Explicația reglementărilor importante privind salariul, timpul de muncă și concediul în dreptul muncii japonez

În gestionarea unei afaceri în Japonia, o înțelegere profundă a legilor muncii, în special a reglementărilor privind plata salariilor, orele de muncă și concediile, nu este doar o problemă de administrare a resurselor umane, ci un element esențial al managementului riscului legal al unei companii. Aceste reglementări sunt concepute pentru a proteja stabilitatea și sănătatea vieții lucrătorilor și respectarea lor constituie o obligație legală impusă companiilor. Legea Japoneză a Standardelor Muncii (Japanese Labor Standards Act) stabilește reguli detaliate care variază de la principii stricte privind metoda de plată a salariilor, la reglementări complexe privind limita muncii suplimentare cu o structură ierarhică complicată, obligațiile angajatorilor de a asigura obținerea concediului anual plătit și dispoziții speciale pentru protecția anumitor lucrători, cum ar fi femeile și minorii. Aceste reguli au un impact direct asupra operațiunilor zilnice ale companiilor, proiectarea sistemelor de salarizare și conținutul contractelor de muncă. În acest articol, vom explica aceste teme importante dintr-o perspectivă profesională și practică, bazându-ne pe legislația japoneză și pe principalele cazuri judecate.

Principiile de bază ale plății salariilor sub legislația japoneză

Articolul 24 din Legea Standardelor Muncii din Japonia stabilește cinci principii fundamentale privind plata salariilor, cu scopul de a asigura stabilitatea vieții lucrătorilor . Aceste principii sunt cunoscute ca “cele cinci principii fundamentale ale plății salariilor” și formează baza practicilor de plată a salariilor în Japonia. Deși aceste principii reprezintă cerințe legale stricte, există și excepții pentru a se adapta la practicile comerciale moderne. Totuși, pentru a aplica aceste excepții, este esențial să se respecte procedurile stricte stabilite de lege, nu doar un acord verbal.

Principiul plății în monedă

În primul rând, salariile trebuie plătite în moneda legală a Japoniei, adică în numerar . Acest lucru interzice plata în natură, cum ar fi produsele companiei, care pot avea o valoare instabilă sau pot fi dificil de convertit, asigurând astfel că lucrătorii primesc o contravaloare stabilă și sigură.

Există o excepție importantă la acest principiu. Cea mai comună este transferul într-un cont bancar, cu consimțământul individual al lucrătorului. Atunci când se utilizează această metodă, angajatorul trebuie să se asigure că lucrătorul poate retrage numerarul în ziua de plată stabilită. În plus, modificările recente ale legii permit, cu consimțământul lucrătorului, plata salariilor în conturile unor operatori de transfer de fonduri desemnați de Ministrul Muncii și Bunăstării, cunoscută sub numele de “plată digitală”. În orice caz, consimțământul clar al fiecărui lucrător este esențial, iar angajatorul nu poate impune unilateral metoda de plată.

Principiul plății directe

În al doilea rând, salariile trebuie plătite direct lucrătorului, fără intermediari . Acest principiu are scopul de a preveni exploatarea salariilor de către terțe părți. Prin urmare, chiar și părinții sau reprezentanții legali ai lucrătorului nu sunt, în principiu, autorizați să primească salariile în locul acestuia. Cu toate acestea, în cazul în care lucrătorul nu poate primi salariul din cauza bolii sau altor motive, familia sau alte persoane pot primi salariul ca “mesageri” care transmit voința lucrătorului, ceea ce este diferit de a acționa ca reprezentant și poate fi permis în anumite circumstanțe .

Principiul plății integrale

În al treilea rând, salariul trebuie plătit în întregime . Angajatorul nu poate deduce unilateral sume pentru daune sau alte costuri din salariu (compensare), conform acestui principiu .

Există totuși excepții la acest principiu. Impozitul pe venit, impozitul local și contribuțiile la asigurările sociale, care sunt stabilite prin alte legi, pot fi deduse legal. În plus, pentru a deduce alte elemente, cum ar fi chiria pentru locuințele de serviciu sau cotizațiile sindicale, care nu sunt bazate pe lege, este necesar să se încheie un acord scris (așa-numitul acord colectiv de muncă) cu un sindicat al lucrătorilor sau cu un reprezentant al majorității lucrătorilor . În cazurile recente de jurisprudență, s-a decis că, pe lângă acordul colectiv de muncă, este necesară și o prevedere în regulamentul de muncă care să justifice deducerile, ceea ce subliniază necesitatea unei proceduri stricte .

Principiul plății cel puțin o dată pe lună și principiul plății la o dată fixă

Principiile patru și cinci stipulează că salariile trebuie plătite “cel puțin o dată pe lună” și “la o dată fixă” . Aceste două principii au scopul de a asigura lucrătorilor un venit regulat și previzibil, contribuind la stabilitatea vieții lor. “O dată fixă” înseamnă o dată specifică, cum ar fi “a 25-a zi a fiecărei luni”, și nu permite specificații vagi, cum ar fi “între 20 și 25 ale lunii” sau “a treia vineri a fiecărei luni”, care ar putea varia semnificativ de la o lună la alta .

Aceste principii nu se aplică salariilor plătite ocazional, cum ar fi bonusurile sau indemnizațiile de pensionare .

Ore suplimentare de muncă, muncă în zile de repaus și muncă de noapte și salariul suplimentar în Japonia

Legea japoneză a standardelor muncii protejează sănătatea lucrătorilor prin stabilirea unor limite stricte ale timpului de muncă. În principiu, timpul de muncă nu trebuie să depășească 8 ore pe zi și 40 de ore pe săptămână, conform articolului 32 din Legea japoneză a standardelor muncii. A cere unui angajat să lucreze peste aceste ore legale de muncă sau în zilele legale de repaus este considerat o măsură excepțională în cadrul legislației.

Acordul 36 (サブロク協定) – Premisa pentru munca suplimentară în Japonia

Pentru a solicita lucrătorilor să efectueze ore suplimentare de muncă (munca peste program) peste orele legale de lucru sau să lucreze în zilele de repaus legal, angajatorul trebuie să încheie un acord scris cu sindicatul reprezentând majoritatea lucrătorilor din locul de muncă sau, în absența acestuia, cu reprezentanții majorității lucrătorilor și să depună acest acord la Oficiul de Inspectare a Normelor de Muncă competent. Acest acord este cunoscut sub numele de “Acordul 36 (サブロク協定)”, denumit astfel după articolul 36 din Legea Standardelor Muncii din Japonia. În ultimii ani, depunerea acestui acord este încurajată să se facă online prin sistemul guvernamental de aplicare electronică “e-Gov”, iar sediul central al companiei poate să depună acordurile pentru mai multe locații de muncă într-o singură procedură.

Reglementarea Limitelor Suplimentare ale Muncii Peste Program în Japonia

Prin reforma legislativă din 2019 (Reiwa 1), s-a stabilit un plafon strict, sancționabil, pentru munca suplimentară care poate fi extinsă prin Acordul Articolului 36. Această reglementare este o măsură importantă pentru prevenirea problemelor grave, cum ar fi decesul din cauza suprasolicitării la locul de muncă. Reglementarea are o structură în două etape. În primul rând, în principiu, limita muncii peste program este de 45 de ore pe lună și 360 de ore pe an.

În continuare, numai în cazul unor circumstanțe speciale temporare, cum ar fi o creștere neașteptată a volumului de muncă, se poate stabili o “clauză specială” în Acordul Articolului 36, permițând depășirea acestui plafon de bază. Cu toate acestea, chiar și atunci când se aplică clauza specială, există limite absolute care nu pot fi depășite, stabilite prin lege:

• Munca suplimentară nu trebuie să depășească 720 de ore pe an.
• Totalul muncii suplimentare și al muncii în zilele de repaus trebuie să fie sub 100 de ore pe lună.
• Pentru totalul muncii suplimentare și al muncii în zilele de repaus, media pe oricare perioadă continuă de 2, 3, 4, 5 sau 6 luni nu trebuie să depășească 80 de ore pe lună.
• Depășirea a 45 de ore de muncă suplimentară pe lună este permisă doar de 6 ori pe an.

Aceste limite se aplică tuturor afacerilor, indiferent de dimensiunea companiei. În plus, chiar și pentru sectoarele care au fost anterior scutite, cum ar fi construcțiile, conducerea de vehicule și profesia medicală, se vor aplica standarde diferite, dar începând cu aprilie 2024 (Reiwa 6), acestea vor fi, în principiu, supuse acestor reglementări de limitare.

Rata suplimentară a salariului

Conform articolului 37 din Legea Standardelor Muncii din Japonia, angajatorii sunt obligați să plătească un salariu suplimentar pentru munca suplimentară, munca în zilele de repaus și munca de noapte, peste salariul obișnuit. Ratele minime legale de majorare sunt următoarele:

• Munca suplimentară (munca efectuată peste orele legale de lucru): cel puțin 25%
• Munca în zilele de repaus (munca efectuată în zilele legale de repaus): cel puțin 35%
• Munca de noapte (în principiu, munca efectuată între orele 22:00 și 05:00): cel puțin 25%
• Munca suplimentară care depășește 60 de ore pe lună: cel puțin 50%

Rata ridicată de majorare pentru munca suplimentară care depășește 60 de ore pe lună funcționează ca un stimulent financiar pentru a descuraja munca suplimentară prelungită. Aceste reglementări nu trebuie înțelese doar ca o colecție de cifre individuale, ci ca un sistem integrat conceput pentru a limita munca excesivă pe mai multe fronturi. Prin impunerea unui plafon asupra orelor de muncă, care limitează fizic durata muncii, și prin aplicarea unei rate suplimentare a salariului, care impune o povară economică, structura în ansamblu încurajează reducerea duratei muncii.

Cerințele Legale ale Sistemului de Salariu Fix pentru Ore Suplimentare în Japonia

Multe companii japoneze adoptă un sistem prin care plătesc anticipat o sumă fixă pentru un număr determinat de ore suplimentare ca parte a salariului, cunoscut sub numele de “salariu fix pentru ore suplimentare”. Totuși, pentru ca acest sistem să fie legal valid, trebuie să îndeplinească cerințe foarte stricte. Cerința de “distincție clară”, constant solicitată de instanțele de judecată, este esențială. Aceasta înseamnă că trebuie să existe o distincție clară, în termeni monetari, între partea salariului care reprezintă compensația pentru orele normale de muncă și partea care reprezintă compensația pentru munca suplimentară și alte ore cu plată majorată.

Un caz reprezentativ în această privință este cazul International Automobile (decizia Curții Supreme din Japonia din 30 martie 2020). În acest caz, Curtea Supremă a clarificat că nu este suficient ca denumirile să fie separate pe fluturașul de salariu; trebuie examinată și natura reală a plății ca fiind compensație pentru ore suplimentare. Sistemul de salarizare contestat prevedea deducerea sumei plătite ca plată suplimentară (echivalentul salariului fix pentru ore suplimentare) din calculul comisionului pe bază de procent din vânzări. Curtea Supremă a decis că un astfel de sistem, în esență, nu face altceva decât să plătească o parte din comisionul care ar trebui plătit în mod normal, schimbând doar numele, și că nu are substanța reală a unei plăți suplimentare. Ca rezultat, sistemul nu a îndeplinit cerința de distincție clară și a fost considerat invalid.

Acest caz juridic indică o intenție fermă din partea justiției de a nu permite angajatorilor să evite obligația de plată a compensațiilor suplimentare prin proiectarea unor sisteme salariale formale și artificiale. Pentru ca sistemul de salariu fix pentru ore suplimentare să fie operabil în mod valid, este esențial ca această compensație să fie independentă de alte elemente salariale și să funcționeze pur și simplu ca plată pentru munca suplimentară.

Cadrul legal al concediului de odihnă anual în Japonia

Concediul de odihnă anual este un sistem de vacanță plătită, stabilit de articolul 39 al Legii Standardelor Muncii Japoneze, destinat recuperării fizice și mentale a lucrătorilor și asigurării unui trai confortabil.

Cerințe de acordare și numărul de zile

Dreptul la concediu anual plătit se acordă tuturor angajaților care îndeplinesc următoarele două condiții:

1. Angajatul a lucrat în mod continuu timp de 6 luni de la data angajării.
2. În aceste 6 luni, angajatul a fost prezent la cel puțin 80% din totalul zilelor de muncă.

Când sunt îndeplinite aceste condiții, angajatului i se acordă 10 zile lucrătoare de concediu anual plătit. Ulterior, numărul de zile de concediu acordate crește în funcție de numărul de ani de muncă continuă, ajungând la un maxim de 20 de zile pentru cei cu peste 6 ani și 6 luni de serviciu. Dreptul la concediul acordat este valabil timp de 2 ani.

Obligația de a specifica perioada pentru concediul anual în Japonia

Prin reforma legislativă din anul 2019 (Reiwa 1), angajatorilor din Japonia li s-a impus o nouă obligație. Aceasta constă în asigurarea că angajații cărora li se acordă cel puțin 10 zile de concediu anual plătit își iau cel puțin 5 zile din acest concediu în termen de un an de la data acordării . Dacă angajații iau de bunăvoie mai mult de 5 zile de concediu, nu există nicio problemă. Totuși, angajatorii trebuie să stabilească perioada de concediu pentru acei angajați care nu și-au luat cele 5 zile, după ce ascultă opiniile acestora . Aceasta este o măsură puternică menită să elimine reticența în luarea concediului și să încurajeze utilizarea acestuia.

Dreptul angajaților de a stabili data concediului și dreptul angajatorilor de a schimba această dată

Pilonul central al gestionării concediilor de odihnă anuale este relația dintre “dreptul angajaților de a stabili data concediului” și “dreptul angajatorilor de a schimba această dată”. Principiul de bază este “dreptul de a stabili data concediului”, care permite angajaților să decidă când doresc să își ia concediul. Odată ce angajatul specifică “vreau să fiu liber în această zi”, concediul este legal stabilit.

Pe de altă parte, angajatorul poate exercita “dreptul de a schimba data concediului” doar în situații extrem de limitate. Acest drept poate fi invocat doar dacă acordarea concediului în perioada specificată de angajat “perturbă funcționarea normală a afacerii”, permițând angajatorului să solicite schimbarea perioadei concediului.

Natura acestui drept a fost definită de cazul Biroului Forestier Shirayama (decizia Curții Supreme din Japonia din 2 martie 1973 (1973)). În această decizie, Curtea Supremă a stabilit că concediul anual plătit nu este o “cerere” care necesită “aprobarea” angajatorului, ci un “drept formativ” care se stabilește prin declarația unilaterală a angajatului (stabilirea datei). Prin urmare, în absența exercitării dreptului de schimbare a datei de către angajator, concediul specificat de angajat este confirmat. De asemenea, această decizie a stabilit un principiu important conform căruia scopul utilizării concediului este la discreția angajatului și angajatorul nu poate refuza acordarea concediului sau exercita dreptul de a schimba data pe baza acestui scop.

Această relație legală este intenționat proiectată să fie asimetrică. Angajaților li se acordă drepturi puternice, în timp ce angajatorii au doar drepturi de apărare limitate. Prin urmare, practicile care impun “aprobarea” superiorului pentru acordarea concediului sau care solicită “motivul” concediului în cadrul regulamentelor interne sunt inadecvate din punct de vedere legal și implică riscuri de conformitate. În managementul corporativ, în loc să se caute motive pentru refuzarea concediului, este necesar să se asigure că angajații pot obține concediul fără probleme, prin gestionarea planificată a structurii operaționale, cum ar fi asigurarea personalului suplimentar.

Suspendarea activității din motive ale angajatorului și indemnizația de suspendare sub legislația japoneză

Când o companie suspendă activitatea angajaților din motive de management, există un sistem în vigoare pentru a proteja traiul lucrătorilor. Articolul 26 din Legea Standardelor Muncii din Japonia stipulează că, dacă angajatorul suspendă activitatea unui lucrător din motive care îi sunt imputabile, trebuie să plătească lucrătorului o indemnizație de suspendare (indemnizație de suspendare) de cel puțin 60% din salariul mediu .

Cel mai important aspect în determinarea dacă această obligație se aplică este interpretarea expresiei “motive imputabile angajatorului”. Acest concept este interpretat foarte larg în dreptul muncii. Nu include doar intenția sau neglijența angajatorului, ci și suspendările cauzate de obstacole în managementul sau administrarea de către angajator. De exemplu, lipsa materiilor prime, reducerea comenzilor datorată dificultăților financiare ale companiei-mamă sau defecțiunile de mașini sunt considerate motive imputabile angajatorului, chiar dacă nu există o culpă directă din partea acestuia .

Un caz important care susține această interpretare largă este incidentul Northwest Airlines (decizia Curții Supreme din 17 iulie 1987 (1987)). Această decizie, care a fost legată de suspendarea activității în timpul unei greve, a arătat că scopul articolului 26 din Legea Standardelor Muncii este mai larg decât cauzele de imputabilitate din dreptul civil și include toate obstacolele de management ale angajatorului. Obligația legală de plată este limitată doar la cazurile de forță majoră adevărată, cum ar fi cutremurele sau taifunurile, care apar în afara afacerii și pe care angajatorul, chiar dacă acordă cea mai mare atenție, nu le poate evita.

În spatele acestei interpretări legale stă conceptul de distribuție a riscurilor asociate cu operarea unei afaceri. Riscurile inerente conducerii unei afaceri, cum ar fi fluctuațiile pieței sau circumstanțele partenerilor de afaceri, ar trebui să fie în principiu suportate de angajator. Prin urmare, atâta timp cât motivul suspendării activității provine din “sfera de control” a angajatorului, chiar dacă este cauzat de factori externi, angajatorul are obligația de a plăti o indemnizație de suspendare minimă pentru a asigura traiul lucrătorilor.

Prevederi de protecție pentru femei și minori sub Legea Japoneză

Legea Standardelor Muncii din Japonia, având în vedere contextul istoric și caracteristicile fizice, stabilește prevederi speciale de protecție pentru lucrătoarele femei și minorii, considerați a avea nevoie de o protecție deosebită.

Protecția maternității lucrătoarelor femei

Pentru a proteja sănătatea femeilor lucrătoare în timpul sarcinii și după naștere (denumite legal “femei gravide sau care au născut”), sunt stabilite următoarele prevederi. În primul rând, este garantată concediul prenatal și postnatal (conform articolului 65 din Legea Standardelor Muncii din Japonia). Concediul prenatal poate fi solicitat începând cu șase săptămâni înainte de data prevăzută a nașterii (sau 14 săptămâni în cazul sarcinilor multiple), dacă lucrătoarea cere acest lucru. Pe de altă parte, concediul postnatal este o perioadă în care angajatorul nu poate permite lucrătoarei să lucreze, începând cu ziua următoare nașterii și pentru o durată de opt săptămâni, indiferent dacă lucrătoarea solicită sau nu acest lucru. În special, primele șase săptămâni după naștere sunt considerate o perioadă absolută de repaus pentru recuperarea mamei și, chiar dacă lucrătoarea dorește, nu i se poate permite să lucreze. Totuși, după trecerea celor șase săptămâni postnatale, lucrătoarea poate reveni la muncă, cu condiția să solicite acest lucru și să fie aprobată de un medic că nu există impedimente.

În plus, există diverse restricții privind munca femeilor gravide sau care au născut. Angajatorii nu trebuie să le angajeze în munci care implică manipularea de obiecte grele sau în locuri unde se degajă gaze nocive și alte activități periculoase sau dăunătoare (conform articolului 64 alineatul 3 din Legea Standardelor Muncii din Japonia). De asemenea, dacă o femeie gravidă sau care a născut solicită, nu i se poate permite să lucreze ore suplimentare, în zilele de repaus sau pe timp de noapte (conform articolului 66 din Legea Standardelor Muncii din Japonia). Aceste prevederi de protecție sunt împărțite în obligații care apar în urma unei solicitări (cum ar fi scutirea de la orele suplimentare) și obligații absolute pe care angajatorii trebuie să le respecte indiferent de solicitare (cum ar fi cele șase săptămâni de repaus postnatal). Companiile trebuie să înțeleagă corect aceste diferențe și să construiască un sistem adecvat de gestionare a muncii în conformitate cu fiecare caz în parte.

Protecția minorilor

Lucrătorii sub 18 ani (denumiți legal “minori”) sunt supuși unor reglementări deosebit de stricte pentru a proteja dezvoltarea sănătoasă a corpului și a minții lor.

În principiu, nu se poate permite minorilor să lucreze ore suplimentare sau în zilele de repaus, iar munca pe timp de noapte (de la ora 22:00 la ora 5:00) este interzisă (conform articolelor 60 și 61 din Legea Standardelor Muncii din Japonia). De asemenea, sunt interzise în totalitate activitățile periculoase sau dăunătoare, cum ar fi operarea macaralelor sau munca la înălțime, precum și munca în mine (conform articolelor 62 și 63 din Legea Standardelor Muncii din Japonia).

Există, de asemenea, reguli speciale în ceea ce privește contractele. Părinții sau tutorii legali nu pot încheia contracte de muncă în locul minorilor; contractele trebuie să fie întotdeauna încheiate direct cu minorul (conform articolului 58 din Legea Standardelor Muncii din Japonia). În plus, salariul trebuie plătit direct și în întregime minorului, fiind interzis ca părinții sau alți reprezentanți să îl primească în locul acestuia (conform articolului 59 din Legea Standardelor Muncii din Japonia). Aceste prevederi sunt măsuri importante de protecție pentru a preveni exploatarea economică a minorilor și forțarea lor să lucreze împotriva voinței lor.

Concluzie

Așa cum am prezentat în acest articol, reglementările privind salariile, orele de muncă, concediile și protecția anumitor categorii de lucrători sub legea muncii din Japonia sunt extrem de detaliate și stratificate. Aceste reguli nu sunt simple ghiduri, ci obligații legale stricte, care, în caz de încălcare, pot atrage sancțiuni penale sau responsabilități civile. În special, recentele reforme legislative, cum ar fi reglementarea strictă a muncii suplimentare și obligativitatea acordării concediului anual plătit, solicită angajatorilor o gestionare mai activă a muncii decât în trecut. De asemenea, tendințele în jurisprudență legate de compensația pentru orele suplimentare fixe și indemnizațiile de șomaj sugerează că o abordare formală nu este suficientă și că esența sistemului este pusă sub semnul întrebării. Înțelegerea și respectarea corectă a acestor reglementări complexe sunt fundamentale pentru construirea unor relații de muncă sănătoase și pentru asigurarea creșterii durabile a companiilor.

Cabinetul de Avocatură Monolith are un istoric solid în oferirea de sfaturi și suport bogat în domeniul dreptului muncii din Japonia, inclusiv temele abordate în acest articol, pentru un număr mare de clienți, atât naționali cât și internaționali. Avocații noștri, printre care se numără și vorbitori de engleză cu calificări juridice străine, sunt capabili să umple golurile dintre practicile de afaceri internaționale și reglementările japoneze, oferind soluții precise și practice pentru provocările specifice cu care se confruntă clienții noștri. Vă oferim suportul legal specializat necesar pentru a naviga acest mediu regulativ complex.