关于电子邮件营销中的选择加入程序的方法

在电子邮件营销中，以前主要是直接邮件，但是随着互联网的普及，”电子邮件杂志（メルマガ）”的重要性正在增加。

只需点击一下，就可以轻松、快速且低成本地向全球用户发送电子邮件杂志，这是电子邮件杂志的巨大魅力。

然而，如果发送电子邮件杂志不遵守相关法律法规，可能会受到监禁或罚款等处罚。

特别是许多人对”选择加入规定（オプトイン規制）”了解不多，因此，本次将简单明了地解释发送电子邮件杂志所需的”选择加入程序（オプトイン手続き）”。

何为选择加入（Opt-in）规定

“选择加入（Opt-in）”是指，接收者事先向特定电子邮件的发送者请求发送邮件，或者给予发送邮件的“同意”。没有表示“同意”的接收者，原则上禁止向其发送电子邮件广告，这就是所谓的“选择加入规定”。

在2008年（公历2008年）的法律修订之前，采取的是禁止向发送了接收拒绝通知“选择退出（Opt-out）”的接收者发送邮件的方式，但由于数量的增加，已经改为“选择加入方式”。

选择加入规定的基础是《日本特定电子邮件法》（关于特定电子邮件发送的适当化等的法律）第3条第1款。

第3条（特定电子邮件的发送限制）
发送者不得向下列人员以外的人员发送特定电子邮件：
1. 事先向发送者或发送委托人（指委托发送电子邮件的人（仅限于以营利为目的的团体和经营业务的个人）。以下同。）通知要求发送特定电子邮件或同意发送的人
2. 除上述人员外，根据总务省令和内阁府令的规定，向发送者或发送委托人通知自己的电子邮件地址的人
3. 除上述两项外，与通过特定电子邮件进行广告或宣传的业务有交易关系的人
4. 除上述三项外，根据总务省令和内阁府令的规定，公开自己的电子邮件地址的团体或个人（对于个人，仅限于经营业务的人）

特定电子邮件

“特定电子邮件”是指以营利为目的的发送者（团体或个人）为了广告或宣传而发送的电子邮件，但以下类型的邮件也属于“为了广告或宣传而发送的电子邮件”：

• 发送目的包括引导至广告或宣传商业服务、商品等信息的网站的电子邮件
• 伪装为SNS邀请、中奖通知、朋友的邮件或会员制网站上其他会员的联系等，试图引导至商业目的网站的电子邮件

然而，以下类型的电子邮件不属于“特定电子邮件”：

• 介绍交易条件的业务通知或费用请求通知等与交易关系相关的通知，不包含广告或宣传内容，也不引导至广告或宣传的网站的电子邮件
• 仅为时候的问候，不包含广告或宣传内容，也不引导至广告或宣传的网站的电子邮件
• 非营利组织如政治组织、宗教组织、NPO法人、工会等发送的电子邮件

处罚

违反《日本特定电子邮件法》的情况下，总务大臣和内阁总理大臣可以对发送者发出“合规命令”、“改善命令”或“取消注册”等。

此外，如果伪造发送者信息发送邮件或不遵守各种命令，将被判处1年以下的有期徒刑或100万日元以下的罚款（对于法人，除对行为者进行处罚外，还可对法人处以3000万日元以下的罚款）。

选择加入规定的例外

在选择加入规定中，除了接收者对特定电子邮件的发送表示“同意”外，还允许向以下规定的人发送特定电子邮件。

通过书面形式通知自己的电子邮件地址的人

如果交出了写有自己电子邮件地址的“书面”如名片等，对方可能会发送电子邮件，这是可以理解的，因此，即使没有接收者的“同意”，对方也可以发送特定电子邮件。

此外，即使不是“书面”，通过网站等通知电子邮件地址，也可以在以下情况下，即使没有接收者的“同意”，也可以发送特定电子邮件。

• 在关于“合同成立”、“合同内容”、“订单确认”等重要事项的电子邮件中附带广告的情况
• 在获得接收者的“同意”后发送的电子邮件（如电子报）的一部分中附带广告的情况
• 在免费获取电子邮件地址的免费邮件等中，作为免费使用条件附带广告的情况

※请注意，在线名片交换不属于“书面”，因此将成为选择加入规定的对象。

有交易关系的人

例如，开设了金融机构账户的客户持续使用金融机构，可以认为金融机构和客户之间存在交易关系，这种情况将成为选择加入规定的例外。

然而，如果只在网店购买过一次，就不能说网店和客户之间存在持续的交易关系，将成为选择加入规定的对象。

公开自己的电子邮件地址的人

公开电子邮件地址的目的是接收第三方的电子邮件，因此，即使是发送特定电子邮件，也被认为是可以接受的，因此被排除在选择加入规定之外。然而，如果显示拒绝接收特定电子邮件，将成为选择加入规定的对象。

获取许可的方法

如何获取“同意”

在选择加入规定中，最重要的是获取接收者对特定电子邮件发送的“同意”表示，判断是否有“同意”需要满足以下要求：

• 接收者已经认识到“特定电子邮件的发送”
• 对此有“赞成的意愿表示”

为了明确获取“同意”，需要接收者回复同意或确认邮件。

<示例>
「※本邮件是发送给过去参加过我们公司研讨会的人，或者向我们提问的人。如果您希望接收关于我们服务和产品等的电子邮件，请回复本邮件。

如何显示以获取“同意”

在获取“同意”时，接收者必须能够认识到①邮件的发送者，以及②将发送包含广告的电子邮件。因此，推荐的显示方法如下：

• 通过文字的“大小”和“颜色”突出显示
• 将显示内容放在“申请按钮”附近
• “希望接收广告邮件”的复选框为空，让接收者自己勾选（默认关闭）
• 如果“希望接收广告邮件”的复选框已经被勾选（默认开启），则需要通过颜色或下划线等方式让接收者能够认识到已经被勾选
• 如果多个商家将发送包含广告的电子邮件，需要同时注明各自的“行业”、“公司名”、“网站名”等

此外，为了防止接收者误认为已经“同意”，建议在申请确认页面等地方显示①已经同意发送特定电子邮件，以及②特定电子邮件的标题等。

推荐使用双重选择加入

双重选择加入是指，向已经同意接收电子邮件的接收者的邮件地址发送不包含广告内容的确认电子邮件，通过接收者的回复等方式确定对特定电子邮件发送的“同意”。

这被推荐为防止他人未经许可使用电子邮件地址的“冒充”同意，以及证明接收者的“同意”的有效方法。

电话获取“同意”是否可行

从法律上来说，获取同意的方法没有限制，因此电话获取同意也是有效的，但是由于有“保存证明同意的记录”的义务，因此必须保存显示获取同意的“时间”和“方法”等情况的记录。

电子邮件发送者的义务

对于电子邮件（如电子报）的发送者，除了需要获得接收者的“同意”，还有一些其他的义务。

显示“选择退出”等信息

在日本的《特定电子邮件法》（Japanese Specific Electronic Mail Law）及其实施规则中，对特定电子邮件规定了以下的显示义务：

• 特定电子邮件的发送责任人的姓名或名称
• 发送责任人的地址
• 可以选择退出的说明
• 用于选择退出的电子邮件地址或主页地址
• 用于投诉或咨询等的电话号码、电子邮件地址或主页地址

<选择退出的示例>
“您可以随时通过邮件底部的链接停止接收。”

<选择退出方法的示例>
“如果您希望停止接收，请点击以下的URL进行操作。”
“点击这里更改或取消电子报服务”

关于选择退出，关键在于通过“字体大小”、“颜色”、“布局”等方式，使接收者能够轻易地识别。

建议添加隐私政策

建议在网站的“联系方式显示”前，添加关于接收者电子邮件地址等个人信息的“披露”、“更正”、“停止使用”等处理的隐私政策规定。

＜示例＞
“我们公司将根据《个人信息保护法》（Japanese Personal Information Protection Law）处理持有的个人信息。如果有关于‘披露’、‘更正・添加・删除’、‘停止使用・删除’等（以下称为‘披露等’）的请求，我们会在确认请求者身份后，按照《个人信息保护法》尽快处理。”

如果您想了解更多关于“根据个人信息保护法制定隐私政策的要点”，请参考以下详细内容，并结合本文进行阅读。

https://monolith-law.jp/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

保存“证明同意的记录”

在选择加入规定中，判断是否合法的关键在于是否有接收者的事前“同意”，因此，《特定电子邮件法》第3条第2款规定了保存“证明同意的记录”的义务。

保存内容

关于“证明同意的记录”的保存内容，可以是以下任一情况：

• 显示获得“同意”的“电子邮件地址”、“时间”、“方式”等情况的记录
• 如果通过书面、电子邮件、网站等方式获得“同意”，则需要保存在获得“同意”时向接收者展示的文字或屏幕布局等固定部分的记录

保存期限

保存期限原则上是从停止发送特定电子邮件的那一天起算的一个月。但是，如果违反相关法规并接到处理命令，保存期限可能会根据最后一次发送的日期而变化，因此需要注意。

总结

在本次的讨论中，我们详细解释了以下几个问题：①什么是选择加入（Opt-in）规定，②选择加入规定的例外情况，③如何进行选择加入的程序，以及④电子邮件发送者的义务，这些都是基于“特定电子邮件法（Japanese Specific Electronic Mail Law）”和相关法规。

在实际的商业场景中，我们认为可能会出现本文未提及的情况。

在这种情况下，我们建议您不要自行判断，而是提前咨询具有专业知识和丰富经验的律师。