Explicația sistemului companiilor cu comitete de nominalizare în dreptul societar japonez

Legea companiilor din Japonia oferă mai multe opțiuni pentru structura de guvernanță corporativă a societăților pe acțiuni, adică pentru corporate governance. Printre acestea, sistemul de companii cu comitete de numire etc. reprezintă unul dintre cele mai avansate modele instituționale, având ca scop principal creșterea transparenței și a funcției de supraveghere în management. Acest sistem își are originea în reforma legii speciale a dreptului comercial din 2002, care a introdus sistemul de companii cu comitete etc., și a fost preluat de Legea companiilor din Japonia, adoptată în 2005. Companiile cu comitete de numire etc. se deosebesc de companiile cu consiliu de auditori, care erau mai frecvente în Japonia tradițională, prin separarea clară a funcțiilor de supraveghere a managementului de cele de executare a afacerilor. Mai exact, consiliul directorilor se concentrează exclusiv pe stabilirea politicilor de bază ale managementului și pe supraveghere, în timp ce executarea afacerilor zilnice este responsabilitatea unei poziții numite “executive officer”. În plus, consiliul directorilor este obligat să instituie trei comitete interne: comitetul de numire, comitetul de audit și comitetul de remunerare. Aceste comitete au rolul de a lua decizii dintr-o poziție independentă și obiectivă cu privire la subiecte deosebit de importante în guvernanța corporativă, cum ar fi numirea directorilor, auditul executării afacerilor și stabilirea remunerației directorilor. Cerința ca majoritatea membrilor fiecărui comitet să fie directori externi independenți de echipa de management este un mecanism esențial pentru asigurarea obiectivității acestui sistem. În acest articol, vom explica în detaliu sistemul companiilor cu comitete de numire etc., structura și rolul său, conform prevederilor Legii companiilor din Japonia. Vom clarifica în mod specific funcțiile directorilor și ale consiliului directorilor în acest sistem, precum și autoritatea și responsabilitățile pe care le au cele trei comitete: comitetul de numire, comitetul de audit și comitetul de remunerare.

Ce sunt companiile cu comitete de nominalizare în Japonia

Companiile cu comitete de nominalizare reprezintă un tip de structură organizațională a corporațiilor, definită în articolul 2, paragraful 12 al Legii Societăților Comerciale din Japonia. Companiile care adoptă acest sistem sunt obligate prin lege să înființeze trei comitete: comitetul de nominalizare, comitetul de audit și comitetul de remunerare. Scopul central al acestui sistem este de a separa supravegherea de executarea afacerilor în cadrul managementului companiei. Astfel, consiliul de administrație se distanțează de executarea activităților zilnice și se concentrează pe rolul său de a supraveghea obiectiv activitatea echipei de management. Execuția efectivă a afacerilor este preluată de “directorii executivi” numiți de consiliul de administrație. Această separare clară între supraveghere și executare contribuie la creșterea transparenței în luarea deciziilor de management și la întărirea responsabilității față de acționari și alte părți interesate. În special, investitorii străini tind să evalueze pozitiv acest sistem de guvernanță ca fiind apropiat de standardele internaționale. În companiile cu comitete de nominalizare din Japonia, cele trei comitete menționate anterior au autoritate semnificativă asupra aspectelor esențiale ale managementului, cum ar fi numirile de personal, auditul și remunerarea. În plus, conform articolului 400, alineatul 3 al Legii Societăților Comerciale din Japonia, majoritatea membrilor fiecărui comitet (comisarii) trebuie să fie “directorii non-executivi” independenți de echipa de management a companiei respective. Această cerință urmărește să prevină deciziile de personal și remunerare bazate pe interesele personale ale echipei de management, promovând astfel o guvernanță obiectivă și echitabilă.

Rolul Consiliului de Administrație și al Directorilor în Companiile cu Comitete de Nominalizare în Japonia

Rolul consiliului de administrație în companiile cu comitete de nominalizare din Japonia diferă semnificativ de cel al consiliilor de administrație din companiile cu alte structuri organizaționale. Cea mai importantă diferență este că, în principiu, consiliul de administrație nu execută direct activitățile companiei.

Articolul 416, alineatul (1) din Legea Companiilor Japoneze stabilește autoritatea consiliului de administrație al companiilor cu comitete de nominalizare. Conform acestuia, rolul principal al consiliului de administrație se concentrează pe trei aspecte principale:

1. Decizia privind politica de bază a managementului
2. Decizia privind aspectele necesare pentru executarea sarcinilor comitetului de audit
3. Supravegherea executării sarcinilor de către directorii executivi

În primul rând, consiliul de administrație decide asupra politicilor fundamentale de management ale companiei, cum ar fi elaborarea planurilor de management pe termen mediu sau deciziile privind investițiile de amploare, care sunt esențiale pentru nucleul companiei. Cu toate acestea, executarea activităților specifice bazate pe aceste politici fundamentale nu este realizată de consiliul de administrație însuși, ci este delegată directorilor executivi.

În al doilea rând, consiliul de administrație are responsabilitatea de a asigura un cadru adecvat pentru ca activitățile comitetului de audit, care supraveghează executarea sarcinilor directorilor executivi și ale directorilor, să se desfășoare eficient.

Și cel mai important rol este supravegherea directorilor executivi. Consiliul de administrație monitorizează dacă directorii executivi execută activitățile în conformitate cu politica de bază și evaluează performanța acestora. Pentru a asigura eficacitatea acestei funcții de supraveghere, consiliul de administrație are, de asemenea, autoritatea de a numi și de a demite directorii executivi și directorii (conform articolului 416, alineatul (1) din Legea Companiilor Japoneze). Cu toate acestea, comitetul de nominalizare decide conținutul propunerilor de numire și demitere a directorilor care urmează să fie prezentate adunării generale a acționarilor.

Astfel, directorii companiilor cu comitete de nominalizare din Japonia își asumă rolul de supervizori ai managementului, nu ca executanți ai activităților. Aceasta este diferența fundamentală față de directorii companiilor cu alte structuri organizaționale, care adesea execută și activități operative. În plus, conform articolului 415 din Legea Companiilor Japoneze, consiliul de administrație poate delega în mare măsură deciziile privind executarea activităților directorilor executivi, cu excepția cazurilor în care legea sau statutul companiei stabilește că acestea sunt de competența exclusivă a consiliului de administrație. Prin aceasta, separarea supravegherii și executării managementului este clar asigurată și în cadrul sistemului legal.

Cele trei comitete și cerințele organizaționale comune ale acestora

Pilonul central al guvernanței în cadrul companiilor japoneze care au instituit comitete precum comitetul de nominalizare este format din trei comitete esențiale: comitetul de nominalizare, comitetul de audit și comitetul de remunerare. Aceste comitete sunt organisme interne ale consiliului de administrație și fiecare exercită autoritate importantă în mod independent.

Cele trei comitete trebuie să îndeplinească cerințele organizaționale comune stabilite de articolul 400 din Legea Companiilor din Japonia (Japanese Companies Act). În primul rând, fiecare comitet trebuie să fie compus din cel puțin trei directori (conform alineatului 1 al aceluiași articol). În al doilea rând, și cel mai important, majoritatea membrilor fiecărui comitet trebuie să fie directori externi (conform alineatului 3 al aceluiași articol). Un director extern este definit ca un director care nu este un ofițer executiv sau angajat al respectivei societăți pe acțiuni sau al filialelor sale și care are o poziție independentă față de echipa de management (conform articolului 2, punctul 15, din Legea Companiilor din Japonia). Această cerință asigură obiectivitatea și echitatea deliberărilor și deciziilor în cadrul fiecărui comitet.

Comitetul de Nominalizare sub Legea Japoneză a Companiilor

Comitetul de Nominalizare are autoritatea de a decide conținutul propunerilor privind numirea și demiterea directorilor care sunt prezentate adunării generale a acționarilor, conform articolului 404, alineatul (1) din Legea Japoneză a Companiilor (2005). Astfel, decizia privind cine să fie candidat pentru poziția de director, sau care director ar trebui demis, nu este luată de directorul reprezentativ sau de președinte, ci de acest Comitet de Nominalizare. Prin faptul că majoritatea membrilor Comitetului de Nominalizare sunt directori externi, se previne așa-numita “numire la comandă”, unde liderii executivi își aleg persoane convenabile pentru pozițiile de director. Aceasta asigură obiectivitatea și diversitatea în componența consiliului directorilor și contribuie la întărirea funcției de supraveghere.

Comitetul de Audit sub legislația japoneză

Comitetul de Audit are autoritatea de a inspecta executarea îndatoririlor de către directorii executivi și membrii consiliului de administrație și de a elabora rapoarte de audit, conform articolului 404, alineatul (2), punctul 1 din Legea Companiilor din Japonia (2005). Aceasta include o autoritate extinsă de a investiga afacerile și starea proprietăților companiei. Comitetul de Audit poate solicita oricând rapoarte despre afaceri de la directorii executivi și angajați și poate investiga starea afacerilor și a proprietăților companiei, conform articolului 405, alineatul (1) din aceeași lege. În plus, are obligația de a raporta consiliului de administrație dacă descoperă acte ilegale sau fapte semnificativ incorecte, conform alineatului (2) al aceluiași articol. Mai mult, Comitetul de Audit are și autoritatea de a decide asupra conținutului propunerilor privind numirea sau demiterea, și ne-renumirea auditorilor contabili care efectuează auditul financiar al companiei, conform articolului 404, alineatul (2), punctul 2 din Legea Companiilor din Japonia. Acest lucru asigură, de asemenea, independența auditului contabil. Comparativ cu comitetul de audit al unei companii care are un consiliu de auditori, autoritatea Comitetului de Audit este mai puternică și se caracterizează prin implicarea mai directă în supravegherea managementului în cadrul consiliului de administrație.

Comitetul de Remunerare Sub Legislația Japoneză

Comitetul de Remunerare deține autoritatea de a stabili conținutul remunerației individuale pentru directorii executivi și membrii consiliului de administrație, conform articolului 404, alineatul 3 al Legii Societăților Comerciale din Japonia (日本の会社法第404条第3項). În cadrul legislației japoneze, termenul “remunerație etc.” se referă la beneficiile patrimoniale primite de la companie ca recompensă pentru executarea sarcinilor, incluzând salariile, bonusurile și alte forme de compensație. Comitetul de Remunerare decide asupra sumelor remunerației fiecărui director, bazându-se pe performanța companiei și contribuția individuală a fiecărui director, urmând criterii obiective. Prin faptul că majoritatea membrilor Comitetului de Remunerare sunt directori externi, se previne stabilirea unei remunerații nejustificat de mari pentru directori și se asigură transparența procesului de decizie. Transparența și echitatea procesului de stabilire a remunerației directorilor sunt de o importanță vitală pentru câștigarea încrederii acționarilor, iar Comitetul de Remunerare joacă un rol esențial în garantarea instituțională a acestor principii.

Compararea cu alte structuri organizaționale

Pentru a înțelege mai bine companiile care au implementat comitete de numire și alte structuri similare, vom compara acestea cu structura organizațională cea mai comună în companiile din Japonia, și anume companiile cu consiliu de auditori. Tabelul de mai jos rezumă principalele diferențe dintre cele două.

După cum arată tabelul, companiile cu comitete de numire etc. separă organizațional funcțiile de supraveghere și cele de executare a afacerilor și implică puternic directorii externi în deciziile importante privind personalul și remunerația. Prin aceasta, ele urmăresc realizarea unei guvernanțe mai obiective și transparente, ceea ce constituie diferența esențială față de companiile cu consiliu de auditori.

Concluzie

Acest articol a explicat cadrul sistemului și rolul fiecărui organ, precum și comparația cu alte sisteme, referitor la companiile care au stabilit comitete de numire etc., conform Legii Companiilor din Japonia. Companiile care au stabilit comitete de numire etc. urmăresc să separe clar funcția de supraveghere a consiliului de administrație de funcția de executare a afacerilor de către directorii executivi și să îmbunătățească obiectivitatea și transparența managementului prin intermediul celor trei comitete interne: numire, audit și remunerare. În special, faptul că majoritatea membrilor fiecărui comitet trebuie să fie directori externi este un element important pentru a câștiga încrederea investitorilor internaționali. Pentru companiile care desfășoară activități în Japonia sau care iau în considerare tranzacții sau investiții cu companii japoneze, înțelegerea sistemului de guvernanță al companiei partenere este esențială.

Cabinetul de Avocatură Monolith are o experiență vastă și un palmares impresionant în domeniul dreptului afacerilor, inclusiv Legea Companiilor din Japonia. Avocații noștri nu dețin doar calificări în dreptul japonez, dar și în dreptul străin, fiind competenți în limba japoneză și engleză. Am oferit clienților noștri, atât din Japonia cât și din străinătate, sfaturi legale practice și concrete privind tranziția către companii cu comitete de numire etc., numirea directorilor externi, operarea comitetelor și alte probleme complexe legate de Legea Companiilor din Japonia. Dacă aveți nevoie de construirea unui sistem de guvernanță solid în Japonia sau de abordarea problemelor legale conexe, vă rugăm să consultați Cabinetul de Avocatură Monolith.