Der rechtliche Rahmen der Unternehmensordnung im japanischen Arbeitsrecht: Dienstvorschriften, Schutz interner Whistleblower und die Wirksamkeit von Disziplinarmaßnahmen

Um eine reibungslose Durchführung der Unternehmensaktivitäten und nachhaltiges Wachstum zu gewährleisten, ist die Aufrechterhaltung einer klaren und gerechten internen Ordnung unerlässlich. Die Unternehmensordnung in Japan basiert jedoch nicht einfach auf Gewohnheiten oder einseitigen Anweisungen der Geschäftsführung, sondern wird streng durch ein rechtliches Rahmenwerk geregelt, das auf Arbeitsverträgen basiert. Dieses rechtliche Rahmenwerk genau zu verstehen und zu befolgen, ist eine der wichtigsten Managementaufgaben, um potenzielle Arbeitskonflikte zu verhindern und gesunde Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Insbesondere die drei Elemente: die ‘Dienstvorschriften’, die das Verhalten der Mitarbeiter konkret festlegen, das ‘Whistleblower-Schutzsystem’, das die Selbstreinigungsfunktion der Organisation fördert, und die ‘Disziplinarmaßnahmen’ als Sanktionen für Ordnungsverstöße, bilden das Rückgrat der Unternehmensordnung. Diese Systeme sind jeweils detailliert in Gesetzen wie dem japanischen Arbeitsvertragsrecht, dem japanischen Arbeitsnormengesetz und dem Gesetz zum Schutz von Whistleblowern geregelt, und ihre Anwendung erfordert größte Sorgfalt. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf diese drei wichtigen Themen und erläutern die rechtlichen Anforderungen und praktischen Aspekte, die Unternehmen beachten sollten, unter Einbeziehung konkreter Gesetze und Gerichtsentscheidungen. Damit zielen wir darauf ab, Unternehmensführern und Rechtsabteilungen zu helfen, rechtliche Risiken angemessen zu managen und eine effektive und rechtmäßige Organisationsführung zu realisieren.

Die rechtliche Grundlage der Unternehmensordnung in Japan

In Japan basiert das Recht eines Unternehmens, von seinen Mitarbeitern eine gewisse Ordnung zu verlangen und diese aufrechtzuerhalten, auf dem Arbeitsvertrag, der zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschlossen wird. Diese Beziehung wird nicht nur als ein einfaches Befehls- und Gehorsamsverhältnis angesehen, sondern als ein Vertragsverhältnis, das auf der Zustimmung rechtlich gleichgestellter Parteien beruht.

Die Beziehung, die auf dem Arbeitsvertrag beruht

Artikel 6 des japanischen Arbeitsvertragsgesetzes legt fest, dass ein Arbeitsvertrag “durch die Vereinbarung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber zustande kommt, wonach der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber arbeitet und der Arbeitgeber ihm dafür Lohn zahlt”. Auf Grundlage dieser Vereinbarung übernimmt der Arbeitnehmer die Pflicht, seine Arbeitskraft zur Verfügung zu stellen, und der Arbeitgeber die Pflicht, Lohn zu zahlen. Die Pflichten des Arbeitnehmers beschränken sich nicht nur auf die Ausführung der zugewiesenen Arbeit. Der Vertrag beinhaltet auch umfangreichere Pflichten, wie die Bewahrung des Unternehmensvermögens, die Unterstützung eines reibungslosen Geschäftsbetriebs und die Berücksichtigung des Gesamtinteresses des Unternehmens. Die Pflicht zur Einhaltung der Unternehmensordnung wird als eine dieser vertraglich inhärenten Nebenpflichten rechtlich anerkannt. Das bedeutet, dass die Einhaltung der Unternehmensregeln als grundlegende Verantwortung bei der Vertragserfüllung interpretiert wird.

Die Prinzipien von “Treue und Glauben” und “Verbot des Rechtsmissbrauchs”

Die konkrete Regelung dieser Vertragsbeziehung wird durch die Grundprinzipien des japanischen Arbeitsvertragsgesetzes in Artikel 3 weiter spezifiziert. Absatz 4 dieses Artikels legt das Prinzip von “Treue und Glauben” fest und bestimmt, dass “Arbeitnehmer und Arbeitgeber den Arbeitsvertrag einhalten und ihre Rechte und Pflichten treu und redlich ausüben müssen”. Ein Verstoß gegen die Unternehmensordnung durch den Arbeitnehmer kann als Verletzung dieses Prinzips von Treue und Glauben bewertet werden.

Andererseits bestimmt Absatz 5 des gleichen Artikels das “Verbot des Rechtsmissbrauchs”, das besagt, dass “Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Ausübung ihrer aus dem Arbeitsvertrag resultierenden Rechte diese nicht missbrauchen dürfen”. Dieses Prinzip stellt eine wichtige rechtliche Beschränkung für die Ausübung der Autorität des Arbeitgebers dar. Wenn beispielsweise die Ausübung des Disziplinarrechts zur Aufrechterhaltung der Unternehmensordnung in Bezug auf Ziel und Mittel als unangemessen angesehen wird, kann sie als Rechtsmissbrauch rechtlich für ungültig erklärt werden.

So beruht die Unternehmensordnung im japanischen Arbeitsrecht auf einer gegenseitigen Beziehung, die durch den Arbeitsvertrag begründet wird, wobei die Einhaltungspflichten des Arbeitnehmers durch das Prinzip von Treue und Glauben fundiert und gleichzeitig die Ausübung der Autorität des Arbeitgebers durch das Verbot des Rechtsmissbrauchs streng begrenzt werden. Dies stellt eine ausgewogene Struktur dar. Das Verständnis dieser wechselseitigen rechtlichen Verpflichtungen ist der erste Schritt, wenn man über Fragen der Unternehmensordnung nachdenkt.

Die Etablierung von Regeln: Dienstvorschriften und Arbeitsordnungen in Japan

Um die Unternehmensordnung in konkreter und klarer Form den Mitarbeitern darzulegen und deren Einhaltung zu fordern, ist die “Arbeitsordnung” das wichtigste rechtliche Dokument. Speziell auf das Verhalten der Mitarbeiter ausgerichtet sind die “Dienstvorschriften”.

Die zentrale Rolle der Arbeitsordnung

Artikel 89 des japanischen Arbeitsstandardgesetzes verpflichtet Arbeitgeber, die ständig mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigen, eine Arbeitsordnung zu erstellen und diese beim zuständigen Arbeitsstandardinspektorat einzureichen. Die Arbeitsordnung muss “absolut notwendige Angaben” wie Arbeitsbeginn und -ende sowie Lohn betreffend enthalten und, falls festgelegt, auch “relativ notwendige Angaben”. Zu den relativ notwendigen Angaben gehören Bestimmungen über Sanktionen gegenüber Mitarbeitern, also Disziplinarmaßnahmen. Für die Durchführung von Disziplinarmaßnahmen ist es eine rechtliche Grundvoraussetzung, dass die Gründe und Arten der Maßnahmen in der Arbeitsordnung klar festgelegt sind.

Die Positionierung der Dienstvorschriften

Dienstvorschriften definieren konkret die Disziplin, die Mitarbeiter während der Arbeit einhalten müssen, wie die Pflicht zur ausschließlichen Arbeitsausführung, die Geheimhaltungspflicht, die angemessene Nutzung von Firmeneinrichtungen und -gegenständen sowie das Verbot von Belästigung. Rechtlich werden diese Dienstvorschriften als Teil der Arbeitsordnung behandelt. Unternehmen können innerhalb der Arbeitsordnung ein Kapitel “Dienstordnung” festlegen oder ein separates Dokument mit dem Namen “Dienstvorschriften” erstellen. Auch im letzteren Fall werden die Vorschriften rechtlich als integraler Bestandteil der Arbeitsordnung angesehen, weshalb bei deren Erstellung oder Änderung die gleichen rechtlichen Verfahren wie bei der Arbeitsordnung eingehalten werden müssen.

Verpflichtende Verfahren bei Erstellung und Änderung

Bei der Erstellung oder Änderung der Arbeitsordnung (einschließlich der Dienstvorschriften) müssen die strengen Verfahren des japanischen Arbeitsstandardgesetzes eingehalten werden. Zunächst muss der Arbeitgeber, falls eine Gewerkschaft mit der Mehrheit der Arbeitnehmer besteht, diese Gewerkschaft oder, falls nicht, den Vertreter der Mehrheit der Arbeitnehmer konsultieren und ein Schriftstück mit deren Meinung (Meinungsschreiben) erstellen. Das Gesetz verlangt lediglich die “Anhörung” der Meinung, nicht die “Zustimmung” des Vertreters. Dennoch ist dieses Anhörungsverfahren obligatorisch, und wenn letztendlich entschieden wird, dass das Verfahren nicht durchgeführt wurde, ist es wahrscheinlich, dass die Einreichung der Arbeitsordnung nicht akzeptiert wird.

Die erstellte oder geänderte Arbeitsordnung muss dann, zusammen mit dem Meinungsschreiben, beim zuständigen Arbeitsstandardinspektorat eingereicht und anschließend durch Aushang an einem gut sichtbaren Ort im Unternehmen, durch Aushändigung von Schriftstücken oder durch Veröffentlichung im Intranet allen Mitarbeitern bekannt gemacht werden. Wenn diese Bekanntmachungspflicht vernachlässigt wird, kann es sein, dass das Unternehmen, selbst wenn die Arbeitsordnung rechtlich wirksam ist, gegenüber den Mitarbeitern keine Rechte geltend machen kann (zum Beispiel die Durchführung von Disziplinarmaßnahmen). Diese Verfahren sind nicht nur formale Anforderungen, sondern grundlegende Voraussetzungen, um der Arbeitsordnung rechtliche Wirksamkeit zu verleihen.

Schutz der Integrität: Das japanische Whistleblower-Schutzsystem

Die Aufrechterhaltung der Unternehmensordnung umfasst nicht nur die Einhaltung interner Regeln, sondern auch die Fähigkeit, interne Fehlverhalten selbst zu entdecken und zu korrigieren – ein weitreichenderes Konzept. Eine rechtliche Stütze für diese Selbstreinigungsfunktion bietet das japanische “Gesetz zum Schutz von Whistleblowern”.

Überblick über das Gesetz zum Schutz von Whistleblowern

Dieses Gesetz zielt darauf ab, Arbeitnehmer und andere Personen zu schützen, die ohne betrügerische Absicht rechtswidrige Handlungen oder Missstände am Arbeitsplatz an bestimmte Meldestellen berichten (Whistleblowing). Konkret verbietet es Unternehmen, Arbeitnehmer, die Whistleblowing betreiben, durch Herabstufung, Gehaltskürzung oder andere nachteilige Behandlungen zu benachteiligen. Solche vergeltenden Maßnahmen sind rechtlich ungültig.

Verstärkung der Unternehmenspflichten durch die Reform von 2022

Die am 1. Juni 2022 in Kraft getretene Reform des Whistleblower-Schutzgesetzes hat die von Unternehmen zu ergreifenden Maßnahmen erheblich verstärkt. Insbesondere für Unternehmen, die ständig mehr als 300 Arbeitnehmer beschäftigen, ist es nun eine rechtliche “Pflicht”, Strukturen einzurichten, um angemessen auf interne Whistleblowing-Meldungen reagieren zu können (für Unternehmen mit weniger als 300 Mitarbeitern besteht eine “Bemühungspflicht”).

Zu dieser Strukturpflicht gehören konkret die Einrichtung einer Anlaufstelle für interne Whistleblowing-Meldungen, die Bestimmung von “Mitarbeitern, die für die Bearbeitung von Whistleblowing-Meldungen zuständig sind”, die die Meldungen entgegennehmen, untersuchen und korrigierende Maßnahmen durchführen. Diese Mitarbeiter unterliegen einer strengen Verschwiegenheitspflicht bezüglich Informationen, die zur Identifizierung des Whistleblowers führen könnten. Sollten sie diese Informationen ohne triftigen Grund offenlegen, können sie persönlich mit einer Geldstrafe von bis zu 300.000 Yen belegt werden. Diese Reform hat das interne Whistleblowing-System von einer bloßen Empfehlung zu einer obligatorischen Compliance-Funktion mit konkreten rechtlichen Verantwortlichkeiten gewandelt.

Die gerichtliche Unwirksamkeit von vergeltenden Maßnahmen

Gerichte wenden das Verbot von nachteiligen Behandlungen gegenüber Whistleblowern strikt an. Ein Beispiel hierfür ist das Urteil des Bezirksgerichts Yokohama vom 14. April 2022. In diesem Fall hatte ein Unternehmen, das Pachinko-Spielhallen betrieb, gegen japanische Gesetze verstoßen, die das Gewerbe betreffen. Als Mitarbeiter des Unternehmens diese Tatsachen der Polizei meldeten, stufte das Unternehmen sie herab und verhängte erhebliche Gehaltskürzungen. Das Gericht stellte fest, dass diese Meldung an die Polizei eine nach dem Whistleblower-Schutzgesetz geschützte Meldung darstellt und dass die daraufhin erfolgte Herabstufung und Gehaltskürzung gegen das Gesetz verstößt und somit unwirksam ist. Dieses Urteil zeigt deutlich, dass selbst wenn ein Unternehmen versucht, vergeltende Personalmaßnahmen gegen Whistleblower zu ergreifen, diese durch die Justiz für unwirksam erklärt werden können.

Durchsetzung von Regeln: Wirksame Voraussetzungen für Disziplinarmaßnahmen nach japanischem Arbeitsrecht

Als ultimatives Mittel zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Ordnung können Arbeitgeber gemäß den Bestimmungen des Arbeitsvertrags Disziplinarmaßnahmen gegen Mitarbeiter ergreifen, die gegen die Disziplin verstoßen. Die Ausübung dieses Disziplinarrechts ist jedoch nicht unbegrenzt zulässig; es unterliegt strengen Anforderungen nach dem japanischen Arbeitsrecht.

Arten von Disziplinarmaßnahmen unter japanischem Arbeitsrecht

Unter japanischem Arbeitsrecht gibt es je nach Schweregrad verschiedene Arten von Disziplinarmaßnahmen. Allgemein sind diese, beginnend mit den leichtesten, wie folgt geordnet:

• Verwarnung & Rüge: Eine mündliche oder schriftliche strenge Ermahnung, um zukünftiges Verhalten zu korrigieren. Im Falle einer Rüge ist es üblich, die Einreichung eines Berichts über den Vorfall zu verlangen.
• Gehaltskürzung: Als Sanktion wird ein bestimmter Betrag vom eigentlichen Lohn abgezogen.
• Suspendierung: Eine Maßnahme, die es verbietet, für einen bestimmten Zeitraum zu arbeiten, während der Arbeitsvertrag aufrechterhalten bleibt. Während dieser Zeit wird kein Lohn gezahlt.
• Degradierung: Eine Maßnahme, die zu einer Herabsetzung der Position oder des Ranges führt.

Strenge rechtliche Beschränkungen für Gehaltskürzungen unter japanischem Arbeitsrecht

Insbesondere bei Gehaltskürzungen sind die Höchstbeträge durch Artikel 91 des japanischen Arbeitsstandardsgesetzes streng geregelt, um das Einkommen der Arbeitnehmer zu schützen. Konkret darf der Betrag einer Gehaltskürzung für einen einzelnen Vorfall nicht mehr als die Hälfte des durchschnittlichen Tageslohns überschreiten. Selbst wenn es innerhalb einer Lohnzahlungsperiode mehrere Verstöße gibt, darf die Gesamtsumme der Gehaltskürzungen nicht mehr als ein Zehntel des Gesamtlohns dieser Zahlungsperiode betragen. Diese Beschränkungen gelten für Gehaltskürzungen als Disziplinarmaßnahme und finden keine direkte Anwendung auf den Lohnausfall aufgrund von Arbeitsaussetzungen oder den Entzug von Zulagen aufgrund einer Herabstufung.

Missbrauch der Disziplinarbefugnis nach japanischem Recht

Ein wesentliches rechtliches Prinzip bei der Ausübung der Disziplinarbefugnis ist die “Missbrauchslehre der Disziplinarbefugnis”. Diese ist in Artikel 15 des japanischen Arbeitsvertragsrechts kodifiziert und besagt, dass “im Falle, dass der Arbeitgeber berechtigt ist, einen Arbeitnehmer zu disziplinieren, die Disziplinarmaßnahme als missbräuchlich und somit als ungültig angesehen wird, wenn sie objektiv keinen vernünftigen Grund hat und nicht als angemessen im Sinne der gesellschaftlichen Konventionen angesehen werden kann”.

Dieser Artikel verdeutlicht, dass eine Disziplinarmaßnahme zwei Anforderungen erfüllen muss, um als gültig anerkannt zu werden:

1. Objektive Rationalität: Das Verhalten des Mitarbeiters muss objektiv einem im Arbeitsreglement festgelegten Disziplinargrund entsprechen. Es wird gefordert, dass ausreichende Beweise für diese Tatsache vorhanden sind.
2. Angemessenheit nach gesellschaftlichen Konventionen: Das Ausmaß der Maßnahme muss im Einklang mit der Natur des Verhaltens, der Art und Weise, den Folgen, der Absicht des Mitarbeiters, dem Ausmaß des verursachten Schadens, der bisherigen Arbeitsweise und Disziplinarhistorie sowie dem Grad der Reue und weiteren Umständen stehen.

Gerichtsurteile und Präzedenzfälle unter japanischem Recht

Japanische Gerichte wenden die Missbrauchslehre der Disziplinargewalt streng an und beurteilen die Wirksamkeit einer Maßnahme nicht nach dem subjektiven Ermessen des Arbeitgebers, sondern auf der Grundlage objektiver Kriterien.  

Beispielsweise wurde im Fall eines Associate Professors einer Universität, der wegen Belästigung zu einer sechsmonatigen Suspendierung verurteilt wurde (Urteil des Bezirksgerichts Kanazawa vom 25. Januar 2011 (2011)), vom Gericht festgestellt, dass, obwohl einige unangemessene Äußerungen des Associate Professors anerkannt wurden, diese nicht so schwerwiegend waren, dass sie eine sechsmonatige Suspendierung rechtfertigen würden. Zudem hatte der Associate Professor keine früheren Disziplinarstrafen und zeigte Reue, was das Gericht zu dem Schluss führte, dass die Maßnahme unverhältnismäßig und aufgrund des Fehlens der “gesellschaftlichen Angemessenheit” als Missbrauch der Disziplinargewalt ungültig sei.  

Was Disziplinarmaßnahmen gegenüber dem Privatleben von Mitarbeitern betrifft, so werden diese nur dann als wirksam angesehen, wenn das Verhalten “objektiv als erheblich schädlich für das soziale Ansehen des Unternehmens bewertet wird”. Beispielsweise ist es wahrscheinlich, dass schwere Disziplinarmaßnahmen als unangemessen angesehen werden, wenn es sich um geringfügige private Verbrechen eines gewöhnlichen Mitarbeiters handelt, die nicht berichtet wurden und innerhalb des Unternehmens unbekannt sind. Andererseits können schwere Maßnahmen gerechtfertigt sein, wenn eine Person in einer wichtigen Position des Unternehmens eine schwerwiegende Straftat begeht, die gesellschaftlich weit verbreitet berichtet wird und das Ansehen des Unternehmens erheblich beschädigt. Letztendlich wird die Wirksamkeit einer Disziplinarmaßnahme auf der Grundlage einer umfassenden Betrachtung der konkreten Umstände des Einzelfalls beurteilt.  

Um die Wirksamkeit einer Disziplinarmaßnahme zu beurteilen, ist es äußerst wichtig, die Merkmale und rechtlichen Beschränkungen jeder Art von Maßnahme zu verstehen. Nachfolgend finden Sie eine vergleichende Tabelle der wichtigsten Disziplinarmaßnahmen.

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Zusammenfassung

Die Aufrechterhaltung der Unternehmensordnung in Japan basiert auf einem mehrschichtigen rechtlichen Rahmen, der sich aus den Pflichten beider Parteien gemäß dem japanischen Arbeitsvertragsrecht, den strengen Verfahren für Arbeitsregeln, die durch das japanische Arbeitsstandardsrecht festgelegt sind, und der strengen Überwachung des Missbrauchs von Disziplinarbefugnissen durch die Justiz zusammensetzt. Um eine effektive und legale Unternehmensführung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, diese drei Säulen genau zu verstehen. Erstens, die Arbeitsregeln gemäß den rechtlichen Verfahren ordnungsgemäß zu etablieren und den Mitarbeitern gründlich mitzuteilen. Zweitens, ein Compliance-System gemäß dem revidierten Gesetz zum Schutz von Whistleblowern in Japan aufzubauen und Whistleblower zuverlässig vor Vergeltung zu schützen. Drittens, bei der Verhängung von Disziplinarmaßnahmen sorgfältig zu prüfen, ob sie den strengen Kriterien der “objektiven Vernünftigkeit” und der “gesellschaftlichen Angemessenheit” standhalten können, die von japanischen Gerichten angewendet werden. Die Einhaltung dieser rechtlichen Anforderungen schützt Unternehmen vor unnötigen rechtlichen Risiken und bildet eine solide Grundlage für nachhaltiges Wachstum.

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Bearbeitung komplexer Probleme im Zusammenhang mit dem japanischen Arbeitsrecht für eine Vielzahl von in- und ausländischen Mandanten. Unsere Kanzlei beschäftigt mehrere Anwälte mit unterschiedlichen Spezialisierungen, einschließlich englischsprachiger Anwälte mit ausländischen Anwaltszulassungen, und kann umfassende rechtliche Unterstützung in den Themen bieten, die in diesem Artikel behandelt wurden, einschließlich der Erstellung und Überprüfung von Arbeitsregeln, dem Aufbau von Compliance-Systemen und der Bewertung und Beratung bei individuellen Disziplinarfällen. Wir unterstützen Sie mit unserem Fachwissen und unserer Erfahrung nachdrücklich bei der Aufrechterhaltung der Unternehmensordnung und dem Management rechtlicher Risiken.