Jaapani äriühinguõiguse raames auditeerimiskomitee asutamisega seotud ettevõtete selgitus

Jaapani äriühinguseadus pakub mitmeid valikuvõimalusi aktsiaseltside juhtimissüsteemide osas. See peegeldab Jaapani ettevõtteid ümbritseva majanduskeskkonna ja investorite nõudmiste muutumist ajas. Eriti oluline valikuvõimalus tänapäeva Jaapani ettevõtte juhtimises on 2015. aastal (Heisei 27) jõustunud Jaapani äriühinguseaduse muudatusega sisse viidud “auditi ja muude komiteede süsteemiga ettevõte”, mille kasutuselevõtt on pidevalt kasvanud. See süsteem on loodud eesmärgiga tugevdada juhatuse järelevalvefunktsiooni ja suurendada juhtimise läbipaistvust. Sellega on kavas viia Jaapani ettevõtte juhtimise praktika rohkem rahvusvahelistele standarditele vastavaks. Selle süsteemi peamine omadus on uue organi, “auditi ja muude komiteede”, loomine juhatuse koosseisus. Selle komitee liikmetest moodustavad enamuse välisdirektorid ning komitee liikmetest direktoritel on juhatuses täielik hääleõigus. See juhtimismudel asub justkui kompromissina traditsioonilise Jaapani süsteemi ja Lääne tavapäraste süsteemide vahel, olles paljudele ettevõtetele realistlik ja tõhus valik. Käesolevas artiklis pakume põhjalikku ja professionaalset ülevaadet sellest auditi ja muude komiteede süsteemiga ettevõttest, tuginedes Jaapani äriühinguseaduse konkreetsetele sätetele. Analüüsime selle süsteemi tausta, õiguslikku raamistikku, keskset organit – auditi ja muude komiteede koosseisu ja volitusi, ning võrdleme seda teiste organite disainidega. Selle süsteemi sügav mõistmine on hädavajalik teadmine kõigile, kes on seotud investeerimisega Jaapani ettevõtetesse või nende juhtimisega.

Jaapani Auditeerimiskomitee Paigaldamise Ettevõtte Süsteemi Oluline Tähendus ja Taust

Jaapani auditeerimiskomitee paigaldamise ettevõtte süsteemi loomise taustaks on Jaapani ettevõtte juhtimise reformide suundumus. See süsteem loodi vahepealse valikuna, et täita institutsionaalne lõhe kahe peamise organisatsioonilise struktuuri vahel, mis eksisteerisid varem: traditsiooniline “auditeerimiskomisjoni paigaldamise ettevõte” ja rohkem Lääne mudelile sarnanev “nimetamiskomitee paigaldamise ettevõte”.

Jaapani ettevõtetele kõige tuttavam “auditeerimiskomisjoni paigaldamise ettevõte” on süsteem, kus auditeerimiskomisjon (või auditeerimiskomisjon) auditeerib juhatuse liikmete tegevust, olles juhatusest sõltumatu. Kuid selle mudeli tõhusus on olnud aastaid kahtluse all, eriti välismaiste institutsionaalsete investorite poolt. Peamine põhjus on see, et auditeerimiskomisjon ei ole juhatuse liige ega oma hääleõigust juhatuse otsustes. Kuna auditeerimiskomisjon, kes peaks olema järelevalvaja, ei saa otseselt osaleda juhatuse, mis on juhtimise kõrgeim otsustuskogu, otsustusprotsessis, peetakse tema järelevalvefunktsiooni sageli ebapiisavalt tugevaks.

Selle probleemi lahendamiseks tutvustati 2003. aasta (Heisei 15) kaubandusõiguse muudatusega “nimetamiskomitee paigaldamise ettevõtet” (endine nimetus: komitee paigaldamise ettevõte). See mudel nõuab, et juhatusse paigaldataks kolm komiteed: “nimetamiskomitee”, “auditeerimiskomitee” ja “tasukomitee”, kusjuures igas komitees peab enamus olema välisjuhatuse liikmed. Sellega püütakse selgelt eristada juhtimise järelevalvet ja täitmist ning suurendada järelevalvefunktsiooni sõltumatust ja objektiivsust. Kuid see süsteem nõudis juhtkonna personalipoliitika ja tasude otsustusõiguse üleviimist juhatusest sõltumatule komiteele, mis tähendas radikaalset muutust Jaapani traditsioonilises ettevõttekultuuris, mistõttu oli paljudele ettevõtetele selle rakendamine keeruline. Tulemuseks oli, et selle kasutuselevõtt piirdus mõne edumeelse suurettevõttega ja see ei levinud laialdaselt.

Selles olukorras olid Jaapani ettevõtte juhtimise ees seisvad väljakutsed selged. Eesmärk oli tugevdada juhatuse järelevalvefunktsiooni tasemeni, mis rahuldaks välisinvestoreid, samal ajal kui ettevõtted saaksid ülemineku teha ilma liigse koormuse ja segaduseta. Sellele väljakutsele vastas 2015. aasta (Heisei 27) ettevõtte seaduse muudatusega tutvustatud auditeerimiskomitee paigaldamise ettevõtte süsteem. See süsteem võttis nimetamiskomitee paigaldamise ettevõtte mudeli kõige olulisema elemendi, nimelt “enamus koosneb välisjuhatuse liikmetest ja omab hääleõigust juhatuses”, ning integreeris selle lihtsustatud raamistikku. Täpsemalt, see ei nõua nimetamiskomitee või tasukomitee paigaldamist ega nõua ranget eraldamist täitmise ja järelevalve vahel. See võimaldab ettevõtetel säilitada oma traditsioonilise juhtimisstruktuuri põhiraamistiku, samal ajal kui nad saavad tugevdada järelevalvefunktsiooni rahvusvahelistele standarditele vastavaks. Selle süsteemi kujundamise taga on selge majanduslik eesmärk lahendada Jaapani ettevõtete ees seisev “juhtimise allahindlus”, st ettevõtte juhtimissüsteemi usaldamatuse tõttu ebaõiglaselt madalalt hinnatud ettevõtte väärtuse probleem, ning edendada välisinvesteeringuid.

Jaapani Auditeerimiskomitee Paigaldamisega Ettevõtte Õiguslik Raamistik

Jaapani ettevõtte seadus määratleb rangelt auditeerimiskomitee paigaldamisega ettevõtte süsteemse struktuuri. See õiguslik raamistik tagab, et ettevõtted, kes valivad selle juhtimisvormi, säilitavad teatud tasemel järelevalvefunktsiooni.

Esiteks määratleb Jaapani ettevõtte seaduse paragrahv 2, punkt 11-2 “auditeerimiskomitee paigaldamisega ettevõtte” kui “aktsiaseltsi, millel on auditeerimiskomitee.” Selle määratluse alusel saab ettevõte liikuda selle organisatsioonivormi poole, kui nad määravad oma põhikirjas auditeerimiskomitee paigaldamise.

Ettevõtted, kes valivad selle organisatsioonivormi, peavad Jaapani ettevõtte seaduse alusel kindlasti paigaldama teatud organid. Esiteks tuleb kindlasti paigaldada “direktorite nõukogu” (Jaapani ettevõtte seaduse paragrahv 327, lõige 1). See on vajalik, kuna ettevõtte tegevuse juhtimise otsused ja direktorite töö järelevalve toimub jätkuvalt direktorite nõukogu kollektiivse organi kaudu. Teiseks tuleb kindlasti paigaldada “raamatupidamise audiitor” (Jaapani ettevõtte seaduse paragrahv 327, lõige 5). Raamatupidamise audiitoriks on tavaliselt auditeerimisfirma või atesteeritud raamatupidaja, kes teostab ettevõtte finantsaruannete välist auditeerimist. Auditeerimiskomitee sisemine auditeerimisfunktsioon ja raamatupidamise audiitori väline auditeerimisfunktsioon loovad seaduslikult kohustusliku topeltkontrolli süsteemi, mille eesmärk on suurendada finantsaruandluse usaldusväärsust.

Teisalt on auditeerimiskomitee paigaldamisega ettevõttel selgelt määratletud organid, mida ei tohi paigaldada. Kõige olulisem on, et “auditeerija” või “auditeerijate nõukogu” ei tohi paigaldada (Jaapani ettevõtte seaduse paragrahv 327, lõige 4). See on tingitud sellest, et auditeerimiskomitee on positsioneeritud traditsioonilise auditeerijate nõukogu asendajana. Kui mõlemad oleksid lubatud, muutuks auditeerimisvolituste asukoht ebaselgeks, vastutuse asukoht ebaselgeks ja organisatsioon muutuks ebaefektiivseks. Seetõttu sunnib ettevõtte seadus ettevõtteid valima ühe auditeerimissüsteemi, et tagada juhtimisstruktuuri selgus.

Need organite paigaldamise faktid tuleb selgelt märkida äriregistris. Jaapani ettevõtte seaduse paragrahv 911, lõige 3, punkt 22 nõuab, et aktsiaselts registreeriks, et nad on auditeerimiskomitee paigaldamisega ettevõte, auditeerimiskomitee liikmeteks olevate direktorite nimed, mitte-auditeerimiskomitee liikmeteks olevate direktorite nimed ja välisdirektorite olemasolu. See tagab, et ettevõtte juhtimisstruktuur on läbipaistvalt avalikustatud välistele huvigruppidele. See range õiguslik raamistik tagab, et auditeerimiskomitee paigaldamisega ettevõtte nimetus tagab seaduslikult teatud juhtimistaseme.

Auditikomitee Jaapanis: Koosseis, Volitused ja Toimimine

Jaapani auditeerimiskomitee paigaldamisega seotud ettevõtte keskmes on just auditeerimiskomitee ise. Selle komitee kujundamisel on integreeritud mitmesugused juriidilised nõuded, et tagada järelevalvefunktsiooni tõhusus.

Komisjoni Koosseis

Jaapani äriühinguseadus sätestab üksikasjalikult auditeerimiskomisjoni koosseisu, et tagada selle sõltumatus ja professionaalsus. Esiteks peab komisjon koosnema vähemalt kolmest direktorist (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 331, lõige 6). Neid direktoreid nimetatakse “auditeerimiskomisjoni direktoriteks”.

Oluline koosseisunõue on, et enamus komisjoni liikmetest peavad olema “välisdirektorid” (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 331, lõige 6). Välisdirektor on isik, kes ei ole kunagi olnud selle ettevõtte tegevjuht või töötaja ning ei ole seotud ema- või tütarettevõtte juhtkonnaga, olles seega juhtkonnast sõltumatu. See nõue loob auditeerimiskomisjonile institutsionaalse aluse, et hoida distantsi juhtkonna sisemisest loogikast ja huvidest ning teostada auditeid objektiivsest vaatenurgast.

Lisaks ei tohi auditeerimiskomisjoni direktorid olla samaaegselt ettevõtte tegevjuhid, raamatupidamisosakonna liikmed, juhid ega muud töötajad (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 331, lõige 3). See on oluline säte, et tagada auditeerimis- ja järelevalvefunktsioonide ning juhtimisfunktsioonide täielik eraldamine ja vältida huvide konflikti tekkimist.

Traditsioonilistes auditeerimiskomisjoniga ettevõtetes oli kohustus valida vähemalt üks täiskohaga audiitor, kuid auditeerimiskomisjoniga ettevõtetes ei ole seaduslikku kohustust määrata täiskohaga auditeerimiskomisjoni liiget. See põhineb arusaamal, et auditeerimiskomisjon on juhatuse sisemine organ, millel on pidev juurdepääs juhatuse aruteludele ja teabele ning mis kasutab sisekontrollisüsteemi auditeerimiseks, mistõttu ei ole täiskohaga liikmeid tingimata vaja. Siiski määravad paljud ettevõtted vabatahtlikult täiskohaga auditeerimiskomisjoni liikmeid, et suurendada auditi tõhusust.

Komitee ülesanded ja volitused Jaapani ettevõtetes

Jaapani ettevõtete auditeerimiskomitee volitusi ei teosta üksikud liikmed iseseisvalt, vaid need viiakse ellu komitee otsuste kaudu, järgides kollektiivset otsustusprotsessi. See on suur erinevus varasemast auditeerimissüsteemist, kus üksikud audiitorid omasid iseseisvaid volitusi. Kollektiivne otsustusprotsess võimaldab mitmete liikmete mitmekesiste teadmiste põhjal teha hoolikamaid ja organiseeritumaid otsuseid.

Jaapani ettevõtete seaduse paragrahv 399-2 lõige 3 määratleb auditeerimiskomitee peamised ülesanded ja volitused järgmiselt:

1. Direktorite tööülesannete täitmise auditeerimine ja auditiaruande koostamine: see on auditeerimiskomitee kõige põhilisem ülesanne. Auditeeritakse, kas direktorid (ja raamatupidamisosakonna olemasolu korral ka raamatupidamisosakond) järgivad seadusi ja põhikirja ning täidavad oma ülesandeid ettevõtte huvides korrektselt, ning tulemused koondatakse auditiaruandesse.
2. Raamatupidamisaudiitori määramise ja tagandamise ettepanekute sisu määramine: komiteel on volitused otsustada ettepanekute sisu, mis esitatakse aktsionäride koosolekul seoses raamatupidamisaudiitori määramise, tagandamise või uuesti mitte määramisega. See struktuur takistab juhtkonnal valida endale sobivaid raamatupidamisaudiitoreid ning tagab auditeerimiskomitee kaudu välisauditi sõltumatuse.
3. Arvamuse kujundamine mitte-auditeerimiskomitee direktorite personalipoliitika ja tasustamise kohta: komitee otsustab arvamuse, mida esitatakse aktsionäride koosolekul seoses teiste direktorite (peamiselt tegevjuhtimise eest vastutavate direktorite) määramise, tagandamise, tagasiastumise ja tasustamisega. See tähendab, et auditeerimiskomiteel on tugev mõju juhtkonna koosseisu ja stiimulite kujundamisele, mis on oluline osa järelevalvefunktsioonist.

Lisaks nendele ülesannetele on auditeerimiskomiteel ka olulised “nõusolekuõigused”. Näiteks, kui direktorite nõukogu määrab raamatupidamisaudiitori tasu, peab see saama auditeerimiskomitee nõusoleku (Jaapani ettevõtete seaduse paragrahv 399 lõige 1 ja 3). Samuti, kui direktorite nõukogu esitab aktsionäride koosolekule ettepaneku järgmise auditeerimiskomitee liikme määramiseks, on vajalik eelnev auditeerimiskomitee nõusolek (Jaapani ettevõtete seaduse paragrahv 344-2 lõige 1). Need nõusolekuõigused on olulised juriidilised tööriistad, mis tagavad auditeerimiskomiteele tegeliku mõjuvõimu nende järelevalve all olevate juhtkonna ja välisaudiitorite üle.

Individuaalsete auditeerimiskomisjoni liikmete volitused Jaapani ettevõtetes

Kuigi auditeerimiskomisjon on kollektiivne organ, ei tähenda see, et individuaalsed liikmed oleksid täiesti ilma volitusteta. Jaapani seadus on oskuslikult kujundanud volituste jaotuse, et tasakaalustada organisatsioonilise auditi tõhusust ja individuaalsete järelevalvajate vastutust.

Esiteks kuulub ettevõtte tegevuse ja vara olukorra uurimise ning direktorite ja töötajate aruannete nõudmise õigus (tegevuse ja vara olukorra uurimise õigus) auditeerimiskomisjonile. Selleks, et komisjon saaks oma volitusi kasutada, valitakse liikmete hulgast kindel isik (valitud auditeerimiskomisjoni liige), kes viib läbi uurimisi (Jaapani ettevõtete seadus, artikkel 399-3). See tähendab, et individuaalsed auditeerimiskomisjoni liikmed ei saa ilma komisjoni otsuseta iseseisvalt ametlikku uurimist alustada. See mehhanism tagab, et auditeerimistegevus toimub organisatsiooniliselt kontrollitult ja planeeritult.

Teisalt on kõigil auditeerimiskomisjoni liikmetel äärmiselt olulised volitused, mida nad saavad iseseisvalt ja ilma komisjoni otsuseta kasutada. Need volitused toimivad kui “viimane turvameede” ettevõtte terviklikkust ohustavate hädaolukordade lahendamiseks.

• Kohustus teatada juhatusele: Kui direktor on toime pannud ebaseadusliku teo või on oht, et ta seda teeb, või kui on tuvastatud seaduse või põhikirja rikkumine, on kohustus sellest viivitamatult juhatusele teatada (Jaapani ettevõtete seadus, artikkel 399-4).
• Kohustus teatada aktsionäride üldkoosolekule: Kui direktorite poolt aktsionäride üldkoosolekule esitatavates ettepanekutes või dokumentides on tuvastatud seaduserikkumisi või äärmiselt ebaõiglasi punkte, tuleb uurimistulemused esitada aktsionäride üldkoosolekule (Jaapani ettevõtete seadus, artikkel 399-5).
• Õigus nõuda direktorite tegevuse peatamist: Kui direktor on teinud ettevõtte eesmärkidest väljapoole jäävaid või muid seaduse või põhikirja rikkumisi, mis võivad põhjustada ettevõttele märkimisväärset kahju, võib nõuda, et direktor lõpetaks sellise tegevuse (Jaapani ettevõtete seadus, artikkel 399-6).

See volituste struktuur põhineb peenel tasakaalul, kus igapäevased ja planeeritud auditid viiakse tõhusalt läbi komisjoni kui organisatsiooni kaudu, samas kui lõplikud volitused juhtimise kontrolli all hoidmiseks on usaldatud individuaalsete liikmete südametunnistusele ja vastutusele.

Kaks Tüüpi Jaapani Direktorit: Audiitorikomitee Liikmed ja Teised Direktorid

Jaapani audiitorikomitee süsteemi mõistmiseks on äärmiselt oluline mõista, et see süsteem on loonud kaks erinevat rolli ja juriidilist staatust direktorite nõukogus. Need on “audiitorikomitee liikmetest direktorid” ja “direktorid, kes ei kuulu audiitorikomiteesse”. See eristus mõjutab mitmeid aspekte, sealhulgas valimisprotseduuri, ametiaega ja tasustamise protsessi.

Jaapani auditeerimiskomitee liikmena tegutsev direktor

Jaapani auditeerimiskomitee liikmena tegutsev direktor, nagu nimigi viitab, on auditeerimiskomitee liige, kelle peamine ülesanne on ettevõtte järelevalve ja auditeerimine. Neilt oodatakse, et nad täidaksid “järelevalve rolli”, eristudes selgelt juhtimisülesannetest.

Nende ametisse nimetamine peab toimuma aktsionäride üldkoosolekul, eraldi teistest direktorite ametisse nimetamisest (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 329 lõige 2). Aktsionärid peavad selgelt teadma, kes on järelevalve- ja kes täidesaatva rolliga, et oma hääleõigust teadlikult kasutada.

Nende sõltumatuse tagamiseks on ametiaeg määratud “kaheks aastaks” (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 332 lõige 4). Seda kaheaastast ametiaega ei saa põhikirja ega aktsionäride üldkoosoleku otsusega lühendada. See hoiab ära nende lihtsa tagandamise juhtkonna surve tõttu ning võimaldab neil stabiilses ametis pikaajalise perspektiiviga auditeerimistegevust läbi viia. Lisaks on nende tagandamiseks vaja “erakorralist otsust”, mille heakskiitmise nõuded on rangemad kui tavalise otsuse puhul, tagades seeläbi nende positsiooni tugevama kaitse.

Ka nende tasustamise osas on loodud mehhanismid sõltumatuse tagamiseks. Auditeerimiskomitee liikmena tegutseva direktori tasu määratakse eraldi teistest direktorite tasudest ning selle kogusumma või arvutamise meetod otsustatakse aktsionäride üldkoosolekul (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 361 lõige 2). Konkreetne jaotus üksikutele liikmetele määratakse auditeerimiskomitee liikmete omavahelise arutelu teel, ilma et juhtkond, nagu näiteks tegevjuht, sekkuks (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 361 lõige 3).

Jaapani auditeerimiskomitee liikmeteta direktorid

Jaapani auditeerimiskomitee liikmeteta direktorid vastutavad peamiselt ettevõtte tegevuse juhtimise eest. Sellesse kategooriasse kuuluvad esindusdirektor ja teised juhtkonna liikmed. Nemad on “täideviijad”, kes edendavad äriplaane ja vastutavad igapäevase juhtimise eest.

Nende ametiaeg on määratud “üheks aastaks” (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 332, lõige 3). See lühike ametiaeg tähendab, et nad peavad igal aastal korralisel aktsionäride koosolekul uuesti aktsionäride usaldust taotlema. See võimaldab aktsionäridel juhtkonda distsiplineerida ja selgitada juhtimisvastutust.  

Nende tasu osas võib auditeerimiskomitee avaldada arvamust, kui aktsionäride koosolekul tehakse otsus (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 361, lõige 6). Auditeerimiskomitee arvamuse avaldamine tasu mõistlikkuse kohta võib aidata vältida juhtkonnale ülemääraste tasude maksmist.  

Selliste selgete erinevuste kehtestamine ametiaja ja tasu määramise protsessis on seaduslik disain, mille eesmärk on luua juhatuses tahtlik rollijaotus ja pingesuhted. Lühikese ametiajaga ja tulemusvastutusega täideviijad (auditeerimiskomitee liikmeteta direktorid) ning pika ametiajaga ja sõltumatust tagatud järelevalvajad (auditeerimiskomitee liikmetega direktorid) moodustavad kaks gruppi, mille eesmärk on anda täideviijatele liikuvust ja stiimuleid tulemustele ning järelevalvajatele ettevaatlikkust ja vastavuse järgimise stiimuleid.

Jaapani Direktorite Hoolsuskohustus ja Juhtimisotsuste Põhimõte

Olenemata sellest, kas nad on auditeerimiskomitee liikmed või mitte, on kõikidel direktoritel kohustus täita oma ülesandeid heas usus ja hoolsusega, mis on omane heale juhile, lähtudes nende volituslepingust ettevõttega (Jaapani tsiviilseadustiku artikkel 644, Jaapani äriühinguseaduse artikkel 330). Kui see kohustus on rikutud ja ettevõttele on tekitatud kahju, võivad direktorid vastutada kahjude hüvitamise eest ettevõttele (Jaapani äriühinguseaduse artikkel 423 lõige 1).

Kuid ettevõtte juhtimisega kaasnevad olemuslikult riskid. Kui direktorid hakkavad riske kartma ja muutuvad passiivseks, ei saa ettevõtte kasvule loota. Seetõttu on Jaapani kohtupraktika kehtestanud “juhtimisotsuste põhimõtte”, kui hinnatakse direktorite vastutust juhtimisotsuste eest. See põhimõte tähendab, et isegi kui ettevõttele tekib kahju direktorite tehtud juhtimisotsuste tulemusena, ei loeta seda hoolsuskohustuse rikkumiseks, kui otsuste tegemise protsess, sealhulgas teabe kogumine ja analüüs, ning otsuste sisu ei ole äärmiselt ebamõistlikud.

Selle teema juhtumina võib tuua välja Jaapani kõrgeima kohtu 2010. aasta (Heisei 22) 15. juuli otsuse. See otsus näitas, et direktorite vastutuse hindamisel tuleks lähtuda sellest, kas otsus oli ebamõistlik, arvestades tegevuse ajal valitsenud olukorda. See põhimõte kehtib kõikidele direktoritele, kuid otsuste objektid on erinevad. Tegevjuhtide puhul on objektiks “äriotsused”, nagu investeeringud ja strateegilised otsused, samas kui auditeerimiskomitee liikmetest direktorite puhul on objektiks “järelevalve- ja auditeerimisotsused”, nagu auditeerimisplaanide asjakohasus ja pettuste märkamata jätmine.  

Direktorite Nõukogu Volituste Delegeerimine ja Juhtimise Kiirendamine Jaapani Ettevõtetes

Üks kõige atraktiivsemaid eeliseid, mida auditeerimiskomitee süsteemiga ettevõtted Jaapanis pakuvad, on juhtimisotsuste kiirendamise võimalus. See saavutatakse Jaapani äriühinguseaduse alusel, mis lubab volituste delegeerimist direktorite nõukogult üksikutele direktoritele ainult selle süsteemi raames.

Põhimõtteliselt ei saa aktsiaseltsi direktorite nõukogu delegeerida “oluliste äritegevuse otsuste” tegemist üksikutele direktoritele (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 362 lõige 4). See põhineb arusaamal, et ettevõtte põhialuseid puudutavad olulised otsused tuleks hoolikalt läbi arutada kollektiivse organi, nagu direktorite nõukogu, poolt.

Siiski on auditeerimiskomitee süsteemiga ettevõtete puhul sellele põhimõttele oluline erand (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 399-13). Selle sätte kohaselt võib auditeerimiskomitee süsteemiga ettevõte, kui täidetakse üks järgmistest tingimustest, delegeerida direktorite nõukogu otsusega “oluliste äritegevuse otsuste” tegemise täielikult või osaliselt konkreetsele direktorile (tavaliselt esindusdirektorile).  

1. Kui direktorite nõukogu enamus koosneb välisdirektoritest: Kui direktorite nõukogu liikmetest enamus on välisdirektorid, mis tagab väga kõrge sõltumatuse, on volituste delegeerimine võimalik ainult direktorite nõukogu otsusega (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 399-13 lõige 5). Kuid selliseid ettevõtteid on vähe.  
2. Kui see on sätestatud põhikirjas: See on meetod, kus põhikirjas on säte, et “direktorite nõukogu otsusega võib delegeerida oluliste äritegevuse otsuste tegemise täielikult või osaliselt direktorile” (Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 399-13 lõige 6). Enamiku ettevõtete jaoks on see realistlik valik.  

Kui volituste delegeerimine on võimalik, saab esindusdirektor näiteks kiiresti otsustada teatud suurusest väiksemate investeerimisprojektide või äripartnerluste üle, mis varem nõudsid direktorite nõukogu otsust. See vabastab direktorite nõukogu igapäevaste äritegevuse kinnitamise ülesannetest, võimaldades keskenduda juhtimise põhisuundade väljatöötamisele ja äritegevuse järelevalvele, mis on olulisemad ja strateegilisemad arutelud.  

Süsteem püüab ühendada tugeva järelevalve ja paindliku juhtimise. Seadus eeldab, et sõltumatu ja tugev järelevalveorgan, nagu auditeerimiskomitee, on olemas, ning usaldab, et selle järelevalve all võib juhtkonnale anda laialdased volitused, säilitades samal ajal juhtimise. See tähendab, et ettevõtted saavad “tasuna” juhtimise kiirendamise, kui nad aktsepteerivad rangemat järelevalvet, mis on selle õigusliku süsteemi taga peituv tehingusuhe.

Siiski on seadusega määratletud teatud olulised küsimused, mida ei saa mingil juhul delegeerida direktoritele. Jaapani äriühinguseaduse paragrahv 399-13 lõige 4 loetleb need küsimused, sealhulgas järgmised:  

• Olulise vara võõrandamine ja omandamine
• Suuremahuline laenamine
• Oluliste töötajate, nagu juhatajad, määramine ja vabastamine
• Oluliste organisatsioonide, nagu filiaalid, asutamine, muutmine ja kaotamine

Need küsimused võivad ettevõtte põhialuseid kõigutada, seega on jätkuvalt vajalik nende hoolikas arutamine direktorite nõukogus.

Võrdlus teiste organisatsiooniliste struktuuridega Jaapani õigussüsteemis

Jaapani äriühinguseaduse alusel tegutseva auditeerimiskomitee asutamise ettevõtte eripärade sügavamaks mõistmiseks on hädavajalik võrrelda seda teiste peamiste organisatsiooniliste struktuuridega, mida Jaapani seadus tunnustab, nimelt “auditorite nõukogu asutamise ettevõtte” ja “nimetamiskomitee asutamise ettevõttega”.

Esiteks, traditsioonilise auditorite nõukogu asutamise ettevõtte ja auditeerimiskomitee asutamise ettevõtte kõige olulisem erinevus seisneb auditeerimisfunktsiooni täitjates ja nende positsioonis. Auditorite nõukogu asutamise ettevõttes ei ole audiitorid juhatuse liikmed ega oma hääleõigust juhatuse otsustes. Nad jälgivad tegevust juhatusest sõltumatu organina. Seevastu auditeerimiskomitee asutamise ettevõttes on auditeerimiskomitee liikmed juhatuse ametlikud liikmed ja neil on hääleõigus kõigis ettepanekutes. See võimaldab auditeerimis- ja järelevalveperspektiivi otseselt integreerida juhtimisotsuste tegemise protsessi. Samuti, kui audiitorite volitused põhinevad individuaalse audiitori sõltumatuse põhimõttel, siis auditeerimiskomitee kasutab oma volitusi kollektiivse otsustamise kaudu, mis on oluline erinevus.

Järgmiseks, võrdlus nimetamiskomitee asutamise ettevõttega. Mõlemad struktuurid jagavad ühist jooni, et juhatuse sisekomitee, mille enamus koosneb välisjuhatuse liikmetest, täidab auditeerimisfunktsiooni, kuid nende ulatuses ja struktuuris on suuri erinevusi. Nimetamiskomitee asutamise ettevõttes on kohustuslik luua kolm komiteed: auditeerimiskomitee, nimetamiskomitee, mis otsustab juhatuse liikmete nimetamise ja tagasikutsumise, ning tasustamiskomitee, mis määrab ametnike tasud. Seevastu auditeerimiskomitee asutamise ettevõttes on kohustuslik ainult auditeerimiskomitee. Lisaks, nimetamiskomitee asutamise ettevõttes on ettevõtte tegevuse juhtimine eraldatud juhatusest “täitevametnikele”, kusjuures juhatus keskendub ainult järelevalvele, mis on seaduslikult kohustuslik “järelevalve ja täitmise eraldamine”. Auditeerimiskomitee asutamise ettevõttes selline eraldamine ei ole kohustuslik ja juhatuse liikmed, kes ei kuulu auditeerimiskomiteesse, täidavad tegevusülesandeid. Seetõttu peetakse auditeerimiskomitee asutamise ettevõtet paindlikumaks ja kergemini rakendatavaks süsteemiks, kuna see nõuab vähem muudatusi olemasolevas organisatsioonilises struktuuris võrreldes nimetamiskomitee asutamise ettevõttega.

Kokkuvõttes, kui neid erinevusi analüüsida, on selge, et auditeerimiskomitee asutamise ettevõte on tasakaalustatud süsteem, mis eemaldub auditorite nõukogu asutamise ettevõtte “juhatuse ja auditeerimisorgani eraldamise” struktuurist, integreerides järelevalvefunktsiooni juhatusse, kuid ei nõua nii ulatuslikku organisatsioonilist ümberkorraldust nagu nimetamiskomitee asutamise ettevõte.

Allolev tabel võrdleb nende kolme peamise organisatsioonilise struktuuri peamisi omadusi.

Üleminek Jaapani auditeerimiskomitee paigaldamisega ettevõtteks: Eelised ja kaalutlused

Jaapani auditeerimiskomitee paigaldamisega ettevõtteks ülemineku kaalumine on ettevõtetele oluline juhtimisotsus, kuna see nõuab eeliste ja praktiliste kaalutluste täpset mõistmist.

Peamised eelised

Selle süsteemi suurim eelis on, et see tugevdab oluliselt juhatuse järelevalvefunktsiooni. Auditeerimiskomitee liikmed omavad hääleõigust juhatuse liikmetena ja osalevad otseselt juhatuse aruteludes, mis võimaldab järelevalve vaatenurga integreerimist juhtimisotsuste protsessi ning parandab arutelude kvaliteeti.

Teiseks, juhtimise paindlikkus paraneb. Nagu eelnevalt mainitud, kui täidetakse põhikirjas sätestatud tingimused, saab oluliste äritegevuse otsustusõigusi delegeerida individuaalsetele juhatuse liikmetele, mis võimaldab kiiret ja paindlikku otsustamist vastavalt turuolukorra muutustele.

Kolmandaks, võib oodata Jaapani ettevõtete hinnangu paranemist välisinvestorite seas. Jaapani auditeerimissüsteem on välismaal vähe tuntud ja selle tõhusust on sageli kahtluse alla seatud, kuid auditeerimiskomitee paigutamine juhatuse sisse on lähedasem Lääne juhtimismudelitele, mis on välisinvestoritele kergemini mõistetav. Tegelikult hindavad ka ülemaailmsed hääleõiguse nõustamisfirmad seda süsteemi positiivselt, mis võib viia rahastamise ja ettevõtte väärtuse tõusuni globaalsel kapitaliturul.

Neljandaks, võib saavutada juhtkonna koosseisu tõhususe. Traditsioonilises auditeerimiskomitee paigaldamisega ettevõttes, mis püüab vastata börsiettevõtte juhtimiskoodeksi nõuetele, oli vaja määrata nii välisjuhatuse liikmeid kui ka välisauditeerijaid. Auditeerimiskomitee paigaldamisega ettevõttes võivad auditeerimiskomitee liikmed, kes on välisjuhatuse liikmed, täita mõlemat rolli, võimaldades väiksema arvu juhtidega tugeva juhtimissüsteemi loomist ja potentsiaalselt vähendades juhtkonna tasusid ja muid kulusid.

Praktilised kaalutlused

Teisalt on üleminekul mitmeid kaalutlusi. Esiteks, uuele süsteemile üleminek nõuab märkimisväärset aega ja kulusid, sealhulgas põhikirja muutmiseks aktsionäride üldkoosoleku otsust, juhtkonna valimisprotsessi läbivaatamist ja sisemiste eeskirjade korrastamist.

Teiseks, auditeerimiskomitee liikmetest erinevate juhatuse liikmete ametiaeg on üks aasta, mistõttu peab juhtkond igal aastal saama aktsionäride usalduse, mis võib suurendada survet lühiajalistele tulemustele. See sisaldab ka riski juhtimise stabiilsuse kahjustamiseks.

Kolmandaks, on väljakutseks auditeerimiskomitee tõhususe tagamine. Kuna alaliste liikmete määramine ei ole kohustuslik, on oht, et komitee tegevus muutub formaalseks. Komitee tegevuse toetamiseks on oluline luua tugistruktuur ja tagada, et välisjuhatuse liikmed, kes on osalise tööajaga, saavad piisavalt teavet, et tõhusalt tegutseda.

Neljandaks, on kollektiivse otsustamise keerukus. Erinevalt auditeerija individuaalsest otsustamisest põhineb auditeerimiskomitee otsustamine kollektiivsel arutelul, mis võib kiiret reageerimist vajavates olukordades raskendada kiiret otsustamist. Samuti tuleb arvestada riskiga, et kui liikmete vahel tekivad erimeelsused, võib auditeerimisfunktsioon seiskuda.

Lõpuks, on universaalne väljakutse sobivate talentide leidmine. Auditeerimiskomitee enamus, kes on välisjuhatuse liikmed, peavad omama teadmisi finants- ja raamatupidamisküsimustes, sügavat arusaamist ettevõtte tegevusest ning eelkõige kõrget taset, et esitada sõltumatult ja kartmatult oma arvamust juhtkonnale. Selliste omadustega talentide leidmine on endiselt suur väljakutse paljudele ettevõtetele.

Kokkuvõte

Jaapani ettevõtete seaduse alusel loodud auditeerimiskomitee süsteem on arenenud ja võimas korporatiivse juhtimise valik. Selle keskne väärtus seisneb strateegilises tasakaalus, mis saavutatakse tugeva juhatuse järelevalvefunktsiooni ja paindliku juhtimissüsteemi vahel, et kohaneda kiiresti muutuva ärikeskkonnaga. See süsteem vastab traditsiooniliste auditeerimiskomitee ettevõtete järelevalvefunktsiooni tõhususe probleemidele, nõudmata samas nii radikaalseid organisatsioonilisi muudatusi nagu nimetamiskomitee süsteem, muutes selle paljudele Jaapani ettevõtetele realistlikuks ja atraktiivseks valikuks. Kuid selle eeliste maksimeerimiseks on oluline tõsiselt tegeleda praktiliste väljakutsetega, nagu juhtide ametiaja haldamine, komitee tõhusust toetava operatsioonisüsteemi loomine ja eelkõige andekate väliste direktorite kaasamine, kes saavad seda süsteemi juhtida. Oma ettevõttele parima juhtimissüsteemi valimine ja ülesehitamine on äärmiselt oluline strateegiline otsus, mis aitab kaasa ettevõtte väärtuse jätkusuutlikule kasvule.

Monolith advokaadibürool on ulatuslik kogemus nõustamises, mis puudutab Jaapani korporatiivse juhtimise küsimusi, sealhulgas auditeerimiskomitee süsteemi rakendamist ja haldamist, pakkudes teenuseid mitmekesisele kodumaistele ja rahvusvahelistele klientidele. Meie büroos töötab mitu inglise keelt kõnelevat advokaati, kellel on välisriigi advokaadi kvalifikatsioon, mis võimaldab meil selgitada Jaapani ettevõtete seaduse keerulisi aspekte rahvusvahelisest vaatenurgast arusaadavalt ning pakkuda klientidele spetsialiseeritud ja praktilist tuge, et nad saaksid luua oma ärieesmärkidele kõige sobivama juhtimissüsteemi. Kui vajate õigusabi selles artiklis käsitletud teemade osas, võtke meiega kindlasti ühendust.