Czym jest wieloetapowa umowa w rozwoju systemów? Wyjaśnienie, uwzględniające zalecane powody

W projektach rozwoju systemów często stosuje się praktykę wieloetapowych umów. W tym artykule omówimy wieloetapowe umowy w kontekście rozwoju systemów, uwzględniając również powody, dla których są one zalecane.

Co to jest umowa wieloetapowa

Praktyka zawierania umów zazwyczaj odbywa się za pośrednictwem umowy pisemnej. Innymi słowy, strona płacąca (w przypadku rozwoju systemów, użytkownik) zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia, a strona przyjmująca pracę (w przypadku rozwoju systemów, dostawca) zobowiązuje się do świadczenia odpowiednich usług. To jest istota umowy, w której obie strony zobowiązują się do spełnienia swoich obowiązków.

Zawieranie umów zgodnie z charakterem każdego etapu i zakończenie prac

Jednak w przypadku projektów rozwoju systemów, treść projektu sama w sobie przechodzi przez wiele etapów i staje się skomplikowana. Biorąc pod uwagę charakter takiej pracy, można rozważyć, czy nie byłoby właściwe podzielenie umowy na kilka części. Innymi słowy, umowa regulująca cały projekt powinna być tworzona poprzez strukturalne zebranie pomysłów. Na przykład, bardzo pożądane jest w praktyce zawieranie umów na każdym etapie. Ten sposób zawierania umów nazywany jest umową wieloetapową. Model umowy dostarczany przez Ministerstwo Gospodarki, Handlu i Przemysłu (METI) jest również oparty na umowie wieloetapowej.

Rodzaje umów zawieranych w każdym projekcie

Umowy często stosowane w rozwoju systemów to umowy o dzieło i umowy o zlecenie, ale całość jest zarządzana poprzez wykorzystanie tych dwóch umów zgodnie z charakterem każdego etapu. Na przykład, w przypadku wszystkich etapów rozwoju systemów, takich jak szczegółowy projekt, implementacja programu, testy jednostkowe, zazwyczaj stosuje się umowę o dzieło. Powodem, dla którego te etapy dobrze pasują do umowy o dzieło, jest to, że umowa o dzieło kładzie nacisk na “ukończenie pracy” jako warunek wykonania zobowiązania, a charakter etapu również łatwo konkretne “ukończenie”. Szczegółowe wyjaśnienie “ukończenia pracy” w umowie o dzieło znajduje się w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/completion-of-work-in-system-development[ja]

Z drugiej strony, etapy takie jak planowanie i definiowanie wymagań na wstępnych etapach rozwoju systemów często korzystają z umów o zlecenie. Charakterystyczną cechą tych etapów jest to, że często trudno jest jasno określić “ukończenie pracy”, a relacje zaufania między obiema stronami często stanowią podstawę umowy. W przypadku etapów takich jak podstawowy projekt i testy integracyjne, zarówno umowy o zlecenie, jak i umowy o dzieło są stosowane w zależności od charakteru projektu. Jednym z punktów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze, której umowy należy użyć na tych etapach, jest stopień, w jakim wymagana jest współpraca użytkownika.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Jeśli natura pracy wymaga od strony dostawcy jednostronnego “ukończenia pracy”, wybór umowy o dzieło może być prosty. Jednak w praktyce, jeśli nie można uniknąć wspólnej pracy między użytkownikiem a dostawcą, zrozumienie, że może być bardziej realistyczne zapewnić ochronę prawną relacjom opartym na zaufaniu między obiema stronami. Szczegółowe wyjaśnienie różnicy między umową o dzieło a umową o zlecenie znajduje się w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

W tym artykule wyjaśniamy, że umowy o dzieło są często stosowane, gdy wyniki, takie jak implementacja programu, są łatwo określalne, a umowy o zlecenie są częściej stosowane, gdy ta tendencja jest mniejsza. W ten sposób, praktyka umów oparta na umowie wieloetapowej polega na postrzeganiu całego projektu jako całości umów o dzieło i umów o zlecenie zawieranych na wielu etapach. Ponadto, “umowa podstawowa” to dokument, który zawiera kwestie wspólne, które nie muszą być powtarzane wielokrotnie. Jest to podobne do grupowania wspólnych elementów jako klasy lub funkcje podczas implementacji programu.

Przykłady spraw, które często są zapisywane w umowie podstawowej, to na przykład:

• Definicje terminów używanych wielokrotnie
• Procedury zawierania umów indywidualnych
• Metody zmiany specyfikacji do realizacji po fakcie
• Metody dostarczania i akceptacji produktów na każdym etapie
• Zasady zachowania poufności

Te cechy są takie, że nawet jeśli umowy są podzielone na różne etapy, nie ma potrzeby rozróżniania ich na podstawie normalnych etapów, ponieważ są one zawsze takie same w kontekście całego projektu. W ten sposób, umowa wieloetapowa charakteryzuje się tym, że wyodrębnia się bardziej ogólne i uniwersalne ustalenia jako umowę podstawową, a te, które powinny być ustalone indywidualnie dla każdego etapu, są umieszczane jako umowy indywidualne pod umową podstawową. Umowy wieloetapowe są często stosowane nie tylko w rozwoju systemów, ale także w transakcjach handlowych charakteryzujących się dużą skalą i złożonością. Z drugiej strony, koncepcja przeciwna do umowy wieloetapowej o skomplikowanej strukturze to umowa jednorazowa. Jeśli tematem nie jest rozwój systemów, ale zamówienie na miarę garnituru, jednorazowa umowa będzie zazwyczaj wystarczająca.

Zalety umów wieloetapowych

Więc jakie są korzyści z zastosowania takiej metody jak umowy wieloetapowe? Jeśli spróbujemy to trochę bardziej konkretnie zorganizować, możemy wymienić następujące korzyści:

Zaleta umów wieloetapowych 1: Łatwiejsze radzenie sobie z płynnością projektów rozwojowych

Jedną z zalet umów wieloetapowych jest to, że stosunkowo łatwo jest radzić sobie z płynnością projektów rozwojowych. Zwykle cały projekt rozwoju systemu, zgodnie z zasadą, postępuje zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi wymaganiami, przechodząc do projektowania i implementacji programu, bez cofania się i przechodzenia przez wszystkie etapy naraz. Jednak złożoność produktu oznacza, że czas realizacji zwykle trwa odpowiednio długo, a zawartość specyfikacji, które należy zrealizować, może się zmienić po fakcie. Szczegółowe wyjaśnienia na temat sposobu odpowiedniego zarządzania zmianami w odpowiedzi na takie późniejsze żądania zmiany specyfikacji można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/howto-manage-change-in-system-development[ja]

W momencie rozpoczęcia projektu, końcowy cel nie jest zawsze jasno zdefiniowany. W takim projekcie, który zawiera niepewne elementy, trudno jest obiecać wszystkie obowiązki na raz w momencie zawarcia umowy. Podział na poszczególne etapy pozwala obu stronom uniknąć niepotrzebnego ryzyka i ułatwia prowadzenie transakcji handlowych.

Zaleta umów wieloetapowych 2: Łatwiejsze dokładne oszacowanie

Powyższa zaleta, która pozwala na uniknięcie konieczności składania konkretnych obietnic na temat niejasności, prowadzi również do możliwości dokładnego oszacowania kosztów. Jeśli specyfikacje zostaną zmienione po fakcie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że oszacowanie również będzie musiało zostać zmienione po fakcie. Szczegółowe wyjaśnienia na temat sposobu przeliczania oszacowań w takich przypadkach można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/increase-of-estimate[ja]

Chociaż podejście do zmiany oszacowań wynikających z późniejszych zmian specyfikacji jest opisane w powyższym artykule, radzenie sobie z takimi zmianami po fakcie nie jest zbyt pożądane dla obu stron, użytkowników i dostawców. Najlepiej jest nie robić oszacowań, które wymagają poprawek, ale zrobić je dokładnie za pierwszym razem. W przypadku umów wieloetapowych, można oczekiwać, że łatwiej będzie dokładnie oszacować koszty dla każdego etapu, co z kolei zmniejszy prawdopodobieństwo późniejszych zmian oszacowań.

Zaleta umów wieloetapowych 3: Łatwiejsze zrozumienie słuszności kwoty dla strony płacącej wynagrodzenie

Ponadto, podział oszacowań na poszczególne etapy oznacza, że dla strony płacącej wynagrodzenie, łatwiej jest zrozumieć słuszność kwoty wynagrodzenia za cały projekt. Jak wcześniej wspomniano, nie jest łatwo podejść do całego projektu z doskonałym planem. Dlatego często przechodzi przez różne zmiany i zmiany w początkowym oszacowaniu podczas postępu. W przypadku umów jednorazowych, można przewidzieć, że jedyną okazją do wyjaśnienia kwoty oszacowania jest moment zawarcia umowy. Dla użytkownika, trudno jest zrozumieć, dlaczego kwota faktycznej płatności różni się od początkowego oszacowania w momencie płatności. Biorąc pod uwagę te punkty, można powiedzieć, że umowy wieloetapowe mają pewne korzyści również dla użytkowników.

Podsumowanie

Umowy wieloetapowe są odpowiednie do kształtowania zgody obu stron w sposób sprawiedliwy i jasny, a także skuteczne w zapobieganiu problemom w przyszłości. Niektórzy mogą jednak zastanawiać się, czy “nie ma jakichś wad umów wieloetapowych, a może w niektórych przypadkach lepsze są umowy indywidualne”. W tym względzie, jeśli musiałbym coś powiedzieć, to mogłoby to być tak, że jeśli jest to mała skala i jest oczywiste, że prace zostaną zakończone natychmiast, to umowa jednorazowa może być wystarczająca ze względu na konieczność zawierania umowy za każdym razem. Jednakże, ważniejsze jest pełne zrozumienie zalet metody umów wieloetapowych, które są dokładne i odporne na zmiany, niż zwracanie uwagi na bardzo ograniczone wady umów wieloetapowych. Jeśli projekt jest na odpowiednio dużą skalę, powinniśmy naturalnie korzystać z takich metod.