Visas de trabajo en Japón: Procedimientos y puntos estratégicos según los diferentes tipos de contratación de empleados extranjeros

En el entorno empresarial globalizado de hoy en día, la adquisición de talento extranjero con diversos antecedentes se ha convertido en una estrategia de gestión esencial para que las empresas japonesas mantengan su competitividad internacional y generen nuevas innovaciones. Sin embargo, el proceso de emplear a extranjeros no termina simplemente con las actividades de reclutamiento. La Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados de Japón (en adelante, “Ley de Inmigración”) y otras leyes relacionadas establecen requisitos y procedimientos estrictos para que los extranjeros trabajen en Japón, y es fundamental comprender y cumplir con estos procedimientos legales de manera precisa. La falta de cumplimiento o los malentendidos pueden causar retrasos significativos en los planes de contratación o, en el peor de los casos, provocar riesgos graves de cumplimiento normativo. Este artículo se centra en las tres principales formas de reclutamiento que enfrentan las empresas al emplear talento extranjero en Japón: la contratación de estudiantes internacionales como recién graduados, la contratación de extranjeros residentes en Japón para cambiar de empleo y la contratación de extranjeros que residen en el extranjero. Explicaremos de manera exhaustiva y concreta los procedimientos legales, los documentos necesarios y los puntos de atención práctica para cada escenario, basándonos en la legislación más reciente. Esto proporcionará a la dirección de la empresa y al personal de asuntos legales y recursos humanos una guía para avanzar estratégica y fluidamente en cada proceso de contratación.

Conocimientos Básicos del Sistema de Visas de Trabajo en Japón

Para comprender el proceso de emplear a extranjeros, es esencial primero tener un conocimiento de la estructura básica del sistema de estatus de residencia de Japón.

Tipos de Visado que Permiten Trabajar en Japón

La Ley de Inmigración japonesa establece el “estatus de residencia” como la posición legal que permite a los extranjeros permanecer y realizar actividades en Japón. Las actividades que se pueden llevar a cabo en Japón están estrictamente definidas según cada tipo de estatus de residencia, y si se permite o no trabajar, es decir, realizar actividades remuneradas, depende del tipo de estatus de residencia que se posea.

Los estatus de residencia se pueden clasificar en tres grandes grupos según la posibilidad de realizar actividades laborales. En primer lugar, existen estatus de residencia basados en una posición o estatus que no tiene restricciones de actividad, como “residente permanente” o “cónyuge de un japonés”, que en principio permiten trabajar en cualquier tipo de empleo. En segundo lugar, están los estatus de residencia con actividades limitadas a ciertos campos específicos. Esto incluye estatus como “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos o Negocios Internacionales”, que son los más comúnmente utilizados por las empresas para emplear a profesionales extranjeros especializados. Los extranjeros con este estatus de residencia solo pueden participar en actividades laborales dentro del alcance permitido. En tercer lugar, están los estatus de residencia como “estudiante” o “estancia corta”, que en principio no permiten trabajar.

Este artículo se centrará en el estatus de residencia “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos o Negocios Internacionales”, que es el más relevante para la contratación de profesionales especializados en el sector de cuello blanco. Este estatus de residencia incluye las siguientes tres áreas de actividad:

• Técnica: Actividades que requieren habilidades o conocimientos en campos de ciencias naturales como ciencias físicas, ingeniería, entre otros. Ejemplos concretos incluyen ingenieros de IT, programadores, ingenieros de diseño mecánico, investigadores y desarrolladores.
• Conocimientos Humanísticos: Actividades que requieren conocimientos en campos de ciencias humanas como derecho, economía, sociología, entre otros. Profesiones como marketing, finanzas, asuntos legales y consultoría de gestión se encuentran en esta categoría.
• Negocios Internacionales: Actividades que requieren un pensamiento o sensibilidad basados en la cultura extranjera. Incluye profesiones como traductores, intérpretes, instructores de idiomas, negocios de comercio exterior, diseñadores, entre otros.

Requisitos Comunes para la Obtención de la Condición de Residencia en Japón

Para obtener la condición de residencia en Japón bajo la categoría de “Tecnología, Conocimientos Humanísticos o Servicios Internacionales”, tanto el solicitante extranjero como la empresa empleadora deben cumplir con los estándares establecidos por la Ordenanza del Ministerio de Justicia.

En primer lugar, entre los requisitos para el solicitante, se exige un trasfondo académico o experiencia práctica relacionada con la actividad laboral a la que se aspira. Específicamente, se requiere haberse graduado de una universidad en un campo relacionado o tener más de diez años de experiencia práctica como regla general . Sin embargo, para las actividades dentro de “Servicios Internacionales” que no sean traducción, interpretación o enseñanza de idiomas, se considera suficiente tener más de tres años de experiencia práctica en actividades relacionadas . En la evaluación de la Agencia de Servicios de Inmigración y Residencia, se juzga rigurosamente si existe una relación entre el campo de especialización o la trayectoria laboral del solicitante y las tareas a desempeñar después de ser contratado.  

En segundo lugar, entre los requisitos importantes para la empresa, se destacan la cantidad de la remuneración y la estabilidad de la gestión. En cuanto a la remuneración, se establece que el salario que recibe el extranjero debe ser igual o superior al de los empleados japoneses que realizan tareas equivalentes . Este es un criterio importante para prevenir el empleo de trabajadores extranjeros con salarios injustamente bajos. El Artículo 3 de la Ley de Normas Laborales de Japón también prohíbe el trato discriminatorio en salarios y otras condiciones laborales basado en la nacionalidad , y este principio se tiene en cuenta también en la evaluación de la condición de residencia. Además, la empresa empleadora debe demostrar la estabilidad y continuidad de su negocio. Esto indica que la empresa tiene la capacidad de emplear continuamente al extranjero y pagarle un salario de manera estable.  

Sistema de Categorías Empresariales en la Solicitud de Visados en Japón

En el proceso de solicitud de estatus de residencia, la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón clasifica a las empresas empleadoras en cuatro categorías según su tamaño y fiabilidad para acelerar las solicitudes. La cantidad de documentos requeridos al momento de la solicitud varía significativamente según la categoría.  

• Categoría 1: Empresas cotizadas en la bolsa de valores de Japón, corporaciones de utilidad pública autorizadas por el gobierno, entre otras.
• Categoría 2: Entidades o individuos cuyo monto de impuestos retenidos en la declaración de ingresos del año anterior es de 10 millones de yenes o más.
• Categoría 3: Entidades o individuos que han presentado la declaración de ingresos del año anterior (excluyendo la Categoría 2).
• Categoría 4: Entidades o individuos que no se ajustan a ninguna de las categorías anteriores (como nuevas corporaciones).

Las empresas que pertenecen a las Categorías 1 y 2 son consideradas de alta credibilidad social y estabilidad en la gestión, por lo que la documentación requerida se simplifica considerablemente. Por otro lado, las empresas de las Categorías 3 y 4, especialmente las nuevas corporaciones, deben presentar más documentos (como planes de negocio y estados financieros) para demostrar la estabilidad de su negocio. Este sistema de categorías no es solo una diferencia en el procedimiento administrativo. Comprender a qué categoría pertenece su empresa es extremadamente importante para la planificación de la contratación y la preparación de los documentos necesarios. Por ejemplo, las startups que caen en la Categoría 4 necesitan establecer planes de contratación que asuman un período de revisión más largo y un escrutinio más detallado para la residencia en comparación con las empresas cotizadas de la Categoría 1. Esto es un elemento estratégico que afecta directamente la distribución de recursos temporales y humanos en las actividades de contratación.  

Tipos de Reclutamiento: Contratación de Estudiantes Internacionales como Recién Graduados en Japón

La contratación de estudiantes internacionales sobresalientes que se gradúan de universidades y escuelas técnicas dentro de Japón como recién graduados representa una importante oportunidad de adquisición de talento para muchas empresas.

Resumen del Procedimiento: “Solicitud de Cambio de Estatus de Residencia”

El estatus de residencia “Estudiante” que poseen los estudiantes internacionales está destinado a fines académicos y, en principio, no permite el empleo a tiempo completo. Por lo tanto, para comenzar a trabajar oficialmente en una empresa después de la graduación, es necesario cambiar el estatus de residencia a uno que permita el trabajo, generalmente a “Actividades de Tecnología, Humanidades/Conocimientos Internacionales” antes de la fecha de inicio en la empresa. Este procedimiento se conoce como “Solicitud de Cambio de Estatus de Residencia” y lo realiza el propio interesado ante la Oficina Regional de Inmigración.

Proceso de Solicitud y Documentos Necesarios

Aunque la solicitud la realiza el propio estudiante internacional, la empresa empleadora tiene la obligación de preparar y proporcionar al solicitante una serie de documentos de prueba necesarios. Los documentos requeridos se dividen en los que deben preparar el solicitante y la empresa respectivamente.

Los principales documentos que debe preparar el solicitante (estudiante internacional) son los siguientes:

• Formulario de Solicitud de Cambio de Estatus de Residencia
• Fotografía de identificación (4 cm de alto x 3 cm de ancho)
• Pasaporte y tarjeta de residencia (para presentar en el mostrador)
• Certificado de graduación o certificado de graduación prevista
• Currículum vitae

Los principales documentos que debe preparar la empresa receptora son los siguientes:

• Documentos que prueben la categoría de la empresa (por ejemplo, una copia del informe anual para la categoría 1, una copia del informe legal de retención de impuestos sobre la renta del año anterior para las categorías 2 y 3, etc.)
• Certificado de registro de la empresa
• Documentos que expliquen el contenido del negocio (folletos de la empresa, panfletos, etc.)
• Copia de los documentos de cierre del último año fiscal (especialmente para las categorías 3 y 4)
• Copia del contrato de trabajo o notificación de condiciones laborales (que especifique el contenido del trabajo, el monto del salario, el período de empleo, etc.)

El formulario oficial de solicitud, “Formulario de Solicitud de Cambio de Estatus de Residencia”, se puede descargar desde el sitio web de la Agencia de Servicios de Inmigración.

• Nombre del sitio web: Agencia de Servicios de Inmigración
• Título de la página: Solicitud de Cambio de Estatus de Residencia
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Ventanilla de Solicitud, Plazos y Puntos a Tener en Cuenta

La solicitud se realiza en la ventanilla de la Oficina Regional de Inmigración que tiene jurisdicción sobre el lugar de residencia del solicitante. El período estándar de procesamiento publicado por la Agencia de Servicios de Inmigración es de 1 a 2 meses, pero durante la temporada de graduación de marzo a abril, cuando las solicitudes se acumulan, el período de revisión tiende a ser más largo de lo habitual. Por lo tanto, es prudente que la empresa planifique con un margen de 2 a 3 meses.

El momento de la solicitud también es importante. En el caso de los estudiantes que se gradúan en marzo, la recepción de solicitudes suele comenzar alrededor de diciembre del año anterior (esto puede variar según la jurisdicción). Tan pronto como se confirme la oferta de trabajo, es necesario proceder rápidamente con los preparativos para asegurarse de obtener la aprobación antes de la fecha de inicio en la empresa. Además, es importante gestionar el período de residencia para evitar que el estatus de residencia actual “Estudiante” expire durante la solicitud.

Tipos de Reclutamiento: Contratación de Extranjeros Residentes en Japón

La contratación de extranjeros que ya trabajan en Japón es una práctica común entre las empresas que buscan incorporar talento inmediatamente operativo. Los procedimientos varían según la relación entre la actual categoría de residencia del extranjero y las nuevas funciones laborales que desempeñará.

Verificación Preliminar: Consistencia entre las Funciones Laborales y la Categoría de Residencia

El primer paso crucial en la contratación de personal es verificar que las actividades permitidas por la actual categoría de residencia del candidato coincidan con las funciones laborales que se le asignarán en la empresa. Por ejemplo, si se contrata a un ingeniero de IT con la categoría de residencia “Actividades de Tecnología, Humanidades/Conocimientos Internacionales” para desempeñar un rol similar en otra empresa, es probable que las actividades estén dentro del mismo rango permitido. Sin embargo, si se contrata al mismo ingeniero de IT para un puesto de marketing, se podría determinar que las actividades no coinciden. Ignorar esta verificación puede resultar en problemas en procedimientos posteriores.

Procedimientos cuando las Funciones Laborales están dentro del Mismo Rango

Si las funciones laborales después del cambio de empleo están dentro del rango de actividades permitidas por la actual categoría de residencia, no es necesario cambiar la categoría de residencia. No obstante, legalmente, el extranjero tiene la obligación de notificar el cambio de empleador.

Este procedimiento se conoce como “Notificación sobre la Organización del Contrato” y está estipulado en el Artículo 19-16 de la Ley de Inmigración de Japón. Específicamente, el extranjero debe notificar la terminación del contrato con la empresa anterior dentro de los 14 días posteriores a la renuncia y, asimismo, debe notificar la firma de un contrato con la nueva empresa dentro de los 14 días posteriores a la incorporación. Estas notificaciones se pueden realizar a través del sistema de notificación electrónica de la Agencia de Servicios de Inmigración y Residencia de Japón, presentándolas personalmente en las oficinas regionales de inmigración o enviándolas por correo a la Oficina de Inmigración y Residencia de Tokio.

Además, aunque no es una obligación legal, existe un procedimiento altamente recomendado desde el punto de vista de la gestión de riesgos de la empresa: la solicitud de un “Certificado de Elegibilidad para Trabajar”. Este certificado es una confirmación oficial por parte de la Agencia de Servicios de Inmigración y Residencia de Japón de que las funciones laborales en la nueva empresa están dentro del rango permitido por la actual categoría de residencia. Aunque es opcional, obtener este certificado ofrece grandes ventajas. La categoría de residencia se renueva cada ciertos años y, durante esa revisión, se evalúan nuevamente las actividades laborales en la nueva empresa. Si en el momento de la renovación se determina que las funciones laborales están fuera del rango permitido, se puede negar la renovación, lo que representa un riesgo significativo ya que el empleado no podrá continuar trabajando. Obtener el “Certificado de Elegibilidad para Trabajar” al cambiar de empleo puede prevenir este riesgo, eliminando la incertidumbre en futuras solicitudes de renovación y asegurando la estabilidad del empleo como una estrategia efectiva.

Procedimientos cuando las Funciones Laborales son de un Rango Diferente

Si las funciones laborales después del cambio de empleo están fuera del rango de la actual categoría de residencia (por ejemplo, contratar a alguien con la categoría de residencia “Educación” para un puesto de planificación en una empresa), se hace imprescindible la solicitud de “Permiso de Cambio de Categoría de Residencia”. No se puede permitir que el extranjero comience las nuevas funciones laborales hasta que se apruebe esta solicitud. El flujo de procedimientos y los documentos necesarios son casi idénticos a los requeridos para la contratación de estudiantes internacionales como recién graduados.

Consideraciones en la Contratación

Hay aspectos a considerar en la contratación de personal, especialmente si el candidato está desempleado. La Ley de Inmigración de Japón establece que si una persona no ha realizado las actividades permitidas por su categoría de residencia sin una razón válida durante más de tres meses, se puede cancelar dicha categoría de residencia. Esto significa que los candidatos cuyo período de desempleo supera los tres meses corren el riesgo de que se les cancele su categoría de residencia. Al contratar a estos candidatos, es necesario ser consciente de que las solicitudes futuras de renovación o cambio de categoría de residencia pueden estar sujetas a un escrutinio más riguroso de lo habitual.

Tipos de Reclutamiento: Contratación de Extranjeros Residentes en el Extranjero

Cuando se trata de atraer y contratar a profesionales especializados que residen en el extranjero para trabajar en Japón, se requieren procedimientos diferentes a los de la contratación nacional.

Descripción del Procedimiento: “Solicitud de Certificado de Elegibilidad”

En este caso, primero la empresa receptora en Japón actúa como agente y solicita a la oficina regional de inmigración la emisión de un “Certificado de Elegibilidad (Certificate of Eligibility, COE)”. El COE es un documento que certifica previamente que el solicitante extranjero cumple con las condiciones de entrada y residencia en Japón, según lo determinado por el Ministro de Justicia. Una vez emitido el COE, el extranjero contratado debe presentarlo en la embajada o consulado japonés de su país para recibir su visa oficial. Luego, con esa visa, puede entrar a Japón, completando así un proceso de dos etapas.

Proceso de Solicitud y Documentación Requerida

El COE puede ser solicitado por el propio aplicante o por un representante de la institución receptora.

Los documentos requeridos varían según la categoría de la empresa, pero al igual que en el caso de la solicitud de cambio de estatus de residencia, se requieren documentos tanto del solicitante como de la empresa receptora.

Los principales documentos que debe preparar la empresa receptora son los siguientes:

• Formulario de solicitud de Certificado de Elegibilidad
• Fotografía certificada (del solicitante)
• Sobre para respuesta
• Documentos enviados por el solicitante (certificado de graduación, currículum vitae, historial laboral, certificados de calificación, etc.)
• Documentos que prueben la categoría de la empresa, certificado de registro de la empresa, copia de los documentos financieros más recientes, copia del contrato de trabajo, etc.

El formulario oficial de solicitud, “Formulario de solicitud de Certificado de Elegibilidad”, se puede descargar desde el sitio web de la Agencia de Servicios de Inmigración.

• Nombre del sitio web: Agencia de Servicios de Inmigración
• Título de la página: Solicitud de Certificado de Elegibilidad
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Oficina de Solicitud, Plazos y Consideraciones

La solicitud se realiza en la oficina regional de inmigración que tiene jurisdicción sobre el lugar donde se encuentra la empresa receptora. El período de procesamiento estándar es de 1 a 3 meses, lo que representa el tiempo de espera más largo entre los tres tipos de contratación. Por lo tanto, al planificar la contratación desde el extranjero, es necesario tener en cuenta este período de revisión al organizar el cronograma del proyecto.

Un punto particularmente importante a tener en cuenta es la validez del COE emitido. El COE se vuelve inválido si el individuo no entra a Japón dentro de los 3 meses siguientes a la fecha de emisión. Dentro de este período, la persona debe obtener su visa en su país y completar su viaje a Japón.

Comparar y considerar los tiempos requeridos por estos diferentes procedimientos es crucial al desarrollar una estrategia de contratación. Por ejemplo, si se necesita asegurar personal dentro de 2 meses para una posición urgente, la contratación desde el extranjero, que puede requerir de 1 a 3 meses para obtener el COE, no es práctica. En este caso, sería más rápido contratar a alguien que ya reside en el país. Sin embargo, incluso en ese caso, se requiere un sistema de procesamiento de documentos rápido, ya que surge la obligación de notificar dentro de los 14 días posteriores al inicio del empleo. Así, comprender de manera integral los requisitos legales y los plazos de cada procedimiento y seleccionar el canal de contratación más adecuado para las necesidades de la empresa es clave para el éxito.

Comparación y Resumen de los Procedimientos

A continuación, resumimos en la siguiente tabla las principales diferencias en los procedimientos de estatus de residencia para los tres tipos de contratación que hemos explicado hasta ahora. Esta tabla servirá de ayuda para que los responsables de las empresas puedan comprender rápidamente los puntos clave de cada escenario y elaborar planes de contratación adecuados.

Resumen

Japón acoge activamente a talentos extranjeros con habilidades y conocimientos especializados, pero el sistema legal que regula su empleo es extremadamente detallado y no tolera errores en los procedimientos. Para lograr una contratación exitosa de talento internacional, es esencial comprender y gestionar estos complejos procedimientos legales de manera precisa y planificada. Obtener el apoyo de expertos y avanzar en estos procesos de manera proactiva no es solo un costo, sino una inversión estratégica para asegurar recursos de gestión vitales y evitar riesgos legales.

Monolith Law Office tiene un historial comprobado de proporcionar servicios legales relacionados con este tema a una amplia gama de clientes corporativos en Japón. Nuestra fortaleza radica en el profundo conocimiento especializado en los procedimientos de empleo de extranjeros, complementado por la presencia de abogados que hablan inglés y poseen calificaciones legales extranjeras. Esto nos permite ofrecer soporte detallado y fluido a empresas que operan globalmente, superando las barreras del idioma y las diferencias culturales legales. Si tiene dificultades con los procedimientos de solicitud de estatus de residencia explicados en este artículo, no dude en consultar con nuestra firma. Apoyaremos firmemente la acogida sin problemas de sus valiosos empleados extranjeros desde el punto de vista legal.