¿Qué es la aceptación del desarrollo del sistema y cuándo se aplica la cláusula de aceptación implícita?

En el contexto del desarrollo de sistemas, la fase de “aceptación” es donde los problemas legales tienden a surgir con mayor frecuencia.

La “aceptación” se refiere a la obligación de inspección y revisión que surge por parte del cliente cuando el proveedor entrega el producto final. Si, por ejemplo, el cliente no realiza la “aceptación” después de la entrega, el proveedor, que es el vendedor, se encuentra en una posición legalmente inestable.

Para resolver estos problemas, es común que los contratos incluyan una cláusula de “aceptación presunta”.

En este artículo, explicaremos cuándo se aplica la “aceptación presunta”, basándonos en casos reales.

¿Qué es la aceptación en el desarrollo de sistemas?

En primer lugar, la “aceptación” en un proyecto de desarrollo de sistemas se refiere a la inspección y revisión por parte del usuario, que es el ordenante, de los productos entregados por el vendedor, que es el contratista (en este caso, nos referimos a los sistemas de IT), para verificar si cumplen con las especificaciones adecuadas para el propósito del pedido.

Desde el punto de vista del desarrollador, podría considerarse como un proceso de prueba para “verificar si realmente se ha completado”.

El trabajo de desarrollar un sistema de IT, debido a la naturaleza de la tarea, puede dar lugar a una gran discreción por parte del vendedor como contratista, y puede ocurrir que haya una discrepancia entre el producto que se ha creado y lo que el usuario ha solicitado.

En términos generales, la aprobación de la aceptación significa que el usuario ha confirmado que el producto que cumple con lo que el usuario estaba buscando (o el propósito de solicitar el desarrollo del sistema) ha sido efectivamente entregado.

En términos de cómo se manejan los contratos reales, aunque es posible prever casos en los que se descubren defectos en el sistema después del hecho, es común ver casos en los que la aprobación de la aceptación se establece como una condición para el pago de la remuneración.

Precaución con la cláusula de aceptación implícita

Si surge un problema durante la fase de aceptación, tanto el usuario como el proveedor se encontrarán en una situación complicada.

Por ejemplo, ¿qué sucede si el proveedor ha creado el producto y ya lo ha presentado, pero el usuario no acepta la entrega debido a circunstancias internas?

Para anticipar tales situaciones, a menudo se incluye en los contratos de desarrollo de sistemas lo que se conoce como “cláusula de aceptación implícita”.

¿Qué es la cláusula de aceptación implícita?

(Aceptación del software en cuestión) Artículo 28
En cuanto al software en cuestión entre los productos entregados, el usuario debe inspeccionarlos basándose en las especificaciones de inspección del artículo anterior dentro del período establecido en el contrato individual (en adelante, “período de inspección”) y verificar si el software en cuestión coincide con las especificaciones del sistema.

2. Si el software en cuestión cumple con la inspección del párrafo anterior, el usuario debe firmar y sellar el certificado de aprobación de la inspección y entregárselo al proveedor. Además, si el software en cuestión no pasa la inspección del párrafo anterior, el usuario debe entregar rápidamente al proveedor un documento que explique las razones específicas por las que no pasó, y solicitar correcciones o complementos. Cuando se reconozcan las razones de la no aprobación, el proveedor debe corregirlo sin cargo dentro del plazo acordado y entregarlo al usuario, y el usuario debe realizar nuevamente la inspección especificada en el párrafo anterior en la medida necesaria.

3. Incluso si no se entrega el certificado de aprobación de la inspección, si el usuario no presenta objeciones por escrito con razones específicas dentro del período de inspección, se considerará que el software en cuestión ha pasado la inspección especificada en este artículo.

4. La aprobación de la inspección especificada en este artículo se considerará como la finalización de la aceptación del software en cuestión.

https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/keiyaku/model_keiyakusyo.pdf

En términos legales, el punto a destacar es la frase “se considerará” en el párrafo 3. Cuando se ve desde el punto de vista de la terminología legal, “considerar” y “presumir” tienen significados completamente diferentes.

Considerar…
→Incluso si en realidad no es 〇〇, se tratará como si fuera 〇〇 en términos legales.

(Ejemplo) Si se opera un smartphone durante un examen, se “considera” hacer trampa.
→Independientemente de si lo que se estaba haciendo con el smartphone era hacer trampa o no, se tomarán las mismas medidas que si fuera hacer trampa.

Presumir…
→A menos que haya evidencia que niegue el hecho de que es 〇〇, se tratará como un hecho.

(Ejemplo) Si se mira un smartphone durante un examen, se “presume” hacer trampa.
→Se juzga que hubo trampa en principio, pero si se puede refutar que era para un propósito distinto al de hacer trampa, ese juicio puede ser revocado más tarde. (Aunque es poco probable que escuches tal anuncio en un lugar de examen.)

En otras palabras, la barrera para revertir “presumir” y “considerar” es enormemente diferente. Aquí se incluye la implicación de que “independientemente de si el hecho de que la aceptación fue aprobada o no, se tratará de la misma manera que si fuera aprobada”.

Casos judiciales relacionados con la cláusula de aceptación implícita

Ha habido casos en el pasado en los que la cláusula de aceptación implícita ha tenido un significado decisivo en un juicio. Por ejemplo, la sentencia citada a continuación es de un caso en el que el usuario presentó una demanda alegando que la función necesaria no estaba implementada después de la fecha límite para la aceptación, y el caso fue llevado a juicio. Sin embargo, el tribunal decidió, basándose en la cláusula de aceptación implícita, que la entrega ya se había completado.

En el presente contrato, se establece que la compañía Y debe inspeccionar el sistema en cuestión inmediatamente después de su entrega y notificar por escrito la aceptación dentro de los 10 días, y que si no se notifica dentro de este período, se considerará que la aceptación ha sido aprobada. Dado que no se puede reconocer que hubo una notificación de partes no conformes en la inspección en este caso, se puede reconocer la existencia de la entrega y la aceptación.

Sentencia del Tribunal de Distrito de Tokio, 29 de febrero de 2012 (año 24 de Heisei)

Por otro lado, también existen casos judiciales que han negado la aplicación de esta cláusula de aceptación implícita y han reconocido la violación de las obligaciones por parte del proveedor.

El caso de la sentencia citada a continuación difiere del caso de la sentencia anterior en que se requería la cooperación del proveedor para llevar a cabo la aceptación, pero el proveedor no proporcionó dicha cooperación.

El demandante (proveedor) sostiene que, dado que el demandado (usuario) no notificó los resultados de la inspección dentro de los 10 días posteriores a la entrega del producto, se considera que el producto ha sido aceptado de acuerdo con el artículo 9, párrafo 4, del contrato de desarrollo de software. Sin embargo, para que se produzca este resultado, es esencial la cooperación del demandante, y se reconoce que el demandante no ha proporcionado tal cooperación al demandado, por lo que en este caso, aunque el demandado no notificó los resultados de la inspección dentro de los 10 días posteriores a la entrega del producto, no se considera que el demandado haya aceptado el software de acuerdo con el artículo 9, párrafo 4, del contrato de desarrollo de software.

Sentencia del Tribunal de Distrito de Tokio, 23 de junio de 2004 (año 16 de Heisei)

Se puede considerar que el propósito del sistema de la cláusula de aceptación implícita es liberar rápidamente al proveedor de una posición inestable, como “quiero avanzar rápidamente a la aceptación, pero no puedo avanzar debido a las circunstancias unilaterales del usuario, y mi trabajo se está retrasando”, y mantener la relación entre las dos partes justa.

Por lo tanto, no se puede hablar de “usar la cláusula de aceptación implícita como escudo, tratar de ganar tiempo de alguna manera, posponer la aceptación en sí misma, y simplemente imponer un producto defectuoso o cualquier otra cosa”.

Una vez que se “considera” que la aceptación ha sido aprobada, el usuario debe pagar la remuneración por el desarrollo del sistema. Teniendo en cuenta esta gravedad, se puede considerar que el tribunal tiene como objetivo hacer un juicio justo, incorporando también la situación de cooperación del proveedor.

Las actas de las reuniones que acompañan al progreso del desarrollo del sistema pueden ser una evidencia importante para apoyar este juicio. Para más detalles sobre esto, consulte el siguiente artículo.

Además, para saber qué tipo de obligaciones tiene el proveedor como experto en desarrollo de sistemas para el proyecto en su conjunto, consulte el siguiente artículo.

Aunque la aceptación es algo que en principio debe hacer el usuario, el proveedor, como experto en desarrollo de sistemas, debe cooperar de varias maneras con la aceptación. Este punto se entenderá de manera bastante natural si se tiene en cuenta el contenido del siguiente artículo.

Patrones de hallazgo de defectos durante la aceptación

Por supuesto, puede suceder que se descubran deficiencias en el sistema (en términos legales, a menudo se utiliza la palabra “defecto”) en la etapa de aceptación. Para los problemas legales en este caso, consulte el siguiente artículo para obtener más detalles.

Resumen

En el desarrollo de sistemas, la “aceptación” indica, en principio, la finalización del cumplimiento de las obligaciones por parte del proveedor, por lo que se puede decir que es extremadamente importante tanto para el usuario como para el proveedor. Para evitar problemas graves en este punto, tanto el cliente como el proveedor deben entender bien la “cláusula de aceptación presunta”.

Además, en caso de que la aceptación no progrese sin problemas, se considera importante que ambas partes, desde la etapa de contrato previa, realicen un ajuste cuidadoso de la conciencia, especialmente en lo que respecta a las disposiciones relacionadas con la aceptación.