Những nghĩa vụ quản lý dự án trong phát triển hệ thống là gì

Việc phát triển hệ thống là một quá trình tiến triển dựa trên sự hợp tác lẫn nhau giữa người dùng đặt hàng và nhà cung cấp nhận đơn hàng.

Dự án phát triển hệ thống IT được sử dụng trong doanh nghiệp hiếm khi tiến triển theo kế hoạch hoặc dự đoán. Thay vào đó, việc gặp phải nhiều rắc rối và thách thức lớn nhỏ là điều thường xuyên xảy ra, và chúng ta phải vượt qua từng thách thức một. Tại đây, việc cố gắng điều chỉnh bước đi giữa người dùng và nhà cung cấp là quan trọng, nhưng việc quản lý khủng hoảng dựa trên việc dự đoán các tình huống tranh chấp cũng rất quan trọng.

Từ góc độ pháp lý, việc làm rõ trách nhiệm mà mỗi bên phải gánh và quyền lợi mà họ có thể đòi hỏi từ đối tác là bước đầu tiên trong việc quản lý khủng hoảng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về trách nhiệm quản lý dự án mà nhà cung cấp phải gánh chịu trong toàn bộ dự án.

Nghĩa vụ quản lý dự án của bên cung cấp

Đầu tiên, hãy xem xét nội dung nghĩa vụ quản lý dự án của bên cung cấp.

Theo các phán quyết, nghĩa vụ quản lý dự án bao gồm:

– Nghĩa vụ tiến hành công việc phát triển theo thỏa thuận, luôn quản lý tình hình tiến độ, nỗ lực phát hiện các yếu tố cản trở công việc phát triển và xử lý chúng một cách phù hợp

– Nghĩa vụ quản lý phù hợp sự tham gia của người dùng vào việc phát triển và thúc đẩy người dùng để không có hành động nào từ người dùng không có kiến thức chuyên môn về phát triển hệ thống cản trở công việc phát triển

Điều này bao gồm việc chỉ ra các vấn đề và thời hạn cho các vấn đề mà người dùng cần đưa ra quyết định hoặc các vấn đề cần giải quyết, chỉ ra những khó khăn phát sinh khi quyết định của người dùng bị trễ, bên cung cấp cung cấp lời khuyên để thúc đẩy quyết định của người dùng, và nếu có yêu cầu không thể chấp nhận do tiến độ phát triển, giải thích lý do đầy đủ và từ chối yêu cầu của người dùng.

Như vậy, bên cung cấp có nghĩa vụ không chỉ tiến hành công việc phát triển mà còn thúc đẩy người dùng đưa ra quyết định và nỗ lực để phát triển hệ thống thành công.

Nghĩa vụ hợp tác của bên người dùng

Tuy nhiên, trong việc phát triển hệ thống, không phải chỉ bên cung cấp mới phải chịu tất cả các nghĩa vụ một cách đơn phương. Vì đây là hệ thống IT sẽ được sử dụng trong công ty đặt hàng, dự án phát triển hệ thống này không thể chỉ là “việc của người khác” đối với bên đặt hàng.

Ngay cả khi sử dụng chuyên gia bên ngoài dựa vào khả năng kỹ thuật và tổ chức phát triển hệ thống, quản trị nội bộ vẫn cần phải thực hiện. Không thể giao hết mọi thứ cho người khác và nhận sản phẩm cần thiết mà không cần nỗ lực để tận dụng sức mạnh của chuyên gia bên ngoài. Trong nghĩa này, bên người dùng cũng có nghĩa vụ hợp tác trong việc phát triển hệ thống.

Nghĩa vụ hợp tác mà bên người dùng cần thực hiện bao gồm:

　① Người dùng chủ động phân tích rủi ro, điều chỉnh ý kiến nội bộ một cách phù hợp và đưa ra yêu cầu cho bên cung cấp sau khi thống nhất quan điểm

　② Xác nhận sản phẩm

　③ Đáp ứng yêu cầu hợp tác từ bên cung cấp

Bên người dùng cần truyền đạt rõ ràng các chức năng mà họ yêu cầu từ hệ thống cho bên cung cấp và tích cực hợp tác trong việc phát triển.

Quản lý dự án không phải là điều dễ dàng

Việc hệ thống IT được tạo thành từ sự kết hợp của các bộ phận nhỏ có thể khó nhận biết đối với người dùng chỉ nhìn vào màn hình. Tuy nhiên, điều này rất quan trọng khi suy nghĩ về khó khăn trong việc quản lý dự án phát triển hệ thống. Chính vì hệ thống IT là như vậy, bên cung cấp cần phải có sự chú ý tỉ mỉ và cùng lúc đó, cũng cần có khả năng tổ chức và quan sát toàn bộ hình ảnh một cách gọn gàng.

Có những khó khăn trong công việc mà chỉ nhìn vào màn hình không thể tưởng tượng được, và đó cũng là lý do chính mà dự án “bốc cháy”. Đầu tiên, hãy hiểu điều này và biết rằng “việc quản lý dự án phát triển hệ thống IT không phải là điều dễ dàng”, điều này sẽ là điều kiện tiên quyết khi học về quản lý rủi ro của dự án.

Những điều có thể xảy ra khi vi phạm nghĩa vụ quản lý dự án

Vậy, khi có vi phạm nghĩa vụ quản lý dự án, cụ thể có thể xảy ra những điều gì?

Về điều này, không có điều khoản rõ ràng nào, và không có quy định nào được chuẩn bị cho “Nghĩa vụ quản lý dự án là như thế này”.

Tuy nhiên, từ các ví dụ phán quyết trước đây, chúng ta có thể hiểu được một loại lập trường nhất quán nào đó về những gì người dùng có thể làm khi nhà cung cấp vi phạm nghĩa vụ.

Khi nhà cung cấp vi phạm nghĩa vụ, người dùng sẽ yêu cầu nhà cung cấp bồi thường thiệt hại hoặc hủy bỏ hợp đồng. Tuy nhiên, nếu người dùng cũng có vấn đề, nhà cung cấp có thể được xem là không chịu trách nhiệm, hoặc có thể tiến hành giảm bớt lỗi và giảm số tiền bồi thường thiệt hại.

Ngược lại, nếu người dùng vi phạm nghĩa vụ hợp tác, nhà cung cấp có thể yêu cầu người dùng trả một số tiền tương đương với phí dịch vụ, dựa trên việc công việc không hoàn thành do vi phạm này (Điều 536, Khoản 2 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản), hoặc dựa trên việc không thực hiện nghĩa vụ.

Ví dụ về trách nhiệm quản lý dự án trong các vụ kiện

Có một số ví dụ tiêu biểu về trường hợp tòa án đã giải thích về trách nhiệm quản lý dự án.

Các vụ việc sau đây liên quan đến việc phát triển hệ thống, trong đó đã xảy ra sự chậm trễ trong thời hạn giao hàng và nhà cung cấp đã yêu cầu tăng giá so với ước lượng ban đầu, dẫn đến tranh chấp tại tòa án. Có thể nói đây là ví dụ điển hình nhất về các “vụ việc bùng cháy” khi mà tranh chấp về cách phân chia trách nhiệm giữa người dùng và nhà cung cấp kéo dài đến tòa án.

Đ defendant, như một chuyên gia phát triển hệ thống, có nghĩa vụ hoàn thành hệ thống điện toán trong vụ việc này trước thời hạn giao hàng theo thỏa thuận, dựa trên kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn cao mà họ có, theo hợp đồng và đề xuất hệ thống điện toán trong vụ việc này. Do đó, đ defendant có nghĩa vụ tiến hành công việc phát triển theo các phương pháp và quy trình phát triển đã được đề xuất trong hợp đồng và đề xuất hệ thống điện toán trong vụ việc này, quản lý tiến độ công việc liên tục, nỗ lực phát hiện các yếu tố cản trở công việc phát triển và đối phó phù hợp với chúng. Hơn nữa, vì việc phát triển hệ thống là việc thực hiện sau nhiều cuộc họp với người đặt hàng, đ defendant cũng có nghĩa vụ quản lý đúng mức sự tham gia của người đặt hàng, tức là nguyên đơn quốc gia, trong việc phát triển hệ thống và thúc đẩy nguyên đơn quốc gia, người không có kiến thức chuyên môn về phát triển hệ thống, để không cản trở công việc phát triển (sau đây gọi là “nghĩa vụ quản lý dự án”).

Tòa án Tokyo, ngày 10 tháng 3 năm Heisei 16 (2004)

Từ tóm tắt của phán quyết trên, không cần thiết phải hiểu rõ từng từ ngữ chi tiết hay biểu đồ phức tạp của vụ việc. Điểm quan trọng nhất là việc sử dụng cụm từ “trách nhiệm quản lý dự án”. Mặc dù không có điều khoản rõ ràng, tòa án đã chủ động thiết lập hướng dẫn để phân chia trách nhiệm pháp lý.

Hãy tổng hợp lại nội dung của phán quyết trên một cách dễ hiểu và sắp xếp lại theo dạng danh sách. “Trách nhiệm quản lý dự án” ở đây có nghĩa là:

• Tiến hành công việc thực tế theo kế hoạch ban đầu (phương pháp và quy trình phát triển, v.v.)
• Quản lý tiến độ công việc để đảm bảo rằng công việc thực tế đang diễn ra một cách trôi chảy
• Nếu có bất kỳ “yếu tố cản trở” nào làm cho công việc thực tế không diễn ra một cách trôi chảy, hãy phát hiện và đưa ra biện pháp phù hợp

Ngoài ra, với ba điểm trên, chúng ta cũng cần:

• Không chỉ nỗ lực tự giúp mình từ phía nhà cung cấp, mà còn cần nỗ lực giao tiếp, như việc yêu cầu sự hợp tác từ phía người dùng khi cần thiết

Chúng ta có thể tổng hợp như trên.

Đáng chú ý là, phát triển hệ thống hầu như luôn được ký kết dưới hình thức hợp đồng ủy quyền hoặc hợp đồng chuyển nhượng. Và hợp đồng ủy quyền, nói một cách đơn giản, là một hợp đồng mà “thực hiện công việc với độ chính xác tương ứng với mức phí nhận được”, vì vậy, trách nhiệm quản lý dự án cũng có thể được coi là một khái niệm được hấp thụ vào “độ chính xác” cần đạt được.

Tuy nhiên, mặc dù đây là một chủ đề có thể tranh cãi, ngay cả trong trường hợp của hợp đồng chuyển nhượng, mà là một hợp đồng “tạo ra những thứ theo yêu cầu”, cũng được cho là có thể phát sinh trách nhiệm quản lý dự án. Lý do, như đã nói ở trên, là bất kể việc phát triển hệ thống là hợp đồng ủy quyền hay hợp đồng chuyển nhượng, việc quản lý dự án vẫn quan trọng và người cung cấp nên thực hiện nó.

https://Monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

Thực tế phán quyết cho thấy nghĩa vụ quản lý dự án có thể được áp dụng trước khi ký kết hợp đồng

Ngoài ra, nghĩa vụ quản lý dự án có thể được áp dụng ngay cả trong giai đoạn trước khi ký kết hợp đồng. Thực tế phán quyết dưới đây cho thấy, ngay cả trong giai đoạn trước khi ký kết hợp đồng, tức là giai đoạn đưa ra các đề xuất và kế hoạch trước hợp đồng, bên bán (vendor) cũng có nghĩa vụ quản lý dự án.

Trường hợp dưới đây liên quan đến một dự án bị đình trệ giữa chừng, và việc có thể công nhận nghĩa vụ quản lý dự án trước khi ký kết hợp đồng hay không đã trở thành vấn đề, dựa trên việc thiếu sót trong việc giải thích cho người dùng và báo giá trong giai đoạn đề xuất và lập kế hoạch. Một cách chung chung, việc công nhận nghĩa vụ như vậy có pháp lý hay không đã trở thành vấn đề, vì công việc lập kế hoạch và đề xuất là công việc trong giai đoạn trước khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, tòa án đã công nhận điều này.

Quan điểm về nghĩa vụ quản lý dự án trong thực tế phán quyết trên cũng có thể được áp dụng cho giai đoạn trước khi hợp đồng được ký kết, như bạn có thể thấy dưới đây.

Trong giai đoạn lập kế hoạch và đề xuất, các khung lớn liên quan đến mục tiêu của dự án, chi phí phát triển, phạm vi phát triển và thời gian phát triển, cũng như khả năng thực hiện ý tưởng dự án, được xác định, và từ đó, rủi ro liên quan đến dự án cũng được xác định. Do đó, việc lập kế hoạch và phân tích rủi ro cho dự án, mà bên bán được yêu cầu trong giai đoạn lập kế hoạch và đề xuất, là điều không thể thiếu để thực hiện phát triển hệ thống. Do đó, bên bán cần phải xem xét và kiểm chứng chức năng của hệ thống mà họ đề xuất, mức độ đáp ứng nhu cầu của người dùng, phương pháp phát triển hệ thống, và cơ cấu phát triển sau khi nhận đơn đặt hàng, ngay cả trong giai đoạn lập kế hoạch và đề xuất, và họ có nghĩa vụ giải thích cho người dùng về rủi ro dự kiến từ đó. Nghĩa vụ này của bên bán liên quan đến việc kiểm chứng và giải thích được xác định như là nghĩa vụ theo luật phạm pháp trong quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng dựa trên nguyên tắc tín nhiệm, và người kháng cáo, như một bên bán, có nghĩa vụ này (nghĩa vụ liên quan đến quản lý dự án trong giai đoạn này).

Tòa án tối cao Tokyo, ngày 26 tháng 9 năm 2013 (năm 2013 theo lịch Gregory)

Ngoài ra, không chỉ trong các vấn đề liên quan đến dự án IT, mà trong tất cả các giao dịch thương mại và các cuộc đàm phán liên quan đến pháp luật, quan điểm rằng có một số nghĩa vụ pháp lý đối với đối tác ngay cả trong giai đoạn trước khi ký kết hợp đồng đã tồn tại từ trước.

Thường thì, càng là giao dịch lớn, quá trình “đi đến” mục tiêu là hợp đồng càng dài. Ngay cả trong quá trình đó, việc cần phải trung thực với đối tác là điều dễ hiểu, ít nhất là từ góc độ đạo đức. Nói một cách đơn giản, những câu chuyện như vậy không chỉ dừng lại ở cảm xúc đạo đức, mà còn có ý nghĩa pháp lý. (Dưới đây là việc trích dẫn các điều khoản. Phần được gạch chân là phần được tác giả thêm vào.)

Điều 1 Khoản 2 của Luật Dân sự Nhật Bản
Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ phải tuân theo nguyên tắc tín nhiệm và được thực hiện một cách trung thực.

Từ khóa “nguyên tắc tín nhiệm” trong bản án có thể tóm tắt nội dung trên.

Ngoài ra, thực tế phán quyết đã được đăng tải trong bài viết này, từ một khía cạnh nào đó, cũng có ý nghĩa như một “hướng dẫn để vẽ ranh giới giữa nghĩa vụ hợp tác của người dùng và nghĩa vụ quản lý dự án của bên bán”. Đối với nghĩa vụ hợp tác của người dùng trong việc phát triển hệ thống IT, vui lòng tham khảo bài viết dưới đây.

https://Monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Tóm tắt: Nếu gặp rắc rối liên quan đến vi phạm nghĩa vụ quản lý dự án, hãy tham vấn với luật sư

Trong bài viết này, chúng tôi đã cố gắng tổng quát vấn đề về nghĩa vụ quản lý dự án trong phát triển hệ thống. Phát triển hệ thống luôn đi kèm với nhiều vấn đề và rắc rối, nhưng điều quan trọng khi đối mặt với những tình huống như vậy là có lẽ là “cơ sở” chung cho mọi tình huống tranh chấp. Có thể có vô số biến thể trong từng tình huống bất thường cụ thể.

Tuy nhiên, trước những tình huống như vậy, việc đặt câu hỏi “Rốt cuộc, ai và trong phạm vi nào đã chấp nhận nghĩa vụ pháp lý?” có ý nghĩa quan trọng, vượt qua tính cá nhân của từng vụ việc, mang tính phổ quát nhất định.

Thay vì chỉ tập trung vào việc giải quyết rắc rối tình huống, khi hướng tới việc giải quyết thông qua việc phân loại vấn đề một cách xây dựng, gợi ý cho điều này cũng có thể nằm trong pháp luật và các tiền lệ phán quyết trước đây.

Nếu gặp rắc rối liên quan đến vi phạm nghĩa vụ quản lý dự án, hãy tham vấn với luật sư ngay lập tức.