Guida Completa alle Procedure di Visto per il Reclutamento di Dipendenti Stranieri in Giappone in Base alla Tipologia di Assunzione

Per le moderne aziende giapponesi, assicurarsi talenti globali è una strategia di gestione cruciale per il raggiungimento della crescita aziendale. Tuttavia, il processo di assunzione di personale straniero qualificato è regolato da procedure legali complesse stabilite dalla “Legge giapponese sull’Immigrazione e il Riconoscimento dei Rifugiati” (di seguito, “Legge sull’Immigrazione”). Questa legge è il pilastro che governa tutte le attività degli stranieri che entrano e soggiornano in Giappone, e comprendere e rispettare accuratamente le sue disposizioni è un dovere legale essenziale per le aziende. Errori procedurali possono causare non solo ritardi nei piani di assunzione, ma anche gravi rischi legali. Questo articolo mira a fornire una spiegazione esaustiva delle procedure e delle precauzioni per tre tipici metodi di reclutamento che i dirigenti aziendali e i responsabili delle risorse umane e legali affrontano nella pratica dell’impiego di stranieri. In particolare, esamineremo tre scenari: l’assunzione di stranieri con un visto per “soggiorno familiare” come dipendenti a tempo pieno, l’assunzione di stranieri con un “visto basato sullo status” e l’offerta di lavoro a stranieri che si trovano in Giappone con un visto per “soggiorno breve”. Comprendere e attuare correttamente queste procedure non è solo un compito amministrativo, ma un’attività di estrema importanza per costruire un sistema di conformità aziendale e gestire i rischi legali.

Principi fondamentali dell’impiego di stranieri e responsabilità legali delle aziende in Giappone

Quando un’azienda assume personale, indipendentemente dalla nazionalità, è soggetta a specifici obblighi legali. Tuttavia, nel caso dell’impiego di stranieri, esistono obblighi di verifica particolarmente rigorosi basati sulla legge giapponese sull’immigrazione. Prima di stipulare un contratto di lavoro e di iniziare l’attività lavorativa, tutte le aziende devono verificare la carta di soggiorno o il passaporto del soggetto straniero interessato, assicurandosi che possieda lo status di residenza che permette il lavoro e che il periodo di validità di tale status sia ancora in corso. Se un’azienda trascura questo dovere di verifica e assume uno straniero non autorizzato al lavoro, potrebbe essere ritenuta gravemente responsabile a livello legale.

L’articolo 73-2 della legge giapponese sull’immigrazione stabilisce il reato di “promozione del lavoro illegale”. Questa disposizione punisce chi permette o chi, nell’ambito delle attività aziendali, assume il controllo di persone per farle lavorare illegalmente. In caso di violazione, l’individuo responsabile può essere soggetto a una pena detentiva fino a tre anni o a una multa fino a tre milioni di yen, o entrambe, mentre le persone giuridiche possono essere multate fino a tre milioni di yen. Il punto cruciale di questa legge è che, in linea di principio, le aziende non possono difendersi affermando di “non essere state a conoscenza” della situazione. Anche un “negligenza”, come la mancata verifica della carta di soggiorno, può portare a sanzioni. In altre parole, la legge richiede alle aziende di istituire un sistema di verifica attivo e affidabile. Pertanto, seguire le procedure appropriate per ogni tipo di reclutamento, che verranno spiegate in seguito, è l’unico modo per evitare il rischio di incorrere nel reato di promozione del lavoro illegale e per dimostrare che l’azienda sta adempiendo ai suoi obblighi legali.

Punto chiave per tipo di reclutamento ①: Assunzione di stranieri con visto per “soggiorno familiare” come dipendenti a tempo pieno

Il visto per “soggiorno familiare” in Giappone è concesso ai coniugi e ai figli che dipendono economicamente da un cittadino straniero impiegato nel paese, e il suo scopo principale è permettere la permanenza in Giappone come famiglia. Pertanto, questo tipo di visto non autorizza di per sé l’attività lavorativa. Tuttavia, è possibile lavorare in modo eccezionale ottenendo un “permesso per attività al di fuori della qualifica” basato sull’articolo 19 della legge giapponese sull’immigrazione. Questo permesso è generalmente limitato a un massimo di 28 ore di lavoro a settimana, presupponendo forme di impiego part-time o lavori occasionali. Di conseguenza, assumere stranieri con visto per “soggiorno familiare” come dipendenti a tempo pieno, superando i limiti del permesso per attività al di fuori della qualifica, non è possibile secondo la legge così com’è.

Per assumere come dipendenti a tempo pieno, è essenziale procedere con il cambio del visto “soggiorno familiare” in un visto che permetta il lavoro, come “competenze tecniche, conoscenze umanistiche, affari internazionali”, a seconda del tipo di lavoro da svolgere. Questa procedura è definita dalla richiesta di “permesso di cambio di status di residenza” stabilita dall’articolo 20 della legge giapponese sull’immigrazione. Tale richiesta non si limita a un semplice aggiornamento dello status di residenza, ma comporta un esame rigoroso, paragonabile a una nuova domanda di visto lavorativo. L’Ufficio Immigrazione giapponese esamina da zero se il richiedente soddisfa i requisiti per il nuovo status di residenza. In particolare, è estremamente importante che ci sia una correlazione tra il background educativo e professionale del richiedente e le mansioni previste dall’azienda. Ad esempio, se si intende assumere una persona con una specializzazione in ingegneria per un ruolo nel marketing, sarà difficile ottenere il permesso senza una spiegazione ragionevole della correlazione tra le competenze acquisite e le mansioni lavorative. Le aziende devono essere consapevoli che questa richiesta non è una mera formalità, ma un esame che mette in discussione la validità dell’assunzione stessa, e devono quindi prepararsi in modo impeccabile.

La richiesta di cambio di status di residenza deve essere presentata all’ufficio dell’immigrazione competente per il luogo di residenza del richiedente. Il processo richiede normalmente un periodo di esame che va da uno a due mesi. Se la richiesta viene approvata, è necessario pagare una tassa di 6.000 yen allo sportello o di 5.500 yen online.

I documenti necessari per la procedura devono essere preparati sia dal richiedente che dall’azienda ospitante. I principali documenti sono i seguenti:

• Documenti preparati dal richiedente
  • Modulo di richiesta di cambio di status di residenza
  • Fotografia (altezza 4 cm x larghezza 3 cm)
  • Passaporto e carta di residenza (da presentare)
  • Documenti che attestano il percorso educativo e professionale (certificati di laurea, attestati di lavoro, ecc.)
• Documenti preparati dall’azienda
  • Certificato di registrazione commerciale e societaria dell’azienda
  • Copia dei documenti di bilancio dell’ultimo esercizio finanziario
  • Tabella riepilogativa dei documenti fiscali legali relativi ai salari dei dipendenti dell’anno precedente
  • Copia del contratto di lavoro (che specifica mansioni, salario, durata, ecc.)
  • Lettera di motivazione dell’assunzione (documento che spiega la necessità dell’assunzione)

Esiste un sistema di categorizzazione che semplifica i documenti da presentare a seconda della dimensione dell’azienda (aziende quotate, PMI, ecc.), quindi è importante verificare a quale categoria appartiene la propria azienda. I moduli di domanda e i dettagli sui documenti necessari sono disponibili sul sito web dell’Ufficio Immigrazione giapponese.

Riferimento: Richiesta di cambio di status di residenza | Ufficio Immigrazione giapponese

Riferimento: Status di residenza “Competenze tecniche, conoscenze umanistiche, affari internazionali” | Ufficio Immigrazione giapponese

Punti chiave per il reclutamento in base al tipo di visto: Assunzione di stranieri con visto di status in Giappone

I visti come “residente permanente”, “coniuge di un cittadino giapponese o di un residente permanente” e “residente a lungo termine” sono concessi sulla base dello status o della posizione di una persona, piuttosto che su specifiche attività lavorative. Per questo motivo, sono noti come “visti basati sullo status” o “visti di status”. Gli stranieri che possiedono questi tipi di visto non hanno alcuna restrizione legale sul lavoro, proprio come i cittadini giapponesi. Pertanto, le aziende possono assumere questi individui con le stesse procedure applicate ai dipendenti giapponesi, indipendentemente dal tipo di lavoro o dalle ore lavorative. Non è necessario alcun procedimento di cambio di status di residenza presso l’Ufficio Immigrazione, rendendo il processo di assunzione estremamente semplice.

Tuttavia, la semplicità di questo procedimento può portare a trascurare obblighi legali, quindi è necessaria attenzione. Anche quando si assume uno straniero con un visto di status, l’azienda è soggetta all’obbligo di notifica all’Ufficio di Collocamento Pubblico (Hello Work) ai sensi dell’articolo 28 della “Legge giapponese sulla promozione complessiva delle politiche del lavoro e sulla stabilità dell’impiego e l’arricchimento della vita professionale dei lavoratori”. Questa notifica è conosciuta come “notifica della situazione di impiego degli stranieri” ed è obbligatoria per tutti i datori di lavoro. In caso di mancata notifica o di notifica fraudolenta, è possibile che venga imposta una multa fino a 300.000 yen.

Dato che non è necessaria alcuna richiesta all’Ufficio Immigrazione, esiste il rischio che questa notifica venga omessa nei flussi standard di assunzione aziendali. Per prevenire violazioni della conformità, è estremamente efficace incorporare nel processo di onboarding al momento dell’assunzione un meccanismo di controllo che verifichi la nazionalità e, in caso di cittadinanza straniera (esclusi i residenti permanenti speciali), avvii automaticamente il processo di notifica all’Hello Work.

Il metodo di notifica varia a seconda che lo straniero diventi o meno un assicurato dell’assicurazione per l’impiego.

1. Se lo straniero diventa un assicurato dell’assicurazione per l’impiego:
   • Procedura: La notifica è completata aggiungendo informazioni relative allo straniero, come lo status di residenza, il periodo di residenza e la nazionalità, al momento della presentazione del “Modulo di acquisizione della qualifica di assicurato dell’assicurazione per l’impiego” (Modello n. 2).
   • Destinatario: L’Hello Work competente per il luogo in cui si trova l’azienda.
   • Scadenza: Entro il 10 del mese successivo a quello dell’assunzione.
2. Se lo straniero non diventa un assicurato dell’assicurazione per l’impiego:
   • Procedura: È necessario presentare separatamente il “Modulo di notifica della situazione di impiego degli stranieri” (Modello n. 3).
   • Destinatario: L’Hello Work competente per il luogo in cui lo straniero lavora.
   • Scadenza: Entro la fine del mese successivo a quello dell’assunzione.

Al momento della cessazione del rapporto di lavoro, è altresì obbligatorio presentare la notifica di perdita della qualifica di assicurato dell’assicurazione per l’impiego o il modulo di notifica della situazione di impiego degli stranieri (in caso di dimissioni). I moduli di notifica possono essere scaricati dal sito web del Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare.

Riferimento: Informazioni sulla notifica della situazione di impiego degli stranieri | Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare

Punti chiave per il reclutamento in base al tipo di soggiorno ③: Assunzione di stranieri in “soggiorno breve” in Giappone

Il visto per “soggiorno breve” in Giappone è destinato a soggiorni temporanei che non implicano attività retribuite, come turismo, visite a parenti o viaggi d’affari di breve durata (conferenze, trattative commerciali, ecc.). Pertanto, è severamente vietato che gli stranieri con questo tipo di visto lavorino all’interno del Giappone. Anche se un’azienda intervista un talento straordinario che si trova in Giappone con un visto per “soggiorno breve” e decide di offrirgli un posto di lavoro, non è generalmente permesso impiegare immediatamente questa persona in Giappone e convertire il suo visto in un visto di lavoro.

Secondo l’articolo 20, paragrafo 3, della Legge Giapponese sull’Immigrazione, la modifica dello status di residenza da “soggiorno breve” è consentita solo in “circostanze speciali inevitabili”. Queste circostanze includono casi che richiedono considerazione umanitaria, come il matrimonio con un cittadino giapponese o l’impossibilità di rientrare nel proprio paese a causa di una grave malattia; semplicemente “aver ricevuto un’offerta di lavoro da un’azienda giapponese” non rientra in queste eccezioni. Questa rigorosa applicazione serve a prevenire azioni che potrebbero minare le fondamenta del sistema, come ottenere un visto di lavoro all’interno del paese dopo essere entrati con procedure semplificate, aggirando così l’approfondito esame dei visti che dovrebbe avvenire presso le ambasciate e i consolati giapponesi all’estero.

Di conseguenza, quando un’azienda intende assumere uno straniero in “soggiorno breve”, deve seguire due fasi procedurali regolari. Queste procedure sono stabilite dalla legge in un ordine rigoroso e ignorarle per iniziare il lavoro costituisce una grave violazione della legge.

Prima fase: Richiesta del Certificato di Idoneità al Soggiorno (COE)

Innanzitutto, l’azienda ospitante deve richiedere il “Certificato di Idoneità al Soggiorno (COE)” per conto dello straniero all’interno del Giappone. Questa procedura, basata sull’articolo 7-2 della Legge Giapponese sull’Immigrazione, prevede che il Ministro della Giustizia esamini in anticipo e certifichi che le attività previste dallo straniero siano conformi ai criteri dello status di residenza, prima che egli entri in Giappone. La presenza di questo certificato consente un’accelerazione del processo di emissione del visto. L’ufficio a cui presentare la domanda è l’Ufficio Regionale dell’Immigrazione competente per la località in cui si trova l’azienda. Il processo di revisione richiede normalmente da uno a tre mesi, quindi l’azienda deve tenere conto di questo periodo nella pianificazione delle assunzioni.

Seconda fase: Richiesta del visto e ingresso in Giappone

Una volta ottenuto il Certificato di Idoneità al Soggiorno, l’azienda deve inviarlo alla persona interessata all’estero. A questo punto, la persona deve generalmente aver lasciato il Giappone. Lo straniero deve poi presentare il certificato all’ambasciata o al consolato generale giapponese nel proprio paese per ottenere il rilascio di un visto di lavoro formale (visto). Solo dopo essere entrato in Giappone con il nuovo visto e aver ricevuto la carta di residenza all’aeroporto, può iniziare legalmente a lavorare. È realistico prevedere un periodo di almeno tre o quattro mesi tra l’offerta di lavoro e l’inizio effettivo del lavoro.

I documenti necessari per la richiesta del Certificato di Idoneità al Soggiorno sono simili a quelli richiesti per la modifica dello status di residenza, e vengono esaminati rigorosamente in relazione al contenuto e alla stabilità dell’attività aziendale, nonché alla pertinenza tra la formazione e l’esperienza lavorativa della persona e le mansioni lavorative previste.

Riferimento: Richiesta del Certificato di Idoneità al Soggiorno | Gestione dell’Immigrazione e della Residenza

Confronto tra le varie procedure

Le tre modalità di reclutamento finora descritte rappresentano tutte percorsi legali per l’impiego di stranieri, ma differiscono notevolmente in termini di approccio legale, soggetti responsabili delle procedure, tempi richiesti e punti di attenzione per le aziende. Identificare con precisione la tipologia di visto di soggiorno del candidato all’inizio e scegliere la corretta procedura legale adeguata è fondamentale per un reclutamento fluido e il rispetto della compliance. La tabella seguente riassume le principali differenze nelle procedure per ciascuno dei tre scenari.

Riassunto

Per le aziende giapponesi, assicurarsi che il processo di reclutamento del personale straniero sia conforme alla legislazione è una condizione imprescindibile. Come dettagliato in questo articolo, le procedure legali che un’azienda deve seguire variano fondamentalmente a seconda del tipo di visto di soggiorno posseduto dal candidato. Identificare correttamente lo status legale del candidato e attuare le procedure stabilite senza eccessi o carenze è l’unico modo per gestire i rischi legali dell’azienda e realizzare un’acquisizione di personale senza intoppi. Un errore nella scelta delle procedure può portare non solo a ritardi nel piano di assunzione, ma anche a gravi violazioni della conformità, come il favoreggiamento del lavoro illegale.

Lo studio legale Monolith vanta un’ampia esperienza nel fornire servizi legali relativi alla richiesta di visti di lavoro e complesse procedure di immigrazione per numerosi clienti in Giappone. Nel nostro studio sono presenti diversi avvocati qualificati all’estero e anglofoni, capaci di offrire supporto nella risoluzione di questioni legali attraverso una comunicazione chiara ed efficace, sia a management internazionali che a stakeholder esteri. Se avete bisogno di assistenza con le procedure legali relative all’impiego di personale straniero, non esitate a consultare il nostro studio.