Hệ thống cấp phép cư trú của Nhật Bản: Giải thích về nguyên tắc cơ bản và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp

Khi mở rộng kinh doanh tại Nhật Bản và tuyển dụng nhân sự có quốc tịch nước ngoài, việc hiểu chính xác về hệ thống quản lý xuất nhập cảnh của Nhật Bản, đặc biệt là hệ thống quy định về tư cách lưu trú, là điều không thể thiếu. Hệ thống này thiết lập cơ sở pháp lý cho việc người nước ngoài lưu trú và hoạt động tại Nhật Bản, và việc tuân thủ nó là yếu tố cốt lõi trong việc tuân thủ pháp luật và quản lý rủi ro của doanh nghiệp. “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Nhận diện Người tị nạn” của Nhật Bản (sau đây gọi là “Luật Xuất nhập cảnh”) nhằm mục đích quản lý công bằng việc xuất nhập cảnh của tất cả mọi người khi nhập cảnh hoặc xuất cảnh khỏi Nhật Bản, cũng như việc lưu trú của người nước ngoài tại Nhật Bản. Dưới luật này, người nước ngoài lưu trú tại Nhật Bản chỉ được phép lưu trú và hoạt động trong phạm vi của “tư cách lưu trú” và “thời hạn lưu trú” được cấp cho từng cá nhân. Tư cách lưu trú phân loại các hoạt động và tình trạng pháp lý mà người nước ngoài có thể thực hiện tại Nhật Bản, và trực tiếp quyết định việc có thể làm việc hay không và phạm vi của việc đó. Do đó, để tuyển dụng và tận dụng tối đa năng lực của nhân sự nước ngoài, doanh nghiệp cần phải hiểu sâu về cấu trúc và nguyên tắc của hệ thống tư cách lưu trú này, và quản lý các thủ tục pháp lý liên quan một cách thích hợp. Bài viết này sẽ giải thích về những nguyên tắc cơ bản của hệ thống tư cách lưu trú, cấu trúc của nó, và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trong việc tuân thủ hệ thống này, dựa trên các quy định pháp luật cụ thể và các trường hợp xét xử.

Nguyên tắc cơ bản của hệ thống quản lý cư trú Nhật Bản

Hệ thống quản lý cư trú của Nhật Bản dựa trên nguyên tắc “chủ nghĩa cho phép”, theo đó việc cư trú của người nước ngoài không được đảm bảo như một quyền lợi tự nhiên, mà là do Nhật Bản, dựa trên chủ quyền của mình, cho phép dưới một số điều kiện nhất định. Quan điểm này là nền tảng để hiểu toàn bộ hệ thống. Điều 2-2, khoản 1 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản quy định rằng người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản phải có tư cách lưu trú được quyết định khi được cấp phép nhập cảnh. Điều này thể hiện nguyên tắc “trọng tâm tư cách lưu trú”, tức là tất cả người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản phải sở hữu một tư cách lưu trú nào đó.

Hơn nữa, mỗi tư cách lưu trú đều đi kèm với “thời hạn cư trú” được quy định bởi lệnh của Bộ Tư pháp. Thời hạn cư trú này là giới hạn thời gian được phép lưu trú tại Nhật Bản với tư cách lưu trú đó, và nguyên tắc chung là không được phép lưu trú quá thời hạn này. Để tiếp tục cư trú, trước khi thời hạn cư trú hết hạn, người nước ngoài cần nộp đơn xin gia hạn thời hạn cư trú và nhận được sự cho phép.

Điểm quan trọng nhất của hệ thống này là tư cách lưu trú được cấp quy định chặt chẽ phạm vi hoạt động mà người nước ngoài có thể thực hiện trong nước Nhật. Đặc biệt, hoạt động lao động có thu nhập, tức là hoạt động làm việc, được phân biệt rõ ràng theo tư cách lưu trú. Việc tham gia vào hoạt động làm việc vượt quá phạm vi được cho phép hoặc lưu trú quá thời hạn cư trú được coi là “lao động bất hợp pháp” hoặc “lưu trú bất hợp pháp”, vi phạm Luật Quản lý Nhập cư và có thể dẫn đến các biện pháp nghiêm ngặt như bị buộc rời khỏi Nhật Bản. Nguyên tắc chủ nghĩa cho phép này được xác nhận lặp đi lặp lại trong các phán quyết tòa án sau đây và việc cấp hoặc gia hạn tư cách lưu trú được giao cho quyền lựa chọn rộng lớn của Bộ trưởng Tư pháp. Do đó, khi nộp đơn, người nộp đơn cần chứng minh sự đáp ứng các yêu cầu theo pháp luật và hướng dẫn thông qua tài liệu, và các tình huống cá nhân sẽ được xem xét dưới sự lựa chọn rộng lớn này.

Cấu trúc của Hệ thống Tư cách Lưu trú tại Nhật Bản

Hệ thống Tư cách Lưu trú của Nhật Bản có thể được phân loại thành hai danh mục lớn dựa trên cơ sở cấp phép của chúng. Một là Tư cách Lưu trú dựa trên “nội dung hoạt động” cụ thể được thực hiện tại Nhật Bản, và danh mục khác là Tư cách Lưu trú dựa trên “tình trạng hoặc địa vị” cụ thể. Việc hiểu rõ sự phân loại này rất quan trọng khi xem xét phạm vi hoạt động và con đường sự nghiệp của nhân sự nước ngoài mà bạn tuyển dụng.

Tư cách Lưu trú dựa trên nội dung hoạt động được quy định trong Phụ lục Điều 1 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản, và được chia thành hai loại chính: loại cho phép làm việc và loại không cho phép làm việc. Các ví dụ điển hình của Tư cách Lưu trú cho phép làm việc bao gồm “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế”, “Quản lý, Quản trị” và “Kỹ năng”. Những người sở hữu các Tư cách Lưu trú này chỉ được phép tham gia vào công việc chuyên môn hoặc hoạt động được quy định bởi Tư cách Lưu trú của họ. Ví dụ, một kỹ sư có Tư cách Lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” có thể tham gia vào các hoạt động phát triển sử dụng chuyên môn của mình, nhưng nguyên tắc là không thể tham gia vào lao động đơn giản không liên quan đến chuyên môn. Đây là đặc điểm nổi bật với những hạn chế nghiêm ngặt về phạm vi hoạt động.

Ngược lại, Tư cách Lưu trú dựa trên tình trạng hoặc địa vị được quy định trong Phụ lục Điều 2 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản, bao gồm “Người Định cư Vĩnh viễn”, “Vợ/chồng của người Nhật Bản, v.v.” và “Người Định cư”. Những Tư cách Lưu trú này được cấp dựa trên tình trạng cụ thể hoặc mối quan hệ mạnh mẽ với Nhật Bản, do đó, nguyên tắc là không có hạn chế về nội dung hoạt động. Do đó, những người sở hữu các Tư cách Lưu trú này có thể tham gia tự do vào mọi hoạt động làm việc hợp pháp, không phân biệt loại hình công việc hay ngành nghề, giống như người Nhật Bản.

Sự khác biệt giữa hai danh mục này có ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược quản lý nhân sự của các doanh nghiệp. Nhân viên có Tư cách Lưu trú dựa trên nội dung hoạt động được kỳ vọng sẽ đóng góp trong lĩnh vực chuyên môn của họ, nhưng việc thay đổi vị trí hoặc nội dung công việc có thể yêu cầu phải nộp đơn xin thay đổi Tư cách Lưu trú. Trong khi đó, nhân viên có Tư cách Lưu trú dựa trên tình trạng hoặc địa vị có thể được bố trí linh hoạt trong nhiều bộ phận và vị trí công việc khác nhau trong công ty, và có thể trở thành đối tượng cho việc phát triển nhân sự và sự nghiệp lâu dài.

Cập Nhật Thời Hạn Cư Trú và Thay Đổi Tư Cách Lưu Trú tại Nhật Bản

Công dân nước ngoài muốn ở lại Nhật Bản quá thời hạn cư trú được phép hoặc muốn thực hiện các hoạt động khác với những hoạt động được phép hiện tại cần phải thực hiện các thủ tục pháp lý cụ thể. Cụ thể là việc nộp đơn “Cập Nhật Thời Hạn Cư Trú” và “Thay Đổi Tư Cách Lưu Trú”. Cả hai thủ tục này đều không được tự động chấp thuận mà phải dựa vào quyết định có tính chất quyền lực của Bộ trưởng Tư pháp.

Việc cập nhật thời hạn cư trú được quy định trong Điều 21 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Theo điều này, Bộ trưởng Tư pháp có thể chấp thuận việc cập nhật thời hạn cư trú cho người nước ngoài nộp đơn “chỉ khi có lý do chính đáng đủ để xem xét”. Khi đánh giá “lý do chính đáng”, hoạt động trong thời gian cư trú, tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế và công cộng, cũng như hạnh kiểm sẽ được xem xét một cách tổng thể. Ví dụ, nếu có vi phạm pháp luật hoặc tiền án tiền sự, khả năng bị từ chối cập nhật thời hạn cư trú sẽ tăng cao.

Mặt khác, việc thay đổi tư cách lưu trú dựa trên Điều 20 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Điều này cần thiết, ví dụ, khi một người có tư cách lưu trú “Du học” muốn làm việc tại một công ty Nhật Bản sau khi tốt nghiệp và cần tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” để làm việc. Tại đây, Bộ trưởng Tư pháp cũng có thể chấp thuận “chỉ khi có lý do chính đáng đủ để xem xét”, và quyền lực rộng rãi tương tự như trong quy trình cập nhật được công nhận.

Điều quan trọng là việc các đơn này có được chấp thuận hay không phụ thuộc vào quyết định của cơ quan hành chính dựa trên hoàn cảnh cá nhân. Người nộp đơn không chỉ cần chứng minh mình đáp ứng đủ các yêu cầu hình thức mà còn cần chứng minh tại sao việc tiếp tục cư trú hoặc thay đổi hoạt động là cần thiết và điều đó được xã hội Nhật Bản chấp nhận, thông qua các tài liệu khách quan thuyết phục.

Tầm quan trọng của Phán quyết McLean trong Hệ thống Tư cách Lưu trú của Nhật Bản

Phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản vào ngày 4 tháng 10 năm 1978 (Showa 53), thường được gọi là “vụ McLean,” được coi là một trong những quyết định tư pháp quan trọng nhất biểu tượng cho quyền lựa chọn rộng rãi của cơ quan hành chính trong hệ thống tư cách lưu trú của Nhật Bản. Phán quyết này vẫn là nền tảng cơ bản cho cách tiếp cận của quản lý nhập cư Nhật Bản cho đến ngày nay và cung cấp một bối cảnh pháp lý mà các công ty cần hiểu khi quản lý tư cách lưu trú của nhân viên nước ngoài.

Vụ việc này bắt đầu khi ông McLean, một công dân Mỹ, đã khởi kiện sau khi Bộ trưởng Tư pháp Nhật Bản từ chối đơn xin gia hạn thời gian lưu trú của ông. Một trong những lý do cho quyết định từ chối là ông McLean đã tham gia vào các hoạt động chính trị phản đối Chiến tranh Việt Nam và Hiệp ước An ninh Mỹ-Nhật trong thời gian lưu trú tại Nhật Bản.

Tòa án Tối cao Nhật Bản đã đưa ra một số phán quyết quan trọng trong vụ việc này. Đầu tiên, tòa án khẳng định rằng Hiến pháp Nhật Bản không bảo đảm quyền tự do nhập cảnh hoặc quyền lưu trú liên tục cho công dân nước ngoài. Thứ hai, việc cho phép hoặc từ chối tư cách lưu trú của người nước ngoài, cũng như việc gia hạn thời gian lưu trú, là thuộc về chủ quyền của quốc gia và được quyết định dựa trên quyền lựa chọn rộng rãi của Bộ trưởng Tư pháp.

Thứ ba, và quan trọng nhất, tòa án đã chỉ ra rằng mặc dù người nước ngoài lưu trú tại Nhật Bản được hưởng quyền tự do ngôn luận và các quyền con người cơ bản khác, nhưng những quyền này chỉ được cấp trong “khuôn khổ của hệ thống tư cách lưu trú của Nhật Bản.” Nghĩa là, khi xem xét việc gia hạn tư cách lưu trú, ngay cả khi hoạt động chính trị là hợp pháp, nội dung của hoạt động đó và mối quan hệ với lợi ích quốc gia của Nhật Bản có thể được xem xét để quyết định việc từ chối tiếp tục tư cách lưu trú, nằm trong phạm vi quyền lựa chọn của Bộ trưởng Tư pháp.

Phán quyết này cho thấy việc cấp phép lưu trú cho người nước ngoài không chỉ dựa trên việc tuân thủ pháp luật mà còn dựa trên việc đánh giá toàn diện liệu hoạt động của người đó có phù hợp với xã hội và lợi ích quốc gia của Nhật Bản hay không. Đối với các công ty, điều này ngụ ý rằng không chỉ khả năng thực hiện công việc và tuân thủ quy định tại nơi làm việc mà còn cả hành vi trong đời sống xã hội của nhân viên nước ngoài có thể được xem xét trong quá trình xét duyệt gia hạn tư cách lưu trú, đây là một yếu tố rủi ro quan trọng cần lưu ý.

Tuân thủ hệ thống tư cách lưu trú và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp tại Nhật Bản

Khi doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự có quốc tịch nước ngoài, việc tuân thủ hệ thống tư cách lưu trú không chỉ là yêu cầu về thủ tục hành chính mà còn đi kèm với trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng. Luật quản lý nhập cư của Nhật Bản đặt ra nghĩa vụ kiểm tra chặt chẽ và trách nhiệm cho nhà tuyển dụng nhằm ngăn chặn lao động bất hợp pháp, và nếu bỏ qua nghĩa vụ này, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với hình phạt nghiêm khắc.

‘Lao động bất hợp pháp’ chủ yếu được phân loại thành ba loại. Thứ nhất, là trường hợp người không có tư cách lưu trú hoặc ở lại bất hợp pháp sau khi thời hạn lưu trú đã hết. Thứ hai, là trường hợp người có tư cách lưu trú như ‘du lịch ngắn hạn’ hay ‘du học’, những tư cách lưu trú mà nguyên tắc không được phép làm việc, nhưng lại làm việc mà không có sự cho phép của hoạt động ngoài tư cách đã được cấp. Và thứ ba, ngay cả khi có tư cách lưu trú cho phép làm việc, nhưng làm việc ngoài phạm vi hoạt động được phép của tư cách đó.

Doanh nghiệp có nghĩa vụ pháp lý phải kiểm tra xem người lao động nước ngoài mà họ tuyển dụng có đủ tư cách hợp pháp để làm việc hay không. Việc kiểm tra này chủ yếu được thực hiện thông qua ‘thẻ lưu trú’. Doanh nghiệp phải cẩn thận kiểm tra các thông tin trên mặt trước của thẻ lưu trú như ‘có hạn chế về việc làm’ hay không, ngày hết hạn lưu trú, và nội dung ghi trên mục ‘cho phép hoạt động ngoài tư cách’ ở mặt sau của thẻ.

Điều đặc biệt cần chú ý là tội ‘khuyến khích lao động bất hợp pháp’ được quy định tại Điều 73-2 của Luật quản lý nhập cư Nhật Bản. Quy định này áp đặt hình phạt lên đến ba năm tù giam hoặc phạt tiền không quá ba triệu yên, hoặc cả hai, đối với người đã cho phép hoặc môi giới cho hoạt động lao động bất hợp pháp. Điểm quan trọng của tội phạm này là ngay cả khi nhà tuyển dụng không rõ ràng nhận thức được rằng người lao động nước ngoài mà họ tuyển dụng là lao động bất hợp pháp, nhưng nếu có sơ suất như không kiểm tra thẻ lưu trú, họ vẫn có thể bị xử phạt. Nói cách khác, lý do ‘không biết’ sẽ không được chấp nhận nếu như đã bỏ qua nghĩa vụ kiểm tra.

Hệ thống pháp luật này, thực tế, giao cho doanh nghiệp vai trò giám sát và kiểm soát tại tuyến đầu của quản lý xuất nhập cảnh. Do đó, doanh nghiệp không chỉ cần kiểm tra thẻ lưu trú khi tuyển dụng, mà còn phải quản lý định kỳ tình trạng tư cách lưu trú và ngày hết hạn lưu trú trong suốt thời gian làm việc, hỗ trợ các thủ tục cập nhật phù hợp, và xây dựng hệ thống tuân thủ liên tục để tránh rủi ro quản lý nghiêm trọng, bao gồm cả hình phạt hình sự.

Các trường hợp gần đây liên quan đến tội phạm hỗ trợ lao động bất hợp pháp tại Nhật Bản

Rủi ro pháp lý của doanh nghiệp liên quan đến tội phạm hỗ trợ lao động bất hợp pháp không phải chỉ tồn tại trên lý thuyết. Trong những năm gần đây, ngay cả những công ty nổi tiếng cũng đã bị cáo buộc về tội danh này, cho thấy mối đe dọa thực tế mà các doanh nghiệp phải đối mặt.

Đáng chú ý là vụ việc năm 2021, khi công ty sản xuất thực phẩm lớn Kabushiki Kaisha Nakamuraya bị gửi giấy triệu tập vì nghi ngờ tội phạm hỗ trợ lao động bất hợp pháp. Vấn đề trong sự việc này không đơn giản chỉ là việc thuê mướn người lao động bất hợp pháp. Công ty đã nhận nhân viên có quốc tịch Nepal thông qua một công ty cung cấp nhân lực, những người này có tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Nhân văn Kiến thức, Quốc tế Kinh doanh” nhưng lại bị sử dụng vào công việc sản xuất bánh kẹo truyền thống, một loại lao động đơn giản không phù hợp với tư cách lưu trú được cấp phép.

Vụ việc này chứa đựng một số bài học quan trọng cho các doanh nghiệp. Đầu tiên, rủi ro lao động bất hợp pháp không chỉ xuất hiện khi thuê mướn người không có tư cách lưu trú, mà còn khi để nhân viên có tư cách lưu trú hợp pháp tham gia vào “hoạt động ngoài tư cách” không được phép theo tư cách đó. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp các công ty lớn có nhiều loại hình công việc khác nhau, nơi mà việc phân công công việc có thể dễ dàng thay đổi theo quyết định tại chỗ và không cố ý tạo ra rủi ro.

Thứ hai, theo báo cáo, người phụ trách của công ty đã tiếp tục việc làm mặc dù nhận thức được tính bất hợp pháp, với lý do thiếu hụt nhân lực. Điều này rõ ràng cho thấy nhu cầu kinh doanh không thể trở thành lý do chính đáng cho việc vi phạm pháp luật.

Thứ ba, sự việc này cho thấy các công ty tiếp nhận lao động qua hình thức phái cử (nơi nhận lao động phái cử) cũng có thể bị truy cứu trách nhiệm về tội phạm hỗ trợ lao động bất hợp pháp. Không thể chấp nhận việc công ty tiếp nhận lao động lơ là trách nhiệm kiểm tra với suy nghĩ rằng “công ty cung cấp nhân lực phái cử đã xác minh rồi”. Các trường hợp tương tự đã được báo cáo trong nhiều ngành nghề khác nhau như công ty cung cấp nhân lực, công ty xây dựng, trường học tiếng Nhật, cho thấy đây không phải là vấn đề chỉ giới hạn trong một ngành cụ thể. Từ những trường hợp này, có thể nói rằng rủi ro tuân thủ tiềm ẩn lớn nhất đối với các doanh nghiệp hiện đại không chỉ là sơ suất trong việc kiểm tra khi tuyển dụng mà còn là sự không phù hợp giữa tư cách lưu trú và công việc thực tế trong quản lý lao động sau khi tuyển dụng.

Tóm lược

Như đã được tổng quan trong bài viết này, hệ thống quy định về tư cách lưu trú của Nhật Bản là một khuôn khổ nghiêm ngặt và có hệ thống, cung cấp cơ sở pháp lý cho việc lưu trú và hoạt động của người nước ngoài tại Nhật Bản. Nguyên tắc cơ bản đằng sau đó là việc lưu trú không phải là quyền lợi mà là sự cho phép dựa trên quyết định của quốc gia. Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhân lực nước ngoài và tiến hành hoạt động kinh doanh, việc hiểu biết chính xác và tuân thủ hệ thống này là điều kiện tiên quyết tuyệt đối. Đặc biệt, việc xây dựng hệ thống quản lý nội bộ để chính xác nhận thức về giới hạn phạm vi hoạt động được quy định bởi tư cách lưu trú và tránh các rủi ro pháp lý nghiêm trọng như tội phạm hỗ trợ lao động bất hợp pháp là yêu cầu không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Tuân thủ pháp luật không chỉ là thủ tục một lần tại thời điểm tuyển dụng mà cần được quản lý liên tục qua suốt thời gian làm việc.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước liên quan đến Luật Nhập cư của Nhật Bản. Văn phòng chúng tôi có nhiều chuyên gia pháp lý quốc tế, bao gồm cả những người nói tiếng Anh có bằng cấp luật sư nước ngoài. Chúng tôi có thể cung cấp hỗ trợ pháp lý toàn diện từ việc hỗ trợ thủ tục xin cấp, gia hạn và thay đổi tư cách lưu trú cho nhân lực nước ngoài, xây dựng hệ thống tuân thủ để tránh rủi ro lao động bất hợp pháp, đến việc xử lý các vấn đề hành chính trong trường hợp khẩn cấp. Chúng tôi cam kết hỗ trợ mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn từ góc độ pháp lý trong việc quản lý nguồn nhân lực quốc tế ngày càng phức tạp.