Auditorul contabil în dreptul societăților japoneze: O explicație cuprinzătoare a rolului, autorității și responsabilităților acestuia

Fiabilitatea informațiilor financiare ale companiilor constituie fundamentul unei activități economice sănătoase și al investițiilor și tranzacțiilor internaționale. Pentru ca investitorii și creditorii să poată lua decizii în mod încrezător, este esențial ca situațiile financiare elaborate de companii să fie asigurate ca fiind corecte și echitabile de către o terță parte independentă. În sistemul juridic japonez, rolul extrem de important de a garanta acest lucru îl deține ‘auditorul contabil’. Sistemul auditorului contabil este o instituție oficială stabilită de Legea Companiilor din Japonia și reprezintă un element central în asigurarea transparenței și fiabilității contabilității corporative. Acest sistem nu este doar o procedură destinată pieței interne, ci și un indicator semnificativ care demonstrează că guvernanța corporativă japoneză îndeplinește standardele internaționale. Auditorii contabili sunt profesioniști cu calificări specializate înalte, cum ar fi contabili publici certificați sau firme de audit, care efectuează audituri riguroase dintr-o poziție independentă. În special, pentru companiile mari cu o influență socială semnificativă, legea japoneză impune obligativitatea numirii unui auditor contabil, reflectând ideea că, pe măsură ce dimensiunea economică a unei companii crește, crește și responsabilitatea socială pentru raportările sale financiare. În acest articol, vom explica în mod cuprinzător auditorul contabil, de la semnificația sa legală, procedurile de numire, autoritatea specifică a funcției și până la responsabilitățile sale grave, bazându-ne pe prevederile Legii Companiilor din Japonia și pe exemplele concrete din cazurile judecate.

Semnificația și scopul sistemului de auditori contabili sub legislația japoneză

Auditorul contabil este un organ al companiei instituit conform legii companiilor din Japonia, având ca principal scop efectuarea auditului documentelor contabile ale companiei. Ideea fundamentală a acestui sistem este de a asigura fiabilitatea raportărilor financiare prin auditul efectuat de experți contabili independenți de conducerea companiei, protejând astfel interesele acționarilor, creditorilor și ale altor părți interesate. Informațiile financiare create de companii sunt verificate dintr-o perspectivă obiectivă de către auditorii contabili, care exprimă opinii asupra corectitudinii acestora, conferind astfel un grad înalt de încredere informațiilor respective. Aceasta este o funcție esențială pentru menținerea creditului social al întreprinderilor și pentru facilitarea accesului la finanțare fluidă din piețele financiare.

Legea companiilor din Japonia impune în mod special companiilor mari să instituie un auditor contabil. Conform articolului 2, punctul 6 al legii companiilor japoneze, o companie mare este definită ca având un capital declarat în bilanțul ultimului an fiscal de cel puțin 500 de milioane de yeni sau datorii totale de cel puțin 20 de miliarde de yeni. În spatele acestei prevederi stă gândirea juridică că, pe măsură ce o companie crește în dimensiune, impactul activităților sale asupra societății și economiei devine semnificativ. Companiile de mari dimensiuni au numeroși acționari, creditori, angajați și parteneri comerciali, iar sănătatea financiară a acestora este direct legată de interesele multor părți interesate. Prin urmare, legea solicită astfel de întreprinderi să asigure un nivel mai înalt de transparență financiară și impune supravegherea riguroasă de către experți externi, contribuind astfel la stabilitatea generală a economiei.

Compararea auditorului contabil și a auditorului statutar sub legislația japoneză

Înțelegerea structurii guvernanței companiilor din Japonia este esențială, iar recunoașterea diferențelor dintre auditorul contabil și instituția distinctă a auditorului statutar este crucială. Ambele roluri contribuie la funcția de supraveghere a companiei, dar există diferențe fundamentale între responsabilitățile și autoritatea lor.

Cea mai mare diferență constă în domeniul de audit. Așa cum sugerează și numele, sarcina auditorului contabil se limitează strict la “auditul contabil”. Acesta verifică dacă bilanțul contabil și contul de profit și pierdere reflectă corect situația financiară și performanța companiei. Pe de altă parte, domeniul de audit al auditorului statutar include, în principiu, atât auditul contabil, cât și “auditul operațional”. Auditul operațional monitorizează dacă executarea sarcinilor de către directori se face în conformitate cu legile și statutul companiei și este adecvată.

De asemenea, cerințele de calificare diferă. Potrivit articolului 337, alineatul 1 din Legea Companiilor din Japonia, doar contabilii publici certificați sau firmele de audit pot deveni auditori contabili, datorită necesității de cunoștințe specializate avansate în domeniul auditului contabil. În contrast, auditorul statutar nu este obligat să dețină o calificare profesională specifică prin lege.

În plus, poziția lor este diferită. Auditorul contabil este un expert independent “extern”, care încheie un contract de audit cu compania. În contrast, auditorul statutar este un ofițer “intern” al companiei, ales de adunarea generală a acționarilor și care își exercită funcțiile independent de consiliul de administrație.

Aceste două entități formează un sistem de supraveghere dublă, completându-se reciproc. Auditorul contabil, ca expert extern în contabilitate, stabilește “faptele” privind acuratețea informațiilor financiare, în timp ce auditorul statutar, ca responsabil intern de guvernanță, verifică “procesul” deciziilor de management și legalitatea acestora pe baza faptelor. De exemplu, neregulile contabile descoperite de auditorul contabil sunt raportate auditorului statutar, care le folosește ca informații esențiale pentru a urmări responsabilitatea directorilor. Astfel, prin colaborarea lor, ambele roluri contribuie la realizarea unei guvernanțe corporative mai eficiente.

Tabelul de mai jos rezumă principalele diferențe între auditorul contabil și auditorul statutar.

Numirea Auditorului Contabil în Japonia

Procesul de numire a auditorului contabil este reglementat în detaliu de Legea Companiilor din Japonia pentru a asigura independența acestuia.

În primul rând, auditorul contabil trebuie să îndeplinească cerințe stricte de calificare și să nu se afle în situații de incompatibilitate. Așa cum am menționat anterior, doar contabilii publici certificați sau firmele de audit pot deveni auditori contabili. Mai mult, pentru a evita situațiile care ar putea afecta independența, articolul 337 alineatul (3) din Legea Companiilor din Japonia interzice persoanelor cu anumite interese să devină auditori contabili. De exemplu, nu pot deveni auditori contabili cei care au fost subcompanii ale respectivei companii sau cei care primesc remunerații continue pentru servicii non-audit de la companie sau subcompaniile sale.

Auditorul contabil este numit prin rezoluție ordinară a adunării generale a acționarilor (conform articolului 329 alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia). Un punct important aici este că autoritatea de a decide conținutul propunerilor pentru numirea sau demiterea auditorului contabil prezentate la adunarea generală a acționarilor nu aparține directorilor, ci auditorilor sau comitetului de audit (sau altor organe de audit). Aceasta este o structură extrem de importantă care separă autoritatea de a evalua și controla numirea și demiterea auditorului contabil de management, permițând auditorului contabil să efectueze audituri riguroase fără a se preocupa de reacțiile managementului. Separarea autorității, unde managementul decide remunerația și auditorii decid personalul, este un design legal ingenios pentru a proteja independența auditorului contabil.

Mandatul auditorului contabil este stabilit până la încheierea adunării generale ordinare a acționarilor pentru ultimul exercițiu financiar care se încheie în termen de un an de la numire (conform articolului 338 alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia). Cu toate acestea, dacă la această adunare generală ordinară a acționarilor nu se iau decizii speciale de demitere sau de ne-reînnoire, se consideră că auditorul contabil a fost reales (conform articolului 338 alineatul (2) din Legea Companiilor din Japonia). Acest sistem de “realegere prezumată” stabilizează poziția auditorului contabil și, prin principiul continuării mandatului în absența unei decizii active de demitere, întărește și mai mult independența acestuia.

În ceea ce privește demiterea, aceasta este posibilă oricând prin rezoluție a adunării generale a acționarilor (conform articolului 339 din Legea Companiilor din Japonia), dar auditorii pot demite auditorul contabil cu consensul tuturor membrilor dacă acesta încalcă obligațiile profesionale sau dacă există un comportament necorespunzător pentru un auditor contabil (conform articolului 340 din Legea Companiilor din Japonia). Aceasta este, de asemenea, o autoritate puternică a auditorilor pentru a menține independența și calitatea auditului auditorului contabil.

Atribuțiile și drepturile auditorului contabil sub legislația japoneză

Pentru ca auditorul contabil să își poată îndeplini eficient sarcinile, Legea Companiilor din Japonia îi conferă o gamă largă de atribuții și drepturi. Aceste drepturi sunt concentrate în principal în articolul 396 din Legea Companiilor japoneze.

Cea mai esențială atribuție a auditorului contabil este să auditeze documentele contabile ale companiei, precum și anexele detaliate, documentele contabile intermediare și cele consolidate. După finalizarea auditului, trebuie să elaboreze un “raport de audit contabil” conform prevederilor Ministerului Justiției, care este articolul 396, alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia. Acest raport de audit contabil devine o sursă de informații de încredere pentru acționari și creditori.

Pentru a-și îndeplini aceste sarcini, auditorului contabil i se acordă puternice drepturi de investigație. Auditorul poate inspecta și copia “oricând” cărțile contabile și documentele relevante ale companiei, dacă este necesar pentru audit. De asemenea, poate solicita rapoarte legate de contabilitate de la directori, contabili, manageri și alți angajați, conform articolului 396, alineatul (2) din Legea Companiilor din Japonia. Managementul deține în mod esențial mai multe informații interne decât auditorii externi. Pentru a depăși această asimetrie informațională și a permite auditorului contabil să colecteze și să verifice informațiile în mod activ, nu doar pasiv, aceste drepturi de investigație sunt un instrument esențial.

Aceste drepturi de investigație se extind nu doar la compania-mamă, ci și la filialele acesteia. Auditorul contabil poate solicita rapoarte legate de contabilitate de la filiale sau poate investiga situația afacerilor și a proprietății acestora, atunci când este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor sale, conform articolului 396, alineatul (3) din Legea Companiilor din Japonia. Cu toate acestea, filialele pot refuza raportarea sau investigația dacă există “motive întemeiate” pentru aceasta, conform articolului 396, alineatul (4) din Legea Companiilor din Japonia.

Mai mult, auditorul contabil are o importantă obligație de raportare. Dacă, în timpul îndeplinirii sarcinilor sale, descoperă acte de fraudă sau fapte grave care contravin legilor sau statutului în ceea ce privește executarea sarcinilor de către directori, trebuie să raporteze aceste descoperiri fără întârziere comitetului de audit (sau altui organism de audit, cum ar fi consiliul de audit) conform articolului 397 din Legea Companiilor din Japonia. Astfel, problemele descoperite de auditorul contabil nu sunt doar înregistrate în raport, ci sunt transmise rapid organismelor de supraveghere interne ale companiei, asigurându-se că se iau măsuri de corectare.

Obligațiile și Responsabilitățile Legale ale Auditorilor Contabili sub Legislația Japoneză

Auditorii contabili, având în vedere puterea lor considerabilă, sunt încărcați cu obligații legale și responsabilități grele. Aceste obligații și responsabilități impun auditorilor un nivel înalt de etică profesională și atenție, funcționând ca o disciplină esențială pentru asigurarea calității auditurilor.

Cea mai fundamentală obligație a auditorilor contabili este “datoria de diligență a unui bun administrator” (datoria de diligență prudentă), care derivă din faptul că relația dintre companie și auditorul contabil este considerată o relație de mandat conform articolului 330 din Legea Companiilor din Japonia, iar prevederile articolului 644 din Codul Civil Japonez sunt aplicabile în mod corespunzător. Datoria de diligență prudentă înseamnă că auditorii contabili sunt obligați să își îndeplinească sarcinile cu nivelul de atenție așteptat obiectiv, conform statutului și competențelor lor profesionale. Acest nivel de atenție servește ca standard în evaluarea responsabilităților menționate mai jos.

În cazul în care auditorii contabili neglijează această obligație, ei sunt în primul rând responsabili față de companie. Articolul 423, alineatul 1 din Legea Companiilor din Japonia stabilește că, dacă auditorii contabili neglijează îndeplinirea sarcinilor lor și cauzează astfel daune companiei, ei sunt responsabili pentru compensarea acestor daune. Aceasta reprezintă o responsabilitate directă pentru neglijența profesională.

Mai mult, auditorii contabili pot fi de asemenea responsabili față de terțe părți, cum ar fi acționarii sau creditorii, care s-au bazat pe raportul lor de audit pentru a efectua tranzacții. Responsabilitatea față de aceste terțe părți este stabilită în articolul 429 din Legea Companiilor din Japonia și are o structură în două etape. În primul rând, dacă auditorii contabili își îndeplinesc sarcinile cu “rău-intenție sau neglijență gravă”, ei sunt responsabili pentru compensarea daunelor suferite de terțe părți ca urmare a acestor acțiuni (conform articolului 429, alineatul 1 din Legea Companiilor din Japonia). Cerința de “neglijență gravă” este impusă pentru că auditul implică judecăți profesionale și pentru a evita impunerea unei responsabilități nelimitate pentru simple neglijențe, permițând auditorilor să își îndeplinească sarcinile fără teamă de repercusiuni.

În al doilea rând, dacă raportul de audit contabil conține “declarații false” cu privire la aspecte importante care ar fi trebuit incluse, responsabilitatea devine mai severă. În acest caz, auditorii contabili nu pot scăpa de responsabilitatea pentru compensarea daunelor suferite de terțe părți decât dacă “dovedesc” că nu au fost neglijenți în acțiunile lor, adică au acționat fără culpă (conform articolului 429, alineatul 2, punctul 4 din Legea Companiilor din Japonia). Aceasta este cunoscută ca o inversare a sarcinii probei și reflectă intenția legii de a impune o obligație deosebit de mare de atenție în ceea ce privește conținutul raportului de audit, care este produsul final publicat pe piață. Această structură în două etape a responsabilității reprezintă un echilibru juridic sofisticat, care încearcă să concilieze protecția terților cu evitarea unei sarcini excesive pentru auditori.

Exemple de cazuri în care responsabilitatea auditorilor contabili a fost pusă sub semnul întrebării în Japonia

Pentru a înțelege cum sunt interpretate și aplicate în practică dispozițiile abstracte privind responsabilitatea legală a auditorilor contabili, este util să examinăm cazuri concrete de litigii. Curțile japoneze tind să ridice nivelul de atenție pe care îl cer auditorilor contabili odată cu schimbările epocii.

Un caz semnificativ pentru stabilirea criteriilor de responsabilitate față de companie este decizia Curții Supreme din Japonia din 19 iulie 2021 (2021). În acest caz, responsabilitatea unui auditor contabil cu atribuții limitate a fost pusă sub semnul întrebării, dar logica deciziei se aplică și auditorilor contabili. Angajații companiei au deturnat fonduri pe o perioadă îndelungată și au ascuns frauda prin prezentarea de copii falsificate ale certificatelor de sold bancar. Instanțele inferioare au considerat că auditorul contabil își îndeplinește responsabilitatea verificând concordanța dintre documentele prezentate și registrele contabile, negând astfel responsabilitatea acestuia. Cu toate acestea, Curtea Supremă a infirmat această decizie, arătând că “auditorul contabil nu trebuie să presupună că înregistrările contabile sunt corecte și să se bazeze pe această premisă atunci când auditează documentele financiare”. Mai mult, Curtea a stabilit că, în situații în care există îndoieli cu privire la fiabilitatea unor dovezi importante, cum ar fi certificatele de sold prezentate sub formă de copii, auditorul contabil are obligația de a efectua investigații mai aprofundate, cum ar fi verificarea documentelor originale. Această decizie este importantă pentru că subliniază că auditorii contabili trebuie să efectueze verificări substanțiale, nu doar să urmeze proceduri formale, și să manifeste scepticism profesional ca experți în domeniul lor.

În ceea ce privește responsabilitatea față de terți, există două cazuri contrastante. Primul este cazul Kimuraya (decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 28 noiembrie 2007). În acest caz, compania a efectuat o înfrumusețare sofisticată a inventarului de active, dar auditorul contabil a urmat standardele de audit recunoscute ca fiind corecte și echitabile, aplicând proceduri de audit mai stricte decât cele obișnuite, având în vedere riscul ridicat. Tribunalul a decis că auditorul contabil nu este responsabil pentru fraudele sofisticate și greu de detectat, chiar dacă nu a reușit să le identifice, negând astfel responsabilitatea auditorului contabil. Această decizie a arătat că respectarea standardelor de audit funcționează ca un “port sigur” pentru auditorii contabili.

Cel de-al doilea caz este cel al Livedoor (decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 21 mai 2009), care a atras o atenție publică semnificativă. Și în acest caz, au avut loc înfrumusețări contabile pe scară largă, iar auditorul contabil a emis o opinie de audit corectă. Cu toate acestea, în acest caz, existau dovezi care sugerau că auditorul contabil era conștient de tratamentele contabile incorecte ale companiei sau cel puțin le-a ignorat intenționat. Tribunalul a decis că firma de audit este responsabilă pentru daunele cauzate investitorilor. Diferența decisivă față de cazul Kimuraya a fost lipsa de independență și integritate a auditorului contabil. Această decizie a arătat că apărarea formală bazată pe respectarea standardelor de audit este ineficientă în cazul implicării în fraude sau a intențiilor rele.

Tendința acestor cazuri juridice indică faptul că standardele de responsabilitate pe care tribunalele le cer auditorilor contabili evoluează de la simpla “conformitate procedurală” la “manifestarea unei scepticisme profesionale substanțiale”. Auditorii contabili sunt din ce în ce mai obligați legal să acționeze proactiv, să nu ignore semnele de fraudă și să mențină o perspectivă critică, nu doar să urmeze regulile stabilite.

Concluzie

Așa cum am detaliat în acest articol, auditorii contabili sunt o instituție esențială pentru asigurarea fiabilității raportărilor financiare ale companiilor, așa cum este stabilit de Legea Companiilor din Japonia. Cerințele stricte de calificare, numirea prin adunarea generală a acționarilor și supravegherea de către consiliul de audit sunt concepute pentru a garanta independența acestora. În plus, puterile extinse de investigație servesc ca un instrument pentru îndeplinirea eficientă a responsabilităților lor, în timp ce datoria de diligență și responsabilitățile legale semnificative față de companie și terțe părți funcționează ca o disciplină care asigură calitatea muncii lor. Sistemul de audit contabil este o fundație care susține transparența și echitatea pieței japoneze și constituie o bază de încredere pentru investitorii din țară și din străinătate.

Firma noastră de avocatură Monolis oferă o gamă largă de sfaturi și suport pentru numeroși clienți din Japonia în legătură cu problemele legale complexe care implică numirea, responsabilitățile, autoritatea și obligațiile auditorilor contabili. Avem în echipa noastră vorbitori de engleză cu calificări de avocat străin, care combină cunoștințe aprofundate despre Legea Companiilor din Japonia cu experiență practică internațională. Profitând de această forță unică, suntem pregătiți să oferim asistență completă companiilor străine și investitorilor pentru a înțelege corect și a răspunde adecvat aspectelor importante ale guvernanței corporative în mediul de afaceri japonez.