Ce clauze ar trebui incluse în contractul de întreținere a sistemului? Explicăm punctele de care trebuie să ții cont

Introducerea unui sistem dezvoltat de alte companii pentru a desfășura activități de afaceri devine din ce în ce mai obișnuită. Cu toate acestea, sistemul nu se termină odată cu introducerea acestuia. Este necesară întreținerea pentru a face față problemelor sau bug-urilor care apar după introducere. În general, aceste lucrări de întreținere sunt externalizate.

Prin urmare, în acest articol, ne adresăm celor care se gândesc să încheie un contract de întreținere a sistemului, fie că sunt reprezentanți ai companiilor, fie ingineri, și explicăm clauzele care ar trebui incluse în contractul de întreținere a sistemului și punctele la care ar trebui să se acorde atenție.

Ce este un contract de întreținere a sistemului

Un contract de întreținere a sistemului se referă la un acord privind întreținerea sistemului.

Întreținerea sistemului implică remedierea problemelor sau a erorilor care apar în sistem, pentru a restabili funcționarea normală.

Există un termen care este folosit împreună cu întreținerea sistemului, și anume operarea sistemului. Operarea sistemului se referă la menținerea stării normale a sistemului și prevenirea apariției de probleme sau erori.

Datorită naturii sale, sistemele sunt adesea susceptibile la erori și probleme, astfel încât întreținerea sistemului este o activitate importantă pentru funcționarea normală a acestuia.

https://monolith.law/corporate/dataloss-risk-and-measures[ja]

https://monolith.law/corporate/laws-concerning-disputes-and-troubles-at-the-system-operation-stage[ja]

Exemple de activități specifice de întreținere a sistemului

Exemple de activități specifice de întreținere a sistemului includ operațiuni de backup ale sistemului și activități de reparare în caz de probleme.

Operațiunile de backup ale sistemului se referă la duplicarea datelor din sistem și stocarea acestora pe alte medii de stocare, pentru a preveni pierderea de date cauzată de erori sau probleme ale sistemului.

Activitățile de reparare în caz de probleme implică rezolvarea problemelor care apar în sistem și restabilirea funcționării normale a acestuia.

Aspecte de luat în considerare la elaborarea și examinarea contractelor de întreținere a sistemelor

În cazul în care un sistem devine nefuncțional din cauza unor defecțiuni sau bug-uri, există posibilitatea ca operațiunile companiei să fie grav afectate, astfel încât întreținerea sistemului poate fi considerată o activitate extrem de importantă.

Pentru ca operațiunile de întreținere a sistemului să fie efectuate corespunzător, este esențial să se încheie un contract de întreținere a sistemului cu un conținut solid.

Prin urmare, în cele ce urmează, vom explica aspectele de luat în considerare în cadrul contractelor de întreținere a sistemelor.

Clarificarea domeniului de aplicare

Chiar dacă vorbim în general despre un sistem, există diferite tipuri de sisteme și, de asemenea, domeniul lor de aplicare variază.

Dacă domeniul de aplicare al sistemului nu este clar definit, pot apărea neînțelegeri între partea delegantă și partea delegată, ceea ce poate duce la apariția unor probleme.

Prin urmare, este important să se clarifice domeniul de aplicare al întreținerii în cadrul contractului de întreținere a sistemului.

În ceea ce privește clauza referitoare la domeniul de aplicare, de exemplu, se poate considera stabilirea unei clauze precum următoarea:

Articolul ● (Scopul)
Delegantul încredințează delegatului întreținerea sistemului ●●●● (denumit în continuare “sistemul în cauză”), care este utilizat pentru clienții delegantului (denumit în continuare “activitatea în cauză”), iar delegatul acceptă această încredințare.

Clarificarea activităților vizate

Ca și în cazul menționat anterior, chiar dacă vorbim în general despre întreținere, aceasta include diferite tipuri de activități.

Prin urmare, este important să se clarifice activitățile vizate de întreținere în cadrul contractului de întreținere a sistemului.

În ceea ce privește clauza referitoare la activitățile vizate, de exemplu, se poate considera stabilirea unei clauze precum următoarea:

Articolul ● (Conținutul activității)
1. Delegatul va efectua activitatea în cauză în conformitate cu instrucțiunile delegantului, iar conținutul activității în cauză va fi conform celor stabilite în următoarele puncte:
(1) Investigarea și analizarea cauzelor defecțiunilor sistemului în cauză
(2) Lucrările de recuperare a problemelor cauzate de defecțiunile sistemului în cauză
(3) Răspunsurile la întrebările privind modul de operare și de utilizare a sistemului în cauză
(4) Suportul pentru activitățile conexe menționate anterior
2. Delegatul și delegantul confirmă că activitățile care nu sunt prevăzute în punctele anterioare (inclusiv, dar fără a se limita la, activitățile menționate mai jos) nu sunt incluse în activitatea în cauză. Delegantul poate solicita delegatului, contra cost, să efectueze activități care nu sunt prevăzute în punctele anterioare, după consultarea reciprocă.
(1) Modificarea specificațiilor sistemului în cauză și alte activități de dezvoltare
(2) Activități ●●

Clarificarea intervalului orar și a metodei de răspuns pentru activitățile de întreținere

În ceea ce privește sistemul, se poate presupune că bug-urile sau defecțiunile pot apărea la momente neașteptate.

Însă, este posibil ca persoana care efectuează activitățile de întreținere să nu poată efectua aceste activități în anumite intervale orare, din cauza asigurării personalului sau a relației cu alte activități.

De asemenea, deoarece recuperarea sistemului trebuie efectuată cât mai rapid posibil, este important să se clarifice în prealabil metoda de răspuns, pentru a se putea comunica eficient.

În ceea ce privește clauza referitoare la intervalul orar și metoda de răspuns pentru activitățile de întreținere, de exemplu, se poate considera stabilirea unei clauze precum următoarea:

Articolul ● (Metoda și timpul de răspuns)
1. Metoda de răspuns pentru activitatea în cauză va fi prin telefon sau e-mail.
2. În cazul în care este esențială delegarea angajaților delegatului pentru a efectua activitatea în cauză, delegantul va suporta costurile necesare delegării angajaților.
3. În plus față de punctul anterior, în cazul în care este necesară delegarea angajaților delegatului sau a unei terțe părți pentru a efectua activitatea în cauză sau în cazul în care delegantul dorește delegarea, delegantul va suporta costurile necesare delegării angajaților sau a terței părți.
4. Intervalul orar de răspuns pentru activitatea în cauză va fi de la ora ● dimineața până la ora ● după-amiaza, în zilele lucrătoare. Cu toate acestea, în cazul în care este necesar un răspuns în afara acestui interval orar, delegantul poate solicita delegatului să efectueze activitatea în cauză în afara intervalului orar de răspuns, prin plata unui cost suplimentar stabilit separat de către delegat.

Clauzele principale ale contractului de întreținere a sistemului și explicațiile acestora

Am explicat mai sus despre clauzele deosebit de importante în contractul de întreținere a sistemului, dar în continuare vom explica alte clauze principale ale contractului de întreținere a sistemului.

Clauza privind plata pentru servicii

Clauzele legate de bani sunt cele mai susceptibile de a cauza probleme, deci este important să se stabilească clar clauza privind plata pentru servicii.

În ceea ce privește clauza privind plata pentru servicii, este evident că trebuie să se stabilească suma plății și metoda concretă de calcul, dar se consideră că ar trebui să se stabilească și momentul plății.

Clauza privind confidențialitatea

În timpul lucrărilor de întreținere a sistemului, se poate presupune că prestatorul va avea acces la informațiile confidențiale ale clientului.

Prin urmare, se poate lua în considerare stabilirea unei clauze privind confidențialitatea pentru a proteja informațiile confidențiale ale clientului.

Clauza privind protecția datelor personale

În timpul lucrărilor de întreținere a sistemului, dacă sistemul este unul de gestionare a clienților, se poate presupune că prestatorul va avea acces la datele personale ale clienților deținute de client.

Prin urmare, se poate lua în considerare stabilirea unei clauze privind protecția datelor personale pentru a proteja datele personale ale clienților deținute de client.

Clauza privind locul de muncă

În funcție de natura lucrărilor de întreținere a sistemului, se poate presupune că prestatorul va lucra la biroul clientului.

Prin urmare, pentru a permite prestatorului să efectueze lucrările de întreținere în mod eficient, ar trebui să se stabilească o clauză privind locul de muncă.

Clauza privind despăgubirile

În ceea ce privește lucrările de întreținere a sistemului, se poate presupune că pot apărea situații neprevăzute în care lucrările de întreținere efectuate de prestator nu merg bine și clientul suferă daune.

În cazul în care sistemul este implicat, se poate presupune că daunele pot crește semnificativ, deci se poate lua în considerare stabilirea unei clauze privind despăgubirile pentru a clarifica domeniul de aplicare al daunelor.

De asemenea, se poate lua în considerare stabilirea unei limite pentru suma despăgubirilor, cum ar fi limitarea la suma plății pentru servicii.

Rezumat

Am explicat mai sus punctele de care trebuie să țineți cont în contractele de întreținere a sistemelor, adresându-ne celor care doresc să încheie astfel de contracte, fie că sunt companii sau ingineri.

În cazul contractelor de întreținere a sistemelor, este important să înțelegeți activitățile generale de întreținere a sistemelor și să identificați punctele cheie de verificat înainte de a elabora și semna contractul.

Pentru cei care se gândesc să elaboreze sau să încheie un contract de întreținere a sistemelor, vă recomandăm să consultați un avocat cu cunoștințe specializate.

Orientări privind măsurile luate de biroul nostru

Biroul nostru de avocatură, Monolis, este specializat în IT, în special în aspectele legale ale internetului. Pentru a utiliza în siguranță serviciile de subvenții, este necesară crearea unui contract. La biroul nostru, cream și revizuim contracte pentru o varietate de cazuri, de la companii listate pe Tokyo Stock Exchange Prime (Bursa de Valori Tokyo Prime) până la startup-uri. Dacă aveți probleme cu contractul, vă rugăm să consultați articolul de mai jos.

https://monolith.law/contractcreation[ja]