby zrozumieć konkretne zasady, które są na nią nałożone, w połączeniu z przepisami prawa.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w świadczeniu usług prawnych związanych z zarządzaniem spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością i odpowiedzialnością członków zarządu dla licznych klientów w Japonii. W naszej kancelarii pracują eksperci, którzy posiadają nie tylko japońskie kwalifikacje adwokackie, ale także kwalifikacje adwokackie z innych krajów i są anglojęzyczni, co umożliwia precyzyjne wyjaśnienie złożonych przepisów japońskiego prawa spółek w kontekście międzynarodowego biznesu oraz dostarczanie praktycznych porad. Od założenia spółki, przez projektowanie statutu, budowanie systemu zgodności z przepisami w zakresie wykonywania obowiązków, aż po wsparcie w przypadku ewentualnych sporów, jesteśmy gotowi mocno wspierać Państwa biznes z prawnej perspektywy.