Cadrul juridic al dreptului de personal în dreptul muncii japonez: Un ghid pentru manageri

Dreptul de gestionare a resurselor umane este esențial pentru conducerea eficientă a unei companii și se bazează pe contractul de muncă încheiat cu angajații. Acest drept include o gamă largă de decizii, precum promovarea sau retrogradarea angajaților, transferul la un alt loc de muncă sau schimbarea conținutului muncii, delegarea la o companie afiliată și chiar ordonarea concediului medical în cazul accidentelor sau bolilor personale ale angajaților. Cu toate acestea, în cadrul legislației muncii din Japonia, acest drept de gestionare a resurselor umane nu este nelimitat. Dreptul de gestionare a resurselor umane al companiei trebuie exercitat în cadrul unui cadru legal format prin legi și jurisprudență, iar principiul fundamental cel mai important este ‘teoria abuzului de drept’. Această teorie stipulează că, chiar dacă exercitarea unui drept este formal legitimă, dacă depășește limitele acceptabile social în circumstanțele specifice, efectul său poate fi negat. În special, în practicile de angajare din Japonia, este obișnuit ca detaliile privind gestionarea resurselor umane să nu fie reglementate în mod detaliat în contractele individuale de muncă, ci mai degrabă prin regulamentul intern al companiei, care stabilește baza pentru dreptul de gestionare a resurselor umane. Prin urmare, înțelegerea modului în care autoritatea extinsă definită în regulamentul intern este legal limitată în cazuri individuale este extrem de importantă pentru desfășurarea afacerilor în Japonia. Acest articol se concentrează pe patru teme principale de gestionare a resurselor umane: formarea profesională, promovarea și retrogradarea, transferul și delegarea, și concediul medical, explicând cerințele legale și limitele exercitării dreptului de gestionare a resurselor umane, pe baza legislației specifice și a cazurilor judecătorești.  

Baza legală a autorității în materie de personal: Principiul bunei credințe și interzicerea abuzului de drept

La baza oricărei decizii legate de autoritatea în materie de personal a unei companii stau două principii fundamentale stabilite de Legea japoneză a contractelor de muncă. Acestea sunt principiul bunei credințe, care prevede că “drepturile trebuie exercitate și obligațiile îndeplinite cu bună credință”, și principiul interzicerii abuzului de drept, care stipulează că “exercitarea drepturilor bazate pe contractul de muncă nu trebuie să fie abuzivă”. Aceste principii sunt clar exprimate în articolele 3 alineatele 4 și 5 ale Legii japoneze a contractelor de muncă și reprezintă conceptele fundamentale care reglementează relația dintre angajator și angajat.

Principiul interzicerii abuzului de drept este concretizat în mod special în articole individuale referitoare la exercițiul autorității în materie de personal care are un impact semnificativ asupra angajaților, cum ar fi detașarea (Legea japoneză a contractelor de muncă articolul 14), disciplina (același act articolul 15) și concedierea (același act articolul 16). Aceste articole codifică principiile juridice formate de-a lungul anilor prin acumularea de jurisprudență de către instanțele de judecată.

Cadrul legal impune managerilor nu doar o obligație pasivă de a respecta litera legii. Mai degrabă, le cere să fie pregătiți să demonstreze activ că orice decizie în materie de personal este obiectiv rațională, bazată pe necesități operaționale și că există un echilibru între necesitățile afacerii și dezavantajele suferite de angajați. În cazul în care exercițiul autorității în materie de personal este contestat în instanță, compania are responsabilitatea de a dovedi că decizia sa nu a fost arbitrară, ci a fost o judecată de management justificată, bazată pe proceduri corecte. Prin urmare, este esențial să se stabilească proceduri interne clare și echitabile, să se documenteze motivele evaluărilor de personal și ordinelor de transfer și să se asigure o aplicare consecventă pentru a gestiona riscurile legale.

Instruirea ca Ordin de Serviciu

Dreptul companiilor de a ordona angajaților să participe la programe de instruire este recunoscut ca parte a autorității extinse de ordin de serviciu asociată cu contractul de muncă. Deși Legea Standardelor Muncii din Japonia și Legea Contractelor de Muncă nu conțin articole care să reglementeze direct dreptul de a ordona instruirea, acesta este stabilit prin jurisprudență ca parte a autorității de a emite instrucțiuni necesare pentru desfășurarea eficientă a muncii și dezvoltarea abilităților angajaților. În principiu, angajatorii pot ordona instruirea angajaților pe baza necesităților de serviciu și la discreția lor.

Totuși, acest drept de ordin de serviciu este, de asemenea, restricționat de principiul abuzului de drept. Dacă ordinul de instruire este semnificativ nerezonabil în scop, conținut sau metodă conform normelor sociale și încalcă drepturile personale ale angajaților, efectul său poate fi negat ca un abuz ilegal de drepturi.

Un caz important în acest sens este Incidentul Honjo Maintenance District (decizia Curții Districtuale Akita din 14 decembrie 1990 (1990)). În acest caz, o companie feroviară a ordonat unui angajat să copieze regulamentul de muncă în fața altor angajați pentru aproximativ o zi și jumătate, ca motiv pentru încălcarea regulamentului intern. Curtea a evaluat că, deși această comandă a fost numită instruire, în realitate, a lipsit de un scop legitim de îmbunătățire a abilităților și a fost efectuată ca o pedeapsă exemplară. Curtea a decis că această metodă a încălcat grav personalitatea angajatului și a fost ilegală, depășind limitele discreției dreptului de ordin de serviciu.

Așa cum arată acest caz, instanțele de judecată nu se limitează la numele formal al “instruirii”, ci examinează scopul și intenția substanțială. În special, atunci când se implementează instruirea pe baza lipsei de competență a unui anumit angajat, este esențial ca programul să demonstreze obiectiv că nu este o pedeapsă sau hărțuire, ci vizează cu adevărat îmbunătățirea abilităților. Prin urmare, companiile trebuie să documenteze clar scopul, conținutul și durata programelor de instruire și să asigure că metodele sunt adecvate în conformitate cu normele sociale. Acest lucru va demonstra că ordinul se bazează pe o decizie de management constructivă și nu pe intenții punitive, servind ca un argument eficient împotriva acuzațiilor de abuz de drepturi.

Decizia de promovare, avansare și retrogradare și puncte legale de atenție sub legislația japoneză

Decizia de a promova, avansa sau retrograda angajații reprezintă unul dintre elementele esențiale ale autorității de personal. În special, în cazul promovărilor și avansărilor, tendința este de a respecta larg judecata managerială a companiei. Cu toate acestea, în cazul retrogradărilor, care pot fi dezavantajoase pentru angajați, se cere o judecată mai prudentă pentru a asigura că decizia nu constituie un abuz de drept. Dacă un ordin de retrogradare lipsește de necesitatea operațională sau se bazează pe motive sau scopuri incorecte (de exemplu, hărțuire) sau impune angajatului un dezavantaj care depășește semnificativ ceea ce este acceptabil social, acesta poate fi considerat un abuz al autorității de personal și, prin urmare, invalid.  

De exemplu, în cazul Organizației Independente Administrative pentru Promovarea Turismului Internațional (decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 17 mai 2007), o decizie de retrogradare bazată exclusiv pe evaluarea subiectivă a unui superior care nu înțelegea pe deplin realitățile muncii în străinătate a fost considerată lipsită de motive obiective și raționale și, astfel, un abuz al autorității de personal și invalidă. Acest precedent sugerează că evaluarea personalului care stă la baza unei retrogradări ar trebui să se bazeze pe standarde echitabile și obiective.  

Mai mult, când se ia în considerare o retrogradare, este extrem de important să se facă distincția legală între „retrogradare”, care se referă la reducerea poziției, și „reducerea salariului”. Reducerea poziției nu implică automat și reducerea salariului. Reducerea salariului constituie o schimbare defavorabilă a condițiilor importante de muncă pentru lucrător, astfel încât, în absența unei reglementări de bază în regulamentul de muncă sau în regulamentul salarial care să lege clar poziția sau gradul de muncă de suma salarială, nu se poate proceda unilateral. În cazul HP Japonia (decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 9 iunie 2023), reducerea salariului de bază asociată cu retrogradarea dintr-o poziție de management a fost considerată invalidă, deoarece regulile de reducere nu erau suficient de cunoscute în interiorul companiei, printre alte motive.  

Principiile de management derivate din aceste cazuri juridice subliniază importanța construirii și operării unui sistem de personal sistematic și transparent ca premisă pentru exercitarea autorității de personal în cazul retrogradărilor. Concret, este esențial să se definească clar conținutul muncii și cerințele de competență pentru fiecare poziție și să se stabilească un sistem de evaluare obiectiv pe baza acestora. În plus, este necesar să se lege clar gradele de muncă de tabelul salarial în regulamentul de muncă etc. Fără această bază sistemică, chiar și o decizie de retrogradare care pare justă la prima vedere, în special dacă este însoțită de o reducere a salariului, poate crește riscul de a se dezvolta într-un conflict legal.

Schimbarea plasării angajaților: Transferul și Detașarea sub legislația japoneză

În cadrul schimbărilor de personal care implică modificarea plasării angajaților, există două categorii principale: ‘transferul’ și ‘detașarea’, fiecare având caracteristici și cerințe legale distincte în Japonia.

Mutarea (Transferul) În Cadrul Aceleiași Companii

Transferul se referă la schimbarea conținutului muncii sau a locului de muncă al unui angajat în cadrul aceleiași companii. Schimbările care implică un nou loc de muncă sunt adesea numite „mutări”. Dreptul angajatorului de a ordona transferul se bazează pe contractul de muncă în sine și, dacă regulamentul intern al companiei sau contractul colectiv de muncă conține prevederi generale cum ar fi „din motive de serviciu, se poate ordona reașezarea angajaților”, atunci nu este necesar să se obțină consimțământul individual al angajaților pentru fiecare transfer în parte.  

Totuși, acest drept de a ordona transferuri nu este nelimitat și este restricționat de principiul abuzului de drept. Un caz reprezentativ în Japonia în această privință este cazul Toa Paint (decizia Curții Supreme din Japonia din 14 iulie 1986 (1986)). În această decizie, Curtea Supremă a stabilit următoarele trei criterii pentru a determina dacă un ordin de transfer constituie un abuz de drept:  

1. Când ordinul de transfer nu este necesar din punct de vedere al serviciului.
2. Când ordinul de transfer este dat din motive sau scopuri incorecte.
3. Când ordinul de transfer impune angajatului dezavantaje care depășesc semnificativ nivelul de inconveniente normal acceptabile.

În special, al treilea punct, „dezavantajele semnificative”, necesită o interpretare modernă. La momentul deciziei, era o tendință de a considera că angajații cu normă întreagă ar trebui să accepte dezavantaje, cum ar fi detașările care implică separarea de familie. Cu toate acestea, având în vedere scopul legii adoptate ulterior, „Legea privind bunăstarea lucrătorilor care iau concediu parental sau de îngrijire a familiei”, în prezent se cere o mai mare considerație pentru dezavantajele legate de viața de familie pe care le suportă angajații, în special în ceea ce privește îngrijirea copiilor și a familiei. Prin urmare, când o companie ordonă un transfer care implică relocarea, este esențial să verifice situația familială a angajatului vizat și să ia în considerare aceste circumstanțe înainte de a lua o decizie, pentru a evita riscul de a fi considerată că a abuzat de dreptul său.  

Detașarea la alte companii (în Japonia)

Detașarea se referă la situația în care un angajat își menține contractul de muncă cu compania de origine, dar lucrează sub comanda și instrucțiunile unei alte companii (compania gazdă) pentru o perioadă semnificativă de timp. Deoarece autoritatea de comandă și instrucțiune se transferă de la compania de origine la compania gazdă, acest lucru aduce schimbări majore în mediul de lucru al angajatului. Prin urmare, pentru a emite un ordin de detașare, se cere o bază legală mai strictă decât pentru o simplă transferare.

Articolul 625, alineatul 1 din Codul Civil Japonez interzice angajatorului să transfere drepturile unui angajat unei terțe părți fără consimțământul acestuia, iar acest principiu se aplică și în cazul detașării. Astfel, în principiu, este necesar consimțământul angajatului pentru un ordin de detașare. Cu toate acestea, conform jurisprudenței, chiar dacă nu există un consimțământ individual, dacă regulamentul intern al companiei sau contractul colectiv de muncă prevede posibilitatea detașării și condițiile de muncă la compania gazdă, durata detașării și regulile privind reîntoarcerea sunt clar stabilite, atunci se poate considera că există un consimțământ global și ordinul de detașare poate fi valid.

Mai mult, articolul 14 din Legea Contractelor de Muncă din Japonia prevede explicit doctrina abuzului de drept în legătură cu ordinele de detașare. Conform acestui articol, chiar dacă angajatorul are dreptul de a emite un ordin de detașare, dacă se consideră că acesta a abuzat de dreptul său în lumina necesității ordinului, circumstanțelor selecției angajatului vizat sau altor circumstanțe, atunci ordinul respectiv este considerat invalid.

Ca punct de atenție în management, este esențială clarificarea “scopului” detașării. Legea Stabilității Ocupaționale din Japonia interzice în principiu furnizarea de angajați altor companii în scopul obținerii de profit, cunoscută ca “afacerea de furnizare a forței de muncă”. Prin urmare, detașarea trebuie să se desfășoare cu un scop clar și legitim de management, cum ar fi instruirea tehnică între companiile din cadrul aceluiași grup, dezvoltarea resurselor umane sau ajustarea temporară a angajării. Documentarea acestui scop și capacitatea de a explica necesitatea obiectivă a acestuia nu numai că îndeplinește cerințele articolului 14 din Legea Contractelor de Muncă, dar este și esențială pentru a evita suspiciunea unei afaceri ilegale de furnizare a forței de muncă.

Compararea între transfer și detașare sub legislația japoneză

Pentru a înțelege clar diferențele legale dintre transfer și detașare, am rezumat punctele cheie în tabelul de mai jos.

Concediul medical al angajaților și abordarea acestuia în Japonia

Procesul de impunere a concediului medical

Când un angajat nu poate să își îndeplinească îndatoririle pe o perioadă lungă de timp din cauza unei boli sau răni personale care nu este legată de muncă, compania poate să ordone concediul medical conform regulamentului intern de muncă.

În legislația muncii din Japonia nu există prevederi legale directe referitoare la concediul medical pentru boli sau răni personale, acest sistem fiind stabilit de fiecare companie în parte prin regulamentul intern de muncă. Legal, sistemul de concediu medical pentru boli sau răni personale este considerat o “măsură de amânare a concedierii”. În mod normal, incapacitatea de a munci pe termen lung din cauza unei boli sau răni personale poate fi considerată neîndeplinirea obligațiilor contractuale de muncă și, prin urmare, un motiv de concediere, dar prin stabilirea unui sistem de concediu medical, compania își rezervă dreptul de a concedia angajatul pentru o anumită perioadă, așteptând recuperarea acestuia.

Când se ordonă concediul medical, claritatea procedurii este extrem de importantă. În loc să se continue absența într-o stare ambiguă sau să se dea instrucțiuni verbale, este esențial să se emită un “ordin de concediu medical” angajatului, care să specifice baza articolului relevant din regulamentul intern de muncă, data de început și de sfârșit a perioadei de concediu medical, metoda de comunicare în timpul concediului și tratamentul în cazul în care angajatul nu se poate întoarce la muncă la sfârșitul perioadei (de obicei, demisia naturală sau concedierea), pentru a evita disputele ulterioare.

Procesul de decizie pentru revenirea la muncă

Când perioada de concediu medical se apropie de sfârșit și angajatul solicită să se întoarcă la muncă, compania trebuie să evalueze cu atenție dacă să permită sau nu revenirea la muncă. Această decizie nu este doar o procedură de confirmare a recuperării medicale, ci și un proces important de gestionare a riscurilor legat de obligația de siguranță a companiei.

Dreptul final de a decide dacă să permită revenirea la muncă aparține companiei. Și, în principiu, criteriul pentru revenirea la muncă este “recuperarea stării de sănătate necesare pentru a efectua aceleași sarcini de muncă la un nivel normal ca înainte de concediu”. Această decizie trebuie să se bazeze pe dovezi obiective și să fie luată în mod comprehensiv.

Un rol central în acest proces îl joacă opinia medicală a medicului curant al angajatului și a medicului de muncă desemnat de companie. Deși certificatul medical emis de medicul curant care indică că angajatul poate reveni la muncă este un document important, acesta nu este suficient pentru a decide revenirea la muncă. Medicul curant este specialistul care se ocupă de tratamentul de zi cu zi, dar nu cunoaște neapărat în detaliu sarcinile specifice de muncă ale pacientului sau mediul de lucru. Pe de altă parte, medicul de muncă este un specialist care poate oferi o opinie despre posibilitatea de a munci din punct de vedere medical, înțelegând mediul de lucru al companiei și sarcinile specifice ale angajatului.

În practică, nu este neobișnuit ca opiniile medicului curant și ale medicului de muncă să difere. În cazurile recente de judecată, atunci când opiniile celor doi se contrazic, tendința este de a acorda mai multă greutate opiniei medicului de muncă. În cazul Hope Net (decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 10 aprilie 2023), deși medicul curant a decis că angajatul poate reveni la muncă, medicul de muncă, observând comportamentul specific și evoluția simptomelor angajatului, a exprimat opinia că revenirea la muncă este dificilă, iar compania a tratat angajatul ca și cum ar fi demisionat la sfârșitul perioadei de concediu medical, o măsură care a fost aprobată de instanță.

Prin urmare, companiile ar trebui să stabilească în regulamentul intern de muncă un proces care să includă obținerea unui certificat medical de la medicul curant și apoi să efectueze un interviu cu medicul de muncă, ascultând opinia acestuia. Dacă există îndoieli în luarea deciziei, poate fi eficient să se utilizeze sistemul de “muncă de probă”, care permite angajatului să lucreze pentru o perioadă cu o sarcină de muncă redusă, pentru a evalua în mod obiectiv starea de recuperare a angajatului. O decizie de revenire la muncă luată cu ușurință poate duce la recidiva stării de sănătate a angajatului și poate implica riscul de a fi acuzată compania de încălcarea obligației de siguranță, astfel că este necesară o examinare atentă și din multiple perspective.

Concluzii

Așa cum am descris în acest articol, exercitarea drepturilor de personal sub legislația muncii din Japonia necesită menținerea unui echilibru între larga discreție a companiilor și constrângerile stricte ale principiului abuzului de drept. În diverse situații, cum ar fi formarea profesională, promovările și retrogradările, transferurile și detașările, precum și concediile, este esențial ca deciziile să se bazeze pe necesități raționale de afaceri, să fie luate prin proceduri corecte și să nu neglijeze considerația față de angajați. A demonstra obiectiv aceste aspecte este cheia pentru a evita riscurile legale și pentru a menține relații de muncă sănătoase. Aceste probleme de personal nu sunt doar strâns legate de gestionarea organizațională a companiilor, dar sunt și domenii predispuse la conflicte legale.

Firma de avocatură Monolith are o experiență vastă în oferirea de sfaturi în toate aspectele legate de dreptul muncii în Japonia, inclusiv temele abordate în acest articol, pentru o varietate de clienți din diferite sectoare de activitate. Avocații noștri nu dețin doar calificări în dreptul japonez, dar și în dreptul străin, fiind vorbitori de engleză și experți cu o înțelegere profundă atât a managementului internațional, cât și a reglementărilor japoneze. Aceasta ne permite să umplem golurile care pot apărea între cultura corporativă și sistemele de personal din străinătate și cerințele dreptului muncii din Japonia, oferind suport legal practic și eficient, adaptat la situația fiecărei companii. De la structurarea sistemelor de personal până la consultanță privind schimbările individuale de personal, firma noastră este pregătită să susțină puternic activitățile de afaceri ale companiei dumneavoastră din perspectiva legală.