Spiegazione legale sulla nomina, dimissione e revoca degli amministratori esecutivi e dei rappresentanti in una società a responsabilità limitata semplificata (LLC)

La Godo Kaisha (GK), una forma societaria introdotta dal diritto societario giapponese nel 2006 (Heisei 18), sta diventando un’opzione attraente per molte aziende grazie alla sua flessibilità operativa. Questo tipo di società è spesso paragonato alla LLC (Limited Liability Company) statunitense e, infatti, importanti aziende internazionali come Google Godo Kaisha, Apple Japan Godo Kaisha e Amazon Japan Godo Kaisha hanno scelto questa forma per espandere le loro attività in Giappone. La caratteristica principale della Godo Kaisha è che, a differenza della Kabushiki Kaisha (KK), la proprietà (partecipazione) e la gestione dell’azienda sono in linea di principio integrate. Questa struttura consente decisioni rapide e una governance semplificata, ma d’altra parte, le regole che riguardano la posizione degli esecutivi aziendali e dei rappresentanti legali sono dettagliatamente definite dal diritto societario giapponese. Se non si comprendono correttamente le procedure legali per la nomina, le dimissioni e la revoca di questi ruoli, si rischia di causare conflitti interni e decisioni legalmente invalide. In questo articolo, spiegheremo in modo esaustivo e professionale le procedure per la nomina, le dimissioni e la revoca degli esecutivi aziendali e dei rappresentanti legali di una Godo Kaisha, basandoci sul diritto societario giapponese e facendo riferimento a specifici articoli di legge e casi giudiziari. L’obiettivo è fornire ai dirigenti aziendali e ai responsabili legali le informazioni necessarie per gestire l’organizzazione in modo stabile e conforme alla normativa.

Fondamenti dei Soci Esecutori e dei Rappresentanti in una Società a Responsabilità Limitata Giapponese

Per comprendere la governance di una Società a Responsabilità Limitata (LLC) in Giappone, è essenziale afferrare il posizionamento di base dei soci esecutori e dei rappresentanti. La legge giapponese sulle società offre regole principali e spazio per la personalizzazione attraverso lo statuto societario.

Il principio stabilito dalla legge giapponese sulle società è quello della “gestione da parte di tutti i soci”. In assenza di disposizioni speciali nello statuto, che è il regolamento fondamentale della società, tutti i soci investitori hanno l’autorità di eseguire le operazioni aziendali come “soci esecutori” (Articolo 590, Paragrafo 1 della legge giapponese sulle società). Inoltre, i soci esecutori hanno anche il diritto di rappresentare la società verso l’esterno come “rappresentanti” (Articolo 599, Paragrafo 1 della legge giapponese sulle società). In questo stato predefinito, tutti i soci detengono sia il potere di gestione che quello di rappresentanza della società.

Tuttavia, in molte società esistono soci che investono ma non si impegnano direttamente nella gestione e soci che si occupano attivamente della gestione. Per rispondere a questa realtà, la legge giapponese sulle società consente una progettazione flessibile della struttura di governance attraverso lo statuto. Designando specifici soci come esecutori attraverso lo statuto, è possibile concentrare l’autorità di gestione in determinate persone (Articolo 590, Paragrafo 1 della legge giapponese sulle società). In questo caso, i soci che non sono stati nominati come esecutori nello statuto non avranno autorità di gestione.

Da ciò emerge una chiara gerarchia tra i soci esecutori e i rappresentanti. I rappresentanti devono essere scelti tra i soci esecutori (Articolo 599, Paragrafo 3 della legge giapponese sulle società). Non è legalmente possibile nominare un rappresentante che non abbia il diritto di esecuzione. In altre parole, il rappresentante è una posizione che si colloca al di sopra dei soci esecutori, dotata di un più forte diritto di rappresentanza esterna. I fondatori della società devono comprendere questo principio e prendere una decisione strategica importante definendo nel proprio statuto il modello di governance più adatto alla situazione della propria azienda.

Nomina dei Membri Esecutivi e dei Rappresentanti Legalmente Autorizzati in Giappone

La procedura di nomina dei membri esecutivi e dei rappresentanti legalmente autorizzati rappresenta il primo passo concreto nella strutturazione della governance aziendale. Queste procedure dipendono in larga misura dalle disposizioni dello statuto societario.

La nomina dei membri esecutivi avviene attraverso la designazione diretta dei loro nomi nello statuto. Coloro che sono nominati come membri esecutivi nello statuto assumono tale ruolo, mentre gli altri membri del personale sono esclusi dalla gestione.

D’altra parte, per la nomina dei rappresentanti legalmente autorizzati, esistono principalmente due metodi basati sull’articolo 599, paragrafo 3, della Legge sulle Società Giapponese (Japanese Companies Act). Il primo metodo è la designazione diretta attraverso lo statuto, che specifica il nome di una persona come rappresentante legalmente autorizzato. Questo metodo è adatto quando si desidera una struttura di gestione chiara e stabile.

Il secondo metodo è l’elezione reciproca tra i membri esecutivi, basata sulle disposizioni dello statuto. In questo caso, lo statuto stabilisce che il rappresentante legalmente autorizzato sarà determinato attraverso l’elezione reciproca tra i membri esecutivi. Questi ultimi selezionano il rappresentante attraverso discussioni o votazioni, e il risultato dell’elezione viene registrato in un documento chiamato “atto di elezione reciproca”. Questo metodo permette una gestione più flessibile, poiché evita le complesse procedure di modifica dello statuto quando si desidera cambiare il rappresentante legalmente autorizzato.

Un punto da considerare nel processo è la necessità di un documento di accettazione dell’incarico. Quando il rappresentante legalmente autorizzato è eletto per elezione reciproca, è necessario presentare un documento che attesti la sua accettazione dell’incarico per la registrazione. Invece, quando è nominato direttamente nello statuto, si presume che abbia accettato l’incarico di rappresentante legalmente autorizzato al momento dell’accordo sullo statuto, quindi non è generalmente richiesto un documento di accettazione separato.

Esiste anche il caso particolare in cui il membro esecutivo è una persona giuridica. Poiché una persona giuridica non può eseguire fisicamente le attività come un individuo, deve nominare un “esecutore degli incarichi” che svolgerà effettivamente i compiti e deve notificare il suo nome e indirizzo agli altri membri (articolo 598, paragrafo 1, della Legge sulle Società Giapponese). Se questa persona giuridica è anche il rappresentante legalmente autorizzato, il nome e l’indirizzo dell’esecutore degli incarichi devono essere registrati nel registro delle imprese e resi pubblici.

Questi metodi di nomina hanno un significato che va oltre la semplice differenza procedurale. In particolare, la scelta tra la designazione diretta nello statuto o l’elezione reciproca per la nomina del rappresentante legalmente autorizzato è una decisione strategica che influisce direttamente sulla difficoltà di rimozione futura. Rimuovere un rappresentante legalmente autorizzato nominato direttamente richiede una modifica dello statuto, come verrà spiegato in seguito, e questa è una soglia molto alta. D’altra parte, un rappresentante legalmente autorizzato eletto per elezione reciproca può essere rimosso con procedure più flessibili. Pertanto, i fondatori devono considerare attentamente la dinamica futura dell’azienda e decidere quale metodo sia più adatto alla propria società.

Dimissioni di un Amministratore Esecutivo o di un Rappresentante Legale in Giappone

Quando un amministratore esecutivo o un rappresentante legale lascia la sua posizione, è fondamentale distinguere accuratamente tra i due concetti legali di “dimissioni” e “cessazione della partecipazione societaria” secondo il diritto giapponese.

Le “dimissioni” si riferiscono all’atto di lasciare una carica come amministratore esecutivo o rappresentante legale, mantenendo però la posizione di socio (investitore). In altre parole, si perdono i diritti di gestione e rappresentanza, ma si continua a detenere una quota della proprietà della società.

D’altra parte, la “cessazione della partecipazione societaria” significa lasciare completamente la posizione di socio. Questo comporta la rinuncia totale alla proprietà (quota) della società e, di conseguenza, si perde automaticamente anche la carica di amministratore esecutivo o rappresentante legale precedentemente ricoperta. Il socio che cessa la partecipazione ha, di norma, il diritto di ricevere il rimborso della sua quota.

Se un amministratore esecutivo specificamente nominato nello statuto decide di dimettersi, la procedura non è semplice. L’articolo 591, paragrafo 4, della Legge sulle Società giapponese (Japanese Companies Act) stabilisce che per le dimissioni di un amministratore esecutivo è necessaria una “giusta causa”. Questa disposizione serve a prevenire che figure chiave nella gestione dell’azienda possano abbandonare facilmente le loro responsabilità, causando problemi all’operatività della società.

Per quanto riguarda la “cessazione della partecipazione societaria”, la Legge sulle Società giapponese prevede diversi metodi. Uno è la “cessazione volontaria”, dove il socio può annunciare alla società la sua intenzione di cessare la partecipazione almeno sei mesi prima della fine dell’anno fiscale, permettendogli di uscire alla conclusione di quell’anno fiscale (articolo 606, paragrafo 1, della Legge sulle Società giapponese). Un altro metodo è in presenza di “cause di forza maggiore”. In questo caso, il socio può cessare la partecipazione in qualsiasi momento (articolo 606, paragrafo 3, della Legge sulle Società giapponese). Le “cause di forza maggiore” si riferiscono a situazioni in cui è oggettivamente difficile rimanere soci, come una grave malattia o un cambiamento fondamentale nell’oggetto sociale della società, e non sono riconosciute in caso di semplici divergenze di opinione.

Le procedure di “dimissioni” di un rappresentante legale variano a seconda del metodo di nomina. Se il rappresentante legale è direttamente nominato nello statuto, per dimettersi è necessario rimuovere il suo nome dallo statuto, il che richiede una modifica dello statuto stesso. La modifica dello statuto richiede generalmente il consenso di tutti i soci e le procedure sono molto rigorose. D’altra parte, per un rappresentante legale eletto tramite mutuo accordo tra gli amministratori esecutivi, la posizione è basata sull’accordo tra i soci, quindi è possibile dimettersi più facilmente attraverso una dichiarazione di dimissioni alla società.

Per chiarire queste differenze, la seguente tabella confronta “dimissioni” e “cessazione della partecipazione societaria”.

Revoca degli Amministratori Esecutivi e dei Rappresentanti Legalmente Designati

La “revoca” di un amministratore esecutivo o di un rappresentante legalmente designato contro la loro volontà è soggetta a requisiti molto rigorosi secondo il diritto societario giapponese, al fine di proteggere la stabilità dell’azienda.

Per revocare un amministratore esecutivo nominato nello statuto, è necessario soddisfare contemporaneamente due condizioni. La prima è l’esistenza di un “giusto motivo”, e la seconda è il consenso unanime di “tutti gli altri soci” escluso il soggetto della revoca (Articolo 591, Paragrafo 5 del diritto societario giapponese). Questi requisiti doppi impediscono l’esclusione arbitraria delle minoranze da parte della maggioranza e proteggono fortemente la posizione degli amministratori esecutivi. Tuttavia, l’articolo 591, paragrafo 6 del diritto societario giapponese permette allo statuto di stabilire disposizioni diverse (ad esempio, regolamenti che alleggeriscono i requisiti di revoca).

La procedura di revoca di un rappresentante legalmente designato dipende dal metodo di nomina. Per revocare un rappresentante designato direttamente nello statuto, è necessario modificare lo statuto stesso. Poiché la modifica dello statuto richiede il consenso di tutti i soci, la revoca unilaterale è di fatto impossibile senza il consenso della persona interessata. D’altra parte, un rappresentante eletto per cooptazione può essere revocato con lo stesso metodo di nomina, ad esempio, con una risoluzione della maggioranza degli amministratori esecutivi, rendendo la procedura più realistica.

Il “giusto motivo” non è chiaramente definito nel diritto societario giapponese, e ci sono pochi precedenti giuridici riguardanti la revoca degli amministratori esecutivi di una società a responsabilità limitata. In tali casi, i tribunali tendono a fare riferimento a disposizioni simili. I precedenti relativi al “giusto motivo” per la revoca di un direttore di una società per azioni (Articolo 339, Paragrafo 2 del diritto societario giapponese) diventano un’importante linea guida.

Secondo i precedenti delle società per azioni, un “giusto motivo” è riconosciuto solo in casi in cui è oggettivamente difficile continuare ad affidare l’incarico di un ufficiale, come gravi violazioni della legge o dello statuto, atti di tradimento che danneggiano l’azienda, incapacità di svolgere il proprio ruolo a causa di una malattia a lungo termine, o una significativa mancanza di capacità gestionali. Ad esempio, nel caso del Tribunale Distrettuale di Hiroshima del 29 novembre 1994, si è stabilito che le perdite significative causate all’azienda da transazioni speculative effettuate unilateralmente dal direttore rappresentante costituivano un giusto motivo per la revoca. D’altra parte, motivi soggettivi come semplici divergenze nella politica aziendale o il deterioramento delle relazioni interpersonali con altri ufficiali non sono generalmente considerati “giusti motivi”. Un esempio rappresentativo è la sentenza del Tribunale Distrettuale di Tokyo del 23 dicembre 1982, che ha stabilito che il solo cattivo rapporto con il rappresentante non costituisce un giusto motivo per la revoca.

Inoltre, in casi di comportamento scorretto estremamente grave da parte di un amministratore esecutivo, che causa danni significativi all’azienda, esiste la “espulsione” come misura finale. Questo sistema consente di presentare un reclamo in tribunale sulla base di una risoluzione della maggioranza degli altri soci per espellere forzatamente il socio in questione dall’azienda (Articolo 859 del diritto societario giapponese). L’espulsione è l’ultima risorsa quando non è possibile risolvere la questione attraverso la consultazione tra i soci e richiede un giudizio giudiziario del tribunale, essendo una misura estremamente potente. Il sistema di revoca di una società a responsabilità limitata, basato su una relazione di fiducia di tipo partnership e progettato per dare priorità alla formazione del consenso e alla stabilità piuttosto che all’espulsione facile basata sulla maggioranza, è evidente da queste disposizioni.

Riassunto

Come abbiamo dettagliato in questo articolo, le regole relative alla posizione degli amministratori esecutivi e dei rappresentanti di una società a responsabilità limitata sono rigorosamente stabilite dal diritto societario giapponese, nonostante la flessibilità della sua struttura organizzativa. La rilevanza dello statuto, che costituisce il nucleo della governance, il metodo di nomina dei rappresentanti (diretta o per elezione) e il suo impatto strategico sui futuri procedimenti di revoca, nonché le differenze legali tra “dimissioni” e “cessazione del rapporto di lavoro”, e gli elevati standard richiesti per la revoca, come “giusta causa” o “consenso di tutti i soci”, sono punti chiave che devono essere compresi nella gestione di una società a responsabilità limitata. Per gestire correttamente questi complessi requisiti legali e prevenire potenziali conflitti futuri, è essenziale avere una conoscenza legale specializzata. Il nostro studio legale Monolith possiede un’ampia esperienza nel fornire servizi a clienti sia nazionali che internazionali in Giappone, inclusa la costituzione di società a responsabilità limitata, la redazione di statuti e la nomina o il cambiamento degli amministratori, dimostrando la nostra competenza in materia di corporate governance. Nello studio sono presenti diversi avvocati qualificati all’estero e anglofoni, capaci di offrire un supporto legale attento e dettagliato, con una profonda comprensione del contesto business internazionale. Utilizzate la nostra conoscenza specialistica per assicurare che il vostro sistema di governance sia conforme alla legge e in linea con la strategia aziendale.