Методи процедури опт-ін при розсилці електронних бюлетенів

Раніше в електронному маркетингу основним був прямий маркетинг через електронну пошту, але з поширенням Інтернету, важливість “електронних бюлетенів” (японська: メルマガ) зростає.

Легкість та швидкість доставки електронних бюлетенів до користувачів по всьому світу лише за один клік, а також низька вартість – ось що робить електронні бюлетені привабливими.

Однак, якщо ви розсилаєте електронні бюлетені без дотримання відповідного законодавства, ви можете стати об’єктом кримінального переслідування або штрафу.

Оскільки багато людей мало знайомі з особливо важливим “регулюванням опт-ін”, цього разу ми просто та зрозуміло пояснимо “процедуру опт-ін при розсилці електронних бюлетенів”, яка необхідна для безпечної розсилки.

Що таке регулювання Opt-in

“Opt-in” означає, що отримувач заздалегідь вимагає від відправника певного електронного листа надіслати лист або дає “згоду” на надсилання листа. Заборона принципу реклами електронної пошти для отримувачів, які не виявили “згоди”, називається “регулюванням Opt-in”.

До змін законодавства у 2008 році (Григоріанський календар, Західний календар) було прийнято метод, який забороняє надсилання листів отримувачам, які повідомили відправнику про відмову від отримання “Opt-out”, але через збільшення кількості він був змінений на “метод Opt-in”.

Основою регулювання Opt-in є пункт 1 статті 3 Закону Японії “Про нормалізацію надсилання певних електронних листів”.

Стаття 3 (Обмеження на надсилання певних електронних листів)
Відправник не повинен надсилати певні електронні листи будь-кому, крім осіб, зазначених нижче.
1. Особи, які заздалегідь повідомили відправнику або дорученому відправнику (особа, якій було доручено надсилання електронних листів (тільки організації, що мають на меті отримання прибутку, та особи, які ведуть бізнес.) про своє бажання або згоду на надсилання певних електронних листів
2. Крім осіб, зазначених у попередньому пункті, особи, які повідомили свою електронну адресу відправнику або дорученому відправнику відповідно до визначень Міністерства внутрішніх справ та комунікацій та Кабінету міністрів
3. Крім осіб, зазначених у попередніх двох пунктах, особи, які мають торговельні відносини з особами, які ведуть бізнес, пов’язаний з рекламою або просуванням за допомогою цих певних електронних листів
4. Крім осіб, зазначених у попередніх трьох пунктах, організації або особи (тільки ті, які ведуть бізнес), які опублікували свою електронну адресу відповідно до визначень Міністерства внутрішніх справ та комунікацій та Кабінету міністрів

Певні електронні листи

“Певні електронні листи” – це електронні листи, які відправляються з метою реклами або просування відправниками (організаціями або особами), які мають на меті отримання прибутку, але наступні листи також відносяться до “електронних листів, які надсилаються з метою реклами або просування”.

• Електронні листи, метою надсилання яких є спрямування на веб-сайт, який має на меті рекламувати або просувати інформацію про послуги або товари в бізнесі
• Електронні листи, які мають на меті спрямувати на веб-сайт з комерційними цілями, маскуючись під запрошення в соціальні мережі, повідомлення про виграш у лотереї, листи від друзів або контакти від інших членів на веб-сайтах з членством

Однак, наступні електронні листи не відносяться до “певних електронних листів”.

• Електронні листи, які є повідомленнями, пов’язаними з торговими відносинами, такими як інформація про умови угоди або повідомлення про вимогу оплати, які не містять рекламного або просувального контенту і не спрямовують на веб-сайт з рекламою або просуванням
• Прості сезонні вітання, які не містять рекламного або просувального контенту і не спрямовують на веб-сайт з рекламою або просуванням
• Електронні листи, які надсилаються некомерційними організаціями, такими як політичні організації, релігійні організації, некомерційні організації, профспілки тощо

Покарання

У разі порушення Закону про певні електронні листи, Міністр внутрішніх справ та комунікацій та Прем’єр-міністр можуть винести відправнику “наказ про відповідність”, “наказ про поліпшення” або “скасування реєстрації”.

Крім того, у разі надсилання листів зі сфальшованою інформацією про відправника або недотримання різних наказів, може бути застосовано покарання у вигляді ув’язнення на термін до одного року або штрафу до 1 мільйона єн (у випадку юридичних осіб, крім покарання виконавця, може бути застосовано штраф до 30 мільйонів єн для юридичної особи).

Винятки з регулювання опт-ін

Згідно з регулюванням опт-ін, крім випадків, коли одержувач виразив “згоду” на надсилання певних електронних листів, дозволено надсилати певні електронні листи наступним особам:

Особам, які повідомили про свою електронну адресу письмово

Якщо ви передали “письмовий” документ, наприклад візитку, на якій вказана ваша електронна адреса, ви розумієте, що можуть надходити електронні листи від іншої сторони. Тому, навіть без “згоди” одержувача, можливе надсилання певних електронних листів.

Крім того, навіть якщо це не “письмово”, але ви повідомили про свою електронну адресу через веб-сайт, надсилання певних електронних листів можливе без “згоди” одержувача в наступних випадках:

• Якщо ви розміщуєте рекламу в електронному листі, що стосується важливих питань, таких як “укладання договору”, “зміст договору”, “підтвердження замовлення”
• Якщо ви розміщуєте рекламу в частині електронних листів, таких як розсилка, яку ви надсилаєте з “згодою” одержувача
• Якщо ви розміщуєте рекламу як умову безкоштовного використання в таких місцях, де можна отримати електронну адресу безкоштовно, наприклад, на безкоштовній пошті

Зверніть увагу, що обмін візитками в Інтернеті не є “письмовим”, тому він підпадає під регулювання опт-ін.

Особи, які мають торговельні відносини

Наприклад, якщо клієнт, який відкрив рахунок у фінансовій установі, продовжує використовувати цю фінансову установу, вважається, що між фінансовою установою та клієнтом існують торговельні відносини, і в цьому випадку це є винятком з регулювання опт-ін.

Однак, якщо ви зробили покупку лише один раз в інтернет-магазині, вважається, що між інтернет-магазином та клієнтом немає постійних торговельних відносин, і це підпадає під регулювання опт-ін.

Особи, які опублікували свою електронну адресу

Метою публікації електронної адреси є отримання електронних листів від третіх осіб, тому вважається, що надсилання певних електронних листів допустиме, і це виключено з регулювання опт-ін. Однак, якщо ви вказали, що відмовляєтесь від отримання певних електронних листів, ви підпадаєте під регулювання опт-ін.

Спосіб проведення процедури опт-ін

Як отримати “згоду”

Найважливішим у регулюванні опт-ін є отримання від одержувача виявлення волі “згоди” на відправлення конкретних електронних листів, але для визначення, чи була “згода”, потрібні наступні вимоги:

• Одержувач повинен усвідомлювати, що відбувається “відправлення конкретних електронних листів”
• Має бути “виявлення волі на підтримку”

Щоб зробити отримання “згоди” більш виразним, потрібно отримати відповідь від одержувача, наприклад, на листа з підтвердженням згоди.

<Приклад>
“※Цей лист відправлено тим, хто в минулому відвідував наші семінари, звертався до нас тощо. Якщо ви бажаєте отримувати нашу розсилку про наші послуги та товари, будь ласка, відповідьте на цей лист.

Як показати, щоб отримати “згоду”

Щоб отримати “згоду”, одержувач повинен розуміти, що ① лист відправляється відправником, і ② відправляється електронний лист з рекламою або рекламою. Ось кілька рекомендацій щодо способу відображення:

• Виділіть за допомогою “розміру” або “кольору” тексту
• Розмістіть інформацію біля “кнопки реєстрації”
• Зробіть поле для галочки “Я хочу отримувати рекламні листи” порожнім, щоб одержувач міг сам поставити галочку (дефолт – вимкнено)
• Якщо у полі для галочки “Я хочу отримувати рекламні листи” вже стоїть галочка (дефолт – увімкнено), зробіть так, щоб одержувач міг побачити це, наприклад, за допомогою кольору або підкреслення
• Якщо відправляються електронні листи з рекламою або рекламою від кількох компаній, вкажіть “галузь”, “назву компанії”, “назву сайту” тощо.

Крім того, рекомендується відображати на екрані підтвердження реєстрації тощо, що ① одержувач погодився на відправлення конкретних електронних листів, ② назву конкретного електронного листа тощо, щоб запобігти помилковій “згоді” одержувача.

Рекомендація щодо подвійного опт-ін

Подвійний опт-ін – це коли відправляється підтверджуючий електронний лист без реклами або реклами на адресу електронної пошти одержувача, який “погодився” на відправлення електронних листів, і “згода” на відправлення конкретних електронних листів підтверджується відповіддю одержувача.

Це рекомендується як ефективний метод для запобігання “підроблення” згоди, використовуючи чужу адресу електронної пошти без дозволу, та доказу “згоди” одержувача.

Чи можлива “згода” по телефону

Законодавство не обмежує способи отримання згоди, тому отримання згоди по телефону також є дійсним, але оскільки “зберігання запису, що підтверджує згоду” є обов’язковим, ви повинні зберігати запис, який показує “час” та “метод” отримання згоди.

Обов’язки відправника електронних листів

Відправникам спеціалізованих електронних листів, таких як розсилки, крім отримання “згоди” від отримувача, належить декілька обов’язків.

Відображення опції відмови від підписки

Згідно з японським Законом про спеціалізовані електронні листи та відповідними правилами виконання, спеціалізовані електронні листи повинні містити наступні відомості:

• Ім’я або назва відповідального за відправку спеціалізованого електронного листа
• Адреса відповідального за відправку
• Вказівка на можливість відмови від підписки
• Електронна адреса або адреса веб-сайту, які використовуються для відмови від підписки
• Телефонний номер, електронна адреса або адреса веб-сайту для скарг та запитів

<Приклад вказівки на можливість відмови від підписки>
“Ви можете припинити підписку за допомогою посилання внизу цього листа.”

<Приклад способу відмови від підписки>
“Якщо ви бажаєте припинити підписку, будь ласка, відвідайте наступну URL-адресу.”
“Для зміни або відмови від нашої розсилки, натисніть тут”

Щодо відмови від підписки, важливо забезпечити, щоб отримувач легко міг розпізнати цю інформацію за “розміром” “кольором” та “розташуванням” тексту.

Рекомендації щодо додавання політики конфіденційності

Рекомендується додати положення про обробку “відкриття” “виправлення” “припинення використання” тощо особистої інформації отримувача, такої як електронна адреса, до політики конфіденційності, яка відображається перед “контактною інформацією” на веб-сайті.

＜Приклад＞
“Наша компанія, відповідно до Закону про захист особистих даних, в разі отримання запиту на “відкриття”, “виправлення”, “додавання”, “видалення”, “припинення використання” тощо (далі “відкриття тощо”) особистої інформації, яку ми зберігаємо, після підтвердження, що запит зроблено самою особою, відповість без затримки відповідно до Закону про захист особистих даних.”

Якщо ви хочете дізнатися більше про “ключові моменти при створенні політики конфіденційності, враховуючи Закон про захист особистих даних”, будь ласка, ознайомтеся з детальною інформацією нижче разом з цією статтею.

Зберігання “записів, що підтверджують згоду”

В регулюванні опт-ін, для визначення законності важливо наявність попередньої “згоди” отримувача, тому згідно з пунктом 2 статті 3 японського Закону про спеціалізовані електронні листи, обов’язковим є зберігання “записів, що підтверджують згоду”.

Зміст зберігання

Зміст “записів, що підтверджують згоду”, включає одне з наступного:

• Записи, що показують обставини, за яких отримано “згоду”, такі як “електронна адреса”, “час”, “метод”
• Якщо “згоду” отримано через друковані матеріали, електронні листи, веб-сайти тощо, записи стандартних частин тексту або структури екрану, які були представлені отримувачу при отриманні “згоди”

Термін зберігання

Термін зберігання визначено як період до одного місяця після дня припинення відправки спеціалізованих електронних листів. Однак, у випадку порушення відповідних законів та прийняття наказу про заходи, термін зберігання може змінитися в залежності від останнього дня відправки, тому будьте обережні.

Підсумки

Цього разу ми детально розглянули на основі “Японського закону про спеціальну електронну пошту” та інших пов’язаних законодавчих актів такі питання, як: ① що таке регулювання за принципом “опт-ін”, ② винятки з регулювання “опт-ін”, ③ способи проведення процедури “опт-ін”, ④ обов’язки відправника розсилки.

У реальному бізнес-середовищі, я впевнений, що можуть виникнути випадки, які не описані в цій статті.

У таких ситуаціях рекомендується не приймати рішення самостійно, а заздалегідь проконсультуватися з адвокатом, який має глибокі знання та багатий досвід.