Quais são os procedimentos para a troca de cartões de visita online? Explicação sobre os pontos de atenção da 'Lei Japonesa de E-mails Eletrónicos Específicos

Devido ao impacto da propagação da infeção pelo novo coronavírus, o teletrabalho tornou-se comum, e as reuniões online não só internas, mas também entre empresas para discussões e negociações, estão a ganhar terreno.

No entanto, ao contrário das reuniões presenciais, não há troca de cartões de visita em papel, e especialmente quando há várias pessoas envolvidas, pode acontecer de se perder informações como nome, departamento e cargo. Por isso, a “troca de cartões de visita online”, que pode ser usada também em videoconferências, está a atrair atenção.

Contudo, como é um sistema que ainda está no início, pode haver muitas pessoas que não o compreendem bem.

Portanto, neste artigo, explicaremos em detalhe o procedimento real para a “troca de cartões de visita online”, as suas vantagens e desvantagens, e os riscos associados ao seu uso.

O que é a troca de cartões de visita online?

A troca de cartões de visita online é o processo de digitalização de cartões de visita físicos para troca online.

Desde que tenha acesso à internet, pode enviar os dados para a outra pessoa a partir do seu smartphone ou computador, tornando-se um método muito eficaz na era do “com Corona”.

Ainda é um método novo e não há um padrão estabelecido, mas o uso em conjunto com ferramentas de gestão de cartões de visita está a ganhar cada vez mais popularidade.

Vantagens da troca de cartões de visita online

Pode transmitir/gravar muita informação

Os dados do cartão de visita digitalizado podem incluir um link para o site da sua empresa, bem como informações sobre a data e hora das negociações comerciais e notas. Portanto, em comparação com os cartões de visita em papel, pode reter mais informações.

Pode facilmente trocar cartões de visita com pessoas em locais remotos

Em reuniões e negociações online, pode haver preocupações de que a realidade seja menos palpável em comparação com as negociações face a face. No entanto, se usar a troca de cartões de visita online, poderá apresentar-se facilmente a pessoas que encontra pela primeira vez e facilitar a comunicação.

Não precisa se preocupar com a falta de cartões de visita

Para os representantes de vendas que negociam com muitos clientes, ao contrário dos cartões de visita em papel, pode enviar facilmente dados de cartões de visita a partir de smartphones ou laptops, por isso há a vantagem de não ter que se preocupar com a falta de cartões de visita.

Pode gerir cartões de visita de forma eficiente

Além disso, ao transformar os dados dos cartões de visita recebidos através da troca de cartões de visita online numa base de dados, não precisa de um porta-cartões. Além disso, pode partilhar informações com os membros da sua equipa e, usando um smartphone ou laptop, pode pesquisar conforme necessário em qualquer lugar, o que é muito eficiente.

Desvantagens da troca de cartões de visita online

É necessário um ambiente de internet

Não há preocupações se for numa videoconferência, mas se for trocar cartões de visita online fora do escritório, precisará de um dispositivo de comunicação como um smartphone ou computador e de um ambiente de internet.

No entanto, se for um profissional de negócios, provavelmente terá consigo um smartphone ou um computador, e a internet está disponível em vários locais, por isso não deve ser um grande problema.

Possibilidade de aumento de custos

Se um vendedor usar individualmente, é possível usar uma ferramenta de gestão de cartões de visita gratuita, mas se a empresa inteira partilhar e usar dados de cartões de visita, pode ser necessário uma ferramenta de gestão de cartões de visita paga com mais funcionalidades, o que pode levar a um aumento de custos.

A taxa de adoção da troca de cartões de visita online é baixa

A troca de cartões de visita online depende do outro lado, por isso é importante que seja amplamente adotada para aproveitar os benefícios. Além disso, o número limitado de empresas que oferecem o serviço e a falta de opções podem ser uma desvantagem.

Procedimentos necessários para a troca de cartões de visita online

Preparar uma ferramenta de gestão de cartões de visita

É possível trocar cartões de visita online mesmo sem uma ferramenta de gestão de cartões de visita, mas ao considerar a criação dos seus próprios dados de cartões de visita e a preservação e utilização dos dados de cartões de visita enviados por outros, é melhor usar uma ferramenta de gestão de cartões de visita.

Criar os seus próprios dados de cartões de visita

Crie os dados do seu cartão de visita, capturando o seu cartão de visita com um scanner ou a câmara do seu smartphone, usando uma ferramenta de gestão de cartões de visita.

Enviar os seus dados de cartões de visita

O método de envio de dados de cartões de visita geralmente envolve o uso de um URL ou código QR que permite que até mesmo aqueles que não têm uma ferramenta de gestão de cartões de visita possam verificar os dados do cartão de visita.

Método de utilização de URL

Em negociações ou reuniões baseadas em texto, como e-mail ou chat, pode colar e enviar o URL dos dados do cartão de visita criado com a ferramenta de gestão de cartões de visita, permitindo que a outra parte verifique os dados do cartão de visita através desse URL.

Método de utilização de código QR

Em situações onde é possível ver imagens, como em videoconferências, pode incorporar um código QR no fundo usando a função de fundo virtual, permitindo que a outra parte leia o código QR com o seu smartphone e verifique os dados do cartão de visita.

Método de utilização da função da ferramenta de gestão de cartões de visita

Se a outra parte estiver a usar a mesma ferramenta de gestão de cartões de visita, pode facilmente trocar cartões de visita usando a função de troca de cartões de visita da ferramenta de gestão de cartões de visita.

Questões legais ao enviar e-mails específicos

É legal enviar e-mails de publicidade e promoção dos seus serviços ou produtos para endereços de e-mail obtidos através da troca de cartões de visita online? A questão está relacionada com a Lei Japonesa de E-mails Específicos.

O que são e-mails específicos

Os e-mails específicos são e-mails enviados para fins de publicidade e promoção, incluindo aqueles que têm como um dos seus objetivos direcionar para um site de publicidade e promoção de serviços ou produtos.

Por exemplo, é comum enviar um e-mail de agradecimento após uma reunião online, com o URL do site de publicidade e promoção dos seus produtos. Não é incomum usar e-mails de negócios também para fins de publicidade e promoção.

Restrições de envio na Lei Japonesa de E-mails Específicos (Regulamento Opt-in)

A Lei Japonesa de E-mails Específicos proíbe o envio de e-mails específicos, a menos que o destinatário tenha expressado o seu consentimento para receber tais e-mails.

No entanto, o artigo 3, parágrafo 2 da mesma lei estabelece uma exceção para os casos em que “o próprio endereço de e-mail foi fornecido”, pois se considera que há uma certa previsibilidade de que e-mails serão enviados pelo destinatário, mesmo sem o seu consentimento.

Se quiser saber mais sobre o regulamento opt-in, consulte a descrição detalhada abaixo, juntamente com este artigo.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

É ilegal enviar e-mails específicos para contatos obtidos através da troca de cartões de visita online?

Na troca de cartões de visita online, os dados do cartão, incluindo o endereço de e-mail, são fornecidos ao destinatário, o que parece enquadrar-se na exceção de “fornecimento do próprio endereço de e-mail”, tornando legal o envio de e-mails específicos.

Contudo, o artigo 2, parágrafo 1 do Regulamento de Execução da Lei Japonesa de E-mails Específicos estabelece que “o método de fornecimento do próprio endereço de e-mail deve ser por escrito”, e os dados do cartão de visita digital não estão incluídos nesta definição.

De acordo com a interpretação do Ministério dos Assuntos Internos e Comunicações do Japão, atualmente não se pode considerar que um cartão de visita eletrónico se enquadra na definição de “escrito”, e ainda não há uma decisão clara sobre este novo método de troca de cartões de visita online.

Conclusão

Se enviar e-mails específicos para endereços de e-mail obtidos através da troca de cartões de visita online, pode estar a violar o artigo 3 da Lei Japonesa de E-mails Específicos, uma vez que não obteve o consentimento por escrito.

No entanto, mesmo sendo uma notificação online, a ilegalidade não é grande, uma vez que o propósito da exceção na Lei Japonesa de E-mails Específicos é que “quando o próprio endereço de e-mail é fornecido, há uma certa previsibilidade de que e-mails serão enviados pelo destinatário”.

Além disso, mesmo que seja considerado uma violação, a penalidade não é aplicada imediatamente, mas é emitida uma “ordem de medidas” para melhorar o método de envio de e-mails. Se tomar medidas nessa fase, pode evitar a penalidade.

Resumo: Troca de cartões de visita online e a Lei Japonesa de E-mails Específicos

Neste artigo, discutimos a “troca de cartões de visita online”, abordando ① vantagens e desvantagens, ② procedimentos necessários e ③ questões legais, com base em leis e regulamentos relevantes.

A “troca de cartões de visita online” é uma prática ainda nova, e existem áreas onde a lei ainda não acompanhou. Portanto, se você está pensando em enviar e-mails específicos para os contatos com quem trocou cartões de visita online, recomendamos que não tome uma decisão por conta própria, mas consulte previamente um advogado com conhecimento e experiência especializados.

Apresentação das medidas adotadas pelo nosso escritório

O nosso escritório de advocacia Monolis é especializado em IT, particularmente na intersecção entre a Internet e a lei. Recentemente, a troca de cartões de visita online tem ganhado destaque, mas a sua implementação requer uma verificação legal. O nosso escritório tem realizado verificações legais para muitas empresas. Os detalhes estão descritos no artigo abaixo.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]