Il quadro giuridico dell'ordine aziendale nel diritto del lavoro giapponese: regolamenti di servizio, protezione dei whistleblower e l'efficacia delle sanzioni disciplinari.

Per garantire l’esecuzione fluida delle attività aziendali e la crescita sostenibile, è essenziale mantenere un ordine interno chiaro e giusto. Tuttavia, l’ordine aziendale in Giappone non si basa semplicemente su consuetudini o direttive unilaterali dei dirigenti, ma è rigorosamente disciplinato da un quadro legale fondato sui contratti di lavoro. Comprendere e rispettare accuratamente questo quadro legale è uno dei compiti più importanti per la gestione aziendale, al fine di prevenire potenziali conflitti lavorativi e costruire relazioni industriali sane. In particolare, tre elementi costituiscono il nucleo dell’ordine aziendale: il “regolamento di servizio”, che definisce specificamente il codice di condotta dei dipendenti; il “sistema di protezione dei whistleblower”, che promuove l’autopurificazione dell’organizzazione; e le “sanzioni disciplinari”, che puniscono le violazioni dell’ordine. Questi sistemi sono regolati in dettaglio dalle leggi giapponesi come la Legge sui Contratti di Lavoro, la Legge sulle Norme del Lavoro e la Legge sulla Protezione dei Whistleblower, e la loro implementazione richiede la massima attenzione. Questo articolo si concentra su questi tre temi cruciali, spiegando i requisiti legali che le aziende devono rispettare e i punti da considerare nella pratica, includendo specifiche normative e casi giurisprudenziali. L’obiettivo è assistere i dirigenti aziendali e i responsabili legali nella gestione appropriata dei rischi legali e nella realizzazione di un’organizzazione efficace e legale.

Le basi legali dell’ordine aziendale in Giappone

In Giappone, il diritto delle imprese di richiedere e mantenere un certo ordine tra i dipendenti trova la sua origine nel contratto di lavoro stipulato tra datore di lavoro e lavoratore. Questa relazione non è semplicemente un rapporto di comando e obbedienza, ma è considerata un contratto basato sul consenso tra parti legalmente pari.

La relazione al centro del contratto di lavoro

L’articolo 6 della Legge Giapponese sui Contratti di Lavoro stabilisce che il contratto di lavoro “si forma attraverso l’accordo tra il lavoratore, che si impegna a lavorare per il datore di lavoro, e il datore di lavoro, che si impegna a pagare il salario”. Basandosi su questo accordo, il lavoratore ha l’obbligo di fornire la propria forza lavoro, mentre il datore di lavoro ha l’obbligo di pagare il salario. Gli obblighi del lavoratore non si limitano al semplice svolgimento del lavoro assegnato. Il contratto include anche obblighi più ampi, come la conservazione dei beni aziendali, la cooperazione per il regolare svolgimento delle operazioni e la considerazione degli interessi complessivi dell’azienda. Il dovere di rispettare l’ordine aziendale è riconosciuto legalmente come uno degli obblighi impliciti in questo contratto di lavoro. In altre parole, il rispetto delle regole aziendali da parte dei dipendenti è interpretato come una responsabilità fondamentale nell’adempimento del contenuto del contratto.

I principi di “buona fede e lealtà” e “divieto di abuso di diritto”

Questo rapporto contrattuale è ulteriormente disciplinato dai principi fondamentali stabiliti dall’articolo 3 della Legge Giapponese sui Contratti di Lavoro. Il paragrafo 4 di tale articolo stabilisce il principio di “buona fede e lealtà”, prescrivendo che “il lavoratore e il datore di lavoro devono rispettare il contratto di lavoro e, in conformità con la buona fede, esercitare i diritti e adempiere ai doveri in modo leale”. Una violazione dell’ordine aziendale da parte del dipendente può essere valutata come un atto contrario a questo principio di buona fede e lealtà.

D’altra parte, il paragrafo 5 dello stesso articolo stabilisce il “principio del divieto di abuso di diritto”, prescrivendo che “il lavoratore e il datore di lavoro, nell’esercizio dei diritti derivanti dal contratto di lavoro, non devono abusarne”. Questo principio rappresenta un’importante restrizione legale all’esercizio dell’autorità del datore di lavoro. Qualora l’esercizio di poteri disciplinari, adottati per mantenere l’ordine aziendale, venga giudicato inappropriato nei suoi scopi o nei suoi mezzi, può essere considerato un abuso di diritto e quindi legalmente invalido.

Così, l’ordine aziendale nel diritto del lavoro giapponese si basa su una relazione bilaterale fondata sul contratto di lavoro, dove l’obbligo di conformità del dipendente è sostenuto dal principio di buona fede e lealtà, mentre l’esercizio dell’autorità del datore di lavoro è severamente limitato dal principio del divieto di abuso di diritto, creando una struttura equilibrata. Comprendere questi doveri legali reciproci è il primo passo nel considerare questioni relative all’ordine aziendale.

Stabilire le Regole: Regolamenti di Servizio e Norme di Lavoro

Per presentare in modo concreto e chiaro l’ordine aziendale ai dipendenti e richiederne il rispetto, il documento legale più importante è il “Regolamento di Lavoro”. All’interno di questo, il “Regolamento di Servizio” è specificamente dedicato alle norme comportamentali dei dipendenti.

Il ruolo centrale delle Norme di Lavoro

La Legge sulle Norme del Lavoro giapponese (articolo 89) obbliga i datori di lavoro che impiegano costantemente più di dieci lavoratori a redigere un Regolamento di Lavoro e a presentarlo al direttore dell’Ufficio di Sorveglianza delle Norme del Lavoro competente. Questo Regolamento deve includere “elementi obbligatori assoluti” come gli orari di inizio e fine lavoro e le questioni salariali, e “elementi obbligatori relativi”, che devono essere indicati se stabiliti. Le disposizioni relative alle sanzioni per i dipendenti, ovvero le misure disciplinari, rientrano in questi elementi obbligatori relativi e, affinché un’azienda possa eseguire sanzioni disciplinari, è essenziale che le cause e i tipi di sanzione siano chiaramente indicati nel Regolamento di Lavoro.

Il ruolo del Regolamento di Servizio

Il Regolamento di Servizio stabilisce in modo specifico le regole che i dipendenti devono rispettare durante il lavoro, come l’obbligo di dedizione al lavoro, la tutela della riservatezza, l’uso appropriato delle strutture e dei beni aziendali, e il divieto di molestie. Legalmente, questo Regolamento di Servizio è trattato come parte del Regolamento di Lavoro. Le aziende possono includere un capitolo chiamato “Disciplina di Servizio” all’interno del Regolamento di Lavoro o creare un documento separato denominato “Regolamento di Servizio”. Anche in quest’ultimo caso, il regolamento è considerato legalmente parte integrante del Regolamento di Lavoro, quindi la sua creazione o modifica richiede le stesse procedure legali del Regolamento di Lavoro.

Procedure obbligatorie per la creazione e la modifica

Quando si crea o si modifica il Regolamento di Lavoro (incluso il Regolamento di Servizio), è necessario seguire le rigide procedure stabilite dalla Legge sulle Norme del Lavoro giapponese. I datori di lavoro devono prima consultare il sindacato dei lavoratori, se presente, o altrimenti i rappresentanti della maggioranza dei lavoratori, e redigere un documento scritto con le loro opinioni. La legge richiede solo la “consultazione” delle opinioni e non l’ottenimento del “consenso” dei rappresentanti. Tuttavia, questa procedura di consultazione è obbligatoria e, se l’Ufficio di Sorveglianza delle Norme del Lavoro determina che non è stata seguita, è probabile che la registrazione del Regolamento di Lavoro non venga accettata.

Inoltre, una volta creato o modificato, il Regolamento di Lavoro deve essere notificato a tutti i dipendenti tramite metodi come l’affissione in un luogo visibile all’interno dell’azienda, la distribuzione di documenti scritti o la pubblicazione su intranet. Se si trascura questo obbligo di notifica, anche se il Regolamento di Lavoro è legalmente valido, l’azienda potrebbe non essere in grado di esercitare i diritti basati sul suo contenuto (ad esempio, l’attuazione di sanzioni disciplinari) nei confronti dei dipendenti. Queste procedure non sono meramente formali, ma sono requisiti fondamentali per conferire efficacia legale al Regolamento di Lavoro.

Protezione dell’integrità: Il sistema di tutela dei whistleblower in Giappone

Il mantenimento dell’ordine aziendale non si limita al semplice rispetto delle regole interne, ma comprende anche la capacità di scoprire e correggere autonomamente comportamenti illeciti all’interno dell’organizzazione, un concetto molto più ampio. A supporto legale di questa funzione di auto-purificazione vi è la “Legge sulla Protezione dei Whistleblower” del Giappone.

Panoramica della Legge sulla Protezione dei Whistleblower

Questa legge mira a proteggere i lavoratori e altre persone che segnalano, senza scopi illeciti e a destinatari specifici, atti di violazione delle leggi o altre irregolarità commesse nei luoghi di lavoro. In particolare, vieta esplicitamente ai datori di lavoro di prendere misure punitive, come declassamenti, riduzioni salariali o qualsiasi altro trattamento svantaggioso, nei confronti dei lavoratori che hanno effettuato tali segnalazioni. Azioni punitive di questo tipo sono considerate nulle ai sensi della legge.

Rafforzamento degli obblighi dei datori di lavoro con la riforma del 2022

La riforma della Legge sulla Protezione dei Whistleblower, entrata in vigore il 1 giugno 2022, ha notevolmente rafforzato le misure che i datori di lavoro devono adottare. In particolare, per i datori di lavoro che impiegano regolarmente più di 300 lavoratori, è diventato un “obbligo” legale stabilire un sistema adeguato per gestire le segnalazioni interne (per quelli con meno di 300 lavoratori si tratta di un “obbligo di diligenza”).

Questo obbligo di strutturazione include specificamente l’istituzione di un punto di contatto per le segnalazioni interne e la designazione di un “addetto alle segnalazioni di interesse pubblico” incaricato di ricevere le segnalazioni, condurre indagini e adottare misure correttive. A questo addetto è imposto un rigoroso dovere di riservatezza riguardo alle informazioni che potrebbero identificare il segnalante. La divulgazione di tali informazioni senza giustificato motivo può comportare per l’addetto una sanzione penale fino a 300.000 yen di multa. Con questa riforma, il sistema di segnalazione interna è passato da una semplice raccomandazione a una funzione di compliance obbligatoria con precise responsabilità legali.

L’invalidità giudiziaria delle misure punitive

I tribunali applicano rigorosamente il divieto di trattamenti svantaggiosi nei confronti dei whistleblower. Un esempio è la sentenza del Tribunale Distrettuale di Yokohama del 14 aprile 2022. In questo caso, una società che gestiva sale da pachinko aveva commesso atti contrari alle leggi giapponesi sul commercio sessuale. Dopo che alcuni dipendenti avevano denunciato questi fatti alla polizia, la società li aveva declassati e sottoposti a significative riduzioni salariali. Il tribunale ha riconosciuto che la denuncia alla polizia costituiva una segnalazione di interesse pubblico tutelata dalla Legge sulla Protezione dei Whistleblower e ha giudicato che le misure punitive adottate in conseguenza di tale segnalazione violavano la legge e pertanto erano nulle. Questo caso giurisprudenziale dimostra chiaramente che anche se un’azienda esercita poteri disciplinari punitivi nei confronti di un segnalante, l’efficacia di tali azioni può essere negata dalla giustizia.

Esecuzione delle Regole: Requisiti Validi per le Sanzioni Disciplinari sotto il Diritto del Lavoro Giapponese

Le sanzioni disciplinari rappresentano l’ultima risorsa per mantenere l’ordine aziendale. I datori di lavoro possono imporre tali sanzioni ai dipendenti che violano le regole, seguendo quanto stabilito dal regolamento interno. Tuttavia, l’esercizio di questo diritto disciplinare non è illimitato e deve rispettare requisiti rigorosi imposti dal diritto del lavoro in Giappone.

Tipi di sanzioni disciplinari sotto il diritto giapponese

Esistono diversi tipi di sanzioni disciplinari in Giappone, che variano a seconda della loro gravità. Generalmente, sono classificate in ordine crescente di severità come segue:

• Ammonizione o rimprovero: una sanzione che comporta un avvertimento severo, sia verbalmente che per iscritto, per prevenire comportamenti futuri inappropriati. Nel caso di un rimprovero, è comune richiedere la presentazione di una relazione scritta di spiegazione.
• Riduzione dello stipendio: una sanzione che prevede la detrazione di un importo determinato dallo stipendio che sarebbe normalmente dovuto.
• Sospensione dal lavoro: una sanzione che vieta al dipendente di lavorare per un periodo stabilito, mantenendo il contratto di lavoro. Durante questo periodo, lo stipendio non viene pagato.
• Degradazione: una sanzione che comporta l’abbassamento di grado o posizione lavorativa.

Rigide restrizioni legali sulla riduzione dello stipendio secondo la legge giapponese

In particolare, per quanto riguarda la riduzione dello stipendio, l’articolo 91 della Legge sulle Norme del Lavoro giapponese (Japanese Labor Standards Act) stabilisce limiti severi per proteggere il sostentamento dei lavoratori. In dettaglio, l’importo della riduzione per un singolo caso non può superare la metà del salario medio giornaliero. Inoltre, anche in presenza di molteplici infrazioni disciplinari in un unico periodo di pagamento, il totale della riduzione non può eccedere il decimo dell’importo totale dello stipendio del periodo di pagamento in questione. Questi limiti si applicano specificamente alla “riduzione dello stipendio” come misura disciplinare e non si estendono direttamente alla mancata retribuzione dovuta a sospensione dal lavoro o alla mancata erogazione di indennità di posizione in seguito a declassamento.

Il Principio dell’Abuso del Diritto Disciplinare nel Diritto del Lavoro Giapponese

Uno dei principi legali più importanti nell’esercizio del diritto disciplinare è il “principio dell’abuso del diritto disciplinare”, esplicitamente codificato nell’articolo 15 della Legge sui Contratti di Lavoro giapponese. Tale articolo stabilisce che “qualora il datore di lavoro disciplini un lavoratore, la disciplina è considerata un abuso di diritto e quindi nulla se, alla luce della natura e del modo in cui è stato commesso l’atto dal lavoratore e altre circostanze, manca di una ragione oggettivamente ragionevole e non è ritenuta appropriata secondo le norme sociali comuni”.  

Questo articolo indica che per essere ritenuta valida, una sanzione disciplinare deve soddisfare i seguenti due requisiti:

1. Oggettiva ragionevolezza: l’azione del dipendente deve corrispondere oggettivamente ai motivi disciplinari previsti dal regolamento interno. È richiesta la presenza di prove sufficienti a supporto di tale fatto.  
2. Appropriata secondo le norme sociali comuni: la gravità della sanzione deve essere proporzionata alla natura, al modo, al risultato dell’azione in questione, all’intenzione del dipendente, al grado di danno causato, all’atteggiamento lavorativo passato e al record disciplinare, nonché al livello di pentimento, tra le altre circostanze.  

Giudizi giurisprudenziali e casi di riferimento

I tribunali giapponesi applicano rigorosamente la dottrina dell’abuso del diritto disciplinare, valutando l’efficacia delle sanzioni non sulla base del giudizio soggettivo del datore di lavoro, ma seguendo criteri oggettivi.  

Ad esempio, nel caso di un professore associato di un’università che ha ricevuto una sospensione dal lavoro di sei mesi per comportamenti di molestia (sentenza del Tribunale Distrettuale di Kanazawa del 25 gennaio 2011 (2011)), il tribunale, pur riconoscendo la veridicità di alcuni comportamenti inappropriati del professore associato, ha ritenuto che tali azioni non fossero sufficientemente gravi da giustificare una sospensione di sei mesi. Inoltre, considerando che il professore non aveva precedenti disciplinari e aveva mostrato segni di pentimento, il tribunale ha giudicato la sanzione eccessiva e priva della “ragionevolezza secondo le norme sociali”, stabilendo che si trattava di un abuso del diritto disciplinare e dichiarandola invalida.  

Inoltre, per quanto riguarda le sanzioni disciplinari relative alle azioni private dei dipendenti, queste sono ritenute valide solo se “l’impatto negativo sull’immagine sociale dell’azienda è oggettivamente valutato come significativamente grave”. Ad esempio, nel caso di un crimine minore commesso da un dipendente comune, che non è stato riportato dai media e di cui nessuno all’interno dell’azienda è a conoscenza, è probabile che una sanzione disciplinare severa sia considerata sproporzionata. D’altra parte, se una persona in una posizione chiave dell’azienda commette un crimine grave che riceve grande attenzione mediatica, una sanzione severa può essere giustificata a causa del significativo danno arrecato alla reputazione dell’azienda. In definitiva, la validità di una sanzione disciplinare viene determinata considerando complessivamente le circostanze specifiche di ciascun caso.  

Per valutare l’efficacia di una sanzione disciplinare, è estremamente importante comprendere le caratteristiche e le restrizioni legali di ciascun tipo di sanzione. Di seguito è riportata una tabella comparativa delle principali sanzioni disciplinari.

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Riassunto

Il mantenimento dell’ordine aziendale in Giappone si basa su un quadro legale multilivello che comprende gli obblighi di datori di lavoro e lavoratori stabiliti dalla Legge sui Contratti di Lavoro, le procedure rigorose per i regolamenti interni dettate dalla Legge sulle Norme del Lavoro e un’attenta sorveglianza giudiziaria sull’abuso del potere disciplinare. Per realizzare una gestione organizzativa efficace e legale, è essenziale comprendere accuratamente questi tre pilastri. Primo, stabilire e diffondere regolamenti interni conformemente alle procedure legali. Secondo, costruire un sistema di conformità come richiesto dalla legge riveduta sulla protezione dei whistleblower, proteggendo i denuncianti da ritorsioni. Terzo, quando si applicano sanzioni disciplinari, considerare attentamente se si possono soddisfare i criteri rigorosi di “razionalità oggettiva” e “appropriatezza secondo le norme sociali” applicati dai tribunali giapponesi. Rispettare queste richieste legali proteggerà l’azienda da rischi legali non necessari e fornirà una base solida per una crescita sostenibile.

Lo studio legale Monolith possiede un’ampia esperienza nel gestire questioni complesse relative al diritto del lavoro giapponese per una vasta gamma di clienti, sia nazionali che internazionali. Il nostro studio vanta avvocati con diverse specializzazioni, inclusi parlanti inglese con qualifiche legali straniere, in grado di fornire un supporto legale completo sui temi trattati in questo articolo, come la creazione e la revisione dei regolamenti interni, l’assistenza nella costruzione di sistemi di conformità e la valutazione e consulenza sui rischi legali in casi disciplinari specifici. Siamo fortemente impegnati a supportare tutti coloro che mirano a mantenere l’ordine aziendale e a gestire i rischi legali, avvalendoci della nostra conoscenza specialistica e della nostra esperienza.