在日本雇用外国人员:企业必须遵守的工作签证及居留资格法律指南

在当今全球市场竞争日益激烈的背景下，对于日本企业来说，为了实现持续的成长和创新，吸引并保留不分国籍的优秀人才已成为一项关键的经营策略。然而，雇佣外国人的过程并不仅仅是招聘活动那么简单。它还涉及到必须准确理解并遵守的法律程序，包括日本的《出入国管理及难民认定法》（以下简称“日本入管法”）。特别是，通常所说的“签证”在法律上包含了由海外的日本大使馆等机构发放的“签证”和日本国内的出入国在留管理局授予的“在留资格”两个不同的制度，理解这一区别是第一步。本文旨在为日本企业担当者提供可靠信息，帮助他们全面掌握雇佣外国人的程序，并避免潜在的法律风险。具体内容将从在留资格的基本分类讲起，到为海外人才申请“在留资格认定证明书”的程序，不同规模企业所需提交文件的要求，以及企业若忽视合规可能面临的严厉处罚，都将基于日本法律进行逐步而全面的解释。

签证与居留资格基础：在日本的法律基础下的就业

在雇用外国人时，首先需要理解的是“签证（ビザ）”和“居留资格”的法律差异。签证是指位于外国的日本大使馆或总领事馆确认该外国人持有的旅行证件有效，并且可以无障碍进入日本的一种“推荐函”。而居留资格则是外国人登陆日本并停留所需的法律资格，它规定了可以进行哪些活动以及可以停留多长时间。这些居留资格由日本法务省的外局——出入国在留管理局管理，构成了在日本国内活动的法律基础。

从企业招聘负责人的角度来看，这些居留资格可以根据是否允许就业活动大致分为三个组别。

首先是“就业活动无限制的居留资格”。这些主要是基于身份或地位授予的居留资格，如永住者、日本人的配偶等、永住者的配偶等、定居者。持有这些居留资格的外国人没有法律上的活动限制，因此可以像日本人一样，从事任何职业。

其次是“在规定范围内允许就业的居留资格”。这是雇用从事专业或技术领域工作的外国人时最常见的类别。例如，属于“技术・人文知识・国际业务”的理工技术人员、文科的策划・市场营销人员、翻译等，以及属于“企业内调动”的海外母公司或分支机构的调动员工，还有属于“技能”的外国料理厨师等。这一类别的重要之处在于，只能在被授权的居留资格范围内进行活动，存在严格的限制。

第三是“原则上不允许就业的居留资格”。这包括“留学”、“家庭滞留”、“文化活动”等。然而，即使是持有这些居留资格的人，如果获得了出入国在留管理局的“资格外活动许可”，也可以例外地被允许就业。根据日本入管法第19条第2款，例如持有“留学”居留资格的学生，通过获得这种许可，原则上可以从事每周不超过28小时的兼职工作。企业在雇用这一类别的外国人时，必须确保检查居留卡上是否有资格外活动许可以及被允许的活动时间范围。

理解这些分类对于判断招聘候选人是否可以合法就业至关重要。下面是一个比较这些概念的表格。

在日本雇用海外人才：居留资格认定证明书发放申请程序

当企业欲在日本雇用居住海外的外国人时，标准程序是进行“居留资格认定证明书发放申请”。该证明书根据日本出入国管理法（Immigration Control and Refugee Recognition Act）第7条之2规定，在外国人入境日本前，由法务大臣预先证明其计划中的活动符合特定居留资格的要求。该制度旨在使得在日本国外的外国公馆的签证申请和在日本机场等的登陆审查过程更加顺畅。

该程序包括以下五个步骤：

1. 日本国内申请：首先，接收企业作为代理人，向企业所在地的地方出入国在留管理局申请居留资格认定证明书的发放。通常由日本国内的企业负责人或受委托的律师、行政书士代替外国人本人进行申请。
2. 出入国在留管理局审查：申请被接受后，出入国在留管理局的审查官会根据提交的文件，审查企业的稳定性和持续性、申请人的学历和职业经历，以及预定的工作内容是否符合居留资格的标准。审查期间根据申请内容和时间的不同而有所变化，但通常需要1至3个月。
3. 证明书的发放和发送：审查结果符合要求时，居留资格认定证明书将被发放（若通过在线申请或在线用户注册，则通过电子邮件发放）。企业在收到证明书原件后，通过国际邮件等方式发送给海外的外国人本人，若是通过电子邮件收到，则将邮件转发给外国人本人。
4. 在外国公馆申请签证：收到居留资格认定证明书的外国人需在其居住国的日本大使馆或总领事馆申请签证（Visa）。此时，出示证明书或企业转发的电子邮件，由于实质审查已在日本完成，签证通常在5个工作日内迅速发放。
5. 入境日本和居留卡的发放：签证发放后，外国人前往日本。需要注意的是，居留资格认定证明书自发行日起仅有效3个月，必须在此期限内入境日本。在日本机场进行的登陆审查时，出示护照、签证和居留资格认定证明书，若在羽田机场、成田国际机场、中部国际机场、关西国际机场、新千岁机场、广岛机场、福冈机场等地，将现场发放“居留卡”。在其他机场或港口，则在入境后邮寄至报告的居住地。居留卡成为在日本的官方身份证明。

这一双重过程基于合理设计，将实质审查集中在日本国内的专业机构——出入国在留管理局，减轻海外外国公馆的负担，并提高雇主和外国人双方的预见性。这样可以预防外国人在耗费大量时间和费用前往日本后，在入境口被拒绝登陆的情况。

根据企业规模的四个类别及其定义

在申请就业相关的居留资格时，日本出入国在留管理局会根据接收企业（所属机构）的规模和信誉度，将其分为四个类别。这种分类是一个行政机制，用于决定申请程序的简化程度，不同类别的企业需要提交的文件数量也有很大差异。企业准确了解自己属于哪个类别，是顺利准备申请的关键。

类别1适用于被认为最具信誉度的机构。具体来说，包括在日本证券交易所上市的企业、经营保险业务的相互公司、国家或地方公共团体，以及与之类似的公共法人等。由于这些机构社会信用度高，且拥有稳定的经营基础，因此在申请时需要提交的文件大幅减少。

类别2主要适用于规模大且稳定的非上市企业。判断这一类别的标准是，上一年度的“薪资所得的源泉扣缴票等的法定调查表总表”上记载的源泉扣缴税额达到1000万日元以上。即使源泉扣缴税额未达到此标准，但如果企业已获得出入国在留管理局批准使用“居留申请在线系统”，也会被视为类别2。

类别3主要适用于中小企业。具体来说，是上一年度已向税务署提交了法定调查表总表，且源泉扣缴税额不足1000万日元的团体或个人。日本大多数企业都属于这一类别。

类别4适用于不属于上述任何类别的团体或个人。最典型的例子是刚成立不久的新设法人。这些企业由于尚未结束一个财务年度，没有提交法定调查表总表，因此需要通过其他文件证明其业务的稳定性和持续性。

这个类别制度旨在提高审查效率。属于类别1和2的企业，其业务稳定性已通过公共或客观指标得到证明，因此审查重点主要放在外国人本人的资格上。而对于类别3，特别是类别4的企业，不仅外国人本人，接收企业自身的业务内容和财务状况也成为审查的对象，因此需要提交更多的证明材料。

以下是各类别的定义和具体例子的汇总表。

按类别查看企业应准备的文件

企业在申请在留资格认定证明书时，所需准备的文件会根据前述的四个类别有所不同。本文将以许多企业使用的在留资格“技术・人文知识・国际业务”为例，具体解释所需文件。

首先，所有类别的企业都需要提交一些共通文件。这些是申请的基础文件。

• 在留资格认定证明书交付申请书：可从出入国在留管理厅的网站下载最新格式使用。（出入国在留管理厅“在留资格‘技术・人文知识・国际业务’”https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html）
• 照片：需贴在申请书上，符合规定规格的申请人本人证明照片。
• 回信用信封：用于通知审查结果，需明确写明收件地址，并贴上简易挂号邮票。
• 劳动条件通知书或雇用合同书副本：明确记载工作内容、薪资、工作时间等具体劳动条件的文件。
• 申请人的学历及职历等证明文件：如大学毕业证书、至今为止的工作经历履历书等。

接下来，为了证明企业的类别，除了上述共通文件外，还需提交以下文件。

类别1的企业需提交以下任一文件以证明其地位。

• 《四季报》副本，或证明公司在日本证券交易所上市的文件副本。
• 从主管官署获得设立许可的证明文件副本。

类别2和类别3的企业为了显示业务规模，需提交以下文件。

• 上一年度员工薪资所得的源泉征收票等法定调查表总表（有税务署收到印章的）副本。

类别4的企业由于尚无纳税实绩，因此需要客观展示业务的稳定性和持续性。因此，相较于类别3及以下的企业，需要提交更多文件。通常需提交以下文件。

• 业务计划书：具体说明业务内容、收益预期，以及为何需要雇用该外国人的合理解释文件。
• 公司登记事项证明书：由法务局发行，证明公司基本信息的官方文件。
• 最近一年度的决算文件副本：如果企业成立后至少经历过一次结算期，则需提交。如果是新设法人且无决算书，则需说明此情况。

这些文件要求的差异反映了出入国在留管理厅进行的风险评估逻辑。对于类别1和2的企业，由于其业务的可靠性已得到保障，审查主要集中在申请人个人的素质上。然而，对于类别3，尤其是类别4的企业，审查官不仅要判断申请人，还要慎重评估企业本身是否具备稳定雇用外国人的能力，以及业务是否合法且有实体。因此，对于尤其是新设的类别4企业来说，申请在留资格不仅仅是一个雇用程序，也是向当局证明业务的合法性和未来潜力的机会。

在日本法律下，公司因助长非法就业所面临的处罚风险

雇用外国人的企业不仅需要正确理解并遵循日本的居留资格制度，办理适当的手续，而且在整个雇用期间都有持续遵守法律的责任。如果忽视这一义务，企业将面临名为“助长非法就业罪”的严重法律风险。该罪行在日本出入国管理法（入管法）第73条之2中有所规定，对促使非法就业活动的行为人施加严厉的处罚。

助长非法就业罪的典型行为主要分为三类。第一类是雇用非法滞留在日本的外国人或持有不允许就业的居留资格（例如：短期滞留）的外国人。第二类是让外国人从事超出其居留资格所规定活动范围的工作。例如，让持有“技术・人文知识・国际业务”居留资格的工程师从事不需要专业知识的简单工厂作业。第三类是让外国人超出资格外活动许可规定的工作时间就业。例如，让规定每周工作时间上限为28小时的留学生实际工作40小时。

一旦发生这些违规行为，企业主可能会面临“最高三年以下的监禁或300万日元以下的罚金，或两者并处”的处罚。此外，根据日本法律，不仅直接负责的个人会受到处罚，企业本身也经常因为双罚规定而成为罚金的对象，整个企业的责任将受到追究。

企业特别需要注意的是，日本出入国管理法对“过失”的处理。该法规定，“不知道某行为构成非法就业活动”通常不会成为免责的理由。然而，如果能证明“没有过失”，则可能免受处罚。这意味着企业有积极的责任，需要通过检查外国人居留卡的原件等方式，仔细确认其居留资格和就业的可行性。如果仅凭居留卡的复印件确认，或者轻信本人的口头声明，结果导致非法就业，企业可能会因“未尽确认义务”而被认定有过失，并成为处罚的对象。

因助长非法就业罪被判有罪，不仅会带来罚金或监禁等直接刑罚，还可能对企业的业务活动产生严重影响。例如，在特定产业领域中成为重要劳动力的技能实习制度或特定技能制度等，被判处助长非法就业罪的企业可能会成为失格事由，无法通过这些制度接收外国人。这表明，合规违反不仅是法务问题，还可能发展成威胁企业持续经营的管理风险。

在日本雇用外国人后的手续：外国人雇用状况届出书

在日本，雇用外国人的手续并不仅仅在获得居留资格许可并确定入职后就结束了。在开始雇用之后，企业还有一些必须履行的法律义务。其中之一便是提交“外国人雇用状况届出书”。这是基于日本的《劳动政策的综合推进以及劳动者的雇用稳定和职业生活的充实等相关法律》而对所有企业主强制规定的程序。

该届出是指，当企业新雇用了外国人，或者雇用的外国人离职时，需要向管辖的公共职业安定所（ハローワーク）报告这一事实。该制度的目的在于，使政府能够准确掌握外国人劳动者的雇用实态，从而促进适当的雇用管理和再就业支持。

届出的方式根据该外国人是否为雇用保险的被保险者而有所不同。如果成为雇用保险的被保险者，提交“雇用保险被保险者资格取得届”即可，这将同时作为外国人雇用状况的届出，因此无需另行提交文件。

另一方面，如果雇用的外国人因工作时间等条件而不成为雇用保险的被保险者，则需要提交“外国人雇用状况届出书（样式第3号）”。可以从厚生劳动省的网站下载此样式。（厚生劳动省“关于外国人雇用状况的届出”https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html）。

届出的截止期限是雇入或离职当月的次月末日。如果忽略此届出或提交虚假届出，可能会被处以不超过30万日元的罚款，因此需要特别注意。这一程序是在厚生劳动省管辖的劳动市场管理下进行的，与法务省（出入国在留管理局）管辖的居留管理是两个不同的行政目的，企业需要遵守这两方面的规定。

总结

雇用外国专业人才对于提升日本公司的全球竞争力是一种强有力的手段。然而，实现这一目标绝对需要遵守以日本出入境管理法为核心的复杂且严格的法律规定。正如本文所详细说明的，准确理解在留资格、根据公司规模准备适当的文件，以及避免重大法律风险，如不法就业助长罪，是所有公司的责任。这些程序需要专业知识和细致的注意力，如果准备不足，可能会导致意外的时间损失和法律制裁。

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